Diana Raidosa (2021) - Colombia - Gestión de Inventario

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS, PARA EL PROCESO DE
DOTACIÓN PARA GUARDAS EN EL ÁREA DE ALMACÉN Y COMPRAS DE LA EMPRESA
SEGURIDAD DEL CAUCA LTDA, COLOMBIA
DIANA CAROLINA RAIGOSA MAYA
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DEL CAUCA
FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONÓMICAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
DESARROLLO, EMPRENDIMIENTO Y SOCIEDAD
2021
DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS, PARA EL PROCESO DE
DOTACIÓN PARA GUARDAS EN EL ÁREA DE ALMACÉN Y COMPRAS DE LA EMPRESA
SEGURIDAD DEL CAUCA LTDA, COLOMBIA
DIANA CAROLINA RAIGOSA MAYA
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR EL TITULO DE ADMINISTRADORA DE EMPRESAS
DIRECTOR
MAGISTER
MG. OSCAR ANDRÉS LÓPEZ VALENCIA
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DEL CAUCA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONÓMICAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
DESARROLLO, EMPRENDIMIENTO Y SOCIEDAD
2021
III
NOTA DE ACEPTACIÓN
En calidad de director en conjunto con los jurados de trabajo de pasantía denominado DISEÑO
DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS, PARA EL PROCESO DE DOTACIÓN
PARA GUARDAS EN EL ÁREA DE ALMACÉN Y COMPRAS DE LA EMPRESA SEGURIDAD
DEL CAUCA LTDA, COLOMBIA elaborado por Diana Carolina Raigosa Maya, egresada de la
Corporación Universitaria Autónoma del Cauca, Facultad de Ciencias Administrativas,
Contables y Económicas, programa de Administración de Empresas, una vez revisado y
evaluado el informe final y aprobada la sustentación, autorizo a él autor a realizar los trámites
correspondientes para optas el título de Profesional en Administración de Empresas.
__________________________________
Mg. OSCAR ANDRÉS LÓPEZ VALENCIA
Director
____________________________________
Mg. DIEGO FERNANDO MESA COLLAZOS
Jurado
___________________________
Mg. JAVIER SOLARTE CAMAYO
Jurado
IV
DEDICATORIA
Les dedico este trabajo a mis padres Jaime Raigosa Arango y Liliana María Maya
Guevara ser una gran ayudarme en el logro de mi carrera profesional y estar siempre presentes
para aconsejarme.
También le dedico este trabajo a mi pareja Sandra Cortaza por ser una gran persona y
consejera, en donde formamos un buen equipo y ha sido un gran apoyo en muchas etapas de
mi vida. Además, la respeto por su inteligencia y habilidades profesionales.

V
AGRADECIMIENTOS
Le agradezco principalmente a mi pareja Sandra Cortaza por ser un apoyo incondicional
en el desarrollo de la pasantía, pues, siempre obtuve por su parte buenos deseos, consejos y
orientación para la culminación de este trabajo y mis estudios.
También doy gracias a mi familia por estar en cada proceso de mi crecimiento
profesional.
A mi director de trabajo de grado Oscar Andrés López Valencia por guiarme durante
todo este proceso y creer en mí.
Agradezco a mis profesores por brindarme todos los conocimientos que tengo ahora y
enseñarme a que siempre me exija más, el cual gracias a eso le podido aplicarlo a mi ámbito
profesional y personal.
Le agradezco a José Guillermo Maya Garzón por permitirme desarrollar la pasantía en
la empresa Seguridad del Cauca LTDA y resolver todas las dudas que tuve durante el proceso.
VI
Tabla de Contenido
RESUMEN................................................................................................................................................. 14
ABSTRACT ............................................................................................................................................... 15
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 16
1. PROBLEMA ...................................................................................................................................... 17
1.1. Planteamiento del Problema .......................................................................................17
1.2. Formulación del Problema ..........................................................................................21
2. JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 22
3. OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 25
3.1. Objetivo General .........................................................................................................25
3.2. Objetivos Específicos..................................................................................................25
4. ESTADO DEL ARTE ....................................................................................................................... 26
4.1. Marco Teórico .............................................................................................................26
4.2. Marco Conceptual .......................................................................................................32
4.3. Marco Legal ................................................................................................................37
5. METODOLOGÍA ............................................................................................................................... 40
5.1. Enfoque y Tipo de Investigación .................................................................................40
5.2. Método de Investigación .............................................................................................41
5.3. Fuentes de Información ..............................................................................................41
5.3.1. Fuentes de Información Primaria .........................................................................41
5.3.2. Fuentes de Información Secundaria ....................................................................42

VII
6. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA SEGURIDAD DEL CAUCA LTDA ................................... 43
6.1. Misión .........................................................................................................................44
6.2. Visión ..........................................................................................................................44
6.3. Contextualización del Área de Inventario ....................................................................44
6.4. Matriz DOFA ...............................................................................................................47
6.4.1. Matriz EFI ............................................................................................................48
6.4.2. Matriz EFE ...........................................................................................................50
6.4.3. DOFA- Estrategias ...............................................................................................52
7. PLANEACIÓN DEL INVENTARIO ................................................................................................ 55
7.1. Profundización de Estrategias de la Matriz DOFA ......................................................55
7.2. Ciclo PHVA .................................................................................................................56
7.3. Implementación del Ciclo PHVA .................................................................................57
7.3.1. Planear ................................................................................................................57
7.3.2. Hacer ...................................................................................................................59
7.3.3. Verificar ...............................................................................................................60
7.3.4. Actuar ..................................................................................................................61
8. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ............................................................................. 64
8.1. Métodos de Control de Inventarios .............................................................................66
8.1.1. Método PEPS ......................................................................................................67
8.1.2. Método UEPS ......................................................................................................68
8.1.3. Método Promedio Ponderado ..............................................................................69

VIII
8.1.4. Método UEPS para la Empresa Seguridad del Cauca LTDA ...............................69
9. MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ............................................................................... 72
9.1. Identificación de los Modelos de Gestión de Inventarios .............................................72
9.1.1. Modelo Determinístico .........................................................................................72
9.1.1.1. Estáticos. ......................................................................................................72
9.1.1.1.1. Modelo Clásico de Cantidad Económica de Pedido. ..................................72
9.1.1.1.2. Cantidad Económica de Pedido con Discontinuidades del Precio. .............73
9.1.1.1.3. Cantidad Económica del Pedido de Varios Artículos con Limitación de
Almacén… ..................................................................................................................73
9.1.1.2. Dinámicos. ....................................................................................................73
9.1.1.2.1. Modelo sin Costo de Preparación. .............................................................73
9.1.1.2.2. Modelo con Preparación. ...........................................................................74
9.1.2. Modelo Probabilístico...........................................................................................74
9.1.2.1. Revisión Continua. ........................................................................................74
9.1.2.2. Revisión Periódica. .......................................................................................74
9.2. Implementación del Modelo ........................................................................................75
9.2.1. Demanda de la Empresa .....................................................................................77
9.2.2. Segmentación de la Población .............................................................................77
9.2.3. Determinación de la demanda .............................................................................79
9.3. Desarrollo del Modelo de Revisión Periódica ..............................................................81
9.4. Impacto financiero del modelo propuesto....................................................................84
CONCLUSIONES..................................................................................................................................... 86
IX
RECOMENDACIONES ........................................................................................................................... 88
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................................... 89
GLOSARIO................................................................................................................................................ 96
X
Lista de Tablas
Tabla 1 Uniforme de los Guardas .............................................................................................39
Tabla 2 Prendas del Uniforme para los Guardas.......................................................................47
Tabla 3 Matriz EFI .....................................................................................................................49
Tabla 4 Matriz EFE ...................................................................................................................51
Tabla 5 Matriz DOFA ................................................................................................................53
Tabla 6 Matriz DOFA (Continuación) ........................................................................................54
Tabla 7 Ciclo PHVA ..................................................................................................................62
Tabla 8 Ciclo PHVA (Continuación) ..........................................................................................63
Tabla 9 Ejemplo Método UEPS para la Empresa Seguridad del Cauca LTDA ..........................71
Tabla 10 Tipos de Segmentación ..............................................................................................78
Tabla 11 Segmentación de genero de guardas .........................................................................78
Tabla 12 Segmentación Geográfica (Tipo de Empresa) ............................................................79
Tabla 13 Determinación de la Demanda de Dotación para Guardas en Cuatrimestres .............80
Tabla 14 Gestión de inventario con el modelo propuesto ..........................................................83
Tabla 15 Evaluación Financiera ................................................................................................84

XI
Lista de Ilustraciones
Ilustración 1 Retroalimentación en un Sistema..........................................................................19
Ilustración 2 Sistema de Gestión de Inventario .........................................................................30
Ilustración 3 Flujograma de Abastecimiento ..............................................................................46
Ilustración 4 Clico PHVA ...........................................................................................................57
Ilustración 5 Modelo P...............................................................................................................76

XII
Lista de Imágenes
Imagen 1 Estantería Convencional ...........................................................................................70

XIII
Lista de Ecuaciones
Ecuación 1 Modelo de Revisión Periódica ................................................................................81

14
RESUMEN
La presente pasantía se enfoca en el diseño de un modelo de gestión de inventarios en
el área de almacén y compras de la empresa Seguridad del Cauca LTDA con el propósito de
exponer una mejor administración de este departamento. En este sentido, el presente trabajo
se aplica al proceso de entrega de dotación para guardas, en donde se establece un
diagnóstico de la situación actual de la organización para así poder identificar las dificultades y
fortalezas que posee, realizando la herramienta de Matriz DOFA, en donde se ilustran las
falencias y se proponen estrategias para contrarrestarlas.
Por otra parte, se lleva a cabo la planificación de este proceso, en el cual se aplican las
estrategias de la Matriz DOFA desarrollando el Clico PHVA o Ciclo de Deming, en donde utiliza
la Planificación, el Hacer, el Verificar y el Actuar, con el propósito de aplicar la mejora continua.
Posteriormente, se propone un sistema de control de inventarios, para así conocer la cantidad
de prendas de dotación que entran y salen de la empresa, en donde se encuentra que el
método UEPS es el más adecuado para este estudio.
Por último, se desarrolla el modelo de gestión de inventarios de revisión continua para
esta empresa y la evaluación financiera, en donde se conocer el impacto que este tiene sobre
la empresa.
Palabras clave: Gestión de inventarios, revisión continua, dotación, control de
inventarios, cantidad óptima de pedido, guardas.

15
ABSTRACT
The present internship focuses on the design of an inventory management model in the
warehouse and purchasing area of the company Seguridad del Cauca LTDA in order to expose
a better administration of this department. In this sense, the present work is applied to the
process of delivery of endowment for guards, where a diagnosis of the current situation of the
organization is established in order to identify the difficulties and strengths it has, performing the
SWOT Matrix tool, in where the shortcomings are illustrated and strategies are proposed to
counteract them.
On the other hand, the planning of this process is carried out, in which the strategies of
the SWOT Matrix are applied developing the PDCA Cycle or Deming Cycle, where it uses
Planning, Doing, Verifying and Acting, with the purpose of applying continuous improvement.
Subsequently, an inventory control system is proposed, in order to know the amount of
endowment garments that enter and leave the company, where it is found that the LIFO method
is the most appropriate for this study.
Finally, the inventory management model for continuous review is developed for this
company and the financial evaluation, where the impact that this has on the company is known.
Keywords: Inventory management, continuous review, staffing, inventory control,
optimal order quantity, guards.

16
INTRODUCCIÓN
A lo largo de los años el área de inventarios en muchas empresas ha sido un tema difícil
de tratar, en donde la mayoría de las organizaciones poseen problemas con la gestión de este
departamento, generando sobrecostos para la misma y preguntándose qué decisiones tomar
para mejorar la administración de los inventarios, puesto que, estos representan un gran
porcentaje de los activos de la empresa.
Por lo cual han surgido modelos, en donde buscan gestionar de manera eficiente los
inventarios, puesto que todos, utiliza la planificación, organización y control, dando así una
respuesta óptima a la demanda que posee cada empresa. Igualmente, cada uno de estos
modelos se diferencian en algunos puntos, generando que se adapten a las diversas
necesidades.
Es por esto que esta pasantía busca el diseño de un modelo de gestión de inventarios,
en donde se adapte a las necesidades de la empresa Seguridad del Cauca LTDA, para así
mejorar el área de almacén y compras.

