PNO Adquisición de Medicamentos

PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LA
ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA

LA SALUD.
Clave: PNODEAD-04 Versión: 1 Vigente a partir de: Próxima revisión: Sustituye a: Página:
17/10/2022 17/10/2023 NA 11dede 10
Guía para la elaboración de Procedimientos Normalizados de Operación (PNO) para establecimientos dedicados a la venta y
suministro dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud.
Contenido
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsabilidades
4. Desarrollo del proceso
5. Referencias Bibliográficas
6. Anexos
● Formato 1. Procedimiento Normalizado de Operación (PNO)
● Formato 2. Control de cambios
● Formato 3. Firmas de conocimiento
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LA
ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA
LA SALUD.
Clave: PNODEAD-04 Versión: 1 Vigente a partir de: Próxima revisión: Sustituye a: Página:
17/10/2022 17/10/2023 NA 2 2dede 10
Guía para la elaboración de Procedimientos Normalizados de Operación (PNO) para establecimientos dedicados a la venta y
suministro dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud.
1. Objetivo
Establecer todos los lineamientos y metodología que es empleada para una adecuada adquisición, el
almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos e insumos para la salud, y así verificar que los
medicamentos e insumos para la salud que entreguen los proveedores cumplan con la calidad, las características y
cantidades ofrecidas por los proveedores que están establecidas en el contrato, para satisfacer las Buenas Prácticas
de Farmacia y las necesidades del establecimiento en cuestión (Farmacia NEO).
2. Alcance
Aplica para todas las áreas de la Farmacia NEO y es responsabilidad de todos los involucrados seguir lo
indicado en este documento para la seguridad del personal como de los pacientes.
- A nivel interno:
Departamento de Farmacia y Subdirección de Recursos Materiales
- A nivel externo:
Proveedores y distribuidores de medicamentos e insumos para la salud.
3. Responsabilidades
Es responsabilidad del personal de la Farmacia NEO obedecer lo establecido en este documento para dar
cumplimiento con los requerimientos de técnico/legales en cuanto a la recepción y venta o dispensación de
Medicamentos, insumos y demás productos para la salud encontrados en Farmacias NEO.
Las responsabilidades de cada uno de los involucrados en las diferentes áreas por las que está compuesta Farmacia
NEO, se explican a continuación:
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3.1.Responsable Sanitario
3.1.1. Supervisa que la farmacia cuente con las instalaciones y equipos necesarios para el almacenamiento y
conservación para los medicamentos e insumos para la salud que se reciban.
3.1.2. Designa personal para la recepción de los medicamentos e insumos para la salud, conforme al contrato
y demás disposiciones aplicables para su recepción.
3.1.3. Verificar que se cumpla con la Regulación Sanitaria Vigente, en donde el personal registrará en una
bitácora de recepción de insumos o medicamentos destinados a la salud.
3.1.4. Elabora la orden de compra mensual en base al inventario de consumo y de los requerimientos de
demanda según la temporada en la Farmacia NEO.
3.1.5. Supervisar las compras realizadas en la farmacia.
3.1.6. Revisar las compras por demanda diaria para dar el servicio al cliente.
3.2.Auxiliar de Farmacia
3.2.1. Es el personal farmacéutico quien colabora con el Responsable Sanitario en las tareas de carácter
técnico legal en la adquisición de medicamentos y demás insumos para la salud.
3.3.Personal encargado de caja dentro de la Farmacia NEO.

3.3.1. Personal que este encargado de hacer la venta y/o dispensación de medicamentos e insumos para la
salud.
3.3.2. Tener una adecuada administración y organización.
3.3.3. Debe notificar, faltantes y venta de los mismos al Auxiliar de Farmacia o al Responsable Sanitario para
que éste dé el seguimiento necesario a la Farmacia NEO.
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3.4.Encargado de Administración en Farmacia.

3.4.1. Personal administrativo quien es el encargado de hacer la gestión para aceptación de compra
3.4.2. Debe requerir que al realizar las compras el proveedor entregue la facturación de antimicrobianos por
separado y que de referencia de lotes y caducidades en el mismo formato.
3.5.Encargado de Almacén de medicamentos e insumos para la salud.

3.5.1. Personal responsable de dar seguimiento al proveedor
3.5.2. Debe de planificar el día y fecha de recepción a proveedores para que sean cumplidas de una manera
correcta.
3.5.3. Verificar y hacer cumplir las condiciones para recepción y entrega a piso donde se realizará la venta.
4. Desarrollo del proceso

La Adquisición de Medicamentos e insumos para la salud está basada en el consumo histórico mensual anterior y
se referencia con la época estacional del año (inventario de Farmacia NEO), así como de los productos que se
tengan en puerta y estén considerados para abastecimiento.
Para lo cual se sigue el siguiente procedimiento:
4.1 Revisar las necesidades con base en el consumo histórico, así como proyectos, requerimientos diarios y
abastecimiento en las Farmacias NEO.
4.1.1. Hacer un análisis que abarque:
4.1.1.1. Inventarios máximos.
4.1.1.2 Inventarios mínimos contra necesidad.
4.1.2 Llevar a cabo del día 1 al día 10 de cada mes.

