Auditoría de Gestión

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTA MARTA

CAPACITADOR
Cesar Alberto Sánchez Sánchez Certificaciones

17 años de Experiencia • COBIT 4.1

• Auditor Líder ISO
Educación 9000:2008

• Contador Público (Universidad de la Salle )

• Especialista en Contabilidad Financiera Internacional ( Pontificia Universidad Javeriana)
• Especialista en Aseguramiento y Control Interno (Pontificia Universidad Javeriana)

Perfil General
Cesar es Socio de Control Interno, Auditoría Interna y Gestión de Riesgos de la firma NEXT Audit & Consulting, tiene diecisiete (17) años de experiencia en Planeación Estratégica, ejecución y
supervisión de trabajos de control interno, auditoría y sistemas de gestión para clientes del sector real, financiero y gubernamental, participación en trabajos de análisis financiero y auditorías
especiales de Banca Multilateral de proyectos del Banco Interamericano de Desarrollo – BID y de la USAID, conversión de estados financieros bajo principios locales a US-GAAP e IFRS y
elaboración de sus reportes a casa matriz, trabajos de auditoría de compliance, evaluación de sistemas de control interno basados en Ley Sarbanes Oxley - SOX y COSO, COSO ERM, auditoría
externa y revisoría fiscal, trabajos de auditoría multilocations para reportes a casa matriz, diseño e implementación de sistemas de gestión de riegos y controles, evaluación de contratación y
controles. Cesar se ha desempañado como docente universitario en la Universidad Central y la Universidad San Martin.

Experiencia Relevante
La experiencia de 17 años es en servicios de auditoría y consultoría de sistemas de control interno en áreas financieras y operativas en diversos sectores y compañías, siendo la mas
relevante en:
Next Audit & Consulting – 2017 (Actualmente)
• Socio a cargo de proyectos de Sistemas de Gestión, Control Interno, Gestión de Riesgos, Cost Reduction, Auditoría Interna.
Ernst & Young (Colombia) – 2011 a 2017
• Gerente del área de Advisory, con foco en auditoria interna, análisis financiero, gestión de proyectos y elaboración de Sistemas de Gestión de Riesgos. Senior de Auditoria del área de
Assurance, con foco en auditorias externas multilocations de reporte a casa matriz y Revisoría Fiscal de empresas locales y multinacionales.
Grupo Plastilene S.A. – 2009 a 2011
• Auditor General Corporativo a cargo del sistema de control interno de las empresas en Colombia, Ecuador y Guatemala
Pricewaterhousecoopers Ltda – 2008 a 2009
• Consultor Senior del área de compliance, con foco en auditorias de cumplimiento, trabajos especiales de Banca Multilateral y procedimientos previamente definidos.
Grant Thornton – 2001 a 2008
• Staff y Senior de Auditoría de auditorías de estados financieros a través de la figura de revisor fiscal y auditor externo
CONTENIDO
• EL CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
• ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
• CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES
• HOJA METODOLÓGICA DE UN INDICADOR
• INTERPRETACIÓN DE INDICADORES
• DIFICULTADES EN EL USO DE INDICADORES
• FIJACIÓN DE ESTÁNDARES DE
ACTUACIÓN CONTROL DE
• COMPROBACIÓN DE RESULTADOS GESTIÓN
REALES, FRENTE A LOS ESTÁNDARES DENTRO DE LA
ESTABLECIDOS ORGANIZACIÓN
FUNCIONES BÁSICAS DEL
• TOMA DE DECISIONES CORRECTAS PROCESO DE CONTROL DE
GESTIÓN
CUANDO LOS RESULTADOS REALES,
NO SATIFACEN LOS ESTANDARES.
• PUESTA EN MARCHA DE ACCIONES
CORRECTIVAS.
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
HERRAMIENTAS PARA EVALUAR LAS
ESTRATEGIAS IMPLEMENTADAS
• EL CONTROL DE GESTIÓN SE CENTRA
EN LA IDENTIFICACIÓN DE LOS
FACTORES CLAVES DE ÉXITO DE CADA
PROCESO
• ESTO IMPLICA QUE SUS MIEMBROS
IDENTIFIQUEN CON CLARIDAD, LO
QUE SUS CLIENTES, YA SEAN
INTERNOS O EXTERNOS, ESPERAN DE
ELLOS…
• OPORTUNIDAD
• CALIDAD
• CUMPLIMIENTO…
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

