UNIDAD 4 NOMINA DE PAGO

TEMAS A INVESTIGAR DISCUTIR POR TEAMS

1- DEFINICION DE LA NOMINA

La nómina es un documento que indica la cantidad de dinero que una empresa le

paga a cada trabajador. Por ley, este documento debe emitirse como
comprobante de pago para certificar que una organización ha cumplido con la
remuneración de sus empleados.

Es decir, consta de un instrumento que certifica los diversos pagos que

constituyen el sueldo de un empleado por parte de una organización.

También, puede entenderse por nómina a la plantilla de una empresa que refleja
la cantidad de empleados que posee y el dinero que se les paga por su trabajo.

2- ESTRUCTURA DE LA NOMINA

Encabezamiento de la nómina

 Datos de la empresa: Razón social, CIF, Domicilio social de la empresa y

Código de Cuenta de Cotización de la Seguridad Social (compuesto por
once dígitos)

 Datos del empleado: nombre y apellidos; DNI, NIE o Pasaporte; tipo de

contrato; número de afiliación a la Seguridad Social; grupo profesional en
función del Convenio Colectivo aplicable y puesto de trabajo; por último,
grupo de cotización del trabajador y antigüedad.

Devengos en la nómina

Los devengos de una nómina son toda la serie de conceptos salariales que ha
generado un empleado en el periodo de tiempo de un mes. Pueden ser salariales
o no salariales.

Salariales:
 Salario base: es la cantidad que recibe el trabajador en función de los días
trabajados y se calcula en función del Convenio al que esté acogida la
empresa.

 Complementos salariales: cualquier cantidad extra que reciba el trabajador.

 Horas extraordinarias.

 Pagas Extraordinarias: se pueden abonar prorrateadas mes a mes o bien en

los meses acordados por la empresa.

 Mejoras voluntarias: si se percibe sueldo en especie o se ha acordado una

retribución flexible se debe reflejar en la nómina y no d debe superar el 20%
del salario bruto.

No salariales:

 Aquellas que no cotizan a la Seguridad Social como son gastos ocasionados

en el desempeño del trabajo, dietas, kilometraje o plus por transporte, entre
otras.

Deducciones en nómina

Recoge todas las deducciones que aplican sobre el salario bruto y que dan como
resultado el salario neto. Las más destacadas son:

 Retenciones del IRPF: son un adelanto a la Agencia Tributaria sobre el pago

anual que se realiza a través de la Declaración de la Renta y precisamente, se
regulará tras su presentación (el trabajador tendrá que abonar o percibir la
diferencia en función de la retención realizad por la empresa).

 Cuotas a la Seguridad Social: Aunque la empresa asume la mayor parte de la

cuota, el trabajador también debe aportar la parte restante.

 - Otras deducciones: por pertenencia a un sindicato, solicitud de un adelanto,

pago en especies o embargos de la Agencia Tributaria (para cobro de una
deuda existente con dicho organismo).

Bases de cotización
El salario y las percepciones extrasalariales de cada trabajador son los elementos
que componen las bases de cotización. Es decir, el sueldo en bruto. En función
de su cuantía, se calcula la cotización a la Seguridad Social por parte del
trabajador. Todos los trabajadores, por cuenta propia o ajena, tienen una base de
cotización que permite hacer este cálculo.

El porcentaje del sueldo destinado a la Seguridad Social servirá para poder

beneficiarnos de los servicios que el Estado pone a nuestra disposición tales
como Sanidad Pública o jubilación, entre otros.

3- CALCULO DE LAS HORAS EXTRAS

Para determinar el valor de la hora extraordinaria para un trabajador con jornada

de 45 horas semanales, debe dividirse el sueldo del dependiente por treinta y el
resultado multiplicarse por 28 y el producto de tal operación debe dividirse por
180, siendo el resultado el valor de la hora ordinaria. Luego, el valor de la hora
ordinaria diaria debe ser incrementado en un 50% (recargo legal) o por el
porcentaje que se haya pactado, si es superior, para obtener el valor de la hora
extraordinaria, el cual debe multiplicarse por el número de horas extras que en la
respectiva semana se ha consignado en el registro de control de asistencia.

