Tablas Retención Documental
Tablas Retención Documental
Tablas Retención Documental
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se
considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad,
su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe
hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
GLOSARIO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Entidad Productora:
Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre completo.
Oficina Productora:
Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja
En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja,
siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la
elaboración de las tablas de retención de la Secretaría.
El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la Secretaría.
Código
Este campo está constituido por:
Código de Oficina:
Establecido, para cada dependencia.
Retención en Años.
Archivo de Gestión
Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades
documentales en su fase administrativa. Este tiempo está determinado en años.
Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas
productoras.
Archivo Central
Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades
documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la
información. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestión, una vez finalizado su trámite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los usuarios
externos en general
Original / Copia
Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina productora es Original
o es una copia.
Disposición Final
Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y tipo
documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos; este campo está
constituido por:
S:Selección.
Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su
eliminación o su conservación total o parcial.
M:Microfilmación.
Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental
deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo
que se van a conservar, preservar y asegurar.
D:Digitalización:
Técnica de reproducción de información que se le realizará a los expedientes o
unidades documentales que resulten del análisis documental como soporte para
la investigación, la ciencia y la cultura. Definidos como Patrimonio Documental.
E:Eliminación.
Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor primario y secundario,
debido a que no poseen valor histórico.
Siglas y Convenciones:
D: Código de la Dependencia.
S: Series
Sb: Subseries
S-Sb: Código de las Series y Subseries.
CT: Conservación Total.
M: Microfilmación.
D: Digitalización.
E: Eliminación
S: Selección
Líder de la dependencia:
Firma del jefe o Director de la Dependencia.
Fecha de Aprobación:
Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del
Comité de Gestión Documental y Archivo.
Fecha de Actualización:
Fecha de actualización de las Tablas de Retención Documental.