Unidad 3

1 //Escenario
Escenario26
Lectura fundamental
Fundamental

Practicas
Etapas depara
un plan
la visualización
de comunicación
de la
estratégica
Información

Contenido

1 Visualización de la información: gráficos y tablas

Palabras clave: visualización, indicadores, información.

1. Visualización de la información: gráficos y tablas
En la lectura anterior se describió la importancia que tiene la visualización de la información para las
organizaciones. Antes de entrar a hablar de gráficos y tablas, veamos la siguiente síntesis.

Cada vez, es más frecuente escuchar que las empresas requieren de la analítica y de los científicos
de datos, y que las estadísticas y las matemáticas se necesitan en las organizaciones porque ya no
es suficiente analizar los datos históricos, sino realizar análisis predictivos, debido a que cada vez
crece más el volumen de datos en las organizaciones y es allí donde está el futuro de su rentabilidad.
Todo eso es muy cierto, pero hay dos puntos previos a los análisis predictivos que, casi siempre, las
empresas pasan por alto:

1. Cualquiera que sea el tamaño de la organización, requiere de una correcta gestión de la

información.

2. Con una correcta gestión de la información, los líderes de área y de la empresa podrán observar
el estado de esta de forma ágil y correcta a través de la visualización (el elemento tangible de la
gestión de la información).

3. La visualización debe presentarse de forma clara (como el mirar el tacómetro de los carros);
de esta forma, los líderes de la organización podrán entender, con una mirada, el estado de la
empresa.

A continuación, se plantea la pregunta que todos nos hemos hecho en algún momento de nuestra
vida profesional: ¿cuándo utilizar gráficos y cuándo utilizar tablas?

1.1. Gráficos

De acuerdo con Few (2009), experto en visualización, los gráficos se utilizan cuando se desea
comparar valores y patrones. ¿Qué se busca cuando se realizan comparaciones?

• Similitudes y diferencias

• Patrones y sus cambios

• Estacionalidades

• Tendencias

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Para realizar las comparaciones, los gráficos más utilizados son:

• Barras (horizontales o verticales): comparan valores, por ejemplo ayudan a identificar el mayor y
el menor, porcentajes y desviaciones.

• Líneas: comparan el comportamiento de los valores en el tiempo, lo cual es útil para identificar
tendencias, patrones y estacionalidades.

Few (2009) también señala 3 recomendaciones que se deben tener siempre presentes al momento
de realizar un gráfico:

1. El eje de las Y (barra vertical) siempre debe iniciar en cero. El no seguir esta recomendación
puede producir errores de interpretación de los gráficos.

2. No realizar gráficos en 3D. De acuerdo con Few (2009), estos gráficos son llamativos, pero
poco confiables al momento de realizar las comparaciones porque la imagen está en perspectiva
con respecto al eje Y (eje de los valores).

3. Evitar en lo posible utilizar gráficos de torta porque el análisis visual puede ser erróneo en el
momento de comparar valores muy similares. Observe los siguientes gráficos, los cuales tienen
los mismos valores para cada categoría, e identifique en cuál de ellos es más fácil apreciar el
orden de los valores plasmados.

Categoría BC ategoría CC ategoría DC ategoría A

Figura 1. Gráfico de torta que muestra valores de las categorías

Fuente: elaboración propia

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 ¿Sabía que...?
Los expertos en visualización recomiendan no utilizar
gráficos en 3D.

Categoría A

Categoría D

Categoría C

Categoría B

05 10 15 20 25 30 35

Figura 2. Gráfico de barras que muestra valores de las categorías

Fuente: elaboración propia

La respuesta es que es más fácil apreciar el orden de los valores en el gráfico de barras. En el de
tortas, a simple vista, todos los valores son similares. Recuerde que al graficar un indicador su lectura y
entendimiento debe ser tan fácil como ver el tacómetro de un carro.

