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APLICACIÓN DEL CÓDIGO QR COMO SOLUCIÓN PARA UN REGISTRO

EFICIENTE DE LAS REVISTAS DE SEGURIDAD EN UN COMPLEJO MILITAR

Ensayo presentado por:

GERMÁN SANTIAGO SÁNCHEZ PÁEZ

Tutor:
OSCAR ALEJANDRO MEDINA

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE RELACIONES INTERNACIONALES, ESTRATEGIA Y SEGURIDAD
ESPECIALIZACION EN ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD
BOGOTA D.C.
2021
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RESUMEN

Las tecnologías emergentes permiten crear nuevas soluciones a los problemas existentes. Uno

de estos problemas es el grave impacto ecológico del uso desmedido de papel en las instituciones

o empresas, y para el caso en concreto, se pretende implantar la iniciativa “Cero papel” al

interior de la Fuerza Aérea Colombiana para reducir o minimizar al máximo el uso de este, y en

busca de lograr este objetivo, se ha empleado una gran herramienta de almacenamiento de

información: el Código QR.

Uno de los tantos posibles usos del Código QR al interior de la Fuerza Aérea, es registrar las

revistas de seguridad al interior de un complejo militar, con lo cual se busca eliminar el uso de

libros físicos y brindar información offline, es decir, sin necesidad de una conexión a internet.

Entonces, al implementar el código QR, se puede almacenar la información en tiempo real de las

novedades presentadas en los servicios, así como también, de los puntos de revista, los eventos

relevantes y la hora de ocurrencia de los mismos, facilitando así la verificación del oficial o

suboficial encargado de dicha tarea, lo cual representa un beneficio no solo económico, por la

disminución en el gasto de papel, sino que también tiene un impacto ecológico positivo, y hace

que los procesos sean más eficaces y efectivos, y que la información sea más confiable y veraz.

Palabras Clave: Código QR, información, almacenamiento, revistas de seguridad, cero

papel.
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ABSTRACT

Emerging technologies allow creating new solutions to existing problems. One of these

problems is the serious ecological impact of the excessive use of paper in institutions or

companies, and for this specific case, it is intended to implement the "Zero Paper" initiative

within the Colombian Air Force to reduce or minimize paper waste. And to achieve this goal, a

great information storage tool has been used: the QR Code.

One of the many possible uses of the QR Code within the Air Force is to record security

reviews within a military complex, which seeks to eliminate the use of physical books and

provide information offline, that is, without the need for connection to Internet. Then, through

the implementation of the QR code, the information in real time of the news presented in the

services can be stored, as well as the review points, the relevant events and the time of their

occurrence, thus facilitating the verification of military personnel to charge of this task, which

represents not only an economic benefit, by reducing the cost of paper, but also has a positive

ecological impact, and makes the processes more efficient and effective, and that the information

is more reliable and truthful.

Keywords: QR code, information, storage, security checks, zero paper.

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APLICACIÓN DEL CÓDIGO QR COMO SOLUCIÓN PARA UN REGISTRO

EFICIENTE DE LAS REVISTAS DE SEGURIDAD EN UN COMPLEJO MILITAR

El ser humano a medida que evoluciona y emergen nuevas tecnologías, busca el modo de

implementarlas en pro de mejorar o dar solución a ciertos aspectos que obstaculizan su

desenvolvimiento, y cuando un individuo logra detectar algún aspecto que entorpece o relentiza

una labor ya sea en la vida cotidiana o dentro del desarrollo misional de una empresa o

institución, busca la manera de hacerse a herramientas que den respuesta a sus exigencias.

Considerando lo mencionado en el párrafo anterior, este trabajo pretende hacer un diagnóstico

del sistema de registro de revistas de seguridad en complejos militares, basándose en la

implementación del Quick Response code (QR), una tecnología que, si bien ha ido

evolucionando, con los avances en dispositivos móviles también ha permitido el uso con mayor

frecuencia, haciéndose indispensable de cierto modo a nivel global.