17
1. PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema
La administración de los inventarios es un tema que ha sido estudiado a mayor
profundidad en las últimas décadas, debido a que este es un aspecto importante en las
empresas que brindan productos y/o servicios, puesto que, “son el principal activo, pues es el
recurso con el que cuenta para desarrollar su actividad, para vender o transformar” (Granada) y
de igual manera, “el problema de inventario ha estado siempre presente en la historia humana
y es claro que si el hombre tuviera certidumbre sobre el futuro podría establecer
equivocadamente la cantidad de bienes que debería almacenar” (Ponsot, 2008, p. 84, citado
por (Sánchez Cuenca, 2015)
Asimismo, (Ferrero Bécares, 2015) expresa que los inventarios son el conjunto de
materiales y suministros que una compañía posee, con el fin de venderlos o para abastecer el
proceso productivo. Con relación a lo anterior, se puede determinar que esto es una parte
fundamental de la empresa, ya que permite el funcionamiento de la misma.
Por otro lado, a la mayoría de los gerentes no les gustan los inventarios, debido a que
esto es un dinero depositado en un cajón, los activos atados en inversiones, el cual no está
produciendo ningún rendimiento y, de hecho, incurren en un préstamo costoso. También
incurren en costos por el cuidado del material almacenado y están sujetos a deterioro y
obsolescencia. Todo esto lo expone (Padmanava, 2015).
Asimismo, (Chiavenato , 2007) expresa que:

18
La retroalimentación es una acción por la cual el efecto (salida) refluye sobre la causa
(entrada), ya sea incentivándola o inhibiéndola. Así, podemos identificar dos tipos de
retroalimentación: la positiva y la negativa.
a. Retroalimentación positiva es la acción estimuladora de la salida que actúa sobre la
entrada del sistema. En la retroalimentación positiva, la señal de salida amplifica y
refuerza la señal de entrada. Es el caso en que, cuando las ventas aumentan y los
inventarios salen con más rapidez, ocurre la retroalimentación positiva para
aumentar la producción y la entrada de productos en inventario, para mantener un
volumen adecuado,
b. Retroalimentación negativa es la acción frenadora e inhibidora de la salida que
actúa sobre la entrada del sistema. En la retroalimentación negativa la señal de
salida disminuye e inhibe la señal de entrada. Es el caso en que, cuando las ventas
disminuyen y los inventarios salen con menor rapidez, ocurre la retroalimentación
negativa para disminuir la producción y reducir la entrada de productos en el
inventario, para evitar que el volumen en el inventario aumente demasiado. (p.390-
340)
Igualmente, este mismo autor, en su libro “Introducción a la teoría general de la
administración” ilustra una figura en donde se puede identificar la retroalimentación en un
sistema.
19
Ilustración 1 Retroalimentación en un Sistema
Fuente: Chiavenato- Introducción a la teoría general de la administración
De igual manera, según (Rivera Cardenas, 2014) manifiesta que:
En la actualidad el manejo de los inventarios constituye una parte vital de la economía
en las empresas por ser este, parte de un activo, y representar grandes costos
asociados a su administración, tales como: Dinero, espacio, mano de obra, deterioro de
productos, daño, obsolescencia y hurto. Al no contar con un buen control y manejo de
los productos existentes en los almacenes, este capital invertido en los artículos del
almacén se podría incrementar.
Es por esto que, la empresa Seguridad del Cauca LTDA se encarga de prestar el
servicio de seguridad privada a diversas entidades tanto públicas como privadas, en donde
abarca personal físico (guardas y escoltas) y seguridad electrónica (cámaras, alarmas y
monitoreo), que para el caso de este sector requiere del manejo de inventarios, que como se
mencionó anteriormente, es uno de los factores más importantes de las organizaciones. Por
consiguiente, Seguridad del Cauca LTDA posee en su inventario la dotación para los guardas
(uniforme), cámaras, alarmas, armas entre otros insumos que requiere la empresa para la
prestación del servicio.
Actualmente, Seguridad del Cauca LTDA realiza su inventario de manera manual, y
debido a la globalización y el desarrollo que ha habido en el momento de manejar el inventario,

20
la empresa ve la necesidad de mejorar el registro que se lleva de las entradas y salidas de la
organización, al igual de las fechas y las cantidades exactas a comprar. Es por esto que, la
organización identificó que sus posibles sobrecostos y también el funcionamiento que la
compañía le da al inventario en el proceso de dotación para guardas requiere una modificación
en cuanto a su organización, planeación y control. Igualmente, esta empresa se encuentra en
crecimiento, y necesita llevar un inventario mejor gestionado, ya que la cantidad, tiempos y
manejo puede modificarse a causa del crecimiento del personal interno.
Con respecto a lo anterior, los guardas son una parte esencial de la empresa, debido a
que una de las principales actividades de Seguridad del Cauca LTDA es la prestación del
servicio de vigilancia y seguridad privada. Es por esto que, para que los guardas puedan
ejercer correctamente sus labores, es necesario que la compañía les entregue dotación de
uniformes y al igual que la implementación de una eficiente gestión de inventarios, ya que si
sucede lo contrario se podría tener incertidumbre en el “control para la verificación y entrega de
dotación de uniformes, por lo cual se presentan situaciones en las cuales algunos empleados
no reciban estos en el momento oportuno, y en ocasiones inclusive, se puede entregar la
dotación incompleta” (Holguín Arias, 2019)”
Asimismo, en cuanto a la devolución de la dotación de uniforme de los guardas, el
(Ministerio de Trabajo, 2019) expresa que no existe ninguna ley o normatividad que obligue al
trabajador a devolver la dotación que se le ha entrega una vez termine su contrato laboral. Aun
así, “debe tenerse en cuenta que un trabajador que ya no pertenece a la empresa y no laboral
en ella, no debe lucir un uniforme que lo identifique como empleado o funcionario de la misma,
dado que se prestaría para posibles fraudes”. (Ministerio de Trabajo, 2019)
De igual manera, la (Ley 356, 1994) manifiesta que “cuando el personal que integra los
servicios de vigilancia y seguridad privada salga con vacaciones, permisos o retiro deberá
21
entregar a la empresa la credencial expedida por la Superintendencia de Vigilancia y
Seguridad, uniformes y demás elementos dados en dotación”.
Es por este motivo que, la empresa Seguridad del Cauca LTDA solicita que el regreso
de los uniformes y todo elemento que contenga el logo de la compañía, para así evitar que sea
utilizado en situaciones que desfavorezcan la imagen de la misma. A su vez, refiriéndose a este
mismo tema, Seguridad del Cauca LTDA no cuenta con un registro de la cantidad de
trabajadores que han regresado la dotación de uniformes, lo cual dificulta tener la información
actualizada y de esta manera realizar el seguimiento de las personas que han hecho esta
devolución, haciendo así que se tenga incertidumbre si realmente todos los guardas que ya no
pertenecen a la organización regresaron la dotación, debido a que se podría hacer mal uso de
esta vestimenta y generar una mala imagen a la empresa.
1.2. Formulación del Problema
¿Cuál será el modelo de gestión de inventarios adecuado para el proceso de dotación
de guardas en el área de almacén y compras para la empresa Seguridad del Cauca LTDA,
Colombia?
22
2. JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo de investigación posee relevancia, debido a que la administración de
los inventarios es una parte importante de la empresa, que como expresa Orlando Espinoza
(2011, citado por (Ramones, 2014)):
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna,
ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes
de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las
condiciones de almacenamiento aplicables en la empresa.
Hoy en día las compañías buscan tener una mejor gestión en esta área de la
organización, para así poder generar una mayor relación con los clientes, con los proveedores,
disminuyendo los costos al interior de la misma y facilitando el trabajo. Según (Pérez
Hualtibamba & Wong Aitken, 2019) declaras que:
La gestión de inventarios, es un tema al que cada vez, se da mayor prioridad en las
empresas, donde en la mayoría, representan la mayor cantidad de capital de trabajo
invertido, por lo que una mala gestión, conlleva a la pérdida de clientes y de ingresos
importantes para las empresas. (p. 4)
De igual manera, si se implementa una adecuada gestión de inventarios puede
proporcionar algunos beneficios, que como lo manifiesta (Granada) son:
 Conocimiento y exactitud al momento de hacer el pedido.
 Conocimiento de las cantidades precisas que se necesitan.
 Saber las fechas en que se va a renovar el inventario.

23
 Tener un mayor control del inventario.
Por consiguiente, “la gestión del almacén tiene un papel muy importante en la gestión
de la cadena de suministro. Ya que este tiene como responsabilidad el correcto despacho de
mercancías, cumpliendo las especificaciones de cantidad, tiempo, calidad, rapidez y costo”
(Cardona Tunubala, Orejuela Cabrera, & Rojas Trejos, 2018)
Asimismo, “teniendo en cuenta que la gestión de inventarios es una actividad
transversal a la cadena de suministro, para ello deben implementarse estrategias para lograr un
manejo efectivo del mismo” (Guzman, Montalvo, Carvallo, & Raymundo, 2019)
Con respecto a lo anterior, se evidencia que la correcta implementación de las
estrategias propuestas por la empresa, puede llevar a que la administración de los inventarios
se realice de manera eficiente, lo que se traduce en que los clientes, los proveedores y la
misma empresa este satisfecha.
Es por esto que, Seguridad del Cauca LTDA ve la necesidad de tener un buen modelo
de gestión del inventario, ya que identifica que el mercado y las empresas constantemente
están actualizándose debido a la globalización; y un inadecuado manejo del inventario puede
generar el retroceso o estancamiento de la compañía.
Igualmente, refiriéndose a los clientes, hay un indicador llamado “Nivel de servicio”, el
cual trata sobre la capacidad que tiene una compañía en atender la demanda de los clientes y
este es expresado en porcentaje. (Priniotakis & Argyropoulos, 2018)
Por tal motivo, este trabajo pretende conocer los requerimientos de Seguridad del
Cauca LTDA en cuanto al departamento de inventario, para así lograr dar una propuesta
adecuada que permita cumplir con las necesidades que se presentan actualmente en la
empresa, y de esta manera, ser más competitiva, debido a que la compañía está creciendo en
24
cuanto a su personal de planta, y esto requiere de una mayor manipulación de información, y
por ende tener una mejor gestión y un inventario más estructurado y actualizado, pues, el
volumen de este es más grande.
Con relación a lo anteriormente mencionado, la empresa Seguridad del Cauca LTDA,
en cuanto a la prestación de sus servicios, tiene que hacer entrega de la dotación de uniformes
a los guardas, y es por esto que, esto es un punto importante en las empresas, debido a que
según (Holguín Arias, 2019):
La adecuada dotación de uniformes es un aspecto importante en este tipo de
organizaciones, es un punto importante, aparte de que demuestra seriedad y
organización, garantiza la seguridad laboral en los empleados al utilizar la vestimenta
adecuada según el desempeño de las funciones que deben realizar en los cargos. (p.9)
25
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General
Diseñar un modelo de gestión de inventarios, para el proceso de dotación para guardas
en el área de almacén y compras de la empresa Seguridad del Cauca LTDA, Colombia.
3.2. Objetivos Específicos
 Establecer un diagnóstico del manejo actual del inventario de la empresa Seguridad del
Cauca LTDA en el proceso de dotación para guardas en el área de almacén y compras.
 Elaborar la planificación del inventario del proceso de dotación para guardas en el área
de almacén y compras de la empresa Seguridad del Cauca LTDA.
 Determinar un sistema de control de entradas y salidas del proceso de dotación para
guardas en el área de almacén y compras de la empresa Seguridad del Cauca LTDA.
 Evaluar el modelo de gestión de inventarios, bajo condiciones funcionales y financieras.

26
4. ESTADO DEL ARTE
4.1. Marco Teórico
En el transcurso de los años, las empresas han identificado la importancia que tiene el
inventario para brindar productos y/o servicios a sus clientes. Es por esto que surge la
necesidad de mejorar la gestión de inventarios cada día más, ya que según la (Universidad de
las Américas Puebla, s.f) “en una empresa, el objetivo de los inventarios es proveer los
materiales necesarios en el momento indicado”.
De igual manera, (Céspedes Trujillo, Paz Rodríguez , Jimenez Figueredo , Pérez
Molina, & Pérez Mayedo, 2017) manifiestan que el inventario nace desde tiempos
inmemorables, pues los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar
grandes cantidades de alimentos para así ser utilizados en los tiempos de sequía o de
calamidades. También surge para hacer frente a los periodos de escasez, que además le
aseguraran la subsistencia y el desarrollo de sus actividades normales. En consecuencia, el
inventario ha sido utilizado desde hace muchos años con el fin de mejorar el funcionamiento de
las organizaciones.
Por otra parte, “el inventario es por lo general, el mayor activo en el balance de una
empresa y como consecuencia, los costos generados por inventarios representan uno de los
mayores rubros que se reflejan en el estado de resultados” (Garrido Bayas & Cejas Martínez,
2017)
Igualmente, según (Padmanava, 2015) manifiesta que:
Los inventarios son materiales almacenados, en espera de ser procesados o
experimentando el procesamiento. Son omnipresentes en todos los sectores de la

27
economía, el cual esto es una observación de casi cualquier balance de empresa, por
ejemplo, revela que una parte significativa de sus activos comprenden inventarios de
materias primas, componentes y subconjuntos dentro del proceso de producción y
productos terminados.
Asimismo, como manifiesta (Serna Hernández, Gonzalez, & Aristizabal, 2018) “es muy
común escuchar a los administradores, gerentes y analistas de Logística afirmar que uno de
sus principales problemas a los que se deben enfrentar es la administración de los inventarios”.
Igualmente, estos mismos autores expresan que cualquier sector, ya sea, comercial, industrial
o de servicios, presentan prácticamente el mismo problema de tener excesos y faltantes en el
inventario.
Del mismo modo, (Osorio 2008, p. 5, citado por (Sánchez Cuenca, 2015)) manifiesta
que “el control de inventarios es uno de los temas más complejos en logística y gestión de la
cadena de abastecimiento, puesto que los inventarios constituyen en la mayoría de los casos
uno de los principales componentes del capital de trabajo”
Con respecto a lo anteriormente mencionado, es así donde surge el concepto de
gestión de inventario, puesto que se “deriva de la importancia que tienen las existencias, y por
lo tanto la necesidad de administrarlas y controlarlas. Su objetivo consiste fundamentalmente
en mantener un nivel de inventario que combine un mínimo costo y un máximo servicio a los
clientes” (Molina, 2015). Igualmente, (Ferrero Bécares, 2015) expresa que:
Las decisiones de inventario son muy importantes, ya que deben de coordinarse en
cuanto a la cantidad óptima de inventario, con las necesidades de las diferentes áreas
de la empresa (producción, marketing y finanzas). Además, los inventarios están
influidos por la demanda y por los costes derivados de ésta, los cuales deben reducirse
al máximo para que resulte rentable.

