OFIMÁTICA

El término ofimática hace referencia a todas las herramientas y los métodos

que se aplican a las actividades de oficina que posibilitan el procesamiento
computarizado de datos escritos, visuales y sonoros.

La ofimática tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la

simplificación, mejora y automatización de la organización de las actividades
de una compañía o grupo de personas (gestión de datos administrativos,
sincronización de reuniones, etc.).

Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones de compañías requieren un

mayor grado de comunicación, la ofimática ya no se limita solamente a
capturar documentos manuscritos. En especial, también incluye las siguientes
actividades:

 intercambio de información;
 gestión de documentos administrativos;
 tratamiento de datos numéricos;
 planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo

Las diferentes actividades que se realizan en las

oficinas del mundo se han visto en la necesidad de evolucionar a
la administración de forma electrónica, debido a
que las demandas por parte de los usuarios de tener la
información al instante, requiere de la
implantación de mecanismos automatizados y es en esta
etapa, que la informática, se hace presente para poder
llenar las expectativas y mediante la evolución que sufren
las computadoras en sus dos dimensiones: hardware y software,
tenemos la oportunidad de utilizar las herramientas de
última generación las que permiten, que en una
oficina, se puedan llevar a cabo, una mayor diversidad de
funciones, que actualmente estaban restringidas a tipos de
organizaciones especializadas.

El cambio que generó la interfaz gráfica

en las computadoras, la hace más amigable al usuario y nos
permite, mediante la gama de posibilidades tecnológicas
llegar a realizar actividades que anteriormente eran impensables
para realizar en o desde la oficina.

UN NUEVO  MODELO CONCEPTUAL DE LA OFIMÁTICA

Los medios de almacenamiento de la información,
son unos de los puntos a tratar, porque es, en donde se
almacenará toda la actividad traducida en
información sin embargo las actividades típicas de
la oficina, tiene un vínculo inherente a los procesadores
de texto, claro, cuando se habla de oficinas, nos imaginamos,
cartas, carpetas, cuadros, gráficas, café y muchas
otras actividades que en su mayoría han sido traducidas de
forma digital, podemos ir un poco más allá y
observar que el hipertexto ha creado una nueva dimensión.
En donde se observan 3 niveles de complejidad en la oficina:
individuales, sistémicos y globales. Los niveles
considerados se han asociado a entidades reales e individuos,
grupos de trabajo u organizaciones, lo que nos permitirá
el estudio de los factores sociales que influyen en la oficina
con un poco más de rigor y seguros de tener una referencia
conceptual sobre la que basan las conclusiones. La
distinción hecha entre estos tres tipos de agentes en la
oficina es especialmente importante desde el punto de vista de la
productividad y de la satisfacción del usuario, pues cada
nivel tiene un usuario distinto frente al que tiene que
responder.

TECNOLOGÍA  Y SOCIEDAD
La oficina es considerada un sistema por las diversas
actividades humanas y sociales a la vez en donde nos planteamos
las funciones de la oficina como ser tareas manifiestas y
operativas de los sistemas que forman parte de la
organización, y surge por la pertenencia de la oficina al
sistema integral de la organización

En las diferentes empresas, las oficinas tienen sus

funciones divididas en varias actividades que son consideradas
claves, en donde se hace necesario una especialización de
las mismas, por ejemplo, en la oficina de contabilidad de una
empresa dedicada a la elaboración de publicidad, aunque
tienen funciones similares a una empresa dedicada a la
construcción, existen dentro de cada una de ellas, cuentas
y actividades que solamente le competen a cada una como
tal.

La tecnología desde su complejidad, se ha

dividido en áreas que han sido adoptadas por la oficina.
Entre ellas encontramos los sistemas de actividades humanas que
refieren a todas aquellas actividades relacionadas con el trato
personal, aparte de ello, podemos encontrar diversidad de
actividades clasificadas en voz y datos que anteriormente eran
desarrollados de una forma diferente y si lo analizamos en
detalle, encontraremos que en nuestro tiempo, se han automatizado
una serie de actividades que hace relativamente poco tiempo
atrás, quizás en 1980, se consideraba impensable el
desarrollar de una forma diferente.

