Comunicación y Redacción Empresarial - S5

Documentos legales y gestión
de firmas
UD. Comunicación y redacción empresarial
Sesión N°5
Actividad Inicial
Observa el siguiente video: “Digitalización de Documentos”
https://www.youtube.com/watch?v=5K04fOpYBxo
Actividad individual
1. Ingresa al enlace (muro Padlet) compartido a

través del chat de la clase.
2. Haz clic en el símbolo + y crea tu

publicación.
3. Coloca tu nombre en la parte de arriba de la
nota adhesiva (o post it) y escribe tu respuesta.
Contenidos que veremos el día de hoy
Tema
1. Documentos de Organizaciones
2. Digitalización de documentos
3. La gestión de la documentación e
información.
4. Manejo de información sensible y
confidencialidad.
5. Gestión de firmas
Conocer las técnicas para la gestión de
documentos electrónicos y firmas
electrónicas y digitales con el fin de
obtener valor legal.
Nuestro objetivo
Documentos de
Organizaciones
En el Perú el uso de las tecnologías de avanzada en materia de archivo de
documentos e información está regulada por un conjunto de normas legales
orientadas a:
1. Otorgar facilidades para elaborar microformas tanto por procesos

convencionales como informáticos en computadoras
2. Otorgar reconocimiento de valor legal a los archivos conservados mediante

microformas que permitan ahorro de espacio y costos a las organizaciones,
colaborando a su eficiencia y productividad.
3. Aprovechar los adelantos de la tecnología en beneficio de actividades

empresariales, alentando las inversiones y mejorando sus rendimientos.
Los Archivos de las organizaciones
• Constituyen el legajo de la gestión documental.
• Son objeto de consulta interna y externa.
• Tienen valor histórico, valor de activo y/o

patrimonial para la organización.
• Deben ser conservados por periodos

establecidos por la organización o por orden
legal.
Definición legal de documento
Son documentos:
• Los escritos públicos o privados,
• Los impresos, fotocopias, facsímil o fax,
• Los planos, cuadros, dibujos, fotografías,
• Las radiografías, cintas cinematográficas,
microformas
• Y demás objetos que recojan, contengan o
representen algún hecho, o actividad
humana o su resultado.
Clasificación de los documentos
• Documento Público:
Documentos producidos o recibidos
por un funcionario o ente del
estado, es decir, aquel instrumento
que se tramita ante un funcionario
público, que cumple una función
que atañe directamente al Estado y
• Documento Privado:
tiene carácter representativo.
Documentos producidos o
recibidos por entidades
privadas o personas
naturales
Documentos Informativos
Conforman la generalidad de los documentos dentro de la función

administrativa de una empresa, como son: cartas, memorando,
circulares.
• Documentos Dispositivos: Aquellos que

imparten normas de obligatorio cumplimiento:
leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos,
resoluciones.
• Documentos Testimoniales: Aquellos que sirven
como prueba o testimonio, un ejemplo son como
los documentos contables, contratos, etc.
La gestión de la documentación y la información en las
organizaciones
• Adecuado soporte para la gestión

y toma de decisiones
• Incrementa la productividad y la
competitividad
• Es dependiente de la tecnología
de la información y las
comunicaciones
• Tiene aptitud para el rápido
acceso y difusión a distancia
• Facilita el ingreso al contexto de
la internacionalización de los
intercambios comerciales.
Proceso de digitalización
Es el proceso de transformar la documentación

física a formato digital.
Consiste en transformar el documento en un

conjunto de puntos o muestras, obteniendo como
resultado la imagen digital del documento.
Los documentos en formato papel, bien sean

facturas, nóminas, presupuestos, tickets o
documentos necesarios para llevar a cabo la
actividad de una empresa u organización son
pasados de físico a digital.
Proceso de captación de imágenes y gráficos
Para el caso de los documentos originales

