22/05/24

Control

Universidad Veracruzana-
Facultad de Arquitectura
EE: Administración General
Catedrático: Andrés Reyes
Contreras
Alumno: Ríos Pérez Noé
Contents
Control .......................................................... 0
Introducción................................................... 2
Control........................................................ 3
Elementos del concepto......................................... 4
Importancia del control........................................ 5
Principios..................................................... 6
Características del Control.................................... 7
Consideraciones para establecer un sistema de control.......... 8
Etapas de control.............................................. 9
Factores que comprende el control............................. 10
Controles utilizados con más frecuencia en los factores del
control....................................................... 11
Sistemas de control........................................... 12
Tipos de control.............................................. 13
Conclusión.................................................... 14
Bibliografía.................................................. 15
 Introducción

El control es un proceso esencial en la administración que tiene

como objetivo verificar si lo que está sucediendo se ajusta a lo
planeado, y en caso contrario, tomar medidas correctivas para
asegurar la alineación con los objetivos establecidos. Este
proceso se fundamenta en la relación con los planes previamente
establecidos, donde la medición y la detección de desviaciones
juegan un papel crucial. La capacidad para establecer medidas
correctivas de manera oportuna es fundamental para garantizar el
éxito en la consecución de los planes organizacionales.

En la implementación de estas medidas correctivas, se asignan

responsabilidades específicas a los diversos sectores de la
administración, lo que permite una acción coordinada y efectiva
para reducir costos y ahorrar tiempo al evitar errores
recurrentes. Además, el control proporciona información valiosa
sobre el progreso de la ejecución de los planes, sirviendo como
base para futuras planificaciones y contribuyendo directamente a
la racionalización de la administración y al aumento de la
productividad empresarial en su conjunto. En este sentido, es
crucial establecer un sistema de control que refleje la
naturaleza de la estructura organizacional, sea oportuno,
accesible y estratégicamente ubicado en áreas de alto valor para
la organización.
 Control

El control es un proceso de la administración que consiste en

verificar si lo que está ocurriendo se ajusta a lo que debería
estar ocurriendo según los planes establecidos. Si existe alguna
discrepancia, se requieren ajustes o correcciones para
garantizar que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo
planeado. Su objetivo principal es regular las actividades para
alcanzar los objetivos establecidos, evaluando y, si es
necesario, corrigiendo el desempeño para asegurar la alineación
con los planes preestablecidos.
 Elementos del concepto

Relación con lo planeado: El control se centra en verificar si

se están alcanzando los objetivos establecidos durante la fase
de planificación. Su función es asegurar que la ejecución esté
en línea con lo que se planeó previamente.

Medición: La medición es esencial para el control, ya que

permite cuantificar y evaluar los resultados obtenidos en
relación con los estándares establecidos. Sin mediciones
precisas, el control no puede llevarse a cabo de manera
efectiva.

Detectar desviaciones: Una función clave del control es

identificar las diferencias entre lo que se planificó y lo que
realmente está ocurriendo durante la ejecución. Esta detección
temprana de desviaciones permite tomar medidas correctivas
oportunas.

Establecer medidas correctivas: El propósito fundamental del

control es prever y corregir los errores o desviaciones
detectadas. Esto implica implementar medidas correctivas para
rectificar la situación y garantizar que la ejecución se alinee
con los objetivos establecidos.
 Importancia del control
El establecimiento de medidas correctivas es fundamental para
asegurar el éxito en la consecución de los planes
organizacionales. Estas medidas se aplican de manera integral,
abarcando todos los aspectos de la empresa, desde objetos hasta
acciones y personas involucradas. Un aspecto clave es la
identificación ágil y el análisis exhaustivo de las causas de
desviaciones, lo que permite prevenir su repetición en el
futuro.

Durante la implementación de estas medidas correctivas, se

asignan responsabilidades específicas a los distintos sectores
de la administración, asegurando así una acción coordinada y
efectiva. Esto conlleva a una reducción significativa de costos
y ahorro de tiempo al evitar la ocurrencia de errores
recurrentes.

Además de corregir desviaciones, el control proporciona

información valiosa sobre el progreso de la ejecución de los
planes. Esta información sirve como base para futuras
planificaciones, permitiendo ajustes oportunos y una toma de
decisiones informada.

En última instancia, el control contribuye directamente a la

racionalización de la administración, optimizando el uso de
recursos y aumentando la productividad empresarial en su
conjunto
 Principios

El equilibrio en la delegación de autoridad requiere

proporcionar el nivel adecuado de control correspondiente a cada
grupo delegado. Esto implica establecer mecanismos de
verificación para asegurar el cumplimiento de las
responsabilidades conferidas y el ejercicio adecuado de la
autoridad delegada.

