Este documento técnico presenta la metodología para realizar estudios de clima organizacional en organizaciones de salud. Define clima organizacional y describe la importancia de medirlo periódicamente para conocer las percepciones de los trabajadores y mejorar factores negativos. Explica el alcance, objetivos, base legal y contenido de la metodología, incluyendo definiciones, características del clima organizacional e instrumentos para medirlo y elaborar planes de mejora.
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RM468-2011-MINSA Metodologia para El Estudio Del Clima Organizacional v.02.
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Metodologia para el Estudio del Clima Organizacional v.02.
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RM468-2011-MINSA Metodologia para el Estudio del Clima Organizacional v.02.
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DOCUMENTO TCNICO:
METODOLOGA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA
ORGANIZACIONAL- V. 02. DOCUMENTO TCNICO, METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL. V, l. INTRODUCCiN El Ministerio de Salud, tiene la responsabilidad de actualizar peridicamente y de manera progresiva los lineamientos y estndares que forman parte de los componentes del Sistema de Gestin de la Calidad en Salud, de conformidad con el desarrollo del pals, los avances del sector y con los resultados de evaluaciones de la percepcin de los usuarios, En el marco del proceso de descentralizacin, Aseguramiento Universal y la Politica Nacional de Calidad, las organizaciones de salud establecen y desarrollan acciones de gestin de la calidad, a fin de mejorar sus procesos, resultados, el clima organizacional y la satisfaccin de los usuarios internos y externos, El clima organizacional esta dado por las percepciones compartidas por los miembros de una organizacin respecto al trabajo, el ambiente fisico en que ste se da, las relaciones interpersonales que tienen lugar en torno a l y las diversas regulaciones formales e informales que afectan a dicho trabajo, Se debe tener en cuenta que el comportamiento humano es un tema complejo y dinmico, por lo cual requiere investigacin, actualizacin y verificacin, necesarios para la elaboracin de un estudio de clima organizacional, cuyo objetivo principal es identificar las percepciones de los trabajadores, para definir planes de accin orientados a mejorar los aspectos que afectan negativamente el normal desarrollo de la organizacin y de igual manera potenciar todos aquellos aspectos favorables, que motivan y hacen de la gestin diaria una labor agradable que motiva a lodos, Para lograr esto es necesario el desarrollo y la aplicacin de un instrumento que permita evaluar el clima organizacional; as mismo, el monitoreo y evaluacin de los planes de mejora basados en los resultados enccntrados, Se propone que estas mediciones sean anuales para hacerlas comparables en el tiempo y permitan evaluar los resultados alcanzados, estableciendo medidas correctivas para lograr mejorar la calidad en las organizaciones de salud, basada en un mejor diseo organizacional, potencial humano y cultura, En este contexto se busca impulsar y desarrolar mejoras en el clima organizacional en nuestras organizaciones de salud, La Direccin de Calidad de la Direccin General de Salud de las Personas del Ministerio de Salud, con la participacin del Comit Tcnico de Clima Organizacional conformado por expertos en el lema y las Organizaciones de Salud que han participado como Pilotos durante los aos 2009 y 2010, han validado y redefinido el presente Documento Tcnico: Metodologla para el Estudio de Clima Organizacional, en su segunda versin, 2 DOCUMENTO TCNICO; METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CUMA ORGANIZACIONAL V, 02, n.- FINALIDAD: Desarrollar la cul:ura de calidad en las organizaciones de salud a travs de la mejora continua del clima organizacional. 111.- OBJETIVOS: OBJETIVO GENERAL Proporcionar una herramienta metodolgica que oriente e impulse el estudio del clima organizacional en las Organizaciones de Salud, OBJETIVOS ESPECFICOS Promover en las Organizaciones de Salud el Estudio de Clima Organizacional. Proporcionar la metodolog'a e instrumentos para la implementacin del Estudio de Clima Organizacional. Capacitar en los aspectos tcnicos que facilitan la Implementacin del Estudio de Clima Organizacional. Promover el uso prctico de los resultados. a travs de la elaboracin de proyectos planes y lo acciones de mejora del clima organizacional. Obtener informacin acerca de los factores que determinan los comportaO',ientos o'ganizacionales IV.- BASE LEGAL 1, Ley No 26842, Ley General de Salud, 2, Ley No 2i65i, Ley del Ministerio de Salud. 3, Ley N" 2i783, Ley de Bases de la Descentralizacin, 4, Ley N' 2i86i, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, 5. Ley N' 279i2, Ley Orgnica de Municipalidades, 6. Decreto Supremo N' 0232005SA que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Salud, 7, Resolucin Ministerial N' 519-2006-SNMINSA que aprueba el Sistema de Gestin de la Calidad en Salud, 8, Resolucin Ministerial N' 640-Z006/MINSA que aprueba el Manual para la Mejora Continua de la Calidad. 9, Resolucin Ministerial N' 589-2007/MINSA que aprueba el Plan Nacional Concertado de Salud, 10. Resolucin Ministerial N' 5962007/MINS que aprueba el Plan Nacional de Gestin de la Calidad en Salud. 11, Resoluci6n Ministerial N' 1432008/MINSA que constituye el Comit Tcnico de Clima Organizaciona!. 12, Resolucin Ministerial N' 623- 2008/MINSA, que aprueba los Documentos Tcnicos "Plan para el Estudio del CHma Organizaclonal 2008-2011 y Metodologia para el Estudio del Clima Organizacional 13, Resolucin Ministerial W 72i-2009iMINSA que aprueba el Documento Tcnico: Politlca Nacional de Calidad en Salud 3 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V. 02. V.- MBITO DE APLICACiN El Documento Tcnico: Metodologa para el Estudio de Clima Organizacional, es de aplicacin en las Organizaciones de Salud del Ministerio de Salud y de las Direcciones Regionales de Salud: y es de referencia o aplicabilidad para las organizaciones de salud de los dems subsectores, segn lo consideren. VI.-CONTENIDO 6.1 DEFINICiONES OPERATIVAS: CLIMA ORGANIZACIONAL: Son las percepciones compartidas por los miembros de una organizacin respecto al trabajo, el ambiente flslco en que ste se da, las relaciones interpersonales que tienen lugar en torno a l y las diversas regulaciones formales e nformales que afectan a dicho trabajo. ORGANIZACIONES DE SALUD: se define operacionalmente como organizaciones de salud a los establecimientos de salud. servicios mdicos de apoyo. Institutos, DISAlGERESAlDIRESA, Redes, Micro redes, sede central; y las que hagan sus veces en las instancias de EsSalua, Fuerzas Armadas y POlicfa Nacional, y en el subsector privado. RECURSOS HUMANOS (Usuarios internos): Personas que en el sistema de salud realizan acciones para el logro de resultados en el campo de la salud, ya sea en bienes o servicIos. Para el Estudio de Clima Organizacional se considera a toda persona que trabaje y tenga una relacin directa con la organizacin de salud, ACCIONES DE MEJORA.