Manual Excel Intermedio - Conceptos Básicos

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EXCEL INTERMEDIO

CONCEPTOS BÁSICOS
DE EXCEL
TABLA DE CONTENIDOS

MICROSOFT EXCEL ................................................................................................................................................ 4


CONCEPTOS BÁSICOS ............................................................................................................................................ 6
CARACTERÍSTICAS DE EXCEL .................................................................................................................................. 6
TIPOS DE PUNTEROS DE MOUSE ............................................................................................................................. 15
CARACTERÍSTICAS DE UN LIBRO .............................................................................................................................. 17
MOVIMIENTOS EN LA PLANILLA ............................................................................................................................... 19
SELECCIÓN ............................................................................................................................................................... 23
TIPOS DE CELDAS .................................................................................................................................................... 25
GUARDAR UN LIBRO................................................................................................................................................. 26
ABRIR UN LIBRO....................................................................................................................................................... 29
CERRAR UN LIBRO .................................................................................................................................................. 31

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Manejo intermedio de la planilla de cálculo de Excel para Pontificia Universidad Católica de Chile
Windows
INTRODUCCIÓN
Página 4

Introducción
Excel es uno de los productos más eficientes dentro de
la categoría de planillas electrónicas, existentes hoy en
el mercado. Esto se debe a su fácil uso en la resolución
de todo tipo de cálculos, con una gran eficiencia y
confiabilidad.

La planilla de cálculo Microsoft Excel es un programa


orientado al manejo y análisis de datos, como también a
la solución de cálculos complejos. Prácticamente
cualquier problema de manipulación numérica
expresado en forma tabulada, es posible de resolver de
manera rápida y eficiente a través de este programa.

Desde el punto de vista del usuario, una hoja de cálculo


es simplemente un gran reticulado o matriz de celdas, en
las cuales se pueden introducir datos numéricos,
alfanuméricos, o bien una fórmula que calcule el valor
de esa celda, a partir de otras de la planilla. Cada vez que
se efectúa un cambio en el valor de alguna celda, se
recalculan automáticamente los valores de todas las
otras celdas que dependen de ella.

Esta cualidad de la planilla de cálculo la hace muy


eficiente, ya que permite efectuar modificaciones en los
valores de algunos parámetros, y observar en forma
inmediata lo que sucede con todas las variables
interrelacionadas.

Además, permite realizar en forma muy simple gráficos,


los cuales representan los datos en forma más clara y
significativa.

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INTRODUCCIÓN
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Este manual corresponde al curso de nivel intermedio,


Manejo intermedio de la planilla de cálculo Excel para
Windows, en el que aprenderemos los conceptos
necesarios para la confección de una hoja de cálculo, el
trabajo con archivos, el manejo de fórmulas, funciones,
bases de datos, gráficos y formatos que permitan
mejorar la presentación, diagramando documentos de
alta calidad profesional. Para ello en reiteradas
oportunidades nos referiremos a la forma en que solían
trabajar las versiones anteriores de Excel (hasta 2003)
de manera de dar luces de una transición que para
muchas personas no ha sido fácil.

Los contenidos de este curso son los siguientes:

▪ Manejo de conceptos básicos


▪ Formatos
▪ Manejo de fórmulas
▪ Manejo de funciones
▪ Excel como base de datos
▪ Gráficos
▪ Impresión

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CONCEPTOS BÁSICOS
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Abrir la aplicación
Para trabajar con la aplicación Microsoft Excel, debe
hacer un clic en el menú Inicio, desplazar hasta la letra
E en el listado y luego activar la opción Excel.

Características de Excel Al ingresar a Microsoft Excel se observará la siguiente


ventana:

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Usted podrá determinar si trabajará en un Libro en


blanco (archivo nuevo), a través de las plantillas que
puede bajar desde la página de Microsoft, o recuperará
un archivo ya trabajado con la opción Abrir o recuperar
archivos ya trabajados con la opción Recientes.

Libro en Blanco Al dar clic sobre la opción Libro en blanco se mostrará


la siguiente ventana:

A B C D E

G H I J K L
F

M N O

P
Q R
S T

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A: Pestaña Archivo B:Barra de herramientas de acceso rápido


C: Pestaña de la Cinta de opciones D:Barra de Título
E: Cinta de opciones F:Celda activa
G: Cuadro de Nombres H:Cancelar
I: Introducir J:Insertar Función
K: Barra de fórmulas L Encabezado de Columna
M Encabezado de Fila N Celdas
Botones de navegación y Selector de
O Barras de desplazamiento P
hojas
Q Hojas del libro R Barra de estado
S Vistas del libro T Zoom

Pestaña Archivo
Esta pestaña se encuentra en la esquina
superior izquierda de la pantalla. Al
hacer un clic sobre esta ficha se
desplegará un menú que mostrará las
distintas acciones relacionadas con
manejo de archivos.

