Scribd Logo
Cargar

¡Te damos la bienvenida a Scribd!

  • 33 vistas

    SIG-PG-01 Procedimiento de Control de Documentos y Registros

    Cargado por

    nrii21
    Este documento describe el procedimiento para el desarrollo y control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de la empresa LOS FERROLES S.A. Detalla los pasos para la creación, modificación, distribución y almacenamiento de documentos, así como el control y disposición de registros. El objetivo es garantizar la correcta emisión y uso de la documentación del sistema de gestión.

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Descargue como DOCX, PDF, TXT o lea en línea desde Scribd

    SIG-PG-01 Procedimiento de Control de Documentos y Registros

    Cargado por

    nrii21
    33 vistas6 páginas
    Este documento describe el procedimiento para el desarrollo y control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de la empresa LOS FERROLES S.A. Detalla los pasos para la creación, modificación, distribución y almacenamiento de documentos, así como el control y disposición de registros. El objetivo es garantizar la correcta emisión y uso de la documentación del sistema de gestión.

    Descripción original:

    .

    Título original

    SIG-PG-01_Procedimiento_de_control_de_documentos_y_registros

    Derechos de autor

    © © All Rights Reserved

    Formatos disponibles

    DOCX, PDF, TXT o lea en línea desde Scribd

    ¿Le pareció útil este documento?

    ¿Este contenido es inapropiado?

    Este documento describe el procedimiento para el desarrollo y control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de la empresa LOS FERROLES S.A. Detalla los pasos para la creación, modificación, distribución y almacenamiento de documentos, así como el control y disposición de registros. El objetivo es garantizar la correcta emisión y uso de la documentación del sistema de gestión.

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Descargue como DOCX, PDF, TXT o lea en línea desde Scribd
    Descargar como docx, pdf o txt
    33 vistas6 páginas

    SIG-PG-01 Procedimiento de Control de Documentos y Registros

    Cargado por

    nrii21
    Este documento describe el procedimiento para el desarrollo y control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de la empresa LOS FERROLES S.A. Detalla los pasos para la creación, modificación, distribución y almacenamiento de documentos, así como el control y disposición de registros. El objetivo es garantizar la correcta emisión y uso de la documentación del sistema de gestión.

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Descargue como DOCX, PDF, TXT o lea en línea desde Scribd
    Descargar como docx, pdf o txt
    de 6

    Código : SIG-PG-01

    PROCEDIMEINTO
    Revisión : 01
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y
    Página :1 de 6
    REGISTRO S
    Fecha : 27/02/14

    1. OBJETIVO

    Describir el procedimiento para el desarrollo y control de documentos y registros del


    Sistema Integrado de Gestión con la finalidad de garantizar la correcta emisión y uso de
    dichos documentos en el sistema integrado de gestión de la empresa LOS FERROLES S.A.

    2. ALCANCE

    Este procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que forman parte del
    Sistema Integrado de Gestión en LOS FERROLES S.A.

    3. RESPONSABLE

    Es responsabilidad de la alta dirección hacer cumplir el presente procedimiento.

    4. ACCIONES
    4.1 PARTES DEL DOCUMENTO.

    Son todos los elementos de un documento indicando si son de uso obligatorio o no. Ésta
    lista se encuentra en la Tabla Nº 01.

    4.2 CREACIÓN DE CÓDIGOS.

    La letra inicial que describe el tipo de documento se encuentra en la Tabla Nº 02; las letras
    posteriores que describen el área al que corresponde el documento se describen en la
    Tabla Nº 03; posteriormente, se coloca la numeración correlativa, comenzando desde el
    número 01, en base a la aprobación del documento.

    4.3. ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE UN DOCUMENTO.