Para ello, se estudiará de manera detallada este sistema codificado de datos, haciendo un

breve relato histórico de su aparición, estableciendo una definición más comprensible para el

lector y describiendo sus múltiples aplicaciones, y con una de esas posibles aplicaciones se

pretenderá demostrar como este medio tecnológico puede reemplazar los libros físicos,

optimizando el registro de las revistas de seguridad en el ámbito militar.

Al hacer una exposición detallada de las utilidades que trae consigo la aplicación del del

Código QR con el fin de corregir y simplificar procedimientos que repercuten en la obtención de

datos, se quiere precisar que, si se realiza como mejora en el manejo de la información, esto

traerá consigo beneficios al facilitar ciertas tareas, o agilizar ciertos procesos, lo cual también

reduciría costos a mediano y a largo plazo.

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Para fundamentar lo anterior, se dará a conocer las tareas a ejecutar y los tiempos

correspondientes para la realización de dichas actividades; así mismo, se describirán las

características del Código QR, sus ventajas, la manera correcta para llevar a cabo su utilización y

los cambios que se podrán evidenciar después de poner en marcha su implementación,

queriéndose demostrar que la posibilidad de contar con actualizaciones frecuentes en las bases de

datos, agilizará los demás procesos, al tenerse un control en cada uno de ellos, lo cual permite

optimizar el tiempo e invertirlo en otras tareas, así mismo, sobre la marcha se reestructuraran

procesos mal desarrollados que sin la ayuda de las alertas del código QR posiblemente no

podrían ser detectados.

No obstante, se debe establecer medidas de seguridad orientadas a evitar fraude o

inconsistencias en la información, pues a pesar de que el código QR permite a los usuarios hacer

un control acorde a las necesidades, se debe prever la existencia de riesgos.

La aplicación del Código QR para registrar las revistas de seguridad al interior de un

complejo militar, busca eliminar el uso de libros físicos, brindando información fuera de línea

(offline) para después mostrar la información completa en tiempo real de las novedades

presentadas en los servicios, para esto se recurre al uso de códigos QR en los cuales se almacena

información acerca de los puntos de revista como los eventos relevantes y la hora de ocurrencia

de los mismos, facilitando así la verificación del oficial o suboficial encargado de dicha tarea, lo

cual representa un beneficio no solo monetario, por la disminución en el gasto de papel, sino que

también tiene un impacto ecológico positivo.

El modelo fue desarrollado con la ayuda de Microsoft Forms, que permite crear cuestionarios

personalizados, encuestas, cuestionarios y registros, de forma rápida y sencilla, los cuales pueden

ser respondidos por otros usuarios con cualquier explorador web o con sus dispositivos móviles,
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y, a medida que se van ingresando las respuestas, se puede usar análisis incorporados para

evaluar las respuestas, y los datos de formulario, como los resultados de cuestionarios,

pudiéndose exportar fácilmente a Excel para realizar análisis adicionales o asignar notas

(Microsoft, 2021); y, en lo referente a las herramientas fue Android Studio quien permitió

desarrollar la interfaz de usuario e integrar las diferentes tecnologías, tal como Código de Barras

(Barcode) para crear y reconocer códigos QR.

Historia del código QR

¿Cuándo apareció este código?, para conocer un poco más sobre ese pequeño gráfico se debe

saber que surgió desde los años noventa, siendo un sistema que ha logrado revolucionar muchos

sectores de la humanidad, y como todo adelanto tecnológico, hay una historia detrás de su

aparición, es por ello por lo que se debe iniciar a hablar del precursor del QR, el código de

barras.