ESTA HERRAMIENTA ENFATIZA EN EL MEJORAMIENTO

PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN, MÁS ALLA DEL
CUMPLIMIENTO DE LAS PREVISIONES

EL CONTROL DE GESTIÓN ES UN PROCESO MEDIANTE EL

CUAL, LA ORGANIZACIÓN SE ASEGURA DE LA OBTENCIÓN
DE LOS RECURSOS, Y DEL EMPLEO EFICAZ Y EFICIENTE DE
DICHOS RECURSOS EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
PAPEL DE LA ALTA DIRECCIÓN EN
EL CONTROL DE GESTIÓN • APOYO AL EQUIPO DE CONTROL
DE GESTIÓN EN LA
IMPLEMENTACÍÓN
• PARTICIPACIÓN INTENSA Y
CONTINUA
• FAVORECER LA PARTICIPACIÓN DE
TODOS LOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN
• ELECCIÓN DEL ESTILO PARA EL
PROCESO DE CONTROL DE
GESTIÓN
 CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTIÓN
• REALIZAR INFORMES DE INTERPRETACIÓN
• DEFINIR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE DE LOS RESULTADOS PARA TODOS LOS
SE REQUIERE Y ASUMIR LA NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN.
RESPONSABILIDAD POR SU BUEN
FUNCIONAMIENTO. • DISCUTIR CON LOS RESPONSABLES DE CADA
PROCESO, LO CONCERNIENTE A LOS
• ESTABLECER, COORDINAR Y ADMINISTRAR OBJETIVOS A ALCANZAR Y A LOS
CON LA ALTA DIRECCIÓN UN PLAN PARA PROCEDIMIENTOS DE CONSECUCIÓN DE
ASEGURAR EL CONTROL DE LOS ESTOS OBJETIVOS.
INDICADORES DE LOS PROCESOS CRÍTICOS.
• FORMULAR AVISOS DE PRECAUCIÓN SOBRE
• COMPARAR LA REALIZACIÓN DE LAS METAS EL DESENVOLVIMIENTO DE LOS ASPECTOS
CON LOS ESTÁNDARES DEFINIDOS. CLAVES, A TRAVÉS DEL COMPORTAMIENTO
DE SUS INDICADORES Y RAZONES.
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
FUNCIÓN DE GESTIÓN

Objetivos Estratégicos Riesgos a nivel Entidad

(Imperativos)

O1 O2 O3 O4 R1 R2 R3 R4
DE CONTROL

O1 O2 O3 O4 O5 O6 O7 R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7

Objetivos Operativos Riesgos de Procesos

Habilitan Mitigan

PROCESOS / PROYECTOS CONTROLES

CONTROL INTERNO
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
LOS INDICADORES Y LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Las entidades están expuestas a un universo de riesgos, lo que ha generado la necesidad de desarrollar estándares y
sistemas de gestión para identificar, medir, controlar y tratarlos, por lo cual los indicadores de gestión ayudan a:

• Garantizar que los controles son eficaces y eficientes

tanto en el diseño como en la operación;

Gente Activos
Legal
• Obtener información adicional para mejorar la
& Cultura Fisicos
Procesos Mercado valoración del riesgo;
•
Sistemas Liquidez
Operaciones
& Crédito Analizar y comprender lecciones a partir de los eventos
Administración Conocimiento Financiero (incluyendo los cuasi accidentes), los cambios, las
Reportes
de la Información tendencias, los éxitos y los fracasos;
Estratégico
Propiedad
Intelectual
Estructura de
Capital
• Detectar cambios en el contexto externo e interno,
Estructura
Stakeholder/
incluyendo los cambios en los criterios del riesgo y en el
de Mercado
Terceros riesgo mismo que pueda exigir revisión de los
tratamientos del riesgo y las prioridades;
• Identificar los riesgos
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIÓN

• LA MEDICIÓN PRECEDE AL
CASTIGO.
• NO HAY TIEMPO PARA MEDIR.
• MEDIR ES DIFICIL.
• HAY COSAS IMPOSIBLES DE
MEDIR.
• ES MÁS COSTOSO MEDIR QUE
HACER.
 CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
MEDIR EL DESEMPEÑO

• LA MAYORÍA DE LOS LÍDERES ORGANIZACIONALES NO SABEN COMO MEDIR EL DESEMPEÑO.

