Presupuesto Como Control Financiero

EL PRESUPUESTO COMO CONTROL
FINANCIERO DE LAS EMPRESAS

DEFINICIONES BASICAS DE PRESUPUESTO FINANCIERO...
PRESUPUESTOS
INTRODUCCIÓN
El objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen

coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde la
perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, términos y temas que
permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual
como guía.
La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirán al lector ir de lo
general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los presupuestos.
0. RESUMEN
El presente trabajo debe ser agregado a la categoría ADMINISTRACIÓN,

CONTABILIDAD Y FINANZAS.
Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la Formulación de presupuestos
empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto, Importancia del
presupuesto, Objetivos de la elaboración del Presupuesto, Finalidades del Presupuesto,
Principios de la Presupuestación, Motivos del fracaso de la Presupuestación, el
calendario Presupuestal y algunos términos y definiciones sobre Presupuestos.
1. QUÉ ES UN PRESUPUESTO
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y

términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.
2. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
2.1 La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la

organización.
2.2 El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está

haciendo, comparando los resultados con sus datos
presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
2.3 Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos
dentro de la organización.
3. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

3.1 Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas
(compañías de negocios), no-utilitaristas
agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas
empresas
3.2 Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización.
3.3 Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa

en unos límites razonables.
3.4 Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y

direccionarlas hacia lo que verdaderamente
se busca.
3.5 Facilitan que los miembros de la organización
3.6 Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de

acción.
3.7 Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas
de personal en un determinado periodo de
tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los
planes y programas.
3.8 Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las

necesidades totales de las compañías, y a dedicarse
a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria
3.9 Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a

determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un
nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través
de niveles sucesivos para su ulterior
análisis.
3.10 Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al

momento en que los gerentes observan su
comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
4. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS
4.1 Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe
desarrollar en un periodo determinado.
4.2 Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar

responsabilidades en las diferentes dependencias de la
empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.
4.3 Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la
empresa en forma integral.
5. FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
5.1 Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
5.2 Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
5.3 Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
5.4 Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
6. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de
aplicabilidad de la empresa,
4)Según el sector en el cual se utilicen.
6.1 SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar
ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno
de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se
utilizaban anteriormente en el sector público.
6.1.2 Flexibles o variables

Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las
circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la
presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
6.2 SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO
6.2.1 A corto plazo

Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de
operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías
inflacionarias.
6.2.2 A largo plazo

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente,
adoptan los estados y grandes empresas.
6.3 SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA
6.3.1 De operación o económicos

Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el
periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de
Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
a) Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas

geográficas y productos.
b) Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La

información necesaria para preparar este presupuesto
incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y
disponibilidad de los materiales.
c) Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias

primas y/o mercancías que se harán durante
determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
d) Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el

presupuesto de producción. Al comparar el
costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son
adecuados.
e) Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser

preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de
capital de trabajo.
f) Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la

empresa. Conjunta y coordina todas las
actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el “presupuesto de
presupuestos”.
6.3.2 Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance.
Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
a) Presupuesto de Tesorería
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y
valores de fáciles de realizar. Se puede
llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever
los recursos monetarios que la
organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos
mensual o trimestralmente.
b) Presupuesto de erogaciones capitalizables

Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar
las diferentes alternativas de
inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
6.4 SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN
6.4.1 Presupuestos del Sector Público

son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y
objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos
se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e
inversiones.
6.4.2 Presupuestos del Sector Privado

Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos
empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
7. PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION
7.1 PRINCIPIOS DE PREVISIÓN

Son tres:
1) Predictibilidad, 2) Determinación cuantitativa y, 3) Objetivo.
7.2 PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN

Se destacan:
1) Previsión. 2) Costeabilidad, 3) Flexibilidad, 4) Unidad, 5) Confianza, 6)
Participación,
7) Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.
7.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Son:
1) Orden y 2) Comunicación.
7.4 PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

Se destacan:
1) Autoridad y 2) Coordinación.
7.5 PRINCIPIOS DE CONTROL

Son:
1) Reconocimiento, 2) Excepción, 3) Normas y, 3) Conciencia de Costos.
8. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus

actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo
que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las
metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse
a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de
operaciones.
La presupuestación puede fracasar por diversas razones:
8.1 Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes
y las causas de los resultados.
8.2 Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área

de la organización y sus responsables no
comprenden su papel en el logro de las metas.
8.3 Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la
organización.
8.4 Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan

resquemores que perturban e impiden el aporte de los
colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.
8.5 Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
8.6 Cuando se tiene la “ilusión del control” es decir, que los directivos se confían de las
formulaciones hechas en el presupuesto
y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
8.7 Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
8.8 Cuando no se siguen las políticas de la organización.
9. CALENDARIO PRESUPUESTAL
Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control

(evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario,
semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
10. ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las

atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin
temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan
orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase
sobre la marcha
11. DEFINICIÓN DE TERMINOS
OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la

empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y
rentabilidad.
POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el

futuro.
PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.
ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación.
PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los
recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.
ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros,

estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las
empresas.
EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.
CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la

asignación de responsabilidades y, la medición de las
previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.
PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.
12. BIBLIOGRAFÍA
BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeación y

Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. Segunda Edición.
NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS. Financial analysis to guide capital

expenditure decisions. Research Report 43. New York. 1967.
SARMIENTO, Euclídes Alfredo. Los presupuestos teoría y aplicaciones. Universidad

Distrital. Bogotá. 1989.

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EL PRESUPUESTO COMO CONTROL

FINANCIERO DE LAS EMPRESAS

El objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen

El presente trabajo debe ser agregado a la categoría ADMINISTRACIÓN,

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y

2. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

2.1 La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la

2.2 El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está

3. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

3.3 Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa

3.4 Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y

3.5 Facilitan que los miembros de la organización

3.6 Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de

3.8 Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las

3.9 Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a

3.10 Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al

4. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

4.2 Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar

5. FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

5.1 Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

5.2 Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

5.3 Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

5.4 Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

6. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

6.1 SEGÚN LA FLEXIBILIDAD

6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados

6.1.2 Flexibles o variables

6.2 SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO

6.2.1 A corto plazo

6.2.2 A largo plazo

6.3 SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA

6.3.1 De operación o económicos

a) Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas

b) Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La

c) Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias

d) Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el

e) Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser

f) Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la

b) Presupuesto de erogaciones capitalizables

6.4 SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN

6.4.1 Presupuestos del Sector Público

6.4.2 Presupuestos del Sector Privado

7.1 PRINCIPIOS DE PREVISIÓN

7.2 PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN

7.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

7.4 PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

7.5 PRINCIPIOS DE CONTROL

8. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus

La presupuestación puede fracasar por diversas razones:

8.2 Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área

8.4 Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan

8.5 Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

8.7 Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.

8.8 Cuando no se siguen las políticas de la organización.

Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control

10. ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las