CURSO

Marcos de Referencia y Elementos de

Clasificación Documental
UNIDAD DIDÁCTICA
ión documental

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$ Administración Pública
 Escuela Superior de Adm inistración
Pública ESAP.

Curso
Marcos de referencia y elementos de
clasificación documental

Unidad
didáctica Marco de
referencia de la
clasificación documental

Autor
Javier Augusto Mayor Forero

Fecha última versión

Junio de 2024

Equipo de producción de la
Subdirección Nacional de Proyección
Institucional - Dirección de
Capacitación - ESAP: corrección de
estilo, acompañamiento pedagógico,
diseño instruccional, diseño
gráfico y virtualización.

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CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4

Competencia .. .. 5

TEMA 1 - MARCO DE REFERENCIA .. 6

Marco teórico. . 7

GLOSARIO .. .. . . . .. 21

REFERENCIAS 22
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RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

El proceso de organización de los documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones
públicas, las empresas privadas y las organizaciones sociales y/o comunitarias, como resultado del
cumplimiento lde las funciones y la realización de los procesos y procedimientos, en virtud de
com• petencias o atribuciones legales, está determinado por tres (3) operaciones archivísticas
fundamen• tales, a saber: la clasificación, la ordenación y la descripción.

La clasificación documental es una operación archivística que tiene como propósito posibilitar la
separación y/o agrupamiento de los documentos producidos y/o recibidos en un fondo, estable•
ciendo grupos y categorías, de conformidad con la estructura orgánica y/o funcional de las orga•
nizaciones, en cumplimiento de los principios archivísticos de procedencia y orden original. Dicha
operación es fundamental teniendo en cuenta que permite mejorar el control de los documentos
producidos y/o recibidos, garantizando mayor nivel de eficiencia en el flujo de la información en las
organizaciones, dado que facilita la identificación y la localización de los documentos respondien•

do así a las necesidades de las organizaciones y optimizando el proceso de toma de decisiones.

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COMPETENCIA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

Conoce los referentes normativos y teóricos de la operación archivística de la clasificación docu•

men Lal, logrando comprender y valorar su importancia como elementos esenciales para el cumpli•
miento de los principios constitucionales de moralidad y eficiencia que orientan la función admi•
nistrativa, y los principios de racionalidad y eficiencia que orientan la gestión y administración
de los archivos y/o documentos.
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TEMA 1 - MARCO DE REFERENCIA

La operación archivística de la clasificación la creación, la organización, la preservación

documental, partiendo del reconocimiento try el control de los archivos, trascendiendo la
y la significación, se da en primer lugar, conservación física de los documentos y pro•
desde el objetivo esencial que cumplen los moviendo su apropiación, consulta e investi•
archivos con el propósito de garantizar la gación como herramientas de generación de
disposición organizada de los documentos conocimiento y; en tercer lugar, desde la im•
para institucio• nalizar las decisiones portancia que tienen los archivos y documen•
administrativas e instru• mentalizar la gestión tos como elementos del patrimonio cultural
administrativa, política, económica, social y y referentes de la identidad nacional, se en•
cultural del Estado; en segundo lugar, cuentra fundamentada en diferentes fuentes
desde la obligación que cum• de carácter normativo (Tabla
1).
ple el Estado con el propósito de garantizar

NORMA DESCRIPTOR/ CONTENIDO

Artículo 20: Derecho a la información/ Artículo 70: Acceso a la cultura/
Constitución Política de
Artículo 72: Patrimonio cultural de la nación/ Artículo 74: Acceso a los
Colombia de 1991
documentos públicos.

Organización y r orlaleci míen Lo de los archivos del orden

Ley 80 de 1989
nacional departamental, municipal y distrital.

Artículo 4°: Principios de la función archivística / Artículo 7° -Artículo

10°: Categorización de los archivos/ Artículo 11: Obligatoriedad de
Ley 5 94 de 2000
conformación de los archivos públicos/ Artículo 23: Formación de
archivos/ Artículo 27: Acceso y consulta de los documentos.

Decreto 2578de 2012 Sistema Nacional de Archivos/ Red Nacional de Archivos.

