Gestion Documental Unidad2

1
UNIDAD 2
Marco fundamentos y elementos de la clasificación documental
UNIDAD 2:
CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

UNIDAD DIDÁCTICA 2: FUNDAMENTOS Y ELEMENTOS
2
UNIDAD 2
Marco fundamentos y elementos de la clasiﬁcación documental
Componente temático Contratación Estatal

Subdirección Académica
Claudia Marcela Franco

Directora Nacional (E)
Fernando Augusto Medina

Subdirector Académico
Helga Paola Pacheco R.

Jefe de Capacitación
Javier Augusto Mayor

Autor
Diseño de portada: Luis Rodríguez
Diagramación: Jorge Laverde
Corrección de estilo: Siloe Bravo
Última versión Octubre de 2016
ISBN: 978-958-609-006-3
Contenidos producidos en el marco del contrato interadministrativo 273 celebrado

entre la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

3
UNIDAD 2
CONTENIDO
UNIDAD DIDÁCTICA 2. MARCO FUNDAMENTOS Y ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL................................... 4

RESUMEN.............................................................................................................................................................................. 4
COMPETENCIA ESPECÍFICA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA......................................................................................................... 5
CONTENIDOS DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 2. MARCO FUNDAMENTOS Y ELEMENTOS DE
LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL......................................................................................................................................... 5
TEMA 1. FUNDAMENTOS................................................................................................................................................... 5
REFERENCIAS.......................................................................................................................................................................... 59
GLOSARIO............................................................................................................................................................................... 62

4
UNIDAD 2
UNIDAD DIDÁCTICA 2. MARCO FUNDAMENTOS Y

ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA En la presente unidad didáctica, conscientes de la imperiosa

La clasificación documental es el agrupamiento de los necesidad de proporcionar una base de conocimiento y
documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones. un contexto que constituya un marco de referencia de la
Tiene como parámetro de separación las semejanzas clasificación documental, se abordarán los fundamentos y
y diferencias que resultan de la identificación de las elementos. Partiendo del reconocimiento y la valoración de
categorías de carácter administrativo, es decir, las unidades la importancia de estos, como condiciones necesarias para
administrativas funcionales (dependencias). También busca garantizar la correcta realización de la operación archivística.
la identificación de las categorías de tipo archivístico, es decir,
las series, unidades y tipos documentales que permiten el Palabras clave: Principio de procedencia, principio de orden
reconocimiento de la organización que produce y/o recibe original, funciones, marco normativo, estructura orgánica,
los documentos y el control y manejo de estos. procesos, procedimientos, funciones.

5
UNIDAD 2
[…] los documentos públicos debían agruparse de

Competencia específica de la unidad didáctica: acuerdo con las unidades administrativas que los
Conoce los fundamentos y elementos de la clasificación crean y que la ordenación dada a estos documentos
documental para aplicarlos en el proceso de organización por ciertas dependencias deberían conservarse en la
de los documentos producidos y/o recibidos por las institución archivística. […] los documentos de todas
entidades públicas, empresas privadas y organizaciones las dependencias debían mantenerse en la institución
sociales y/o comunitarias. Contribuyendo al desarrollo, archivística en el orden que les hubiera dado la oficina
registradora de la dependencia y que no debían
posicionamiento y fortalecimiento de una gestión
organizarse por grupos de asuntos o materias […].
administrativa orientada hacia la transparencia y la (Villanueva, 2007, p. 67).
democratización de la información.
En este sentido, resulta de vital importancia mencionar
CONTENIDOS DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 2. MARCO que el principio de procedencia está relacionado con la
FUNDAMENTOS Y ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN identificación de las unidades administrativas funcionales
DOCUMENTAL (dependencias). Es el responsable de la producción y/o
recepción de documentos en cumplimiento de atribuciones,
TEMA 1. FUNDAMENTOS competencias y funciones, así como en desarrollo de
procesos, procedimientos y actividades. Del mismo
La gestión y administración de los documentos ha modo, cabe mencionar que el principio de orden original,
sustentado su desarrollo teórico, metodológico y técnico relacionado con la identificación y determinación del orden
teniendo como marco de referencia los principios y métodos de los documentos producidos o recibidos por las unidades
generales adoptados por la archivística y las ciencias de la administrativas funcionales (dependencias), es la base
información y documentación. Particularmente en relación sobre la cual se ha cimentado el desarrollo progresivo de la
con los procesos, procedimientos y actividades realizados teoría archivística moderna. A este respecto, Eduardo Núñez
con el propósito fundamental de garantizar la organización, expresa que existen dos tipos de principios:
administración y conservación de los documentos. Respecto
a los parámetros de clasificación, el autor Gustavo Villanueva […] el principio de respeto a la procedencia de los
(2007) explica algunos criterios de la gestión documental: fondos y el principio de respeto al orden originario de
los documentos dentro del fondo. Ambos principios,

