LA GALLERA CREATIVA S.A.S

FECHA:
PROTOCOLO DE PERMISOS Y VACACIONES 1/04/2023
VERSION
01

PROTOCOLO DE SOLICITUD DE PERMISOS Y VACACIONES

 
LA GALLERA CREATIVA S.A.S

ELABORADO BAJO EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO, ART.24,

CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO, ART.57, LEY 1280 DE 2009, LEY
403DE 1997, ART.3, DECRETO 2241 DE 1986, ART.105 Y DECRETO 1072 DE
2015.

VERSION DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO APROBO FECHA

01 Creación del Protocolo Gerencia 11/04/2023

ELABORO REVISO APROBÓ

Directo de Talento Humano Analista de Talento Humano Gerencia

DOCUMENTO ORIGINAL
 TABLA DE CONTENIDO

1. Generalidades
2. Definiciones
3. Solicitud de Permiso hasta de media jornada
4. Solicitud de Permiso hasta por tres (3) días
5. Solicitud de Permiso superior a tres (3) días
6. Solicitud de Permiso fuera del país
7. Solicitud de Licencia NO remunerada
8. Permiso o Licencia de Ley
9. Disposiciones generales

1. GENERALIDADES

Teniendo en cuenta las políticas de la Gallera Creativa S.A.S, donde se solicitan y otorgan permisos
de diferente índole, es importante precisar las directrices para que así se tenga un adecuado
manejo de estos. El proceso que se describe en el presente protocolo se encuentra en el marco de
la normatividad vigente respecto al Código Sustantivo del Trabajo, el Reglamento Interno de
Trabajo, directrices de la alta dirección de la Gallera Creativa S.A.S y, en general, en la
normatividad que al tema se refiere.

Aplica para el personal administrativo y operativo vinculado laboralmente a las Diferentes

Seccionales nacionales, conforme los lineamientos de la sede Principal. Se busca que todo el
personal se acoja al presente protocolo y se dé estricto cumplimiento a partir de la aprobación de
la Alta dirección y de Gestión Humana Particular que aprobó su promulgación y socialización a los
colaboradores.

2. DEFINICIONES
En la Gallera Creativa S.A.S se tienen definidos los siguientes conceptos:
 PERMISO LABORAL: consiste en la aprobación de la Gallera Creativa S.A.S al colaborador
para utilizar total o parcialmente parte de la jornada laboral con el fin de realizar
diligencias personales o utilizar tiempo en beneficio propio. Los permisos son
remunerados.

 AUSENCIA LABORAL JUSTIFICADA: aquella situación en la que un colaborador falta o

abandona total o parcialmente las labores que le han sido encomendadas dentro de su
jornada laboral, con justa causa, sin dar previo aviso a su jefe inmediato o al
Departamento de Gestión del Talento Humano.

 LICENCIA POR LEY: es aquella autorización con la que dispone el colaborador por expresa
disposición legal, con el fin de que pueda disponer de tiempo dentro de la jornada laboral
o durante el vínculo laboral para atender una situación específica como, por ejemplo,

DOCUMENTO ORIGINAL
 licencias de luto, de maternidad, de paternidad, grave calamidad doméstica debidamente
comprobada, para el ejercicio del sufragio, para el desempeño de cargos de forzosa
aceptación, para acompañar el entierro de sus compañeros. Las licencias son
remuneradas.

 LICENCIA NO REMUNERADA: consiste en aquel permiso solicitado por el colaborador y

concedido por la Gallera Creativa S.A.S dentro de la vigencia del vínculo laboral, que tiene
como efecto suspender el contrato de trabajo, es decir, se interrumpe para el trabajador
la obligación de prestar el servicio prometido y para el empleador la de pagar los salarios
por estos lapsos.

 CALAMIDAD DOMÉSTICA: todo suceso familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo
de las actividades del trabajador, en la cual pueden verse amenazados derechos
fundamentales de importancia significativa en la vida personal o familiar del mismo, como
por ejemplo una grave afectación de salud o la integridad física de un familiar cercano
(hijos, padres, hermanos, conyugue), el secuestro o la desaparición del mismo, una
afectación seria de la vivienda del trabajador (incendio, terremoto o inundación, para citar
algunos ejemplos).