28
De igual manera, cabe destacar que otra de las funciones importantes en la gestión de
inventario estaría articulada a la eliminación de irregularidades en la oferta, la compra o
producción en lotes en exceso, esto permitiría la administración eficiente e integral de la
empresa. (Garrido Bayas & Cejas Martínez, 2017), que como expresa (Agudelo Serna & López
Rivera, 2018) “en el entorno empresarial el control de los inventarios juega un papel muy
importante, puesto que es una de las actividades logísticas en donde es posible encontrar una
alta probabilidad de reducir los cortos de las empresas”.
Además, en la gestión de inventarios, existen unas clases de inventarios, el cual como
manifiesta (Denny Hong-Mo, s.f) son:
 Materias primas.
 Bienes semiterminados.
 Productos terminados.
 Productos en proceso.
 Suministros de mantenimiento, reparación y funcionamiento.
Con respecto a lo anterior, en la administración de los inventarios, también hay una
clasificación de estos según su función, que como expresa el autor previamente mencionado
son:
 Inventario de seguridad.
 Inventario de tamaño de lote.
 Inventario de desacoplamiento.
 Inventario de tuberías.
 Inventario de transporte.
 Inventario de anticipación.
29
 Inventario de cobertura.
También, Lópes y Gómez (2013), Todo y Bastidas (2011), Aguilar (2009), en donde
estos autores fueron citados por (Peña & Silva, 2016) exponen que en las organizaciones a
nivel interno existen unos elementos en donde interactúan los procesos, áreas y personas, que
dan como resultado factores que afectan las decisiones en la gestión de sistemas de
inventarios, estos son:
 Gestión de compras.
 Gestión de demanda.
 Gestión de almacén.
 Gestión de información.
 Gestión de recursos financieros.
 Control de gestión.
Asimismo, como manifiesta (Avendaño & Rueda, 2018):
La eficacia en el control de gastos y costes a nivel organizacional, dependen en gran
medida de la gestión de inventarios, puesto que la optimización de dicha gestión a partir
de la implementación de procesos eficientes y eficaces de acuerdo a las proyecciones
de ventas, permiten optimizar los recursos, económicos, humanos y físicos de la
compañía. (p. 23)
Del mismo modo, según Suarez Cervera (2012, citado por (Avendaño & Rueda, 2018))
propone tres sistemas para la gestión de inventarios:

30
Ilustración 2 Sistema de Gestión de Inventario
Fuente: Avendaño y Rueda (2018, basado en Suarez Cervera, 2012)
Asimismo, estos mismos autores expresan que:
Los diferentes sistemas plantean la forma de fijar el volumen óptimo de pedido y el
punto de reorden de inventarios a partir del ciclo de ventas y así lograr el nivel óptimo
de aprovisionamiento, utilizando el método conocido como Cantidad Económica de
Pedido, el cual considera tanto las ventas como los costos de almacenamiento y de
colocación del pedido. (p. 23)
Por otro lado, un sistema de gestión posee algunas ventajas que como lo manifiesta
(Granada) son:
 Disponer de todas las informaciones que afectan los artículos para administrar.
 Contabilizar adecuadamente los artículos en stock.
 Conocer su comportamiento histórico.
 Prever las necesidades medias futuras a satisfacer y aceptar un nivel de riesgo de
ruptura.
 Calcular los pedidos a efectuar, teniendo en cuenta la disminución de costos de gestión
y las condiciones y límites de los proveedores.
 Mantener un stock de seguridad adecuado.
Igualmente, Heizer y Render (2004, citado por (Garzón Quiroga, 2018)) expresa que:
La gestión de los inventarios se considera como una de las funciones administrativas
más importantes en virtud que requiere una buena parte del capital de la organización y
31
afecta la entrega de los bienes al consumidor final. La administración y control de los
inventarios tienen un fuerte impacto en las áreas del negocio. (p. 19)
Del mismo modo, según el (Decreto 2649, 1993), de la Superintendencia Financiera
manifiesta que:
Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal
de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se
utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe
determinar utilizando el método PEPS (primeros en entrar, primeros en salir), UEPS
(últimos en entrar, primeros en salir), el de identificación especifica o el promedio
ponderado.
Sin embargo, refiriéndose a la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada,
la (Ley 356, 1994) expone que:
Entiéndase por servicios de vigilancia y seguridad privada, las actividades que en forma
remunerada o en beneficio de una organización pública o privada, desarrollan las
personas naturales o jurídicas, tendientes a prevenir o detener perturbaciones a la
seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios o
de terceros y la fabricación, instalación, comercialización y utilización de equipos para
vigilancia y seguridad privada, blindajes y transportes con este mismo fin.
Asimismo, las modalidades en que se puede realizar la prestación de estos servicios
son: Vigilancia fija, vigilancia móvil, escoltas y transporte de valores.

32
De tal manera, la dotación es una prestación social a la cual tiene derecho el trabajador,
y una vez entregada se entiende que pertenece a este. Al igual que, “dichas dotaciones
constituyen un elemento esencial e imprescindible para los trabajadores y la misma
organización dado que representa su imagen ante sus clientes, internos o externos”. (Prieto
Salinas, 2016)
4.2. Marco Conceptual
 Administración
La administración trata sobre “un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de
planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito
dado”. (E.F.L Brech, s.f. (Universidad Católica Boliviana San Pablo, 2007))
Asimismo, (Fernández Arena, s.f. (Universidad Nacional Autónoma de México, 2003))
“es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una
estructura y del esfuerzo humano coordinado”.
De igual manera, la administración “es un sistema de conocimientos por medio del cual
los hombres establecen relaciones, predicen resultados e influyen en las consecuencias de
cualquier situación en que se organicen para trabajar unidos en el logro de propósitos
comunes”. (Gulick, 1937 (Ramírez Cardona & Rampirez , 2016))
 Gestión de inventarios
La gestión de inventarios se enfoca en el “proceso de la función logística que trata de
recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de
consumo de cualquier material, materias primas, semielaborados, terminados, así como el

33
tratamiento e información de los datos generados”. (Ortiz, García Narváez , Paladines,
Rodríguez Córdoba, & Murcia, 2018)
Por otra parte, según (Universidad Militar Nueva Granada) se entiende este concepto
como “organizar, planificar y controlar el conjunto de stocks pertenecientes a una organización”.
Asimismo, (Heizer & Render, 2004 citado por (Garzón Quiroga, 2018)) manifiesta que:
La gestión de los inventarios se considera como una de las funciones administrativas
más importantes en virtud que requiere una buena parte del capital de la organización y
afecta la entrega de los bienes al consumidor final. La administración y control de los
inventarios tienen un fuerte impacto en las áreas del negocio, particularmente en la
producción y las finanzas.
 Inventarios
“Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización”. (Sastra, 2009 citado por (Quizhpi Campoverde, 2018))
Los inventarios representan las partidas del activo que son “generadoras de ingresos
para varios tipos de empresas entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de
transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización”. (Catacora 1998
citado por (Hernández Peña & López, 2008))
 Modelos de inventarios
Los modelos de inventarios según (Rodríguez Montenegro, 2011) son:
El modelo general de inventarios parece ser sencillo, pero en realidad existen variedad
de modelos que van desde el empleo del simple cálculo hasta refinadas aplicaciones de
34
programación dinámica y matemática, la razón de esto es por la demanda: Sí la
demanda del artículo es determinística o probabilística.
“Los modelos y sistemas de inventarios surgieron para mantener control de las
mercaderías, la minimización de costos y el manejo técnico para realizar nuevos pedidos de
mercaderías”. (Arciniegas, 2013)
 Stock de seguridad
Según (González Correa, 2019) expresa que:
El inventario de seguridad es útil para poder responder ante un aumento inesperado de
la demanda o para asegurarse de que habrá suficiente materia prima y suministro a
mano, para continuar con la producción mientras se espera que llegue la próxima
entrega programada por parte del proveedor.
El stock de seguridad “es la cantidad adicional que debemos añadir al stock mínimo
para estar protegido en caso que ocurran atrasos en la entrega del proveedor, aumento
anormal y en situación extraordinaria de la cantidad estimada de consumo para el plazo de
aprovisionamiento”. (Portal Rueda, 2011)
 Control de inventarios
El control de los inventarios, según (Velázquez Gómez, 2012) es:
El control de inventarios, es un factor estratégico para mantener sanas las finanzas de
la empresa; las decisiones oportunas y pertinentes para comprar los insumos, contratar
la distribución de materiales o productos no se limita solamente al control físico, también
es relevante la relación de entradas y salidas optimas de los recursos financieros para
que se administren de mejor manera, en función de los requerimientos de la producción,
negociación con proveedores y clientes.

35
Cuando se refiere al control de inventario se habla del domino que se tiene sobre las
existencias de una empresa. (Salazar Vega, 2018)
 Dotación
“Todas las empresas en Colombia deben cumplir con estándares mínimos en materia
de seguridad laboral para sus empleados, una de las principales formas de contribuir con dicha
seguridad es la dotación de uniformes que permite que los trabajadores se protejan”.
(Hernández Hernández & Vargas Guevara, 2017)
Por otra parte, “todo empleador que habitualmente ocupe uno o más trabajadores
permanentes, deberá suministrar cada cuatro meses, en forma gratuita, un par de zapatos y un
vestido de labor al trabajador”. (trabajo, 1984)
 Almacenamiento
“El área o zona de almacenamiento es un recinto donde se realizan las funciones de
recepción, manipulación, conservación, protección y posterior expedición de materiales y
productos”. (Rodríguez Roel, 2015)
Asimismo, para (Joyce Janina, 2018) el almacenamiento “es un conjunto de
operaciones que tiene por objetivo guardas, conservar y manipular por un periodo de tiempo la
materia prima o mercancía de la compañía para la consecución de sus fines de fabricación y
comerciales”.
 Abastecimiento
“El abastecimiento es la labor logística mediante la cual se adquieren los productos,
bienes y servicios que se requieren para la adecuada operación del sistema de producción y
las áreas de apoyo de la empresa”. (Universidad Militar Nueva Granada)

36
De igual manera, “se encarga de que los requerimientos para la producción de una
empresa se encuentren disponibles en la cantidad adecuada, el momento adecuado, con la
calidad adecuada y al menor costo posible”. (Maz Mutis & Suarez Chavez, 2009)
 Ciclo PHVA
Según (García, Quispe & Ráez, 2003, citado por (Párajo Zudy, 2017)) expresa que:
El ciclo PHVA Planificar-Hacer-Verificar-Actuar es una metodología de la mejora
continua, que significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados. Puede ser aplicado en cualquier nivel de la
Organización, y en cualquier tipo de proceso, ya que está íntimamente asociado con la
planificación, implementación, control y mejora del desempeño de los procesos.
Asimismo, (Rodriguez Olarte, 2018) manifiesta que el ciclo PHVA trata sobre una:
Metodología que describe cuatro pasos esenciales que se deben llevar a cabo de forma
sistemática para lograr la mejora continua, entendiendo como tal al mejoramiento
continuado de la calidad (disminución de fallos, aumento de la eficacia y eficiencia,
solución de problemas, previsión y eliminación de riesgos potenciales).
 Revisión periódica
“Es aquel en el cual el inventario de un ítem es revisado cada intervalo de tiempo
fijo, y se realiza una orden por el monto apropiado, es decir el tamaño de un pedido varia
con el comportamiento de la demanda”. (Miñano Cabrera)
 Punto de reorden
“El punto de reorden consiste en definir su valor, expresado en unidades de producto,
con el cual se hace un nuevo pedido al proveedor una vez que las existencias disminuyen
37
hasta dicho nivel”. (Izar-Landeta, 2012 citado por (Izar Landeta, Ynzunza Cortés, & Zermeño
Pérez, 2015))
 Demanda
“La demanda de mercado de un producto es el volumen total que podrá comprar un
grupo de clientes en una determinada área geográfica durante un cierto periodo de tiempo”.
(Kotler citado por (Quintana Navarro))
4.3. Marco Legal
La (Ley 356, 1994) expresa que solo podrá prestarse el servicio de vigilancia y
seguridad privada mediante la obtención de una licencia o credencial, el cual es expedida por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, esto es debido a que esta entidad, como
ente responsable le corresponde “dirigir, coordinar y ejecutar las funciones de inspección,
vigilancia y control sobre los servicios de vigilancia y seguridad privada que se desarrollen en el
territorio naciones” (Decreto 2355 de 2006). Asimismo, esta también podrá suspender o
cancelar la licencia o credencial expedida.
De igual manera, según la (Ley 356, 1994) manifiesta que:
Para constituir una empresa de vigilancia y seguridad privada se deberá adjuntar con la
solicitud de licencia y sus requisitos, un documento en el cual conste la promesa de
sociedad conforme la legislación vigente de vigilancia y seguridad privada, informando
los nombres de los socios y representantes legales, adjuntando las hojas de vidas con
las certificaciones académicas y laborales correspondientes y fotocopias de la cédula de
ciudadanía.
38
Asimismo, la misma ley anteriormente mencionada expone que “las empresas de
vigilancia y seguridad privada se deben constituir con un capital social suscrito y pagado no
inferior a seiscientos (600) salarios mínimos legales mensuales vigentes a la fecha de su
constitución”, también, “aquellas empresas que se hallen funcionando con anterioridad a la
vigencia del presente decreto, en el plazo de dos (2) años contados a partir de la fecha de
publicación del mismo, deberán cumplir con lo establecido en este artículo”.
Del mismo modo, el (Decreto 2355, 2006), ilustra las funciones que la Superintendencia
de Vigilancia y Seguridad Privada cumple, que son: Funciones de reglamentación y
autorización, funciones de asesoría y coordinación, funciones de información, funciones de
instrucción, funciones de vigilancia e inspección, funciones de investigación, funciones de
sanción y funciones de trámites.
Por otra parte, el (Código sustantivo del trabajo, 1984) expresa que el empleador
deberá suministrar un par de zapatos y un vertido de labor para el trabajador sin descontarle de
su salario, esto se debe realizar cada cuatro meses a todo trabajador que gane hasta dos
salarios mínimos. Igualmente, las fechas en donde el empleador debe hacer la entrega son: 30
de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
Por otro lado, para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada es
necesarios del uso de uniformes, en donde la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada establece cómo deben ser.

