Petroland Sas: Auditorias Internas PLPHSEQ-029

VERSIÓN No.
02
AUDITORIAS INTERNAS VIGENTE DESDE 12-Ene-14

APROBÓ: GERENTE GENERAL
CÓDIGO PLPHSEQ-029 Página 1 de 7
PETROLAND SAS
AUDITORIAS INTERNAS
PLPHSEQ-029
MODIFICACIONES
CONTENIDO DE LA
FECHA VERSIÓN
MODIFICACIÓN
12-01-2014 01 Se emite por primera vez.
Se incluye la selección de
15-01-2015 02 auditores y presentación del plan
de auditoria
VERSIÓN No. 02

1 OBJETIVO
Establecer una guía para desarrollar auditorías internas al programa de HSEQ (SG-SST)
de la empresa PETROLAND SAS.
2 ALCANCE
Este procedimiento será aplicado en todos los proyectos que desarrolle la empresa
durante su operación normal en todo el territorio nacional. Adicionalmente será aplicado
en forma global en la oficina principal involucrando todos los proyectos que se estén
ejecutando en el momento de la auditoria interna.
3 RESPONSABILIDADES
El Coordinador de HSEQ tiene bajo su responsabilidad la programación de las auditorías

internas al sistema de gestión en HSEQ
4 DEFINICIONES
4.1 AUDITORÍA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de
auditoria se cumplen.
4.2 CRITERIOS DE AUDITORÍA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia.

VERSIÓN No. 02

4.3 EVIDENCIAS DE LA AUDITORÍA
Registros, declaraciones de hecho u otra información que son relevantes para los criterios
de auditoría y verificables. En el caso de los programas de prevención de riesgos
constituyen todos los registros, actas, gráficas que sean verificables y que constituyan
prueba de la implementación de alguna actividad del programa.
4.4 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de

auditoría. Los resultados de la auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad
con los criterios de auditoría u oportunidades para la mejora.
4.5 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Consecuencia de una auditoría, proporcionada por el equipo auditor después de la

consideración de los objetivos de la auditoría y de todos los hallazgos de la auditoría
4.6 CLIENTE DE LA AUDITORÍA
Organización o persona que solicita una auditoría. El cliente puede ser el auditado o
cualquier otra organización que tenga derechos
Contractuales o reglamentarios de poder solicitar una auditoría. Por ejemplo la empresa

propia que solicita una auditoria, o puede ser la ARL, o puede ser una empresa
contratante que desea evaluar los resultados de su contratista.
4.7 AUDITADO
Organización objeto de una auditoría
4.8 AUDITOR
Persona con la competencia para realizar una auditoría

VERSIÓN No. 02

4.9 PROGRAMA DE AUDITORÍA
Conjunto de una o mas auditoría planificadas para un periodo de tiempo específico y

dirigidas hacia un propósito específico.
4.10 PLAN DE AUDITORIA
Descripción de las actividades in situ y los preparativos de una auditoria, registro

PLFHSEQ-170
4.11 ALCANCE DE LA AUDITORIA
Extensión y límites de una auditoria, el alcance incluye típicamente una descripción de los
emplazamientos físicos, unidades organizativas, actividades y procesos, así como el
periodo de tiempo cubierto.
4.12 COMPETENCIA
Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades
5 CONSIDERACIONES GENERALES
La auditoria debe verificar que el programa ha sido establecido y documentado para el

proyecto de acuerdo a los requerimientos.
La planificación de las auditorias será realizada por el encargado que designe el

encargado de HSE.
6 PROCEDIMIENTO
6.1 PROGRAMA DE AUDITORIAS
Las auditorías al sistema integrado de gestión HSEQ serán desarrolladas con una
periodicidad anual y para su ejecución se contratará recurso externo que cumpla con el
perfil definido, Se determinaran en el registro PROGRAMA DE AUDITORIAS PLFHSEQ-
168.
VERSIÓN No. 02

6.2 SELECCIÓN Y EVALUACION DEL AUDITOR
La selección del auditor interno se hace con base en los criterios estipulados en el
formato PLFHSEQ-169 antes de realizar la auditoria interna el mayor puntaje entre los
preseleccionados es el que se selecciona para que ejecute la auditoria interna.
En el mismo formato se evalúa el desempeño del auditor con base en los criterios para
medir su metodología de forma general.
6.3 PERFIL DEL AUDITOR
EDUCACIÓN: Profesional en áreas de ingeniería, administración o afines.
FORMACIÓN: Formación como auditor interno en ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y