3. SOLICITUD DE PERMISOS HASTA DE MEDIA JORNADA

El personal administrativo u operativo que necesite solicitar permiso máximo de media jornada
laboral (mañana o tarde), es decir, hasta por cuatro (4) horas, se debe gestionar directamente ante
el jefe inmediato, quien lo otorgará de la forma que acuerde con el equipo de trabajo. Este
permiso lo aprueba por escrito el jefe inmediato y debe indicar la justificación, y según sea el caso,
anexando el soporte de prueba correspondiente vía plataforma Buk.

4. SOLICITUD DE PERMISOS SUPERIORES A LA MEDIA JORNADA Y HASTA POR TRES (3) DÍAS

El personal administrativo u operativo que necesite solicitar permiso superior a la media jornada
laboral y hasta por tres (3) días, lo debe gestionar directamente con el Departamento de Gestión
del Talento Humano vía plataforma Buk, previo diligenciamiento del formato con el
correspondiente soporte de prueba y visto bueno del jefe inmediato. Este permiso se debe
presentar con tres (3) días de antelación y lo aprueba el Director de Gestión del Talento Humano.
En caso de urgencia comprobada o tratamientos por enfermedad grave, se deberá hacer
directamente el trámite con el Departamento de Talento Humano, para que evalúe la excepción a
la regla de los tres (3) días de antelación.

5. SOLICITUD DE PERMISOS SUPERIORES A TRES (3) DÍAS

El personal administrativo u operativo que necesite solicitar permiso superior a tres (3) días, lo
debe gestionar directamente con el Departamento de Gestión del Talento Humano, previo
diligenciamiento del formato con el correspondiente vía BUK visto bueno del jefe inmediato. Este

DOCUMENTO ORIGINAL
permiso se debe gestionar con ocho (8) días de antelación y lo aprueba el Ceo de la Gallera
Creativa S.A.S, debe tener prueba de soporte, según sea el caso.

6. SOLICITUD DE PERMISO PARA SALIR DEL PAÍS

El personal administrativo u operativo que necesite solicitar permiso para salir del país debe
tramitar previamente ante el departamento de Gestión Humana, para el aval correspondiente.

Una vez se surta este trámite, debe gestionar directamente con el Departamento de Gestión del
Talento Humano el permiso, previo diligenciamiento del formato con el correspondiente visto
bueno del jefe inmediato. Este permiso lo aprueba el Director de Talento humano, según aval
según corresponda.

7. SOLICITUD DE LICENCIAS NO REMUNERADAS

Diligenciar el formato establecido, indicando la solicitud expresa de LICENCIA NO REMUNERADA,

adjuntar, en caso de ser necesario, los soportes de prueba correspondientes. La solicitud se debe
radicar en el Departamento de Gestión del Talento Humano mínimo veinte (20) días hábiles antes
de la fecha solicitada.

8. PERMISO La Gallera Creativa o LICENCIAS DE LEY

 POR MATRIMONIO: La Gallera Creativa S.A.S otorga por mera liberalidad cuatro (4) días
por contraer matrimonio. Para la solicitud, el trabajador deberá presentar el formato de
permiso al Departamento de Gestión del Talento Humano con mínimo ocho (8) días de
anticipación. Posterior al evento, deberá hacer llegar el soporte correspondiente. Los días
se otorgan de manera seguida al evento y no se podrán posponer o adelantar.
 POR GRADO DEL COLABORADOR: La Gallera Creativa S.A.S otorga por mera liberalidad un
(1) día por grado. Para la solicitud, el trabajador deberá presentar el formato de permiso al
Departamento de Gestión del Talento Humano con mínimo ocho (8) días de anticipación.
El día que se otorga es la fecha del grado, no se posterga ni se adelanta. Posterior al
evento, deberá hacer llegar el soporte correspondiente.
 POR GRADO DE HIJO: La Gallera Creativa S.A.S otorga por mera liberalidad un (1) día por
grado de hijo. Para la solicitud, el trabajador tomasino deberá presentar el formato de
permiso al Departamento de Gestión del Talento Humano con mínimo ocho (8) días de
anticipación con el soporte correspondiente. El día que se otorga es la fecha del grado, no
se posterga ni se adelanta.
 POR FALLECIMIENTO: Se otorga al colaborador conforme a la Ley cinco (5) días hábiles por
fallecimiento de su conyugue compañero permanente, o de un familiar hasta de segundo
grado de consanguinidad, (hijos, hijastros, padres, nietos, y abuelos); primer grado de
afinidad (hijastros o suegros); y primer grado civil (hijo adoptivo o padre adoptante). Para
la solicitud, el trabajador deberá informar al Departamento de Gestión del Talento

