SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD UAT-GC-PT-002

Fecha de emisión: 16-06-2016

AUDITORIAS INTERNAS Versión: 01

1. OBJETIVO

Proporcionar los criterios para la realización de auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad.
Este procedimiento aplica a los procesos que forman parte del SGC.
Abarca la programación, planificación y ejecución de las auditorías internas, selección, calificación y
evaluación de auditores internos.
Las auditorías internas de la calidad verifican si los diversos elementos del sistema de gestión de la
calidad de la organización son conformes con los requisitos dictados por la norma ISO 9001:2015 y con
los requeridos por el sistema de gestión y con los objetivos de calidad fijados de la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todas las auditorías internas realizadas al sistema de gestión de
calidad, para evaluar la conformidad y efectividad de los procesos que los integran, basadas en los
criterios de auditoría.
Inicia con la planificación del programa de auditoría y termina con la elaboración y presentación del
informe final.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Jefe de gestión de calidad.

Es el responsable de dirigir, coordinar y monitorear los procesos de auditoria interna desde la
planificación, hasta el resultado y seguimiento de las acciones correctiva.

3.2. Auditores Internos.

Concretan y comunican al responsable del área auditada el horario y contenido de la auditoría. Auditan
las áreas asignadas según se establece en este procedimiento. Elaboran un informe de la auditoría
realizada y colaboran en la proposición de las acciones necesarias para solucionar las deficiencias
encontradas.

3.3. Responsable de las áreas auditadas.

Son los responsables de proporcionar los recursos y tiempo requerido para el desarrollo de las
auditorías internas al Sistema de Gestión de la calidad, así como de dar solución a las desviaciones
encontradas, como acciones correctivas en sus actividades.

3.4. Para todo el personal.

En su caso, cumplimentan y/o mantienen los registros necesarios para evidenciar el seguimiento de las
acciones acordadas.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1. Auditor: Persona cualificada para realizar auditorías de sistemas de gestión.

4.2. Auditoría: La auditoría de calidad es un examen metódico que se realiza para determinar si las
actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y
que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.

4.3 Auditoría interna: Auditorías llevadas a cabo por la organización a intervalos planificados para
determinar si el sistema de gestión de la calidad, por un lado, es conforme con las disposiciones
planificadas, con los requisitos de la norma y con los requisitos del sistema establecidos por la
organización; y por otro lado, si el sistema de gestión de calidad se ha implementado y se mantiene de
manera eficaz.
Las auditorias deben cubrir todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y por lo menos una (01) vez
al año, cubrir todas las unidades de negocios incluidas en el alcance del SGC.

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4.4. Criterio de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
(ejemplo: convenios, requerimientos instituciones, políticas, procedimientos, objetivos, Manuales,
normas).

4.5. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos u otra información, que sea
importante para el criterio de auditoria acordado y verificable: la evidencia de la auditoria puede ser
cualitativa o cuantitativa.

4.6. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recolectada

contra el criterio de auditoria: los hallazgos de auditoria pueden indicar tanto conformidad con los
criterios de auditoria, u oportunidades para mejorar.

4.7. No Conformidad: Falta de cumplimiento de los requisitos fijados por el sistema de gestión de
calidad de la empresa. Comprende la ausencia o separación, en relación con los requisitos
especificados, de una o más características de la calidad de uno o más elementos del sistema de
gestión de calidad, ya sean materiales o procesos (actividades).

4.8. Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

4.9. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.

4.10. Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria

4.11. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

habilidades.

4.12. SGC: Sistema de Gestión de Calidad

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Norma ISO 9001:2015, requisito 9.2

 UAT-GC-PT-003 Acciones Correctivas

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA

La auditoría del SGC es planeada considerando los resultados de la auditorias anteriores y el

desempeño e importancia de los procesos y áreas el Jefe de Gestión de Calidad asigna a un auditor
líder responsable de la planeación y coordinación de las auditorias, adicionalmente este último elabora
el plan de auditoría.

