PR-GQ-01 Procedimiento Control de Documentos y Registros V05
PR-GQ-01 Procedimiento Control de Documentos y Registros V05
PR-GQ-01 Procedimiento Control de Documentos y Registros V05
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos y registros de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión
de Calidad de HSC, de origen interno y externo.
El procedimiento comprende desde la detección de necesidades de documentación, hasta la
respectiva divulgación de estos y disposición final de los registros.
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
4. RESPONSABLES
- Jefe de Calidad y SST: Controlar los documentos y registros requeridos por el Sistema de Gestión
de Calidad, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.
5. DEFINICIONES
6. CONDICIONES GENERALES
“La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de SYNERGY. La copia o impresión diferente a la publicada, será
considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos”
Código PR-GQ-01
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Versión 05
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha 03-Nov-2014
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6.1.4.Toda la documentación codificada bajo: CA, DO, IN, MA y PR deberán incluir como pie de
página el siguiente texto:
“La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de SYNERGY. La copia o impresión diferente a la publicada, será
considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos”
6.1.5.Un documento se considera obsoleto a partir del momento en que se cargue la nueva versión
en el software SYNERGY. Los documentos obsoletos serán eliminados, sin necesidad de
conservar copias de los mismos, dado que todo cambio se encuentra en el control de cambios
de cada documento o en el Listado Maestro de Documentos Internos para los formatos, sin
embargo el software permite visualizar al administrador la versión anterior del documento que
se ha actualizado. Bajo ningún motivo o circunstancia se utilizarán documentos obsoletos.
6.1.7.Los cambios de versión los define el Líder de Calidad dependiendo de los cambios realizados.
6.1.8.El FO-GQ-04 Listado Maestro de Documentos Internos y/o FO-GQ-06 Listado Maestro de
Registros será actualizado por el Líder de Calidad cuando se apruebe un documento o con la
información suministrada por los responsables de procesos en caso de los registros.
6.1.9.Las actividades de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben redactarse en
verbo infinitivo, de forma clara y concisa. Se sugiere emplear para todos los documentos papel
tamaño carta, letra tipo “Arial” y justificar los textos.
6.1.10. Todo documento debe ser comprensible por cualquier persona de la organización, para lo cual
se debe evitar utilizar términos en otro idioma o abreviatura. En caso de emplear palabras
técnicas o especializadas deben quedar registradas en el numeral 5. DEFINICIONES de cada
documento.
6.1.11. Aun cuando se ha establecido la estructura de los documentos, la forma de estos puede variar
dependiendo de la necesidad y de la complejidad del proceso que se documente. (Se pueden
usar fotos, diagrama de flujo, texto explicativo o la combinación de estos).
“La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de SYNERGY. La copia o impresión diferente a la publicada, será
considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos”
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6.1.12. Los documentos tanto físicos como magnéticos pueden tener en su contenido casillas o
campos para las firmas, éstas pueden ser originales o digitales. Las firmas digitales aparecen
en el documento FO-GQ-09 Digitalización De Firmas.
6.1.13. El Jefe de Calidad y SST, lleva registro de los documentos externos a través del FO-GQ-05
Listado Maestro De Documentos Externos, y su identificación se hará con el nombre completo
del documento, la fecha de vigencia y/o número de identificación.
Todos los registros del Sistema de Gestión Calidad de HSC INGENIERÍA DE SISTEMAS
HIDRÁULICOS S.A.S., cumplen con las siguientes etapas:
6.2.1. Identificación
Los registros de las Acciones y No conformidades generadas dentro del Sistema de Gestión de
Calidad, se identificaran con un número consecutivo, éste número podrá llevarse por el total de
las acciones o puede ser llevado por cada tipo de acción (Preventivas, Correctivas y/o Mejora),
el mecanismo utilizado es de libre escogencia del responsable de proceso, sin embargo el
seguimiento y control es responsabilidad del Jefe de Calidad y SST.
“La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de SYNERGY. La copia o impresión diferente a la publicada, será
considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos”
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Los registros externos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad, serán controlados e
identificados dentro del FO-GQ-06 Listado Maestro de Registros, donde se define: Titulo del
registro, proceso al cual pertenece el registro dando como responsabilidad de la custodia a
dicho proceso, el tipo de archivo y de almacenamiento, sitio de archivo, acceso, tiempo de
retención y disposición final.
Nota: Los registros pueden contener las firmas originales o digitales de los responsables si es necesario, es decir, si el formato en
su contenido lleva campos o casillas para que allí se consignen firmas, éstas podrán ser digitales u originales
6.2.2. Legibilidad
Para mantener la legibilidad de los registros que genera el Sistema de Gestión de Calidad se
tienen en cuenta los siguientes aspectos:
- No se diligencian a lápiz.
- Permanecen libres de tachones.
Para almacenar y conservar los registros de calidad se tienen en cuenta los siguientes
aspectos:
- Se almacenan en medio físico: carpetas, legajadores, A-Z o en medio magnético.
- Se utilizan en lugares secos y libres de humedad.
- Se guardan en archivadores, escritorios, computadores.
- Se prohíbe retirarlos de la Empresa, sin previa autorización.
