Registro de interesados y una matriz de interés/influencia

Nuevo Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y de Consejo

Piter Harry Mosquera Cardona

Lucas Adolfo Giraldo Ríos

Gestión de proyectos II

2023
Solución al caso práctico

Enunciado

Enunciado de la guía de aprendizaje de la Corporación Universitaria de Asturias sobre el

nuevo reglamento de protección de datos de la UE (Asturias, 2023)

En España, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de

carácter personal fue desarrollada para adaptar la Directiva 95/46/CE. Dicha ley tenía por

objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales y los

derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad

personal y familiar.

La ley seria de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que

los hagan susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos

por los sectores público y privado. Se regiría por la ley todo tratamiento de datos de

carácter personal cundo el tratamiento sea efectuado en territorio español en el marco de las

actividades de un establecimiento del responsable del tratamiento.

Después de varias modificaciones de la ley orgánica, la Unión Europea (UE) desarrolla el

nuevo Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y de Consejo, conocido como

Reglamento General de Protección de Datos, el cuál entró en vigor hace ya 18 meses desde

hoy, pero comenzará a aplicarse exactamente a partir de 4 meses desde la fecha de hoy,

resultando obligatorio para las organizaciones implementar las nuevas medidas. Este

Reglamento deroga la Directiva 95/46/CE.

El Reglamento pretende armonizar en todos los países de la Unión Europea la protección de

las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre

circulación de datos. Además, trata de dar respuesta a la realidad de los datos personales

dentro de la sociedad de la información actual.

Los nuevos requerimientos del Reglamento plantean importantes retos para todas las

entidades debido al elevado volumen de datos personales que gestionan, convirtiendo la

protección de datos personales en un aspecto crítico que todas las organizaciones deben

tener presente. El Reglamento es una norma directamente aplicable al ordenamiento

jurídico español, no requiriendo de normas internas específicas ni de desarrollo ni para su

aplicación.

El Reglamento contiene conceptos, principios y mecanismos similares a los establecidos

por la Directiva 95/46. Por ello, las organizaciones que en la actualidad cumplen con la

LOPD tienen buena base de partida para evolucionar hacia una correcta aplicación del

nuevo reglamento.

De forma general, las nuevas consideraciones que habrán de tenerse en cuenta son los

siguientes:

Dos elementos de carácter general constituyen la mayor innovación del Reglamento para

los responsables y se proyectan sobre todas las obligaciones de las organizaciones:

 Se requiere que las organizaciones analicen qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen

y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo.

 Consentimiento reforzado: el consentimiento debe ser “inequívoco”, siendo aquél que se

ha prestado mediante una manifestación del interesado o mediante una clara acción

afirmativa. NO se admiten de ningún modo las formas de consentimiento tácito o por

omisión, ya que se basan en la inacción. Se contemplan situaciones en las que el

consentimiento, además de inequívoco, ha de ser explícito:

- Tratamiento de datos sensibles.

- Adopción de decisiones automatizadas.

- Transferencias internacionales.

El consentimiento puede ser inequívoco y otorgarse de forma implícita cuando se deduzca

de una acción del interesado, por ejemplo: cuando el interesado continúa navegando por

una web y acepta así el que se utilicen cookies para monitorizar su navegación.

La información a los interesados, tanto respecto a las condiciones de los tratamientos que

les afecten como en las respuestas a los ejercicios de derechos, deberá proporcionarse de

forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.

La información a los interesados deberá facilitarse por escrito, incluidos los medios

electrónicos cuando sea apropiado.

 Nuevos derechos como “Derecho al Olvido”: consecuencia de la aplicación del derecho

de borrado de los datos personales.

 Nuevos derechos como la “portabilidad”: implica que los datos personales del interesado

se transmiten directamente de un responsable a otro, sin necesidad de que sean transmitidos

previamente al propio interesado, siempre que ello sea técnicamente posible. El derecho de

portabilidad es una forma avanzada del derecho de acceso por el cual la copia que se

proporciona al interesado debe ofrecerse en un formato estructurado, de uso común y

lectura mecánica.

 Derecho de acceso: se reconoce el derecho a obtener una copia de los datos personales

objeto del tratamiento. Los responsables podrán atender a este derecho facilitando el acceso

remoto a un sistema seguro que ofrezca al interesado un acceso directo a sus datos

personales.

