INFORME DE AUDITORÍA

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ÁREA O PROCESO PARA AUDITAR
Se ha efectuado el examen de auditoría operativa al departamento de ventas de la empresa al 01
de abril del 2023.
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA OPERATIVA
Emitir una opinión sobre la seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos, eficiencia y
eficacia de la operaciones y el cumplimiento de las leyes del departamento de ventas
OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA
Diagnosticar la situación actual del departamento de ventas
Verificar el cumplimiento por parte del departamento de ventas de los procesos y procedimientos en
procura del logro de indicadores de eficiencia, eficacia, economía y equidad.
Revisar los procesos y procedimientos del departamento de ventas
Presentar un informe de auditoría operativa sobre la efectividad de los procesos y procedimientos
del departamento de ventas donde se presenten los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

PERÍODO A REALIZAR LA AUDITORÍA OPERATIVA

ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

Proceso de gestión de departamento de ventas

MARCO NORMATIVO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

MÉTODO Y METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

La auditoría se realizó en base a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y basados en el
modelo COSO-ERM (Administración de riesgo empresarial), estas normas indican que se debe
planificar y ejecutar la evaluación de las operaciones del área auditada, para obtener una seguridad
razonable de que el sistema de control interno es adecuado. La auditoría incluye el estudio de cada
uno de los componentes del COSO - ERM.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
CONTROL INTERNO. CUESTIONARIOS
MAPA DE RIESGOS

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.

HALLAZGOS. INDICADORES.

El departamento auditado fue ventas. Para auditar al departamento se utilizó instrumentos de

recolección de datos como: encuestas y entrevistas. Para analizar el cumplimiento de la misión de la
compañía se aplicó encuesta a los clientes, con el objetivo de medir el grado de satisfacción de
estos, al realizar dicha evaluación se conoció el grado de cumplimiento de la misión de la
organización.

En la ejecución de la auditoría, se encontraron algunas falencias, que deben ser atendidas lo más
pronto posible. A continuación se muestra un resumen de los hallazgos encontrados.

Matriz de hallazgos en el departamento de ventas:

Hallazgos Conclusión Recomendación

Actualmente la empresa La gerencia sabe la importancia Hacer auditorías internas

cuenta con un programa que posee, pero algunos sorpresas para ver en qué área
para la gestión de riesgos miembros de la organización no se encuentra la falta de
ISO 9001. están muy comprometidos con el compromiso por hacer seguir
uso de los procedimientos. las normas.

En el procedimiento actual Se deben evitar y reducir los Actuar de una manera rápida y
aún existen deficiencias riesgos encontrados en el de esta manera que no afecte
encontradas. proceso. con el logro de los objetivos.

Cumplimiento de la misión:
 Situación Conclusión Recomendación

Satisfacción al Una pequeña encuesta hacia los El jefe ventas debe procurar
cliente. clientes muestra un poco de capacitar a su personal y
insatisfacción por la mala atención de recordarles que deben brindar un
los empleados. buen servicio a sus clientes.

Demoras en el Parte de los clientes encuestados se El jefe del departamento de ventas

proceso de encontraba inconforme con el tiempo debe controlar que los empleados
documentación. de despacho de su reclamo. cumplan su labor en el tiempo
estipulado.

La auditoría operativa se realizó en base al COSO - ERM, por lo tanto se procedió analizar cada
componente de este, a continuación presentamos cada uno de ellos con su respectiva conclusión y
recomendación.

Conclusiones y recomendaciones por cada componente del COSO - ERM:

Ambiente interno
Alcance Conclusión Recomendación
Actualmente la empresa
cuenta con un reglamento
A pesar de que la integridad y el
interno realizado el año 2023, el
cual, compromiso con los valores éticos son
no ha sido modificado hasta propios del individuo, se recomienda la
Integridad la
creación de un manual de valores, que
y actualidad, sin embargo, no existe
establezcan lineamientos a seguir frente a
valores. un manual de valores éticos
diversas situaciones y establecer códigos de
formalmente
conducta.
establecido y conocido por todo el
personal. Todos actúan de acuerdo
on
su criterio.
La estructura con la que se maneja
actualmente la empresa La calidad de una estructura organizativa

Estructura se encuentra bien definida la cual es depende mucho de la consecuente

organizativa oficialmente conocida por todos en delegación de funciones y autoridad para el

. la organización y cuenta con un desarrollo eficiente de las mismas.

nivel jerárquico.
 Identificación de
eventos
La identificación de eventos se basa en el
- Descripción inadecuada de
pasado como en el futuro, los cuales
las responsabilidades.
representan riesgos y oportunidades para la
- Falta de compromiso por
Acontecimiento empresa. Además, la empresa tiene
. parte del trabajador.
identificados estos acontecimientos en el
- Falta de supervisión por el
contexto del ámbito global de la
lado de la empresa.
organización.