1.2. Tablas

Few (2009) también indica que las tablas son ideales cuando se quiere:

• Conocer el detalle de la información, lo que algunos llaman el 1 a 1. Por ejemplo, cada uno de los
números de teléfonos marcados con sus respectivos resultados, para realizar la cobranza en una
empresa que vende a crédito; o los clientes que compraron un producto “X” durante el mes de
mayo de 2017, mostrando la fecha y hora de las respectivas compras.

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 • Tener la evidencia sobre la cual se construyó el gráfico de un indicador.

Para los líderes o responsables del negocio, este tipo de presentación en tablas no les aporta mucho valor
(por las razones mencionadas en la lectura del escenario 5: La visualización: el elemento tangible de la
gestión de la información); por el contrario, lo que hace es restarles tiempo, porque para poder obtener
conocimiento a partir de esos datos deben procesarlos nuevamente hasta que los puedan convertir en
un gráfico que puedan analizar.

¿Sabía que...?
El análisis multidimensional permite evaluar
los valores obtenidos (hechos) desde diferentes
perspectivas (dimensiones).

1.3. Análisis multidimensional

Para realizar el análisis de los indicadores es importante hacerlo desde diferentes puntos de vista, es
decir, tomando en consideración las distintas variables que pueden impactarlos.

Análisis multidimensional: es la capacidad de contextualizar una o más variables (métricas/

indicadores) a través del empleo de perspectivas (dimensiones). Las dimensiones son aquellos
factores que influyen sobre métricas e indicadores.

Las dimensiones, generalmente, son jerárquicas. Esto quiere decir que dentro de una dimensión
se tienen diferentes criterios de evaluación. A continuación, se muestra algunos ejemplos de
dimensiones:

• Tiempo: esta dimensión presenta las jerarquías año – trimestre – mes – semana – día

• Ubicación: esta dimensión presenta las jerarquías continente – país – departamento/estado –

ciudad – municipio

• Cliente: esta dimensión puede presentar las jerarquías nombre – segmento.

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Por su parte, los indicadores y métricas representan los hechos que han acontecido en el negocio. A
continuación, se presentan algunos ejemplos:

• Porcentajes de ventas

• Porcentajes de descuentos

• Cantidad de pedidos

• Ingresos en USD $.

Gráficamente, la relación existente entre los hechos y las dimensiones sería la que expone la figura 3 a
continuación.

e
str

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Hechos (Indicadores y Métricas)

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Ingresos es US $
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No
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Clientes

Figura 3. Relación entre los hechos y las dimensiones

Fuente: elaboración propia

El análisis multidimensional permite encontrar respuestas a preguntas, tales como:

• ¿Cuál es el % de descuento de las ventas realizadas en el año 2016 aplicado a los clientes Gold?

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 • ¿Cuáles fueron las 5 principales ciudades que hicieron mayor cantidad de pedidos?

• ¿Cuál fue la cantidad de ingresos recibidos durante el 1er trimestre de los años 2015, 2016 y
2017?

Como se puede observar, analizar los hechos desde las diferentes dimensiones existentes facilita a
las personas del negocio encontrar respuestas a las preguntas que ellos se plantean a diario. Estas
respuestas son las que permiten identificar comportamientos atípicos, tendencias, estacionalidades,
etc.

La mayor ventaja que tiene el análisis multidimensional es que se pueden realizar preguntas desde lo
general hacia lo específico (drill down), como por ejemplo:

1. Pregunta general: ¿cuál fue el % de ventas obtenido en el año 2016?

2. Aplicando drill down: ¿cuáles fueron los % de ventas en cada trimestre del año 2016?

3. Aplicando nuevamente drill down: ¿cuál fue el % de ventas en el mes de junio del año 2016?

4. Aplicando nuevamente drill down: ¿cuál fue la semana de junio de 2016 con mayor % de
ventas?

5. Aplicando nuevamente drill down: en la semana de junio de 2016 en la que hubo mayor % de
ventas, ¿cuál fue el día con mayor % de ventas?

Este ejercicio también se puede aplicar combinando dimensiones.