39
Tabla 1 Uniforme de los Guardas

PRENDA CARACTERÍSTICAS
CUBRECABEZA Tela básica poliéster, color azul, corte redondo, con una inscripción de la
expresión “SEGURIDAD PRIVADA” y la sigla “SEGCAUCA” estampado
con un tamaño de 5 cm de alto.
CAMISA Confeccionada en lino Orión, color blanco, cuello para corbata sencillo manga
larga con puño con entretela de 6 cm y un botón, para el personal masculino
con un bolsillo lis sin tapa al lado izquierdo, para el personal femenino dos
bolsillos lisos sin tapas, y con la inscripción bordada en color amarillo del
apellido del personal, aplique en la manda izquierda. En la espalda el bordado
amarillo de tamaño cinco (5) cm de alto de manera horizontal paralela
“SEGURIDAD PRIVADA” “SEGCAUCA LTDA”. Botonadura de color
blanco.
PANTALÓN Tela básica lino, color azul noche, corte recta bota lisa sin prenses y ribete
de 2 cm, que va desde la pretina a lada y lado de color gris claro.
Bolsillos: 2 posteriores sin tapa y dos laterales diagonales, pasadores del

mismo material.
Para el personal femenino bolsilla dura lino seda, bota de 22 cm.
CHAQUETA Tela básica poliéster, forro lino seda, color azul noche, corte con cremallera
al frente y bolsillos a cada lado, en forma diagonal, cuello de 10 cm, con guata
y la parte trasera con tapa de cierra para capucha, línea gris claro de 2 cm, a
cada lado de las mangas, al lado derecho en estampado amarillo va el
apellido del personal de seguridad y en la espalda en forma paralela y
horizontal la expresión “SEGURIDAD PRIVADA” y debajo la sigla
“SEGCAUCA”.
CORBATA Elaborada en lino Flex color azul noche, un solo fondo, 1,80 mts de largo, 8
cm de ancho, terminada en 4 cm.
CINTURON Manufacturado en cuero de color negro de 4,5 cm de ancho, con chapa

metálica.
ZAPATOS Fabricados en cuero de color negro, lisos, de cordón para el personal

masculino y de tacón mediano y sin cordón para el personal femenino.
OVEROL Tela básica dril, color caqui, corte enterizo, 2 bolsillos laterales verticales y 2
posteriores con abotonadura, bolsillos de parches en pecho, cierre
cremallera. Ribete en ambos costados, de color amarillo de 2 cm de ancho,
bordad en la espalda con la inscripción “SEGURIDAD PRIVADA”, debajo la
sigla “SEGCAUCA” de 5 cm de alto, la placa al lado izquierdo y al lado
derecho a la misma altura el apellido en color amarillo.
Fuente: Seguridad del Cauca LTDA.
40
5. METODOLOGÍA
5.1. Enfoque y Tipo de Investigación
Esta investigación tiene un enfoque mixto, lo que significa que toma datos tanto
cualitativo como cuantitativo. Según (Bryman 2006, citado por (Nuñez Moscoso, 2017)) “Los
métodos mixtos se basan en el empleo simultaneo de métodos cualitativos y cuantitativos, en
términos de lenguajes, técnicas, y conceptos”. En este sentido, se tomarán datos numéricos, el
cual obedece al enfoque cuantitativo, y no estadísticos, en donde se refiere al enfoque
cualitativo.
Por otra parte, el tipo de investigación será descriptivo, ya que según R. (Gay 1996,
citado por, (Nicomedes Teodoro, 2018)) “la investigación descriptiva, comprende la colección
de datos para probar hipótesis o responder a preguntas concernientes a la situación corriente
de los sujetos del estudio. Un estudio descriptivo determina e informa los modos de ser de los
objetos”. Este tipo de investigación pretende describir al objeto de estudio, en este caso a la
empresa Seguridad del Cauca LTDA.
Asimismo, otro tipo de investigación que se tomará en cuenta es la transversal, que,
como manifiesta (Bernal Torres, 2010) en su libro “son aquellas en las cuales se obtiene
información del objeto de estudio (población o muestra) una única vez en un momento dado”,
esto quiere decir que esta investigación será realizada en un periodo de tiempo.
De igual manera, la población de estudio que se tomará para esta investigación será la
empresa Seguridad del Cauca LDTA en el área de almacén y compras en cuanto al proceso de
dotación para guardas, la cual, hay que tener en cuenta que como manifiesta (Arias Gómez,
Villasis Keever, & Miranda Novales, 2016):

41
La población de estudio es un conjunto de casos, definido, limitado y accesible, que
formará el referente para la elección de la muestra, y que cumple con una serie de
criterios predeterminados. Es necesario aclarar que cuando se habla de población de
estudio, el término no se refiere exclusivamente a seres humanos, sino que también
puede corresponder a animales, muestras biológicas, expedientes, hospitales, objetos,
familias, organizaciones, etc. (p. 3)
5.2. Método de Investigación
Mediante entrevistas se obtendrá información para el desarrollo del presente trabajo.
Asimismo, se tendrá en cuenta el inventario de la compañía para así también conocer con
mayor exactitud la situación de esta, y de igual manera, se usará el análisis de contenido
suministrada por la organización. También, se usarán las notas de campo y archivos de la
empresa.
5.3. Fuentes de Información
5.3.1. Fuentes de Información Primaria
“Este tipo de fuentes contienen información original es decir son de primera mano, son
el resultado de ideas, conceptos, teorías y resultados de investigaciones” (Maranto Rivera &
González Fernandez , 2015). Para esta investigación, la fuente principal para la recolección de
la información será la empresa Seguridad del Cauca LTDA.

42
5.3.2. Fuentes de Información Secundaria
Esta fuente secundaria, se utilizará datos que se recogen en diferentes fuentes como
son los sitios web, informes, documentos, artículos, tesis, libros, diarios, etc. Con relación al
tema de estudio.
43
6. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA SEGURIDAD DEL CAUCA LTDA
En el año 1978 en la ciudad de Popayán, Cauca una pareja de esposos, el señor Néstor
Ovidio (Policía Retirado) y la señora Bravo vieron la necesidad de crear una empresa de
seguridad y transportadora de valores, debido a que hasta ese momento en el Cauca no había
una empresa que dedicara a esa actividad.
Estas dos personas al ver la necesidad crean Seguridad del Cauca LTDA y desde ese
año comienzan a operar. Esta empresa se constituye, con el fin de prestar el servicio de
vigilancia y seguridad privada de manera remunerada. Asimismo, esta compañía al no poseer
competencia en ese tiempo, ganaba todos los contratos, pero, en los años 90´s cambian de
representante legal, al igual que empieza a llegar y crearse nuevas empresas dedicadas a esta
actividad económica, y debido a esto, Seguridad del Cauca LTDA comienza a decaer, y así
continua hasta que en el año 2013 cambia nuevamente de representante legal y en el año 2016
hace cambio de socios, el cual llevó a que anteriormente se contara únicamente con 80
guardas y al día de hoy poseen más de 900 guardas. En donde los servicios que brindan
actualmente son: seguridad privada, seguridad electrónica (24×7), cámaras de seguridad,
estudio de seguridad y escoltas a personas y mercancías.
Asimismo, la compañía pasó de ser una pequeña empresa a mediana empresa,
contando así con más de 50 empleados, y teniendo como actividad principal la seguridad
privada y actividad secundaria los servicios de sistemas de seguridad.
En el presente, el representante legal principal es José Guillermo Maya Garzón y el
suplente es Víctor Alberto Maya Garzón. Asimismo, los socios de la empresa son Hermelinda
Garzón Garzón y Ana María Caicedo Zapata.

44
6.1. Misión
Seguridad del Cauca LTDA busca satisfacer las necesidades de seguridad privada de
entidades públicas y privadas de cualquier sector económico, generando en los clientes y
usuarios tranquilidad y confianza a través de la prestación de servicios con calidad,
desarrollando un portafolio de servicios innovador y con personal altamente competitivo,
sumado a la experiencia de más de 40 años en el sector de la vigilancia y seguridad privada.
La organización pretende el logro de los objetivos corporativos protegiendo el medio ambiente,
gestionando riesgos laborales para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales,
todo bajo el cumplimiento de la normatividad vigente.
6.2. Visión
Seguridad del Cauca LTDA se ha trazado la visión de mejorar la imagen de la
compañía, introducir tecnología de punta para la prestación del servicio y el desarrollo de los
procesos, así como implementar una cultura organizacional de alto desempeño para lograr ser
reconocida como referente de seguridad privada en el Cauca y lograr crecimiento en
participación en el mercado del suroccidente colombiano en el 2005.
6.3. Contextualización del Área de Inventario
En la empresa Seguridad del Cauca LTDA, en cuanto al área de inventarios, para la
realización del pedido de la dotación de uniformes para los guardas, el almacenista con treinta
y cinco (35) días de anticipación comienza a llamar y averiguar con los proveedores los precios
de las prendas, el cual son tres (3), dos para zapatos y uno para ropa. El almacenista realiza el
presupuesto y lo pasa a gerencia para que este sea revisado y aprobado, en donde el gerente
45
tiene un plazo máximo de 15 días para hacerlo. Una vez aprobado y hecho el pedido, se debe
pagar el 50% por anticipado.
Días previos a la entrega de la dotación, el jefe operativo envía la base de datos
actualizada al almacenista (Excel), Mientras tanto, monitoreo llama a cada guarda para pedirles
las tallas y citarlos un día en específico en la empresa y a los lugares que son más lejanos, se
envía la dotación por medio de la terminal o alguna empresa de envíos. También, cabe
mencionar que se comparan las bases de datos que tiene el almacenista con la del jefe
operativo para así conocer qué guardas están activos o inactivos. Igualmente, se escoge el
uniforme dependiendo del puesto donde estén ubicados.
Una vez que llega el día de la entrega, los guardas esperan afuera de la empresa y van
pasando para recibir la dotación. El almacenista previamente ha impreso un formato en donde
manifiesta qué se les entrega, el cual cada guarda debe firmar (esta dotación se entrega cada
cuatro meses).
Por otra parte, cuando un guarda deja de trabajar en la empresa (inactivo), este debe
hacer devolución de la dotación que se le entregó, debido a que las prendas poseen el logo de
la empresa y por su seguridad deben ser devueltas.
A continuación, se muestra el flujograma donde se grafica el proceso de abastecimiento
de dotación para guardas:

46
Ilustración 3 Flujograma de Abastecimiento

Proceso de abastecimiento de dotación para guardas Fecha 21/02/2021
Objetivo Describir el proceso de abastecimiento de dotación para guardas
Alcance Desde la determinación de las cantidades, hasta la entrega de la dotación
para los guardas
Responsable Aux. Almacén y Compras
No. Flujograma Descripción Responsa.

Aux.
1 Inicio Almacén y
Compras
Se determinan las Aux.
Determinar las
2 cantidades de la Almacén y
Cantidades dotación a pedir Compras
Realización de Aux.
3 Presupuesto presupuesto de las Almacén y
1 cantidades a pedir Compras
Se espera que el
1 gerente revise y
4 Si Aprobación apruebe el Gerente
No presupuesto
Se notifica a los Aux.

Notificación guardas sobre la Almacén y
5 a los entrega de dotación Compras
Guardas
Se realiza la orden Aux.

6 Orden de de pedido para los Almacén y
Pedido proveedores Compras
Se envía la orden Aux.

7 Envío al de pedido a los Almacén y
Proveedor proveedores Compras
Llega la dotación a
8 Llega el Pedido la empresa Proveedor
Se almacena la Aux.
9 Almacenamiento dotación para Almacén y
guardas Compras
Se entrega la Aux.
10 Entrega de dotación a los Almacén y
Dotación guardas que van Compras
llegando
Aux.
11 Fin Almacén y
Compras
Fuente: Elaboración propia. (2021)
47
Una vez detallado el proceso de abastecimiento de dotación para guardas, se procede a
especificar los dos tipos de uniformes que la empresa maneja, que como se mencionó
anteriormente depende del puesto donde el guarda este prestando el servicio:
Tabla 2 Prendas del Uniforme para los Guardas

Uniforme
Gala Overol
- Chaqueta - Chaqueta
- Camisa - Overol
- Pantalón - Botas
- Corbata
- Botas
Fuente: Elaboración propia. (2021)
6.4. Matriz DOFA
La matriz DOFA es una herramienta, el cual sirve para proponer estrategias, debido a
que analiza los factores internos (fortalezas- debilidades) y externos (oportunidades-
amenazas), de una empresa, proyecto, etc. y así lograr obtener un panorama más claro de la
situación actual. Posteriormente, se contraponen los factores internos con los externos, tal que
permita generar estrategias fundamentadas en las fortalezas de la organización para corregir
sus debilidades; tomar ventaja de las oportunidades y contrarrestar las amenazas;
desarrollando cuatro tipos de estrategias (David 2003, citado por (Nikulin & Becker, 2015)).
Asimismo, en la DOFA se desarrollan dos matrices que son: la matriz de factores
internos (EFI) y la matriz de factores externos (EFE), para así identificar con mayor facilidad las
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

48
6.4.1. Matriz EFI
La matriz EFI es aquella que evalúa los factores internos de la organización, esto quiere
decir, las fortalezas de la empresa, lo cual significa las ventajas que esta posee, y a su vez las
debilidades de la misma que son aspectos que necesita mejorar la compañía. Como manifiesta
(Henao Suarez, Pinzón Cossio , & Cifuentes Peña, 2017) “este instrumento para formular
estrategias resume y evalúa las fuerzas y debilidades más importantes dentro de las áreas
funcionales de un negocio y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones
entre dichas áreas”.
Con relación a lo anterior, en la siguiente tabla se muestra la matriz de factores internos
(EFI) de la empresa Seguridad del Cauca LTDA:

49
Tabla 3 Matriz EFI

EFI
FACTORES PESO CALIFICACIÓN PESO PONDERADO
FORTALEZAS
La dotación para los guardas tiene una
0.1 4 0.4
alta rotación
Fechas establecidas para la entrega de

0.1 3 0.3
dotación para guardas
Actitud por mejorar los procesos del

inventario en cuanto a la dotación para 0.1 2 0.2
los guardas
Apoyo del personal en el almacén 0.1 3 0.3
La dotación para los guardas se

obtiene a precios de fábrica o con 0.1 2 0.2
descuentos
TOTAL FORTALEZAS 0.5 1.4
DEBILIDADES
Desconocimiento de las cantidades
que se poseen en el inventario de 0.1 2 0.2
dotación para guardas
No se cuenta con un inventario de

0.08 2 0.16
seguridad
No se incluye en costo de
mantenimiento del inventario en el 0.07 2 0.14
balance general
No se posee el flujograma de los

procesos de compra y procesos de 0.04 1 0.04
inventario
Falta de comunicación entre las áreas

0.05 3 0.15
de la empresa
La dotación que entra a la empresa no

tiene un lugar fijo, sino que
0.09 2 0.18
constantemente está moviéndose de
stand
No se deja registro de las personas que