6
UNIDAD 2
con diversas interpretaciones en su definición teórica término que sería equivalente al término holandés
y en su aplicación práctica se presentan como la quinta «structurbeginsel», que, a su vez, sería sinónimo del
esencia del método archivístico hasta nuestros días término francés «principe du respect de structure
[…]. (Núñez, 1999, p. 49). interne», del inglés «principie of respect of archival
structure», del italiano «principio di respetto della
De igual manera, es necesario tener presente la importancia struttura archivistica» y del español «principio de la
del principio de procedencia y el principio de orden original. estructura archivística» […]. (Núñez, 1999, p. 57).
Según Antonia Heredia (1991), “el archivo no es resultado
de un acto voluntario o caprichoso de alguien” (p. 82), de 1.1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
hecho, radica en comprender el impacto y la validez que
tienen el reconocimiento, la significación y la valoración El principio de procedencia establece que los documentos
de dichos principios como elementos de carácter esencial, producidos o recibidos por las organizaciones en el
tanto para garantizar la organización, interpretación y cumplimiento de sus atribuciones, competencias y funciones.
administración de los documentos, como para garantizar Así como en el desarrollo de sus procesos, procedimientos
TEMA 1. y actividades, deben situarse en el fondo documental del
FUNDAMENTOS su protección, preservación y difusión. Entendiendo que se
trata de elementos que, si bien es cierto son considerados que procedan sin mezclarse con documentos de distinto
como complementarios, son esencialmente diferentes, origen. Esto, con el propósito de garantizar la unidad e
respecto a lo cual Núñez (1999) manifiesta: independencia de los fondos documentales.
Uno de los autores que mejor ha definido la diferencia Sobre los fondos documentales, Villanueva (2007),
existente entre uno y otro principio fue J. Papritz, retomando los planteamientos teóricos y conceptuales
quien afirmó que la exigencia de conservar el orden realizados por los tratadistas holandeses Samuel Müller,
originario no debe ser considerada como parte Johan Feith y Robert Früin en el manual de organización
integrante del principio de procedencia. Papritz y descripción de archivos, señala que “[…] el sistema de
distingue entre la «vorarchivischer» u organización ordenación debe basarse sobre el arreglo original de la oficina
antigua o prearchivística, esto es, la existente en la registradora que esencialmente refleja la organización del
oficina productora de la documentación antes de
cuerpo administrativo que los produjo” (p. 68).
que sea remitida a una institución archivística, y el
«strukturprinzip» como organización interna del fondo,

7
UNIDAD 2
Así mismo, al interior del fondo documental, las series que

son producidas y/o recibidas por las unidades administrativas
funcionales (dependencias), independientemente de que
respondan al cumplimiento de atribuciones, competencias
y funciones o el desarrollo de procesos, procedimientos o
actividades diferentes, deben situarse sistemáticamente sin
mezclarse con documentos de distinto origen o procedencia
con el propósito de garantizar la integridad y el carácter
de las secciones, series y expedientes documentales. Para
propósitos aclarativos, las figuras 1, 2, 3 y 4 proporcionarán
las definiciones dadas por los autores Michel Duchein
(1977), José Ramón Cruz (1994) y el Archivo General de la
Nación (1994), así como algunos ejemplos del principio de
TEMA 1. procedencia:
FUNDAMENTOS

8
UNIDAD 2
Figura 1. Principio de procedencia
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Elaboración propia.

9
UNIDAD 2
Figura 2.Principio de procedencia
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

10
UNIDAD 2
Figura 3.Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

11
UNIDAD 2
Figura 4. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

12
UNIDAD 2
En el proceso de clasificación documental, el principio

de procedencia permite identificar los productores
documentales, los cuales pueden ser productores de
naturaleza institucional (fondos documentales), haciendo
referencia al conjunto de los documentos que son
producidos o recibidos por una entidad en cumplimiento de
las funciones, procesos y procedimientos. Los productores
documentales también pueden ser productores de naturaleza
administrativa (secciones y subsecciones documentales),
refiriéndose a las unidades administrativas funcionales
que conforman la estructura orgánica de una entidad. A
continuación se exponen algunos ejemplos a través de las
figuras 5 y 6:
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