Para acceder a cada una de las opciones,


basta con posicionarnos sobre la opción
deseada y hacer un clic sobre ella.

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Barras de herramientas Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata


de acceso rápido algunos de los comandos más habituales, como
Guardar, Deshacer, Rehacer. Es importante
mencionar que esta barra se puede personalizar según
nuestras necesidades.

Pestaña de la cinta Desde la versión 2007 Microsoft decidió dar un salto


de opciones conceptual en su trabajo agrupando elementos que
tenían un mismo sentido y dejando en la práctica todas
las opciones disponibles de cada sección visibles a
primera vista.

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Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar


todos los comandos de Excel. La cinta de opciones
tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar sólo los comandos más
importantes y los que el usuario va utilizando.

Barra de Título La Barra de Título (1), representa la ventana de la


aplicación Excel y del libro activo o de trabajo. Tiene
todos los elementos que caracterizan a una ventana,
como son los botones Minimizar (4), Maximizar (5),
Cerrar (6) e incorpora además en esta nueva versión
los botones Cuenta (2) y Opciones de Presentación
de la Cinta de opciones (3).

El botón Opciones de Presentación de la Cinta de


opciones (3) permite:

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Cinta de opciones Es el objeto que reemplaza la tradicional barra de menús


que se encontraba en las versiones de Excel 2003 y
anteriores y que permite de una forma fácil e intuitiva
utilizar las herramientas de Excel.

Está compuesta por un conjunto de pestañas o fichas (1)


y grupos (2) que contienen los comandos más ejecutados
en Excel.

Celdas Objeto principal de trabajo que permite el ingreso de


datos y fórmulas en Excel.

Celda Activa Corresponde a la celda que recibe el foco de atención en


Excel, indicando que esa es nuestra celda de trabajo. Se
distingue del resto de las celdas, a través de un marco
grueso de color verde.

Celda

Celda Activa

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Cuadro de Nombres Ubicado por encima del selector de celdas y de la


columna A, tiene como función:
• Mostrar cual es la celda activa.
• Permite desplazarse a cualquier celda de la hoja
de datos.
• Permite mostrar y crear nombres para el trabajo
con fórmulas.

Cuadro de nombre

Barra de fórmulas Es un elemento muy importante en la hoja de cálculo, ya


que a través de ella es posible manejar ciertos elementos
de la planilla.

Cuando se ingresan datos en una celda, aparecen en la


Barra de fórmulas los siguientes elementos:

Botón Cancelar Insertar Función

Botón Introducir Barra de Fórmulas

Botón Cancelar
Permite cancelar el ingreso de información en la celda
activa.
Botón Introducir
Permite ingresar información en la celda activa.
Insertar Función
Muestra el cuadro de diálogo que muestra la biblioteca
de funciones de Excel.

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Encabezado de Columna Área de la hoja de datos que es referenciada en base a


letras según el alfabeto y da origen al nombre de una
celda. Se disponen en vertical. Una vez llegado a la
columna Z se continúa nombrando con combinaciones
de letras, es decir, AA, AB, AC...XFD.

Encabezado de Fila Área de la hoja de datos que es referenciada en base a


números y da origen al nombre de una celda. Se
disponen en horizontal.

Por ejemplo, celda A1.

Barra de desplazamiento Objeto del área de trabajo que permite navegar a lo


largo y ancho de nuestra hoja de cálculo.

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Hojas del libro El concepto de trabajo de Excel, es utilizar un objeto


llamado Libro, el cual está formado por hojas. A su vez,
cada hoja está compuesta por columnas y filas que dan
origen a lo que llamamos celdas. En la versión de Excel,
el programa inicia con una hoja. Cabe mencionar que
desde la versión 2007 del programa, cada hoja está
compuesta por 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Barra de Estado En ella aparecerá la información de los procedimientos


que se realizan en la planilla. Utiliza la última línea de
la pantalla y aparece dividida en varias zonas

A la izquierda ilustra la operación que se está realizando


y los mensajes que pueden aparecer en esta zona son:

Introducir:
Indica que se está ingresando datos en alguna celda.