De los objetivos: El control debe estar basado en los objetivos

de la organización y debe evaluar si se están logrando. Es
esencial establecer medidas específicas o estándares como
referencia para esta evaluación.

De la oportunidad: Para ser efectivo, el control debe aplicarse

antes de que ocurran errores, permitiendo tomar medidas
correctivas con anticipación y evitar problemas futuros.

De las desviaciones: Todas las variaciones respecto a los planes

deben ser analizadas en detalle para comprender sus causas y
tomar medidas para prevenirlas en el futuro.

De excepción: El control debe centrarse en las actividades

excepcionales o representativas, utilizando métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios para reducir costos y
tiempo. Se enfoca en delimitar claramente las funciones
estratégicas que requieren control.

De la función controlada: Es fundamental que la función

controladora esté separada de la función controlada para
mantener la efectividad del control. Esto implica que la persona
o función que realiza el control no debe estar involucrada en la
actividad que está siendo controlada.
 Características del Control

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional: El

sistema de control debe adaptarse a las necesidades específicas
de la empresa y al tipo de actividad que se va a controlar,
reflejando la estructura y funcionamiento de la organización.

Oportunidad: Un control efectivo debe identificar rápidamente

las desviaciones, idealmente antes de que ocurran, permitiendo
así la toma de medidas correctivas de manera anticipada para
evitar problemas mayores.

Accesibilidad: Es fundamental que los controles establecidos

sean simples y de fácil interpretación, facilitando su
aplicación. El uso de medidas complicadas puede generar
confusiones en lugar de ser útiles.

Ubicación estratégica: Dado que no es viable ni rentable

implementar controles para todas las actividades de la empresa,
es necesario ubicarlos estratégicamente en áreas de alto valor
para la organización, donde su aplicación tenga un impacto
significativo.
Consideraciones para establecer un sistema de
control

Tipos de medición: Las mediciones se basan en normas o

estándares establecidos, que pueden ser históricos, externos o
de ingeniería, dependiendo de la fuente de referencia utilizada.

Número de mediciones: A medida que aumenta el número de

mediciones aplicadas a un trabajo, la autonomía del individuo
disminuye, lo que puede afectar su libertad para ejecutarlo
según su criterio.

Autoridad para establecer medidas y estándares: Los estándares

de desempeño pueden ser establecidos con o sin la participación
de las personas cuyo desempeño será controlado. La imposición
unilateral de estándares por parte de los gerentes de alto nivel
puede llevar a que los empleados los consideren poco realistas.

Flexibilidad de los estándares: Los gerentes deben decidir si

los estándares deben ser uniformes en unidades similares de la
organización y elegir entre un sistema de control cuantitativo o
cualitativo.

Frecuencia de la medición: La frecuencia y el momento de las

mediciones dependen de la naturaleza de la tarea controlada. El
uso del control de calidad estadístico requiere establecer el
tamaño de la muestra y el intervalo entre las pruebas.

Dirección de la retroalimentación: El control tiene como

objetivo asegurar la ejecución de los planes actuales y mejorar
la eficiencia en la realización de planes futuros mediante una
retroalimentación adecuada.
 Etapas de control

El establecimiento de estándares es crucial en el proceso de

control organizacional, ya que proporciona una unidad de medida
que sirve como modelo para evaluar el desempeño. Estos
estándares representan los objetivos de planificación de la
empresa y pueden ser físicos, como cantidades de productos o
horas-hombre, o monetarios, como costos e ingresos. La medición
de resultados implica comparar el desempeño real con estos
estándares establecidos, lo que puede ser fácil o difícil
dependiendo de la disponibilidad de medios para determinar las
actividades realizadas por los subordinados.

Cuando se detectan desviaciones entre el desempeño real y lo

esperado, es fundamental corregirlas de inmediato y establecer
nuevos planes y procedimientos para evitar su recurrencia. La
retroalimentación desempeña un papel esencial en este proceso,
ya que permite reajustar el control con la información obtenida
de las desviaciones corregidas. Sin embargo, es importante
reconocer que algunas actividades pueden presentar desafíos en
el establecimiento de estándares de control, lo que dificulta su
medición y requiere un enfoque más flexible en el proceso de
control.
 Factores que comprende el control

El factor de cantidad se emplea en aquellas actividades donde la

magnitud o volumen desempeña un papel significativo en su
ejecución y evaluación.

A través del factor de tiempo, se realiza un seguimiento y

control de las fechas programadas para las diferentes
actividades y tareas dentro de la organización.