Ejemplo: sueldo de $400.000 / 30 X 28 /180= $2.074 cada hora ordinaria.

Una vez calculado el valor de cada hora ordinaria, se debe aumentar en un 50%
su valor, obteniéndose así el monto de cada hora extra:

Hora ordinaria de $2.074 X 1,5= $3.111 cada hora extra.

A igual resultado se llegará si se multiplica el sueldo por el factor 0,0077777 en

caso de que el trabajador tenga una jornada de 45 horas semanales.

4- RETENCIONES IMPUETOS SOBRE LA RENTA

Son las deducciones efectuadas por los agentes de retención a los pagos de
salarios, sueldos y otros ingresos en una cantidad determinada por la ley,
reglamentos o las normas emitidas por la Administración Tributaria.
Según el Código Tributario el Impuesto sobre la Renta (ISR), es aquel impuesto
que grava toda renta, ingreso, utilidad o beneficio obtenido por personas físicas,
sucesiones o indivisas en un período fiscal determinado.

¿Quiénes son agentes de retención del Impuesto sobre la Renta?

Según el artículo 269 del Código Tributario:

 Toda persona natural o jurídica, residente o domiciliada en República

Dominicana y sucesiones indivisas de causantes con domicilio en el país,
pagarán el impuesto sobre sus rentas de fuentes dominicanas y fuentes fuera
de República Dominicana.

Según el artículo 270 del Código Tributario:

 Las personas físicas, jurídicas o entidades no residentes o no domiciliadas en

República Dominicana cuando reciban pagos por conceptos de renta de
fuente dominicana.

 Las personas físicas, jurídicas o entidades no residentes en territorio

dominicano, que obtengan rentas mediante un establecimiento permanente.

Según el artículo 309 del Código Tributario:

 Las entidades públicas, cuando paguen o acrediten en cuenta a Personas

Físicas, Sucesiones Indivisas y Personas Jurídicas legalmente constituidas.

 Las Personas Jurídicas legalmente constituidas y los Negocios con Único

Dueño, cuando paguen o acrediten en cuenta a Personas Naturales y
Sucesiones Indivisas.

 Las Sociedades y Asociaciones Civiles con o sin personería jurídica, así

como Sociedades Cooperativas y demás actividades de derecho público o
privado.

5- RETENCIONES DE LA TSS
Descuentos que deben realizar a los empleados de la TSS

Los Descuentos que aplicar a realizar a los empleados por parte de la TSS
son los siguientes:

Seguro Familiar de Salud SFS

El descuento al empleado que aplica para el seguro familiar es de 3.04% de su

Salario hasta alcanzar el tope salarial.

Administradora de Fondos de Pensiones AFP

El descuento que aplica al empleado para la cuenta individual de capitalización

de su fondo de pensiones es de un 2.87% de su salario hasta alcanzar el tope
salarial.

INFOTEP

Además, los empleados deben aportar al INFOTEP el 0.5% de sus

bonificaciones anuales que reciben.

En Total a los empleados se le debe retener un 5.91% de su salario para la TSS

hasta alcanzar los topes salariales donde se limitan los descuentos.

Aportes a la TSS que deben realizar los Empleadores

Los empleadores en la República Dominicana deben realizar aportaciones a la

seguridad social para sus empleados y los aportes son los siguientes:

Seguro Familiar de Salud SFS

Las empresas dominicanas deben aportar por el Seguro Familiar de Salud SFS
de sus empleados un 7.09% del salario del empleado hasta alcanzar el tope
salarial.

Administradora de Fondos de Pensiones AFP

Las empresas dominicanas deben aportar para la cuenta individual de

capitalización de fondo de pensiones AFP de sus empleados es de un 7.10% del
salario del empleado hasta alcanzar el tope salarial.
Seguro de Riesgos Laborales SRL o Administradora de Riesgos Laborales
ARL

Las empresas dominicanas deben aportar para el Seguro de Riesgos Laborales

SRL de sus empleados es entre un 1.10% y un 1.30% del salario del empleado
hasta alcanzar el tope salarial.

En total las empresas dominicanas deben aportar a la TSS por los salarios de sus
empleados entre un 15.29% y un 15.49% hasta alcanzar los topes salariales.