1.4. Ficha técnica de indicadores de gestión

Hasta este punto, se ha demostrado que los reportes están compuestos por indicadores y métricas y
se ha resaltado la importancia de los indicadores para el negocio y su análisis en contexto, con la ayuda
de las dimensiones.

Ahora bien, es importante conocer que la construcción de un indicador debe quedar documentada en
una ficha, porque esta será una guía útil, tanto al momento de diseñar los reportes como cuando se
realice el análisis de los valores obtenidos.

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La ficha de un indicador refleja la descripción técnica asociada a este. Su valor está en que la ficha le
ofrece a cualquier persona de la organización una versión única de lo que mide el indicador y la forma
en que lo hace.

La ficha contiene:

1. El nombre del indicador

2. Las siglas que representan al indicador

3. La expresión matemática que calcula el resultado del indicador

4. Glosario de las siglas que conforman la expresión matemática

5. Jerarquías con las cuales puede ser analizado el indicador.

Ejemplo de la ficha del indicador SLA

1. Nombre: Nivel de servicio o Service Level Agreement

2. Sigla: SLA.
N Answ20
3. Expresión matemática: SLA=
N Entrantes
4. Glosario:

• N Answ20: cantidad de llamadas contestadas antes de los 20 segundos.

• N Entrantes: cantidad de llamadas que ingresaron a la cola.

5. Dimensión/Jerarquía:

• Tiempo: día, semana, mes, trimestre, año

• Servicio/Segmento: Platinum, Gold, Silver, Bronce.

Adicional a la definición del indicador, es necesario describir en la ficha los umbrales o niveles de
referencia que este tiene:

• Umbral teórico: es el valor ideal que teóricamente puede alcanzar el indicador, pero que en la
práctica es muy difícil lograrlo. Ejemplo: SLA de 100 % durante todo el año.

• Umbral estándar o meta: es el valor que el negocio se plantea lograr. Ejemplo: SLA 90 %

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 • Umbral aceptable: es el valor donde la empresa aún no presenta problemas por los valores
obtenidos en el indicador, pero está por debajo del umbral estándar o meta. Ejemplo: SLA 80 %,
que cumple con las regulaciones, pero no es el que se planteó el negocio.

• Umbral mínimo: en este umbral, el valor obtenido por el indicador pronto traerá problemas a la
organización; por lo tanto, es momento de replantearse las tácticas realizadas hasta el momento
para lograr mejorar los valores obtenidos.

• Umbral histórico: es el valor que obtuvo el indicador en un periodo de tiempo pasado. Este
periodo, a tomar como referencia, lo debe acordar la organización. Ejemplo: en el 2016 el SLA
fue de 83 %.

Tabla 1. Niveles de referencia del SLA

Nivel / Umbral Valor

Teórico 100%
Estándar / Meta >= 90%
Aceptable >= 80% y < 90%
Mínimo < 80%
Histórico 83%

Fuente: elaboración propia

Apreciado estudiante, como pudo observar en las lecturas desarrolladas hasta este punto, para poder
obtener información que proporcione valor al negocio es importante tener una correcta gestión
de información dentro de la empresa. Una vez que esto se logre, es igual de fundamental visualizar
la información de forma ágil y sencilla, pues es esta la que indica a los líderes el estado real de la
empresa.

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Referencias
Davis, J., Miller, G. J. y Rusell, A. (2006). Information Revolution: Using the Information Evolution
Model to Grow your Business. New Jersey, USA: John Wiley & Sons.

Few, S. (2009). Now you see it. Oakland, California, USA: Analytics Press.

Wexler, S., Shaffer, J. y Cotgreave, A. (2017). The Big Book of Dashboards. New Jersey, Estados
Unidos: John Wiley & Sons.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Estado del Arte de la Gestión y Administración de

la Información
Unidad 3: Visualización de la información
Escenario 6: Visualización de la información: gráficos y
tablas

Autor: Alexander Ibarra

Asesor Pedagógico: Jeiner Leandro Velandia

Diseñador Gráfico: Jully Guzmán Rodríguez
Asistente: Ginna Paola Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.
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