13
UNIDAD 2
Figura 5. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

14
UNIDAD 2
Figura 6. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

15
UNIDAD 2
1.2. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
El principio de orden original establece que los documentos

producidos y/o recibidos por las organizaciones y sus
unidades administrativas funcionales (dependencias), en
cumplimiento de sus funciones, procesos y procedimientos,
son generados como resultado de una gestión o trámite
que responde a una secuencia preestablecida de carácter
lógico, natural y cronológico. Hecho que debe respetarse en
todo momento, con el propósito fundamental de mantener
las relaciones de concepción o creación existentes entre
los documentos producidos o recibidos, para así garantizar
la integridad de los fondos. Con el fin de proporcionar una
TEMA 1. mejor comprensión de este concepto, las figuras 7, 8, 9,
FUNDAMENTOS 10, 11, 12 y 13, exponen las definiciones del principio de
orden original dadas por Gladys Jiménez (2003), Eduardo
Núñez (1999) y Concepción Mendo (2004), así como varios
diagramas y ejemplos contextuales:

16
UNIDAD 2
Figura 7. Principio de orden original
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

17
UNIDAD 2
Figura 8. Principio de orden original
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

18
UNIDAD 2
Figura 9. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

19
UNIDAD 2
Figura 10. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

20
UNIDAD 2
Figura 11. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

21
UNIDAD 2
Figura 12. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

22
UNIDAD 2
Figura 13.Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

23
UNIDAD 2
Sobre el principio de orden original, autores como Duchein es decir, teniendo en cuenta la secuencia de producción o
(1977), Heredia (1991) y Núñez (1999) entre otros, recepción de documentos en cumplimiento de un trámite
coinciden en que este permite identificar las atribuciones, administrativo.
competencias, funciones, procesos, procedimientos y
actividades que determinan la ordenación de los documentos Al respecto, Julia Godoy y María Imelda López (2001)
producidos o recibidos por las unidades administrativas sostienen:
funcionales (dependencias) en desarrollo de un trámite .
Lo anterior, partiendo de la premisa fundamental de que Este principio archivístico en la clasificación, se aplica
dicha ordenación no surge arbitrariamente, sino que, de a partir del conocimiento de los procedimientos
acuerdo con Müller, Feith & Früin (2003) y Villanueva (2007), administrativos que determinan el orden en que los
es resultado inequívoco de la estructuración de un sistema documentos se producen para el desarrollo de un
trámite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible,
lógico y coherente de organización y clasificación al interior
el orden primitivo de los documentos atendiendo la
de las organizaciones. secuencia en que se generaron en cumplimiento del
TEMA 1. trámite administrativo. Esto solo se puede lograr, si todas
FUNDAMENTOS La organización original de un archivo debe coincidir, las oficinas o unidades administrativas productoras de
por supuesto, con las líneas principales de la vieja documentos, conocen sus funciones y su participación
estructura de la entidad administrativa que lo produjo, en los diferentes trámites administrativos.
no hace falta decirlo. Esa vieja organización no fue
formada arbitrariamente, no es el resultado de la
El orden original (secuencia administrativa
casualidad, sino que es la consecuencia lógica de la
de producción) se relaciona con las Unidades
forma en que se constituye la unidad administrativa,
Documentales en las que se plasman las actividades
cuyos deberes del archivo es el resultado. Este cuerpo
adelantadas en la resolución de un asunto, que por
construido, por así decirlo, su archivo, y al hacerlo,
función le es asignado a una dependencia para el
se tuvieron en cuenta las necesidades de su propia
logro de los objetivos para los que fue creada. Estas
constitución. (Müller, Feith y Früin, 2003, pp. 56-57).
funciones están definidas en los actos administrativos
(ley, decreto, resolución, acuerdo, acta, u otros)
Es importante señalar que el proceso de clasificación emitidos por el organismo competente y regladas por
documental debe realizarse procurando garantizar el normas de procedimiento.
restablecimiento del orden original de los documentos,

