1

Arqueo de caja como herramienta de control interno y tratamiento contable en el

sector comercial

Orrala González Eliana Vanessa

Universidad Estatal Península de Santa Elena

Facultad de Ciencias Administrativas

Carrera de Contabilidad y Auditoría

Unidad de Integración Curricular II

Tutor: Eco. Karla Suarez Mena, MSC

Febrero 2022
 2

Resumen

Los controles internos son indispensables en especial las empresas comerciales en las

cuales sus operaciones económicas conllevan a realizar transacciones de ingresos y salidas

de efectivo en el área de caja, un adecuado seguimiento es importante para proteger los

activos y comprobar que la información en los sistemas contables es pertinente. Por ello, el

objetivo de este trabajo fue demostrar la importancia del arqueo de caja como medio de

control interno del efectivo y tratamiento contable. Para conseguir este propósito se revisó

fundamentos teóricos y se explicó un caso práctico mediante un arqueo de caja y tratamiento

contable. De acuerdo a los resultados obtenidos se concluyó que, los procedimientos de

control interno en el área de caja disminuyen riesgos y problemas en aspectos

administrativos y contables.

Palabras claves: Arqueo de caja, Control interno, Tratamiento contable.

Firma Estudiante Firma tutor

Orrala González Eliana Vanessa Econ. Suárez Mena Karla Estefanía

 3

Arqueo de caja como herramienta de control interno y tratamiento contable en el

sector comercial

Las empresas comerciales tienen la necesidad de conocer los ingresos y egresos

generados por sus actividades económicas, en especial los que reciben y efectúan sus

pagos al contado, una herramienta de práctica común es el arqueo de caja, su correcto uso

puede ser un aliado importante de supervisión y control interno para evitar o detectar

inconsistencias en el manejo del efectivo.

Los procedimientos de control interno de las cajas recaudadoras son indispensables

para evitar pérdidas, a causa de una administración ineficiente, incumplimiento de las

políticas y procesos para el manejo del efectivo, principalmente fraudes cometidos por los

propios custodios, por estas razones es preciso realizar la comprobación del dinero físico

con los registros contables emitidos, así preservar los activos de la empresa.

Por lo anterior expuesto, la postura del tema es que un arqueo de caja como

herramienta de control interno salvaguarda el efectivo y se obtiene registros contables más

precisos en las empresas del sector comercial, el propósito del trabajo es demostrar la

importancia del arqueo de caja para el control interno del efectivo y tratamiento contable.

En cumplimiento del objetivo este trabajo se ha organizado en tres secciones. La

primera sección corresponde a fundamentos teóricos de autores citando sus opiniones sobre

el tema, seguido se explicará un caso práctico de control interno del efectivo mediante un

arqueo de caja, en el cual se elaborará el acta de arqueo y respectivo tratamiento contable, y

finalmente exponiendo las principales conclusiones y recomendaciones.

 4

Control interno

El control interno es un proceso que permite evaluar las operaciones realizadas por

los dirigentes y el personal de una empresa para tener la seguridad de que se está emitiendo

información contable confiable, las operaciones se cumplen con eficiencia y eficacia, se

acaten las normas, leyes y políticas, y se controlen los recursos (Silva Villavicencio et al.,

2017, p. 124).

Es indispensable que las empresas implementen controles en sus actividades diarias

para disminuir y corregir errores, así como detectar fraudes que podrían causar perjuicio

económico. Según Rodríguez-Vélez y Loor-Alcívar (2019), “…No contar con un adecuado

control sigue siendo aún un factor de riesgo para las organizaciones que, como

consecuencia de esto conllevan el desarrollo de problemas tanto en la operatividad, la

gestión y la parte financiera de las empresas” (pp. 8-9).

Las empresas comerciales se caracterizan por manejar cantidades significativas de

dinero en efectivo que en ocasiones su custodia y manejo representan vulnerabilidad que

pueden generar pérdidas, por tal razón, es un activo disponible que debe ser protegido

mediante controles direccionadas a la cuenta de caja.