- Conjunto de acciones preventivas, correctivas y de innovacin en los procesos de la organizacin que agregan valor a los productos. PROYECTO.- Conjunto ordenado de acciones y procesos que usando recursos pre establecidos logra resultados en un tiempo determinado. PROYECTO DE MEJORA.- Son proyectos orientados a generar resultados favorables en el desempeo y condiciones del entorno a traves del uso de herramientas y tcnicas de calidad. PLAN DE ACCIN.- Documento debidamente estructurado, por medio del cual se busca materializar objetivos previamente establecidos, dotndolos de elementos cuantitativos y verificables a lo largo del proyecto. 6.2 IMPORTANCIA: El estudio del clima organizacional, permite conocer, en forma cientifica y sistematica. las opiniones de las personas acerca de su entorno laboral y condiciones de trabajo, con el fin de elaborar planes y/o proyectos que permitan superar de manera priorizada ios factores negativos que se detecten y que afectan el compromiso y la productividad del potencial humano. La implementacin del estudio de clima organizacional es un proceso sumamente complejo a raiz de la dinmica de la organizacin, del entorno y de los factores humanos. Por tanto muchas organizaciones reconocen que uno de sus activos fundamentales es su factor humano y requieren contar con mecanismos de medidn peridica de su Clima Organizacional. Al evaluar el Clima Organizacional se conoce la percepcin que el personal tiene de la situacin actual de las relaciones en la organizacin, asl como las expectativas futuras, lo que permite definir programas de Intervencin y desarrollar un sistema de seguimiento y evaluacin. Cuando se realizan intervenciones para el mejoramiento organizadonal, es conveniente realizar mediciones iniciaies del Clima Organizacional, como referenCia objetiva y tcnicamente bien fundamentada, ms all de los juicios intu:ivos o anecdticos. Dicha medicin permite una mejor valoracin del efecto de la intervencin. 4 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO OEL CLIMA ORGANIZACIONAL V, 02, 6.3 CARACTERlsTICAS DEL CLIMA ORGANIZACIONAL Son aspectos que guardan relacin con el ambiente de la organizacin en que se desempean y desarrollan sus miembros, Tiene una cierta permanencia, a pesar de experimentar cambios por situaciones coyunturales, Tiene un fuerte impacto sobre los comportamientos y el desempeo de loscmiembros de la organizacin. Afecta el grado de compromiso e identificacin de los miembros de la organizacin Es afeclado por diferentes variables estructurales (estilo de direccin, polticas, pianes de gestin, etc,) 6.4 VARIABLES: 6.4.1 Potencial Humano: Constituye el sistema social interno de la organizacin, compuesto por individuos y grupos tanto grandes como pequeos, Las personas son seres vivientes, pensantes y con sentimientos que conforman la organizacin. y sta existe para alcanzar sus objetivos. [ VARIABLE DIMENSIONES ... , Uderazgo Innovacin _ .. ~ ~ ~ . ~ - - . j : Potencial Humano Recompensa i YV 'v i 6.4.2 Diseho Organlzacional (Estructura): Las organizaciones segn Chester 1. Bernard, son "Un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o ms personas", En el aspecto de coordinacin consciente de sta definicin estn incorporados cuatro denominadores comunes a todas las organizaciones: la coordinacin de esfuerzos, un objetivo comn, la dlvsin del trabajo y una Jerarqua de autoridad, lo que generalmente se denomina estructura de la organizacin. DIMENSIONES 1, Estructura , ~ Toma decisiones Diseo Organizacional I Comunicacin : Organizacional Remuneracin 5 l
DOCUMENTO TECNICO: METOOOLOGIA PARA EL ESTUDIO OEL CLIMA ORGANIZACIONAL V, 02. 6.4.3 Cultura de la Organizacin: Una organizacin no es tal si no cuenta con el concurso de personas comprometidas con los objetivos, para que ello ocurra es indispensable tomar en cuenta el ambiente en el cual se van a desarrollar todas las relaciones, las normas y los patrones de comportamiento lo que se convierte en la cultura de esa organizacin, llegando a convertirse en una organizacin productiva. eficiente o improductiva e ineficiente dependiendo de las relaciones que entre los elementos de la organizacin se establezcan desde un principio, ,---------------,-----------------------, VARIABLE DIMENSIONES I Identidad Cultura de la :, Conflicto y Cooperacin I Org anizacin __________-11 Motivacin 6.5. CULTURA ORGANIZACIONAL Es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los integrantes de una organizacin tienen en comn, Es un sistema de significados compartidos por una gran parte de los miembros de una organizacin que se distinguen de una organizacin a otras, Es la conducta convencional de una sociedad, que influye en todas sus acciones a pesar de que rara vez esta realidad penetra en sus pensamintos conscientes, Tambin se encontr que las definiciones de cultura estan identificadas con los sistemas dinmicos de la organizacin ya que los valores pueden ser modificados, como efecto del aprendizaje continuo de los individuos: adems le dan importancia a los procesos de sensibilizacin al cambio como parte puntual de la cultura organizacional. La cultura organizacional, atmsfera o ambiente organizacional, como se quiera llamar, es un conjunto de suposiciones, creencias, valores o normas que comparten sus miembros, Adems, crea el ambiente humano en que los empleados realizan su trabajo, De esta forma, una cultura puede existir en una organizacin entera o bien referirse al ambiente de una dIviSIn, filial, planta o departamento, DIFERENCIA ENTRE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL: CULTURA ORGANIZACIONAL CLIMA ORGANIZACIONAL ,Conjunto de valores, creencias y PercepCiones que el trabajador tiene de las : entendimientos que los integrantes de una estructuras y procesos que ocurren en su organizacin tienen en comn, medio laboral. ISe trasmite en el tiempo y se va adaptando, RefieJa la forma en que estn hechas las , de acuerdo a las influenCias externas y.a las , cosas en un entorno de trabajo determinado presiones mternas producto de la dlnamlca '(Inst t' h' t' 'ca) i organizacional (evolucin histrica), an:nea no IS on , 'i Es duradera , Tiene carcter temporal. 6 ----------- I DOCUMENTO TCNICO; METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V. 02. : Influye directamente en e! desarrollo de las I Precede y fundamenta el clima. actividades de la organizacin.