Código de barras

Cuando Japón se recuperaba de las duras consecuencias de la segunda guerra mundial, su

economía empezó a crecer exponencialmente, y con ello se abrieron un sinnúmero de

supermercados donde se distribuía gran cantidad de artículos, y el precio de cada producto, tenía

que ser ingresado manualmente por el cajero al momento

de su venta en las cajas registradoras de la época, lo que

conllevaba un enorme gasto de tiempo, surgiendo la

necesidad de diseñar un sistema que aportara una solución

Ilustración 1.Código de Barras
a dicha problemática, y es ahí, cuando aparece el sistema de
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lectura de código de barras para la gestión de los productos, el cual consiste en pasar una serie de

líneas paralelas de distinto grosor y espaciado por un sensor óptico para que automáticamente se

refleje toda la información sobre el artículo en el equipo.

Pese a que el código de barras representaba una ventaja, también se empezaron a evidenciar

ciertas limitaciones, siendo la más relevante, el hecho de que sólo puede contener como máximo

20 caracteres alfanuméricos, surgiendo nuevas exigencias respecto al aumento en la capacidad de

estos, es decir que pudieran almacenar más información.

Es así como Masahiro Hara, de la compañía Denso Wave, junto con su equipo asumió el reto

de crear un nuevo sistema de codificación que admitiese aumentar la capacidad respecto al de

barras para dar una respuesta a las necesidades del público.

Desarrollo del código QR

A cargo del proyecto estaba el ingeniero de Denso Wave, Masahiro Hará, quien asumió el

desafío de pasar de los códigos de barras que trabajaban en 1D, a crear un código que pudiese

trabajar en 2D, es decir que funcionará de arriba hacia abajo y a lo ancho.

Tras año y medio de trabajo e innumerables pruebas, y al superarse la mayor dificultad

presentada, relativa a la rapidez con que el

código pudiera ser leído, Masahiro estableció

que dicho obstáculo podría superarse al añadir

información posicional, donde unas marcas

cuadradas en la imagen ofrecerían una

referencia espacial para leerla, marcas que al

Ilustración 2. Masahiro Hara, Creador del Código QR
ser incorporadas al código hicieron posible una
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lectura de alta velocidad. Entonces, Hara no solo diseñó un código con mayor capacidad de

almacenamiento, pues se pasó de almacenar tan solo 20 caracteres alfanuméricos a unos 7000,

sino que también creo un código con una capacidad de lectura superior a la de otros códigos

existentes, por tal razón, el código de Denso Wave en 1994, fue llamado Quick Response

(Respuesta rápida), y de ahí su acrónimo QR.

Inicialmente, no se creía que el QR llegara a tener el éxito esperado, debido a que el código de

barras llevaba tres décadas siendo utilizado con satisfactorios resultados, pero gracias a las

apuestas de algunos individuos, el quick response ha llegado a ser el sustituto del sistema de

barras en muchos contextos.

Pero, no fue fácil lograr pasar del código de barras al de respuesta rápida (QR), se tuvo que

adelantar una gran campaña de difusión para dar a conocer el nuevo sistema, y fue la industria

automotriz japonesa la pionera en adoptarlo e implementarlo, con el objeto de ejercer un control

eficaz en la producción, fue a partir de ese momento, que los QR fueron implantados en diversos

espacios en el país del sol naciente, convirtiéndose en un mecanismo indispensable para esa

sociedad y la optimización del almacenamiento de la información, esto sumado a un factor

significativo, el que Denso Wave no ejerciera el derecho de patente, implicaba un uso sin

restricción por parte del público.

Fue hasta casi una década después que se dio su verdadera expansión, revolucionando el

contexto global tecnológico, cuando se empezó a comercializar teléfonos móviles que tenían

acceso a Internet y la función de lectura de códigos QR, lo que permitía que las personas

accedieran a un sitio web para obtener información al escanear el código, aumentado así su

popularidad, pues hoy en día es una herramienta indispensable, ya que la gente lo usa para leer
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los menús o servicios de un restaurante, para obtener información de folletos electrónicos, para

registrarse antes de un vuelo en los aeropuertos, entro otras funciones.

