Tarea para CEV01

HOTEL EXECUTIVE **** (Totana - Murcia)

APARTADO 1

Tipo de evento familiar.

1. A) Comida petición de mano sábado 19 de noviembre de 2022.

Asistentes: 50 personas.

Decoración.

Personal.

Preparación sala.

Coste cubierto 25 euros_precio cliente 60 euros.

B) Celebración ceremonia en los jardines traseros del hotel.

Contratación o ciante rito celta.

Decoración oral.

Mobiliario (sillas).

Arco madera tallada.

Cortinas gasa.

Velas led.

Salón cubierto alternativo por si surgen inclemencias del tiempo.

Grupo musical clásico y música Folk.

C) Banquete de bodas domingo 8 de julio de 2023.

Asistentes: 230 personas.

Decoración.

Personal.

Mobiliario.

Decoración oral.

Decoración textil.

Orquesta.

Coste cubierto 60 euros_precio cliente 125 euros.

APARTADO 2

Etapas organización.

1- Diseño y comercialización del evento:

Van a ser tres acontecimientos familiares para un mismo grupo y repartidos a lo largo de
dos días consecutivos.

Tipo de pedida de mano (formal, menos formal, en el exterior, interior, número de

asistentes, etc).

Tipo de ceremonia: rito celta en los jardines del exterior (si las condiciones meteorológicas
no fuesen favorables disponer de salón interior alternativo).

Banquetes: número de asistentes y elección del menú.

Precio especial reserva de habitaciones para los invitados.

Comprobar fechas y disponibilidad del establecimiento.

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Comprobar que las tres zonas necesarias que se van a usar, en las tres ocasiones, están
disponibles y en optimas condiciones de uso y limpieza, para su preparación con varios
días de antelación.

Plantilla preparada y disponible en fecha.

Proveedores de alimentos con género su ciente y precios del mercado.

2- Organización del departamento de comercialización de eventos.

Designar responsables de áreas y tareas.

3. Plani cación.

Desarrollar todas las actividades que se han diseñado para la celebración.

Comenzar a plani car y coordinar, gestionando todas las actividades previas al inicio del
evento.

Estudiar las necesidades de recursos humanos y técnicos, gestionar la contratación de

servicios externos que sean necesarios.

Diseñar un cronograma, ajustar la plani cación al presupuesto general, planos de los tres
espacios, elaborar la lista de invitados.

Pedida de mano:

- Comedor para 50 personas.

- Elaborar varios menús de degustación para la elección por parte de los novios.

- Contratar y comprobar la disponibilidad del personal de cocina y sala para la comida.

- Consulta y compra al proveedor de alimentos que se van a elaborar.

- Decoración del salón (adquisición de elementos necesarios) y puesta a punto (asignar un

equipo personal estas labores).

- Elaboración de menús en papel premium (a elección de los novios) para distribuir en las
mesas.

- Cartel/pizarra para indicar la distribución en las mesas a los invitados.

Ceremonia:

- Preparación de los jardines con sillas, decoración oral (adquisición de la misma),

colocación del arco de madera nupcial, decoración celta para este tipo de evento.

- Comprobar disponibilidad del o ciante y contratación del mismo para el día y hora del
evento (sustituto avisado en caso necesario).

- Preparación de salón alternativo en caso de que con previsión de dos días se esperen
condiciones climáticas adversas (avisar a los novios en primera instancia).

- Grupo musica clásica para la ceremonia y música Folk para inmediatamente después.

Banquete de bodas:

- Comedor para 230 personas más los novios.

- Elaborar varios menús de degustación para la elección por parte de los novios.

- Contratar y comprobar la disponibilidad del personal de cocina y sala para la comida.

- Consulta y compra al proveedor de alimentos que se van a elaborar.

- Decoración del salón (adquisición de elementos necesarios) y puesta a punto (asignar un

equipo personal estas labores).

- Elaboración de menús en papel premium (a elección de los novios) para distribuir en las
mesas.

- Cartel/pizarra para indicar la distribución en las mesas a los invitados.

- Elección de la orquesta amenizadora (contratar bajo el visto bueno de los novios), para el
desarrollo del banquete y posterior esta.

- Disposición de varias barras para las copas y cocteles posteriores al banquete.

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Gestión documental.

4. Celebración y supervisión.

Ejecución de las actividades programadas.

Supervisar el desarrollo y la calidad de los servicios prestados, con la observación y la

evaluación.

5. Control del cierre de eventos.

Medir resultados y comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos plani cados y de

la e ciencia de las prestaciones.

Haciendo un análisis sobre el grado de satisfacción de los clientes e invitados, la calidad

de los servicios prestados, las incidencias y la resolución de las mismas, imprevistos
detectados y errores cometidos.

Todos estos aspectos analizados y evaluados en la memoria nal

APARTADO 3

1. Número de asistentes a los distintos eventos.

2. Menús elegidos (coste de las materias primas).

3. Gastos en decoración.

4. Gastos en personal, y por lo tanto personal necesario.

5. Duración aproximada de los eventos.

6. Descuento en las habitaciones.

7. Consumos de agua y luz durante los eventos.

8. Consumos de alcohol.

9. Coste de la contratación del o ciante.

10. Coste de la contratación de los grupo musicales y la orquesta.

11. Servicio de traslado de invitados desde otras localidades ( si fuese necesario).

En principio siempre se buscaría la forma de cobro más cómoda para los clientes, pero teniendo
en cuenta que es una inversión importante en adquisición de alimentos, elementos decorativos,
reserva de espacios, contratación de personal extra, montaje, etc. se pediría un 10% de señal en
el momento de la reserva, 90 días antes del evento un 30% más, 60 días antes del evento otro
30%, y el 30% restante 30 días antes del evento.

Ya que hay que tener en cuenta que si se reserva este espacio durante un año sin cobro alguno, y
se cancela un mes antes y no hemos cobrado nada, perderíamos la posibilidad de organizar otros
eventos, más todo el trabajo de plani cación y organización perdido.

APARTADO 4

Para este tipo eventos podemos encontrarlos en canales de distribución como: agencias de
viajes, empresas organizadoras de eventos, organizadoras de bodas y más habitualmente en los
mismo establecimientos hoteleros. Esta ultima opción es la más habitual de todas.

Por norma general el público se suele dirigir directamente a los hoteles, bien porque ya hayan
estado en alguna celebración de este tipo en ese establecimiento y les haya gustado, o porque
les han hablado familiares, amigos o conocidos, o han visto algún tipo de publicidad al respecto.

APARTADO 5

Los elementos comunicativos que integran el plan de este hotel son, en primer lugar, la
publicidad en radio local, ya que nacional no tendría sentido para este tipo de eventos, que
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normalmente se celebran en lugares próximos a la residencia de las familias. Y sería un gasto en
publicidad prácticamente inútil y no recuperable.

En revistas especializadas no se contempla ya que el hotel no está ubicado en ningún sitio

singular y característico que pudiese funcionar de reclamo.

Se usaría el mailing o correo directo, entre clientes que alguna vez hayan usado el hotel, etc.

Se pondrían el logo del hotel y datos en todos los menús, recuerdos que se distribuyan entre los
asistentes a todos los eventos del hotel.

Folletos para empresas organizadoras de eventos y agencias de viajes de la provincia.

Publicidad en buscadores de internet relacionados con las bodas y en un radio de acción de

unos 100 km, también en todas las redes sociales.

Apertura de un canal de YouTube donde se cuelguen videos rápidos de bodas anteriores, con
primeros planos de los puntos fuertes del hotel, como salones, jardines, platos, etc.