. Medicin cualitatlval observacin de campo. i Medcin cuantitafival encuesta. I Sociologal Antropologla. Disciplina: Psicologa 6.6 CONSECUENCIAS DEL CLIMA ORGANIZACIONAL. Un clima organizacional saludable o no saludable, influye positiva o negativamente en la organizacin y depende de la percepcin que los miembros tienen de la .organizacin Entre las consecuencias positivas podemos nombrar las siguientes: sentimiento de logro. afiliacin, poder, productividad, baja rotacin, satisfaccin. adaptacin. innovacin etc. Entre las consecuencias negativas podemos sealar las siguientes: inadaptacin. alta rotacin, ausentismo. poca innovacin, baja productividad, etc. El clima organizacional, junto con las estructuras, las caractersticas organizacionales y los individuos que la componen. forman un sistema interdependiente altamente dinmico. Un clima organizacional saludable. fomenta el desarrollo de una cultura organizacional establecida sobre la base de necesidades, valores, expectativas, creencias. normas y prcticas compartidas y trasmitidas por los miembros de una institucin y que se expresan como conductas o comportamientos compartidos. 6.7 DIMENSIONES DEL CLIMA ORGANIZACIONAL Las dimensiones del clima organizacional son las caracteristicas susceptibles de ser medidas en una y que influyen en el de los individuos. Por esta razn, para llevar a cabo el estudio del clima organizacional es conveniente conocer las once dimensiones a ser evaluadas: 1) Comunicacin: Esta dimensin se basa en las redes de comunicacin que existen dentro de la organizacin as como la faclidad que tienen los empleados de hacer que se escuchen Sus quejas en la direccin. 2) Conflicto y cooperacin: Esta dimensi6n se refiere al nivel de colaboraci6n que se observa entre los empleados en el ejercicio de su trabajo y en los apoyos materiales y humanos que stos reciben de su organizacin. 3) Confort: Esfuerzos que realiza la direccin para crear un ambiente fisico sano y agradabe. 4) Estructura: Representa la percepcin que tienen los miembros de la organizacin acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, tramites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de Su trabajo. La medida en que la organizacin pone el "fasis en la burocracia, versus el nfasis puesto en un ambiente de trabajo libre. informal e inestructurado. 5) Identidad: Es el sentimiento de pertenencia a la organizacin y que es un elemento importante y valioso dentro del grupo de trabajo. En general, la sensacin de compartir los objetivos personales con los de la organizacin. 6) Innovacin: Esta dimensin cubre la voluntad de una organizacin de experimenta' cosas nuevas y de cambiar la forma de hacerlas. 7) Liderazgo: .Influencia ejercida por ciertas personas especialmente los jefes, en el comportamiento de otros para lograr resultados. No tiene un patrn definido. pues va a depender de muchas condiciones que existen en el mediO social como: valores, normas y procedimientos, adems es coyunural. 7 DOCUMENTO TCNICO; METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V, 02, 8) Motivacin: Se refiere a las condiciones que llevan a los empleados a trabajar ms o menos intensamente dentro de la organizacin Conjunto de irtenciones y expectativas de las personas en su medio organizacional. Es un conjunto de reacciones y actitudes naturales propias de las personas que se manifiestan cuando determinados estmulos del medio circundante se hacen presentes, 9) Recompensa: Es la medida en que la organizacin utiliza ms el premio que el castigo, esta dimensin puede generar un clima apropiado en la organizacin, pero siempre y cuando no se castigue sino se incentive al empleado a hacer bien su trabajo y si no lo hace bien Se le impulse a mejorar en el mediano plazo, 10. Remuneracin: Este aspecto se apoya en la forma en que se remunera a los , trabajadores, 11. Toma de decisiones: Evala la informacin disponible y utilizada en las decisiones que se toman en el interior de la organizacin asl como el papel de los empleados en este proceso, Centralizacin de la toma de decisiones, Analiza de qu manera delega la empresa el proceso de toma de decisiones entre los niveles jerrquicos 6.8 ETAPAS DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACtONAL: Las etapas del estudio de clima organizacional pueden ser adecuadas o adaptadas segn la necesidad de la realidad local, son las siguientes: 6.8.1 Etapa de Planificacin ObJetivo: Lograr el compromiso y apoyo de la Alta Direccin de las organizaciones de salud para la del estudio de clima organizacional y en base a los resultados obtenidos, realizar mejoras en el clima de la organizacin, Inicio: Conformacin del Equipo Tcnico Regional I Local y elaboracin del Plan para el Estudio de Clima OrganizaGonal Fin: Aprobacin del Plan para el Estudio de Clima Organizacional y la firma del Acta de compromiso Productos de esta Etapa: Resolucin que aprueba la confonnacin del Equipo Tcnico Regionall Local Resolucin que aprueba el Plan para el Estudio de Clima Organizacional (Anexo N 01 Esquema del Plan para el Estudio de Clima Organizacional) Acta de compromiso que debe ser renovada en cada cambio de gestin en la organizacin de salud (Anexo N 02 Esquema del Acta de CompromiSO) 6.8.2 Etapa de Ejcucin ObJetivo: Lograr la participacin activa de los usuarios internos de la OrganizaCin de Salud Inicio: Comunicacin interna en la organizacin de salud - difusin y socializacin del Objetivo de la medicin Fin: Aplicacin de la encuesta Producto: Encuesta aplicada al personal de la organizacin de salud Actividades a desarrollar en esta etapa: Sensibilizacin: El Comit Tcnico de Ciima Organizacional, a travs de la