El mundo de herramientas adicionales que conforman las

oficinas está integrado por procesadores de palabras,
hojas electrónicas de cálculo y manejadores de
bases de datos que a su vez, conforman la oficina virtual, que le
permite al administrador llevar a cabo las diversas funciones y
actividades que no tienen sentido cuando se hacen de forma
individual.

Encontramos también la aplicación de los

sistemas de apoyo a las decisiones (Decision Support System) por
sus siglas en inglés son de vital importancia para los
directivos que basados en situaciones reales que han vivido otras
empresas y los resultados a los que han llegado, analizar
situaciones similares con la seguridad de que se obtendrán
informes que beneficiarán de una forma considerable el
futuro de la organización.
La humanización, es un aspecto crucial, que va de
la mano con la evolución de las actividades en las
oficinas, su carácter complejo y dinámico le
permite a la ofimática, La integración de recursos
más automatizados, potencia los alcances de la oficina en
donde se automatiza el tratamiento de la información, en
donde no se intenta variar las funciones básicas de la
oficina, sino, el mejorar el desarrollo de las mismas en el que
podemos ir mejorando la forma en cómo se procesa dicha
información y como se obtiene más con los recursos
que cuenta la organización.

Oficina, ofimática, información y organización.

Existen varias formas de clasificar los tipos de

información: información relevante y aquel tipo de
información, que aunque se encuentre muy organizada, no
posee el significado necesario para hacer la
diferencia.

Es muy interesante el distinguir entre todos los

componentes que integran es su mayoría a las oficinas, por
ejemplo su información y la forma de cómo ha
evolucionado su administración con el afán de hacer
más eficiente las diferentes actividades que se hacen
necesarias en una organización en donde cada día se
hacen más necesarias las formas de obtener los resultados
en el menor tiempo posible.

En un tiempo se pensó en crear sistemas de

información "totales" en donde tendrían la
capacidad de administrar eficientemente todas las funciones de la
empresa u organización, lastimosamente nunca se
llegó a concretar esta idea, ni se concretará,
porque siempre existen factores que no pueden ser controlados por
un sistema de información, aparte de que los niveles de
complejidad dentro de las empresas evoluciona y muchas de las
arquitecturas de los denominados sistemas de información,
originalmente no fueron diseñadas para poder adaptarse a
estos cambios.

Por otra parte, es muy importante determinar que los

cambios efectivos en las diversas actividades de la oficina, se
han visto muy mejoradas mediante el empleo de la
ofimática, que mediante los procesadores de texto es
realmente un dolor de cabeza para los docentes de las asignaturas
de lenguas, porque como seres humanos fácilmente nos
acomodamos a que la computadora haga la corrección a
nuestros errores de ortografía, lo que no tributa a un
mejor desempeño de nuestra parte, llevándonos cada
vez más a un conformismo supremo, sin embargo, posee un
lado muy positivo, ya que los jefes pueden valerse del uso de
ella para verificar la capacidad de reacción de un posible
empleado entregándole un material, que contenga errores
quizás ortográficos, no especificados tan
claramente o errores que tengan que ver con la esencia misma del
contenido a tratar, como es el caso de un alto ejecutivo de una
maquila acá en Honduras, que en la entrevista a los
posibles ejecutivos, les asigna un pequeño trabajo de
edición y redacción de un planteamiento, y quienes
lo logran presentar con un diseño adecuado y con las
correcciones adecuadas, son los próximos integrantes de su
organización.

INTRODUCCIÓN A LA PERSPECTIVA  TÉCNICA DE LA OFIMÁTICA

El modelo real de la ofimática como la conocemos,

ha sido planteado como un modelo en capas o niveles que
involucran cada una de las diversas actividades que tienen lugar
dentro de una organización.