Según Manrique Plácido (2019), explica que es importante que se implementen

medidas de control en especial en las áreas que son mas susceptibles a riesgos como por

ejemplo la sustracción de dinero, es decir, los rubros mas líquidos como el efectivo de caja

(pp. 179-180). Emplear medidas de control interno en las cajas recaudadoras o cajas

generales, tambien es primordial para asegurarse de que la entidad se conduce de forma

ordenada y eficiente.
 5

Los controles interno de caja se implementan para asegurar y verificar el uso correcto

del efectivo en las operaciones mediante el cumplimiento de las normas, la finalidad de estos

controles esta direccionado a comparar si la información en el sistema contable coincide con

el existente en caja, sea en efectivo o documentos de respaldo. Según Falconí et al. (2018),

los principales propósitos de los controles aplicados a caja son “salvaguardar el efectivo” y

“lograr una contabilidad más precisa” (p. 50). En este sentido se emplean medidas de control

enfocándose en prevenir o corregir inconsistencias ocasionados por los custodios de caja o

una mala administración.

Arqueo de caja como herramienta de control interno

El arqueo de caja es un procedimiento que verifica las transacciones realizadas en la

cuenta caja por el custodio a cargo en un momento determinado. Según Falconí et al.

(2018), la define como un método de verificación realizada de forma espontánea para

“comprobar la idoneidad de los registros contables” y “verificar de manera física los valores

que se encuentran en manos del encargado de caja, para compararlos con los registros en

el sistema contable” (p. 51).

Las empresas comerciales al manejar efectivo se encuentran con el problema de no

darle un adecuado seguimiento, lo más factible es conocer la situación referente a la

administración que se le está dando mediante este instrumento de control. Este

conocimiento permitirá detectar inconsistencias en los procesos y que los Directivos apliquen

correcciones que asegure el cumplimiento y veracidad en esta área, además, incrementa la

confianza sobre la información que presentan los estados financieros (Quintana, 2017, p.

43).
 6

Es común que en las empresas al realizar arqueos se encuentren con diferencias y

estas son realizadas por personal del área de caja o administrativo que en ocasiones no

tienen bien establecidas sus funciones, el saldo verificado puede resultar un faltante o

sobrante de caja, lo mencionado puede ser causa de registros contables que no son

actualizados al instante de realizar una transacción, que una persona sin experiencia y que

no tiene clara sus funciones no podrá determinar las causas (Vaca, 2018, p. 10). Ante este

argumento, es indispensable que el procedimiento se ejecute de acuerdo a un plan de

control de la entidad, por personal asignado y capacitado.

Procedimiento para hacer un arqueo de caja

Los procedimientos aplicables al realizar un arqueo de caja pueden ser diferentes

según las políticas determinadas en cada empresa, se pueden realizar a diario como un

cuadre de caja para verificar si todas las operaciones se registraron y en caso de detectar

errores resolverlos al momento. Como herramienta de control interno los arqueos se

realizan de manera sorpresiva y para que el proceso de arqueo de caja sea idóneo, según

Falconí et al. (2018), deben considerarse las siguientes condiciones:

- Se lo debe ejecutar en momentos imprevistos y conocer la verdadera realidad.

- La persona que este a cargo del proceso debe actuar de una manera profesional bajo

la ética moral.

- La persona encargada debe tener un pensamiento profesional fuera de prejuicios.

- El profesional de llevar el proceso debe poseer los documentos que respalden la

práctica del proceso de arqueo como formatos, actas y los respectivos soportes.

- La autoridad debe brindar las competencias correspondientes al delegado.

 7

- Siempre debe estar presente el auditor y la persona encargada de la caja.

- Siempre el dinero debe estar clasificado correctamente (cheques, billetes y

monedas).