Direccin de Calidad de Salud de la D"ecCn General de Salud de las Personas del Ministerio de Salud, 8 DOCUMENTO TCNICO; METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V. 02. convocar a DI"ectores de DISA. GERESA. DIRESA, Hospitales, Institutos, Equipos Tcnicos Regionales y Locales. a una reunin donde se presente la bportancia de contar con un estudio de clima organizacional como herramienta e indicador de gestin que permitir realizar mejoras en el clima de la organizacin El Equipo Tcnico Regional convocar a travs de su DISAI DIRESAI GERESA a los Directivos de hospitales, redes y jefaturas de los establecimientos de salud. a una reunin donde se presente la importancia de contar con un estudio del clima organizacional como herramienta e indicador de gestin que permitir realizar mejoras en el clima de la organizacin. El Equipo Tcnico de los Hospitales nacionales e Institutos a travs de su Direccin convocar a sus Directivos y Jefes de Departamentos yio Servicios, a una reunin donde se presente la importancia de contar con un estudio de! clima organizacional como herramienta de gestin e indicador de gesltn que permitir realizar mejoras en el clima de la organizacin. Los Equipos Tcnicos Regionales, Locales y de Institutos, realizarn actIvidades de sensibilizacin y motivaran al recurso humano (usuarios internos) buscando su participacin en el desarrollo del estudio. Capacitacin: El Comit TcniCO de Clima Organizacional capacitar a lOs Equipos Tcnicos Regionales y Locales en la aplicacin de la metodologia para el estudio de clima organizacional. El Equipo Tcnico Regional capacitar a los Directivos de los Hosp::ales, Red y Jefaturas de los establecimientos de salud de su jurisdiccin en la aplicacin de la metodologia para el estudio de clima o"ganizacional. El Equipo Tcnico Local de los Hospitales nacionales e Institutos capacitar a sus Directivos, jefes de departamentos, servicios y reas, en la aplicacin de la metodologa para el estudio de clima organizacional. Aplicacin de la encuesta: A cargo de los Equipos Tcnicos Regionales y Locales con el apoyo tcnico de la Unidad de Gestin de la Calidad o quien haga sus veces. La Unidad de anlisis para el primer nivel de atencin ser la Micro red y/o Establecimiento de salud, a partir del segundo nivel la unidad ser la Organizacin de Salud. De acuerdo a la programacin y cronograma establecido por el Equipo Tcnico Regional y/o Local. segn sea el caso, se acudir a los departamentos. servicios y/o reas de la Organizacin de Salud, a fin de aplicar las encuestas A nivel de Micro red yio establecimiento de salud se convocar a los usuarios internos. se deber conformar varios grupos y establecer diferentes horarios, dependiendo del tamao y complejidad de la organizacin. sin alterar la atencin de los servicios de salud. Se proceder a explicar ei objetivo del estudio y orientar sobre el llenado del instrumento y absolver las dudas del encuestado Recordar que el cuestionario es annimo y confidencial El cuestionario es autoapcable Se verificar el llenado de la totalidad de los enunciados al termino de la aplicac:n Al finalizar la aplicacin los cuestionarios sern entregados al Equipo Tcnico Regional y/o Local, para su procesamiento y anl.isis. La frecuencia de la mecin es una vez al ao 9 DOCUMENTO TCNICO: METODOlOGrA PARA El ESTUDIO OEl CLIMA ORGANIZACIONAL V, 02. 6.8.3 Etapa de Verificacin de los resultados Objetivo: Conocer y analizar los resultados obtenidos en el estudio del c!ima organizacional realizado, Inicio: Procesamiento de los datos y anlisis de los resultados obtenidos Fin: Entrega de resultados a la Alta Direccin, Jefaturas de Departamentos, Servicios, reas y a la organizacin en general Producto: Informe tcnico del estudio de clima organizacional (Anexo N 03 - Esquema del informe tcnico del estudio de clima organizacional) Actividades a desarrollar en esta etapa: Los Equipos Tcnicos Regionalesl Locales se encargarn de realizar un Informe del Proceso de Aplicacin del Instrumento en su mbito, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Grado de cumplimiento del Plan de Estudio de Clima Organizacional: nivel de organizacin Grado de participacin: mide el porcentaje de trabajadores que no accedieron o no participaron en la aplicacin del instrumento. Resultados obtenidos Puntos criticas en el proceso de implementacin Recomendaciones 6.8.4 Etapa de Intervencin en base a los Resultados obtenidos Objetivo: Realizar el seguimiento y monitoreo de la implementacin del plan de intervencin y acciones de mejora, segn sea el caso Inicio: Elaborar el Plan de intervencin en clima organzacional, acciones yl o proyectos Fin: Plan de intervencin, proyecto o accin de mejora en clima organizacional implementado, segn sea el caso Producto: Informe del avance del Plan de intervencin, proyecto o accin de mejora en clima organizacional Actividades a desarrollar en esta etapa: Desarrollo de Plan de intervencin, acciones ylo proyectos de mejora relacionados al clima organizacional, en los diferentes procesos que son percibidos como una debilidad o amenaza Plan de intervencin en clima organizacio:'1al: liderado el Director y lo su representante Articular las acciones de mejoramiento de clima organizacional con los objetivos estratgicos de la organizacin, Al finalizar esta etapa el Equipo Tcnico Regional! Local para el estudio del clima organizacional, promover la elaboracin de un documento de sistematizacin de experiencias exitosas que puedan ser socializadas para fortalecer el desarrollo del clima organizacional en otras Organizaciones de Salud. 10 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CUMA ORGANIZACIONAL V. 02. 