Decreto 2609de 2012 Artículo 9°: Procesos de la gestión documental.

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Acuerdo 05 de 2013
Criterios Básicos de clasificación, ordenación y descripción de archivos
(Archivo General de la
en las entidades públicas y entidades privadas (funciones públicas).
Nación)

Tabla 1. Referentes normativos

Marco teórico
La palabra clasificar, etimológicamente pro- {1998), plantean definiciones que coinciden
viene de la expresión latina classiñcare en señalar que clasificar es dividir, ordenar o
(RAE, disponer un conjunto de cosas en clases, en•
2014), la cual se deriva igualmente de las locu• tendiendo por clases las agrupaciones o divi•
ciones latinas classis (sustantivo), cuyo signifi• siones que resultan de repartir los elementos
cado es clase y ñcar (verbo) que significa hacer de un conjunto, siendo posible identificar y
(Didacterion, s. f.). establecer criterios o categorías de unión o
separación teniendo en cuenta las caracterís•
Complementando lo anterior, es importante ticas comunes o características diferenciales
mencionar que la Real Academia Española - de los elementos (Figura 1).
RAE (2014)- y la filóloga y lexicógrafa
Moliner

jy~'
CARACTERÍSTICAS DIFERENCIAS
~
~

ORDENACIÓN

Figura 1. Proceso de clasificación. Fuente: elaboración propia.

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En este orden de ideas, resulta posible señalar individual de acuerdo con un esquema de
que la palabra clasificación tiene una conno• agrupamiento u ordenación determinado.
tación bastante amplia que no solamente se
encuentra relacionada con la gestión de los Desde esta perspectiva se puede inferir que
documentos y archivos producidos y/o recibi• todos los objetos, tal como es posible
dos por las organizaciones, sino con diferen• obser• var a continuación. son susceptibles de
tes escenarios del conocimiento, entendien• ubi• carse dentro de un grupo, clase o
do que se trata esencialmente de un proceso categoría en razón de sus características y
que tiene como propósito la identificación, el diferencias (Figura 2 y 3).
agrupamiento y la ordenación de los elemen•
tos individuales de una población o universo
determinado en agrupaciones, clases o cate•
••
A~e
~
gorías, partiendo de la identificación, recono•

cimiento y significación de sus características

•~ e
y diferencias.

~A e
Complementando lo anterior, es importante
señalar que de acuerdo con el Diccionario de la

Lengua Española (2014) clasificación es la "ac•

ción y efecto de clasificar", hecho que supone Figura 2. Proceso de clasificación.

Fuenle: elaboración propia.
la realización de una operación de carácter in•
telectual con el propósito fundamental de ga•
rantizar la disposición de cualquier elemento
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••
•
Figura 3. Proceso de clas
• •
ificació n: características/ diferencias. Fuente:

elaboración
• propia.

Ahora bien, cuando el concepto de clasifi responsabilidades asignadas legalmente y, en

cación es analizado e interpretado desde la segundo lugar. estructurar conceptualmente
perspectiva de la gestíón de los documentos la documentación en un sistema de carácter
y archivos producidos y/o recibidos por las or• objetivo y estable de clases y categorías.
ganizaciones, el término utilizado es "clasifi•
cación documental". De igual manera, es necesario mencionar la
importancia que tiene la clasificación docu
Es importante mencionar que la operación mental como fundamento teórico del campo
archivístíca de la clasificación documental, disciplinar de la archivística y siendo recono
ha sido considerada y valorada cida y valorada como una operación archivís•
tradicionalmente como la columna vertebral tica neurálgica del proceso de organización
de los sistemas de organización y de documentos. En ciertas ocasiones, como
administración de documen• tos, teniendo resultado de la inexistencia de univocidad lin•
en cuenta que posibilita, en pri mer lugar, güística y normatividad regulatoria
analizar la información documental producida universal• mente reconocida y aceptada. se
y/o recibida por las organizaciones en el presentan confusiones de naturaleza
cumplimiento de las atribuciones y las terminológica con
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organización documental y ordenación documenta 11, suscitando polémicos y significativos debates

de naturaleza teórica y conceptual, cuyo abordaje resulta importante conocer, analizar y compren•

der, como condición sine qua non de entendimiento del tema, tal como lo expresan, entre
otros
autores, Heredia (1993) y Montejo (1997):