INFOTEP

Las empresas dominicanas deben aportar para el INFOTEP un 1% de los

salarios de los empleados, el salario incluye las comisiones.

6- COBRO PRESTAMOS EMPLEADOS

Lo primero que hay que considerar es que los préstamos que un patrono otorga a
sus empleados se rigen por reglas distintas a las que podrían acordar dos sujetos
vinculados en una relación civil o comercial. Al efecto, es necesario referirnos a
los artículos 30, 36, 172 y 173 del Código de Trabajo, de los cuales podemos
extraer las siguientes condiciones para el otorgamiento de préstamos o adelantos
de salario con rebajo por planilla:

Los pagos se deben establecer en un mínimo de 4 cuotas, amortizables durante

la vigencia del contrato.

En caso de terminación del contrato, el patrono podrá hacer la liquidación

definitiva de la deuda. Sin embargo, dicha liquidación no podrá efectuarse sobre
los importes de vacaciones y aguinaldo (derechos irrenunciables) o preaviso y
cesantía (montos que no pueden ser objeto de compensación).

La cuota de pago no debe superar el monto legalmente embargable del salario.

La deuda que contraiga el trabajador con su patrono no podrá devengar

intereses.
Adicionalmente, hay que recordar que el patrono solamente puede hacer rebajos
salariales cuando ello esté estipulado por ley o cuando exista una autorización
expresa del trabajador. En este sentido, al momento de otorgar un préstamo o
adelanto de salario, el colaborador debe autorizar por escrito al patrono para
realizar las retenciones en los montos acordados.

7- PREPARACION DE UNA NOMINA

La nómina también puede diferenciarse dependiendo del tipo de trabajadores.

Por ejemplo, las nóminas para gerentes y ejecutivos suelen ser confidenciales y
se integran, además de lo ya establecido, de otros pagos adicionales y
complementos al salario. Sigue estos pasos para crear tu nómina:

 Paso 1: determinar salarios y prestaciones. La empresa debe tener

establecido el salario que habrá de recibir cada trabajador. Para lograr esto
suele haber una investigación sobre los diferentes puestos de la empresa y así
calcular la cifra justa según la jerarquía y desempeño de funciones. Otro
factor importante a tomar en cuenta es la capacidad económica con que
cuenta la empresa. Por esto, no existe un monto predeterminado para las
labores según el puesto que se aplique a todos por igual, pues esto dependerá
del dinero disponible y justo para que la empresa pueda seguir funcionando y
generando ganancias.
 Paso 2: definir políticas de pago. Para evitar confusión o falta de
información sobre el salario y las deducciones, es necesario definir como
empresa las políticas de pago. Es necesario detallar con la mayor precisión
posible todos los apartados sobre la determinación de salario, las prestaciones
y deducciones que por ley le competen al trabajador. Mantener a los
empleados al tanto de estas políticas servirá para esclarecer dudas y evitar
confusión sobre su nómina.
 Paso 3: determinar calendarios de pago. Realiza un calendario para
determinar los pagos. Es un requerimiento para la empresa antes de iniciar el
año laboral, esto evita retrasos y conflictos en el esquema de pagos.
Recordemos que estos pagos pueden presentarse de manera semanal,
quincenal, mensual, etc.
 Paso 4: determinar incidencias del período. Como incidencias podemos
considerar las faltas sin comprobante, permisos sin goce de sueldo,
 incapacidades verificadas por el IMSS, etc. Es importante tomarlas en cuenta
ya que no solo influyen en el salario recibido mensualmente, sino que
también se ven afectados los salarios base de cotización para el cálculo de
deducciones. Algunas maneras para llevar registro de estas incidencias son
los relojes checadores o listas de asistencia.
 Paso 5: considerar pagos y descuentos en procesos. Como vimos
anteriormente, hay casos extraordinarios donde en la nómina se contemplan
además otros conceptos. Una nómina regular es diferente, por ejemplo, a la
nómina que se otorga cuando al trabajador se le pagan las PTU (donde no
incurren faltas o tiempos extras) u otras bonificaciones. Puede ocurrir
también que además de las deducciones por ley, a la nómina se le descuente
el pago de préstamos que el trabajador recibió de la empresa, por lo que las
nóminas pueden ser normales, con pagos extras o con descuentos adicionales.
 Paso 6: calcular la nómina. Ha llegado el momento de realizar sumas y
restas. Para calcular la nómina, debemos saber el salario a recibir por el
puesto que se desempeña, la cantidad de días que se asistió o si hubo
incidencias, verificar que no hay adeudos por préstamos, descontar créditos,
descontar las cantidades destinadas para seguridad social y en caso de existir
un fondo de ahorro o crédito de vivienda realizar el pago pertinente. De igual
manera, tomar en cuenta si el trabajador es merecedor de un bono o incentivo
por actividades y ventas.
 Paso 7: obtener reportes. Debido a que la creación de la nómina implica a
más organismos externos a la empresa, habrá una cantidad de archivos y
formatos que debemos llenar y éstos deben ser firmados por el trabajador. Se
debe entregar el papeleo necesario a las empresas que administran los vales
de despensa, a IMSS e Infonavit y los créditos que deben ser entregados en el
banco. Recordemos que, al ser asalariados, los trabajadores dependen del
patrón para que cumpla con sus actividades fiscales y su seguridad social.
 Paso 8: efectuar los pagos y cerrar la nómina. Finalmente, se realiza el pago
a los trabajadores –ya sea efectivo, cheque o transferencia–. En caso de
detectarse algún error, este debe corregirse de inmediato pues una vez
cerrado el proceso de nómina es inamovible. Ahora, sólo habrá que archivar
estos pagos y realizar las declaraciones mensuales y anuales.
8- CONTABILIDAD DE LA NOMINA