La ofimática en sí, está dividida

en niveles que en ocasiones pueden ser mal interpretados porque
la diversidad de funciones que posee van desde funciones
claramente definidas y funciones que muy probablemente
correspondan a otras áreas de la empresa, como
producción, aunque no está de más
mencionarlo, que día a día los seres humanos
buscamos la forma de perfeccionar el proceso actual necesario
para reducir el número de errores y optimizar su
funcionamiento.

Cabe mencionar el trabajo desarrollado por la

compañía "ARTech" véase la siguiente
dirección: www.genexus.com quienes desarrollaron GeneXus,
que es, esencialmente, un sistema que permite una buena
administración automática del conocimiento de los
sistemas de negocios, en otras palabras es un sistema que
desarrolla sistemas para la administración en las
diferentes empresas.

GeneXus está basado en un paradigma completamente

diferente a los usuales paradigmas de desarrollo de sistemas: no
parte de un modelo de datos preexistente ni de concepciones
abstractas sobre lo que es importante para la empresa y lo que no
lo es.

Personalmente me llamó poderosamente la

atención, el hecho de que se parte de una filosofía
diferente a la tradicional en donde se parte de una o un grupo de
personas especialistas en un determinado lenguaje de
programación que diseñan y desarrollan un software
con el afán de facilitar mediante la automatización
del desarrollo de todas las funciones que corresponden a una
determinada área o empresa en particular y genexus,
trabaja directamente con las especificaciones dadas por los
administradores para proceder al desarrollo de un sistema, que se
considera un proceso incremental en todos los
sentidos.

LOS EJES DE LA  TECNOLOGÍA OFIMÁTICA

Visto de forma gráfica y realista, la

tecnología ofimática, se divide en tres grandes
ejes: Computabilidad, Comunicabilidad y Convivencialidad. Los que
su nivel en desarrollo, varía dependiendo de los factores
involucrados en los diferentes entornos sociales y que a su vez
refleja una estrecha relación que indica lo imposible que
sería el desarrollo individual

Computabilidad

El concepto de computable es más ampliamente

conocido como calculable en donde se nos permite obtener el
resultado de una serie de operaciones como almacenar, modificar,
borrar, consultar e imprimir la información necesaria para
que nuestra oficina, pueda funcionar de una forma muy eficiente.
Debido a nuestra necesidad de computabilidad, se ha desarrollado
en la oficina, un modelo de administración de datos que
involucra: un administrador de documentos mejor conocido como
procesador de palabras, un administrador de bases de datos para
la eficiente administración de la información
solicitada por la oficina que incluye el sistema de
información utilizado por esta, y el uso de una inmensa
matriz para procesar datos mediante fórmulas o vincular
los mismos con los diferentes archivos de la empresa, que a su
vez se conoce como administrador de hojas electrónicas de
cálculo que como su nombre lo indica, permite el procesar
los datos necesarios para el correcto desarrollo de las funciones
que forman el alma de las diferentes oficinas.

En ofimática podemos encontrar una

clasificación muy amplia de lo que constituye las
características de un ordenador, porque el simple hecho de
referirse al término computadoras portátiles, hace
hincapié a una clasificación derivada de las mismas
como ser las laptops, notebooks y palmtops. Que a su vez por sus
diferencias son utilizadas en la oficina física o en la
denominada oficina virtual – portátil, porque mediante una
conexión a internet, mediante uso de un software adecuado,
nos permitirá tener acceso a nuestra computadora instalada
físicamente en nuestra oficina o desde nuestra oficina
monitorear las actividades desarrolladas por empleados ubicados
fuera de las instalaciones de la misma.

En base a este ejemplo podemos observar que las

computadoras de escritorio y portátiles, han evolucionado
de una forma impresionante al grado de contar con capacidades,
que antes se consideraban solamente para supercomputadoras y que
esta seguirá en aumento para alcanzar y superar nuestros
límites impuestos por la imaginación.