'' (...) Resulta un tanto extraña la persistencia en la confusión de ambos

conceptos, cuando de hecho en cualquier ámbito, clasificación y ordenación no
admiten igualdad de significados. La clasificación siempre supone establecimiento de
clases, de familias, agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjunto. La
ordenación es sim• plemente alineamiento dentro de cada subconjunto. Son conceptos
que revisten dichas notas tanto si lo aplicamos a cualquier manifestación social o
material, a las bibliotecas o a los archivos. En un ejército, se agrupa por divisiones,
compañías o centurias y se ordena a los componentes de cada una de ellas por estatura o
por número; en una biblioteca y en un centro de documentación, la información se
agrupa por familias terminológicas unidas por nexos de sintaxis, mientras que en un
archivo las clases o grupos están determinados en razón de la procedencia, de la
jurisdicción de la institución que produce los documen• tos, mientras que la ordenación
se establece, dentro de cada grupo, cronológicamente (documento tras documento) o
alfabéticamente a partir de términos expresivos de la in• formación que transmiten. La
clasificación se hace siempre de la misma forma, solo resul• tará diferente en razón de
los objetos o sujetos que se clasifican. La ordenación también responde siempre al
mismo planteamiento y su diversidad dependerá de la «unidad de orden» elegida que
determinará los distintos tipos de ordenación( ...).

(. .. ) Las polémicas teóricas sobre organización, clasificación y ordenación y so•

bre clasificaciones a priori o a posteriori, revelan una situación teórica aún inmadura.
La ordenación es una operación archivística que afecta a cada serie documental, al ''

1 ( ...) la terminología, además de ser la base para la estructura del conocimiento dentro de los lenguajes de especiali•
dad (a través de la sistematización de los conceptos). y servir de canal para la transferencia del conocimiento,
tam• bién constituye la base para la formulación de textos técnicos (la redacción técnica), para la traducción de
textos de especialidad (la traducción o la interpretación técnicas) y para la descripción, almacenamiento y
recuperación de la información especializada (la documentación técnica) Cabré ( 1993).
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'' tiempo que el orden físico de la documentación es una cuestión influida por la
nor• malización de documentos más que un asunto analítico. Se ha dicho, por ello, que
es una operación técnicamente mecánica. Estas dudas metodológicas demuestran que la
clasifi• cación de fondos es todavía un tema polémico.

El concepto técnico, como en el resto de disciplinas documentales, es clasificación,

que es la fase del tratamiento documental que tiene por objeto el análisis de la
información contenida en un fondo de archivo y su estructuración conceptual en un
sistema objetivo
y estable de clases y categorías de las familias competenciales y funcionales
administra•
tivas. Clasificar es separar, diferenciar, distinguir o dividir un conjunto de elementos de la
misma composición (sujetos productores, títulos de serie, funciones) en clases, grupos o
categorías, efectuando las subdivisiones que sean convenientes. Clasificar es analizar un
todo, una realidad, la información transmitida por un fondo documental, distinguiendo y
separando cada una de sus partes hasta llegar a conocer sus principios o elementos, las

''
unidades básicas de clasificación( ... ).

Teniendo en cuenta lo anterior, consideran• desarrollado y problematizado el tema de la

do haber presentado suficientes elementos clasificación documental enriqueciendo la
dis•
analíticos y argumentativos con el propósito
ciplina archivística.
fundamental de dilucidar la confusión termi•

nológica que se presenta en ocasiones y pa•

A continuación se presentan algunas defini•
rafraseando a Ramírez (2011), resulta conve•
ciones de clasificación documental que posi•
niente señalar que históricamente han sido
bilitan la identificación, análisis y comprensión
numerosos los tratadistas e instituciones,
de elementos comunes (Heredia, 1993, p. 6;
que representando diversas corrientes de
Cruz, 2011; Godoy, 2001):
pensamiento y escuelas conceptuales. han
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DEFINICIÓN
1

Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases.