6.9 TIEMPO PARA REALIZAR EL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL: No existe un momento especifico para realizar un estudio de clima organizacional, puede realizarse en cualquier momento, sin embargo, es recomendable: Repetirla habitualmente, en la misma poca o mes del afio: esto permite ver la evolucin del clima organizadona! ao a ao. garantiza que los resultados de diferentes aos sean comparables entre s. Evite realizarla en momentos que interfiera con otras circunstancias que puedan alterar el resultado: como evaluacin de desempef'io, aumento salarial, etc. Evite realizarla despus de crisis o eventos problemticos: como reestructuraciones. fusiones. etc. La idea es medir los problemas y descontentos del dia a dia, y no esperar situaciones especiales para hacerlo'. Debe realzarse una vez al allo, los cambios que se generan a partir de la' medicin requieren de tiempo y de un gran compromiso de todos los miembros de la organizacin. Al realizar mediciones continuas las personas no perciben los cambios que se generan e incluso muchos de ellos no se han adoptadO a los mismos de tal manera que los resultados terminan siendo los mismos de la medicin antenor. 6.10 BENEFICIOS DE LA MEDICiN DEL CUMA ORGANIZACIONAL: 1. Permite obtener informacin confiable y vlida sobre el funcionamiento de la Organizacin. 2. Establece el valor promedio del Clima Organizacional y compara el clima entre las diferentes reas de la Organizacin de Salud para realizar el Benchmarking interno, a fin de utilizar las mejores prcticas dentro de la Organizacin de Salud. 3. Es una herramienta til e importante de diagnstico. cuyo fin es mejorar el funcionamiento de la organizacin. 4. Monitorear el resultado de las acciones. planes yl o proyectos de mejora del clima organizacional, para evaluar su avance en diferentes momentos 5. Permite diagnosticar las fuentes de confiicto, de estrs o de insatisfaccin contribuyentes a generar comportamientos negativos. 6. Brinda informacin a los Directivos de la Organizacin de Salud, que les permite asumir un enfoque proactivo ante los cambios 7. Detectar las fortalezas y debilidades organizacionales relacionados al clima organizacional 8. Definir e implementar acciones, planes yl o proyectos de mejora 9. Permite iniciar y mantener un cambio que indique a la administracin los elementos especificos sobre los cuales orientan sus Intervenciones. 10. Desarrollar competencias de comunicacin y participacin entre sus miembros 6.11 RESPONSABILIDADES 6.11.1. RESPONSABILIDADES DEL NIVEL NACIONAL La Dlreccln de Calidad de de la Direccin General de Salud de las Personas del MINSA Se encargar de: Definir los conceptos y la metodologia para el estudiO del clima organizacionaL 11 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLlMAORGANIZACIONAL V. D2, \ Conducir el proceso de implementacin del estudio del clima organizacional en el nivel nacional. Sensibilizar a las Direcciones Generales de DISAlGERESA/DIRESAllnstitutos o quien haga sus veces Difundir los Documentos Tcnicos: Plan y Metodologia para el Estudio del Clima OrganizacionaL Fortalecer las competencias de los Equipos Tcnicos Regionales y Locales para la implementacin del estudio del clima organizadonal en el nivel nacional. Sistematizar y socializar las experiencias exitosas del clima organizacional. Evaluar y analizar los resultados de los estudios del clima organizacional realizados en las organizaciones de salud Actualizar cada tres anos el documento tcnico: "Metodologa para el estudio del Clima Organizacional" y los instrumentos tCniCOS complementarios 6.11.2. A NIVEL REGIONAL las Direcciones de Salud (D1SA)1 Direcciones Regionales de Salud (DIRESA) Gerencias Regionales de Salud (GERESA) o quien haga sus veces en el nivel regional, se encargar de: o Constituir un Equipo Tcnico Regional para el Estudio de Clima Organizacional. conformado por: o Director General o un representante o Un representante de la Direccin de Calidad o quien haga sus veces. 8 Un representante de la Oficina de Recursos Humanos o quien haga sus veces. o Un representante del rea de Salud Mental o quien haga sus veces Segn lo considere el Equipo Tcnico, se incorporar otro Representante de Unidad o rea, o Conducir el proceso de la implementacin del estudio del clima organizacional en las organizaciones de salud de su mbito regional. o Concertar compromisos pol1ticos con el Gobierno Regional para impulsar el desarrollo e implementacin del Plan Regional de Clima Organizacional. o Concertar alianzas estratgicas con organizaciones que apoyen la inversin y ejecucin del Plan Regional de Clima OrgaQizacional. o Concertar alianzas estratgicas con organizaciones que apoyen la inversin y ejecucin de las acciones, planes y/o proyectos de mejora elaborados en base a los resultados obtenidos con el estudio de Clima OrganizacionaL o Brindar apoyo tcnico. administrativo, politico y financiero a las redes que implementen el Plan Regionat de Clima Organizacional. o Remitir el Informe tcnico de clima organizacional. al nivel nacional, sobre ioS resultados obtenidos en el estudio de clima organizacional o Remitir el Informe tcnico de clima organizacional, al nivel nacional, sobre las acciones, planes yio proyectos de mejora implementados en su mbito, Equipo Tcnica Regional para la Implementacin del estudio de clima organlzaclonal: Se encargar de: 12 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V, 02. Elaborar el Plan Regional de Clima Organizado na!. Conlormar el Equipo Tcnico local para la implementacin del estudio de clima organizacional a nIvel de Red, Micro Red y Hospitales Realizar actividades de sensibilizacin y capacitacin dirigidos a los directores de Hospitales, de Redes, Jefes de Departamentos, Servicios, reas y Equipos Tcnicos locales conformados, Difundir los documentos tcnicos: "Plan para el estudio del Clima Organizacional y Metodologla para el estudio del Clima Organizacionai", Capacitar y brindar asistencia tcnica a los Equipos Tcnicos Locales para la implementacin del estudio de clima organizacional, para la elaboracin del Plan local del Clima Organizacional y proyectos de mejora segn resultados obtenidos, Realizar el monitoreo, seguimiento y evaluacin del Plan Regional del Clima Organizacional y de los resultados de las intervenciones realizadas, en los niveles