Al mencionar los avances en materia de hardware,

también se hace necesario hablar del componente
lógico, el software, que ha evolucionado en
relación a los avances del hardware y nos está
permitiendo realizar labores que anteriormente eran de
carácter exclusivo para otros tipos de organizaciones y
que en la actualidad podemos vincular el papel de los grandes
sistemas de seguridad en las corporaciones con la seguridad en
nuestro hogar mediante la interconexión de dispositivos
como cámaras web, cerraduras electrónicas, sistemas
de alarmas y otros mediante software que nos permitirá por
conexión vía internet, el monitoreo en tiempo real
de lo que sucede en nuestra casa u oficina, llegando al punto de
acercar las distancias entre los distintos puntos
estratégicos que componen nuestro entorno de
desarrollo.
Comunicabilidad

Quizás esta idea hubiese sido muy normal en 1970,

cuando se precisaba el término oficina, ni siquiera se
pensaba en ordenadores, porque todos los procesos eran
desarrollados de formas no automatizadas, que a su vez
requerían de un tiempo sustancial para su desarrollo, pero
en la actualidad es imposible el hecho de imaginar una oficina
sin un ordenador en donde podremos encontrar toda la
información necesaria relacionada a sus procesos,
funciones, empleados, y todas aquellas actividades de toda
índole que forman parte de la empresa.

Es en este punto, que podemos encontrar el factor de la

comunicabilidad que se ha vuelto necesario imprescindible para el
eficiente desarrollo de todas las funciones que en la empresa se
llevan a cabo entre las diferentes dependencias u oficinas, que
como se mencionó anteriormente, era imposible el poder
pensar que las funciones de producción, ventas, recursos
humanos y otras como el pago de salarios que involucra una
comunicabilidad muy fluida entre la gerencia y la oficina
bancaria, para efectuar los pagos de forma directa a las cuentas
de cada uno de sus empleados o el hecho de que mediante este se
maneje un seguro de vida para sus integrantes.

Ha sido una tarea muy ardua para la tecnología

informática, el poder hacer que se dé una
comunicación más fluida entre los diferentes
usuarios de una organización y los sistemas de
computación, al final encontramos que se han desarrollado
tecnologías que nos permiten poder interactuar de una
forma mucho más práctica con los propios
componentes informáticos cabe citar el uso de
códigos de barra y de huellas dactilares en los
ordenadores que nos permiten acceder a ellos sin la necesidad de
escribir un usuario y contraseña para poder administrar la
información dentro de ellos y poder así
interconectarnos con nuestros compañeros de trabajo y
nuestra familia en un tiempo real, mediante la velocidad de
conexión que nos proporcionan los sistemas de redes
actuales, en donde día a día podemos encontrar
innovaciones que nos permitirán en un tiempo no muy
lejano, la posibilidad de poder conversar con un computador
instalado en nuestra casa que será capaz de controlar casi
a totalidad las actividades que en ella se realicen como ser:
apertura y cierre de puertas y ventanas, compras necesarias que
realizar por la cantidad en la alacena o bodega, o en el
refrigerador, aparte de su periodo de caducidad, si son productos
perecederos, al grado de hacer directamente las compras al
supermercado y se puede pensar en controlar quienes están
en casa, y en algún momento verificar la temperatura, peso
y signos vitales de cada uno de los miembros integrantes de
nuestra familia e informar al médico de la familia un
cambio abrupto que ponga en riesgo la vida de cualquiera de sus
miembros.

Convivencialidad

Dentro del concepto de la convivencialidad, se describe

el concepto de interfaz, que es el medio utilizado para poder
transmitir los datos de un lugar a otro, como lo mencionado en
párrafos anteriores, el simple hecho de registrar nuestra
huella como una marca personal o el prototipo del proyecto de
utilización de un amplificador de ondas cerebrales, que la
computadora puede interpretar mediante un receptor de las mismas
y así, poder dar a conocer nuestras peticiones a la
misma.

Uno de los puntos clave es que cuando integramos nuestra

humanidad con la capacidad de cálculo de los ordenadores,
se obtiene un resultado deseado por cualquier científico
dedicado a la informática, electrónica y otras
ciencias relacionadas. Porque el diseñar una
máquina con las habilidades humanas y las capacidades de
computación de los ordenadores, en cuanto a
cálculos repetitivos y almacenamiento secuencial, es la
piedra filosofal en la actualidad.