- Los componentes de pago deben estar desglosados de manera correcta,

identificando fecha de pago, detalles, autorización y los valores asignados.

- Es necesario que exista la verificación entre lo presentado en el sistema contable y la

existencia física, resaltando los sobrantes y faltantes, en caso de que existiera.

- Todas las novedades presentadas en el proceso deben ser plasmadas en el acta de

arqueo. De manera inmediata se dará a conocer a los directivos, quienes tomaran

asunto ante lo presentado ofreciendo las soluciones necesarias en caso de que se

presenten inconvenientes en el manejo de los recursos monetarios. (p. 51)

Las condiciones descritas plantean un proceso de arqueo más confiable y efectivo,

considerando que se centra en verificar el saldo en caja con los registros contables, además,

al realizarlo sin previo aviso, se tiene la certeza de que la información otorgada por el

custodio no fue manipulada.

Acta de arqueo de caja

El acta del arqueo de caja es un documento de respaldo donde se detalla la

información del recuento de caja que se realiza, en este se describe el dinero físico y los

documentos generados por cobro y pago acorde a la operación realizada, el saldo que

resulte del recuento se deberá comparar con los saldos de los mayores contables, y según el

caso corregir errores detectados. Según menciona Falconí et al. (2018) en el acta se debe

especificar al menos la siguiente información:

 8

- Fecha y hora del arqueo.

- Identificar el alcance del arqueo de caja.

- Valores obtenidos sustentados en documentos.

- Diferencias entre lo físico (monetario) y lo detallado en los documentos.

- Declaración de acuerdos y conformidad.

- Firma de los participantes (pp. 51-52).

Ajustes en la cuenta caja

Al realizar las comprobaciones de los saldos de caja se pueden presentar

inconsistencias ocasionadas por errores en los registros, pérdida de documentos que

justifican las operaciones, valores de cobros o pagos mal digitados, además, la existencia de

billetes falsos, por tal razón, después de determinar las causas posibles y realizar las

respectivas correcciones se procede a ajustar el saldo, en el caso de mantenerse la

diferencia.

Las diferencias del importe resultante deberán ser ajustadas al saldo contable. En el

caso de existir un sobrante, se lo registra como otros ingresos en el resultado del ejercicio,

por lo contrario, un faltante es común que se lo descuente al responsable, y se registre como

anticipo de sueldo o cuentas por cobrar a empleados (Chiquito, 2017, p. 21). En el caso de

las diferencias negativas después de analizar las causas del faltante la empresa también

puede llegar a la conclusión de asumirlo como un gasto en el resultado del ejercicio.

 9

Práctica del arqueo de caja

El 6 de enero del 2022 la empresa CRISTALES S.A. solicita al custodio de caja la

Srta. Tania Aquino que le otorgue la información necesaria para efectuar un arqueo de caja

sorpresivo.

Al realizar el respectivo proceso se constató la siguiente información:

1. El monto asignado al fondo de caja es de $2,000.

2. Se verifico los valores físicos obteniendo las siguientes denominaciones:

3. Billetes: $100=2; $50=2; $20=19; $10=38; $5=18; $1=4

Monedas: $0.01= 56; $0,05=32; $0.10=40; $0.25=20; $50=24; $1=15

4. Adicionalmente se encontraron los siguientes documentos:

Tabla 1

Detalle de documentos

Documento Detalle Valor

Factura N°1453 Compra de suministros de oficina en Colores S.A. $ 140,00
Factura N°2689 Mantenimiento de computadora por Sistemático S.A. $ 90,00
Factura N°4576 Pasajes de capacitaciones en Guayaquil de Optimus S.A. $ 56,80
Factura N°0345 Compra de impresora en Computec S.A. $ 164,00
Factura N°6754 Mantenimiento Aire Acondicionado en Fresco siempre S.A. $ 128,00
Factura N°3498 Compra de materiales de limpieza en Todo limpio S.A. $ 123,00
Vale de Caja N° 80 Préstamo a Lcdo. Juan Perero-Administrador el 20-11-21 $ 50,00
Vale de Caja N° 94 Préstamo a Ing. Stalyn Constante-Jefe de Bodega el 10-12-21 $ 40,00