Por lo anterior, cada responsable de proceso debe verificar que se cumplan las condiciones de
disposición final.
6.2.4. Recuperación
Las carpetas que contienen registros de calidad se organizan según criterio del responsable de
la información, así:
- Orden alfabético.
- Orden numérico.
- Cronológicamente.
- Por procesos.
- Por área y/o servicios.
- Back-up
El mecanismo para llevar a cabo el Back-Up de la información que se registre en todos los
computadores de propiedad y uso de la empresa se realiza en el servidor, la actividad de hacer
el Back-Up queda bajo la responsabilidad y custodia del Analista de Sistemas, la actividad de
hacer el Back-up se debe realizar diariamente en horas de la mañana, sus registros quedan
guardados en un disco duro individual del servidor, es decir, el disco duro está separado de las
unidades compartidas.
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En el FO-GQ-06 Listado Maestro de Registros, se define qué hacer con estos soportes al
finalizar el tiempo de retención, por lo cual se procede según la disposición ahí establecida.
Los registros que sean diligenciados y tratados mediante la plataforma SYNERGY, podrán ser
identificados mediante el Nombre del formato y/o el Código del mismo, para la identificación se
pude presentar algunas de los dos opciones ya que la plataforma tiene restricción en el número
de caracteres. Los cambios o justificaciones quedaran registrados en el Listado Maestro de
Documentos Internos para los formatos.
Los registros del SGC deben ser legibles y almacenados de forma que se conserven y
consulten con facilidad.
Los formatos deben agregarle valor a las actividades de los procesos del SGC de la
organización, mediante la claridad y facilidad de su diligenciamiento.
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7. DESARROLLO
Manual de Calidad
- Caracterización de procesos: Es una herramienta documental que sirve para planificar las
principales características de un proceso, debe reflejar de manera clara la interacción de
los procesos del SGC.
- Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los
procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias
operaciones e intervienen distintas personas o procesos de la empresa.
- Instructivos: Documentan las tareas específicas realizadas para cumplir con el requisito de
procedimiento. Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación
concreta, normalmente asociada a un puesto de trabajo (por ejemplo, arranque de una
máquina).
- Formatos: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de
Gestión de Calidad.
Un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos.
- Registros: Muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se
están realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentados e
instrucciones de trabajo.
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Los procedimientos, manuales e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad contienen la siguiente
información o estructura según aplique la necesidad del documento:
ReferenciaDocumentos de
CambiosControl de
AprobaciónCuadro de
GeneralesCondiciones
Diagrama de Flujo
Responsables
Definiciones
Encabezado
Desarrollo
Registro
Objetivo
Alcance
Tipo de
Documento
7.1.1.Márgenes
Los documentos elaborados en formato Word, preferiblemente en tamaño carta y distribuidos
de la siguiente manera:
- Superior: 1 cm
- Inferior: 1 cm
- Derecha: 2 cm
- Izquierda: 2 cm
7.1.2.Encabezado
Recuadro centrado, ubicado en la parte superior de la hoja, alineado a las márgenes
establecidas en el numeral anterior. El cuadro corresponde a una tabla dividida en cuatro
secciones:
a. Nombre del Documento
c. Logotipo b. Código
Código PR-GQ-01
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha 15-Oct-14
Pagina
e. Pagina
Versión
d. Fecha
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Código PR-GQ-01
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a. Logotipo
En esta columna ubicada a la izquierda del encabezado, se establece la imagen corporativa de
HSC Ingeniería de sistemas Hidráulicos.
c. Código
En esta fila se escribe la palabra Código (Arial 9, tipo oración, textos justificados a la izquierda)
y al frente la codificación (Arial 9, mayúscula, textos centrados) de acuerdo a la siguiente
estructura:
XX-YY-00
Tipo de Documento Proceso Consecutivo
CA Caracterización GG Gestión Gerencial Corresponde al número
consecutivo, dentro del
DO Documento GM Gestión Comercial mismo tipo de documentos
para cada proceso.
FO Formato GP (P) Gestión de Proyectos
Ej.: 01, 02, 03…………n
IN Instructivo GP (H) Gestión Mto Hidráulico sucesivamente
GF Gestión Financiera
Gestión de Compras
GC Nacionales e Internacionales
GQ Gestión de Calidad
Ejemplo:
FR-GQ-01
a. Versión
Señala el número de ediciones que ha tenido el documento e identifica el estado de revisión
actual. Iniciando con la 01…n, sucesivamente.
b. Fecha
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Día-Mes-Año a partir del cual es vigente el documento, por lo tanto de obligatorio cumplimiento.
Ejemplo: (24-Ene-14).
c. Página
Corresponde al número de la página actual frente al número total de páginas. Ej.: 1 de 10.
7.1.3.Desarrollo
7.1.4.Control de cambios
7.1.5.Cuadro de Aprobación
Cuadro en el cual se especifican los nombres y cargos de los colaboradores que elaboran,
revisan y aprueban el documento con las respectivas fechas de ejecución de cada actividad.
8. REGISTROS
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considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos”
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9. CONTROL DE CAMBIOS
“La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de SYNERGY. La copia o impresión diferente a la publicada, será
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