grupos o series de tal manera que dichos grupos queden integrados formando
parte de la es tructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los
demás, con sus carac• terísticas propias que lo diferencian de los otros ( ... )
formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su vez es susceptible de
divisiones. Antfonia Heredia, 1993

Acción y efecto de agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo

mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original; para lo cual se identifican
los tipos documen• tales, se evidencian las relaciones que existen entre ellos y se
organizan en una estructu• ra lógica, llamada cuadro de clasificación que refleja
jerárquicamente dichas relaciones. La clasificación va indisolublemente unida a los
conceptos de fondo, principio de proce• dencia y principio de orden original [ ...]. José
Ramón Cruz Mundet, 2011

Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el

agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes,
teniendo como base la estructura orgánico - funcional de las instituciones y los
trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus
funciones. Archivo General de la Nación -AGN-, 2001

Figura 3. Definiciones de clasificación documental. Fuente: elaboración propia.

En síntesis, las definiciones presentadas anteriormente, permiten establecer que la clasificación

documental es una operación archivística que, partiendo del reconocimiento y significación de la in•

terrelación existente entre los documentos y la estructura orgánica y funcional de una

organización, tiene como propósito, en primer lugar, identificar y agrupar jerárquicamente los
documentos produ• cidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales
(dependencias)", mediante la inte-

2 El agrupamiento sistemático de los documentos producidos y/o recibidos por las estructuras formalmente
estab• lecidas (oficinas, unidades administrativas funcionales, áreas de trabajo, etc.) de una organización se concreta
en la conformación de agrupaciones documentales de características homogéneas. En este sentido, es importante
men• cionar que una agrupación documental es el conjunto de documentos producidos, recibidos y conservados
por las
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gración de grupos o clases (agrupaciones documentales), respetando los principios archivísticos de

procedencia y orden original y, en segundo lugar, establecer un sistema lógico de ordenación

para garantizar la organización, administración, conservación, control y recuperación de los
documentos.

El agrupamiento sistemático y jerárquico de la documentación de una organización se

concreta en agrupaciones documentales, las cuales son consideradas como representaciones
teóricas que permiten estructurar y ejemplificar los niveles de organización de los documentos
producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (dependencias) en

cumplimiento de atribu• ciones y funciones legalmente asignadas (Figura 4).

Figura 4. Agrupaciones documentales. Fuente: elaboración propia.

unidades administrativas funcionales (dependencias), en cumplimiento de las funciones legalmente asignadas. las
cuales, de acuerdo con la jerarquía ilustrada en la estructura orgánica (organigrama), originan los fondos, secciones,
subsccciones. series, subseries y unidades documentales.
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Las agrupaciones documentales mencionadas anteriormente, por una parte, son conformadas por
elementos de individuales con características particulares y homogéneas y, por otra parte, son
determinadas por categorías administrativas y categorías archivísticas que, de conformidad
con los principios archivísticos de procedencia y orden original, permiten la agrupación natural de

los documentos y consecuentemente la identificación, categorización y sistematización de los

mismos (Figura 5).

CATEGORÍA ARCHIVÍSTICA

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

UNIDAD DOCUMENTAL

Figura 5. Categorías administrativas/ Categorías archivísticas. Fuente: elaboración propia.

A continuación se presenta una descripción de las categorías administrativas y archivísticas que

determinan la estructuración del fondo documental (Figura 6).

Fondo documental: es el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por las uni•
dades o divisiones administrativas funcionales (dependencias) de una organización en el cumpli•
miento de sus atribuciones y responsabilidades (López, 2004; Acevedo, 2004; Consejo Internacio•
nal de Archivos, 2000) (Figura 6).
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UNIDAD
ADMINISTRATIVA
FLJNCI0NAI B

FONDO
- UNIDAD
+ +
UNIDAD
DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL A FUNCIONALC

EJEMPLO

OFICINA DE
íALENTO
HUMANO

ALCALDÍA
- + +
OFICINA
MUNICIPAL DE 0tlCINA
ADMINISTRATIVA
MACONDO JURÍDIC/\ Y FINANClrRA

Figura 6. Fondo documental. Fuenie: elaboración propia.