Nota 1. En ausencia del auditor líder, el responsable de Gestión de Calidad tomará la función de éste;
adicionalmente y podrá realizar auditorías a proceso y/o servicio fuera del programa, cuando se
detecten problemas recurrentes en las diferentes áreas o procesos que integran el SGC.

Programación de la auditoría.

El Jefe de gestión de calidad elabora y comunica el Programa anual de Auditorías Internas y la

Gerencia General lo aprueba.
El Programa de Auditorías Internas se elabora en base a una matriz para la realización del programa
anual de auditorías internas, en el cual se determina la cantidad de auditorías de acuerdo a la
importancia del área según proceso y al resultado de auditorías anteriores.

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Planificación de la Auditoría Interna

1. Antes de la auditoría, el Equipo Auditor debe realizar una revisión preliminar de la documentación
del proceso y/o área a auditar, y de los informes de auditoría anteriores.
2. Los auditores internos no deberán auditar su propio trabajo (Conflictos de intereses).
3. El Jefe del Gestión de calidad según el Programa Anual de Auditorías planifica el Plan de Auditorías
Internas.
4. El Jefe del Gestión de calidad selecciona el equipo auditor de acuerdo a la evaluación de Auditores
Internos.
5. El Jefe de Gestión de calidad/Auditor Líder elabora el: Plan de Auditorías Internas, previa
coordinación con los responsables del proceso auditar.
6. El Jefe de Gestión de calidad envía por correo electrónico el Plan de Auditorías Internas a la
Gerencia para su validación.
7. La Gerencia General da su conformidad al Plan de Auditorías Internas y envía a todos los a los
colaboradores de la organización dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad
involucrados en la auditoria, posteriormente se publica en las áreas o departamentos involucrados y
se entrega una copia a los integrantes del equipo auditor, para que elaboren sus Listas de
Verificación.
8. Caso contrario retorna el Plan de Auditorías Internas nuevamente al Jefe de Gestión de Calidad
para su corrección y se siguen los pasos desde el punto. 3. El plazo máximo de envío es de 07 días
hábiles antes de la ejecución de la auditoria, con el objetivo que los auditados se preparen para la
auditoría interna.

Clasificación de los hallazgos:

No Conformidad: Incumplimiento total o parcial de un requisito de la Norma ISO 9001 y que afecta en
el desempeño del proceso o producto.

Observación: Incumplimiento puntual de un requisito de la norma ISO 9001 o de un requisito del SGC
y que no afecte el desempeño del proceso y/o producto o situaciones donde el auditor no ha podido
encontrar todas las evidencias para declararlo como no conformidad.

Oportunidad de Mejora: Recomendación relacionada a la mejora del desempeño del proceso y/o
producto.

6.2 SELECCIÓN Y CALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS.

1. El Jefe de Gestión de calidad selecciona los postulantes que se formarán como auditores
internos.
2. El Jefe de Gestión de calidad en coordinación con el Ingeniero residente coordina la fecha en
la cual se dictará el curso de formación de Auditor Interno.
3. Al final del curso el Jefe de Gestión de calidad evalúa a los postulantes y según el puntaje
obtenido determina si aprueba el curso, caso contrario programa a los postulantes para una
nueva convocatoria del curso.
4. El puntaje mínimo aprobatoria es 14 sobre 20.
a. Se entrega los certificados a los postulantes que aprobaron el curso.
b. Se actualiza el Listado de Auditores Internos y archiva los registros de evaluación de
acuerdo al tiempo declarado en el Listado de Registros del SGC.
c. Adicionalmente si el Auditor Interno posee competencias técnicas en un determinado
proceso, debe ser registrado en el Listado de Auditores Internos.
d. El Jefe del SGC seguirá los siguientes criterios para la calificación del Auditor Interno, lo
cual debe ser actualizado en el Listado de Auditores Internos.

OBSERVADOR:
Debe haber aprobado el curso formación de Auditor Interno.