Nota. Elaborado por autor

En base a estos datos se realizó el respectivo registro de los detalles en el acta de

arqueo para el control de los valores y verificar si estos coinciden con el fondo designado, el

valor total del arqueo fue de mil novecientos ochenta y tres dólares con noventa y seis
 10

centavos ($1.983,96), al realizar la comparación de los saldos se obtuvo como resultado un

faltante de caja correspondiente a un valor de dieciséis dólares con cuatro centavos

($16.04), en cumplimiento con las políticas y normas establecidas, al detectar diferencias en

el saldo de caja se debe notificar al departamento pertinente. (Anexo 1 y 2)

Otras de las observaciones el mal uso de los recursos en caja, las políticas de control

de la empresa menciona que estos son exclusivamente para solventar los gastos

relacionados con el giro del negocio y no se puede realizar préstamos a los empleados, este

punto se inobservo debido a que se otorgo préstamos respaldado con vales de caja al Jefe

de bodega por cuarenta dólares y Administrador por cincuenta dólares.

Ante los hallazgos descritos es importante analizar que ocasionó tales faltas,

tomando como referencia este caso, el faltante de caja es consecuencia de un mal manejo

del efectivo por parte del custodio y la falta de conocimiento de las normas y políticas que

debieron ser informadas al iniciar sus funciones, teniendo conocimiento de estas deficiencias

la Administración puede aplicar medidas correctivas y disminuir el riesgo en estos factores.

Las consecuencias de mantener estas diferencias por faltante de caja podrían

ocasionar un perjuicio económico a la entidad al no ser detectados con anterioridad, debido

a que podrían presentarse fraudes que luego puede ser difícil tramitar su recuperación, en el

caso de el mal uso del efectivo conlleva a que los registro contables no sean confiables

mostrando rubros que no son reales en los estados financieros, debido a que se realizan

registros en cuentas no convenientes.

En base a estas observaciones, se procede a realizar los siguientes asientos de ajuste:

 11

Tabla 2

Ajustes por faltante de caja y regularización de saldo por préstamos

Fecha Detalle Parcial Debe Haber

_1_
06/01/2022 Cuentas por cobrar empleados $ 16,04
Tania Aquino $ 16,04
Caja general $ 16,04
P/r faltante de caja general
_2_
06/01/2022 Cuentas por cobrar empleados $ 90,00
Juan Perero $ 50,00
Stalyn Constante $ 40,00
Caja General $ 90,00
P/r regularización de saldos de caja
general 20- noviembre y 10-diciembre
2021

Nota. Elaborado por autor

Se designo como responsable del faltante al custodio de caja, por tal razón se

procede a realizar el cruce de este valor a cuentas por cobrar empleados que será

descontado de su sueldo en el rol de pagos, este procedimiento acredita el valor de la

cuenta caja general y disminuye el importe de caja en el sistema contable, sin causar un

perjuicio económico a la empresa.

De igual manera el asiento que interviene para ajustar los valores de los préstamos

es cuentas por cobrar a empleados, detallando a quien va dirigido esa obligación, siendo los

responsables el Lcdo. Juan Perero con un valor de cincuenta dólares y Ing. Stalyn Constante
 12

con cuarenta dólares, sumando una cantidad de noventa dólares que disminuye el importe

en la cuenta de caja general.