 Los datos serán recogidos con fines determinados: si se recogen datos con una finalidad

determinada no se pueden utilizar los datos con una finalidad diferente.

 Obligación de implantar sistemas de cifrado y doble factor de autenticación, incluso sobre

los datos considerados de nivel básico.

 Determinar, como figura clave, el “Data Protection Officer” (DPO) o “delegado de

Protección de Datos” (DPD), que será obligatorio en:

- Autoridades y organismos públicos.

- Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales las operaciones

de tratamiento que requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran

escala.

- Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales el tratamiento a

gran escala de datos sensibles.

 Notificaciones de “violaciones de seguridad de los datos”. Las violaciones de seguridad

son comúnmente conocidas como “quiebras de seguridad” que incluye todo incidente que

ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales

transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no

autorizados a dichos datos. Por ejemplo: la pérdida de un ordenador portátil, el acceso no

autorizado a las bases de datos de una organización (incluso por su propio personal) o el

borrado accidental de algunos registros, constituyen violaciones de seguridad a tenor del

RGPD y deben ser tratadas adecuadamente. Algunas obligaciones por parte de las

organizaciones son las siguientes:

- Cuando se produzca una violación de la seguridad de los datos, el responsable debe

notificar a la autoridad de protección de datos competente, a menos que sea improbable que

la violación suponga un riesgo para los derechos y libertades de los afectados.

- La notificación de quiebra a las autoridades debe producirse sin dilación indebida y, ser

posible, dentro de las 72 horas siguientes a que el responsable tenga constancia de ella.

- La notificación ha de incluir un contenido mínimo:

 La naturaleza de la violación.

 Categorías de datos y de interesados afectados.

 Medidas adoptadas por el responsable para solventar la quiebra.

 Si procede, las medidas aplicadas para paliar los posibles efectos negativos sobre los

interesados. - Los responsables deben documentar todas las violaciones de seguridad.

- El RGPD añade a los contenidos de la notificación las recomendaciones sobre las medidas

que pueden tomar los interesados para hacer frente a las consecuencias de la quiebra.

¿Qué se solicita en base a la información anterior?

La organización para la que usted trabaja es una gran empresa de ingeniería que está

compuesta por diversos departamentos como:

 Recursos humanos.

 Financiero.

 Ingeniería eólica.

 Ingeniería hidráulica.

 Ingeniería geotérmica.

 Obra civil

 Legal y tramitaciones.

 Sistemas.

 Oficina de dirección de proyectos (PMO).

Como miembro del Departamento de Sistemas de la organización, eres designado director

del Proyecto para adaptar o modificar los sistemas y herramientas existentes o crear los

sistemas o herramientas necesarios para implementar todas las medidas anteriormente

mencionadas, incluidas en el RGPD, las cuales deben quedar implementadas antes de la

fecha marcada por el Reglamento (+4 meses a partir de hoy), bajo posibilidad de incurrir en
sanciones elevadas por su incumplimiento. Los sistemas o herramientas pueden afectar a

cualquier departamento dentro de la organización.

El proyecto es considerado crítico por parte de la organización, cuya estructura es matricial

fuerte, por lo que se le proporciona un nivel de autoridad, capacidad de decisión y

disponibilidad sobre recursos muy elevada. Podrá solicitar recursos humanos tanto del

departamento de sistemas como de otros departamentos de la organización. Al mismo

tiempo, se le ofrece la posibilidad de contratar a un experto externo si lo considera

necesario por no existir o no estar disponible algún perfil determinado dentro de la

organización. Se le asigna un presupuesto de 200.000€ como máximo. Teniendo en cuenta

la importancia del proyecto, el patrocinador del proyecto será el director de la oficina de

proyectos (PMO).

Habrá que tener en consideración los siguientes supuestos para desarrollar adecuadamente

los análisis posteriores:

 Su organización cumple en su totalidad la normativa previa existente en relación a la

protección de datos (LOPD 15/1999).

 A la fecha de hoy, su organización aún no ha comenzado a adaptar sus sistemas y

herramientas a las consideraciones del nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD),

por lo que Usted debe comenzar desde cero.

 Su organización cuenta con procesos, procedimientos y políticas que deben ser respetadas

y como, por ejemplo, las siguientes:

- Política de control y gestión de riesgos.

- Política de Compliance.

- Política de Ciberseguridad.

 Cualquier otro dato o información no incluida en este documento será supuesto para el

director del Proyecto.