0.07 3 0.21
devuelven la dotación
TOTAL DEBILIDADES 0.5 1.08

TOTAL 2.48
Fuente: Elaboración propia (2020).
50
Como se puede evidenciar en la tabla de la Matriz EFI, las fortalezas que posee esta
empresa de seguridad tienen un peso mayor que las debilidades que presenta. Es por esto que
se analiza el entorno interno de la organización, identificando sus fortalezas, el cual se le da
una calificación y peso de acuerdo al grado en que estas se cumplen, y así dando como
resultado cinco fortalezas que se pueden tener en cuenta en el área de inventarios del proceso
de dotación para guardas.
6.4.2. Matriz EFE
La matriz EFE es aquella que tiene en cuanta los factores externos, lo que significa que
son las oportunidades y amenazas que posee la empresa. Son aquellos aspectos que la
compañía no se puede controlar. De igual manera, “la matriz de evaluación de los factores
externos permite a los estrategas resumir y evaluar información económica, social, cultural,
demográfica, ambiental, política, gubernamental, jurídica, tecnológica y competitivas”. (De los
Rios Ochoa, Fujiki Pereyra, Julca Mayanga, & Repetto Cardama, 2017).
A continuación, se muestra la matriz de factores externos (EFE) de la empresa
Seguridad del Cauca LTDA en la siguiente tabla:

51
Tabla 4 Matriz EFE

EFE
FACTORES PESO CALIFICACIÓN PESO PONDERADO
OPORTUNIDADES
Diversidad de proveedores 0.1 4 0.4
Variedad de softwares encargados del

0.1 3 0.3
manejo del inventario
Nuevos enfoques para el control

0.1 3 0.3
administrativo del inventario
Elevar el nivel del servicio al cliente 0.09 2 0.18
Nuevos modelos de gestión de

0.1 4 0.4
inventarios
Necesidad del cliente 0.09 3 0.27
TOTAL OPORTUNIDADES 0.58 1.58
AMENAZAS
Contratiempos en la entrega de la
0.1 4 0.4
dotación por parte de los proveedores
Poca oferta en los materiales para la

0.1 3 0.3
elaboración de la dotación
Incremento de los precios en cuanto a

0.1 4 0.4
la dotación
Softwares con precios elevados 0.07 3 0.21
Realización de manifestaciones en la
0.05 2 0.1
ciudad o departamento
TOTAL AMENAZAS 0.42 1.41

TOTAL 2.99
Analizando la tabla anterior, se identifica que como toda empresa cuenta con unas
oportunidades y amenazas en el entorno externo, debido a eso, se establece una calificación y
peso de acuerdo al nivel de impacto que tiene sobre la organización.

52
6.4.3. DOFA- Estrategias
Como se menciona anteriormente, la matriz DOFA genera unas estrategias, el cual
permite dar un diagnóstico de la situación actual de la empresa en cuanto al ámbito interno y
externo, es por esto que a continuación, se muestran las estrategias en la siguiente tabla:
53
Tabla 5 Matriz DOFA

FORTALEZAS DEBILIDADES
FACTORES INTERNOS 1. La dotación para los 1. Desconocimiento de las
guardas tiene una alta cantidades que se poseen en
rotación. el inventario de dotación para
2. Fechas establecidas para la guardas.
entrega de dotación para 2. La dotación que entra a la
guardas. empresa no posee un lugar
3. Apoyo del personal del fijo, sino que constantemente
almacén. está moviéndose de stand.
4. La dotación para los 3. No se deja registro de las
guardas se obtiene a precios personas que regresan la
de fábrica o con buenos dotación.
FACTORES EXTERNOS descuentos. 4. No se cuenta con un
inventario de seguridad.
OPORTUNIDADES FO DO
1. Diversidad de proveedores. O1; F2: Utilización de diversos D1; O2: Selección de
2. Variedades de softwares proveedores, lo cual permita la softwares de inventarios que
encargados del manejo del entrega de dotación en las permita conocer la cantidad de
inventario. fechas establecidas dotación que maneja la
3. Nuevos enfoques para el O3; F3: Identificación de los empresa.
control administrativo del procesos dentro del sistema de D2; O3: Optimización del
inventario en cuanto a la control administrativo del control del inventario que
dotación para guardas. inventario de dotación para permita poseer un lugar fijo de
4. Nuevos modelos de gestión guardas apoyándose en el la dotación en el almacén.
de inventarios. personal del almacén. D3; O3: Realización de un
O3; F3: Optimización el control control del inventario, para el
del inventario de dotación para reingreso de la dotación.
guardas con el apoyo del D4; O4: Investigación e
personal de almacén. implementación de un modelo
O1; F4: Determinación de de gestión de inventarios, el
proveedores que den la cual implemente un inventario
dotación a precios de fábrica. de seguridad para la empresa.
54
Tabla 6 Matriz DOFA (Continuación)

AMENAZAS FA DA
1. Contratiempos en la entrega F2; A1: Realización de D2; A1: Búsqueda de
de la dotación por parte de los solicitud de pedidos proveedores locales, para así
proveedores. anticipadamente mediante las recibir el pedido en los tiempos
2. Poca oferta en los fechas establecidas para la establecidos y con esto darle
materiales para la elaboración entrega de dotación, para un óptimo orden a la dotación
de la dotación. lograr evitar contratiempos. para guardas.
3. Incremento de los precios en F4; A3: Obtención de D1; A4: Identificación de
cuanto a la dotación. descuentos o precios de softwares que vayan acorde
4. Softwares con precios fábrica en cuanto a la dotación con el presupuesto de la
elevados. que se requieres, empresa, y que permita
aprovechando la buena conocer las cantidades que se
relación con proveedores. posee en el inventario de
dotación para guardas.
Como se refleja en la tabla anterior, se hace una serie de combinaciones entre
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, dando como resultado cuatro cuadrantes
de estrategias; el primero son las estrategias FO, de las cuales se obtuvieron cuatro
composiciones. Asimismo, se encuentran las estrategias DO, en donde se establecen cuatro
combinaciones. El siguiente cuadrante son las estrategias FA, el cual se identifican dos
combinaciones. Y, por último, las estrategias DA, en donde se da como resultado dos
estrategias. Todo esto con el propósito de que la empresa pueda afrontar los factores negativos
internos y factores negativos externos.

55
7. PLANEACIÓN DEL INVENTARIO
7.1. Profundización de Estrategias de la Matriz DOFA
Una vez realizada la matriz DOFA, se determina unas estrategias que busca contribuir a
la planeación del inventario de dotación para guardas de la empresa Seguridad del Cauca
LTDA. En este sentido, las estrategias formuladas son:
 Estrategias FO
- Utilización de diversos proveedores, lo cual permita la entrega de dotación en las
fechas establecidas.
- Identificación de los procesos en cuanto al control administrativo del inventario
de dotación para guardas apoyándose en el personal del almacén.
- Uso del personal del almacén para optimizar el control del inventario de dotación
para guardas.
- Identificación de proveedores que den la dotación a precios de fábrica.
 Estrategia DO
- Determinación de softwares de inventarios que permita conocer la cantidad de
dotación que maneja la empresa.
- Optimización del control del inventario que permita poseer un lugar fijo de la
dotación en el almacén.
- Realización de un control del inventario, para así tener un registro de los
guardas que regresan la dotación.
- Investigación e implementación de un modelo de gestión de inventarios, el cual
implemente un inventario de seguridad para la empresa.
-
56
 Estrategias FA
- Mediante las fechas establecidas para la entrega de dotación, realizar solicitud
de pedidos anticipadamente, para lograr evitar contratiempos.
- Aprovechando la buena relación con proveedores, se logra obtener descuentos
o precios de fábrica en cuanto a la dotación que se requiere.
 Estrategias DA
- Búsqueda de proveedores locales, para así recibir el pedido en los tiempos
establecidos y con esto darle un óptimo orden a la dotación para guardas.
- Identificación de softwares que vayan acorde con el presupuesto de la empresa,
y que permita conocer las cantidades que se posee en el inventario de dotación
para guardas.
Estas estrategias se tendrán en cuenta para desarrollar el ciclo PHVA.
7.2. Ciclo PHVA
El ciclo PHVA o ciclo Deming, fue desarrollado por Edward Deming, que como
manifiesta (Castillo Pineda, 2019) este autor infundía la planeación, realización, comprobación
y actuación encaminada hacia la mejora continua en cualquier proceso organizacional.
De igual manera, como manifiestan (Chace, Jacobs y Aquilano 2005, citado por
(Vásconez Cabrera, 2018)) el ciclo Deming ayuda a:
Proporcionar a las organizaciones una guía para las actividades y procesos, debido a
que se realiza una planificación para alcanzar objetivos planteados, se instauran
indicadores para poder evaluar lo realizado y hacer una mejora continua en el ciclo. (p.
30)
57
En este sentido, el ciclo PHVA, según sus siglas es: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
En la siguiente ilustración se muestra el ciclo.
Ilustración 4 Clico PHVA
Fuente: Vásconez (2018) a partir de (García, Quispe y Ráez, 2003)
Asimismo, el ciclo PHVA es conocido como el ciclo de mejora continua, ya que esto son
cuatro pasos esenciales que se deben llevar a cabo de manera sistemática para obtener una
mejora continua, entendiendo al mejoramiento continuo de la calidad como la disminución de
fallas, aumento de la eficacia y eficiencia, solución de problemas, previsión y eliminación de
riesgos potenciales. (Rodriguez Olarte, 2018)
7.3. Implementación del Ciclo PHVA
7.3.1. Planear
Este punto es uno de los pasos más importantes del ciclo Deming, debido a que en este
aspecto empieza la planificación, el cual se tiene en cuenta una visión y un tiempo determinado
de donde se quiere estar, ya sea a largo, mediano o largo plazo, que como manifiesta (Castillo
Pineda, 2019):
58
Una vez establecido el objetivo, se realiza un diagnóstico para saber la situación actual
en que nos encontramos y las áreas en las que se hace necesario mejorar definiendo
su problemática y el impacto que puedan tener en su vida. Después se desarrolla una
teoría de posible solución para mejorar un punto. Se establece un plan de trabajo en el
que se probará la teoría de solución. (p. 6)
Con relación a lo anterior, se expone una serie de estrategias para mejorar el área de
inventario, más específicamente la entrega de dotación para guardas, en donde algunas de las
estrategias formuladas en la Matriz DOFA se llevan al ámbito de la planeación del ciclo PHVA.
 Planeación
Las estrategias que surgieron en la Matriz DOFA y del análisis del área de inventario del
proceso de dotación para guardas que se toman como parte de la planeación son las
siguientes:
- Investigación, identificación e implementación del modelo de gestión de
inventario que se ajuste a las necesidades de abastecimiento y reabastecimiento
de dotación para guardas.
- Determinación de proveedores que brinden la dotación a precios más
asequibles o precios de fábrica, cuidando la calidad de las telas.
- Personal con conocimientos sobre el manejo de inventario, logrando así la
implementación del modelo de gestión de manera más eficiente.
- Análisis del software actual que posee la empresa o de otros softwares, para así
determinar si este se acopla al presupuesto destinado y las necesidades que se
requieren suplir.
- Análisis y determinación sobre la empresa en el área de inventario de dotación
para guardas, para así conocer si es necesario un stock de seguridad.

59
- Identificación de fechas en que se requiere realizar órdenes de compra, para así
entregar de manera eficiente la dotación.
- Identificación de la demanda que posee la empresa.
- Investigación del proceso administrativo del inventario de dotación para guardas.
7.3.2. Hacer
“Es la fase donde se realiza todo lo que se ha planeado, donde se implementa la
mejora” (Ayuni Campos & Matheus Diaz, 2013). Es por esto que, lo propuesto en la fase
planificación se procede a llevarlo a cabo en este punto.
 Desarrollo
A continuación, se procede al desarrollo de las estrategias de la siguiente manera:
- Ejecución del modelo de gestión de inventario identificado para el área de
inventario de dotación para guardas.
- Contactarse con los proveedores escogidos, los cuales brindan precios
asequibles y así recibir el pedido en los tiempos establecidos.
- Realización de la orden de compra en fechas proyectadas, para así anticiparse a
los contratiempos que se puedan presentar y entregar en las fechas
establecidas.
- Una vez analizado el software que más se adapte al área de inventario de
dotación para guardas y el presupuesto, se procede a la compra.
- Uso del personal para la implementación del modelo de gestión de inventarios
escogido.
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- Solicitud al área operativa sobre la base de datos de los guardas contratados por
la empresa.
7.3.3. Verificar
De acuerdo a la planificación y realización del modelo escogido, se procede a verificar si
los cambios realizados mejoran el área de inventario de dotación para guardas. Como expresa
(Costas & Puche, 2010) “se trata de verificar que los logros no son casuales, sino que son una
consecuencia de los cambios realizados”.
 Control
Una vez desarrolladas las estrategias, se prosigue con el control o verificación de estas:
- Verificación del funcionamiento del modelo de gestión de inventario escogido, y
si es financieramente viable.
- Control de la entrega de dotación para guardas y devolución de la misma,
mediante el registro en el formato establecido.
- Chequeo de las fechas proyectadas, mediante un cronograma para así lograr
realizar un pedido y recibido anticipado de la dotación.
- Revisión del proceso administrativo que se emplea en el inventario de dotación
para guardas.
- Evaluación del funcionamiento del software y su manejo.
- Comprobación de los proveedores seleccionados cumplen con las necesidades
de la empresa.
- Evaluación de la base de datos solicitada para conocer cuántos guardas se
encuentran activos.
61
7.3.4. Actuar
Se trata de la retroalimentación de los tres procesos anteriores, con el propósito de
conocer los aspectos que se pueden mejorar. Como expone (Martinez Pérez & Restrepo
Vergara, 2019) es “aquí donde se corrigen los defectos evidenciados en dicha verificación y se
toman los correctivos necesarios para dar inicio a un nuevo ciclo”.
 FeedBack
La retroalimentación es una fase importante en el ciclo PHVA, debido a que se aplica la
mejora continua y así modificar las falencias que se obtuvieron, y con esto alcanzar óptimos
resultados en la planeación, realización y verificación de las actividades.
- Retroalimentación del modelo de gestión de inventarios de dotación para
guardas.
- Optimización del proceso administrativo en el área de inventarios de dotación
para guardas, para el logro de los objetivos propuestos.
- Mejora en la entrega de dotación para guardas y devolución de estas, mediante
la sistematización de los procesos.
- Retroalimentación en el funcionamiento del software.
- Conservación de los proveedores que han cumplido con las necesidades de la
organización.
- Mejoramiento del cronograma utilizado para la verificación de las fechas
establecidas de la entrega de dotación para guardas.
- Actualización constante de la base de datos del personal suministrada.
A continuación, se muestra una tabla del ciclo PHVA propuesto para la organización:
62
Tabla 7 Ciclo PHVA

