TES-PRO-003 Facturación Al Cliente

TES-PRO-003
FACTURACIÓN AL CLIENTE
Versión:01
ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR Fecha: 21/10/16
JT JCTB/JADM GAF Páginas: 1 de 6
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y pasos necesarios para lograr la facturación correcta y

oportuna, logrando así una gestión eficaz y efectiva al momento de la cobranza.
2. ALCANCE
Aplicable a todas las facturaciones que se realizan dentro de la empresa Fase Dos.
3. DEFINICIONES
FACTURACIÓN: Acción de emitir una factura.
FACTURA: Comprobante de pago emitido de acuerdo a normas tributarias vigentes

dirigida a personas jurídicas.
BOLETA: Comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o

usuarios finales.
VALORIZACIÓN: Documento que detalla el avance de obra para un periodo determinado

y respecto del presupuesto total.
UNIDAD INMOBILIARIA: Aquel bien como departamento, cochera, oficina, entre otros
que se mantiene para su respectiva venta.
CARTA FIANZA: Garantía emitida por una entidad financiera a solicitud del cliente y para
cumplir con lo dispuesto en el contrato.
ACTA DE CONFORMIDAD DE VALORIZACIÓN: Documento que valida la fecha exacta

de conformidad por parte de obra y por parte del ingeniero residente respecto a la
valorización.
4. RESPONSABLES
CARGO RESPONSABILIDAD
Gerente de Responsable de aprobar y asegurar el cumplimiento de este
Administración y procedimiento establecido en Fase Dos.
Finanzas
Gerente Comercial Responsable de solicitar el adelanto de Inicio de Obra al cliente
Responsable de implementar y controlar la correcta ejecución del
Jefe de Tesorería presente procedimiento.
Responsable de gestionar la carta fianza.
Responsable de revisar y observar la documentación establecida en
Asistente Sénior de
este procedimiento.
Tesorería
Responsable de realizar la facturación.
Responsable de revisar que el concepto indicado en el formato de
Analista Tributario
Requerimiento de facturación TES-FOR-007 sea el adecuado.
ESTE DOCUMENTO HA SIDO ELABORADO PARA USO EXCLUSIVO DE FASE DOS SAC.
Una vez impreso si no cuenta con el sello de DOCUMENTO CONTROLADO, será considerado como Documento No Controlado.
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Administrador de Responsable de entregar la valorización de Obra y Acta de

Obra conformidad debidamente autorizado.
Responsable de entregar a constancia de pago, minuta de compra y
Área de Ventas venta firmada al Asistente Sénior de Tesorería.
(Inmobiliaria Externo) Responsable de entregar la Facturación de Ventas Inmobiliarias
TES-FOR-009
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Valorización de la Obra
 Minuta de Compra Venta
 Contrato de Obra con el Cliente
 Ley Marco de Comprobante de pagos N° 25632
 SUNAT - Facturación electrónica
 Carta Fianza
6. DESARROLLO
6.1. FACTURACIÓN DE CONSTRUCCIÓN
6.1.1. FACTURACIÓN INICIAL DE ADELANTO DE OBRA
El Gerente Comercial(*) solicita según contrato con el cliente la Carta Fianza de

Adelanto por inicio de obra al Jefe de Tesorería, quien coordina con una entidad
financiera la emisión de la carta fianza y comunica al Asistente Sénior de Tesorería
para que inicie con la emisión de la factura correspondiente.
El Asistente Sénior de Tesorería confirma que la Carta Fianza de Adelanto este de

acuerdo al Contrato de obra en base al monto a desembolsar, para que luego se
realice la emisión de la factura por concepto de adelanto (Monto estipulado en la Carta
Fianza)
(*) Existen casos en el que el Gerente de Administración y Finanzas comunique sobre la necesidad
de la emisión de la carta fianza.
Se emite la factura en el formato Excel, en donde se obtiene cinco juegos que se

distribuyen de la siguiente manera:
 Usuario, SUNAT y Factura Negociable (3 copias): Se entrega al Asistente