Un fondo documental es toda la documentación producida o recibida por una

insti• tución o persona física o jurídica en el curso de sus actividades y que esta
guarda por necesidades de información y testimonio. Pedro López Gómez, 2004

Un fondo documental es la totalidad de documentación producida y/o acumulada

cuya organización refleja la estructura o las funciones de su entidad generadora. El
fondo es el resultado de una primera aplicación del principio de procedencia y vincula
a la totalidad de los documentos producidos por una institución. Francisco Obed
Acevedo Gutiérrez,
2004

Un fondo documental es el conjunto de documentos, con independencia de su

tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y uttlrzecos
por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor. Consejo Internacional de Archivos, 2000
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Subfondo y/o sección documental: es una división del fondo documental conformada por el
conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por las subunidades o subdivisiones
administrativas funcionales (dependencias) de una organización3 en el cumplimiento de sus atribu•
ciones y responsabilidades (Heredia, 1991; Acevedo, 2004; Villaseca. 2012) (Figura 7).

SL JAFONDO 000 JMFNTAl SUBUNIDAD SUBUNIDAD ADM NISTRATIVA SU8UNIDAD

ADMINISTRATIVA FUNOONAL A FUNOON/\L B ADM NISTRATIVA FUNCIONAL
A

EJEMPLO

EJEMPLO
-
GRUPO DE CONTRA TOS GRUPO D[ GRUPO DE JURISDICCIÓN
OFICINA JURÍDICA
CONCILIACIONl::S COACTIVA

Figura 7. Subfondo y/o sección documental. Fuente: elaboración propia.

3
"(•••) cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-fondo tiene a su vez tantos sub-fon•
dos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad adminis•
trativa primaria subordinada". Consejo Internacional de Archivos (2000).
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DEFINICIÓN
1

Un subfondo y/o sección documental es una subdivisión del fondo. identificada con
la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la
institu ción que produce el fondo. Antonia Heredia Herrera, 1995

Un subfondo y/o sección documental es una subdivisión del fondo consistente en un

conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las
subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando
esto no es posible, con agrupaciones geográficas. cronológicas. funcionales o similares
de la propia docu• mentación. Francisco Obed Acevedo Gutiérrez, 2004

Un subfondo y/o sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la
producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la insti•
tución que produce el fondo. El subfondo o sección de fondo es, pues, el conjunto de
documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o
funcional. Osvaldo Villaseca Reyes, 2012

Serie documental: es el conjunto de unidades documentales o unidades archivísticas (Expedien•

tes) de estructura y contenido homogéneo. producidas y/o recibidas por las unidades o divisiones
administrativas funcionales (dependencias) de una organización, en cumplimiento de una función
o trámite de carácter administrativo regulado por una disposición de naturaleza jurídica o procedi•
mental (Heredia, 1991; Romero, 1997: /\cevedo, 2004) (Figura 8).

SERIE DOCUMENTAL
- UNIDAD
ADMINISTRATIVA
+
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
+
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL A FUNCIONAL B FUNCIONAL C
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EJEMPLO

-
SERIES DOCUMENTALES Sl::HII:: DOCUMl::N I AL
CONTRATOS
+
Sl::RII:: DOCUMl::N I AL SERIE DOCUMENTAL
l llSTORIAS LABORALES INFORMES

Figura 8. Serie documental. Fuente: elaboración propia.

Las series documentales, de acuerdo con la naturaleza estructural o formal; y complejas,

conformación de las mismas, se clasifican como cuando son series integradas por unidades
simples, cuando se trata de series integradas documentales complejas, denominadas ex•
por unidades documentales simples, denomi• pedientes, donde los tipos documentales que
nadas tipos documentales, donde cada integran la serie son diferentes pero se rela•
unidad documental es independiente de las cionan en razón de un trámite administrativo.
otras que
integran la serie, aunque comparten rasgos de

DEFINICIÓN
1

Una serie documental es el testimonio documental y continuado de actividades

repe•
titivas desarrolladas por un órgano en virtud de una función. Antonia Heredla
Herrera,
1991