Sin embargo, antes de continuar con las posibles aplicaciones del código QR en los diferentes

contextos, se debe dar una definición ampliamente descriptiva y comprensible, para que las

personas entiendan el alcance de estos en la vida cotidiana y la importancia de su empleabilidad.

Un código QR es un código de barras bidimensional cuadrado que puede almacenar datos

codificados (Unitag, 2021), una definición muy precisa, que no permite entender todo lo que

abarca, y es que a favor del código QR (Quick Response Code) está, que puede almacenar varios

miles de dígitos, y que cualquiera puede acceder a él sin necesitar un lector especial como los del

supermercado, porque se puede utilizar la cámara del móvil o una webcam, adaptadas con un

programa especial para leerlos (Huidobro, 2009).

A pesar de que la mayoría de los individuos se acostumbró a reconocer un artículo y consultar

sus características por medio del código de barras, el cual está presente en la mayoría de los

artículos adquiridos en almacenes o supermercados, con el objeto de facilitar su identificación y

el cobro de los artículos, lo que hacía más rápido el proceso de compra y con un margen de error

humano menor, sin embargo, empezaron a surgir otros códigos, más innovadores.

Se abre camino el código QR, un sistema para almacenar información en una matriz de puntos

o un código de barras bidimensional, que se pueden presentar en forma impresa o en pantalla y

son interpretables por cualquier aparato que pueda captar imágenes y cuente con el software

adecuado (Huidobro, 2009). A diferencia de los códigos convencionales, este tipo de código

contempla posibilidades ilimitadas, pues puede codificar información sobre páginas web,

organización de inventarios, publicidad, promociones, procesos organizacionales, tiquetes de

viaje, mensajes cortos, lectura de menús, y además ha demostrado ser una herramienta eficaz
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para evitar el contagio de virus, pues es posible acceder a todo tipo de información desde el

móvil a través de un código QR.

Es de fácil identificación por su forma cuadrada y su patrón de cuados oscuros y claros; se

caracteriza por codificar todos los caracteres ASCII, un sistema de codificación gracias al cual es

posible insertar caracteres especiales y símbolos en los textos, usando cómodos atajos de teclado

o el clásico copiar y pegar (Barbieri, 2020), también codifica información binaria, es

omnidireccional, es decir, que se puede utilizar en todas las direcciones o sentidos, y puede ser

leído, por ejemplo, con la cámara fotográfica de un teléfono móvil, con la que se captura el

código.

Lo mejor de los códigos QR, es que son de fácil creación, permiten digitalizar información

cómoda y rápidamente, y han logrado convertirse en herramientas indispensables, y en materia

de marketing, este nuevo tipo de código puede ser colocado en un empaque de un artículo, o en

el anuncio de una revista, o en los libros para que sean vistos videos explicativos de un tema,

permitiendo extraer información de utilidad, o simplemente facilitar el acceso a música o videos

con tan solo capturar el código con el celular.

¿Cuáles son los componentes del gráfico de un Código QR?

En la guía sobre los Principios de los códigos 2D describen las especificaciones así: “el

elemento más pequeño (cuadrado negro o blanco) del código QR se denomina "módulo". Un

código QR consta de una combinación de módulos en negro y blanco, patrones de detección de

posición, patrones de tiempo, información de formato que contiene nivel de corrección de errores

y números de máscara, área de datos y código de corrección de errores (Código Reed-Solomon)”

(Keyence, 2021).
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Los dos elementos básicos del código QR son:

1. Tres cuadrados en las esquinas del código, que

sirven de orientación al escáner.

2. El código QR en sí, que está insertado a modo

de patrón y contiene la información (Digital Guide

Ionos, 2020).

En resumen, un código QR se compone de tres cuadrados Ilustración 3. Componentes del Código QR

en las esquinas y un patrón con líneas a blanco y negro que contiene la información.