• LAS ORGANIZACIONES NECESITAN LOS INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO CORRECTOS.
• MUCHAS ORGANIZACIONES EVALÚAN EL DESEMPEÑO CON EL ENFOQUE DEL CUADRO INTEGRAL
DE MANDO (BSC), QUE MIDE EL DESEMPEÑO DE MANERA HOLÍSTICA.
• EL ENFOQUE DE INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO APOYA EL METODO DEL BSC, SIN
EMBARGO, MUCHAS INICIATIVAS DEL BSC NO SON EFECTIVAS Y AL FINAL RESULTAN EN FALLAS.
• LA MAYORÍA DE LAS ORGANIZACIONES NO USA APROPIADAMENTE LOS INDICADORES CLAVE DE
DESEMPEÑO NI MIDE DE MANERA CORRECTA EL DESEMPEÑO.
• MÁS DE LA MITAD DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN PODRÍA PROMOVER
CONDUCTAS POCO ÚTILES.
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
¿ES NECESARIO MEDIR TODO?
Dependerá del análisis de variables clave, • Evitar el diseño de indicadores que inducen a
adecuadas y suficientes para que suministren resultados no esperados o incentivos perversos.
información relevante sobre el objeto de
Ejemplo: N° de comparendos/N° de conductores.
evaluación, por lo que no es deseable medirlo
todo. • No se debe medir atendiendo el criterio de
“quedar bien”. Ejemplo: Total ejecutado/Total
programado.

• Medir no garantiza el éxito de una actividad sino

que evidencia los atributos que hemos decidido
monitorear.

• La esencia y existencia de un indicador solo se da y

justifica si este sirve para la toma de decisiones.
CONTROL DE GESTIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
UNA ADECUADA MEDICIÓN REQUIERE:

Económica:
Proporcionalidad y racionalidad entre los costos
de medición y los beneficios o relevancia de la
información
Oportuna:
Resultados disponibles en el tiempo que la información es
importante y relevante para la toma de decisiones.
Precisa:
Reflejar fielmente el comportamiento de las
variables de medición
Pertinente:
Relevantes y útiles para facilitar las decisiones
con base en su resultado
Un INDICADOR es una expresión cualitativa o
cuantitativa observable que permite describir
características, comportamientos o fenómenos de la
realidad a través de la evolución de una variable o el
establecimiento de una relación entre variables, la
que comparada con periodos anteriores o bien frente
a una meta o compromiso, permite evaluar el ESTABLECIMIENTO
desempeño y su evolución en el tiempo.
DE INDICADORES
QUE ES UN INDICADOR?
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES

¿PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES?

• Establecer el logro y el cumplimiento de la misión,

objetivos, metas, programas o políticas de un
determinado proceso o estrategia, por esto podemos
decir que son ante todo, la información que agrega valor y
no simplemente un dato.
• En este sentido, los indicadores se convierten en uno de
los elementos centrales de evaluación de los diferentes
sistemas que implementan y desarrollan las entidades, ya
que permiten, dada su naturaleza, la comparación en la
organización (Referenciación interna) o al exterior de la
misma (Referenciación externa colectiva).
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES

¿PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES?