Un asiento contable de una nómina es el registro que debe elaborar una empresa
o autónomo que tenga empleados a la hora del devengo de la nómina de un
trabajador, de manera que quede registrada la operación comercial en la
contabilidad oficial de la compañía.

El asiento de nómina está formado por diversas partidas, las cuales, deben
quedar registradas en sus cuentas contables correspondientes, de manera que
posteriormente se salden con el pago líquido del salario al trabajador y el pago
de la cuota de la seguridad social.

En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de

anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el
documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se
archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los
colaboradores. Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las
cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la
composición del patrimonio a lo largo del tiempo.

Por otro lado, el asiento contable de nómina es uno de los tipos de asientos con
que podemos medir la economía de una empresa, pues aquí se resumen todas las
transacciones y el flujo de efectivo total.

Este proceso también ayuda al departamento de recursos humanos a generar

datos sobre la nómina de un empleado, dicha información incluso podrá ser
utilizada en su evaluación de desempeño.

De forma general, este proceso se trata de insertar información relevante en el

libro de contabilidad general de la empresa. En éste, todos los activos y pasivos
deben de registrarse con fines financieros y de cumplimiento. En cuanto a la
compensación de empleados, se deben de registrar:

 Sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones.

 Retención de impuestos del empleador y el empleado.
 Retención de sueldos, primas de seguros y planes de ahorro.
 Gastos complementarios del empleador.
9- CONTROL INTERNO DE LA NOMINA

Segregación de funciones

Existen cuatro categorías de tareas relacionadas con la nómina: contratación y

promoción de personal, registro y mantenimiento de hojas de tiempo exactos,
preparación de la nómina y el pago de los empleados y los impuestos sobre la
nómina - deben estar separados por departamentos o personas responsables, si es
posible. Además, la designación de un miembro de la administración del examen
periódico de los registros bancarios de la empresa relacionadas con la nómina
más puede garantizar un registro adecuado de nómina y reducir el riesgo de
fraude. El mantenimiento de una cuenta bancaria separada para la nómina solo
reduce la cantidad de activos de la empresa en situación de riesgo y hace que sea
más fácil de auditar.

Para las pequeñas empresas que carecen de un personal suficientemente grande

como para separar las responsabilidades de nómina, el dueño del negocio o un
administrador de confianza debería supervisar el proceso de nómina de principio
a fin. Si esto es demasiado tiempo para llevar a cabo cada periodo de nómina,
regular todavía azar e inspecciones exhaustivas deben realizarse.