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AUDITOR INTERNO:
Debe haber aprobado el curso formación de Auditor Interno. (*)
La participación de los auditores internos en los procesos de auditorías, es que haya participado por
lo menos en una (1) auditoria previa o podría estar acompañada por el auditor líder o auditor
externo.

Para mantener su estatus de Auditor Interno como “Vigente”, para ello debe haber participado como
mínimo en 1 auditoría en los 3 últimos años, caso contrario pasará a la condición de No Vigente por
lo que se tendrá que dar una nueva capacitación en el curso de Interpretación de la Norma ISO
9001 y formación de Auditor Interno.

AUDITOR LIDER:
Debe haber llevado el curso de auditor líder en la norma ISO 9001 o curso Intensivo de la Normas
ISO 9001, de manera externa.
Para desempeñarse como auditor líder en un proceso de auditoría, se requiere tener experiencia de
participación en dos (2) auditorías internas o realizar esta actividad bajo supervisión directa de un
auditor líder calificado externo.

(*) Si el postulante a Auditor interno llevó el curso de Formación de Auditor Interno ISO 9001 o El de
Auditor Líder ISO 9001 de manera externa, deberá presentar su certificado para convalidar el punto
1.

6.3 EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS

Al término de la auditoría interna, el Jefe de Gestión de calidad evalúa al equipo auditor de acuerdo
al formato: Evaluación de Auditores Internos, para aquellos auditores con resultado “Regular” o
“Deficiente” y continúen ejecutando auditorías se les debe retroalimentar en sus debilidades.
Para permanecer en el listado de Auditores Internos del Sistema de Gestión, deberán mantener
como resultado de evaluación de auditores la calificación de “Satisfactorio” o máximo 2 veces en el
año como “Regular”.

6.4 DESARROLLO DE LA AUDITORIA

a. Reunión de Apertura
El Auditor Líder con el Equipo auditor convocan a los auditados a participar de la reunión de
apertura de la auditoria, en donde se explicará el propósito y el alcance de la auditoría interna,
revisan el plan de auditoria y coordina cualquier ajuste que pueda ser necesario para asegurar la
evaluación de todos los procesos planificados y firman el registro: Reunión de Auditoria.

Se deberá considerar los siguientes lineamientos:

- Presentación del auditor líder y del grupo auditor.

- Definición del objetivo, razón y alcance de la auditoria
- Confirmación del programa de auditoria
- Explicación del proceso de auditoria (metodología, reporte y muestreo)

b. Proceso de entrevista:
El Auditor Líder con el equipo auditor ejecuta la auditoría interna utilizando el formato de: Lista de
Verificación de Auditoria Interna, de acuerdo al plan de auditoria. Al término de la entrevista con el
auditado, cada auditor indicará los hallazgos (No conformidad, Observación y Oportunidad de
Mejora) encontrados en el proceso.

Los auditores utilizan evidencias obtenidas durante la auditoria para formular sus conclusiones. No
determinan una no conformidad sin una evidencia que los respalde.

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El tiempo asignado para la realización de la auditoria, es de acuerdo al volumen de actividades que

se realizan en éstas, así como de los resultados obtenidos previamente en las auditorias anteriores.
Los tiempos designados por cada área deben estar detallados en el Plan de auditoria interna.

Durante este proceso el auditor se presenta en las instalaciones (oficinas y áreas de trabajo) del
responsable del proceso a ser auditado; posteriormente evalúa que las actividades y registros sean
acordes a los criterios de la auditoria. En este período el auditor puede solicitar a través del
responsable del área a otras personar para ser entrevistadas. Puede solicitar y revisar
documentación relacionada con los objetivos y al alcance de la auditoría, incluyendo informes de
auditorías anteriores con alcance similar.

c. Técnica de auditoria.
El auditor durante el proceso de auditoria emplea la técnica de investigación tomando como
referencia la documentación aplicable al área entrevistada, así mismo realiza un muestreo del
proceso o servicios con el fin de encontrar conformidad con los requerimientos especificados y en
caso de ser necesario rastrea la información, datos y actividades referidas.

d. Reunión de cierre: Registro de no conformidades y/o Observaciones.