generados en formato electrónico u
obtenidos directamente de la red privada o
pública, en las estaciones de
emisión/recepción, la organización,
utilizando la imagen digitalizada del patrón
de resolución debe definir, especificar y
configurar, como mínimo los siguientes
parámetros:
• Propiedades de la imagen, tamaño original y

en caso se aplique, relación de reducción,
• Modos de color (RGB, CMYK, escala de
grises, blanco/negro, mapa de bits, según
corresponda)
• Brillo y contraste
Manejo de información
sensible y confidencial
MANEJO DE INFORMACIÓN SENSIBLE Y CONFIDENCIAL
Dentro de la empresa hay información confidencial que requiere

un manejo especial y cuidadoso para evitar su divulgación.
Esta puede ser:

Grados de confidencialidad
Los diferentes grados de confidencialidad son:

Grado de confidencialidad
Ante la posible fuga de información:

Clasificación de documentos confidenciales
Top Secret (Alto

Secreto o Secret (Secreto)
Ultrasecreto)
Restrincted
(Restringido,
Confidential
Difusión Limitada
(Confidencial)
o Sólo para uso
oficial)
Unclassified (Sin
clasificar
Consejos para evitar el acceso a información confidencial
Usa una contraseña

La mesa de trabajo Haz limpia de archivos
(segura) en tu
limpia de papeles temporales
No pongas ordenador
Bloquea siempre la
“confidencial” en los Tu móvil
pantalla del ordenador
documentos
La impresora Carpetas compartidas El WhatsApp
La ubicación de tu mesa Trello, Dropbox, Google Recibir y abrir emails
de trabajo Docs confidenciales
Enviar emails
confidenciales
Gestión de firmas
¿Qué es la firma remota?
Se trata de una de las soluciones más utilizadas en

el día a día, ya que permite a las empresas
comunicarse con sus proveedores o clientes
desde la distancia, pudiendo cerrar muchas
gestiones de manera segura y ágil.
Funcionamiento:
• Sube el documento o el lote de documentos
• Asigna los firmantes y envíalo.
• El usuario recibe un correo con el documento
o el lote que tiene que firmar.
• Una vez completado el proceso, el emisor
recibe automáticamente un correo con el
documento firmado
¿Qué ventajas tiene firmar a distancia?
• Evita el desplazamiento de documentos y personas.

• Aumenta la productividad y eficiencia en los
procesos de negocio.
• Aporta mayor validez que el proceso de firma
tradicional.
• Agiliza el proceso con total garantía y facilita el
acceso inmediato a la información.
• Elimina los costes asociados a la impresión, gestión y
archivado del papel.
• Seguridad en el cifrado de los procesos de firma y
documentos.
Revisando el video “Modernización - Firma Digital Estado Peruano”
https://www.youtube.com/watch?v=huJHKTvyupc
Diferencia entre firmas electrónicas y firmas digitales
FIRMA ELECTRÓNICA FIRMA DIGITAL

• Una persona física verifica una acción o • Es una técnica matemática utilizada para
procedimiento mediante un medio validar la autenticidad e integridad de un
electrónico, dejando un registro de la mensaje, software o documento digital, la
fecha y hora de la misma. diferencia entre una firma tradicional.
• Equivale a la firma manuscrita digitalizada • La firma digital consta de dos "claves" o
y se utiliza para confirmar el contenido de secuencias de caracteres separadas que
un documento o los términos de un consiste en aplicar mecanismos
documento en particular. criptográficos al contenido de un mensaje
• Un valor contundente en el área de o documento.
certificaciones siempre que sea avalada • No es completamente legal
por Indecopi • No se encuentra enmarcada en la
Infraestructura Oficial de Firma
Electrónica (IOFE) del Perú.
Uso de firmas electrónicas para garantizar la seguridad y
autenticidad
Con la tecnología actual, se puede incrustar el dibujo de una firma en