Recopilar y consolidar la informacin de las redes y otras organizaciones de salud de su mbito y competencl, Sistematizar las experiencias exitosas en el proceso de implementacin de clima organizacjonal Retroalimentar a su organizacin de salud sobre los resultados de los estudios del clima organizadonal realizado Elaborar el Info:me tcnico de clima organizacional y enviarlo al nivel nacional Informar los resultados obtenidos de las acciones, planes y/o proyectos de mejora de clima organizacional implementados en base a los resultados obtenidos de la medicin, 6.11.3. A NIVEL LOCAL Direccin de Red, Micro red ylo Establecimiento de Salud (Hospitales e Institutos Nacionales) , Operativizar las acciones del Plan Local del Clima Organizacional, entre la Red, Micro red o Establecimiento de Salud, segn sea el caso, en coordinacin con los actores involucrados y en concordancia con las instancias en el marco de la descentralizacl6n, Incorporar en el Plan operativo institucional las actividades orientadas a garantizar la ImplementaCin y ejecucin del estudio de clima organizacionaL Realizar el monitoreo, seguimiento y evaluaci6n del Plan Loal del Clima OrganizacionaL Sistematizar las experiencias exitosas en el proceso de implemeotacin de clima organizaciona!. Retroalimentar e informar oportunamente sobre los avances a las instancias de su competencia, Elaborar el Informe tcnico de clima organizacional y enviarlo al nivel nacional Informar los resultados obtenidos de las acciones, planes y/o proyectos de mejora de clima organlzacional implementados en base a los resultados obtenidos de la medicin, El Equipo Tcnico Local para la implementacin del estudio de clima organizacional (en Direcciones de Red, Hospitales, Institutos Nacionales) Debe estar conformado bsicamente por: 13 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V, 02, Director de Redl Hospital/ Instituto o un representante Un representante de la Unidad de Gestion de la Calidad Un representante de la Unidad de Recursos Humanos Un representante del rea de Salud Mental o quien haga sus veces Segn lo considere el Equipo Tcnico, se incorporar otro Representante de Unidad o rea. Se encargar de: Elaborar el Plan para el Estudio del Clima Org (grupos, fecha, hora, lugar) por microrredes. teniendo en cuenta la ccmplejidad de los establecimientos y sin alterar la atencin de salud. Realizar actividades de sensibilizacin dirigidos al personal de la organizacin de salud Solicitar a la Unidad de Recursos Humanos de la organizacin de salud el listad e actual'lzado a la fecha de realizacin del estudio, de la informacin del lotal de usuarios internos que laboran en el/ los establecimientos de su mbito Aplicar el cuestionario del clima organizadonal, al personal que labora en la organizacin de salud de su jurisdiccin y recoleclarlos verificando el completo llenado de las mismas. Procesar y analizar los resultados Elaborar y remitir el Informe tcnico de clima organizacional, a las instancias de su competencia, sobre los resultados obtenidos del estudio de clima organizacional Socializar los resultados al Equipo de gestin y personal de la Organizacin de Salud Sugiere acciones, Proyectos o Planes de Mejora del clima organizacional y monitoriza su implementacin 6.12. POBLACiN OBJETIVO El Recurso humano de las Organizaciones de Salud del Sector Salud Criterios de inclusin para la aplicacin del instrumento (cuestionario): Trabajadores de las Organizaciones de Salud del sector salud Trabajadore's que laboren en reas administrativas y asistenciales Trabajador con tiempo mayor de tres meses de perf"1anencia en el puesto actual, en la organizacin de salud Todo trabajador seleccionado que se encuentre en el mOf"1ento de la aplicacin del instrumento Criterios de exclusin para la aplicacin del instrumento (cuestionario): Organizaciones que no pertenezcan al sector salud. Trabajador que no se encuentre en el momento de la aplicacin del instrumento (comisin, vacaciones, destacados, etc.) Trabajador con menos de tres meses de permanencia en el puesto actual, en la organizacin de salud Se recomienda el uso de las siguientes tcnicas de muestreo de acuerdo al nmero de trabajadores: Muestreo aleatolo simple, Censo. Diseo Muestral estratificado. 14 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V, 02, 6.13. ESTRUCTURA FINAL DEL INSTRUMENTO: El instrumento final (Anexo N 04) consta de 34 enunciados, 28 de los cuales miden las 11 dimensiones del clima organizacional en estudio y 6 que pertenecen a la Escala "Le" o escala de sinceridad, que se mide a travs de los siguientes enunciados: No me ro de bromas Siempre las cosas me salen perfectas Siempre estoy sonriente Nunca cometo errores Siempre que he encontrado algo lo he devuelto a su dueo Nunca he mentido Se consideran 11 dimensiones del clima organizacional: Comunicacin. Conflicto y cooperacin, Confort Estructura, Identidad, Innovacin Liderazgo Motivacin, Recompensa, Remuneracin Toma de decisiones Cada dimensin pertenece a una variable estudiada y cada enunciado pertenece a cada dimensin, asi tenemos: Variable Dimensin Enunciado i : : Conflicto y Cooperacin Puedo contar con mis compaeros de trabajo cuando los necesito, , r I Cultura de la ! Conflicto y . Cooperacin : Las otras reas o servicios me ayudan cuando las necesito. Organizacin Motivacin Recibo buen trato en mi establecimiento de salud. MI centro de labores me ofrece la oportunidad de hacer lo que mejor MotivaCin s hacer. .....