De ser necesario, el Auditor Líder con el Equipo Auditor convoca a los auditados para la reunión de
cierre; en donde explicarán detalladamente los hallazgos.

 Criterios de no conformidad
Cuando el auditor ha detectado alguna de las no conformidades anteriores u otras, debe asegurarse
con el área auditada la confirmación de dicha no conformidad, así como de verificar que el problema
no es aislado y cuando así proceda el auditor deberá registrarlo en el Reporte de no conformidad,
el cual deberá ser llenado durante la entrevista o reunión del equipo auditor (enlace).

 Notificación de no conformidad.
Al término del proceso de entrevista, el auditor notifica al personal auditado, las no conformidades y
observaciones, además de las oportunidades de mejora, dando oportunidad a las funciones
involucradas de aclarar las dudas pertinentes con el fin de que exista la aceptación de las no
conformidades y observaciones.

Una vez concluido el período de entrevista y cuando así sea acordado, el auditor líder podrá realizar
una junta de cierre, en donde cubrirá los siguientes aspectos:

- Agradecimiento de participación.
- Presentación del Informe preliminar el cual incluye el número de no conformidades
encontradas por área y/o proceso. observaciones y el número total de no conformidades
encontradas.
- Mención de las no conformidades y observaciones.

6.5 INFORME DE AUDITORIA

El auditor líder envía por correo el Informe de la Auditoría Interna a la Gerencia General para su
revisión. Como Plazo máximo debe ser enviado dentro de los 4 días hábiles después del término de
la auditoria.
El auditor líder debe elaborar el informe de la auditoria, que debe contener los siguientes temas:

 Alcance de la auditoria, objetivos y criterio de auditoria.

 Programa de auditoria, identificación de auditores.
 Resultados de auditoria, no conformidades y observaciones.
 Anexos al informe:
- Listas de verificación completas
- Reportes de no conformidad

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La Gerencia General revisa y da su conformidad al Informe de la Auditoría Interna, y envía a todos

los colaboradores dentro del alcance del SGC involucrados en la auditoria, caso contrario retorna al
Jefe de Gestión de calidad.

6.6 SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

Una vez recibidas y aprobadas las acciones propuestas, el Jefe de Gestión de Calidad entrega una
copia del “Reporte de no conformidad” al Auditor Interno para archivarlo en el file de Reporte de no
conformidades de su área, para hacer el seguimiento de las acciones tomadas.

El Auditor Interno se asegura que las acciones tomadas sean efectivas y recolecta las evidencias
requeridas, en caso aprobatorio procede a registrar los datos requeridos en el formato de Reporte
de No Conformidad.

En caso las acciones establecidas no hayan sido efectivas, el Auditor Interno, cierra el “Reporte de
No Conformidad”, documenta una nueva y propone una nueva fecha para implementar la nueva
acción correctiva según el procedimiento de Acciones Correctivas.

El Jefe Gestión de calidad o quien designe, envía las Solicitudes de Acciones Correctivas para el
tratamiento de los hallazgos encontrados en la auditoría interna, según el procedimiento: Acciones
Correctivas, en un plazo máximo de 2 días hábiles.

6.7 REGISTRO DE AUDITORIAS INTERNAS.

Al concluir el cierre de no conformidades por parte de las áreas y/o personal involucrado, el auditor
líder prepara el reporte de estado según el Registro de Auditorías Internas al responsable del
Sistema de Gestión de Calidad.

El Jefe de Gestión de Calidad es el responsable de conservar los registros derivados de la auditoria,

tales como programas, reportes de auditoria y registro de auditorías internas.

7. REGISTROS

 Plan de auditoria interna (UAT-GC-PL-001)

 Programa de auditorias internas (UAT-GC-PG-001)
 Evaluación de auditores internos (UAT-GC-RE-011)
 Reporte de no conformidad (UAT-GC-RE-010)
 Lista de verificación (UAT-GC-RE-008)

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