¿Cómo se utiliza un código QR?

Se pueden utilizarse haciendo uso de un dispositivo electrónico, como un celular o Tablet y

de una aplicación que permita escanearlos y procesarlos. Se debe entonces descargar la

aplicación y seguir los siguientes pasos:

Ilustración 4. ¿Cómo se utiliza un código QR? (Digital Guide Ionos, 2020)

1. Dirigir la cámara hacia el código QR.

2. Escanear o fotografiar el código.

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3. Es procesado por la aplicación.

4. Al ejecutar el código QR emergerá en la pantalla una pregunta para autorizar el

acceso a la dirección URL proporcionada, por ejemplo.

En resumen, la cámara escanea el código QR, la aplicación procesa la información y ejecuta

la función asociada.

¿Para qué se utilizan los códigos QR?

Son utilizados para almacenar información facilitando su rápida lectura. Esta clase de códigos

se encuentran en la actualidad en todo tipo de elementos, como billetes de viaje,

carteles, folletos, etc. Es frecuente que contengan una dirección de una página Web (dirección

URL) a la que se puede acceder escaneándolo con una aplicación, así como también, es común

que se use a raíz de la pandemia en restaurantes, para evitar el uso de menús físicos.

Dentro de las funciones más comunes están: abrir páginas web en un navegador (URL);

localización geográfica, que muestra una dirección o ubicación en una aplicación como Google

Maps; permitir la lectura de un texto estático; e-mail, enviar correos electrónicos con

información determinada; enviar mensajes de texto (SMS; conectarse a una red Wifi; descargar

un archivo en formato PDF; redirigir a un perfil de Twitter o Facebook; reproducir un archivo

en formato MP3; descargar una aplicación; mostrar imágenes, entre otras.

¿Qué tan fiables los códigos QR?

Los códigos QR fueron diseñados para guardar información de manera segura, lo cual se

logra mediante a través de la compensación de errores, es decir, un procedimiento que consiste

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en alojar la información dentro del código varias veces, lo que hace que los códigos QR sean

muy fiables a la hora de querer almacenar información.

En cuanto a la seguridad de los códigos QR, es importante mencionar que en muchas

ocasiones estos han sido utilizados con fines malintencionados, debido a esto, lo más

recomendable es utilizar una aplicación que permita ver el contenido del código antes de ejecutar

la función, evitando así, ser redirigido a paginas o portales web maliciosos, y para ello es

aconsejable asegurarse de que la página web comience con “https://”, evitando así caer en

engaños, ya que los sitios web que no siguen este protocolo por lo general no son fiables.

¿Cómo se crea un código QR? se pueden crear a través de páginas web o de aplicaciones,

pero antes de eso se debe determinar la función de este, como, por ejemplo, texto, wifi o enlace

URL, para luego introducir la información que se desea compartir. Se debe guardar el código

creado ya sea como un archivo de imagen en formato .jpeg, o como un archivo vectorial en

formato .svg, y posterior a ello, se le puede dar el uso deseado, ya sea difundirlo en redes

sociales, compartirlo a través de mensajería instantánea o publicarlo en una página web.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones de código QR? a pesar de que existe una variedad

infinita de aplicaciones en Google Play Store o en App Store, al escoger una se debe tener en

cuenta de que las mejores aplicaciones incluyen funciones de seguridad y son de fácil uso. A

continuación, se recomendarán aplicaciones que se pueden descargar para iOS y Android:

Aplicaciones de código QR para Android

-QR Scanner (Kaspersky Lab): Kaspersky es una empresa reconocida que provee software

de seguridad, lo que hace su aplicación de código QR popular. Esta aplicación permite leer
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cualquier código QR instantáneamente, de forma segura, y lo mejor es que no tiene avisos de

publicidad.

-Barcord Scanner (ZXing Team): Como escáner, la aplicación funciona de forma

instantánea y segura, muestra una vista previa del código, y brinda la posibilidad de leer no solo

códigos QR, sino además códigos de barras de productos. Además, se pueden generar códigos

QR.