DOCUMENTO ORIGINAL
 Humano, y máximo treinta (30) días después de la fecha del fallecimiento, hacer llegar el
soporte de prueba correspondiente. Los días se otorgan a partir del fallecimiento y no se
acumulan ni se postergan.
 JURADO DE VOTACIÓN: La Gallera creativa S.A.S al colaborador conforme a la ley, dentro
de los cuarenta (45) días calendario siguientes a la fecha de votaciones; un (1) día hábil,
por haber ejercido como jurado de votación. Para la solicitud, el trabajador deberá
presentar el formato de permiso al Departamento de Gestión del Talento Humano, con el
soporte correspondiente de certificación de asistencia del registrador delegado. En caso
de no presentar la solicitud y el soporte en los días señalados, el permiso se perderá.
 SUFRAGIO: Al colaborador conforme a la ley, media jornada laboral por sufragar. Para la
solicitud, el trabajador deberá pasar el formato de permiso al Departamento de Gestión
del Talento Humano, con el soporte correspondiente de ejercicio del sufragio. Se cuenta
con treinta (30) días calendario desde la fecha de las elecciones para disfrutar del permiso,
en caso contrario se perderá.
 PARÁGRAFO: En caso de ser jurado de votación y haber ejercido su derecho al sufragio en
la misma mesa donde fungió como jurado, se acumula el permiso por un solo día como
jurado y votante al mismo tiempo, es decir, en ningún caso se computará día y medio por
este ejercicio de ejercer el sufragio como jurado y elector. Esto dos permisos no son
acumulables, por lo tanto, se concederá un solo día por ser jurado y elector al mismo
tiempo.

9. DISPOSICIONES GENERALES
 Por ningún motivo se admiten hechos cumplidos, excepto que sean de fuerza mayor, de
ser así se deberá avisar al Departamento de Gestión de Talento Humano.
 Todos los permisos deben ser solicitados con la debida anticipación en el formato
establecido, de lo contrario no serán recibidos.
 En caso de ser necesario, la solicitud del permiso debe tener anexo de prueba, con los
soportes correspondientes.
 Las particularidades de permisos están sujetas a la naturaleza de los mismos teniendo en
cuenta el Código Sustantivo del Trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo (art. 24 R.I.T).
 La justificación de las ausencias se debe hacer de forma inmediata una vez regrese el
trabajador a la Universidad.
 Cuando el trabajador se encuentre disfrutando de un permiso y sufra un accidente, este
no se considera accidente de trabajo.
 Previo a planear viajes familiares que estén dentro de la jornada laboral, deben solicitar el
permiso correspondiente con la debida anticipación y así evitar inconvenientes con el
permiso.
 Las incapacidades médicas NO se toman como permisos, se les dará el trámite respectivo.
 Se recomienda que en lo posible las citas médicas sean programadas al inicio o final de la
jornada laboral, o en la jornada contraria a la laboral.

DOCUMENTO ORIGINAL
 SOLICITUD DE VACACIONES

1. OBJETIVO

1.1. GENERAL

Este documento tiene como objetivo determinar los lineamientos generales y específicos que
debe tener la solicitud para él reconocimiento y disfrute del periodo legal de vacaciones al que
tienen derecho los colaboradores conforme a la legislación colombiana.

1.2. ESPECÍFICOS

 Definir el manejo legal para la solicitud y disfrute de las vacaciones de todo el personal.
 Definir los procedimientos, criterios y formatos necesarios para la aplicación de este
documento.

2. ALCANCE

En este documento se desarrollan criterios legales que se deben acatar al momento de solicitar,
reconocer y disfrutar el periodo legal de vacaciones estipulado en el artículo 186 del Código
Sustantivo de Trabajo, les aplica a todos los colaboradores de la Gallera Creativa S.A.S.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Código Sustantivo de Trabajo

 Política y estatutos de la Gallera Creativa

4. RESPONSABILIDADES

Gerente General
 Aprobar el presente documento

Talento Humano

 Divulgar el procedimiento a todo el personal a su cargo.