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4.2 Socializar la proyección de compra correctamente justificada.

4.2.1 Es responsabilidad del Encargado de Farmacia.
4.2.2 Solo en los casos en los que el medicamento sea un requerimiento urgente, este paso será omitido.
4.2.3 Llevar a cabo los días 11 de cada mes o el inmediato superior (día hábil).
4.2.4 Hacer los ajustes necesarios y entregar el concentrado del día 12 al día 15 de cada mes.
4.2.5 Cuando las necesidades demanden una compra emergente.
4.2.5.1 La entrega de requisición es:
4.2.5.1.1 Responsabilidad del Responsable de Cajas.
4.2.5.1.2 Requisita la compra y entrega en la lista de faltantes al Área de Almacén donde se anotan las cantidades
necesarias por abastecer, especificando:
4.2.5.1.2.1 Nombre genérico.
4.2.5.1.2.2 Concentración.
4.2.5.1.2.3 Presentación.
4.2.5.1.2.4 Marca requerida si fuese el caso.
4.2.5.1.2.5 Descripción completa de insumos.
4.3 Tramitar el trámite correspondiente para la acreditación de la compra.

4.3.1 Es responsabilidad de Gestión y Compra.
4.3.2 Notificar al Responsable de Almacén (una vez aceptada por la Dirección Financiera).
4.3.2.1 Realizar la gestión correspondiente.
4.3.3 Llevar a cabo en los días 15 al 25 de cada mes.
4.4 Recepcionar los medicamentos.

4.4.1 Responsabilidad del Responsable de Almacén.
4.4.2 Llevar a cabo en los días 26 al 30 de cada mes.
4.4.3 Se tendrán que cumplir las siguientes características de parte del proveedor:
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4.4.3.1 La factura debe contener el nombre del principio activo o nombre comercial, fecha de caducidad y el lote.
4.4.3.1.2 De no ser así, la empresa debe entregar un oficio donde se haga responsable de los lotes y caducidades
de sus productos. Verificarse en la recepción.
4.4.3.2 Los productos deben estar en buen estado.
4.4.3.2.1 Tanto su envase primario como el secundario, así la apariencia física debe ser la indicada. 4.4.3.3
Cumplir con las condiciones de almacenamiento.
4.4.4 Las cantidades deben ser estipuladas en la requisición.
4.4.4.1 De no ser así, se debe especificar el porqué de los cambios y la solución para cumplir dichos
requerimientos.
4.5 Entregar el expediente al Responsable Sanitario para que realice las revisiones que competen, quien por
medio del formato Bitácora de entrega de Expedientes de entrada a Almacén, Responsable Sanitario y
Responsable Administrativo, hace entrega al Responsable Administrativo para las gestiones requeridas que la
compra compete
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5. Referencias Bibliográficas
5.1.Reglamento de insumos para la Salud. Articulos del 28 al 32. Diario Oficial de la Federación del 04 de febrero
de 1998.
5.2.Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para
la salus. Quinta edición. Mexico 2014.
5.3.Ley General de Salud, fracción IV del artículo 226.
5.4.Reglamento de Insumos para la Salud en sus artículos del 28 al 32. Acuerdo por el que se determinan los
lineamientos a los que está sujeta la venta y dispensación de antibióticos, vigente a partir del 25 de agosto del
2010.
6. Anexos
● Formato 1. Diagrama de flujo para la adquisición de medicamentos
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• Formato 2. Formato de entrega de faltantes
Elaboró: Revisó: Autorizó:

Fecha: 19/10/2022 Fecha: 19/10/2022 Fecha: 19/10/2022
Firma: Firma: Firma:
Nombre: QFB. María Magdalena

Nombre: QFB. Cristina Guajardo Nombre: QFB. Lucero González Ramírez Domínguez
Puesto: Analista Puesto: Gerente Puesto: Responsable Sanitario
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7. CONTROL DE CAMBIOS
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8. FIRMAS DE CONOCIMIENTO

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PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LA

ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA

4. Desarrollo del proceso

3.3.Personal encargado de caja dentro de la Farmacia NEO.

3.4.Encargado de Administración en Farmacia.

3.5.Encargado de Almacén de medicamentos e insumos para la salud.

4. Desarrollo del proceso

Para lo cual se sigue el siguiente procedimiento:

4.1.2 Llevar a cabo del día 1 al día 10 de cada mes.

4.2 Socializar la proyección de compra correctamente justificada.

4.3 Tramitar el trámite correspondiente para la acreditación de la compra.

4.4 Recepcionar los medicamentos.

• Formato 2. Formato de entrega de faltantes

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Nombre: QFB. María Magdalena

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