    La elaboración se dará según las siguientes actividades:

    -Todo el personal deberá identificar la necesidad de elaborar, modificar o actualizar un documento


    y la comunica al Jefe inmediato correspondiente
    -
    Código : SIG-PG-01
    PROCEDIMEINTO
    Revisión : 01
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y
    Página :2 de 6
    REGISTRO S
    Fecha : 27/02/14

    Actividad Responsable

    a. Identifica la necesidad de elaborar, modificar o actualizar un Todo el personal


    documento y lo comunicará al Jefe inmediato correspondiente.

    b. Evalúa si el documento es necesario y si existe; ó si la modificación o Jefe de


    actualización es necesaria y no altera el buen funcionamiento del Operaciones
    Sistema Integrado de Gestión.

    c. Es el responsable de elaborar, modificar o actualizar el documento. Jefe de


    Operaciones

    d. Realiza la actualización y/o modificación del documento,Jefe de Operaciones


    considerando que toda inclusión en relación a la versión anterior
    debe estar en letra negrita y cursiva. Los párrafos que se excluyen
    total o parcialmente serán eliminados.

    4.4. DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO.

    Actividad Responsable
    a. Indica, según el ítem “d”, la entrega de una copia del Documento
    Maestro Jefe de Operaciones
    Normativo u Operacional a las Jefaturas que considere conveniente.

    b. Solicita al Comité de Gestión, los documentos aprobados para su


    distribución, y si la solicitud es aprobada se sigue lo mencionado en Jefe de Operaciones
    el ítem “d”.
    c. Será responsable (bajo la indicación explícita del Gerente General) de
    la
    Distribución de documentos específicos del área que le compete Jefe de Área
    (instructivos, entre otros), según el ítem “d”.

    d. Por indicación del Gerente General distribuye cada copia


    controlada de estos documentos, identificándolo con el sello
    de “COPIA CONTROLADA” y podrán no tener la firma de quien los Asistente de
    elabora, revisa y aprueba. El control de la distribución de los mismos Gerencia
    se hará a través del SIG-RG-03/F08 “Cargo de Recepción”.
    e. Por indicación del Gerente General distribuye cada copia no
    controlada de estos documentos que se entregan con carácter
    informativo, identificándolo con el sello de “COPIA NO CONTROLADA” Gerencia de
    y podrán no tener la firma Operaciones
    de
    f. Si la los
    quien elabora, revisa
    distribución y aprueba
    no fuera física,. se ingresará al sistema dicha Jefe de Operaciones
    documentación en formato PDF.
    Código : SIG-PG-01
    PROCEDIMEINTO
    Revisión : 01
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y
    Página :3 de 6
    REGISTRO S
    Fecha : 27/02/14

    g. Cuando se trate de un documento modificado o actualizado, recoge


    las copias no vigentes según el SIG-RG-03/F08 “Cargo de
    Recepción”, las mismas que serán eliminadas, manteniéndose Gerencia de
    únicamente como referencia el maestro de dicho documento, e Operaciones
    identificándolo como “No Vigente”.

    h. Controla la versión de los documentos elaborados Normativos y


    Operacionales, asegurándose que sólo las versiones vigentes se
    encuentren en el sistema y estén disponibles en los puntos de uso, Jefe de SIG
    es decir, que éstos se encuentren al alcance del personal usuario y
    sean fáciles de ubicar.

    i. En caso que extravíe o dañe una de las copias controladas, informa al


    Jefe de Área lo sucedido; el Asistente de Gerencia por indicación del
    Jefe de Área, procede a emitir una nueva copia controlada a la persona Todo el Personal
    que lo extravió, anotando en el SIG-RG-03/F08 “Cargo de Recepción” la
    razón de la segunda copia.
    Código: SIG-PG-01
    PROCEDIMEINTO
    Revisión: 01
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y
    Página:4 de 6
    REGISTRO S
    Fecha: 27/02/14

    4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

    a. Identifica, distribuye, actualiza y conserva adecuadamente Jefe de SIG

    b. Para el caso de documentos legales, éstos serán controlados Jefe de SIG


    según el SIG-PG-05 “Procedimiento Identificación de Requisitos
    Legales, Otros Requisitos y Evaluación de su Cumplimiento”.

    c. Identifica, distribuye, actualiza y conserva adecuadamente los Jefe de SIG

    Documentos Operacionales Externos.