Para los grandes empresarios, es un avance que es muy

necesario tenerlo en la empresa porque de cierto modo,
suplantará a los humanos encargados en la empresa de la
realización de determinadas funciones, aclarando que hasta
el momento, resulta imposible el poder crear un ordenador capaz
de poder realizar acciones tan simples para un niño de 8
años como lo es subir a un árbol o escalar una
pared de roca.

LA HERRAMIENTA  OFIMÁTICA
El desarrollo de los diversos componentes
ofimáticos tiene una velocidad superior a la que podemos
imaginar y sus dos componentes clave: Hardware y Software
normalmente van de la mano, aunque en ocasiones, se piensa en
hardware con una funcionalidad que no existe un software capaz de
procesar la información requerida por el dispositivo
creado, si nos remontamos a los años 80, las
especificaciones de un ordenador, eran mínimas en
relación a los 90, y de igual forma estas en
relación a décadas subsiguientes, observando que en
la actualidad se dispone de tecnologías, que hace unas
décadas, se creían utópicas porque solamente
existía en la imaginación de los visionarios, ahora
que se posee, se pronostican algunas innovaciones que
vendrán a revolucionar la forma actual o tradicional de
poder desarrollar un sinnúmero de actividades cotidianas,
que dicho de otra forma, simplificarán nuestras
actividades vigorosas, por actividades más de pensamiento
y quizás, modifiquen nuestra apariencia física en
hacer cuerpos humanos más débiles y con un cerebro
de un mayor tamaño por lo expuesto.

INNOVACIÓN  TECNOLÓGICA Y TERCER NIVEL DE  COMPLEJIDAD

La complejidad de la informática, varía de

oficina en oficina, porque es la resultante de la
interacción de la oficina con la sociedad demandante. Pero
en un instante, puede considerarse esta complejidad como un ancla
que frena el desarrollo, si no se explica de una forma que sea
fácil de asimilar por la humanidad que utilizará en
su propio beneficio la tecnología desarrollada.

El tercer nivel de complejidad

Un factor clave en relación a la complejidad es

la resistencia al cambio que normalmente se ofrece por los
usuarios debido a que la mayoría es absorbida por el nivel
de comodidad, y si estamos cómodos en la forma como
desarrollamos nuestras diferentes actividades,
difícilmente aceptaremos que existe una mejor manera de
hacer las cosas y en muchas ocasiones, efectuamos el cambio, no
por nuestro deseo de cambiar, sino por imposición de una
sociedad muy cambiante que determina la forma y el desarrollo de
los eventos.
Como seres humanos, tenemos la ventaja que de una forma
muy rápida, asimilamos

La diversidad de actividades que se desarrollan en las

organizaciones, vuelven el nivel de complejidad asimilable o
imposible de llevar a cabo, porque si la empresa se dedica a la
tecnología, debe aceptar el cambio con una mayor
naturalidad, porque ese es su rubro, y ejemplo de ello tenemos
una empresa de telecomunicaciones, que como tales, deben conocer
y aplicar lo último disponible en el mercado, siempre y
cuando haya sido certificado, sin embargo, una empresa dedicada a
una labor menos imbricada en áreas tecnológicas
como es el caso de una compañía procesadora de
alimentos, se observa a la tecnología con una perspectiva
de segundo o quizás tercer nivel, porque los cambios
radicales en tecnología.

Cabe destacar en este punto, la importancia del ciclo de

vida de todo sistema de información, que desde que nace
como una idea de una o un grupo de personas, se determina si es
factible para la organización mediante lo
económico, lo técnico y si se cuenta con el
personal adecuado para ello, para luego proceder a una prueba del
sistema y si todo funcionó como lo previsto, entonces
proceder a la correspondiente implantación y
evaluación para luego utilizar el sistema en la
organización durante el tiempo que fuese necesario hasta
que este no sea capaz de cumplir con los nuevos requisitos de la
organización y entre en la etapa de obsolescencia y muera,
permitiendo la entrada a la organización de un nuevo
sistema de información.