• Los indicadores permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que está haciendo la
organización y sobre los efectos de sus actividades, a través de la medición de aspectos tales
como:

Calidad y
Cargas de Satisfacción oportunidad
Recursos Resultados Impacto Productividad
trabajo del Usuario del producto
o Servicio.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
Deben permitir obtener información en tiempo real,
de forma adecuada y oportuna.
CARACTERISTICAS DE
Oportunidad
LOS INDICADORES
Su cálculo debe estar
adecuadamente soportado y Cada indicador evalúa un aspecto
ser documentado para su Transparente
Excluyentes
específico único de la realidad,
/ Verificable una dimensión particular de la
seguimiento y trazabilidad.
gestión

Indicadores
Reflejar el cambio de la
variable en el tiempo. Sensibles Prácticos Que se facilite su recolección
y procesamiento

Definir de manera clara las variables

Ser comprensible, tanto para quienes lo
con respecto a las cuales se analizará Explícitos Claros desarrollen como para quienes lo estudien o
para evitar interpretaciones
lo tomen como referencia .
ambiguas
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
• Apoya el proceso de planificación (definición de objetivos y metas) y de formulación de políticas de
mediano y largo plazo.
BENEFICIOS DE LOS

• Posibilita la detección de procesos de la institución en las cuales existen problemas de gestión tales
como: uso ineficiente de los recursos, demoras excesivas en la entrega de los productos, asignación
INDICADORES

del personal a las diferentes tareas, etc.

• Posibilita a partir del análisis de la información entre el desempeño efectuado y el programado,

realizar ajustes en los procesos internos y readecuar cursos de acción eliminando inconsistencias
entre el quehacer de la institución y sus objetivos prioritarios.

• Aun cuando no es posible establecer una relación automática entre resultados obtenidos y la
asignación de presupuesto, contar con indicadores de desempeño sienta las bases para una
asignación más fundamentada de los recursos públicos.

• Establece mayores niveles de transparencia respecto del uso de los recursos públicos y sienta las
bases para un mayor compromiso con los resultados por parte de los directivos y los niveles medios
de la dirección.

• Apoya la introducción de sistemas de reconocimientos al buen desempeño, tanto institucionales

como grupales e individuales.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES

• La satisfacción del cliente: La identificación de las prioridades del cliente

BENEFICIOS DE LOS

para una organización marca la pauta para el cumplimiento de los

objetivos institucionales, en la medida en que se logre monitorear a
INDICADORES

través de los indicadores la satisfacción del cliente, permitiendo el logro

de los resultados deseados.

• Seguimiento del proceso: El mejoramiento continuo solo es posible si se

hace un seguimiento exhaustivo a cada eslabón de la cadena que
conforma el proceso. Las mediciones son las herramientas básicas no
solo para detectar las oportunidades de mejora, sino además para
implementar las acciones.

• Gerencia del cambio: Un adecuado sistema de medición les permite a las

personas conocer su aporte en las metas organizacionales y cuáles son
los resultados que soportan la afirmación de que lo está realizando bien.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES

TIPOLOGÍA DE LOS INDICADORES

Existe una clasificación para los

indicadores en las dimensiones de
eficiencia, eficacia, calidad,
efectividad y economía, en el
entendido de que dichas
valoraciones tienen una
interrelación con las actividades
que se desarrollan a partir del
modelo de operación por
procesos, los cuales soportan toda
la operación de la entidad pública.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICACIA

Cuando se habla de eficacia, se • Productos que entrega el programa o

busca establecer el cumplimiento el servicio.
de planes y programas de la • Usuarios a quienes de dirige (número,
entidad, de modo tal que se pueda características).
evaluar la oportunidad
(cumplimiento de la meta en el • Objetivos principales o estratégicos
plazo estipulado), al igual que la (logro que se pretende obtener,
cantidad (volumen de bienes y mejorar, ampliar, optimizar, etc.).
servicios generados en el tiempo). • Metas concretas con las cuales hacer
Algunos aspectos básicos a el seguimiento (cuándo, dónde, en
informar son: qué condiciones).
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICACIA
Este concepto plantea en qué medida la
organización como un todo, o un área específica de
esta, cumple con sus objetivos estratégicos; se
puede asociar a aspectos como:

• Cobertura: Se puede definir como el grado en que las

actividades que se realizan, o los productos/servicios que se
ofrecen son capaces de cubrir o satisfacer la demanda que
de ellos existe.
• Focalización: Se relaciona con el nivel de precisión con que
los productos/servicios son entregados a la población
objetivo.
• Capacidad de cubrir la demanda: Se plantea si la entidad
cuenta con capacidad para absorber de manera adecuada
los niveles de demanda que tienen sus productos/ servicios,
en condiciones de tiempo y calidad.
• Resultado final: Permite comparar los resultados obtenidos
respecto de un óptimo o máximo posible, es decir que va
más allá de mostrar los resultados obtenidos respecto de
los esperados
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICACIA
A su vez, estos permiten evaluar una dimensión
específica y determinante para las entidades públicas, la
cual se encuentra relacionada con un principio
fundamental de ENFOQUE AL CLIENTE.

En este sentido la calidad del servicio se convierte es

una dimensión específica del desempeño y se refiere a:

• La capacidad de la institución para responder en

forma rápida y directa a las necesidades de sus
usuarios.
• La calidad de servicio se puede mejorar por la vía de
mejorar los atributos o características de los servicios
que se entregan a los usuarios.
• La implementación de libros de reclamos o de
buzones para recoger sugerencias o quejas.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA

Los indicadores de eficiencia, se enfocan en el Consisten en el examen de costos en que incurren

control de los recursos o las entradas del proceso; las entidades públicas encargadas de la
evalúan la relación entre los recursos y su grado producción de bienes y/o la prestación de
de aprovechamiento por parte de los mismos. servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados.

Este tipo de indicadores

miden la forma de cómo se
utilizaron los recursos
durante el proceso de
generación del producto
y/o servicio.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Para el análisis de este tipo de indicadores es Se relaciona con la medición del nivel de
necesario involucrar la eficiencia y la eficacia, es satisfacción del usuario que aspira a recibir un
decir “el logro de los resultados programados en producto o servicio en condiciones favorables de
el tiempo y con los costos más razonables costo y oportunidad, y con el establecimiento de
posibles”. la cobertura del servicio prestado.

La efectividad está relacionada con

las respuestas que demos al
interrogante ¿para qué se hizo?; este
tipo de indicadores miden los
resultados alcanzados frente a los
bienes o servicios generados a los
clientes y usuarios.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
INDICADORES DE ECONOMÍA

La capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos
del cumplimiento de sus objetivos. Todo organismo que administre fondos, especialmente cuando estos
son públicos, es responsable del manejo eficiente de sus recursos de caja, de ejecución de su
presupuesto y de la administración adecuada de su patrimonio.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
INDICADORES AMBIENTALES
A nivel mundial se ha venido avanzando en materia ambiental, orientado a dos aspetos esenciales:

El uso racional de los recursos naturales y la protección del ecosistema mundial, en las figuras de los
ciudadanos (respeto al medio, cambio de hábitos), ciencia (conocimientos y soluciones) y poderes
públicos (legislación y cooperación con otros países).

Es relevante a nivel nacional y por mandato Colombiano que todas las entidades inicien con el
desarrollo de diferentes actividades para una gestión ambiental al interior de las mismas, por lo que se
sugiere iniciar con indicadores relacionados con:

• El uso eficiente de materiales, insumos, agua y energía,

• La reducción de los costos, mediante la reducción del consumo,
• La reducción de los residuos y las emisiones, mediante la separación de residuos y la planeación en el
uso de vehículos para desplazamiento de funcionarios.
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES
1. Identificación y/o
CICLO BÁSICO revisión de:
Misión, Objetivos Estratégicos,

PARA LA Usuarios o beneficiarios,

Productos o Servicios

CONSTRUCCIÓN 2. Establecer medidas

DE INDICADORES 7. Comunicar e
informar
de desempeño
claves:
(Revisar Tipología Indicadores)

¿Qué puede ser controlado con los

indicadores?
• Procesos
• Productos
4. Establecer referentes 3. Asignar
• Resultados intermedios comparativos. Responsabilidades:
5. Construir Formulas (de acuerdo a cada nivel
• Resultados finales y su impacto 6. Validar los indicadores organizacional)
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

PRINCIPIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS INDICADORES

• LOS INDICADORES DEBEN SER

SENCILLOS, OBJETIVOS Y DE
FÁCIL MANEJO.
• SE DEBEN ADECUAR A LAS
NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN.
• DEBEN ESTAR LIGADOS A LA
EVALUACIÓN SISTEMÁTICA DE
RESULTADOS
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

1 2 3 4 5
¿Qué se hace?
Con esta pregunta se
pretende que la
¿Qué se desea
medir?
¿Quién utilizará la
información?
¿Cada cuánto se
debe medir?
¿Con qué se
compara?
Debe realizarse la Se deben seleccionar Debe precisarse la Finalmente, deben
entidad describa sus selección de aquellas los destinatarios de periodicidad con la establecerse
actividades principales actividades que se
que permiten cumplir la información, ya que se desea referentes respecto
consideren prioritarias.
con la razón de ser por que los indicadores obtener la a su estructura,
Para ello se trata de
la cual fue creada. establecer una relación deben definir información. proceso o resultado,
valorada (por ejemplo, sustancialmente en Dependiendo del que pueden ser
de 0 a 10) según el función de quién los tipo de actividad y tanto internos como
criterio que se va a utilizar. del destinatario de la externos a la misma
establezca que permita información y que servirán para
priorizar todas las efectuar
actividades. comparaciones.
 1. Identificación y/o
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES revisión de:
Misión, Objetivos Estratégicos,
Usuarios o beneficiarios,
Productos o Servicios
¿Cuáles son los productos estratégicos y objetivos que
serán evaluados?
Es importante en este punto precisar las metas
Este interrogante se ilustra a través de las siguientes asociadas a dichos objetivos, para su
características: identificación se debe tener en cuenta:
• Es el principal bien o servicio que la institución
• Abarcar el conjunto de dimensiones de
proporciona directamente a un usuario externo.
desempeño de la gestión: eficiencia,
• La provisión de un producto estratégico o relevante es eficacia, calidad y economía.
responsabilidad de la institución ya sea en forma directa
• Debe estar definida con base a la
o subcontratado.
generación de compromisos internos, por
• La demanda de los usuarios de productos estratégicos lo tanto su cumplimiento no debe
es continua, sistemática, permanente y cautiva. depender de otras entidades o de factores
exógenos.
• Los recursos que se consumen en la generación de un
producto estratégico son importantes, ya sea como • Deben tener un componente de realismo,
porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del es decir que puedan ser alcanzadas con los
servicio, o bien por el porcentaje de funcionarios recursos humanos y financieros
afectados a la provisión del servicio. disponibles.
 2. Establecer
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES medidas de
desempeño claves:
(Revisar Tipología Indicadores)
¿Cuántos indicadores construir?
El número y tipo de indicadores dependerá de los objetivos determinados para la evaluación de la entidad y del nivel
de la organización que se pretendan desarrollar :

• El número de indicadores debe limitarse a una

cantidad que permita apuntar a lo esencial, que
permita captar el interés de los diferentes
usuarios a los cuales va dirigido.
• Que cubran los diferentes procesos de la
organización: estratégicos, misionales y de apoyo.
• Que cubran las dimensiones del desempeño de
manera integrada: eficiencia, eficacia, efectividad
y economía
• Que permitan conocer el desempeño de los
procesos, a través del monitoreo o seguimiento,
con el fin de identificar debilidades, demoras, etc.
• Construir indicadores de calidad, que posibiliten
tener antecedentes sobre la eficacia y la
oportunidad del producto final
 3. Asignar
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES Responsabilidades:
(de acuerdo a cada nivel
organizacional)

Los indicadores se desarrollan a lo

largo de la entidad, en todos los
niveles y dado que se asocian a los
resultados sobre los
productos/servicios de cada nivel, se
incluyen entonces los directivos o
líderes a cargo que son responsables
por ellos. Por lo que el paso siguiente
a la identificación de lo que se medirá
es establecer las responsabilidades
institucionales para el cumplimiento
en el manejo de la información, tanto
para alimentar el indicador como para
su análisis y presentación de
resultados.
 4. Establecer referentes

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES comparativos.