Aplicaciones de código QR para iOS

Aplicación preinstalada de la cámara (Apple): con la actualización de iOS 11, la cámara de

los dispositivos electrónicos Apple sirve como lector, reconoce códigos QR y ofrece vista previa.

Para ello, únicamente se debe seleccionar la cámara trasera y fotografiar el código.

• Scanbot (doo GmbH): con esta aplicación se puede leer códigos QR, y también se puede

escanear documentos. En lo que respecta a los códigos, esta permite el fácil reconocimiento y

ofrece una vista previa de los mismos. No contiene publicidad, pero a sus suscriptores les ofrece

una mejor versión.

Ventajas y desventajas de los códigos QR

Las ventajas y desventajas de los códigos QR, dependen de su utilización y de la adaptación a

las necesidades del usuario, entre más se tenga conocimiento sobre esta tecnología, se puede

hacer un mejor aprovechamiento de las ventajas que trae la implementación del código, y de

cierta forma se pueden evitar las desventajas.

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Ventajas: velocidad y diversidad de usos

La ventaja más destacable es la simplificación de procesos. Un claro ejemplo, es el fácil

acceso a una página web de una Institución con tal solo escanear su código QR; o para evitar que

las personas no tengan que solicitar e introducir la contraseña del Wifi, por el contrario, con solo

escanear el código con su teléfono se puedan conectar.

El auge de los códigos QR en los últimos años, se debe a su versatilidad, y este aspecto quedo

claro cuando se mencionó en párrafos inmediatamente anteriores varios de los usos de este, y un

de los aspectos más atractivos, es el hecho de que un Código QR puede proporcionar un acceso

rápido a contenidos digitales.

Es importante entonces, que los beneficios sean evidentes para el usuario, que se valore el

contenido exclusivo, el rápido acceso, la oportunidad de recibir y compartir un código de manera

eficaz, y la infinidad de posibilidades que ofrece este tipo de herramientas.

Desventajas: riesgos de su uso y de seguridad

Todas las posibilidades ofrecidas, hace que las personas usen los códigos QR incluso cuando

no representan una verdadera utilidad, o no se puede justificar su necesidad.

Es necesario, saber que, un código QR debe colocarse en una superficie estática, lo que

favorecería su reconocimiento y lectura, ya que un lugar en movimiento evitaría que pueda ser

escaneado.

Además, los códigos QR también en algunas ocasiones pueden representar riesgos de

seguridad y sobre todo aquellos que se encuentran en lugares públicos o concurridos, los cuales

pueden redirigir a sitios Web fraudulentos, pues no hay factores indicadores que permitan

determinar si un código ha sido manipulado o no.

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Los riesgos podrían evitarse, si las aplicaciones de código QR bloquearan las webs no

seguras, y como no todas tienen esa función, es importante prestar atención a la página donde la

aplicación quiere dirigirnos antes de confirmar la acción, e intentar juzgar si el código parece

seguro o no (Digital Guide Ionos, 2020).

Iniciativa cero papel

Así como los avances y nuevas tecnologías traen consigo beneficios significativos para la

humanidad, asimismo, todos estos grandes desarrollos han venido afectando al medio ambiente,

y es que el impacto ha conllevado a que se diseñen campañas que ayuden a mitigar los daños

causados; un ejemplo de esto, es la medida tomada para evitar la tala de árboles indiscriminada,

con la campaña adelantada dentro de las empresas e instituciones buscando reducir el consumo

de papel, y especialmente, el sector público se ha comprometido a que se genere buenos hábitos

en los individuos, lo cual tiene un efecto directo en la eficiencia y productividad, pues se reducen

los costos, el tiempo y espacios de almacenamiento.

