El control en la administración

en el negocio

Sánchez Cedillo Emily Elizabeth

Centro Universitario del Caribe

Administración de empresas

Jesús Agramonte

13 de febrero del 2024

 Introducción
El control en la administración empresarial es un componente vital para garantizar el éxito y la
supervivencia de cualquier organización en un mercado competitivo y en constante cambio. En
este proceso no solo implica monitorear y evaluar el desempeño de las actividades
organizacionales, sino también del tomar medidas correctivas y preventivas para asegurar que
se alcancen los objetivos estratégicos establecidos.

El control efectivo implica una combinación de supervisión, retroalimentación y análisis de

datos para identificar desviaciones respecto a los estándares establecidos, puede implicar
comparar resultados reales con los objetivos y presupuestos definidos, y evaluar el rendimiento
de los empleados y los procesos operativos. Además, el control también implica la
implementación de medidas correctivas o preventivas para abordar las desviaciones
identificadas y garantizar que la organización se mantenga en un camino hacia el logro de sus
metas.

Es importante destacar que el control no debe verse como un proceso estático, sino más bien
como un ciclo continuo de planificación, ejecución, monitoreo y ajuste. En un entorno
empresarial dinámico y complejo, las empresas deben ser ágiles y adaptables para responder a
los cambios en el mercado y las condiciones internas. Por lo tanto, el control efectivo requiere
la capacidad de detectar problemas y desviaciones y la habilidad de anticipar y prevenir riesgos
y obstáculos en el camino.

Además, el control en la administración empresarial puede adoptar diferentes formas y

enfoques, dependiendo de las necesidades y características específicas de cada organización.
Por ejemplo, el control financiero se enfoca en monitorear y gestionar los recursos financieros
de la empresa, mientras que el control de calidad se centra en garantizar la excelencia en los
productos y servicios ofrecidos. Otros tipos de control incluyen el control de procesos, el
control de inventario, el control de gestión y el control de riesgos, entre otros. En conclusión,
el control en la administración empresarial es un proceso multifacético y dinámico que implica
la supervisión, evaluación y ajuste continuo de las actividades organizacionales para garantizar
el logro de los objetivos estratégicos. Al comprender la importancia y las funciones del control,
las empresas pueden mejorar su capacidad para tomar decisiones informadas, optimizar su
rendimiento y mantener su competitividad en un entorno empresarial cada vez más desafiante.
En este ensayo, exploraremos en detalle los diferentes aspectos del control administrativo,
incluyendo su definición, importancia y funciones clave en el contro empresarial.

Desarrollo
El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución de los
planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas
necesarias. Permite que las actividades y procesos en las empresas se efectúen de la mejor
manera y se puedan solventar los problemas que surjan, así como obtener aprendizajes a partir
de la realización de estos procesos para poder hacer mejoras a futuro.

Las organizaciones deben tener control administrativo para garantizar su correcto

funcionamiento y eficiencia. Alcanzar esto les permitirá incrementar ganancias, reducir costos
y ofrecer un mejor producto o servicio a sus clientes.

El control es concebido como una actividad no solo a nivel directivo, sino de todos los niveles
y miembros de la empresa, orientando a la organización al cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medición cuantitativos y cualitativos. Este enfoque hace
énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte
del principio del propio comportamiento del individuo quien define como última instancia la
eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión

El concepto de control es muy general y puede ser utilizadlo en el contexto organizacional para
evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico, con el fin de incentivar que cada uno
establezca una definición propia del concepto

• El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando
la razón de las desviaciones y tomando medidas correctivas necesarias. Robert B.
Buchele
• El control pretende cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos. Buro K. Scanlan

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los
planes se puede desviar. Enfrentar el cambio es parte ineludible del ambiente ante cualquier
organización ya que los mercados constantemente cambian.

La función del control

Cuando se describe la actividad gerencial habitual es mencionar las funciones básicas que lo
componen. A este el respecto, el mantenimiento el cual es un clásico en el ámbito de la
administración de empresas, recoge una formulación más simple las funciones de planificar,
organizar, ejecutar y controlar. Estas cuatro funciones están integradas por que se desarrollan
en el ámbito de una misma unidad económica, se ejecutan por los mismos gestores y se influyen
entre sí y por qué todas ellas exigen la toma de decisiones

En este contexto El control es aquella función que pretende asegurar la consecución de los
objetivos de la empresa, y los planes prefijados en la fase de planificación. Como última etapa
formal del proceso de gestión, el control se centra en actuar para que los resultados generados
en las fases que proceden sean los deseados. Así cómo una primera exigencia de esta función
es que existan objetivos predeterminados. Los objetivos de la empresa resultan siempre de
difícil respuesta porque la empresa, por sí misma, no decide ni formula sus objetivos propios.
Son sus gerentes, la denomina dirección quienes los establecen.