~ ~ . ~ . 15 DOCUMENTO TECNICO: METODOl.OGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V. 02. IMotivacin Identidad Identidad Identidad Variable Dimensin Toma de Decisiones Toma de Decisiones Remuneracin Remuneracin Estructura Diseo Organizacional Estructura Comunicacin Organizacional Comunicacin Organizacional Comunicacin Organizacional Innovacin Innovacin Potencial Humano Innovacin Innovacin Liderazgo Mi Jefe inmediato se preocupa por crear un ambiente laboral agradable . Estoy comprometido con mi organizacin de salud . Me interesa el desarrollo de mi organizacin de salud. Mi contribucin juega un papel importante en el xito de mi organizacin de salud. Enunciado I : Mi jefe inmediato trata de obtener informacin antes de tomar una decisin. En mi organizacin participo en la toma de decisiones Mi salario y beneficios son razonables. Mi remuneracin es adecuada en relacin con el trabajo que realizo. Las tareas que desempeo corresponden a mi funcin. Conozco las tareas o funciones especificas que debo realizar en mi , organizacin, Mi jefe inmediato se comunica regularmente COn los trabajadores para recabar apreciaciones tcnicas o percepciones relacionadas al trabajo. Mi jefe inmediato me comunica si estoy realizando bien o mal mi trabajo. I Presto atencin a los comunicados que emiten mis jefes. La innovacin es caracteristica de nuestra organizacin. Mis compaeros de trabajo toman iniciativas para la soiucin de problemas. Es fcil para mis compaeros de trabajo que sus nuevas ideas sean consideradas. Mi institucin es fiexible y se adapta bien a los cambios. ........... IMi jefe est disponible cuando se le necesita. 16 DOCUMENTO METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL. V, 02. ! Nuestros directivos contribuyen a crear condiciones adecuadas para Liderazgo el progreso de mi organizacin. Existen incentivos laborales para que yo trate de hacer mejor mi Recompensa trabaja, Recompensa Mi trabajo es evaluado en forma adecuada, Recompensa cos premios y reconocimientos son d:stribuidos en forma justa. ! En trminos generales me siento satisfecho con mi ambiente de Confort ; 1 rabajo I I Confort La limpieza de los ambientes es adecuada. Para garantizar una mayor comprensin del cuestionario y facilitar la recoleccin de la informacin es necesario para obtener una informacln ms clara y concisa, considerar lo siguiente: Llenar el cuestionario con bolgrafo. No se debe usar lpiz. El llenado del cuestionario es personal, annimo y confidencaL Tener en cuenta que se tiene una sola opcin para llenar por cada uno de los enunciados. De manera obligatoria se debe de responder todos los enunciados, Es importante responder de manera franca y honesta ya que de esta manera se permitir ayudar a mejorar la gestin de la organizacin de salud, Leer atentamente el contenido del cuestionario. no llevar ms de 10 minutos aproximadamente y atendiendo a cmo se siente respecto a los distinlos aspectos encuestados, a partir de los ltimos 03 meses, responder posicionndose en alguna de las opciones que se presentan, encerrando con un circulo o marcando con un aspa, el nmero de la escala que mejor describa su situacin: Ejemplo: "Mi jefe est disponible cuando se le necesita" --f- L.______ 17 OOCUM ENTO TCNICO: METODOlOOIA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAl V. 02. VII.- ANEXO: Anexo 01 Estructura del Plan para el Estudio del Clima Organizaclonal El documento de referencia para elaborar el Plan Regional o Local para el Estudio del Clima OrganizaCional. es el "Plan para el Estudio del Clima Organizadonal 2008 - 2011', elaborado por el nivel nacional. Plan para el Estudio del Clima Organzacional: 1. Introduccin n. Finalidad fIl. Objetivos IV. Base Legal V. mbrto de Aplicacin VI. Contenido VI. 1 Estrategias VI.2 Actividades (Diagrama de Gantt) VI.3 Indicadores 18 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CUMA ORGANIZACIONAL V. 02. Anexo 02 Acta de Compromiso Se presentan los siguientes Acuerdos y Compromisos: Por parte del Ministerio de Salud: 1. Brindar asistencia tcnica a la DIRESA/ DISA/ Hospital/ Instituto _-;;:-_-,--..,_-,--____ en la implementacin del Plan para el Estudio de Clima Organizacional. Por parte de DIRESAI DISAI. Hospital/Instituto ________________ 1. Dar cumplimiento al Plan de Clima Organizacional. 2. Elaborar y remitir en forma oficial a la Direccin de Calidad en Salud de la Direccin General de Salud de las Personas del Ministerio de Salud. el Plan para el Estudio de Clima Organizadonal. 3. Desarrollar la implementacin del Plan para el Estudio de Clima Organizacional 2010- 2011. monitorizando de manera sostenida. los acuerdos y responsabilidades segn actas de compromisos. 4. Realizar el Estudio de Clima Organizacional en su Institucin 5. Elaborar y remitir en forma oficial a la Direccin de Calidad en Salud de la Direccin General de Salud de las Personas del Ministerio de Salud. el Informe del Estudio de Clima Organizadonal realizado. 6. Sistematizar sus experiencias y presentarlas al nivel nacional. Firman en seal de conformidad: Director' Jefe de la Oficina de Personal' Jefe de Oficina de Gestin de Calidad' Jefe del rea de Salud Mental Direccin de Calidad en Salud MinisterIO de Salud Lima, ____ Colocar sello y firma. 