Modificar:
Indica que se están modificando los datos ya
introducidos.

Señalar:
Indica que se está seleccionando una celda o rango de
celdas.

También muestra los datos estadístico - matemáticos de


un rango de celdas seleccionado.

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Vista del libro Podemos seleccionar desde aquí la vista que queremos
establecer para el documento con el que estamos
trabajando, las opciones son:
Vista Normal - Vista diseño de página - Vista previa
de salto de página

Zoom La herramienta Zoom en Excel, permite ampliar o


disminuir el tamaño de la hoja con la que estemos
trabajando.

Cursor del mouse En Excel el cursor del mouse adopta diferentes formas
dependiendo de la acción y ubicación que tenga en la
hoja.
Cursor de selección. Se encuentra sobre cualquier
celda. Sirve para seleccionar celdas, rangos, toda la
hoja.

Cursor de copia o rellenar. Se encuentra en el vértice


inferior derecho de la celda activa y sirve para copiar
(rellenar).

Cursor para modificar ancho de columnas. Se


encuentra sobre cualquier encabezado de columna.

Cursor para modificar alto de filas. Se encuentra


sobre cualquier encabezado de fila.

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Cursor de selección normal. Se encuentra disponible


sobre todos los elementos como barras de menú, barra
de herramientas, botones de control y pestañas de hojas.

Cursor de edición. Se encuentra sobre la barra de


fórmulas, el cuadro de nombres o en la celda activa
luego de hacer doble clic sobre esta. Sirve para editar
(modificar) el contenido de la celda.

Cursor de movimiento. Se encuentra en cualquier


borde de la celda activa o rango seleccionado, excepto
en el vértice inferior derecho de esta. Servirá para
mover el contenido de la selección.

Cursor de copia. Se encuentra en cualquier borde de la


celda activa o rango seleccionado, excepto en el vértice
inferior derecho de esta. Servirá para copiar (arrastrar)
al presionar la tecla de combinación Control.

Cursor de división de ventana. Existen tres cursores


de división, uno horizontal, vertical y uno en ambos
sentidos. El cursor de división se puede arrastrar para
dividir una ventana en dos o cuatro secciones. Se
encuentran en la Pestaña Vista - Dividir.

Cursor para aumentar o disminuir Cuadro de


nombre o expandir o disminuir la barra de fórmulas

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Cursor de selección de filas y columnas. Se encuentra


sobre cualquier encabezado de fila o columna.

Características de un libro

Para realizar un trabajo en Excel, es necesario tener en


pantalla una ventana que represente a un libro de trabajo.
Al abrir la aplicación se mostrará la siguiente ventana,
desde la cual deberá elegir la opción Libro en blanco.

Por defecto el libro que se crea se llama Libro1, sin


embargo, puede pedir cuántos libros nuevos usted
requiera para su trabajo.

Un libro de trabajo puede llamarse Libro1, Libro2,


Libro30, pues dependiendo de la cantidad de libros
nuevos que han sido solicitados en la sesión de trabajo,
el programa asignará un valor autonumérico.

Este libro de trabajo, que inicialmente se llama Libro1,


está compuesto por hojas. Cada hoja tiene 16.384
columnas y 1.048.576 filas.

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Hojas en un libro Los nombres o etiquetas de la hoja se visualizan en la


parte inferior de la ventana.

Nombre de la hoja El nombre de la hoja aparece en la etiqueta de la parte


inferior izquierda de la ventana. Por ejemplo: Hoja1,
Hoja2.

Etiqueta que muestra


el nombre de la hoja

Si necesita cambiar el nombre a la hoja, proceda de la


siguiente manera:

1. Haga doble clic en la etiqueta de la hoja a la cual


cambiará su nombre.

2. El nombre de la etiqueta se editará, escriba el nuevo


nombre y presione Enter. El nombre puede contener
hasta 31 caracteres, incluidos espacios en blanco.

Celda Es la intersección de una fila con una columna. Excel


tiene 17.179.869.184 celdas.
Para identificarlas se utiliza la letra de la columna,
seguida del número de la fila donde se encuentra la
celda. De esta manera, la celda ubicada en la segunda
columna y tercera fila se denomina B3.

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Rango Es un conjunto de celdas contiguas. Estas se nombran


con la primera celda del rango, dos puntos (:) y la última
celda del rango. Por ejemplo, B2:D4.