Con la información de la que se dispone, se requiere el desarrollo de la REGISTRO DE

INTERESADOS Y UNA MATRIZ DE INTERÉS/INFLUENCIA para este proyecto,

utilizando el formato que se adjunta.

Solución

Es importante antes de realizar el registro de interesados y la matriz de interés/ influencia

definirlos, de acuerdo con el material de apoyo de la universidad de Asturias (Asturias C.

u., 2023) el registro de interesados es un documento que contiene la información de los

interesados que se identificaron en el proyecto, en dicho registro va toda la información

como nombre, cargo, datos de contacto y rol en el proyecto, también va la información de

la evaluación como los requisitos, expectativas, potencial para influir en los resultados del

proyecto y fase en la que el interesado puede influir mayormente o impactar de manera

positiva en el proyecto; también existe una clasificación de los interesados que pueden ser

internos y externos y según el impacto, la influencia, el poder, el interés u otros conceptos

relacionados con los aportes que puedan gestionar en el proyecto.

A continuación, se realizó el ejercicio de acuerdo con lo solicitado en el enunciado del caso

práctico.
 REGISTRO DE INTERESADOS Y MATRIZ DE INTERÉS/INFLUENCIA
REQUISITOS Y ROLES Y INFLUENCI INTERÉS
# DENOMINACIÓN DEPARTAMENTO CLASIFICACIÓN
EXPECTATIVAS RESPONSABILIDADES A (1-6) (1-6)
Liderazgo en
asignación de
Patrocinador del proyecto
funciones y control
de cambios
Organización del
grupo de trabajo, Colaborar y
1 Área de dirección Dirección Director del proyecto 6 6
evaluación y toma de comunicar
decisiones
Ejecución de la
gestión de cambios Supervisor del proyecto
del proyecto
Proyección de la
participación de la Participación y aporte en Colaborar y
2 Project mánager PMO 5 5
PMO en la gestión la gestión de cambios comunicar
del proyecto
Definición de estándares
de calidad
Cumplir con todos
los protocolos de Supervisión en el avance Colaborar y
3 Gerente de calidad Calidad del proyecto 6 5
calidad establecidos comunicar
en el proyecto Realización de auditorías
para control y
seguimiento
 Realización de compras y
Adquisición de suministros de equipos,
equipos y sistemas insumos y sistemas de
Gerente de TICS Colaborar y
4 Financiero 5 5
compras comunicar
Capacitación continua y
Implementación de
control de los nuevos
cambios
sistemas
Captación y
Liderar el proceso de
contratación de
contratación
personal
Inducción y
Gerente de Coordinar el proceso de Colaborar y
5 Talento humano capacitación al 6 6
recursos humanos capacitación e inducción comunicar
personal
Análisis de resultados,
Implementación de
gestión de cambios y
cambios
toma de decisiones
Velar por el éxito en Ejecutar el proyecto,
Jefes de cada área Colaborar y
6 Ingeniería la ejecución del evaluar resultados, 6 6
de ingeniería comunicar
proyecto gestionar cambios
Supervisar la
Evaluar el proceso de las Colaborar y
7 Jefe control interno Auditoría ejecución del 6 6
actividades del proyecto comunicar
proyecto
Aplicación Práctica del Conocimiento

Como se puede evidenciar en el registro de interesados se organiza la información del proyecto, con el fin de conocer la

evolución del proyecto y las responsabilidades de cada interesado en el proyecto, gracias a esta matriz se puede actuar a

tiempo sobre los datos establecidos tomar decisiones, también es importante hacer seguimiento a la ejecución del proceso

para establecer estrategias para mitigar riesgos y eliminarlos en el transcurso de la ejecución del proyecto.

Considero muy importante involucrar todas las partes interesadas en un proyecto ya que permite identificar y analizar las

necesidades para brindar soluciones, se establecen objetivos, límites y estrategias para satisfacer gustos y necesidades y

culminar un proyecto exitoso, visualizando riesgos futuros y la creación de estrategias para mitigar y eliminar riesgos en la

ejecución del proyecto.

Referencias

Asturias, C. u. (21 de 02 de 2023). Gestión de los interesados. Obtenido de

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_ii/clase7_pdf1.pdf
Asturias, C. u. (21 de 02 de 2023). Registro de interesados. Obtenido de
https://www.centro-virtual.com/recursos/casos_practicos/CUA-E-GPII_u3.pdf