de Oficina o Administrador de Obra para su entrega al cliente.
 Emisor (1 copia): Se entrega al Asistente de Contabilidad para la realización
de provisión correspondiente de la factura.
 Control Administrativo (1 copia): Sirve de cargo a Tesorería para realizar la
posterior cobranza y será sustento del registro de ingreso de la cobranza.
Nota N°01: En la factura copia usuario se adjunta la carta fianza original.
En la factura copia al emisor y control administrativo se adjunta la copia de la carta fianza
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Versión:01
6.1.2. FACTURACIÓN POR AVANCE DE OBRA
La generación de la facturación por avance de obra se realiza luego de la aprobación

de la valorización de obra, en donde el Residente de Obra o Administrador de Obra
envía en forma digital la valorización de obra aprobada por el Residente de Obra y el
cliente o representante del cliente (supervisor externo) el mismo día de su aprobación
al Asistente Sénior de Tesorería.
El Asistente Sénior de Tesorería revisa que la valorización de obra en digital este

conforme con la información del monto a desembolsar en el Contrato de Obra,
Presupuesto de Obra y Orden de Compra. Si en caso existe alguna observación de la
valorización de obra, se comunica al responsable del envió para realizar la corrección
de la valorización.
Si la valorización no tiene ninguna observación, el Asistente Sénior de Tesorería realiza

la facturación de acuerdo a lo estipulado en el contrato con el cliente.
Se emite la factura de acuerdo a las normas tributarias y la ley marco de

comprobantes de pagos en el formato excel, en donde se obtiene cinco juegos que
se distribuyen de la siguiente manera:
 Usuario y SUNAT y Factura Negociable (3 copias): Se entrega al

Administrador de Obra (**) o al Asistente de Oficina para que pueda ser
entregado al cliente.
 Emisor (1 copia): Se entrega al Asistente de Contabilidad para realizar la
provisión correspondiente de la factura. Se adjunta Acta de Conformidad de
Valorización y Valorización de Obra.
 Control Administrativo (1 copia): Sirve de cargo a Tesorería para realizar la
posterior cobranza y será sustento del registro de ingreso de la cobranza.
(**)El Administrador de Obra debe de entregar en físico las copias de Acta de Conformidad de
Valorización TES-FOR-008 (03) y de la Valorización de Obra (03) con sus respectivas firmas al
Asistente Sénior de Tesorería (con un plazo máximo de 02 días después de entregada la factura)
Nota N°02: En la Factura copia Emisor y Factura copia control administrativo se adjunta copia Acta de
Conformidad de Valorización TES-FOR-008 (01) y Valorización de Obra (01)
6.2. FACTURACIÓN INMOBILIARIA
Está referida a la emisión de factura por las ventas de unidades inmobiliarias de

nuestros propios proyectos. Al respecto se presentan las siguientes situaciones:
6.2.1. POR SEPARACIÓN INMOBILIARIA
El Área de Ventas de la empresa inmobiliaria toma conocimiento del pago de un cliente

por medio de información que le brinda el área de Tesoreria (con correos diarios de
ingresos por venta) o información del vendedor de la empresa inmobiliaria; para luego
preparar el contrato de separación y copia de DNI, se envía toda la documentación al
Asistente Sénior de Tesorería en 02 juegos:
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6.2.1.1. Si el monto es menor a S/10,000 soles Con la Facturación de Ventas

Inmobiliarias TES-FOR-009 entregada por el área de Ventas de la empresa
Inmobiliaria, se indica en el formato en la parte principal la opción “NO
FACTURADO”.
6.2.1.2. Si el monto es mayor o igual a S/10,000 soles Con la Facturación de Ventas

Inmobiliarias TES-FOR-009 entregada por el área de Ventas de la empresa
Inmobiliaria, se indica en el formato en la parte principal la opción “FACTURADO”.
El Asistente Sénior de Tesorería revisa las copias de constancia de pago, contrato de

separación firmada, formato de facturación de ventas inmobiliarias copia del D.N.I y
realiza el asiento de ingreso al sistema como anticipo del cliente.
En caso la separación genere un comprobante de pago, se emite la factura, en donde

se obtiene tres copias (si es boleta) o cinco copias (si es factura) que se distribuyen de
la siguiente manera:
 Usuario y SUNAT y Factura Negociable: Se entrega al Cliente como

