Presentación General: Subsecretaría Lectura, Bibliotecas Y Patrimonio

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SUBSECRETARÍA

LECTURA,
SUBSECRETARÍABIBLIOTECAS Y

PRESENTACIÓN LECTURA,
PATRIMONIO

GENERAL BIBLIOTECAS Y
PATRIMONIO

SISTEMA DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN


Enero de 2014
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PRESENTACIÓN SECRETARÍA
DE CULTURA CIUDADANA
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ESTRUCTURA ALCALDÍA

Alcalde
6 Secretaría Vicealcaldías
20 Secretarías y 2 departamentos
45 Subsecretarías y 7 subdirecciones
8 Gerencias
40 Institutos Descentralizados
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ESTRUCTURA SECRETARÍA
DE CULTURA CIUDADANA
SECRETARÍA
DE CULTURA
CIUDADANA

DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA

SUBSECRETARÍA SUBSECRETARÍA
SUBSECRETARÍA LECTURA,
CIUDADANIA ARTE Y CULTURA
CULTURAL BIBLIOTECAS Y
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OBJETIVOS
SUBSECRETARÍA DE LECTURA, BIBLIOTECAS Y PATRIMONIO

1. Liderar y coordinar las políticas de bibliotecas, lectura, escritura


y circulación del libro.

2. Liderar y coordinar el Sistema de Bibliotecas Públicas de la ciudad.

3. Garantizar el libre acceso a la información, al conocimiento, al


pensamiento y a la cultura.

4. Fomentar la lectura, la escritura y la circulación del libro.

5. Preservar el patrimonio cultural tangible e intangible mediante la


investigación, la restauración, la apropiación y la difusión.
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OBJETIVOS
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6. Impulsar acciones de Fomento a la lectura para garantizar el cumplimiento
a la política de lectura.
 
7. Coordinar y desarrollar la política archivística con los archivos de las entidades
del territorio de Medellín que hacen transferencias de los documentos de valor
patrimonial al Archivo Histórico y General de Medellín.

8. Promover y fortalecer la investigación cultural.

9. Implementar estrategias de divulgación y conservación del patrimonio


cultural tangible e intangible.

10. Realizar las investigaciones en memoria cultural y su socialización.


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PRESENTACIÓN PROYECTO SBPM


“Contrato” / Modalidad de vinculación / Alcance
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PROYECTO SBPM

* Los recursos que garantizan el cumplimiento de los compromisos


del Sistema de Biblioteca Públicas de Medellín se realizan a través de
un Proyecto de Inversión, que se materializa a través de un Contrato
Interadministrativo, este se establece entre la Secretaría de Cultura
Ciudadana y la Biblioteca Pública Piloto.

* Plan de Desarrollo: Medellín un hogar para la vida 2012-2015.


Línea 1: Ciudad que respeta, valora y protege la vida.
Componente: Arte y cultura ciudadana para la vida y la convivencia.
Programa: Medellín Lectura Viva.
Proyectos: Plan de Lectura y Sistema de Biblioteca Públicas de Medellín.
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PROYECTO SBPM

Responsables de la ejecución del Contrato:


Junta Directiva Biblioteca Pública Piloto
Dirección Biblioteca Pública Piloto
Interventoría técnica y financiera del Contrato
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PROYECTO SBPM

La Biblioteca Pública Piloto ejecuta dicho contrato a través de otros


contratos. La vinculación del equipo de trabajo se realiza a través de contratos
de prestación de servicios, de acuerdo con los perfiles definidos para el
Sistema de Bibliotecas.

La selección se realiza mediante la convocatoria, evaluación de hojas de vida,


en algunos casos prueba psicotécnica, y entrevista.

El acompañamiento a este tipo de contratos se realiza desde la Biblioteca


Pública Piloto por medio de supervisiones o interventorías según sea el caso.