Una serie documental es un conjunto de documentos producidos de manera

continua•
da como resultado de una misma actividad. José Ramón Cruz Mundet, 2006

Una serie documental es una "división archivística dentro de cada sección, que tiene
por señas de identidad unas formas documentales, un origen funcional y competencias
comunes. Manuel Romero Tallafigo, 1997
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Expediente o unidad documental compuesta: es una unidad documental o archivística

conforma• da por los documentos producidos y/o recibidos por las unidades o divisiones
administrativas fun• cionales (dependencias) de una organización en el tratamiento o la resolución
de un mismo asunto o tema, los cuales son acumulados naturalmente en el desarrollo de un

trámite, constituyendo "el testimonio escrito reflejo de un proceso administrativo" (Heredia, 1991)
(Consejo Internacional de Archivos, 2000, AGN, 2006) (Figura 9).

EXPEDIENTE
ADMINISTRATIVA
- UNIDAD UNIDAD
ADMINISTRATIVA
+ UNIDAD
ADMINISTRATIVA
ruNCIONAL A ruNCIONAL B FUNCIONALC

EJEMPLO

f -
EXPEDIENT
E
OrlCINA
+
OFICINA DE
+
OFICI NI\ /\DMINISTR/\
JURÍDICA TALENTO TIV/\ Y
HUMANO FINANCIERA

Figura 9. Expediente. Fuente: elaboración propia.

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DEFINICIÓN
1

Un expediente o unidad documental compuesta es una unidad organizada de

docu• mentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el
proceso de organización archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. El expe• diente es generalmente la unidad básica de la serie. Consejo
Internacional de Archivos,
2000

Un expediente o unidad documental compuesta es un conjunto de testimonios

escri• tos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha
seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que
no tengan la resolución final, pero el hecho de que se conserven algunas de las etapas
-las principa• les- del proceso administrativo los hará acreedores al calificativo de
expedientes. aunque incompletos. Antonia Heredia Herrera, 1991

Un expediente o unidad documental compuesta es una unidad documental compleja

formada por un conjunto de documentos generados orgánica y runcionalmente por una
instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Archivo General de la
Nación
·AGN·, 2006
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GLOSARIO

Agrupación documental: conjunto de docu• Fondo documental: conjunto de documentos

mentos producidos, recibidos y conservados producidos, recibidos y conservados por una
por las unidades administrativas funcionales persona natural o persona jurídica (productor
(dependencias), en cumplimiento de las fun• documental) en cumplimiento de competen•
ciones legalmente asignadas. cias, potestades, funciones y actividades ad•
ministrativas (trámites) reguladas por disposi•
Clasificación documental: operación arch i• ciones de carácter jurídico o procedimental.
vística que tiene como propósito, en primer
lugar, la identificación y el agrupamiento siste• Serie documental: conjunto de unidades do•
mático de los documentos que son producidos cumentales o archivísticas de estructura y
y/o recibidos por las unidades administrativas contenido homogéneo producidas y/o agru•
funcionales (dependencias) de una entidad y; padas de manera repetitiva y continuada por
en segundo lugar, el establecimiento de un una persona jurídica o persona natural (pro•
sistema de ordenación lógico para garantizar ductor documental) en cumplimiento de com•
la organización, conservación, control y recu• petencias, potestades, funciones y actividades
peración de los mismos. administrativas (trámites) reguladas por dispo•
siciones de carácter jurídico o procedimental.
Expediente o unidad documental compues•
ta: unidad documental o archivística confor• Subserie documental: conjunto de unidades
mada por los documentos producidos y/o documentales que conforman una serie
recibidos por las unidades o divisiones admi• docu• mental, y que se encuentran
nistrativas funcionales (dependencias) de una jerarquizadas e identificadas separadamente
organización en el tratamiento o la resolución del conjunto de unidades documentales que
de un mismo asunto o tema, los cuales son conforman la se• rie documental por el
acumulados naturalmente en el desarrollo de contenido y característi• cas específicas de las
un trámite. unidades documentales derivadas del
cumplimiento de las competen• cias,
potestades, funciones y actividades ad•
ministrativas (trámites).
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REFERENCIAS

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Marcos de Referencia y Elementos de
Clasificación Documental

UNIDAD DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

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5 Administración Pública