documento sustentatorio. (03 copias si es factura o 01 copia si es boleta)
 Emisor: Se entrega al Asistente de Contabilidad para realizar la provisión
correspondiente de la factura y la autodetracción (01 copia). Se adjunta el
sustento entregado por el área de ventas de la empresa inmobiliaria.
 Control Administrativo: Sirve de cargo a Tesorería para realizar la posterior
cobranza y será sustento del área de Tesorería (01 copia). Se adjunta el
Nota N°03: En la Factura copia Emisor, factura copia control administrativo y factura copia Usuario se
adjunta una copia de minuta (firmada por ambas partes), una copia de comprobante de pago (cheque // fe
de entrega o transferencia), Facturación de ventas inmobiliarias TES-FOR-009 y una copia de la auto
detracción del 4% para montos mayores a S/700
6.2.2. POR FACTURACIÓN INMOBILIARIA
El área de ventas de la empresa inmobiliaria junta la siguiente documentación: copia

de la constancia de pago, copia de la minuta de compra venta firmada, fe de entrega y
solicitud de facturación inmobiliaria. Entrega 02 juegos de los mismos al Asistente
Senior de Tesoreria.
El Asistente Sénior de Tesorería revisa las copias de constancia de pago, minuta de

compra y venta firmada y en caso se requiera la “Fe de Entrega” en los casos de que
la fecha del cheque difiere con la fecha de entrega o fecha de la firma de la minuta.
Luego revisa la fecha de pago del cliente versus la minuta y factura de la siguiente
forma:
a) Adelanto: Si el pago real del cliente ocurre primero que la fecha de pago
según la minuta, se factura con fecha de pago real.
b) Demora: Si el pago real ocurre después que la fecha de pago según minuta,
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se factura con fecha según minuta.
c) Si no se paga: Si el pago no ocurre, se factura con fecha según minuta.
Se procede con la facturación según lo solicitado en la fecha y con la información

contenida en la Facturación de Ventas Inmobiliarias TES-FOR-009, para luego
emitir la factura (05 copias si es personas jurídicas) o boleta (03 copias si es persona
natural) que se distribuye de la siguiente forma:
 Usuario y SUNAT y Factura Negociable: Se entrega al Cliente como

documento sustentatorio. (03 copias si es factura o 01 copia si es boleta)
 Emisor: Se entrega al Asistente de Contabilidad para realizar la provisión
correspondiente de la factura y la autodetracción (01 copia). Se adjunta el
cobranza y será sustento del área de Tesorería (01 copia). Se adjunta el
Nota N°04: En la Factura copia Emisor, factura copia control administrativo y factura copia Usuario se
adjunta una copia de minuta (firmada por ambas partes), una copia de comprobante de pago (cheque // fe
de entrega o transferencia), Facturación de ventas inmobiliarias GAF-FIN-GEN-FOR-009 y una copia
de la autodetracción del 4% para montos mayores a S/700.
6.3. OTROS TIPOS DE FACTURACIÓN
Cuando se presente la necesidad de facturación por algún personal de la empresa, en

el que no involucre la facturación por construcción o facturación inmobiliaria, el
personal debe solicitar la facturación llenando el formato Requerimiento de
Facturación TES-FOR-007 (03 copias) y adjuntar la documentación que sustente
dicha información (03 copias) registrada en el Requerimiento de Facturación para su
posterior envió al Analista de Tesorería.
Previamente a la facturación, el Analista Tributario revisa que el concepto descrito en

el Requerimiento de Facturación sea el adecuado, en caso exista alguna observación,
se solicitara el cambio del concepto. Si el Requerimiento de Facturación no contiene
ninguna observación, se devuelve al personal para que lo entregue al Asistente Sénior
de Tesorería junta a la documentación sustentatoría para su emisión de la factura.
Si en caso exista alguna observación por parte del Tesorería al Requerimiento de

Facturación y la información sustentaría; se devuelve el Requerimiento de
Facturación TES-FOR-007 con las observaciones correspondientes al personal que
lo solicito.
Luego de la revisión del Requerimiento de Facturación y de no tener ninguna

observación por el Asistente Sénior de Tesorería, se realiza la facturación y se emite la
factura, en donde se obtiene tres copias (si es boleta) o cinco copias (si es factura)
que se distribuyen de la siguiente manera:
 Usuario y SUNAT: y Factura negociable Se entrega al Personal de Fase Dos