Desde la Secretaría de Cultura a través de los comités y seguimientos a los


procesos de calidad.
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PRESENTACIÓN PROYECTO SBPM


Estructura organizativa / Áreas
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COMPONENTES Apoyo a la gestión administrativa: responsable de garantizar los


procesos previos de la entrada en operación del servicio, aportan tanto a lo
administrativo como a la logística de la misma pertenecen a este componente
las áreas: jurídica, financiera, tecnologías, mantenimiento, bienes y activos,
gestión documental y estadísticas.

Apoyo a los procesos misionales: responsables de dar línea técnica,


orientar procesos, velar por el cumplimiento de los planes, imagen institucional,
pertenecen a este componente: los articuladores, comunicadores,
ilustradores, gestión de información.

Gestión de servicios: son el corazón del proyecto, son los responsables de


cada uno de los servicios directamente relacionados con nuestros usuarios, a
esta área pertenecen todos los servidores que se encuentra ubicados en
cada una de las Unidades de Información y quienes dan la cara por lo que
hacen las demás áreas ante la comunidad.
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COMPONENTES Coordinación (desde el contrato): responsable de la ejecución y


seguimiento de los compromisos contractuales y la ejecución presupuestal
de acuerdo al plan, hacer seguimiento a ejecución de las actividades de
contratistas, reportes e informes de avance, técnicos, financieros y de gestión,
entre otras. Responsable Johana Gaviria.

Coordinación (desde la SCC): responsable de la ejecución y seguimiento


del Proyecto SBPM, seguimiento a la contratación, coordinación técnica,
coordinación del equipo de servidores vinculados al proyecto, enlace entre las
áreas administrativas, responsables del Contrato, las Unidades de Información,
entre otras. Responsable Luz Estela Peña.

Jurídica: responsables de los análisis jurídicos, los procedimientos y procesos,


que permitan la adecuada contratación y adquisición de bienes, servicios, obras
y recursos, así como seguimiento, terminación y liquidación de los contratos
que se desprenden de las obligaciones del Contrato Principal.
Responsables Mónica Ocampo, Karina Rodríguez y Laura Pavón.
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COMPONENTES Financiera: responsable de la ejecución financiera, presupuestal y reporte


del recurso económico, de acuerdo a normas e instructivos. Hacer seguimiento
al control y planificación financiera, gestión de los de diferentes fondos de
acuerdo con la normativa. Responsable Claudia Rodríguez.

Tecnología: responsable del seguimiento para garantizar el acceso electrónico


al catálogo de las bibliotecas y a la información disponible en Internet y demás
medios de comunicación, identificar necesidades en cuanto a redes, equipos
y programas que facilitan la comunicación entre las bibliotecas y los usuarios
y hacer seguimiento soporte tecnológico. Responsable Sergio Carvajal.

Mantenimiento obras físicas y bienes: responsable del mantener en


óptimas condiciones físicas y constructivas los diferentes espacios de las
bibliotecas así como identificar las necesidades de dotación y mantenimiento de
los bienes muebles de las Unidades de Información. Responsable Dayner Ortega.
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COMPONENTES Bienes y Seguros: responsable del proceso de control de inventarios, y


aseguramiento de los bienes, con la aplicación de sus respectivos trámites de
garantías; control de existencias, destinación, modificaciones o traslados de
los mismos; y la administración de los bienes arrendados.
Responsable Claudia Duque, Didier Gómez y Adriana Londoño.

Gestión documental: responsable la organización, preservación y gestión


de la información generada en la ejecución del contrato, así como apoyar los
procesos de preservación de la información patrimonial.
Responsable Jeicy Martínez, Esther Susana Flórez Ruiz, Sor Catalina
Gutiérrez López, Diego Alonso Velásquez Restrepo, Martha García.

Estadísticas: responsable de consolidar y reportar la información generada


desde las diferentes Unidades de Información, como seguimiento a los planes
de trabajo y proceso de calidad. Responsable Diana Grisales.
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COMPONENTES Supervisiones y apoyo administrativo: Registro de cumplimiento a las


obligaciones, verificación de actividades y evidencias generadas, presentación
de informes, control de pago de honorarios. 
Diferentes responsables de acuerdo al proceso.