el documento.
Ventajas de la firma electrónica en la gestión
documental
Validez jurídica de la firma en Perú
En Perú la firma digital tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita.
La Ley No. 27269 de firmas y certificados digitales establece, que la firma digital generada dentro
de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tiene la misma validez y eficacia jurídica que el
uso de una firma manuscrita; por lo que pueden realizarse trámites con entidades públicas y
privadas, personas y empresas, empleando la firma digital de documentos.
En febrero de 2021 ha sido modificado el Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales,
quedando establecida la siguiente clasificación de firmas electrónicas:
Firma Firma Firma

electrónica electrónica electrónica
simple avanzada cualificada
El término firma digital se refiere a la firma electrónica cualificada. Para firmar

digitalmente un documento se requiere de un certificado digital emitido por una
Entidad de Certificación a nombre del titular del certificado.
Cómo obtener un Certificado Digital
Los certificados digitales deben ser adquiridos en una Entidad de Certificación acreditada por el Instituto
Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI). Un listado
de dichas Entidades de Certificación puede verse en el siguiente registro.
Los certificados digitales pueden ser: de Persona Natural y de

Persona Jurídica.
Procedimiento para obtener un certificado digital de persona natural:

• Contar con un documento de identidad (DNI) o Carné de Extranjería (CE).
• Acceder a la Web de alguna de las Entidades de Certificación acreditadas y realizar la
solicitud del certificado digital.
• Realizar el pago siguiendo las instrucciones.
La gestión de las firmas de correo electrónico
Las razones principales son 4:
• El correo electrónico es uno de los canales de

comunicación habituales para cualquier
organización. Hay que cuidar la imagen que se
transmite en cada una de las comunicaciones y
mantenerla actualizada.
• A una misma persona le podemos enviar más
de un email desde distintos departamentos. La
firma que se despliegue en ambos mails tiene
que ser la misma.
• Los datos de contacto correctos son
imprescindibles para mantener y reforzar la
comunicación entre dos o más personas.
• Una firma actualizada y homogénea refuerza tu
imagen de marca online
Revisando lo aprendido
Actividad
Como Actividad final, se

realizará un cuestionario del
curso
¿Qué ideas principales nos llevamos sobre ...?
Los documentos de organizaciones

Actividad de
Cierre Digitalización de documentos en las empresas
Gestión de documentación y manejo de

información sensible y confidencial
Firmas digitales y electrónicas

Gracias

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Documentos legales y gestión

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1. Otorgar facilidades para elaborar microformas tanto por procesos

2. Otorgar reconocimiento de valor legal a los archivos conservados mediante

3. Aprovechar los adelantos de la tecnología en beneficio de actividades

• Constituyen el legajo de la gestión documental.

• Son objeto de consulta interna y externa.

• Tienen valor histórico, valor de activo y/o

• Deben ser conservados por periodos

Conforman la generalidad de los documentos dentro de la función

• Documentos Dispositivos: Aquellos que

• Adecuado soporte para la gestión

Es el proceso de transformar la documentación

Consiste en transformar el documento en un

Los documentos en formato papel, bien sean

Para el caso de los documentos originales

• Propiedades de la imagen, tamaño original y

Dentro de la empresa hay información confidencial que requiere

Esta puede ser:

Los diferentes grados de confidencialidad son:

Ante la posible fuga de información:

Top Secret (Alto

Usa una contraseña

Se trata de una de las soluciones más utilizadas en

• Evita el desplazamiento de documentos y personas.

FIRMA ELECTRÓNICA FIRMA DIGITAL

Con la tecnología actual, se puede incrustar el dibujo de una firma en

Firma Firma Firma

El término firma digital se refiere a la firma electrónica cualificada. Para firmar

Los certificados digitales pueden ser: de Persona Natural y de

Procedimiento para obtener un certificado digital de persona natural:

Las razones principales son 4:

• El correo electrónico es uno de los canales de

Como Actividad final, se

Los documentos de organizaciones

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Firmas digitales y electrónicas

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