OHSAS 18001:2007, Conocimiento sobre la guía de salud ocupacional y medio ambiente
para contratistas del sector de hidrocarburos.
HABILIDADES: Liderazgo demostrado, buen criterio y juicio profesional, puntual y claro

en sus conceptos, relaciones humanas excelentes, agilidad mental y excelencia en la
comunicación, estabilidad emocional, alerta a evidencias
EXPERIENCIA: Experiencia de dos años en auditorías internas en sistemas de

seguridad, salud, ambiente calidad.
6.4 ACTIVIDADES DE AUDITORIA
1.1.1 Iniciación de la auditoria
El auditor se pone en contacto con los auditados, informa quienes conforman el equipo de
auditoria, cual es el plazo propuesto para la realización del ciclo de auditoria, solicita
acceso a los documentos y registros y hace los arreglos necesarios para la misma.
Antes de la auditoria, el auditor revisará el Sistema de Gestión, los documentos y
cualquier reporte de auditoria reciente.
1.1.2 Reunión de apertura
Se inicia la auditoria con la reunión de apertura con asistencia de las personas

responsables de los elementos a auditar donde se aclaran los aspectos del PLAN DE
AUDITORIA INTERNA EN HSEQ PLFHSEQ-170 y la metodología a usar para la
VERSIÓN No. 02

ejecución de esta. La reunión queda consignada en el PLFHSEQ-172 Acta Reuniones,

el plan de auditoria puede ser enviado en el formato de quienes realicen la auditoria y si
ellos no cuentan con uno, se usa el de PETROLAND
1.1.3 Desarrollo de la auditoria
Se procede a la realización de la auditoria en la fecha y hora acordada durante la cual se

toma nota puntual de las evidencias objetivas encontradas y de los hallazgos.
Durante la auditoria es importante recordar:
Ø Explicar la metodología a usar para la recolección de la información, la que

incluye: entrevista, observación de actividades y revisión de documentos.
Ø Recordar al auditado que este es un proceso de mejora continua
Ø Recolectar información mediante muestreo
Ø Verificar la información
Ø Obtener la evidencia de la auditoria
Ø Evaluar la evidencia contra los criterios de auditoria
Ø Determinar los hallazgos de la auditoria.
1.1.4 Conclusiones de auditoria
Terminada la entrevista de auditoria, se reúne la información recolectada por el auditor y

se revisan los hallazgos contra los objetivos de la auditoria.
Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad e identificar oportunidades

de mejora. Las no conformidades se registran en el PLFHSEQ-130 REPORTE DE NO
CONFORMIDAD y su tratamiento, seguimiento y cierre en el formato PLFHSEQ-035
PLAN DE ACCIONES Y SEGUIMIENTO SISTEMA DE GESTION EN HSEQ.
1.1.5 Reunión de Cierre
La reunión de cierre es presidida por el auditor con asistencia del Gerente General y los
auditados o responsables de las funciones auditadas para presentar los hallazgos de la
auditoria y las conclusiones en las que se resaltan las fortalezas del proceso de auditoria
y las oportunidades de mejora. De esta reunión de cierre se deja como registro un acta en
el PLFHSEQ-172 Acta Reuniones.
VERSIÓN No. 02

En esta misma reunión se acuerda la fecha de entrega del “INFORME DE AUDITORIA”.

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12-01-2014 01 Se emite por primera vez.

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El Coordinador de HSEQ tiene bajo su responsabilidad la programación de las auditorías

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

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Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia.

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4.4 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de

4.5 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

Consecuencia de una auditoría, proporcionada por el equipo auditor después de la

4.6 CLIENTE DE LA AUDITORÍA

Contractuales o reglamentarios de poder solicitar una auditoría. Por ejemplo la empresa

Organización objeto de una auditoría

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4.9 PROGRAMA DE AUDITORÍA

Conjunto de una o mas auditoría planificadas para un periodo de tiempo específico y

4.10 PLAN DE AUDITORIA

Descripción de las actividades in situ y los preparativos de una auditoria, registro

4.11 ALCANCE DE LA AUDITORIA

Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

La auditoria debe verificar que el programa ha sido establecido y documentado para el

La planificación de las auditorias será realizada por el encargado que designe el

6.1 PROGRAMA DE AUDITORIAS

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6.2 SELECCIÓN Y EVALUACION DEL AUDITOR

6.3 PERFIL DEL AUDITOR

EDUCACIÓN: Profesional en áreas de ingeniería, administración o afines.

FORMACIÓN: Formación como auditor interno en ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y

HABILIDADES: Liderazgo demostrado, buen criterio y juicio profesional, puntual y claro

EXPERIENCIA: Experiencia de dos años en auditorías internas en sistemas de

6.4 ACTIVIDADES DE AUDITORIA

1.1.1 Iniciación de la auditoria

1.1.2 Reunión de apertura

Se inicia la auditoria con la reunión de apertura con asistencia de las personas

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ejecución de esta. La reunión queda consignada en el PLFHSEQ-172 Acta Reuniones,

1.1.3 Desarrollo de la auditoria

Se procede a la realización de la auditoria en la fecha y hora acordada durante la cual se

Durante la auditoria es importante recordar:

Ø Explicar la metodología a usar para la recolección de la información, la que

1.1.4 Conclusiones de auditoria

Terminada la entrevista de auditoria, se reúne la información recolectada por el auditor y

Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad e identificar oportunidades

1.1.5 Reunión de Cierre

AUDITORIAS INTERNAS VIGENTE DESDE 12-Ene-14

En esta misma reunión se acuerda la fecha de entrega del “INFORME DE AUDITORIA”.

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