El proceso sustancial del control, aplicado mediante cualquiera de los instrumentos disponibles
para desarrollarlo, consiste en que se pueda comparar lo real con lo planeado. La diferencia
entre ambos estados constituye una primera valoración del grado de cumplimiento de los
objetivos, su interpretación permitirá acometer lo que sin duda ha de ser el fin último de control:
actuar para asegurar la consecución de los objetivos.

Sin objetivos no puede haber control y sin acciones este pierde todo valor como instrumento
de mejora de la gestión. En esta perspectiva, no es difícil distinguir el linde entre planificar y
controlar, ambas funciones se interrelacionan para que su desagregación a tratar de explicar un
proceso, el de gestión, que una realidad difícil de tareas estancas. Este planteamiento no hace
sino reafirmar que un sistema puede dividirse estructuralmente, pero si se fragmenta
funcionalmente se corrige el riesgo de que pierda su naturaleza.

De hecho, la realidad primaria es el propio sistema, en este caso, el proceso de gestión, si este
ulteriormente se rompe en partes, (planificación, organización, ejecución y control) es con el
fin de conocerlo y manejarlo más fácilmente, pero evitemos confundir el signo, el modelo
Parcelado con la realidad el proceso global, pues ello dificulta aplicar adecuadamente los
mecanismos de conexión entre las partes.

Respecto a las acciones que se derivan del control estas actúan sobre:

• Los objetivos y planes, en cuento que por probarse incorrectos haya que modificarse
• La organización para alcanzar los objetivos y planes, cuando se muestre incapaz para
este propósito
• La ejecución de los planes si no es la más apropiada.

La relación entre las funciones gerenciales básicos y el papel del control. También señala la
exigencia de que el control actúe sobre sí mismo para asegurar que cumpla con su finalidad
Figura 1

Dinámica de la gestión

Nota: La figura 1 resume lo expuesto: la relación entre las funciones básicas y el papel del
control. También señala la exigencia de que actué sobre sí mismo, para asegurar que cumpla
con su finalidad

Como el control es un elemento constitucional de la gestión, tiene que practicarse de una u otra
forma, en todos los niveles de organización. No es válido aceptar que solo una unidad orgánica
de control sea la encargada de aplicarlo. Toda área con responsabilidad debe de practicarlo,
aunque sea la unidad de control quien establece las políticas y procedimientos y suministre la
información precisa a las áreas que lo ejercen

Figura 2

Sistemática del control

Nota: Los procesos generales descritos se acometen con distinta sistematica, pudiéndose
diferenciar dos categorías extremas de control: el formal y el informal.

El primero tiene lugar con un ritmo sistemático y periódico, se apoya en procedimientos

predefinidos y su operación está autorizada explícitamente. El control informal, por lo
contrario, se produce sin método ni regularidad; no aplica instrumentos ordenados si no que se
fundamenta den la discrecionalidad y en la espontaneidad.
Por último, es preciso distinguir entre el control automático y el exige decisiones a medida, el
primero es aquel que identifique una anomalía, la corrige automáticamente mediante un
mecanismo con reglas de decisión preestablecidas.

El sistema de control

El desarrollo formal de control exige el diseño y la implantación de un sistema entendido

como el conjunto de acciones y procedimientos y tareas que, ordenadamente entre si son
necesarios aplicarlos

El sistema de control se compone de

• Estructura
• Proceso
• El sistema de información

Claro que el sistema de control no es más que la mera agregación de sus componentes, estos
deben funcionar de modo conexo, apoyándose mutuamente para incrementar su eficacia

La estructura de control seré congruente con su proceso y el sistema de información debe

suministrar datos útiles para formular las acciones de ajuste, la necesidad de definir una
estructura de control surge de la dimensión y complejidad de la empresa, pero en empresas de
mayor dimensión hay que delegar responsabilidades y tareas. No parece razonable que solo
una persona se haga cargo de la planeación.

En términos generales, la estructura ha de definir los siguientes aspectos

• Las unidades de la gestión a controlar

• Los objetivos
• Las responsabilidades asignadas a cada unidad
• Los criterios de evaluación

Elementos que integran el sistema de control

Según lo expuesto por Johnson, Kast y Rosenzweig (1977), un sistema de control tiene cuatro
elementos o componentes

1. Una característica o atributo que controlar: debe existir algo que deba ser controlado
ese algo debe ser alguno de los elementos esenciales del sistema, esto es operaciones,
recursos o personas
2. Un sensor: instrumento que relaciona entre el comportamiento del atributo bajo el
control, comunicado al centro de control ese comportamiento a través de la red de
comunicación
3. La red de comunicación: Elemento del sistema que une al sensor con el centro de
control
4. Centro de control: La persona o instrumento que comprara la información que llega a
través de la red de comunicación con la norma o parámetro fijados para el
funcionamiento de las características o atributo a controlar