Evaluación de riesgos
En todas las unidades de la
organización se tiene en claro los
Se debe evaluar periódicamente el grado
Objetivos. objetivos, sin embargo no se realiza
de cumplimiento de los objetivos por cada
una evaluación del grado de
área.
cumplimiento de metas y demás.
La organización identifico riesgos La administración deberá evaluar los
Riesgos. en riesgos
los procesos y actividades. encontrados y tomar medidas correctivas.
La empresa al detectar un problema
Análisis Capacitar al personal de las diferentes
evalúa los posibles riesgos y sus
de riesgo áreas en especial al departamento de
métodos de
y su ventas.
solución.
proceso.
Actualizar permanentemente el reglamento
Manejo La empresa cuenta con un
interno y el manual de procedimientos de
del reglamento pero falta actualizar.
manea que sea una herramienta útil para
cambio. mitigar riesgos.
Actividades de control
La empresa cuenta
Tipos de con procedimientos de gestión, sin La administración deberá evaluar junto con
actividades embargo estos no son tomados en los responsables del departamento el grado
de control. de cumplimiento de los procesos
cuenta al momento de realizar sus
labores. establecidos.

La empresa cuenta con un sistema

Controles de Entrenar al personal que tiene acceso al
diseñado para la empresa, cada
 área maneja su módulo
los sistemas programa para que pueda manejarlo de
pero todos están entrelazados entre
de sí. manera correcta y evitar errores.
información.
Información y
comunicación
La información se maneja de manera
adecuada dentro del departamento En la empresa todo es perfecto hasta que

de ventas, sin embargo existe dentro ocurre una venta, prácticamente todos los
de este proceso de comunicación e departamentos de la organización
Información intervienen de alguna forma, cuando ello
información falencias, teniendo
y ocurre, al información que se maneja tanto
sistemas informáticos no son
comunicación interna como externa es de suma
utilizados para las cosas más
. importancia la utilización de los sistemas
importantes como la comunicación a
la coordinadora de ventas, o la informáticos ya sea correo o el sistema.

preparación del
consolidado.
Supervisión - monitoreo
Los directivos no supervisan al
Se recomienda establecer límites de tiempo
personal, por ejemplo, en el
Actividades para realizar una determinada actividad y
departamento de ventas no evalúan
de evaluar las mismas para tener un control de
el tiempo que se toman durante el
supervisión. los procesos.
desempeño en alguna actividad.

PRESENTACIÓN CONCLUSIONES

Se determinó que los procesos operativos en dicha investigación no se han desarrollado de manera
eficiente y efectiva por lo que no existían controles de carácter preventivo que verifique el cumplimiento
de los objetivos. A pesar de que la empresa cuenta con un certificado ISO 9001 se contemplan errores
dentro los procesos de la empresa, es por eso que podemos decir que haber realizado una auditoría
operativa basada en el COSO ERM nos ayudará a detectar riesgos y reducir los costos.

Se observó el principal problema radica en los procedimientos internos del departamento de ventas,
debido a que todas las áreas empiezan su proceso a partir de una solicitud de compra por parte de un
cliente hasta la entrega del producto final, los cuales, no son cumplidos de manera correcta. Por lo
tanto, al aplicar los componentes de modelo COSO ERM nos contribuirá a fortalecer un vínculo entre el
control interno, riesgos y cumplimiento de objetivos.
Se identificó no se realizaba una buena gestión en el departamento de ventas a falta de supervisión, lo
que conllevaba a que las otras áreas de almacén, cobranzas, producción y contabilidad no puedan
cumplir con sus objetivos. Por otro lado, realizar supervisiones tiene como finalidad identificar a tiempo
posibles problemas o desvíos que permitan tomar acciones correctivas apropiadas.

Realizar entrevistas y encuestas nos permitió darnos cuenta de que el personal no está cumpliendo
con sus funciones, de acuerdo con los procedimientos existentes, lo cual les hace retrasarse y cometer
errores que perjudiquen a las otras áreas y por ende los clientes se encuentran incomodos por no ser
atendidos de manera adecuada. Además, la ejecución de un feedback logrará una buena gestión de la
comunicación interna, tener colaboradores informados, motivados y comprometidos con su trabajo.

PRESENTACION RECOMENDACIONES

Ejecutar por cada periodo una auditoría operativa no solo en departamento de ventas, sino también
para todos los departamentos que componen la empresa. Además, es necesario que la empresa
capacite a los trabajadores y de esta manera detectar los riesgos en dicha área. Por otro lado, es
importante actualizar cuando los auditores recomienden en su informe de auditoría operativa para
que se cumplan lo que recomiendan y se tenga una adecuada gestión de la empresa.

Implementar un área de control interno que revise el adecuado manejo de los procedimientos de
ventas y analice los riesgos existentes, evitando así la aplicación de procedimientos empíricos y
controles ineficientes, de tal forma que permita un adecuado funcionamiento de la gestión en la
empresa y brinde soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno.

Establecer programas de capacitación para los empleados, que los conduzcan al conocimiento de
los procesos que se realizan en la empresa, para así lograr una mayor eficiencia en sus actividades
y eficacia en el logro de las metas establecidas.

Capacitar y supervisar a los trabajadores sobre su desempeño en el departamento de ventas, para

ello se podría implementar como política, una evaluación de desempeño laboral por cada periodo
fiscal donde se evaluará al trabajador durante las horas efectivas laboradas, y de esta manera
asegurar el cumplimiento de los objetivos de corto, mediano y largo plazo de las distintas áreas de
la empresa.