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Versión:01
que requirió la facturación (3 copias si es factura o 1 copia si es boleta)

 Emisor: Se entrega al Asistente de Contabilidad para realizar el proceso de
provisión correspondiente de la factura. (1 copia)
cobranza y será sustento del registro contable del ingreso. (1 copia)
Nota N°05: En la Factura copia Emisor y Factura copia control administrativo se adjunta el sustento de
la información para facturar (01 copia)
7. REGISTROS
REGISTROS CODIFICACIÓN
Requerimiento de Facturación TES-FOR-007
Acta de Conformidad de Valorización TES-FOR-008
Facturación de Ventas Inmobiliarias TES-FOR-009
8. HISTORIAL DEL DOCUMENTO
Fecha de
Versión Descripción del Cambio
Aprobación
Se cambió de código a este documento y a los formatos asociados a este

00 21/03/16 instructivo

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Establecer los lineamientos y pasos necesarios para lograr la facturación correcta y

FACTURACIÓN: Acción de emitir una factura.

FACTURA: Comprobante de pago emitido de acuerdo a normas tributarias vigentes

BOLETA: Comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o

VALORIZACIÓN: Documento que detalla el avance de obra para un periodo determinado

ACTA DE CONFORMIDAD DE VALORIZACIÓN: Documento que valida la fecha exacta

Administrador de Responsable de entregar la valorización de Obra y Acta de

6.1. FACTURACIÓN DE CONSTRUCCIÓN

6.1.1. FACTURACIÓN INICIAL DE ADELANTO DE OBRA

El Gerente Comercial(*) solicita según contrato con el cliente la Carta Fianza de

El Asistente Sénior de Tesorería confirma que la Carta Fianza de Adelanto este de

Se emite la factura en el formato Excel, en donde se obtiene cinco juegos que se

 Usuario, SUNAT y Factura Negociable (3 copias): Se entrega al Asistente

6.1.2. FACTURACIÓN POR AVANCE DE OBRA

La generación de la facturación por avance de obra se realiza luego de la aprobación

El Asistente Sénior de Tesorería revisa que la valorización de obra en digital este

Si la valorización no tiene ninguna observación, el Asistente Sénior de Tesorería realiza

Se emite la factura de acuerdo a las normas tributarias y la ley marco de

 Usuario y SUNAT y Factura Negociable (3 copias): Se entrega al

6.2. FACTURACIÓN INMOBILIARIA

Está referida a la emisión de factura por las ventas de unidades inmobiliarias de

6.2.1. POR SEPARACIÓN INMOBILIARIA

El Área de Ventas de la empresa inmobiliaria toma conocimiento del pago de un cliente

6.2.1.1. Si el monto es menor a S/10,000 soles Con la Facturación de Ventas

6.2.1.2. Si el monto es mayor o igual a S/10,000 soles Con la Facturación de Ventas

El Asistente Sénior de Tesorería revisa las copias de constancia de pago, contrato de

En caso la separación genere un comprobante de pago, se emite la factura, en donde

 Usuario y SUNAT y Factura Negociable: Se entrega al Cliente como

6.2.2. POR FACTURACIÓN INMOBILIARIA

El área de ventas de la empresa inmobiliaria junta la siguiente documentación: copia

El Asistente Sénior de Tesorería revisa las copias de constancia de pago, minuta de

se factura con fecha según minuta.

c) Si no se paga: Si el pago no ocurre, se factura con fecha según minuta.

Se procede con la facturación según lo solicitado en la fecha y con la información

 Usuario y SUNAT y Factura Negociable: Se entrega al Cliente como

6.3. OTROS TIPOS DE FACTURACIÓN

Cuando se presente la necesidad de facturación por algún personal de la empresa, en

Previamente a la facturación, el Analista Tributario revisa que el concepto descrito en

Si en caso exista alguna observación por parte del Tesorería al Requerimiento de

Luego de la revisión del Requerimiento de Facturación y de no tener ninguna

 Usuario y SUNAT: y Factura negociable Se entrega al Personal de Fase Dos

que requirió la facturación (3 copias si es factura o 1 copia si es boleta)

8. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Se cambió de código a este documento y a los formatos asociados a este

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