24
UNIDAD 2
Figura 14. Elementos

Para que el principio de orden original cumpla
su cometido debe preservar las interrelaciones
documentales que le son inherentes; es decir, que se
respete el estatus de cada documento, de acuerdo con
el lugar que ocupe en un trámite determinado. Así,
cada unidad documental deberá estar conformada
por los documentos que le corresponden de acuerdo a
cada trámite, de tal manera que al revisar una unidad
documental, en ella se vea reflejada la creación y uso
de los documentos, así como la razón por la cual fueron
creados. (Lozano, J. & López, M.I. 2001, p. 12).
TEMA 2. ELEMENTOS
TEMA 1. Fuente: Elaboración propia.
FUNDAMENTOS La clasificación documental, recordando que se trata de una
operación archivística que constituye la columna vertebral 2.1. MARCO NORMATIVO
de la organización de los documentos que son producidos
y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales El marco normativo es el conjunto de disposiciones
(dependencias) de una entidad, en cumplimiento de sus normativas y regulatorias de naturaleza general o específica,
atribuciones, competencias y funciones en desarrollo de que determina la estructura orgánica y funcional de una
procesos, procedimientos y actividades que permiten organización. Se encarga de delegar las funciones que son
instrumentalizar la gestión y administración de estos. cumplidas por las unidades administrativas funcionales que
Contempla un conjunto de elementos que materializan integran dicha estructura orgánica. A continuación, para
dicha operación, los elementos se exponen a continuación, comprender mejor la composición del marco normativo y
en la figura 14: sus funciones, se exponen las figuras 15 y 16:

25
UNIDAD 2
Figura 15. Marco normativo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

26
UNIDAD 2
Figura 16. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

27
UNIDAD 2
2.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA
La estructura orgánica es la disposición sistemática de

las unidades administrativas funcionales (dependencias)
que integran las organizaciones, para la consecución o
concreción de objetivos y/o propósitos comunes. Dicha
estructura se forma de acuerdo con criterios establecidos de
jerarquización, organización, relacionamiento, coordinación,
control y especialización. Los criterios son ordenados y
codificados para identificar y visibilizar los niveles jerárquicos
y las relaciones de organización, coordinación y dependencia.
Para hacer más comprensible el concepto, las figuras 17,
18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 y 25 mostrarán con más detalle
TEMA 1. las definiciones, los componentes y algunos ejemplos de la
FUNDAMENTOS estructura orgánica:

28
UNIDAD 2
Figura 17. Estructura orgánica
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

29
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

30
UNIDAD 2
Haciendo referencia específica al contexto de la gestión y administración de documentos, y teniendo en cuenta lo planteado
por Arévalo Jordán (2003), la comprensión de la operación archivística de la clasificación documental supone la necesidad
de delimitar las funciones y las actividades de las organizaciones, mediante la identificación y el establecimiento de una
estructura orgánica fundamentada en relaciones esquematizadas de jerarquización y organización entre las unidades
administrativas funcionales (dependencias) que producen y/o reciben documentos. Lo anterior se complementa con lo
señalado por Cruz (1994), quien expone que “cualquier entidad necesita así mismo una organización para conseguir sus
fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo” (p. 240). Toda vez que, como lo
señala, Theodore R. Schellenberg (1998) “los registros o documentos pueden estar, y generalmente lo están, agrupados
para que reflejen la estructura de organización” (p. 94). La estructura orgánica, sus componentes y algunos ejemplos se
muestran a continuación, a través de las figuras 19, 20, 21, 22, 23, 24 y 25:
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

31
UNIDAD 2
Figura 20. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

32
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

33
UNIDAD 2
Figura 22. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

34
UNIDAD 2
Figura 23. Estructura orgánica-Organigrama
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

35
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Ministerio de Justicia y del Derecho.

36
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

37
UNIDAD 2
Complementando lo anterior, Juan Daniel Flórez (2011) basándose en los criterios de jerarquía y especialización,
señala que las estructuras orgánicas existen en razón de que: configura la estructura orgánica o estructura
administrativa. Y como cada una de sus unidades o
Toda institución se orienta a conseguir unos objetivos dependencias cumple una función, se denomina en su
que obedecen a su constitución misional, para la que conjunto estructura orgánico-funcional.
fue creada, al servicio de la sociedad. Estos objetivos
misionales justifican su creación y condicionan sus La estructura, materializada gráficamente en un
actividades. Para el logro de estos, requiere de organigrama, es el esquema formal a partir del cual
una organización coherente y vertebrada a partir se establece el estatuto jurídico de la institución y
de su columna organizacional, conformada por se diseñan sus políticas hacia el exterior; al interior,
diversas dependencias o unidades administrativas representa las relaciones laborales, los procedimientos
(departamentos, comités, oficinas, divisiones, administrativos, los flujos de información, articulados
direcciones, secciones, grupos), que articuladas a un conjunto de personas, factores materiales y
alrededor de una jerarquía burocrática, unidad de funciones orientados hacia el cumplimento de la
TEMA 1. mando, circuitos de órdenes, ejecución de actividades misión institucional. En otras palabras, la estructura es
FUNDAMENTOS y flujos de información, conforman una estructura la forma de ordenar las dimensiones y componentes
administrativa. Cada unidad administrativa cumple que configuran el esqueleto de una institución, a partir
unas funciones particulares, que se tramitan a partir del que se distribuyen las funciones y competencias.
de unas actividades coordinadas entre sí, controladas (Flórez, 2011, p. 38).
por los mandos medios y supervisadas por los jefes
operativos, actividades que son ejecutadas desde Toda estructura administrativa se configura a partir de un
tareas muy concretas. esquema vertical o jerárquico que comprende: un núcleo
estratégico o de mando, que obedece al primer nivel
Por lo tanto, la estructura de una institución está directivo y toma las decisiones superiores; una línea media,
conformada por órganos, que son cada una de que se encuentra en un segundo o tercer nivel jerárquico,
las unidades administrativas en que se dividen las encargado de coordinar el flujo de información entre las
entidades públicas, y que se articulan con base en
órdenes estratégicas y las actividades a desarrollar en
unas atribuciones y competencias que les permiten
cierta autonomía, dependiendo del grado de control
cumplimiento de unas funciones; y un núcleo operativo que
que se ejerza. La articulación de los distintos órganos, se encarga de ejecutar las tareas encomendadas. Lo anterior