Celda
Activa Rango
Celdas
B2:D4

Movimientos en la planilla

Para desplazarse de una celda a otra puede hacerlo de


varias formas.
Teclas
Usando las flechas de movimiento del teclado, puede
desplazarse rápidamente en la hoja.
Desplaza hacia
Desplaza hacia arriba
la izquierda
Desplaza hacia la
Desplaza hacia derecha
abajo

También usando teclas puede desplazarse a espacios


más largos en la planilla.

Por ejemplo:

• Con la tecla TAB avanza la cantidad de columnas


visibles en la planilla (Pantallas a la derecha).

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• Shift + TAB retrocede la cantidad de columnas


visibles (Pantallas a la izquierda).

• Av Pág, avanza la cantidad de filas visibles en la


planilla.

• Re Pág, retrocede la cantidad de filas visibles en la


planilla.

También usando teclas puede desplazarse hasta la


última columna, última fila o última celda de la planilla:

• Con la tecla FIN más las flechas de dirección


podemos realizar estos avances. Debe presionar las
teclas por separado.

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Desplaza hasta la
columna XFD

Desplaza hasta la
columna A

Desplaza hasta la
fila 1.048.576

Desplaza hasta la
fila 1

Con esta combinación de teclas es posible seleccionar


rangos de celdas en forma óptima. Para ello debe
presionar la tecla Shift + la tecla Fin + las flechas de
dirección.

Por ejemplo, para seleccionar hacia la derecha en una


tabla de datos debe presionar:

Nota: Si al realizar este ejercicio nota que no obtiene


resultados, se debe a que el programa Excel tiene
desactivada la opción que permite desplazarse en la
planilla con teclas. Para activarla debe realizar lo
siguiente:
1. Seleccionar en la Pestaña Archivo la alternativa
Opciones, luego hacer clic sobre Avanzadas y por
último diríjase a Compatibilidad con Lotus.

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2. Marque ahora la alternativa Teclas de


desplazamiento para transición. Haga un clic en el
botón Aceptar.

Verá la siguiente pantalla.

Si necesita desplazarse y activar rápidamente la celda


A1, presione la tecla Inicio.

Mouse Usando el cursor del mouse puede activar la celda que


necesite en la planilla. Basta con ubicar el cursor de
selección en la celda requerida y hacer un clic.

Usando el cuadro de Si necesita activar una celda específica de la planilla


nombres que está muy distante de la celda activa, puede realizar
lo siguiente:

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1. Ubique el cursor del mouse en el cuadro de nombres.


Note que éste toma la forma I. Haga entonces un clic.

2. Digite la celda donde necesita ir y presione Enter.

Selección Es la forma de indicar al programa las celdas en las


cuales desea trabajar.

Rango Para seleccionar un rango, se debe ubicar el cursor de


selección en la primera celda del rango y arrastrar hasta
la última celda de este.
Las celdas seleccionadas quedan oscuras o de color
(realzadas), menos la celda activa (desde donde se
partió) de la selección, que queda sólo con el borde
realzado.

Si necesita seleccionar varios rangos o celdas


simultáneamente, debe seleccionar el primer rango o
celda, luego con la tecla Control presionada seleccionar
lo deseado.

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Fila Para seleccionar una fila, se debe ubicar el cursor de


selección en el encabezado (número de la fila que desea
seleccionar) y hacer un clic.

Si necesita seleccionar varias filas, ubique el cursor de


selección en el encabezado de la primera fila que
seleccionará y arrastre hasta cubrir todos los
encabezados de las filas requeridas.

Columna Para seleccionar una columna, se debe ubicar el cursor


de selección en el encabezado (letra) de la columna que
desea seleccionar y hacer un clic.

Si necesita seleccionar varias columnas, ubique el cursor


de selección en el encabezado de la primera columna
que seleccionará y arrastre hasta cubrir todos los
encabezados de las columnas requeridas.

Hoja Para seleccionar toda la hoja, se debe hacer un clic en la


esquina superior izquierda de la hoja, en el cuadro que
está a la izquierda del encabezado de la columna A y
arriba del encabezado de la fila 1 (si usted se encuentra
en esta zona de la planilla).

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Tipos de celdas Analizaremos cuatro tipos de celdas que se trabajan en


la planilla electrónica, describiendo sus características
básicas.