5. Construir Formulas
6. Validar los indicadores

ESTABLECER REFERENTES
COMPARATIVOS

El referente comparativo se encuentra

asociado al punto 1, en el se establecieron
las metas asociadas a los objetivos que se
pretenden medir, por lo que un primer
referente lo constituye lo planeado por la
entidad; sin embargo, también es posible
establecer un referente respecto de otras
entidades similares o comparables o
respecto de datos históricos, todo
dependerá de las necesidades planteadas
desde los objetivos iniciales.
 4. Establecer referentes

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES comparativos.

5. Construir Formulas
6. Validar los indicadores

CONSTRUIR FÓRMULAS

Debe asegurar que su cálculo obtenga información de las variables que se están tratando de
medir, es decir el resultado del indicador.

Fórmula matemática utilizada para el cálculo del indicador.

ESTRUCTURA BÁSICA DE UN INDICADOR

Responsabilidad: Nivel de Puntos de

Objetivo: Definición: Recursos: Periodicidad:
Dueño del indicador y Personal,
referencia: lectura:
Para que se Simple y clara, los responsables de La suficiente Metas, datos En que punto
tecnológicos,
establece y incluir una sola las actividades para informar históricos, se llevará a
financieros,
que mide. característica sobre la gestión estándares, cabo la
derivadas. etc..
etc medición
 4. Establecer referentes

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES comparativos.

5. Construir Formulas
6. Validar los indicadores

VALIDAR INDICADORES
Debe permitir asegurar la transparencia y confiabilidad del indicador para que se constituya en una herramienta para
la toma de decisiones y la rendición de cuentas. A continuación se presentan algunos criterios de análisis de la
coherencia y capacidad de cumplir los fines para los que fueron creados
 4. Establecer referentes

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES comparativos.

5. Construir Formulas
6. Validar los indicadores

VALIDAR INDICADORES
Debe permitir asegurar la transparencia y confiabilidad del indicador para que se constituya en una herramienta para
la toma de decisiones y la rendición de cuentas. A continuación se presentan algunos criterios de análisis de la
coherencia y capacidad de cumplir los fines para los que fueron creados
 4. Establecer referentes

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES comparativos.

5. Construir Formulas
6. Validar los indicadores

VALIDAR INDICADORES
Debe permitir asegurar la transparencia y confiabilidad del indicador para que se constituya en una herramienta para
la toma de decisiones y la rendición de cuentas. A continuación se presentan algunos criterios de análisis de la
coherencia y capacidad de cumplir los fines para los que fueron creados
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES 7. Comunicar e
informar

Es necesario enfocar la comunicación de

acuerdo a los interesados, si los resultados
están orientados a la rendición de cuentas a la
ciudadanía, su presentación exige en lo posible
un componente educativo, un lenguaje sencillo
y entendible, para que puedan cumplirse con las
expectativas de dichos usuarios frente a la
información suministrada.

Por su parte, los informes para la Alta Dirección

o Gerencia, requiere una periodicidad frente a la
presentación de informes, de modo tal que
pueda dar una línea base para el análisis o una
continuidad de los procesos para efectos de una
acertada toma de decisiones.
HOJA METODOLÓGICA DE UN INDICADOR
• Identificación ficha técnica (código, versión, fecha): Permite
asignar un código, fecha de creación y versión de la ficha, en caso de
posteriores ajustes a la misma.
• Nombre del proceso: Identifica el nombre del proceso al cual
corresponde el indicador.
• Tipo de proceso: Se establece si se trata de un proceso
Estratégico, Misional, de Apoyo o de Medición y Análisis.
• Objetivo del proceso: Identifica el objetivo del proceso al cual
corresponde el indicador
• Procesos que suministran información y datos al indicador: Se
debe establecer la fuente de los datos, con el fin de que el
responsable conozca de dónde se alimenta el indicador.
• Responsable de calcular: Identifica el responsable de alimentar
los datos necesarios para el análisis posterior de la información.
• Responsable de analizar: Identifica el responsable de realizar el
análisis de la información (si aplica, ya que puede ser el mismo
responsable de calcular).
• Usuarios de la información recolectada y analizada: Se determina
si existe más de un usuario que requiera hacer uso de la
información del indicador.
• Objetivo del indicador: Señala el para qué se establece el
indicador y qué mide.
HOJA METODOLÓGICA DE UN INDICADOR
• Tipo de indicador: De acuerdo a la tipología de los indicadores:
Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Economía.
• Fórmula del indicador: Fórmula matemática utilizada para el
cálculo del indicador.
• Frecuencia de la recolección: Se determina cada cuánto tiempo
se debe hacer recolección de los datos para alimentar el
indicador.
• Frecuencia del análisis: Se determina cada cuánto tiempo se
debe realizar el análisis de los datos recolectados.
• Fuente de datos: Se relaciona con los procesos que suministran
información o datos al indicador.
• Escala: Magnitud de referencia para la medición. Ejemplo:
Porcentaje, Cantidades Totales.
HOJA METODOLÓGICA DE UN INDICADOR

INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS

• Meta del periodo: Es el valor que se espera alcance
el indicador.
• Valor numerador/Valor denominador/Resultado:
Datos que alimentan el indicador y se van
mostrando gráficamente en la parte superior.
• % de cumplimiento: Permite comparar los resultados
respecto de la meta.
• Análisis y Observaciones: Consideraciones respecto
de los resultados arrojados por el indicador.
• Acciones de Mejora: En caso de que los resultados
no sean los esperados o no se estén alcanzando las
metas propuestas, podrá plantearse acciones
puntales de mejora dependiendo del caso.
INTERPRETACIÓN DE INDICADORES
Es fundamental relacionar el resultado con la tendencia histórica que se presenta, como parámetro para la toma de
decisiones y generación de acciones de tipo preventivo o correctivo según sea el caso. El análisis de la tendencia se
puede clasificar en las siguientes dos categorías:

Tendencia a la maximización: Cuando el indicador tiene Tendencia a la Minimización: Cuando el valor del
un comportamiento creciente, es decir va aumentando indicador muestra un comportamiento que va
a medida que pasa el tiempo. Ejemplo: Indicadores disminuyendo con el tiempo. Ejemplo: Disminución
relacionados con productividad, bienestar, percepción de quejas y reclamos, disminución en accidentes de
del cliente respecto de productos y servicios que se le trabajo, disminución en pérdidas y desperdicios de
ofrecen, imagen de la entidad. insumos o papelería, disminución en consumos de
energía, agua u otros servicios.
INTERPRETACIÓN DE INDICADORES

Estas tendencias deben 2. Priorizar la asignación de los recursos hacia

llevar a preguntarse las 1. Revisar las metas que fueron definidas, determinados programas o productos,
razones y circunstancias estableciendo si estas fueron o no realistas. justificar la asignación de mayores recursos;
disminuir o abandonar los programas.
de por qué se obtuvo
ese nivel de resultado y
si se encuentra fuera de
los límites planteados al
inicio de la construcción INTERPRETACIÓN
del indicador.

La evaluación que se 4. Las desviaciones entre los productos que se

realiza a partir de los 3. No hay una medida única que demuestre
obtienen y los esperados. Es importante dar
explicaciones por qué se producen las diferencias. Ej:
resultados obtenidos, por sí sola el desempeño de la institución. En
- Se sobre o subestimó la capacidad de proveer los
entrega insumos para general se requiere una combinación de ellas bienes y servicios.
los siguientes tipos de con que se llegue a los productos o
resultados. - Hubo una mayor demanda por factores exógenos
análisis: (capacidad de cubrir la demanda, no en focalización,
ni cobertura, etc).
DIFICULTADES EN EL USO DE INDICADORES

• Existe la tendencia a utilizar

series de indicadores
preelaborados sin un análisis
previo de su utilidad.

• Uso indiscriminado de
indicadores construidos
fuera del contexto de lo que
se quiere evaluar
DIFICULTADES EN EL USO DE INDICADORES
GRACIAS
AUDITORÍA DE GESTIÓN
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTA MARTA