Y es que por lo general, todos los trámites y actividades realizados dentro de una institución

del sector público deben quedar registrados en documentos que posteriormente deben ser

archivados, tales como resoluciones, actas, circulares, oficios y demás documentos, los cuales en

un alto porcentaje tienen como soporte físico desde su creación el papel, y lo más grave es que

en la mayoría de ocasiones se exigen copias adicionales del mismo, para que las dependencias

que lo requieran, tengan una copia innecesaria del documento.

Por otra parte, muchos de esos documentos cuando están en proceso de redacción y casi esta

lista su versión final, es común que sean impresos dos o tres borradores para su revisión, lo cual

se puede hacer digitalmente evitando el gasto de papel, haciendo uso de todas las herramientas
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existentes como el correo electrónico institucional, la red y los sitios web internos, entre otros,

que se constituyen como alternativas a la utilización del papel.

Si bien, la estrategia de Cero Papel se basa en la implementación de una estrategia que

propende a que se haga una buena gestión documental a través de la tecnología, siendo posible

lograr con los recursos que disponen las entidades reducciones significativas de uso de papel.

Pero para ello, se debe establecer una cultura de uso racional de recursos y adaptación a todo lo

relacionado con la gestión documental y, por tanto, al manejo de archivos en formatos

electrónicos.

De ahí, surge la propuesta para reducir el consumo de papel, con la aplicación del código QR,

pretendiéndose demostrar que este medio tecnológico puede reemplazar los libros físicos,

optimizando el registro de las revistas de seguridad en el ámbito militar, es decir, que, mediante

la adopción de buenas prácticas en la gestión documental y un buen uso de las herramientas

disponibles por parte de los servidores públicos, se puede lograr el objetivo de la iniciativa cero

papel.

Dicha iniciativa, establece dentro de sus objetivos los lineamientos para favorecer a una

gestión efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel tanto en los procesos internos como

en los externos, siendo lo anterior posible al hacer uso de buenas prácticas, implementando

sistemas electrónicos idóneos para la gestión de documentos y la automatización de procesos.

En una primera fase, se conceptualizó la idea con un diagnóstico general y una definición

preliminar de los pasos a continuar para la utilización del Código QR. Posteriormente se

buscaron las herramientas que permitieran ejercer buenas prácticas para minimizar el consumo

de papel en las revistas de seguridad que se adelantan a diario en el ámbito militar. Estas guías

orientan al personal militar a hacer un uso racional del papel y aprovechar al más alto
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herramientas de tecnología accesibles (correo electrónico institucional, redes internas,

aplicaciones para registro electrónico, entre otras).

Se pretende entonces, crear unos lineamientos para la utilización de los procesos electrónicos

al interior de la institución, para lograr buenas prácticas en la automatización de procesos, la

generación de documentos electrónicos haciendo uso del Código QR, la gestión de documentos

en soporte electrónico, y su articulación con los sistemas de gestión documental.

El éxito de la idea Cero Papel, se fundamenta en la apropiación del asunto por parte del

personal militar, al usar correctamente las herramientas electrónicas de las que se dispone, ya que

este asunto visiblemente beneficia a la Institución y al medio ambiente. Además, este puede ser

el primer paso, pues al contarse con el material suficiente, se puede llevar a cabo gradualmente

una política de cero papel no solo en las revistas de seguridad sino en otras áreas que hacen uso

excesivo de papel, y es que, sin lugar a duda, esta es una idea que impulsa a que los procesos

institucionales sean más eficientes, expeditos y transparentes.

Y como se había explicado ya, la aplicación del Código QR para registrar las revistas de

seguridad, busca eliminar el uso de libros físicos, y optimizar el acceso a la información

completa en tiempo real de las novedades presentadas en los servicios, pues al almacenarla en un

código de rápida respuesta (QR), se facilita la verificación por parte del oficial o suboficial

encargado de dicha labor, pero para ello es necesario hacer uso de un determinado número de

aplicaciones, que en lo que sigue se explicará su función.