Herramientas ofimáticas y micro procesos de

innovación tecnológica.

La innovación tecnológica es un proceso
que se vuelve necesario para que la empresa pueda integrarse a
las constantes demandas por parte de la sociedad, quien de una
forma en ocasiones, impositiva, determina lo que las empresas u
organizaciones deben realizar mediante sus sistemas de
información.

La evolución de software, como Autocad,

Coreldraw, Microsoft Office, Open Office, Visual Studio y muchos
otros, han evolucionado para ser más amigables al usuario
mediante la integración de nuevas funcionalidades que nos
permiten desarrollar un mejor trabajo en un menor tiempo,
teniendo siempre presente la compatibilidad entre los programas
que han sido desarrollados para un trabajo en
particular.

Necesidad de estratificar la complejidad

Para que el nivel de complejidad sea más

asimilable por la humanidad, se vuelve necesario el
estratificarla, en otras palabras, que su instalación sea
por partes o niveles, en donde el usuario se sienta parte
fundamental de dicho proceso, porque no se puede suponer una
conducta cien por ciento aceptable por el usuario a la
aceptación de un cambio en su modelo de trabajo
cotidiano.

Instructivo de desarrollo gráfico en

microcomputadoras:

Cuando nos referimos al proceso de un desarrollo

gráfico en una computadora, se nos nubla el pensamiento,
con ideas relacionadas con un software utilizado para el
diseño gráfico, pues bien, este análisis, va
más allá en el sentido de que todo software que se
pueda diseñar para tal fin, por sofisticado que parezca,
utiliza como punto de partida el diseño básico que
le denominaría la piedra angular de cualquier
diseño, como ser: el punto, la línea y el
polígono.

Mediante los cuales todo lo que pueda caber en nuestra

imaginación será desarrollado, teniendo muy claro
que la matemática siempre estará presente en
cualquier tipo de diseño, porque las medidas en cualquiera
que este sea, son necesarias y el tratar de separar la
matemática con el diseño, es como tratar de separar
las variables de espacio – tiempo de la física,
porque no puede existir la una sin la otra, aparte de que es un
proceso que requiere de una guía para poder llevar el
diseño a su máximo nivel.

En la ofimática, podemos encontrar dos tipos

principales de diseño:
Diseño gráfico, que lo podemos observar en
la constante propaganda a través de los diferentes medios
de comunicación, y el diseño de ingeniería,
que involucra todos los diversos tipos de diseño que van
desde planos de viviendas, hasta planos de circuitos, por
ejemplo: los televisores actuales, utilizan la tecnología
del LED (Light Emitting Diode o Diodo Emisor de Luz) para poder
dividir la pantalla en secciones y los monitores de computadoras
lo hacen mediante puntos por pantalla, mejor conocidos como
pixeles, en donde mayor número de resolución
aceptado por un monitor, menor tamaño del pixel y por lo
tanto una nitidez comprobada en las imágenes. luego
existen los medios para poder capturar las imágenes como
lo son los scanners, cámaras y una diversidad de
dispositivos que nos hacen muy agradable la experiencia de poder
traducir a bits una imagen, que puede ser almacenada en un
determinado formato gráfico, que a su vez, representa
detalles que son almacenados para optimizar el espacio de
almacenamiento y la nitidez de la imagen. En los ordenadores,
podemos encontrar dos tipos de animación: animación
en directo, y una animación que se repite en un bucle,
como los experimentos en la informática, en donde se
dibujan una serie de imágenes en diferentes hojas y se
pasan rápidamente de una a la otra, y debido a que nuestra
vista, es limitada en cuanto a la capacidad de procesar
imágenes por segundo, podemos observar una imagen en
movimiento o mejor conocida como animación y un caso muy
similar se presenta en los celuloides, donde están
almacenadas las imágenes de una determinada
película.