Alfanuméricas
Contienen letras, letras y números, en general cualquier
combinación de caracteres que no sean sólo números ni
fórmulas. Se alinean a la izquierda. No son calculables
con los operadores tradicionales. Ejemplo: Hola,
Alternativa 25, etc.

Numéricas
Contienen números, por lo general ingresados a través
de teclado. Se alinean a la derecha. Son operables.
Ejemplo: 15, 520, 34980, etc.

Fórmulas
Contienen fórmulas; por lo general, su valor depende del
contenido de otras celdas. Se alinean a la derecha y
siempre van antepuestas por un signo =.

Ejemplo:
=A2+B18
=B40*20
=SUMA (D2:D20)

Fechas
Contienen fechas, (las fechas son números que se
muestran en formato Fecha 01-01-2018, que están
relacionadas con una tabla numérica, por lo que son
operables). Se alinean a la derecha y se pueden ingresar
con guión – o slash (nombre en inglés para la barra
diagonal (/). Ejemplo: 14-2-2016, 28/12/2009, etc.

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Guardar un libro de trabajo


Para guardar un documento, es necesario asignarle un
nombre y una unidad de memoria secundaria (pendrive
o disco duro) para ser almacenado.

Si necesita guardar un archivo, puede realizar la acción


desde la opción Guardar ubicada en la barra de
herramientas de acceso rápido o bien puede ir a la
pestaña Archivo – Guardar.

Opción Guardar de la barra de herramientas de acceso


rápido:
1. Hacer un clic en el botón Guardar (Ctrl + G).

Si el archivo es nuevo, se mostrará la siguiente


ventana:

2. Ingrese el nombre y la ubicación que tendrá el nuevo


archivo y haga clic en Guardar.

Si el archivo ya tiene nombre y ubicación, esta opción


se utiliza para actualizar los datos en el archivo
trabajado.
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Opción Guardar de la pestaña Archivo:


1. Para acceder a esta opción, debe hacer clic en la
pestaña Archivo – Guardar.

2. Si el archivo es nuevo, se mostrará activada la opción


Guardar Como dentro de la Pestaña Archivo, como
se muestra en la siguiente ventana:

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3. Seleccione la ubicación que tendrá el nuevo archivo,


puede seleccionar OneDrive, Este PC o Examinar.

Se mostrará la siguiente ventana:

4. Ingrese el nombre (A) que tendrá el nuevo archivo


(Puede incluir espacios en blanco).

5. Seleccionar la unidad donde se guardará (B), que


puede ser un disco duro o Pendrive.
6. Abrir la carpeta en la cual se dejará el archivo (C).
7. Hacer un clic en el botón Guardar (D).
Una vez que un libro de trabajo es guardado, aparecerá
en la barra de título de la ventana el nombre asignado al
archivo.

Cada vez que guarda un archivo la barra de estado


mostrará rápidamente la acción.

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Guardar con otro nombre


En oportunidades será necesario guardar el archivo con
otro nombre, o en otra ubicación. Para ello debe realizar
lo siguiente:
Hacer un clic sobre la pestaña Archivo, posteriormente
seleccionar la opción Guardar como. Aparecerá el
cuadro de diálogo correspondiente, en el cual se
especifica el nuevo nombre y/o la nueva ubicación
(unidad y carpeta) donde será guardado, tal como se
explicó anteriormente.

Abrir un archivo
Cuando un archivo ha sido guardado, es posible
recuperarlo cuando sea necesario, a fin de realizar
modificaciones en el mismo.
A este proceso se le conoce como Abrir y para ello debe
realizar lo siguiente:
Hacer un clic en el Pestaña Archivo y seleccionar la
opción Abrir.

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Puede utilizar desde la opción Recientes, en la opción


Libros el listado que ofrece el programa con los últimos
archivos trabajados y en la opción Carpetas el listado
que ofrece el programa con las últimas carpetas
trabajadas.

O puede acceder a la opción Examinar y utilizar el


cuadro de diálogo Abrir:

1. Seleccionar la unidad desde la cual recuperará el


archivo (A).
2. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el archivo
que se abrirá (B).

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3. Seleccionar el o los archivos a abrir (C).


4. Hacer un clic en el botón Abrir (D).

Cerrar un libro Cuando necesite cerrar un libro de trabajo debe realizar


lo siguiente:

Seleccionar la pestaña Archivo y luego la opción


Cerrar.

Salir de la aplicación
Cuando ha terminado su sesión de trabajo y desea salir
de la aplicación Excel, debe hacer un clic en el botón
Cerrar de la ventana.

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