Actuar Planear
-Retroalimentación del modelo de gestión de -Investigación, identificación e implementación
inventarios de dotación para guardas. del modelo de gestión de inventario que se
ajuste a las necesidades de abastecimiento y
-Optimización del proceso administrativo en reabastecimiento de dotación para guardas.
el área de inventarios de dotación para
guardas, para el logro de los objetivos -Determinación de proveedores que brinden la
propuestos. dotación a precios más asequibles o precios de
fábrica, cuidando la calidad de las telas.
-Mejora en la entrega de dotación para
guardas y devolución de estas, mediante la -Personal con conocimientos sobre el manejo de
sistematización de los procesos. inventario, logrando así la implementación del
modelo de gestión de manera más eficiente.
-Retroalimentación en el funcionamiento del
software. -Análisis del software actual que posee la
empresa o de otros softwares, para así
-Conservación de los proveedores que han determinar si este se acopla al presupuesto
cumplido con las necesidades de la destinado y las necesidades que se requieren
organización. suplir.
-Mejoramiento del cronograma utilizado para -Análisis y determinación sobre la empresa en el

la verificación de las fechas establecidas de área de inventario de dotación para guardas,
la entrega de dotación para guardas. para así conocer si es necesario un stock de
seguridad.
-Actualización constante de la base de datos
del personal suministrada. -Identificación de fechas en que se requiere
realizar órdenes de compra, para así entregar de
manera eficiente la dotación.
-Identificación de la demanda que posee la

empresa.
-Investigación del proceso administrativo del

inventario de dotación para guardas.
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Tabla 8 Ciclo PHVA (Continuación)

Verificar Hacer
-Verificación del funcionamiento del modelo de -Ejecución del modelo de gestión de
gestión de inventario escogido, y si es inventario identificado para el área de
financieramente viable. inventario de dotación para guardas.
-Control de la entrega de dotación para guardas -Contactarse con los proveedores escogidos,
y devolución de la misma, mediante el registro los cuales brindan precios asequibles y así
en el formato establecido. recibir el pedido en los tiempos establecidos.
-Chequeo de las fechas proyectadas, mediante -Realización de la orden de compra en fechas

un cronograma para así lograr realizar un proyectadas, para así anticiparse a los
pedido y recibido anticipado de la dotación. contratiempos que se puedan presentar y
entregar en las fechas establecidas.
-Revisión del proceso administrativo que se
emplea en el inventario de dotación para -Una vez analizado el software que más se
guardas. adapte al área de inventario de dotación para
guardas y el presupuesto, se procede a la
-Evaluación del funcionamiento del software y compra.
su manejo.
-Uso del personal para la implementación del
-Comprobación de los proveedores modelo de gestión de inventarios escogido.
seleccionados cumplen con las necesidades de
la empresa. -Solicitud al área operativa sobre la base de
datos de los guardas contratados por la
- Evaluación de la base de datos solicitada para empresa.
conocer cuántos guardas se encuentran activos.
64
8. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
“El control de inventarios es uno de los temas más complejos en logística y gestión de la
cadena de abastecimiento, puesto que los inventarios constituyen en la mayoría de los casos
uno de los principales componentes del capital de trabajo” (Osorio, 2008, p.5, citado por
(Sánchez Cuenca, 2015))
Es por esto que, resulta una parte importante dentro de las organizaciones, ya que con
un eficiente manejo de este se puede dar un equilibrio entre el suministro de los elementos que
se requieren, su almacenamiento y los costos que estos generan, pues, como expresa
(Ibargüen Mendza, 2014) el control de inventarios son:
Todos los procesos que sustentan el suministro, el abastecimiento y la accesibilidad de
los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos al tiempo que se minimizan
los costes de inventario. El control de inventario cubre diversos aspectos, incluidos las
gestiones de inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación de artículos,
pero también la optimización del suministro. (p. 41)
La buena implementación de un sistema de control de inventarios asegura el suministro
adecuado y constante de los insumos cada vez que se necesiten, para así lograr un buen
servicio al cliente y evitar deficiencia en la prestación del servicio. (Verifid)
Asimismo, este control posee unas funciones para que así las empresas tengan un
panorama más claro de cómo se puede administrar el inventario, estas funciones son:
 Mantener un registro actualizado de las existencias.
 Informar el nivel de existencias.
 Notificar sobre situaciones anormales.
 Elaborar informes a gerencias.

65
Sin embargo, para poder lograr un eficiente control de los inventarios, la empresa debe
conocer bien cuales de sus productos tienen mayor rotación y así saber que insumo necesita
requiere más stock, también conocer que materiales se encuentran obsoletos (lo que la
empresa ha dejado de usar o vender). Por consiguiente, implementar todo esto en la
organización conlleva a una serie de ventajas que son (Ortega Marqués, Padilla Domínguez,
Torres Dúran, & Ruz Gómez , 2017):
 Reducción de altos costos financieros por mantener cantidades excesivas de
inventarios.
 Reducción del riesgo de fraudes, robos, etc.
 Evitar dejar de vender por falta de existencias.
 Evita o reduce perdidas por la baja de los precios.
Igualmente, entre las funciones del control del inventario está en control operativo y el
control contable, el cual es encontrar un equilibrio en donde se ordenen las cantidades
apropiadas para minimizar los costos y tener las cantidades suficientes para la buena
prestación del servicio al cliente.
Por otro lado, un buen control de inventarios, logra que no existan pérdidas por robo,
obsolescencia, etc. permitiendo que el producto sea utilizado de manera eficiente y así saber
cuándo hacer los pedidos de los repuestos en el tiempo exacto y la cantidad exacta, para que
el inventario se encuentre estable y en su nivel óptimo. (De León Castillo, 2011)
Del mismo modo, es recomendable la separación de los productos por grupos, para así
poder organizarlos, realizar las órdenes de compra y el inventario de manera más fácil y
eficiente.
Refiriéndose a la empresa de estudio, esta divide en dos grupos la dotación, el cual se
ilustra en la Tabla 2 Prendas del Uniforme para los guardas en donde muestra que existe el
66
uniforme de gala y el uniforme de overol, lo que puede contribuir a una mejor administración del
inventario.
En este mismo sentido, el manejo y control del inventario (Serna Hernández, Gonzalez,
& Aristizabal, 2018) en la empresa debe prestar el mejor servicio al cliente, tener un control del
inventario, mejorar la administración de estos con el propósito de minimizar los costos. De igual
manera, estos mismos autores expresan que “los sistemas de inventario incorporan un control
para hacer frente a dos problemas importantes: Mantener un control adecuado sobre el
elemento del inventario y asegurar que se mantenga un registro adecuado de los tipos de
materiales y de sus cantidades”.
Por último, la implementación de la tecnología avanzada es una gran herramienta para
el manejo y control del inventario, ya que esto permite tener la información actualizada y así
conocer con exactitud lo que la empresa requiere sobre esta área, al igual que puede bajar los
costos. Como manifiesta (Verifid):
Todavía es común encontrar empresas que manejan sus almacenes mediante el uso de
registros llenados a mano o archivos Excel sin un software que respalde la información.
Esto resulta en grandes posibilidades de que la información registrada y la real no sean
la misma. Para lograr un inventario confiable es necesario llevar el registro correcto de
cada producto que entra al almacén, etiquetarlo y colocarlo en el lugar correspondiente.
Así como capturar cuando este salga y registrar la baja en el inventario. (p.2)
8.1. Métodos de Control de Inventarios
Los métodos de control de inventarios son esenciales para las empresas, debido a que
estas requieren cada vez más llevar un control sobre lo que entra y sale. Es por esto que a
67
continuación se exponen los siguientes métodos, pero su implementación depende de las
necesidades que presenta la empresa.
8.1.1. Método PEPS
El método PEPS (primero en entrar, primero en salir) consiste en que los primeros
productos que entran al inventario de la empresa, son los primeros que salen o se venden.
Como expresa (Mendoza Linarte, 2018) “una de las características más relevantes del método
PEPS es hacer un valuación ordenada cronológicamente y éste suele ser el orden de salida de
las mercaderías (la más antigua primero)”. Asimismo, si el cliente realiza alguna devolución del
producto, este ingresará con el valor al que se vendió.
Por otra parte, este tipo de método tiene un impacto en el aspecto financiero, ya que “en
el balance general existe una sobrevaloración al contener un inventario final un tanto más
costoso. Igualmente se afecta el estado de resultados, ya que se incorpora un menor costo de
venta, producto de costear con las primeras unidades compradas”. (Wordpress, 2010)
El funcionamiento del este método según la (Granada) es:
 En cuanto se agota el saldo más antiguo de inventarios, se utiliza la siguiente
partida con su costo de adquisición.
 El inventario queda valorado al costo de compra más reciente.
 Los saldos de inventarios reflejan las compras más recientes.
El PEPS también es conocido como método FIFO (first in, first out).
68
8.1.2. Método UEPS
Este método es lo contrario al PEPS, en donde este se enfoque en que los últimos
productos o bienes que entran, son los primeros que salen, por lo tanto, el precio de venta que
se tiene en cuenta es de los últimos productos que salieron de la empresa. Asimismo, como el
método PEPS, si el cliente realiza alguna devolución de un producto, se tendrá en cuenta el
valor por el que se vendió el bien.
Al igual que el método anteriormente expuesto, el UEPS también tiene un impacto en el
ámbito financiero, debido a que en el balance general se refleja una subestimación del costo
del inventario, ya que el costo es el más antiguo. En el estado de resultados se ve una
sobrestimación de costo de ventas y disminución de la utilidad antes y después de impuestos.
(Bohórquez Forero, 2014)
Algunas ventajas y desventajas que posee este método según (Granada) son:
 El valor del inventario final es menor, ya que se está utilizando precios más
bajos.
 Al tener un costo de venta mayor, por la valoración con los últimos precios, esto
genera una utilidad menos y por ende disminuye la base en el impuesto de
renta.
 Exige un mayor control por cada línea de producto.
 La compañía puede presentar un saldo en sus inventarios que no sea real o este
alejado de las condiciones reales del mercado.
El UEPS también es conocido como método LIFO (last in, first out).
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8.1.3. Método Promedio Ponderado
Este método es más equilibrado que los dos anteriores, debido a que el promedio
ponderado trata sobre “calcular el valor del inventario dividiendo su costo total entre el número
de unidades disponibles para la venta”. (Bohórquez Forero, 2014), por lo tanto, no toma los
precios más antiguos ni los precios más recientes como sucede en los métodos PEPS o UEPS.
Según (Granada) “después de cada compra realizada, se debe calcular un nuevo costo
promedio debido a que la determinación del valor, tanto del inventario final como del costo de
ventas, se basa en éste”.
8.1.4. Método UEPS para la Empresa Seguridad del Cauca LTDA
En cuanto a la empresa Seguridad del Cauca LTDA, el método UEPS es el más
apropiado para su implementación, debido a que la dotación que entra a la empresa, es
almacenada en stands verticales, por lo tanto, las prendas se organizan una encima de otra,
generando que las últimas prendas de dotación que entraron a la empresa, sean las primeras
en ser entregadas a los guardas, como manifiesta (Flamarique, 2018) “en este procedimiento,
el producto recién entrado se ubica delante o encima del que ya se tenía almacenado”.
Asimismo, este método puede ser puesto en práctica, ya que la empresa trabaja con
productos terminados y no con productos perecederos.

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Imagen 1 Estantería Convencional
Fuente: Rodríguez (2015)
De igual manera, un guarda que recibe el kit de dotación sin habérselo medido
(Ejemplo: cuando se envían a los diferentes municipios) y después informa que alguna de las
partes de la vestimenta no le quedó, este puede hacer el cambio. Por consiguiente, si esta
parte de la dotación no ha sido usada puede volver al inventario, de lo contrario no vuelve a
ingresar como inventario disponible, sino como dotación utilizada.
Por otra parte, el método UEPS se puede adoptar, puesto que, la dotación tiene una
alta rotación, lo cual significa que, todas las prendas que ingresan a la empresa salen al poco
tiempo de haber llegado al stand.
En el UEPS se tiene en cuenta el costo de adquisición de un producto junto con las
cantidades, al igual que la salida de este y las cantidades. En cuanto a la empresa de estudio
se realiza un ejemplo de este método, pero teniendo en cuenta que Seguridad del Cauca LTDA
obtiene la dotación a determinado costo, pero, la empresa no la vende, sino que la entrega a
los guardas.
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Tabla 9 Ejemplo Método UEPS para la Empresa Seguridad del Cauca LTDA
ENTRADAS SALIDAS SALDO
Fecha Detalle Valor U Cant Valor T Cant Valor T Cant Valor T
Overol 45.000 210 9.450.000 210 9.450.000
17/12/2020
Chaqueta 48.000 225 10.800.000 225 10.800.000

Botas 55.9000 356 19.900.400 356 19.900.400
Camisa 29.000 245 7.105.000 245 7.105.000
Pantalón 27.000 235 6.345.000 235 6.345.000
Corbata 8.000 160 1.280.000 160 1.280.000
Overol 70 - 140 6.300.000

24/12/2020
Chaqueta 100 - 125 6.000.000

Botas 150 - 206 10.506.000
Camisa 70 - 175 5.075.000
Pantalón 90 - 145 3.915.000
Corbata 60 - 100 800.000
En la tabla anterior, se puede evidenciar una de las fechas establecidas para la entrega
de dotación, exponiendo las prendas que hacen parte de esta, al igual que las cantidades de
cada una, el precio unitario de la prenda y el precio total. Asimismo, se ilustra la fecha de salida
de esta dotación, la cantidad dada a los guardas, teniendo en cuenta que estos elementos no
se venden, sino que se entregan como insumo para la prestación del servicio. Además, se ve el
inventario que queda en almacenamiento con su respectivo valor, debido a que no todos los
guardas fueron a solicitar su kit de dotación para esa fecha.
En este sentido, para este ejercicio se aplica el método UEPS (último en entrar, primero
en salir), ya que todo el inventario se pidió en una misma fecha y a la vez fue lo primero en ser
entregado, dado que la empresa recibe la dotación a días previos de la fecha de entrega,
causando que lo último que entra, sea lo primero que sale.