El costo, por su parte, se considera un indicador clave de la

eficiencia administrativa, ya que proporciona información sobre
las erogaciones asociadas a las diversas operaciones y
actividades realizadas en el contexto empresarial.

Finalmente, la calidad se refiere al conjunto de

especificaciones y estándares que deben cumplir los productos o
las funciones llevadas a cabo por la empresa, representando un
aspecto fundamental en la satisfacción del cliente y en la
reputación de la organización en el mercado.
Controles utilizados con más frecuencia en los
factores del control

Cantidad: El control más comúnmente empleado para el factor de

cantidad es el control de inventario. Este control permite
supervisar y gestionar las existencias de productos o materias
primas en una organización, asegurando que se mantenga un nivel
adecuado para satisfacer la demanda y evitar excesos o
faltantes.

Tiempo: Para el factor de tiempo, uno de los controles más

utilizados es el seguimiento de cronogramas y plazos. Esto
implica establecer calendarios y fechas límite para las
diferentes actividades y proyectos, y monitorear de cerca su
cumplimiento para garantizar que se completen en el tiempo
previsto.

Costo: En el caso del control de costos, el método más

frecuentemente utilizado es el análisis y seguimiento de
presupuestos. Esto implica comparar los gastos reales con los
presupuestados para identificar desviaciones y tomar medidas
correctivas si es necesario. Además, se pueden implementar
controles de costos específicos según las necesidades de la
organización, como el control de gastos operativos, el control
de costos de producción, entre otros.
 Sistemas de control

Control de producción: Se enfoca en mejorar la eficiencia,

reducir costos y mejorar la calidad del producto. Utiliza
técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,
programación lineal, análisis estadísticos y gráficas para
lograr estos objetivos.
Control de calidad: Vigila y verifica la calidad de las materias
primas y productos terminados, estableciendo límites aceptables
de variación en aspectos como color, acabado, composición,
dimensión, resistencia, etc.
Control de inventarios: Regula las existencias de refacciones,
herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados
en los almacenes para evitar costos innecesarios por exceso o
falta de existencias.
Control de compras: Verifica la selección adecuada de
proveedores, la calidad y cantidad de los materiales, el control
de pedidos y la determinación de puntos de reorden, entre otras
actividades relacionadas con las compras.
Control de mercadotecnia: Analiza informes y estadísticas para
evaluar si se han cumplido las metas mercadológicas, incluyendo
áreas como ventas, desarrollo de productos, distribución,
publicidad y promoción.
Control de ventas: Se basa en pronósticos y presupuestos para
medir el desempeño de la fuerza de ventas en relación con las
ventas pronosticadas y tomar medidas correctivas según sea
necesario.
Control de finanzas: Proporciona información sobre la situación
financiera de la empresa y el rendimiento monetario de los
recursos, departamentos y actividades que la componen.
Control de recursos humanos: Evalúa la efectividad en la
implantación y ejecución de programas de personal, incluyendo
reclutamiento, selección, capacitación, desarrollo, motivación,
sueldos y salarios, seguridad e higiene, y prestaciones.
 Tipos de control

Control preliminar: Se lleva a cabo antes de comenzar las

operaciones y se centra en establecer políticas, procedimientos
y reglas para garantizar que las actividades planificadas se
ejecuten correctamente. Se promueve la consistencia en el uso de
estas políticas y procedimientos a través de los esfuerzos del
control.

Control concurrente: Ocurre durante la ejecución de los planes y

consiste en dirigir, supervisar y sincronizar las actividades a
medida que se desarrollan. Se implementa en tiempo real para
asegurar que las acciones estén alineadas con los objetivos
establecidos.

Control de retroalimentación: Se basa en el uso de información

de resultados anteriores para corregir posibles desviaciones
futuras del estándar aceptable. Este tipo de control se centra
en aprender de experiencias pasadas para mejorar el desempeño
futuro.
 Conclusión

El control es un proceso esencial dentro de la administración que garantiza la alineación

entre lo planeado y lo ejecutado, mediante la detección y corrección de desviaciones. Su
implementación eficaz requiere medidas correctivas oportunas, asignación clara de
responsabilidades y una estructura de control que se adapte a las necesidades y
características de la organización. Al proporcionar información valiosa sobre el progreso
de los planes y contribuir a la racionalización de la gestión, el control se convierte en un
elemento fundamental para el éxito y la eficiencia empresarial. Por lo tanto, es crucial
que las organizaciones establezcan sistemas de control efectivos y estratégicamente
ubicados para lograr sus objetivos de manera óptima.
 Bibliografía
CONTROL-1.ppt
CONTROL-2.ppt