Tabla 3

Importe de caja después de ajustes

Ajustes
Cuentas Saldo contable Saldo ajustado
Deudor Acreedor
Caja general $ 2.000,00 $ 16,04 $ 1.893,96
$ 90,00

Nota. Elaborado por autor

Culminado el arqueo de caja y realizado los respectivos ajustes, se puede obtener el

importe de caja real, al inicio de este proceso se mencionó que el fondo de caja fue de dos

mil dólares, que deberían estar justificados con documentos emitidos por egresos de efectivo

y los billetes y monedas resguardados en caja, la diferencia por faltante de caja y los

préstamos realizados anteriormente asignados a cuentas por cobrar empleados, provocaron

que este valor reduzca a mil ochocientos noventa y tres dólares con noventa y seis centavos

($1.893,96), siendo este valor el nuevo importe de caja general.

Mediante el proceso realizado se puede afirmar que, el arqueo es una herramienta

necesaria para identificar errores sean por inobservancia o desconocimiento de las normas

de la empresa, por esto, es indispensable para obtener información exacta del saldo de caja

mediante documentos que respalden su razonabilidad.

 13

En síntesis, la ineficiencia de los procedimientos de control o no aplicación, puede

significar la presencia de riesgos, que pueden conformar problemas en aspectos

administrativos y contables, en especial cuando sus operaciones involucran transacciones

significativas de dinero en efectivo que requieren darse constante seguimiento, así proteger

este activo y confiar en la razonabilidad de los registros contables.

Se recomienda a las empresas comerciales, que apliquen controles internos en el

área caja mediante, considerando las condiciones antes mencionadas para que este se

ejecute de manera idónea y sea un proceso más confiable en sus resultados, además, a

partir de un manual de control se asignen funciones y responsabilidades que garanticen que

el proceso se realice de manera profesional.

 14

Lista de Referencias

Chiquito, F. (2017). Análisis del control interno del efectivo en el arqueo de caja en la

empresa PROMESA S.A. [Proyecto de Grado, Instituto Superior Tecnológico

Bolivariano]. Repositorio Instituto Superior Tecnológico Bolivariano.

http://repositorio.itb.edu.ec/handle/123456789/422

Falconí, M., Altamirano, S., y Avellán, N. (2018). La contabilidad y auditoría: ejes

fundamentales para el control interno en las PYMES. Universidad de las Fuerzas

Armadas ESPE. http://repositorio.espe.edu.ec/handle/21000/15412

Manrique Plácido, J. M. (2019). Introducción a la auditoría. Universidad Católica Los Ángeles

de Chimbote. http://repositorio.uladech.edu.pe/handle/123456789/14785

Quintana, J. (2017). Efectivo y equivalente al efectivo en las operaciones contables de Susan

Shopping CÍA. LTDA. [Tesis de grado, Pontificia Universidad Católica del Ecuador

Sede Esmeraldas]. Repositorio digital PUCESE.

https://repositorio.pucese.edu.ec/handle/123456789/1050

Rodríguez-Vélez, C. A., y Loor-Alcívar, I. (2019). Control interno de la cuenta caja y su efecto

en la liquidez y razonabilidad de la información financiera en la estación de servicios

R&R Servicios S.A. de la ciudad de Portoviejo. Revista Científica Arbitrada

Multidisciplinaria de Ciencias Contables, Auditoría y Tributación: CORPORATUM 360

- ISSN: 2737-6443, 2(4), 2-13.

https://publicacionescd.uleam.edu.ec/index.php/corporatum-360/article/view/142
 15

Silva Villavicencio, R. A., Rueda de León Contreras, R. S., y Tapia Iturriaga, K. K. (2017).

Auditoría Interna: perspectivas de vanguardia. Instituto Mexicano de Contadores

Públicos. https://elibro.net/es/ereader/upse/116357?page=124

Vaca, G. (2018). Políticas del Control de Efectivo en la Lubricadora y Lavadora “SAN JUAN”

[Tesis de titulación, Universidad Técnica de Babahoyo]. Repositorio institucional de la

Universidad Técnica de Babahoyo. http://dspace.utb.edu.ec/handle/49000/3681

 16

Anexo 1. Políticas de control de la entidad.