72
9. MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
9.1. Identificación de los Modelos de Gestión de Inventarios
En la administración de los inventarios el objetivo principal es la minimización de los
costos en que incurren en las empresas. Es por esto que se han postulado unos modelos para
que la gestión de este se realice de manera más eficiente, el cual estos se dividen en dos:
determinístico y probabilístico.
9.1.1. Modelo Determinístico
En cuanto al determinístico, este consiste en que “la demanda es conocida, teniendo
costos constantes y reposiciones instantáneas, realizando pedidos de mercaderías solo cuando
lleguen a cero” (Juca, Narváez, Erazo, & Luna, 2019). Asimismo, según (Taha, 2004)
manifiesta que el modelo determinístico se divide en dos: estáticos y dinámicos.
9.1.1.1. Estáticos.
9.1.1.1.1. Modelo Clásico de Cantidad Económica de Pedido.
Este posee una demanda constante con surtido constante y no se permite faltantes.
Esto quiere decir que una vez que el stock llega a cero se coloca un nuevo pedido de la misma
cantidad de unidades, y este inventario se recibe instantáneamente.

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9.1.1.1.2. Cantidad Económica de Pedido con Discontinuidades del Precio.
Este modelo es el mismo que el anterior, con la diferencia de que este permite
descuentos en sus artículos, pero, si la cantidad de unidades es mayor a determinado límite,
esto significa que el precio de compra puede bajar.
9.1.1.1.3. Cantidad Económica del Pedido de Varios Artículos con Limitación de
Almacén.
“Este modelo se aplica al caso con artículos cuyo inventario individual fluctúa. La
diferencia está en que los artículos compiten por un espacio limitado de almacenamiento”.
(Taha, 2004)
9.1.1.2. Dinámicos.
9.1.1.2.1. Modelo sin Costo de Preparación.
La principal característica de este modelo es que no se incurre en el costo de
preparación y el costo unitario de almacenamiento es constante. Igualmente, como se
mencionó en los anteriores modelos no se permiten faltantes, también, el “costo unitario de
producción en cualquier periodo es constante o tiene costos marginales crecientes”. (Taha,
2004)
74
9.1.1.2.2. Modelo con Preparación.
“En este caso no se permiten faltantes, y se incurre en costo de preparación cada vez
que se inicia un lote de producción”. (Taha, 2004)
9.1.2. Modelo Probabilístico
Como se mencionó anteriormente, entre los modelos se encuentra el probabilístico, el
cual este se divide en tres, que son: revisión continua, revisión periódica y pedido único.
9.1.2.1. Revisión Continua.
En cuanto al modelo de revisión continua, el siguiente autor manifiesta que:
La cantidad de lote de compra es fija y el tiempo entre la revisión de las órdenes varia
en torno a la naturaleza variable de la demanda. La posición del inventario disminuye
cuando las ventas atendidas se acercan más al nivel del punto de reorden procediendo
a colocar una nueva orden y luego de ello los inventarios se reabastecen hasta de
nuevo encontrarse en el nivel. (Gamboa Campos, 2015)
9.1.2.2. Revisión Periódica.
En cuanto a este sistema, que también es conocido como Modelo P, en donde (Miñano
Cabrera) expresa que:

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Un sistema de revisión periódica del inventario, es aquel en el cual el inventario de un
ítem es revisado cada intervalo de tiempo fijo, y se realiza una orden por el monto
apropiado, es decir, el tamaño de pedido varia con el comportamiento de la demanda.
9.2. Implementación del Modelo
Una vez analizados los modelos que se expusieron anteriormente. El modelo que más
se acopla a las necesidades que presenta la empresa Seguridad del Cauca LTDA, relacionada
con la sistematización del inventario de dotación para guardas es el Probabilístico más
específicamente el Modelo de Revisión Periódica.
 Modelo Probabilístico- Revisión Periódica
El sistema de revisión periódica o Modelo P, señala que el inventario es revisado en
unos intervalos de tiempo fijo. “En cuanto se ejecuta la revisión, el nuevo lote de compra se
ordena en función a un inventario topo el cual se establece para satisfacer la demanda hasta la
siguiente revisión” (Gamboa Campos, 2015). El modelo también sugiere manejar un stock de
seguridad, lo cual permite afrontar situaciones imprevistas. Asimismo, el modelo pretende evitar
faltantes, ya que estos pueden causar retrasos en la entrega, incremento de costos, retrasos en
los pedidos, mayor inversión de tiempo e insatisfacción por parte del cliente. A continuación, se
ilustra la gráfica del funcionamiento del Modelo P.
:
76
Ilustración 5 Modelo P
Fuente: Carro & González (2013)
En este sentido, se determina que el modelo de revisión periódica es el que más se
ajusta a las necesidades que maneja la empresa Seguridad el Cauca LTDA, y a la vez es el
que se adapta al método de trabajo de la empresa.
Lo anterior se establece debido a que el Modelo P maneja cierto nivel de flexibilidad, es
decir que a pesar de que cuenta con periodos de revisión y pedido, los insumos no llegan al
mismo tiempo en que se acaba el inventario, sino que tiene un lapso de tiempo muerto
conocido como Lead Time, además en cuanto a las cantidades pueden ser variables, es decir
que no necesariamente se tiene que pedir las mismas cantidades que se solicitaron en el
pedido anterior, sino que puede ser mayor o menor el número de insumos, a diferencia de otros
modelos de inventario.
Por las razones anteriores, se adapta a la organización, ya que esta no reabastece el
inventario en el preciso momento donde se acaba la dotación para guardas, sino que cuenta
con un tiempo muerto, y en relación a las cantidades no siempre se va a ordenar la misma
cantidad de dotación, debido a que pueden suceder diversas situaciones, como por ejemplo
que la empresa gane o pierda un contrato en cualquier momento, lo cual conlleva a que la
77
demanda sea variable. Por lo cual a continuación, se da a conocer la demanda que con la cual
trabaja la empresa.
9.2.1. Demanda de la Empresa
“La demanda se define como la cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser
adquiridos a los diferentes precios del mercado por un consumidor (demanda individual) o por
el conjunto de consumidores (demanda total o de mercado)”. (Salcido Vega, De Jesus Mora,
Salcido Vega, Salcido Vega, & Zamorano Armenta, 2008)
De acuerdo a los anterior, la demanda que posee la empresa Seguridad del Cauca
LTDA se calcula con base a los guardas que se encuentran trabajando en la organización
(activos), ya que lo que se necesita conocer son las cantidades de dotación a pedir en
determinado periodo de tiempo. En ese sentido, actualmente son 470 personas vinculadas.
9.2.2. Segmentación de la Población
Habiendo identificado la demanda de la organización. Se considera la realización de
una segmentación, el cual consiste en analizar la demanda para así identificar características
específicas que permita conocer a mayor detalle las descripciones de los insumos requeridos
para la dotación de guardas.
A continuación, se ilustra los tipos de segmentación que tiene en cuanta el mercado:

78
Tabla 10 Tipos de Segmentación

Segmentación
El mercado es dividido en unidades geográficas, como país, estado,
Geográfica
ciudades, barrios, clima. relieve, etc.
Los consumidores son clasificados llevando en consideración variables

Demográfica como: edad, sexo, grado de instrucción, ingresos, estado civil, religión,
profesión, etc.
El consumidor es clasificado de forma más subjetiva. En ese caso, son

relevantes los factores como: valores, actitudes, deseos, opiniones,
Psicográfica personalidad, estilo de vida.
Personas que ocupan el mismo grupo demográfico pueden tener perfiles

Psicográficos diferentes.
El mercado es segmentado de acuerdo con las características de

comportamiento del consumidor ante la compra.
Comportamental
Son observado: ocasión de la compra, frecuencia de la compra, fidelidad
de consumo, grado de uso modo de utilización.
Fuente: Yanaze (2011), Kotler (1998), Cobra (1997), Kotler y Armstrong (1998), citado por La segmentación del
mercado por el criterio Psicográficos: Un ensayo teórico sobre los principales enfoques Psicográficos y su relación
con los criterios de comportamiento- Ciribeli y Miquelito (2015).
Como se muestra en la anterior tabla, la segmentación se divide en cuatro tipos, que
para el caso de la empresa Seguridad del Cauca LTDA se identifican dos que son: geográfica y
demográfica, puesto que, esta compañía escoge el tipo de uniforme dependiendo del puesto
donde se ubica geográficamente el guarda, al igual que existen prendas que se diferencian por
el tipo de género. En este sentido, se realiza las dos segmentaciones escogidas con datos
obtenidos por parte de la empresa.
Tabla 11 Segmentación de genero de guardas

Genero Cantidad Porcentaje
Mujer 95 20.17%
Hombre 376 79.83%
Total 471 100.00%
Como se muestra en la tabla 11, el género que predomina en la empresa es “hombre”
que representa el 79.83%, esto quiere decir que, a la hora de realizar el pedido de dotación
para guardar, se ordena más las prendas con características masculinas. Asimismo, el
porcentaje que representa al grupo de las “mujeres” es el 20.17%%.

79
En la siguiente tabla, se muestra con detalle la ubicación de los guardas obtenidos con
datos que suministra la empresa.
Tabla 12 Segmentación Geográfica (Tipo de Empresa)

Empresa Cantidad Cantidad Guardas
Entidad Pública 14 431
Entidad Privada 11 40
TOTAL 25 471
Como se puede ver en la tabla anterior, se dividen a los guardas por entidades
referentes al lugar donde trabajan, el cual cabe resaltar que se entrega el kit de dotación, ya
sea overol o gala dependiendo del puesto donde brinde el servicio.
9.2.3. Determinación de la demanda
En cuanto a la determinación de la demanda, estas son todas las prendas que
componen la dotación, la cual se basa en la cantidad de guardas activos en la empresa. Por
ello se realizó una segmentación, en donde permite conocer la cantidad de hombres y mujeres
que tiene la compañía y el lugar donde se preste el servicio, para así establecer qué tipo de kit
de dotación tiene más demanda en la organización.
En este sentido, se toma en cuenta las prendas que componen el traje de gala y las
prendas que componen el overol, al igual que las fechas establecidas de entrega y el género,
como se refleja a continuación.

80
Tabla 13 Determinación de la Demanda de Dotación para Guardas en Cuatrimestres

Tiempo de reabastecimiento
Ene. Feb Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic.
Demanda Anual
Tipo de Uniforme 30-Abril 31-Agosto 20-Diciembre
Mujer Hombre Mujer Hombre Mujer Hombre Mujer Hombre
Gala Chaqueta 79 276 79 276 79 276 237 828
Camisa 79 276 79 276 79 276 237 828
Corbata 79 276 79 276 79 276 237 828
Pantalón 79 276 79 276 79 276 237 828
Botas 79 276 79 276 79 276 237 828
Overol Overol 8 92 8 92 8 92 24 276
Chaqueta 8 92 8 92 8 92 24 276
Botas 8 92 8 92 8 92 24 276
Total 2.075 2.075 2.075 1.257 4.968
Total Anual Mujeres y Hombres 6.225
De acuerdo a lo anterior, se puede notar que en el tipo de uniforme se divide en dos que son: Gala, en donde este lo
comprende una camisa, un pantalón, una corbata, una chaqueta y unas botas y, por otro lado, el Overol, que lo comprende un
overol, una chaqueta y unas botas. Por otra parte, existen unas fechas establecidas que según el artículo 230 y 232 del Código
Sustantivo del Trabajo son: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. Con relación a las cantidades se puede determinar que
tiene una demanda constante, ya que se tiene en cuenta la cantidad de guardas activos, debido a que se tienen unos contratos en
periodos de tiempo establecidos. A su vez, en el año la empresa puede obtener nuevos contratos o licitaciones, lo cual conlleva a
una vincular más personal, dando como resultado una variación de la demanda de las prendas de dotación, y viceversa.
81
9.3. Desarrollo del Modelo de Revisión Periódica
Habiendo identificado la demanda actual que posee la empresa Seguridad del Cauca
LTDA, se procede al desarrollo del modelo de revisión periódica con la implementación de las
formulas. A continuación, se muestra las formulas:
Ecuación 1 Modelo de Revisión Periódica

2DS
𝐐∗ = √
H
D
𝐍= ∗
Q
Días de trabajo por año

𝐋=
N
D
𝐑= ∗L
Días de trabajo al año
D
𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐨𝐫𝐝𝐞𝐧𝐚𝐫 = S
Q
𝑄
𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐦𝐚𝐧𝐭𝐞𝐧𝐞𝐫 = H
2
D Q
𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 𝐭𝐨𝐭𝐚𝐥 = DS + S+ H
Q 2
En cuanto a la primera fórmula, Q* representa la cantidad óptima de pedido, esto
significa la cantidad idónea de dotación que la empresa debe pedir al año. Para hallar esta
cantidad se requiere conocer la demanda actual anual, el costo de ordenar anual y el costo de
mantener el inventario. En este sentido, se procede a determinar el costo de ordenar de la
empresa, el cual se tiene en cuenta el tiempo que el almacenista invierte realizando las
órdenes de compra y enviándolas, en donde se establece que gasta tres días por cada
cuatrimestre, y de esos tres días se utilizan tres horas y media, para un total de diez horas y
media en el año de los cuales se saca el valor en pesos de ese tiempo invertido, el salario de
referencia es del almacenista. Posteriormente se determina el siguiente componente de la