Recursos humanos

La autorización para pagar a un empleado por el departamento de recursos

humanos protege al negocio del fraude mediante la reducción y eliminación de
la posibilidad de que empleados ficticios o que ya no están sigan en la nómina.
El departamento de personal o de recursos humanos debe mantener actualizados
los registros de empleados en todo momento, que reflejan la tasa de pago que
cada empleado recibe y los beneficios previstos.

Registro del tiempo trabajado

Las hojas o tarjetas de asistencia deben estar firmadas por el empleado, y luego
ser revisadas, aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable. El
tiempo libre o ausencias no pagadas deben reflejarse en la hoja de asistencia
apropiada. Se debe aprobar el tiempo extra antes del hecho. Además, un
empleado no debe tener acceso a su hoja de asistencia una vez que el supervisor
ha aprobado y firmado el expediente para el preparador de nómina.

Preparación de la nómina

Como procedimiento de control adicional, la persona o personas encargadas de

la preparación de la nómina que calculan la indemnización debida a cada
empleado no deben tener autorización para firmar las hojas de asistencia o
cheques de emisión. Durante la preparación de la nómina, el FICA o Seguridad
Social, los impuestos a los ingresos y otras deducciones como los seguros son
calculados, y las cantidades finales de dólares por concepto de sueldos y salarios
debe ser enviada al departamento o persona a cargo de la emisión de cheques a
los empleados y el pago de los impuestos de nómina.

Pagar a los empleados y los impuestos sobre la nómina

Cuando sea posible, los procedimientos de control interno en la nómina deben

exigir que la persona o personas autorizadas a pagar a los empleados y los
impuestos sobre la nómina no tengan acceso autorizado a los registros de
recursos humanos, hojas de asistencia y materiales de preparación de la nómina.
En las pequeñas empresas en las que esto no es factible, el propietario o la
administración superior debe autorizar todos los cheques o designar a dos
empleados de confianza para tener el control de la autorización, requiriendo
ambas firmas para la autorización.

Riesgos

Un negocio sin los procedimientos adecuados de control interno sobre la

nómina, corre el riesgo de que la compensación se expida a los empleados que
no existen o que ya no están. Además, la empresa puede perder activos pagando
en exceso a los empleados deshonestos e incurrir en gastos excesivos por tener
que rehacer los registros de nómina. Cuando se cometen errores, una nómina
puede retrasarse, lo que puede dar lugar a empleados descontentos.
10- CASO PRACTICO

CASO PRACTICO NUMERO 2 COMPRAS (ABASTECIMIENTOS)

PLANEAMIENTO: Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la
revisión de la función de compras de la empresa “Industria X S.A.” cuyas
características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de
productos farmacéuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 %en el país
y el resto es importado de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos. La función de
compras Implica en esta empresa: Atención de las requisiciones
provenientes de producción. Programación de compras. Selección de los
mejores proveedores y negociación de los mejores precios. Expedición de
órdenes de compra. Supervisión de la recepción del material pedido
conforme a las disposiciones contratadas. Actualización continua del
directorio de proveedores. ********* ******** ******** En el
desarrollo de su revisión usted observo; fundamentalmente los siguientes
aspectos de interés: El 80 % de las requisiciones que llegan son
urgentes. Existe una continua queja del Gerente de producción por falta
de abastecimientos que continuamente interrumpe la producción. El Gerente de
Compras señala que la culpa es de producción porque no le informan
oportunamente sus requerimientos a causa de no tener programada la
producción. En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo
pruebas selectivas de las compras hechas en todo el año, se observaron las
siguientes fallas generales: COMPRASLOCALES Compras en que no se
hicieron cotizaciones por urgencia. 80 compras en que se seleccionó a un
proveedor que no era el 20 más barato por razones de urgencia. Comprasen que
no se cotizó a más de dos proveedores por 30 desconocerse su
existencia. Comprando adecuadamente. 70 total examinado 200 En las
importaciones no se observaron deficiencias. Se pide: Definir los problemas.
Señalar el defecto que tiene la operación. Indique que investigaciones
adicionales haría. Señale las posibles recomendaciones.