Políticas de control interno de caja general

• El monto fijo asignado a caja general es de $2.000.

• El fondo de caja se utiliza exclusivamente para solventar gastos relacionados

con el giro del negocio. Los egresos deben estar sustentados con su

respectiva documentación.

• Los documentos emitidos por egresos no deben superar los $ 250.

• Los recursos monetarios no se pueden utilizar en prestaciones a empleados.

• El cajero no debe abandonar su puesto de trabajo, hasta que se haya

realizado el cuadre de caja.

• En caso de detectar billetes falsos, el valor correspondiente debe ser

descontado en el rol de pagos del cajero, por lo tanto, se notificará el caso al

Departamento de Recurso Humanos.

• Las diferencias por faltantes de caja, se descontará del rol de pagos del

Cajero, por lo tanto, se notificará el caso al Departamento de Recurso

Humanos.

• Los sobrantes o faltantes resultantes de los cuadres de caja, deben ser

confirmados y posteriormente serán registrados en el sistema contable.

• La reposición de caja se efectuará cuando se complete el uso del 45% del

monto establecido para caja.

 17

Anexo 2. Acta de Arqueo de caja

CRISTALES S.A.
ACTA DE ARQUEO DE CAJA GENERAL
Custodio: Srta. Tania Aquino Delegado: Lcda. Marcela Perero
Fecha: 6 de enero del 2022 Hora: 14:30
Monto Fijo de Caja General $ 2.000,00
Billetes Denominación Cantidad Valor
$ 100,00 2 $ 200,00
$ 50,00 2 $ 100,00
$ 20,00 19 $ 380,00
$ 10,00 38 $ 380,00
$ 5,00 18 $ 90,00
$ 1,00 4 $ 4,00
Total $ 1.154,00
Monedas Denominación Cantidad Valor
$ 1,00 15 $ 15,00
$ 0,50 24 $ 12,00
$ 0,25 20 $ 5,00
$ 0,10 40 $ 4,00
$ 0,05 32 $ 1,60
$ 0,01 56 $ 0,56
Total $ 38,16
Documentos Detalle Valor
Factura # 1453 Compra de suministros de oficina en COLORES S.A $ 140,00
Factura # 2689 Mantenimiento de computadora por SISTEMÁTICO S.A. $ 90,00
Factura # 4576 Pasajes de capacitaciones en Guayaquil de OPTIMUS S.A. $ 56,80
Factura # 0345 Compra de impresora en COMPUTEC S.A. . $ 164,00
Factura # 6754 Mantenimiento de Aire Acondicionado por FRESCO SIEMPRE S.A. $ 128,00
Factura # 3498 Compra de materiales de limpieza en TODO LIMPIO S.A. $ 123,00
Vale de Caja N° 80 Préstamo a Lcdo. Juan Perero Asistente Administrativo el 20-11-2021 $ 50,00
Vale de Caja N° 94 Préstamo a Ing. Stalyn Constante Jefe de Bodega el 10-12-2021 $ 40,00
Total $ 791,80
TOTAL ARQUEO $ 1.983,96
FALTANTE DE CAJA $ 16,04

Comentario
En la ciudad La Libertad al seis de enero del 2022, siendo las 14:30 p.m, ante la auditora Lcda. Marcela Perero, el custodio
Srta. Tania Aquino, otorgo los valores en efectivo existentes y los respectivos documentos de respaldo para realizar el arqueo
de caja, la suma total fué de mil novecientos ochenta y tres con 96/100 dolares ($1.983,96), el valor correspondiente se
comparó con los saldos del monto fijo registrado en la cuenta de caja, lo cual evidencia un faltante de caja por dieciseis con
04/100 ($16,04). Para respaldo del proceso efectuado firman la respectiva acta el custodio de caja y las personas intervientes.

Srta. Tania Aquino Lcda. Marcela Perero

CUSTODIO DE CAJA AUDITORA