82
ecuación, el cual es el costo de mantener el inventario, en donde se establece dependiendo del
flujo de salidas de cada prenda y esto se multiplica por valor unitario de la misma. Por último,
se toma la demanda anual ya identificada anteriormente de la empresa, por lo cual se procede
a la realización de la formula con los respectivos valores para la dotación de botas:
 D: 1,365
 S: 6,028
 H: 0.00013
 Precio Unitario: 51,000 (Botas)
2 ∗ 1,365 ∗ 6,028
𝐐∗ = √
(0.00013 ∗ 51,000)
𝐐∗ = 1,575
Después de haber realizado la formula, este da como resultado que Q* es igual a 1,575
unidades de botas, la cual es la cantidad óptima anual que la empresa debe pedir. Por otra
parte, la siguiente formula determina el número esperado de órdenes, donde se toma la
demanda actual de la empresa y se divide entre la cantidad óptima de pedido hallada, por lo
tanto, se desarrolla de la siguiente manera:
1,365
𝐍=
1,575
𝐍 = 0.866
De acuerdo a la formula anterior, el número esperado de órdenes de botas es de 0.86
pedidos, esto quiere decir que, la cantidad de veces que debe ordenar Seguridad del Cauca
LTDA es una vez por año. Asimismo, la siguiente ecuación es el lead time, el cual es el tiempo
entre órdenes o el tiempo muerto, y este se halla dividiendo los días de trabajo por año entre el
número esperando de órdenes, dando el siguiente resultado:

83
240
𝐋=
0.866
𝐋 = 277
De acuerdo a los datos que se encontraron, el lead time da como resultado 277 días,
esto significa que debe pasar esta cantidad de días para realizar un nuevo pedido de botas.
Posteriormente, se encuentra el punto de reorden, pues, esta trata sobre el momento que se
debe volver a realizar un nuevo pedido cuando las cantidades llegan a cierto nivel dotación, en
donde se divide la demanda en los días de trabajo al año y se multiplica por el lead time, el cual
da como resultado:
1365
𝐑= ∗ 277
240
𝐑 = 1,575
El punto de reorden para la empresa Seguridad del Cauca LTDA es de 1,575 esto
quiere decir que, cuando está a punto de agotarse la dotación, se realiza un nuevo pedido, para
así tener nuevamente botas para entregar a los guardas. A continuación, se procede a exponer
la tabla con cada una de prendas que conforman la dotación para guardas:
Tabla 14 Gestión de inventario con el modelo propuesto

Ítem Botas Chaqueta Camisa Pantalón Corbata Overol
Demanda 1,365 455 1,065 1,065 1,065 300
Costo de ordenar 6,028 6,028 6,028 6,028 6,028 6,028
Costo de mantener 0.00013 0.0004 0.0003 0.0003 0.001 0.0006
Días trabajados 240 240 240 240 240 240
Cantidad óptima de
1,575 534 1,216 1,280 1,266 366
pedido
Número esperado de
0.866 0.85 0.875 0.83 0.84 0.82
ordenes
Lead time 277 282 274 289 285 292
Punto de reorden 1,575 534 1,216 1,280 1,264 365
Precios por prenda 51,000 48,000 29,000 27,000 8,000 45,000
84
En la tabla anterior se muestra la demanda, el costo de mantener, la cantidad óptima de
pedido, el número de ordenes esperadas, el lead time, el punto de reorden de cada una de las
prendas que conforman el kit de dotación para los guardas, en donde hay datos que varían
entre prendas dependiendo del flujo de salidas y otros datos se mantienen igual, ya que los
días trabajados son los mismos durante todo el año, además, el costo de ordenar es constante
en cada una de las prendas de dotación debido a que se toma como referencia el salario del
almacenista y las horas que invierte realizando las órdenes de compra en el año.
De igual manera, en la tabla se contempla el stock de seguridad, en donde por cada
prenda se genera un stock de seguridad entre 40 a 90 prendas. Asimismo, en la tabla se
muestra que se solicitan las cantidades justas de dotación, puesto que, si se piden en mayor
cantidad, el costo de ordenar y el costo de mantener aumentan.
9.4. Impacto financiero del modelo propuesto
El modelo de revisión periódica propuesto en la empresa Seguridad del Cauca LTDA
tiene un impacto en el ámbito financiero, el cual se muestra a continuación:
Tabla 15 Evaluación Financiera

Costo de inventarios sin Costo de inventarios
Ítem Diferencia
el modelo con el modelo
Botas 55,401,015 80,325,000 24,923,985
Resto de las prendas
146,866,000 122,054,000 -24,812,000
de dotación
TOTAL 202,267,015 202,379,000 -111,985
Los resultados que arroja la tabla anterior, es la diferencia que existe entre el costo de
inventario con el modelo y el costo de inventario sin el modelo, en este sentido la diferencia
total es de un incremento de $111,985 esto se genera, ya que la empresa, al implementar el

85
modelo de revisión periódica evitaría faltantes, lo que quiere decir que, si un guarda es
contratado o se entrega dotación en las fechas establecidas esta sea dé completa y no prendas
pendientes por entregar.
Asimismo, este incremento se da, debido a que se tiene en cuenta un stock de
seguridad para ocasiones imprevistas de nuevas contrataciones de guardas, causando así una
entrega de dotación no programada, la cual con el inventario de seguridad se puede dar
respuesta favorable e inmediata.

86
CONCLUSIONES
Con relación a la pasantía realizada en la empresa Seguridad del Cauca LTDA en el
área almacén y compras. Se concluye que la organización presenta falencias, debido a la
carencia en la organización, sistematización y control, lo que ha causado que se gesten efectos
desinformativos sobre el registro del personal activo e inactivo, al igual que de los elementos de
dotación que ingresan y salen de la empresa.
Asimismo, el proceso que rectifica esta información es inadecuado, debido a que se
realiza de manera manual, lo que conlleva a que el almacenista tenga que revisar hoja por hoja
los datos del personal, y es por esto que, se dificulta conocer con exactitud la demanda, lo que
implica que se desconozca las cantidades de los elementos de dotación que se necesita
suministrar en el área de almacén.
Así pues, en el área de almacén y compras se evidencia que el personal a cargo no da
abasto, debido al exceso de funciones, provocando que la atención y el desarrollo de las
actividades correspondientes en el área queden inconclusas. Esto se evidencia en el
diagnóstico previo, el cual revela la disminución de resultados óptimos para las necesidades de
la empresa.
Además, la empresa Seguridad del Cauca LTDA presenta dificultades entre las áreas,
debido a la falta de comunicación asertiva entre ellas. Esto se evidencia en el reporte mensual
del personal activo e inactivo, el cual el área de almacén requiere para ejecutar los
procedimientos correspondientes y no obtiene de manera oportuna desde la dependencia
operativa.
Igualmente, se puede deducir que la organización constantemente presenta faltantes,
debido a que no cuenta con un modelo de inventario en donde se permita conocer la cantidad
87
óptima de pedidos, el cual pueda cubrir la demanda que maneja la empresa. Además, no
maneja un stock de seguridad que sirva para responder a imprevistos como la contratación de
guardas, causando así que se produzcan retrasos en las entregas, kits de dotación incompletos
y en la realización de pedidos adicionales. Lo que produce que se tenga una mala relación con
el guarda, provocando una insatisfacción sobre los elementos que requiere para prestar un
buen servicio.
Así pues, al no poseer un inventario de seguridad, las entregas de dotación al personal
tanto en las fechas reglamentarias como en las contrataciones recientes, genera un
desabastecimiento en el área de almacén.
Por otro lado, el área de almacén y compras posee poca diversidad de proveedores, el
cual limita la adquisición de los elementos de dotación requeridos para el personal de
seguridad, ocasionando de esta manera un déficit en la pluralidad de proveedores comerciales.
Por último, el modelo de gestión de inventarios de revisión periódica da solución a los
faltantes que se presentan actualmente en el área, por lo que se toman aspectos como punto
de reorden, la cantidad de veces que se debe pedir en el año, el tiempo muerto y la cantidad
óptima a pedir.
88
RECOMENDACIONES
Esta pasantía recomienda a la empresa Seguridad del Cauca LTDA, organizar este
departamento, fortaleciendo los canales de comunicación entre las áreas, pasa que así la
información que se obtenga sea actualizada y se conozca el estado de los guardas. Con
relación a lo anterior, la sistematización de la información es importante, debido a que la
empresa está en crecimiento y estar revisando hoja por hoja se convierte en un proceso difícil
de realizar, ya que toma varias horas. Es por esto que, también se aconseja la compra de un
software que vaya orienta a la administración de los inventarios.
Asimismo, se sugiere a la empresa que cuente con personal idóneo y apoyo, debido a
que se evidencia que el almacenista posee sobrecargo de funciones, generando que las
actividades no culminen. Igualmente, tener apoyo en el almacén genera que se mejore el
servicio al cliente, pero, también implementando el stock de seguridad se evitaría tener
faltantes, lo que conlleva a que el nivel de insatisfacción disminuiría, al igual que, en el
momento de entregar la dotación, se daría completa, por lo tanto, en el transcurso de los
meses no se tendrían que envía las prendas en diferentes tiempos.
Además, otra recomendación es que la empresa adquiera nuevos proveedores, para así
dar respuesta a los requerimientos de los guardas en el momento adecuado. Por otra parte, se
aconseja el desarrollo de indicadores con el propósito de conocer el progreso del área de forma
periódica.
Por último, se sugiere la implementación del modelo propuesto, debido a que, se
evitarían faltantes, por lo que el guarda recibiría la dotación completa, se contaría con un
inventario de seguridad para dar respuesta a los momentos imprevistos, se sabrían los
momentos exactos para realizar las órdenes de compra, el punto de reorden, entre otros
aspectos que se mencionan en el desarrollo de este modelo.

89
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95
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96
GLOSARIO
Gestión de inventarios: Es la administración de las mercancías de manera más eficientes.
Inventarios: Son los bienes que se encuentran almacenados en una empresa.
Dotación: Es la vestimenta que una empresa otorga de manera gratuita cada cuatrimestre a
sus empleados, con el fin de protegerlo al momento de desarrollar las labores designadas.
Control de inventarios: Es el conocimiento que tiene una empresa de su mercancía durante el
proceso de entrada, almacenamiento y salida.
Stock de seguridad: Es la mercancía de reserva que tiene una empresa para responder
cuando se presentan imprevistos.
Proveedor: Es una persona natural o jurídica que se encargar de abastecer a otra empresa
con bienes.
Orden de compra: Es el documento que emite el comprador para solicitar productos.
Lead time: Se refiere al tiempo muerto que hay desde el momento que se realiza la orden de
compra hasta que llega el pedido a la empresa.
Cantidad óptima de pedido: Es la mercancía óptima que se debe pedir para suplir las
necesidades de los clientes externos e internos de una organización.
Punto de reorden: Se refiere al momento se debe ordenar nuevamente, dado que el inventario
llega a determinado nivel de bienes.
Demanda: Es la cantidad de personas que están dispuestas a obtener un bien o servicio.
Costo de mantener: Es el costo en que incurre la empresa al poseer inventarios.

97
Costo de ordenar: Es el costo que asume una empresa en el momento que realiza una orden
de compra.

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DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS, PARA EL PROCESO DE

DOTACIÓN PARA GUARDAS EN EL ÁREA DE ALMACÉN Y COMPRAS DE LA EMPRESA

SEGURIDAD DEL CAUCA LTDA, COLOMBIA

DIANA CAROLINA RAIGOSA MAYA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DEL CAUCA

FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONÓMICAS

DESARROLLO, EMPRENDIMIENTO Y SOCIEDAD

DOTACIÓN PARA GUARDAS EN EL ÁREA DE ALMACÉN Y COMPRAS DE LA EMPRESA

SEGURIDAD DEL CAUCA LTDA, COLOMBIA

DIANA CAROLINA RAIGOSA MAYA

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR EL TITULO DE ADMINISTRADORA DE EMPRESAS

MG. OSCAR ANDRÉS LÓPEZ VALENCIA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DEL CAUCA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONÓMICAS

DESARROLLO, EMPRENDIMIENTO Y SOCIEDAD

DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS, PARA EL PROCESO DE DOTACIÓN

PARA GUARDAS EN EL ÁREA DE ALMACÉN Y COMPRAS DE LA EMPRESA SEGURIDAD

Corporación Universitaria Autónoma del Cauca, Facultad de Ciencias Administrativas,

Contables y Económicas, programa de Administración de Empresas, una vez revisado y

correspondientes para optas el título de Profesional en Administración de Empresas.

mi vida. Además, la respeto por su inteligencia y habilidades profesionales.

Le agradezco principalmente a mi pareja Sandra Cortaza por ser un apoyo incondicional

orientación para la culminación de este trabajo y mis estudios.

También doy gracias a mi familia por estar en cada proceso de mi crecimiento

todo este proceso y creer en mí.

Le agradezco a José Guillermo Maya Garzón por permitirme desarrollar la pasantía en

1.1. Planteamiento del Problema .......................................................................................17

1.2. Formulación del Problema ..........................................................................................21

3.1. Objetivo General .........................................................................................................25

3.2. Objetivos Específicos..................................................................................................25

4. ESTADO DEL ARTE ....................................................................................................................... 26

4.1. Marco Teórico .............................................................................................................26

4.2. Marco Conceptual .......................................................................................................32

4.3. Marco Legal ................................................................................................................37

5.1. Enfoque y Tipo de Investigación .................................................................................40

5.2. Método de Investigación .............................................................................................41

5.3. Fuentes de Información ..............................................................................................41

5.3.1. Fuentes de Información Primaria .........................................................................41

5.3.2. Fuentes de Información Secundaria ....................................................................42

6. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA SEGURIDAD DEL CAUCA LTDA ................................... 43

6.1. Misión .........................................................................................................................44

6.2. Visión ..........................................................................................................................44

6.3. Contextualización del Área de Inventario ....................................................................44

6.4. Matriz DOFA ...............................................................................................................47

6.4.1. Matriz EFI ............................................................................................................48

6.4.2. Matriz EFE ...........................................................................................................50

6.4.3. DOFA- Estrategias ...............................................................................................52

7. PLANEACIÓN DEL INVENTARIO ................................................................................................ 55

7.1. Profundización de Estrategias de la Matriz DOFA ......................................................55

7.2. Ciclo PHVA .................................................................................................................56

7.3. Implementación del Ciclo PHVA .................................................................................57

7.3.1. Planear ................................................................................................................57

7.3.2. Hacer ...................................................................................................................59

7.3.3. Verificar ...............................................................................................................60

7.3.4. Actuar ..................................................................................................................61

8. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ............................................................................. 64

8.1. Métodos de Control de Inventarios .............................................................................66

8.1.1. Método PEPS ......................................................................................................67

8.1.2. Método UEPS ......................................................................................................68