 Garantizar el cumplimiento de los requisitos necesarios para acceder al disfrute
efectivo del periodo de vacaciones, conforme la Ley.
 Asegurar los cronogramas de disfrute de vacaciones efectivo, de cara al desarrollo de
las actividades de la Compañía, sin generar retrasos o traumatismos dentro de la
operación de ésta.
 Verificar el vencimiento y acumulación de los periodos de vacaciones de todo el
personal, conforme la Ley.
 Llevar un registro de vacaciones causadas y disfrutadas, así como de los periodos
pendientes, mes a mes para todo el personal.

DOCUMENTO ORIGINAL
  Garantizar la documentación de la solicitud, aprobación y disfrute de los periodos de
vacaciones dentro de la Compañía, por medio de la plataforma Buk.

5. PROCEDIMIENTO:

Manual de solicitud de vacaciones plataforma Buk

5.1 POLÍTICA DE VACACIONES

No se compensarán vacaciones en dinero a ningún colaborador excepto en casos de fuerza mayor

debidamente justificados por el jefe inmediato; o de manera excepcional previo estudio individual
de cada situación por la dirección del área para aquellos colaboradores que tengan acumulados
más de tres (3) periodos de vacaciones y que no se hayan disfrutado por disposición de La Gallera
Creativa S.A.S de cara a las necesidades de la operación. En estos casos, si es aprobado, se
compensará hasta la mitad de las mismas en dinero, previa solicitud del Trabajador y acuerdo
entre las partes.

Todo lo anterior en virtud de la Ley 1429 de 2010, articulo 20, y de la normatividad establecida en
el Código Sustantivo del Trabajo.

5.2 POLÍTICAS GENERALES

5.2.1 Vacaciones: un descanso remunerado

La Gallera Creativa S.A.S promueve el hecho de que las vacaciones sean disfrutadas por los
trabajadores en tiempo, en aras de preservar la salud y la eficiencia de sus empleados sin
perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. Todo Trabajador tiene derecho a quince (15)
días hábiles continuos de vacaciones remuneradas por cada año cumplido de servicios continuos a
la compañía.

Es política general de la Gallera Creativa S.A.S permitir y promover el disfrute de las vacaciones en
el año inmediatamente siguiente al causado y, en lo posible, los quince (15) días continuos. De no
ser esto posible, por lo menos se deben disfrutar de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones al
año. Los días restantes podrán ser acumulados hasta por un término máximo de dos (2) años.

5.2.2 Solicitud

Los colaboradores de La Gallera Creativa S.A.S solicitan a su jefe inmediato el periodo de

vacaciones que quieren disfrutar a través de la “solicitud generada por medio de la plataforma
Buk.

Los jefes inmediatos junto con el área de Talento humano evalúan la solicitud y la posibilidad de
que el trabajador tome su periodo de vacaciones en la fecha solicitada; de no ser posible
concederle las vacaciones durante el periodo solicitado, el área de talento humano le hace saber al
colaborador las razones por las cuales no pueden ser concedidas dichas vacaciones (que sólo
podrán estar justificadas en razón al desarrollo de las actividades de La Gallera Creativa S.A.S por
generar retrasos o traumatismos dentro de la operación de ésta), el área de Talento humano junto
con el jefe inmediato y el trabajador deben llegar a mutuo acuerdo para coordinar las fechas de

DOCUMENTO ORIGINAL
inicio de éstas, o a falta de acuerdo, La Gallera Creativa S.A.S conforme el artículo 187 del Código
Sustantivo del Trabajo, determinara de oficio y unilateralmente la fecha para el disfrute de las
mismas por el trabajador.

El área de Talento humano valida que el colaborador tenga derecho a los días que solicita
mediante la plataforma Buk cuente con las firmas respectivas, una vez se haga la validación, en la
nómina del mes inmediatamente siguiente se valida nuevamente el valor y se procede a su pago

5.2.3 Programación y acumulación de vacaciones

En el evento de no poder disfrutar el periodo de vacaciones del año inmediatamente anterior, el

colaborador debe disfrutar por lo menos de seis (6) días hábiles continuos al año y acumulará
hasta por el término máximo de dos (2) años los días restantes.

Es por esto que se hace necesario que todas y cada una de las áreas y direcciones de la compañía
desarrollen y ejecuten, desde el comienzo de cada año calendario -de ser posible-, una
programación de vacaciones de los colaboradores de su área o dirección.

Cuando se requiera realizar un cambio de un periodo de vacaciones ya autorizadas, el jefe

inmediato debe justificar debidamente este cambio a la dirección del área, quien determinará la
conveniencia de este para su aprobación.