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Office 365

Microsoft 365 para empresas está diseñado

para ayudar a mejorar la productividad de los

empleados, y para ello dispone de las

aplicaciones de Office, servicios inteligentes en

la nube, como almacenamiento, y altos niveles

de seguridad, lo que ayuda a reducir el riesgo

Ilustración 5. Aplicaciones de Office 365
informático con la mejor protección integrada.

Además, cuenta con herramientas inteligentes que permite a los empleados trabajar dónde y

cómo quieran, incluida una plataforma donde pueden reunirse, chatear, realizar llamadas y

colaborar en un solo lugar (Microsoft 365 , 2021).

Además, se puede evidenciar un aumento en lo que respecta a la eficiencia de los empleados o

funcionarios, gracias a las aplicaciones personalizadas, la automatización integrada y la

simplificación de procesos institucionales. Y al explorar los distintos patrones de trabajo, se

puede conocer las distintas formas de ayudar a los empleados a trabajar de manera más

inteligente, proporcionándoles una sensación de bienestar, mejorando su concentración, y

propiciando un ambiente de colaboración.

Ilustración 6. Aplicaciones
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Dentro de Microsoft 365 podemos encontrar Outlook, que

permite conectarse y organizarse, y según la información

general que se proporciona en la página Web de Microsoft

con Outlook se puede:

 “Organizar el correo electrónico para centrarse en

los mensajes más importantes.

 Administrar y compartir el calendario para

Ilustración 7. Logo Microsoft Outlook 365
programar reuniones fácilmente.

 Compartir archivos desde la nube para que los destinatarios siempre tengan la versión

más reciente.

 Seguir conectado y productivo desde cualquier lugar” (Microsoft Support , 2021).

En conclusión, Outlook es una aplicación de gestión de correo y agenda personal, que permite

la comunicación a través de mensajes electrónicos, los cuales pueden ser administrados. Así

como también permite personalizar tareas en comandos de un solo clic y buscar fácilmente

información dentro de los correos.

Microsoft Forms

Según lo descrito en Microsoft, está

aplicación: “permite a los usuarios crear

cuestionarios personalizados, encuestas,

cuestionarios, registros y mucho más de Ilustración 8. Logo Microsoft Forms

forma rápida y sencilla. Al crear un cuestionario o formulario, puede invitar a otros usuarios para

que respondan con cualquier explorador web o incluso con dispositivos móviles. A medida que
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se envían los resultados, podrá usar análisis incorporados para evaluar las respuestas. Los datos

de formulario, como los resultados de cuestionarios, pueden exportarse fácilmente a Excel para

realizar análisis adicionales o asignar notas” (Microsoft Forms, 2021).

Procedimiento para Ingreso del QR para diligenciamiento

El procedimiento para diligenciar el formato e introducir información sobre las revistas de

seguridad es el siguiente:

1. Con la aplicación Microsoft Forms se crea el Código QR.

2. Mediante el siguiente enlace (link):

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=SBKk4_k2t0GPt1PXaElz4qrh2RrxnF

FBlAXtajOo7AxUNDE5MzYzQkVFTEZMM0QQ1JaRURORVhPTC4u

se hace el procedimiento para el ingreso del QR y su debido diligenciamiento.

Ilustración 9. Diligenciamiento/ Bitácora Patrullas GRUPA

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Es claro, que los Códigos QR pueden contener diferentes tipos de información, que

simplifican muchos procesos, entre otros beneficios y ventajas que hacen de esta herramienta

necesaria dentro de muchos ámbitos, resaltando la implementación que se le dio dentro de la

Fuerza Aérea Colombiana, representando una modernización de procesos, reducción del gasto

de papel, lo cual tiene dos efectos: disminución de gastos y un impacto ecológico positivo, y la

mas importante podría ser la veracidad de la información y el acceso en todo momento a esta.
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REFERENCIAS

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