Estructura y Proceso Administrativo. Parte II

Instituto Politécnico Nacional
Escuela Superior De Comercio y

Administración
Proceso Administrativo del Comercio

Internacional
Alumno: Luis Ángel Castañeda Nava
Unidad 1
Actividad
Estructura y Proceso Administrativo. Parte II
1
Introducción
La planeación y la organización representan la etapa mecánica de la

administración. Para que las empresas tengan un presente y futuro exitoso debe
determinarse correctamente la planeación con todas sus partes, así como la
organización. Si la planeación es la base del proceso administrativo, la
organización es la estructura y ordenamiento correcto de todas sus partes.
En esta unidad se tratarán los temas de planeación, incluyendo su proceso,
concepto, elementos, tipos de planeación, como es la estratégica, táctica y
operativa, también se estudiarán las fases de la misma.
Otro tema a desarrollar es la fase de organización, parte importante del proceso
administrativo, en esta se desarrollarán los temas de concepto, elementos, tipos
de organización como es la formal, informal, las líneas de autoridad, funcional,
staff y organización por comités. También se hablará del tipo de organigramas, su
concepto, la clasificación, métodos de recopilación de datos, funciones y
simbología.
Planeación La Administración se clasifica en dos etapas, la mecánica que se
integra por las fases de planeación y organización y la dinámica que se forma por
las fases de dirección y control.
La planeación representa el inicio y la base del proceso administrativo. Sin esta lo
que se realice en la organización, dirección y control no tiene razón de ser, dado
que se funcionaria sin haber terminado los resultados que persigue todo
organismo social y esto sería poner en peligro su futuro.
La planeación determina que quiere ser la empresa, donde se va establecer,
cuando va iniciar operaciones y como lo va lograr. Estas palabras representan y
deben de tener las respuestas correctas para no poner en riesgo al grupo social
en el futuro, que siempre es el enfoque de la planeación
Principios de la planeación Así como existen principios en la administración,

también se han definido para las otras fases del proceso. Para llevar a cabo la
planeación deben observarse los siguientes principios:
Objetividad y cuantificación. Al planear es necesario tener como base información
real, razonamientos precisos, y no basarse en situaciones subjetivas,
especulaciones y datos sin bases. Este principio también se le conoce como de
precisión
Factibilidad. Lo que se definan como plan debe ser realizable; no es correcto
elaborar planes ambiciosos y optimistas que no sean posibles de lograrse. La
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planeación no debe basarse en situaciones deseadas, es decir no tener los
recursos para llevarla a cabo
Flexibilidad. Al determinar la planeación se recomienda dejar márgenes de holgura
que permitan incorporar los cambios o situaciones imprevistas, que ajusten
fácilmente las condiciones, es decir, contar con un colchón de seguridad
Unidad. Los planes deben englobarse en un todo para la empresa y encaminarse
a los propósitos y objetivos generales con la consistencia necesaria para su
equilibrio
Del cambio de estrategias. Los planes definidos a un plazo determinado en el
desarrollo de los mismos, es importante estar actualizados tanto interna como
externamente para modificar aquellos que son necesarios y que de esta forma se
logren correctamente al termino de los periodos definidos
Planeación táctica
Se determina en los mandos medios de la empresa que dependiendo su tamaño
pueden ser gerencias o departamentos, tomando como base la planeación
estratégica se establece generalmente a corto y mediano plazo. Algunas
características de la planeación táctica son:
Se da dentro de la definición de la planeación estratégica
Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio de la empresa
Se refiere a las áreas específicas de actividad de las que se integra la empresa
Se coordina información externa e interna
Se orienta hacia la administración de recursos
Su base principal es la efectividad
Planeación operativa
Trata básicamente la asignación previa de las tareas especificas que deben
realizar las personas en cada una de sus unidades operativas. Las características
más sobresalientes de la planeación operativa son:
Se desarrolla dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y
la táctica.
Es conducida o ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico
Trata con actividades normales programadas
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión
Generalmente es a corto plazo
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Organización, segunda etapa del proceso administrativo
La organización, como función administrativa y etapa del proceso administrativo,
tiene como finalidad proveer la estructura necesaria para que sea factible alcanzar
los objetivos planteados en la etapa de planeación.
En otras palabras, en esta etapa se identifican, clasifican, agrupan y asignan el
trabajo, los recursos para adelantarlo y las responsabilidades, de tal manera que
cada integrante sepa qué se espera de su labor y cómo está contribuyendo a la
consecución del objetivo grupal.
La organización de las actividades incluye atraer a las personas a la

organización, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las
tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las
condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el
objeto de alcanzar el máximo éxito.
En el video a continuación se detalla la organización, se explican la división

del trabajo y la coordinación, además, se enuncian sus principios y se
ahonda en la importancia de esta función administrativa.
Dirección, tercera etapa del proceso administrativo
La dirección es una función administrativa mediante la que se busca influir

positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo
de incrementar su contribución a las metas grupales.
Los elementos del concepto, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., se
pueden definir como:
1. Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los
miembros de un grupo.
2. Motivación. Los factores que ocasionan, canalizan y sostienen la conducta
de una persona.
3. Equipo. Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un
propósito común.
4. Comunicación. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir
significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.
conjuga estos elementos indicando que la dirección consiste en la ejecución de los
planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los
esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio
del liderazgo.
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A continuación, se presenta, de una manera muy didáctica la dirección, sus
principios e importancia.
Control, cuarta etapa del proceso administrativo
Aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El control administrativo, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr. (p. 610), es
el procedimiento que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas.
El objetivo de esta etapa consiste en ver que todo se haga conforme fue planeado
y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con
el fin de corregirlos y evitar su repetición.
En la video lección que sigue podrás apreciar el control, sus fases, principios e
importancia
Previsión
Prever qué se puede hacer consiste en el diagnóstico de la información y los datos
disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del
contexto en el que la organización se encontrará.
Integración
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los
recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La
integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos
humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.
Coordinación
La coordinación se define como la reunión de esfuerzos encaminados al logro de
los objetivos establecidos. De hecho, de ella depende la eficiencia de los diversos
departamentos empresariales y se ubica en la fase dinámica del circuito.
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La siguiente tabla resume las principales funciones de cada una de las anteriores
etapas:
Funciones de las etapas del proceso administrativo
Planeación Organización Dirección Control
Establece los objetivos y la Diseña los cargos y las Dirige y motiva a los Mide el desempeño.
misión. tareas específicas empleados Toma correctivos.
Estudia alternativas. Crea la estructura de la Establece la comunicación. Comprueba los procesos
Determina recursos organización. Soluciona conflictos y actividades.
necesarios. Coordina las actividades laborales. Inspecciona los recursos
Genera estrategias para laborales. Diseña estrategias para de la empresa.
alcanzar los objetivos. Establece políticas y mejorar el desempeño.
procedimientos.
Define la asignación de
recursos.
Conclusiones:
El proceso de administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de

órganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se
ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de
las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines
que se desean alcanzar. Muchos autores consideran que el administrador debe
tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto
concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se
integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades
organizacionales de la organización en la cual los factores trabajan y se conjugan
de manera estructural para establecer condiciones de funcionamientos
corporativas y empresariales dentro de una empresa.
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Uno de los factores más importantes es el proceso de planeación en el cual cada
empresa debe planificar sus acciones para garantizar una mejor participación por
parte de los trabajadores y de los altos ejecutivos de la organización.
La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a través
de ella que se puede diferenciar los diversos problemas que se presentan y de
esta manera plantear la solución más idónea para mejorar la problemática
planteada y planificar una toma de decisión adecuada por prioridades.
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