5.2.4 Vacaciones compensadas en dinero

A partir de la expedición de la Ley 1429 de 2010, se puede acordar por escrito la compensación de
vacaciones en dinero hasta por la mitad del período causado a favor del trabajador. Sin embargo,
dando alcance al numeral 5.1 de esta política, La Gallera Creativa S.A.S como política no comparte
o está de acuerdo en la compensación en dinero de los periodos de vacaciones, esto en aras de
garantizar el descanso del personal, la recuperación física y emocional del mismo, así como
propender por la máxima calidad de vida posible, lo cual sólo será posible mediante el descanso
efectivo durante el periodo legal de vacaciones. No obstante, lo anterior, La Gallera Creativa S.A.S
quiere promover el descanso real de sus trabajadores como política para su recuperación física y
emocional y para propender por una calidad de vida adecuada para aquellos. Por eso, La Gallera
Creativa S.A.S invita a los colaboradores para que hagan uso de sus días de vacaciones de manera
completa, es decir, los quince (15) días continuos por cada año laborado.

Ahora bien, si el colaborador desea compensar en dinero una porción de sus vacaciones, lo debe
realizar sujetándose a lo dispuesto en el presente documento. La Gallera Creativa S.A.S autoriza la
compensación de las vacaciones, concediendo simultáneamente en tiempo al trabajador los días
no compensados de vacaciones.

5.2.5 Liquidación y pago

Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá una compensación equivalente al salario

ordinario que esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. Por tanto, no se tendrán
en cuenta para la liquidación los recargos dominicales, festivos o de horas extras. Si el colaborador
devenga salario variable, se tendrá en cuenta el promedio de lo devengado en el año
inmediatamente anterior al inicio del disfrute. Durante el periodo de disfrute de las vacaciones el
trabajador no gozará del auxilio legal de transporte.

DOCUMENTO ORIGINAL
El pago de las vacaciones en dinero autorizadas y aprobadas conforme a este procedimiento, se
realiza en el mismo periodo de las vacaciones disfrutadas, y se tendrá en cuenta los días
calendario. El salario base de liquidación, será el promedio de lo devengado en el año
inmediatamente anterior, incluyendo el salario variable, las horas extras y recargos por trabajo
dominical, festivo y nocturno.

El área de nómina debe llevar un registro de vacaciones en el cual se anotará la fecha de ingreso
de cada colaborador, fecha en la que toma sus vacaciones, en la que las termina y la remuneración
de las mismas. Las vacaciones serán liquidadas y pagadas al colaborador como parte de la nómina
en la cual empieza a disfrutar de su descanso y serán imputadas a vacaciones disfrutadas en el
registro de vacaciones.

El área de Talento humano reporta la respectiva novedad de vacaciones al sistema de riesgos

laborales y hace entrega a los empleados del correspondiente comprobante de nómina con
indicación de los días de vacaciones reconocidos, el salario base de liquidación y el valor
correspondiente a vacaciones.

5.2.6 Interrupción de las vacaciones

Los colaboradores sólo podrán ser interrumpidos en sus vacaciones en situaciones de emergencia
y previa autorización del jefe de área, mediante la emisión de un documento en el que conste las
fechas de interrupción. En este evento el trabajador tiene derecho a recuperar los días de
descanso que no pudo disfrutar con ocasión de la interrupción de las vacaciones en los días en que
lo acuerde con su jefe inmediato.

Las vacaciones también se interrumpirán por las siguientes situaciones sobrevinientes:

 Incapacidad médica del trabajador

 Licencia por luto
 Licencia de maternidad
 Licencia de paternidad

El colaborador, durante sus vacaciones, no puede prestar servicios a La gallera creativa S.A.S ni
personal, ni telefónica, ni vía correo electrónico. Solo en caso de extrema urgencia y si así lo
amerita el jefe directo.

5.2.7 Terminación del contrato de trabajo

De presentarse la terminación del contrato de trabajo con el trabajador, La Gallera Creativa S.A.S
pagará el valor de las vacaciones acumuladas en dinero pendientes por disfrutar en los mismos
términos establecidos para la compensación de vacaciones.

DOCUMENTO ORIGINAL
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JUAN ESTEBAN GALLO GIRALDO  JAIRO ROMERO MARTINEZ

Representante Legal                                                  Director de Talento Humano        

DOCUMENTO ORIGINAL