Articulación social y cultural: responsable de articular y hacer seguimiento


a las políticas y actividades de planeación, fomento difusión y promoción social
y cultural desarrolladas en cada una de las unidades de información adscritas al
Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín. Responsable Carolina Lopera.

Articulación de Fomento de Lectura: responsable articular y hacer


seguimiento a las diferentes estrategias de fomento de lectura y escritura,
propendiendo por la aplicación de las políticas y el Plan de lectura, desarrolladas
en cada una de las unidades de información adscritas al Sistema de Bibliotecas
Públicas de Medellín. Responsable Ana María Tobón.
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COMPONENTES Articulación de Cultura Digital: responsable del articular y hacer


seguimiento a las estrategias y políticas, planeación, fomento, formación,
investigación, divulgación y mediación de las tecnologías de la Información y
la comunicación (TIC) y los procesos de apropiación social de la tecnología,
del Sistema del Bibliotecas Públicas de Medellín. Responsable César Mazo.

Gestión de Información: responsable de coordinar el proceso de selección


de acuerdo con las necesidades de cada Unidad de Información, así como
analizar, ingresar a la base de datos y preparar físicamente los materiales que
conforman las colecciones, hasta realizar y controlar su entrega.
Responsables Harrison Jaramillo, Fanny Tamayo, Juan Fernando Sossa,
Tatiana Correa y Alejandra Cano.

Gestión Base de Datos Bibliográfica: responsable del mantenimiento de


la colección bibliográfica. Responsables Comité de Gestión de Información,
coordinado por Gonzalo Cárdenas.
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COMPONENTES Comunicación: responsable de orientar y acompañar la estrategia de


comunicación entre las bibliotecas y sus públicos, para dar a conocer las
actividades, los programas y servicios que se desarrollan en las bibliotecas;
fomentar el uso adecuado de servicios, bienes, así como diseñar las piezas
gráficas y virtuales, acompañar las estrategias de mercadeo, que permitan
el apoyo y faciliten el cumplimiento de la estructuración y actualización de la
identidad gráfica entre otros.
Responsable Nataly Erazo, Carlos Sánchez y Alejandra Gómez.

Soporte técnico Janium: responsable de la operatividad de la base datos


y el acceso permanente para garantizar el servicio bibliotecario.
Responsable Angelo Correa.
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PRESENTACIÓN PROYECTO SBPM


Comités / Flujos de información
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NOMBRE DEL COMITÉ ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

COMITES OPERATIVOS
DIRECCIONAMIENTO
10 - 24 7 - 21 7 - 21 4 - 25 9 -16 6 -30 11 - 25 8 - 22 5 - 19 3 - 17 7 - 21 5 - 19
Hora: 7 a 9 am
COMITÉ DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS, COMPLEMENTARIOS
- 12 12 9 14 11 9 13 10 8 12 10
Y DE PROYECCIÓN / UNIDADES DE SERVICIOS
Hora: 7 a 9 a.m.
DIRECTORES / GESTORES / COORDINADORES.
- 12 12 9 14 11 9 13 10 8 12 10
Hora: 9 a 11 a.m.
COMITES TEMATICOS MISIONALES
PROMOCIÓN DE LECTURA / GESTION DE LECTURA
27 24 31 28 26 - 1 -28 25 29 27 24 29
Hora: 7 a 9 am.
GESTIÓN CULTURAL / GESTION SOCIAL Y MEMORIA
- 3 3 7 5 3 7 4 1 6 4 1
Hora: 7 a 9 am.
CULTURA DIGITAL
13 10 10 14 12 9 14 11 8 14 10 9
Hora: 7 a 9 am
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO
20 17 17 21 19 16 21 19 15 20 18 15
Hora: 7 a 9 am

COMITES DE APOYO
MANTENIMIENTO E INVENTARIOS
- 5 5 2 7 4 2 6 3 1 5 3
Hora: 7 a 9 am
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
22 12 14 9 10 12
Hora: 7 a 9 am
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PRESENTACIÓN PLAN ESTRATÉGICO


SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE MEDELLÍN
2014-2018
UNA CONSTRUCCIÓN COLECTIVA
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METODOLOGÍA Duración: 7 meses con equipo facilitador, expertos en Planeación

Metodología utilizada:
• Modelo de Sistema Viable
• Mapa de la estrategia
• Modelo de Creación de Valor

Primera mirada: Escuchar. (Necesidades, esperanzas, aspiraciones)


Segunda mirada: Crear (ideas deseables, factibles y viables)
Tercera mirada: Consolidar (Integrar, revisar y definir)
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¿QUÉ LE PROMETEMOS A LA CIUDAD?

CONECTAMOS TERRITORIOS
para el Desarrollo de la Ciudadanía:

• Conectando cada Unidad de Información con la Ciudadanía.


• Conectando las Unidades de Información entre sí.
• Conectando con la comunidad y sus entornos.
• Conectando al SBPM con su entorno ampliado.
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MODELO DEL SUBSECRETARÍA
Función Política
LECTURA,
SISTEMA VIABLE • Alcaldía,
BIBLIOTECAS
• Vicealcaldía de Educación, Y
Cultura, Participación,
Recreación y Deporte
PATRIMONIO
• Secretaría de Cultura Ciudadana
• Subsecretaría de Lectura, Bibliotecas y Patrimonio

Visionario El hoy y el ahora


Comunicador Dirección del SBPM
FUTURO
deseable, viable y posible
Monitoreo y Coordinación
Aprendizaje

TERRITORIO Parques
Bibliotecas
MACRO
ENTORNO BPP y sus
filiales
TERRITORIO

Archivo
Centros de Histórico
documentación
TERRITORIO

Bibliotecas de
Proximidades
TERRITORIO

Casa de la Lectura
Infantil
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MODELO DE CREACIÓN DE VALOR

ENTRADAS

ACTIVIDADES
CLAVE

ALIADOS CLAVE
CÓMO NOS
RELACIONAMOS
CON LOS
RECURSOS CLAVE DISTINTOS
INTERESADOS
GRUPOS
INTERESADOS

CANALES

SALIDAS
SUBSECRETARÍA
MODELO DE CREACIÓNLECTURA,
DE VALOR
BIBLIOTECAS Y
PATRIMONIO
ACTIVIDADES Gestión de capitales estratégicos CÓMO NOS RELACIONAMOS GRUPOS INTERESADOS
CLAVE del talento humano, de los recursos y CON LOS DISTINTOS
ALIADOS CLAVE la infraestructura, de los recursos •La comunidad
INTERESADOS •Las unidades de información
A nivel internacional financieros y del capital relacional. •Relaciones cara a cara •Universidad + empresa + Estado
UNESCO / Sistema de Bibliotecas de •Comités de trabajo •Lo público
Barcelona / Sistema de Bibliotecas Gestión de aprendizajes •Comunicación interna constan- •Lo privado
Públicas de Chile / Beyond Access comunicación organizacional, sistematización te y apoyada en la cultura digital •Las ONGs
A nivel nacional de aprendizaje y buenas prácticas, monitoreo •Comunicación pública: con •Las otras redes o sistemas
Ministerio de Cultura / Ministerio de TIC y evaluación medios y voceros legitimados •Los gremios y la Alcaldía
Red Nacional de Bibliotecas Públicas Gestión estratégica y de por la comunidad •Cajas de compensación
Biblioteca Nacional / Bibliotecas Vivas sostenibilidad •Ejercicios de monitoreo y
Biblored comunicación pública, incidencia en el aprendizaje participativos
A nivel local conocimiento, lectura del territorio.
Comunidad de la ciudad de Medellín CANALES
Fundación EPM / COMFENALCO RECURSOS CLAVE Diversos medios y lenguajes:
COMFAMA / Red de Bibliotecas • Talento humano •La infraestructura, espacios de intercambio
Universidad de Antioquia / Universidad • Información y conocimiento •La comunicación interna: entre y hacia las
EAFIT / ACI / Rebipoa • Recurso financiero unidades de información
• Posicionamiento •La cultura digital: conectando territorios
• Infraestructura y a los territorios
• Relaciones •La lectura y la escritura
• Sistemas de información •La cultura y la memoria
•Patrimonio