    d Ingresa los datos del documento externo en el SIG-RG-01/F08 “Lista Gerencia de


    de Operaciones

    4.6. CONTROL DE REGISTROS.

    4.6.1. IDENTIFICACIÓN, ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN.

    Actividad Responsable
    a. Identifica con un nombre cuando se crea un registro relacionado a la
    actividad que dio origen al documento. Jefe de Área

    b. En caso que los registros sean redactados manualmente, debe Jefe de Área
    asegurarse que éstos sean escritos con letra clara, evitando
    enmendaduras, tachaduras, borrones, entre otros; en caso de
    espacios en blanco, tachar con línea.
    c. Ingresa los datos de los registros en el SIG-RG-02/F08 “Lista de Jefe de Área
    Registros”.
    c. Garantiza el almacenamiento de los registros generados en
    lugares apropiados y seguros, a fin de evitar su deterioro a través Jefe de Área
    de fólderes, archivadores, archivo digital, entre otros.

    d. Realiza mensualmente el back up de los registros digitales. Asesor en Sistemas


    de Información
    Código: SIG-PG-01
    PROCEDIMEINTO
    Revisión: 01
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y
    Página:5 de 6
    REGISTRO S
    Fecha: 27/02/14

    e. Guarda en un medio de almacenamiento digital la información del Asesor en Sistemas


    punto “e”. de Información

    4.7.2. DISPOSICIÓN.

    Actividad Responsable
    a. Una vez cumplido el tiempo de retención, retira los registros del área
    y los dispone según el SIG-RG-02/F08 “Lista de Registros”, Comité de Gestión /
    asegurándose que estos registros deben permanecer Jefe de Área
    adecuadamente identificables.

    5. DOCUMENTOS / REGISTROS.

    Nombre del Documento / Registro Responsable del Control


    F08=SIG-RG-01 “Lista de Documentos” Comité de Gestión / Jefe de
    Área

    F08=SIG-RG-02 “Lista de Registros” Comité de Gestión / Jefe de


    Área

    F08=SIG-RG-03 “Cargo de Recepción” Asistente de Gerencia

    5. TABLAS

    Tabla Nº 1: Cuadro de resumen para la elaboración de documentos.

    Política Alcance Procedimiento Procedimiento Instructivo Manual Otros


    del operativo operativo
    Logo de la O O Si Si Si Si Si
    empresa
    Título del Si Si Si Si Si Si Si
    documento
    Versión NA NA Si Si Si Si Si
    Fecha de Si Si Si Si Si Si Si
    aprobación
    Código NA NA Si Si Si Si O
    Páginas NA NA Si Si Si Si O
    Índice de NA NA O O O Si O
    Objetivo NA NA Si Si Si Si O
    Alcance NA NA Si Si O Si O
    Definiciones NA NA Si Si O O O
    Desarrollo NA NA Si Si Si Si O
    Responsables NA NA Si Si Si NA O
    Tablas NA NA O O O O O
    Código: SIG-PG-01
    PROCEDIMEINTO
    Revisión: 01
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y
    Página:6 de 6
    REGISTRO S
    Fecha: 27/02/14

    Política Alcance Procedimiento Procedimiento Instructivo Manual Otros


    del operativo operativo
    Aprueba Alta Alta Gerencia de Jefe de Jefe de Jefe de Comité de
    Dirección Dirección Operaciones Operaciones Operaciones SSMA Gestión,
    Gerente
    Si : Obligatorio O : Opcional NA: No aplica General

    Tabla Nº 02: Codificación de los documentos del Sistema Integrado de


    Gestión.

    Documentos Código
    Manual M
    Procedimiento general PG
    Registro General RG
    Plan E
    Instructivo I
    Programa de Gestión G
    Formatos F
    Otros O

    Tabla Nº 03: Codificación de los documentos por Áreas / Procesos.

    Áreas / Procesos Código


    Gerencia General GG
    Gerencia de Operaciones GO
    Área Técnico Comercial TC
    Área de Operaciones OP
    Área de Administración AD
    Área de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente SS

    También podría gustarte