El control observado desde la perspectiva del proceso

Académicos como De Zuani (2005) y Coulter (2014), presentan la función del control también
denominado “ciclo de control”, el cual puede resumir en un modelo de seis fases

a. Establecer normas de control y estándares de desempeño

b. Medir el desempeño real
c. Comparar entre estándares y desempeño real
d. Identificar desviaciones
e. Analizar las causas
f. Tomar medidas correctivas

Figura 3
El control desde la perspectiva del proceso

Nota: Se presenta la función de control como un proceso, también denominado “ciclo de

control”

Niveles de control

El control pretende asegurar que los resultados de las estrategias, políticas y directrices
(elaboradas a nivel institucional), de los planes tácticos (elaborados a nivel operacional) se
ajusten a los objetivos establecidos. Los tres niveles de control están interconectados y
entrelazados íntimamente

Figura 4

Niveles de control en una empresa

Nota: diferentes tipos de organización en

una organización

Tipos de Control
 • Control preventivo: Previene los problemas de manera anticipada. Se caracteriza por
toma la acción administrativa antes de que surja el inconveniente. Koontz y Weilrich
(2007) lo denominan “Control con corrección Anticipante”
• Control concurrente o concomitante: Se lleva a cabo mientras desarrolla la actividad.
La administración corrige los problemas antes de que se vuelvan costosos y peligrosos.
Una forma conocida es la supervisión directa, el administrador observa y vigila de
manera concurrente las acciones de os subordinados y corrige los problemas a medida
que se presentan. Koontz y Weilrich (2007) lo denominan como “control en tiempo
real”
• Control de retroalimentación: El control se da después de que la actividad se ha
realizado. La desventaja que tiene es que el problema ya existe y el daño ya está hecho,
la retroalimentación proporciona a los administradores información provechosa sobre
la efectividad del proceso de planeación el control posterior puede incrementar la
motivación de los empleados dado que se les suministra información sobre su
desempeño

Instrumentos de control

Además del conocimiento de los administradores de instrumentos que permitan detectar y

analizar las desviaciones que se estén produciendo respecto a lo planificado

Algunos de los instrumentos de control que se mencionan en De Zuani (2005) para generar una
mejora continua en la administración de una organización son los siguientes

• Diagrama de Pareto

También es conocido como grafico ABC o Regl de 80/20, tiene como finalidad relacionar
causas con desviaciones para determinar con que causas se relaciona, con este método se
puede afirmar que la mayor parte de los efectos son provocados por un número reducido de
causas. A través de este método se realiza un mejor control, ya que, además de mostrar
causas de los problemas, también señala cuales son los más importantes

• Gráfico de Gantt

A través de un gráfico, el método indica que actividades deben cumplirse teniendo en cuenta
el tiempo de duración del proyecto. Para realizar el grafico, primero hay que determinar las
tareas simples, luego enumerar el orden cronológico o simultaneo de las mismas y por último
trazar estas tareas en una línea del tiempo.

Figura 4

Gráfico de Gantt

Nota: Grafico de Gantt utilizado en línea de tiempo

 Conclusiones

Como vimos en el artículo, el control es la última etapa de las funciones de administración,

concluyendo así el proceso administrativo. En esta etapa se puede determinar si se necesitan
realizar cambios o modificaciones para lograr los objetivos planificados. Debido a esto,
necesariamente debe existir un mínimo, aunque sea de control en las organizaciones, siendo
indispensable para preservar.

La existencia del sistema de organización, el proceso establece normas de control, mide el

desempeño real, compara entre estándares y desempeño real, identifica desviaciones, analiza
las causas y toma medidas correctivas el control administrativo se considera un sistema de
retroalimentación obtenido así información. La información puede presentar demoras en el
análisis de la desviación.

Por lo que se sugiere enfocarse también en un control preventivo. Mediante este tipo de control
se diseña un modelo del proceso y se controla la entrada de información con la que se pueden
detectar desviaciones futuras de los resultados con respecto a los parámetros y los planes
establecidos, permitiéndole a los administradores contar con tiempo para corregir dichos
errores.
 Bibliografías

Hitt, M., Black, J. S y Porter, L (2006). Administración. México: Pearson Education.

Johnson, R, A., Kast, F. y Rosezweig, J (1977). Teoría, Integración y administración de
sistemas. México: Limusa

Koontz, H., Weñrich, H (2007). Elementos de la administracion. Internacional. Mexico:

McGraw-Hill-Interamericana

Koontz, H., Weñrich, H y Canni, M (2012). Administracion. Una perspectiva Global y

empresarial (14º ediccion). Mexico: McGraw-Hill

https://www.autonoma.pe/blog/control-administracion-empresas/

https://www.uic.mx/noticias/la-importancia-del-control-en-la-administracion/

https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fes.linkedin.com%2Fpulse%2Fdiag
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https://www.xamai.com/blog/importancia-del-control-administrativo