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    Tablas Retención Documental

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    El documento define una Tabla de Retención Documental como un listado de series y tipos documentales que asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos de una entidad. Explica los elementos que componen una Tabla de Retención como la oficina productora, códigos, retención en años, disposición final y marco legal. También incluye un glosario de términos clave como archivo de gestión, archivo central, selección, microfilmación y conservación total.

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    El documento define una Tabla de Retención Documental como un listado de series y tipos documentales que asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos de una entidad. Explica los elementos que componen una Tabla de Retención como la oficina productora, códigos, retención en años, disposición final y marco legal. También incluye un glosario de términos clave como archivo de gestión, archivo central, selección, microfilmación y conservación total.

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    Tablas%20Retención%20Documental

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    El documento define una Tabla de Retención Documental como un listado de series y tipos documentales que asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos de una entidad. Explica los elementos que componen una Tabla de Retención como la oficina productora, códigos, retención en años, disposición final y marco legal. También incluye un glosario de términos clave como archivo de gestión, archivo central, selección, microfilmación y conservación total.

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    Tablas Retención Documental

    Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
    asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se
    considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad,
    su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe
    hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
    GLOSARIO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

    Entidad Productora:
    Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre completo.
     
    Oficina Productora:
    Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la
    documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

     Hoja
     En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja,
    siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la
    elaboración de las tablas de retención de la Secretaría. 
     El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la Secretaría.

     Código
    Este campo está constituido por:
     
    Código de Oficina:
    Establecido, para cada dependencia.

    Código de Serie y Subserie:


    Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción establecida en
    el Cuadro de Clasificación .

    Series, Subseries y Tipos Documentales:


    Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie y tipo documental, de
    acuerdo con lo establecido en el cuadro de clasificación y en las Tablas de
    Retención Documental.

     Retención en Años.

    Este campo está constituido, por:

    Archivo de Gestión
    Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades
    documentales en su fase administrativa. Este tiempo está determinado en años.
    Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
    asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
    mismas dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas
    productoras.

    Archivo Central
    Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades
    documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios  de la
    información. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
    trasladados por los distintos archivos de gestión, una vez finalizado su trámite, que
    siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los usuarios
    externos en general
      
    Original / Copia
    Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina productora es Original
    o es una copia.
     
    Disposición Final
    Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y tipo
    documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos; este campo está
    constituido por:
     
    S:Selección. 
    Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su
    eliminación o su conservación total o parcial.

    M:Microfilmación.
    Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental
    deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo
    que se van a conservar, preservar y asegurar.
     
    D:Digitalización:
     Técnica de reproducción de información que se le realizará a los expedientes o
    unidades documentales que resulten del análisis  documental como soporte para
    la investigación, la ciencia y la cultura. Definidos como Patrimonio Documental.

     E:Eliminación.
     Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor  primario y secundario,
    debido a que no poseen valor histórico.

    CT: Conservación Total. 


    Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales se conservarán
    permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
    contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
    políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
    trascendencia y se convertirán en patrimonio documental  para la investigación, la
    ciencia, la tecnología y la memoria histórica.
     
    Procedimientos
    En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad
    de selección, muestreo, microfilmación, digitalización, eliminación y o
    conservación. 
    En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal y
    el muestreo.
     
    Valoración
    En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los
    expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión,
    Archivo Central y en el Archivo Histórico.
     
     Marco Legal
    Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los
    expedientes y/o unidades documentales. en cada una de las dependencias; es la
    base para argumentar las disposiciones finales.
     
    Muestreo.
    Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades
    documentales de carácter representativo o especial durante la selección, criterios
    alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el
    fin de conservarse permanentemente.

    Siglas y Convenciones:
    D: Código de la Dependencia.
    S: Series
    Sb: Subseries
    S-Sb: Código de las Series y Subseries.
    CT: Conservación Total.
    M: Microfilmación.
    D: Digitalización.
    E: Eliminación
    S: Selección

    Líder de la dependencia:
     Firma del jefe o Director de la Dependencia.

    Aprobó Comité de Archivo: 


    Número de Acta de aprobación por el Comité de Gestión Documental y Archivo.

    Fecha de Aprobación:
     Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del
    Comité de Gestión Documental y Archivo.
    Fecha de Actualización:
     Fecha de actualización de las Tablas de Retención Documental.

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