38
UNIDAD 2
se traduce en que la estructura ordena el movimiento

pendular que va de las tareas más políticas y directivas, a las
tareas más ejecutivas y operativas, este movimiento puede
variar de acuerdo a circunstancias administrativas, de orden
interno y externo, para lo cual la estructura se debe adaptar
constantemente. Por lo tanto, incluso si las funciones son las
mismas, la estructura cambia y adecúa diversos esquemas
de estructura a lo largo del tiempo.
2.3. FUNCIONES
Las funciones son los enunciados que permiten identificar

y determinar las actividades y tareas específicas y
TEMA 1. coordinadas, que son realizadas sistemáticamente por
FUNDAMENTOS las unidades administrativas funcionales (dependencias)
y las personas que las integran. Esto es con el propósito
fundamental de garantizar el cumplimiento de los objetivos
de las organizaciones. Al respecto, la figura 26 muestra lo
que Schellenberg (1998), Cruz (1994) y Duplá del Moral
(2004) expresan:

39
UNIDAD 2
Figura 26. Funciones
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

40
UNIDAD 2
Las funciones permiten la identificación y denominación

de las series y subseries documentales que se encuentran
relacionadas con las agrupaciones documentales. Surgen
como resultado del desarrollo de actividades de naturaleza
funcional, reguladas por disposiciones normativas de
procedimiento en el cumplimiento de los propósitos u
objetivos estratégicos de las unidades administrativas
funcionales (dependencias), que conforman la estructura
orgánica de las organizaciones.
Es importante mencionar que todas las organizaciones

cumplen funciones genéricas, es decir funciones de
naturaleza administrativa que, si bien no se encuentran
TEMA 1. directamente relacionadas con la prestación de servicios
FUNDAMENTOS o la provisión de bienes propios del cumplimiento de las
atribuciones o competencias de las organizaciones, son
desarrolladas con el propósito fundamental de proporcionar
soporte en el cumplimiento y desarrollo de la misión
organizacional. Existe otro tipo de funciones, se trata de
las funciones específicas, es decir, funciones de naturaleza
técnica directamente relacionadas con la prestación de
servicios o la provisión de bienes propios del cumplimiento
de las atribuciones o competencias de las organizaciones,
las cuales constituyen su razón de ser. La explicación de este
concepto y algunos ejemplos se exponen a continuación, en
las figuras 27, 28, 29, 30, 31 y 32:

41
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

42
UNIDAD 2
Figura 28. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

43
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

44
UNIDAD 2
Figura 30. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

45
UNIDAD 2
Figura 31. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

46
UNIDAD 2
Figura 32. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Ministerio de Cultura.

47
UNIDAD 2
Respecto a la función estatal, Flórez (2011), expone: las relaciones exteriores, defensa, hacienda, justicia,
gobierno, salud, trabajo, entre otras, todas relacionadas
Segundo componente de toda institución, la función con políticas generales por otro lado, identificamos
a que hacemos referencia en historia institucional el órgano, es decir, la institución que se encarga de
tiene que ver con la función estatal, la que ejerce el agenciar una de estas grandes funciones. El conjunto
Estado en su conjunto o por parte de sus organismos, de órganos que intervienen para ejercer dichas
caracterizada por la asignación constitucional de todos funciones se incorporan en una institución jurídico-
los poderes necesarios para el cumplimiento de la administrativa, con competencias y atribuciones
ley. Esta función está ligada al proceso administrativo, reguladas por la norma jurídica, objeto del derecho
entendiendo por este, una serie de actos intermedios administrativo.
o de trámites y formalidades que, cumplidos por y ante
órganos que actúan en función administrativa, tienen En otras palabras, la función administrativa es la forma
por finalidad la preparación y expedición de actos de la actividad estatal, realizada por la administración
por medio de los que se busca satisfacer necesidades en ejercicio del poder administrador, para dar
TEMA 1. individuales y colectivas, cumpliendo así con el cumplimiento o desarrollo a los cometidos y fines
FUNDAMENTOS cometido del Estado, todo esto dentro de un orden estatales. En este contexto, la historia institucional
jurídico preestablecido y con arreglo al mismo. Dentro estudia estructuras administrativas (órganos), que por
de toda organización burocrática encontramos un atribuciones jurídicas cumplen funciones (actividades
conjunto de funciones formales, establecidas mediante administrativas) por medio del análisis histórico.
normas jurídicas que asignan a toda la institución una (Flórez, 2011, p. 40).
función misional, que debe ser encauzada a través
de cada una de sus dependencias, que a su vez, 2.4. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
cumplen una o varias funciones reguladas por actos
administrativos. La función procede de la norma que Un proceso es un conjunto de actividades, acciones o eventos
crea tanto la institución como las dependencias y de naturaleza secuencial e interdependiente, realizado de
unidades administrativas que la conforman. acuerdo con disposiciones de carácter normativo y axiológico,
con el propósito fundamental de garantizar la obtención de
Por un lado, encontramos la función, que se dirige a
dar solución a las problemáticas mediante actividades
un resultado de carácter específico y predeterminado. Es la
funcionales, es decir con responsabilidades como: consecuencia de la agregación de valor en las etapas o fases

48
UNIDAD 2
que son desarrolladas por las personas responsables del cumplimiento de funciones de acuerdo con la estructura orgánica
de una organización. La definición de proceso expuesta por el Ministerio de Defensa Nacional (s.f.), Melinkoff (1990) y Pérez
Fernández de Velasco (2010), así como algunos ejemplos y diagramas, se verán en las figuras 33, 34, 35, 36 y 37:
Figura 33. Proceso
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

49
UNIDAD 2
Sobre el proceso, el Instituto Colombiano de Normas Figura 34. Proceso

Técnicas y Certificación (Icontec) (2006), señala lo siguiente:
Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que

utiliza recursos para transformar elementos de entrada
en resultados puede considerarse como un proceso.
Para que las organizaciones operen de manera eficaz,

tienen que identificar y gestionar numerosos procesos
interrelacionados y que interactúan. A menudo el
resultado de un proceso constituye directamente
el elemento de entrada del siguiente proceso. La
identificación y gestión sistemática de los procesos
empleados en la organización y en particular las
TEMA 1. interacciones entre tales procesos se conoce como
FUNDAMENTOS “enfoque basado en procesos”. (Icontec, 2006, p. 3). Fuente: Elaboración propia.

50
UNIDAD 2
Figura 35. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

51
UNIDAD 2
Figura 36. Mapa de procesos
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Instituto Caro y Cuervo.

52
UNIDAD 2
Figura 37. Mapa de procesos
TEMA 1.
FUNDAMENTOS
Fuente: Secretaría Distrital de Gobierno.

53
UNIDAD 2
Un procedimiento es la descripción detallada de las

actividades, acciones o eventos de naturaleza secuencial,
progresiva e interdependiente. Dichas actividades son
desarrolladas dentro de un proceso que determina las
personas responsables de la ejecución, la metodología de
desarrollo, el flujo de documentos y el periodo de ejecución.
Según Flórez (2011), el procedimiento involucra el alcance,
las disposiciones de carácter normativo y regulatorio y los
elementos técnicos, entre otros aspectos. Las figuras 38, 39,
40, 41 y 42, que se muestran a continuación, exponen las
definiciones del término por parte de los autores Robbins
& Coulter (2005), Melinkoff (1990), y el Departamento
Administrativo de la Función Pública (DAFP) (2000), así
TEMA 1. como algunos ejemplos y esquemas que buscan hacer más
FUNDAMENTOS comprensible el concepto:

54
UNIDAD 2
Figura 38. Procedimiento
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

55
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

56
UNIDAD 2
Figura 40.Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

57
UNIDAD 2
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

58
UNIDAD 2
Figura 42. Ejemplo
TEMA 1.
FUNDAMENTOS

59
UNIDAD 2
REFERENCIAS Alcaldía de Bogotá-Colegio Mayor Universidad del

Rosario.
Chiavenato, I. (2006). Introducción a la Teoría General de la
Administración. 7a ed. Ciudad de México: Mc-Graw Godoy, J. & López, M. I. (2001). Cartilla de Clasificación
Hill. Documental. Bogotá, Colombia: Archivo General de la
Nación.
Conde, M. L. (1992). Manual de Tratamiento de Archivos
Administrativos. Madrid, España: Ministerio de Cultura. Hall, R. (1996). Organizaciones, Estructuras, Procesos y
Resultados. 6a ed. Ciudad de México: Prentice Hall.
Cruz, J. R. (1994). Manual de Archivística. 2a ed. Madrid:
Fundación Germán Sánchez Ruipérez-Editorial Heredia, A. (1991). Archivística General: Teoría y Práctica. 6a
Pirámide S.A. ed. Madrid: Diputación Provincial de Sevilla.
Duchein, Michel (1977). El Respeto de los Fondos en Hodge, B. J., Anthony, W. P. & Gales, L.M. (2003). Teoría de la
Archivística: Principios Teóricos y Problemas Prácticos. organización: Un Enfoque Estratégico. Madrid, España:
En Walne, P. (recopilador), La Administración Moderna Prentice Hall.
de Archivos y la Gestión de Documentos: El Prontuario
Ramp (pp. 69-92). París: Programa General de Jiménez, G. (2003). Ordenación Documental. Bogotá,
Información-Sistema Mundial de Información Científica Colombia: Archivo General de la Nación, División de
(Unisist)-Organización de las Naciones Unidas para la Clasificación y Descripción.
Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco).
Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia.
Etkin, J. (1978). Sistemas y Estructuras de Organización. (29 de junio de 1994). Acuerdo 07, por el cual se adopta
Buenos Aires, Argentina: Editorial Macchi. y se expide el Reglamento General de Archivos.
Flórez, J. D. (2011). Guía metodológica para la Investigación Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y Problemas.
de Historias Institucionales. Modelo de Orientación Madrid, España: Federación Española de Asociaciones
General. Bogotá, Colombia: Secretaría General de la de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos

60
UNIDAD 2
y Documentalistas–(Anabad). Pérez, J. A. (2010). Gestión por procesos. 4a ed. Madrid:

Editorial Esic.
Melinkoff, R. V. (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas,
Venezuela: Editorial Panapo. Pozuelo, M. P. M. (1996). La Construcción Teórica en
Archivística: El Principio de Procedencia (Cursos
Mendo, C. (2004). Consideraciones Sobre el Método en (Universidad Carlos III). 1a ed. Madrid: Boletín Oficial
Archivística. Revista: Documenta & Instrumenta, 1, 35- del Estado.
46.
Robbins, S. P. & Coulter, M. (2005). Administración. 8a ed.
Mendoza, X., Planellas, M. & Calvo, A. L. (1995). Strategor Ciudad de México: Pearson Educación.
Estrategia, Estructura, Decisión, Identidad: Política
General de Empresa. Barcelona, España: Biblio Schellenberg, T. R. (1958). Archivos Modernos: Principios y
Empresa. Técnicas. La Habana, Cuba: Instituto Panamericano de
Geografía e Historia.
Mintzberg, H. (2012). La Estructuración de las Organizaciones.
Barcelona, España: Editorial Ariel. Schellenberg, T. R. (1998). The Arrangement of Archives.
National Archives and Records Administration -NARA-.
Moreno, M. D., Peris, F. J. & González, T. (2001). Gestión de Washington, D.C., Estados Unidos.
la calidad y diseño de organizaciones: Teoría y estudio
de casos. Madrid, España: Prentice Hall. VV. AA. Consejo Internacional de Archivos. (2000). Norma
Internacional General de Descripción Archivística–Isad
Muller, S., Feith, J. A. & Fruin, R. (2003). Manual for the (G). 2ª ed. España: Consejo Internacional de Archivos.
arrangement and description of archives. Society of
Amer Archivists. 2nd Edition. Chicago: H.W. Wilson. VV. AA. Departamento Administrativo de la Función
Pública (DAFP). Dirección de Políticas de Control
Núñez, E. (1999). Organización y Gestión de Archivos. Interno Estatal y Racionalización de Trámites (2002).
Madrid, España: Ediciones Trea. Guía para la Racionalización de Trámites, Procesos y
Procedimientos. Bogotá, Colombia: Departamento

61
UNIDAD 2
Administrativo de la Función Pública (DAFP).
VV. AA. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación (Icontec). (2006). Norma Técnica
Colombiana NTC-ISO 9000-2005. Sistemas de Gestión
de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Primera
Actualización. Bogotá, Colombia: Instituto Colombiano
de Normas Técnicas y Certificación (Icontec).
VV. AA. Ministerio de Defensa Nacional (S.F). 2. Guía de

Procesos y Procedimientos. Gerencia Pública Activa:
Por una Cultura de Mejoramiento Gerencial. Bogotá,
Colombia: Imprenta Nacional.
Villanueva, G. (2007). La Archivística: Objeto e Identidad.