ÁREAS DE IMPACTO
1. Acceso de los ciudadanos a la información pertinente a cada territorio
2. Espacios de encuentro en cada territorio:
acogedores, acogedores, incluyentes, plurales, con entornos virtuales de interacción y dispuestos en toda la ciudad
3. Acceso de los ciudadanos a formación para su desarrollo humano integral
4. Intercambio e incidencia en el conocimiento
5. Fomento a la innovación colaborativa (Cultura Lab)
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MODELO DE LA ESTRATEGIA LECTURA,
BIBLIOTECAS Y
PATRIMONIO
ESPACIOS DE ENCUENTRO ACCESO FORMACIÓN E INFORMACIÓN INTERCAMBIO E INNOVACIÓN
acogedores, incluyentes, a la información pertinente que acerca a la comunidad al INCIDENCIA COLABORATIVA
plurales, con entornos virtuales con el territorio conocimiento relevante y a las para facilitar la construcción para promover la creatividad
de interacción y dispuestos en oportunidades para su desarrollo de conocimiento y compartirlo colectiva
toda la ciudad humano integral

LA CIUDADANÍA TENGA ACCESO A:

PROMOCIÓN DE
LA LECTURA Y CULTURA GESTIÓN SOCIAL SERVICIOS
LA ESCRITURA DIGITAL Y CULTURAL BIBLIOTECARIOS

GESTIONAR INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO


• Medir y comunicar tareas, logros, efectos e impactos
• Sistematizar y comunicar aprendizajes y buenas prácticas

GESTIONAR NUESTRAS RELACIONES GESTIONAR NUESTROS RECURSOS ESTRATÉGICOS


• Entre unidades de información • Talento humano • Infraestructura
• Con el territorio
• Con aliados • Dotación • Financiero • Marca
OBJETIVOS DE SUBSECRETARÍA
ÁREAS DE IMPACTO METAS 2014 LECTURA,
GESTIÓN
BIBLIOTECAS Y
- Valoradas de cada unidad de información, sobre condiciones de accesibilidad,
PATRIMONIO
Espacios de encuentro
comodidad del espacio y estado de la infraestructura física.
acogedores, incluyentes y
- Actualizada la identificación de las necesidades, mecanismos de acceso online
con entornos virtuales
y recursos de tecnología para el SBPM 
Formulado el Plan de Formación para la ciudadanía, teniendo en cuenta:
Acceso a la ciudadanía
• Oferta propia
a formación para su
• Oferta con aliados
desarrollo integral
• Oferta de aliados
GESTIONAR - Se habrá participado en eventos nacionales e internacionales y publicado
INFORMACIÓN Y memorias en la Plataforma del SBPM.
CONOCIMIENTO: - Diseñada Propuesta para la plataforma de información del SBPM.  
- Definidos los criterios y procedimientos para la identificación, selección y
• Medir y comunicar Intercambio e Incidencia presentación de buenas prácticas y aprendizajes. 
tareas, logros, efectos en el Conocimiento  - Definido el procedimiento para la sistematización y documentación de
e impactos procesos y acciones de Cultura Digital, Lectura y Cultura. 
- Definido plan de hermanamiento con otras bibliotecas del ámbito local,
• Sistematizar nacional e internacional. 
y comunicar - Haber liderado 1 evento académico. 
aprendizajes y - Dinamizados los procesos culturales locales. 
buenas prácticas - Conectadas prácticas locales, regionales y nacionales desde cada unidad de
Acceso a los ciudadanos a
información. 
una información pertinente 
- Se han generado estrategias entre Unidades de Información, para usar
colecciones temáticas e itinerantes.
- Alianza con oferta de ciudad para la innovación colaborativa. 
- Diseñado e implementado el plan de cultura digital del SBPM. 
Fomento de la innovación - Implementado el proceso de formación para usuarios orientadas a la
colaborativa conformación de Semilleros de producción de contenidos. 
- Diseñado un programa de actividades que faciliten la conformación de grupos
de experimentación –Bibliolabs.
OBJETIVOS DE
SUBSECRETARÍA
GESTIÓN
ÁREAS DE IMPACTO METAS 2014 LECTURA,
BIBLIOTECAS Y
- Socializada la arquitectura organizacional del SBPM y de susPATRIMONIO
unidades de Información.
Equipo humano
- Implementado el proceso para: reclutamiento, selección, inducción de personal.
profesional y técnico
- Definido el programa de acompañamiento y cualificación para el equipo humano.
comprometido con el
- Implementado el proceso de actualización, acompañamiento y apropiación de los
proyecto
lineamientos estratégicos del Plan del SBPM.
- Fortalecido el plan y ejecución de los mantenimientos para el SBPM
OPTIMIZAR - En todas las unidades de información del SBPM se contará con manuales de man-
NUESTROS Gestión de Recursos e tenimiento actualizados y serán conocidos por todos los integrantes.
RECURSOS infraestructura  - Implementada metodología e instrumentos de comunicación y seguimiento a los
ESTRATÉGICOS: mantenimientos del SBPM
- El 100% de las Unidades de Información cuenta con planes de Manejo del Riesgo.
• Talento humano
• Dotación - Se han generado capacidades en los líderes de las Unidades de Información para
• Infraestructura la gestión de proyectos.
• Financiero - 1 proyecto formulado para acceder a recursos locales, nacionales e internaciona-
Nuevas fuentes de
• Marca  les, por cada área de impacto.
financiación
- Formulado plan de apadrinamiento dirigido a la empresa privada.
- Establecidas relaciones de hermanamiento con otras bibliotecas del ámbito inter-
nacional.
- Programa estructurado de selección cooperativa de las colecciones para el SBPM
Gestión eficiente de los
- Gestión centralizada de adquisición y organización de las colecciones y demás
recursos físicos
insumos que requiere la administración para el SBPM.
SUBSECRETARÍA
OBJETIVOS DE
ÁREAS DE IMPACTO METAS 2014 LECTURA,
GESTIÓN BIBLIOTECAS Y
GESTIONAR
PATRIMONIO
- Estrategia para el relacionamiento entre las Unidades de Información por zona.
- Base de datos de aliados actuales y posibles aliados y su contribución a cada
NUESTRAS
objetivo estratégico.
RELACIONES:
- Se sostienen, propician y fortalecen relaciones con las comunidades del entorno
local, con la zona, con otras regiones, con el país e internacionalmente
• Entre unidades de Gestión de Relaciones
- Protocolo establecido para lectura del macroentorno.
información
- Se han generado alianzas estratégicas para el SBPM en el ámbito bibliotecario, a
• Con la Comunidad
nivel local, regional, nacional e internacional. Énfasis a pertenecer a otros sistemas
• Con el territorio
y redes de bibliotecas públicas, universitarias, escolares, patrimoniales, del ámbito
•Con aliados
local, nacional e internacional.
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LECTURA,
BIBLIOTECAS Y
PATRIMONIO

INDICADORES

El Plan Estratégico contará con indicadores


que medirán la gestión y el impacto, a partir de:

• Identificación de necesidades y diagnósticos.


• Elaboración de planes.
• Estadísticas y el análisis correspondiente.
• % de implementación y cumplimiento de las metas.
• Medición de la percepción y la satisfacción de los usuarios.
SUBSECRETARÍA
LECTURA,
BIBLIOTECAS Y
PATRIMONIO

¡GRACIAS! SUBSECRETARÍA
LECTURA,
¿DUDAS, PREGUNTAS? BIBLIOTECAS Y
PATRIMONIO

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