19 DOCUMENTO TCNICO, METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO OEL CUMA ORGANIZACIONAL V. 02. Anexo 03 Estructura del Informe Tcnico del Estudio del Clima Organizacional l. Antecedentes 11 Anlisis I!I. Conclusiones IV. Sugerencias y/o Recomendaciones 20 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DEL CUMA ORGANIZACIONAL V. 02, Anexo 04 Cuestionario para el Estudio del Clima Organizacional El presente cueslionario tiene como objetivo realizar la medicin del estudio del Clima Organizacional, Tenga en cuenta que su opinin, servir y permitir mejorar la gestin de su organizacin de salud, Antes de responder, considerar lo siguiente: El cuestionario es annimo y confidencial. Es importante responder de manera franca y honesta Enfoque su atencin en lo que sucede habitualmente en la organizacin, puede pensar en los ltimos tres meses de trabajo. Llenar el cuestionario con bolgrafo 7ener en cuenta que se tiene una sola opcin para llenar por cada uno de los enunciados. Asegrese de responder todos los enunciados. Responder, posicionndose en alguna de las opciones que se presentan. encerrando con un circulo o marcando con un aspa, el nmero de la escala que mejor describa su situacin La informacin ser recogida y analizada por el equipo tcnico de clima organizacional de su organizacin, 1. Nombre de la Organizacin de Salud: ,. .... """" ' " ."""" 2, Tipo de Organizacin de Salud: [1] DIRESA [2] DISA [3] GERESA [4] Hospital [5] Instituto [6J Red [7J Micro-Red [8J Establecimiento de Salud 3. Sub Sector: [1J MINSA [2] EsSalud [3] FF,AA, [4] PNP [5] Privado 4. Ubicacin Geogrfica: [1] Costa [2] Sierra [3] Selva 5. Cdigo del cuestionarlo: """""" 6. Edad: 7. Sexo: [1] Femenino [2] Masculino 8. Grupo Ocupacional: (1) Administrativo (2) Asistencial 9. Profllsin; ".".. " .,,10. Condicin: [1] Nombrado [2] Contratado 11, Tiempo trabajando en la Institucin;" ", .. " 12. Tiempo trabajando en el Puesto Actual:" 21 DOCUMENTO TECNICO: METODOLOGIA PARA EL ESTUPIO PEL CLIMA ORGANIZACIONAL V. 02, 1: Nunca, 2: A veces, 3: Frecuentemente, 4: Siempre - ITEMS Nunca I A veces Frecuen- Siempre I I temente I I : MI centro de labores me ofrece la oportunidad de hacer 1 2 3 4 lo que mejor s hacer. Me ro de bromas. 1 2 '3 4 Mi jefe inmediato trata de obtener informacin antes de 1 2 3 4 tomar una decisin. : : iLa innovacin es caracterstica de nuestra organizacin. : 1 2 3 4 : Mis compaeros de trabaja toman Iniciativas para la 1 2 3 4 solucn de problemas, I I Mi remuneracin es adecuada en relacin con el trabajo 1 2 3 4 que realizo. .. Mi jefe est disponible cuando se le necesita, 1 2 3 4 Mi jefe inmediato se preocupa por crear un ambiente 1 2 3 4 laboral agradable. I Las cosas me salen perfectas. : 1 2 3 4 ! -. Conozco las tareas o funciones especificas que debo 1 2 3 4 I realizar en mi organizacin, I ------......... i Mi trabajo es evaluado en forma adecuada, 1 2 3 4 _.... Es fcil para mis compaeros de trabajO que sus nuevas 1 2 3 4 ideas sean consideradas,
Las tareas que desempeo corresponden a m funcin. 1 2 3 4 ,.:.,:; En m organizacin participo en la toma de decisiones 1 2 3 4 I Estoy sonriente. I 1 2 3 4 I Los premios y reconocimientos son distribuidos en forma 1 2 3 4 I justa. !
Mi Institucin es flexible y se adapta bien a los cambiOS. 1 2 3 4
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La limpieza de los ambientes es adecuada 1 2 3 4 , ?<.' .:: Nuestros directivos contrtbuyen a crear condiCiones 1 2 3 4 adecuadas para el progreso de mi organizacin. I 1 2 I Mi contribucin jueg.a... ..p.apel importante en el xito de ! 22 DOCUMENTO TCNICO: METODOLOGJA PARA EL ESTUDIO DEL CUMA ORGANIZACIO/IAL V. 02. mi organizacin de salud. I Existen incentivos laborales para que yo trate de hacer 1 2 3 4 mejor mi trabajo. ! i Cometo errores. 1 , 2 3 4 i I Estoy comprometido con mi organizacin de salud. 1 2 3 4 I Las otras reas o servicios me ayudan cuando las ! 1 2 3 4 necesito. En trminos generales me siento satisfecho con mi 1 2 3 4 ambiente de trabajo I Puedo contar con mis compaeros de trabajo cuando los I 1 2 3 4 necesito, i
Mi salario y beneficios son razonables. 1 2 3 4 , Cuando he encontrado algo lo he devuelto a su d u e ~ o 1 2 3 4 Mi jefe inmediato se comunica regularmente con los trabajadores para recabar apreciaciones tcnicas o 1 2 ! 3 4 percepciones relacionadas al trabajo. Mi jefe inmediato me comunica s estoy realizando bien 1 2 3 4 o mal mi trabajo. . I . Me interesa el desarrollo de mi organizacin de salud. ! 1 2
3 4 He mentido. 1 2 3 4 Recibo buen trato en mi establecimiento de salud. , 1 2 3 4 Presto atencin a los comunicados que emiten mis jefes. 1 2 3 4 ! 23 DOCUMENTO TECNICO: METODOLOGA PARA EL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL V. 02. VIII.. BIBLIOGRAFIA: 1) Giraldo BUtrago, Glberto. Clima Organizacional. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica de la Repblica de Colombia. http://www.dafp.gov.co; Fecha de acceso: 04 de Marzo del 2011. 2) Cabrera Olas. Gilmar Antonio. O Clima Organizacional nas Empresas Chilenas. Revista de Psicologia Social e Institucional. Universidad Estadual de londrina. Noviembre de 1999. Volumen 1 Nmero 2. http://www.uel.br/ccb!pslcologia/revista/oclima.htm. Fecha de acceso: 04 de Marzo del 2011. 3) Alaren. R. Mtodos y Diseos de Investigacin del Comportamiento Fondo Editorial de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. Per. 1991. 4) Medicin del clima laboral en las organizaciones. http://wv.w.gestlopolis.com/recursos/documentos/fulldoes/rrhh/mecluch.htm . F echa de acceso: 01 de Julio del 2008. 24