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    UT 2. Práctica 3. Creación de Un SGD

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    paula llorente
    Este documento describe una práctica de creación de un sistema de gestión documental (SGD) en una empresa. Se crean varios documentos como consultas, informes y cartas y se organizan en carpetas según su tipo y departamento. Luego se codifican los archivos, se crea un informe solicitado por recursos humanos, y se modifican los permisos y ubicaciones de algunos archivos existentes. Finalmente se proporcionan pantallazos para verificar las tareas realizadas.

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    UT 2. Práctica 3. Creación de Un SGD

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    Este documento describe una práctica de creación de un sistema de gestión documental (SGD) en una empresa. Se crean varios documentos como consultas, informes y cartas y se organizan en carpetas según su tipo y departamento. Luego se codifican los archivos, se crea un informe solicitado por recursos humanos, y se modifican los permisos y ubicaciones de algunos archivos existentes. Finalmente se proporcionan pantallazos para verificar las tareas realizadas.

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    Este documento describe una práctica de creación de un sistema de gestión documental (SGD) en una empresa. Se crean varios documentos como consultas, informes y cartas y se organizan en carpetas según su tipo y departamento. Luego se codifican los archivos, se crea un informe solicitado por recursos humanos, y se modifican los permisos y ubicaciones de algunos archivos existentes. Finalmente se proporcionan pantallazos para verificar las tareas realizadas.

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    Este documento describe una práctica de creación de un sistema de gestión documental (SGD) en una empresa. Se crean varios documentos como consultas, informes y cartas y se organizan en carpetas según su tipo y departamento. Luego se codifican los archivos, se crea un informe solicitado por recursos humanos, y se modifican los permisos y ubicaciones de algunos archivos existentes. Finalmente se proporcionan pantallazos para verificar las tareas realizadas.

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    Gestión Avanzada de la Información

    1º Asistencia a la Dirección DUAL

    PRÁCTICA 3. Creación de un SGD

    Crea desde WORD y guarda en Mis documentos los siguientes archivos, que
    han sido elaborados en el día de hoy con el nombre que consideres correcto:

    CONSU1 Consulta realizada por el Dpto. Financiero para conocer los


    distintos cambios en el Impuesto sobre Sociedades.
    CONSU2 Consulta al Dpto. de Recursos Humanos dando a conocer los
    nuevos modelos de contratación laboral.
    VINCU1 Consulta vinculante al Ministerio de Economía, solicitando la
    explicación de cierta cuenta del Plan General de
    Contabilidad.
    INSTAN1 Solicitud a Ministerio de Hacienda, para el aplazamiento del
    pago del Impuesto de Sociedades.
    INFOR1 Informe del personal contratado fijo y discontinuo a petición
    del Ministerio de Trabajo.
    EXPO1 Exposición de motivos por los que no se está de acuerdo con
    cierta normativa del Ayuntamiento de Madrid.
    CARTA1 Carta a la Papelería Imperial, devolviendo un pedido de
    tarjetas impresas en mal estado.
    CONSU3 Consulta realizada por el Dpto. Financiero sobre determinada
    actuación en las cuentas anuales.

    La situación es la siguiente:

    Ocupamos un puesto de trabajo en el Dpto. de Asesoría Jurídica de una


    empresa que establece el siguiente tipo de comunicaciones escritas:

    - De forma interna, responden a todas las consultas que realizan los distintos
    directivos de la empresa: jurídicas, laborales, tributarias, administrativas y
    de procedimiento. Los directivos consultantes son directores de los
    departamentos de RECURSOS HUMANOS, CONTABILIDAD, FINANCIERO,
    ALMACÉN, MARKETING Y EL DIRECTOR GENERAL.

    - Por otra parte, Asesoría mantiene relaciones con el exterior, realizándose:


    consultas vinculantes, instancias, exposiciones, informes y otras
    comunicaciones. Estas comunicaciones van dirigidas a los Ministerios de
    TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL, ECONOMÍA Y HACIENDA, AL
    AYUNTAMIENTO DE MADRID Y A LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE MADRID.

    - Se mantienen igualmente comunicaciones varias con otras personas.

    TRABAJO A REALIZAR
    a) Organizar el disco para recoger futura información. Imprime pantalla y pega
    una imagen en la que se pueda observar todo el árbol de carpetas.

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    Gestión Avanzada de la Información
    1º Asistencia a la Dirección DUAL

    b) Copiar los archivos creados anteriormente en su lugar correspondiente en el


    disco de trabajo.
    c) Crear un sistema de codificación para el SGD (debes describir el sistema
    creado) y etiquetar los archivos con este código.
    d) El Asesor jurídico te pide que elabores un informe respondiendo a una
    consulta solicitada por Director de Recursos Humanos donde se establece el
    resultado de la reestructuración de plantilla que se llevará a cabo en la
    empresa. (Para simular esta orden, abre un archivo escribiendo solamente:
    “RESULTADO DE LA REESTRUCTURACIÓN DE PLANTILLA PREVISTA”). Al
    guardarlo, hazlo directamente en tu disco de trabajo, en el lugar correcto,
    no en “Mis Documentos”.
    e) Te indican que a este archivo no debe tener acceso más que el Director y el
    responsable del SGD.
    f) El archivo EXPO1, no se llegó a remitir, y al haber cambiado la normativa se
    decide traspasarlo a otro lugar del disco de trabajo que recoja los trabajos
    realizados y no válidos.
    g) Cambia el nombre del archivo CARTA1 porque fue confeccionada el
    pasado 29 de septiembre.
    h) El archivo CONSU3, no fue realizado por el Dpto. Financiero sino por el de
    Contabilidad.
    i) La información del archivo al que se refiere el apartado d), también fue
    solicitada por el Director General, por lo que se decide guardar también este
    archivo en el lugar correspondiente, aunque esté duplicado, y preservarlo
    del acceso de otras personas.

    Acredita las tareas realizadas en los apartados d), e), f), g), h) e i) mediante
    pantallazos.

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