Puebla, México: Red Nacional de Archivos de
Instituciones de Educación Superior en colaboración
con la Universidad Autónoma de Puebla (BUAP).
Villaseca, O. (2012). Directrices para la Identificación de

Fondo Documental. Serie Directrices y Normas Técnicas
para la Gestión de Archivos. Número 2. Santiago de
Chile, Chile: Archivo Nacional de Chile.

62
UNIDAD 2
GLOSARIO administrativas funcionales que integran dicha estructura

orgánica.
Clasificación documental: Operación archivística que
tiene como propósito, en primer lugar, la identificación y Principio de orden original: Principio de la teoría de la
el agrupamiento sistemático de los documentos que son gestión de documentos y archivos que permite identificar
producidos y/o recibidos por las unidades administrativas los procedimientos administrativos, que determinan la
funcionales (dependencias) de una entidad. En segundo ordenación de los documentos que son producidos, recibidos
lugar, tiene como objetivo el establecimiento de un sistema y conservados en desarrollo de un trámite.
de ordenación lógico para garantizar la organización,
conservación, control y recuperación de estos. Principio de procedencia: Principio de la teoría de la
gestión de documentos y archivos que permite identificar
Estructura orgánica (organigrama): Disposición de carácter los productores documentales, los cuales pueden
sistemático de las unidades administrativas funcionales ser productores de naturaleza institucional (fondos
que integran una entidad. Esta dispuesta de acuerdo documentales), refiriéndose al conjunto de los documentos
con criterios establecidos de jerarquía y especialización, que son producidos, recibidos y conservados por una entidad.
ordenados y codificados con el propósito fundamental de O productores de naturaleza administrativa (secciones y
identificar y visibilizar los niveles jerárquicos y las relaciones subsecciones documentales), refiriéndose a las unidades
de dependencia. administrativas funcionales que conforman la estructura
orgánica de una entidad.
Funciones: Enunciados que identifican y determinan las
actividades funcionales que son realizadas por las personas, Procedimiento: Descripción de actividades, acciones o
con el propósito fundamental de garantizar el cumplimiento eventos de naturaleza secuencial e interdependiente que
del cometido de un empleo. son desarrolladas dentro de un proceso, determinando las
personas responsables de la ejecución, la metodología de
Marco normativo: Conjunto de disposiciones normativas desarrollo, el flujo de documentos y el periodo de ejecución.
y regulatorias (generales y específicas) que determinan El procedimiento involucra el alcance, las disposiciones de
la estructura orgánica de una entidad. También otorgan y carácter normativo y regulatorio y los elementos técnicos,
delegan las funciones que son cumplidas por las unidades entre otros aspectos.

63
UNIDAD 2
Proceso: Conjunto de actividades, acciones o eventos de

naturaleza secuencial e interdependiente, que tienen como
propósito fundamental la obtención de un resultado de
carácter específico y predeterminado, como consecuencia de
la agregación de valor en las etapas o fases desarrolladas por
las personas responsables del cumplimiento de funciones de
acuerdo con la estructura orgánica de una organización.


Gestion Documental Unidad2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Gestion Documental Unidad2

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Gestion Documental Unidad2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Componente temático Contratación Estatal

Claudia Marcela Franco

Fernando Augusto Medina

Helga Paola Pacheco R.

Javier Augusto Mayor

Diseño de portada: Luis Rodríguez

Diagramación: Jorge Laverde

Corrección de estilo: Siloe Bravo

Última versión Octubre de 2016

Contenidos producidos en el marco del contrato interadministrativo 273 celebrado

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

UNIDAD DIDÁCTICA 2. MARCO FUNDAMENTOS Y ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL................................... 4

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

UNIDAD DIDÁCTICA 2. MARCO FUNDAMENTOS Y

RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA En la presente unidad didáctica, conscientes de la imperiosa

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

[…] los documentos públicos debían agruparse de

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Así mismo, al interior del fondo documental, las series que

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Figura 1. Principio de procedencia

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Figura 2.Principio de procedencia

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

En el proceso de clasificación documental, el principio

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

1.2. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

El principio de orden original establece que los documentos

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Figura 7. Principio de orden original

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Figura 8. Principio de orden original

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Figura 10. Ejemplo

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Figura 11. Ejemplo

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Figura 12. Ejemplo

Fuente: Elaboración propia.

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: