CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
1.1 ¿QUÉ ES UN PROYECTO?
1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO
1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO
1.4 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
1.5 CREACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS
1.6.1 MÉTODO DE RUTA CRÍTICA (MRC)
1.6.2 DIAGRAMA DE GANTT
2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT
2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO
2.2 GUARDAR UN PROYECTO
3. TAREAS
3.1 TAREAS REPETITIVAS
4. FASES E HITOS
4.1 FASES
4.2 HITOS
5. REALIZACIÓN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO
(PROGRAMACIÓN DE TAREAS)
5.1 RELACIÓN ENTRE TAREAS
5.2 RELACIÓN ENTRE FASES
5.3 ASOCIACIÓN DE TAREAS POR FECHAS
5.4 ESPECIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS LABORALES
6. CALENDARIO DE TRABAJO
7. REGISTROS DE RECURSOS
7.1 ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
7.2 ACUMULACIÓN DE COSTOS
8. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS TAREAS
9. EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
9.1 MÉTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN
9.2 LA EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
9.3 VERIFICACIÓN DE LA RELACIÓN ENTRE TAREAS
9.4 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA
9.5 BÚSQUEDA DE MÁRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIÓN
9.6 REVISIÓN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS
9.7 BÚSQUEDA DE LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y LAS
ASIGNACIONES DE TAREAS
9.8 REDUCCIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
10. COSTO DEL PROYECTO
10.1 COSTO DE UNA TAREA
11. SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS
11.1 ELIMINAR LA SOBREASIGNACIÓN
 11.2 CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS
11.3 REASIGNACIÓN DEL RECURSO
11.4 DISMINUCIÓN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN
RECURSO
11.5 CAMBIO DE LA PROGRAMACIÓN LABORAL
11.6 RESOLUCIÓN AUTOMÁTICA Y MANUAL DE LAS SOBRE
ASIGNACIONES
11.7 RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO
11.8 REDUCCIÓN DE COSTOS
11.8.1 REDUCCIÓN DE LOS COSTOS POR USO
11.8.2 REDUCCIÓN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS
11.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJOS DE CAJA
12. INFORMACIÓN DEL PROYECTO
12.1 TABLAS Y FILTROS
12.2 TABLAS
12.3 FILTROS
13. CONTROL DEL PROYECTO
13.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA LÍNEA BASE
14. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
14.1 ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO
15. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
15.1 COMPARTIR INFORMACIÓN
15.2 FONDO DE RECURSOS
1. INTRODUCCIÓN

1.1 ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un producto o servicio

particular y con objetivos definidos.
Los proyectos para su ejecución necesitan de recursos, estos pueden ser el personal y el
equipamiento.
El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, por lo que los proyectos tienden a ser
eventos planificados. El éxito de un proyecto depende de una preparación y planificación
previa.
La razón por la que se emprende un proyecto es crear un producto o servicio único.

1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO

Todo proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y requiere una
cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna área.

Tiempo
Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que estaremos más familiarizados
en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del proyecto o el ámbito de
trabajo, pero lo que es seguro que conocerá la fecha límite para la entrega del producto.
Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software de inventario
implantado en la empresa dentro de dos meses.

Costo

Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo de un proyecto

tiene un significado mucho más amplio. El costo son todos los productos requeridos para
llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las personas, el equipamiento, materiales
utilizados y todos los demás eventos y aspectos que requieran dinero o la atención de alguien
en un proyecto.

Ámbito

Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto.
El ámbito del producto describe la calidad, característica y funciones del producto de manera
detallada.
El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o
servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto.
1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Todo proyecto debe tener las siguientes fases:

Planeación.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, después se

determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de
red (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de
flechas completo da una representación gráfica de las relaciones entre las actividades del
proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas actividades o
fases del proyecto, y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute.

Programación.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de

iniciación y terminación para cada actividad y la relación con el resto de actividades del
proyecto, el programa señala las actividades críticas es decir, aquellas que requerirán de una
atención especial, para las actividades no críticas el programa debe indicar los tiempos de
holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto permitirá el
uso eficiente de recursos limitados.

Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de flechas y la gráfica

de tiempo para hacer reportes periódicos de progreso.
Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte
restante del proyecto.

1.4 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La Administración de Proyectos es la planeación, organización, dirección y control de los

recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la Administración de proyectos es un conjunto de técnicas, destrezas,
herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases, actividades y tareas que
la experiencia y el sentido común consideran como buenos para la realización de un proyecto.
La Administración de Proyectos ocurre cuando se da énfasis y una atención especial para
conducir actividades con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar proyectos.

La administración de proyectos está compuesta por las siguientes fases:

Planificación del proyecto y creación de una programación: Es la fase más importante.

Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre
tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de los recursos, la asignación de los mismos.
Todas las fases posteriores se basan directamente en la información que se les proporciona
cuando se planifica el proyecto.

Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una
vez que se halla creado la planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La
administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que
refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.

Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del

proyecto a los clientes, personal y a la administración. El usuario mantiene un control
absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes a fin de que
muestren la información deseada en un formato conveniente.

1.5 CREACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

Consiste en la lista de tareas o actividades que se llevarán a cabo y la cantidad de tiempo o
duración que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y demás
información, como flechas y límites para construir la programación y proporcionar un
modelo realista del proyecto que se va a administrar.

1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS

1.6.1 MÉTODO DE RUTA CRÍTICA (MRC)

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50.
Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las técnicas de
programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de
Ruta Crítica, un modelo matemático que calculaba la duración total de un proyecto basándose
en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias que identifica que tareas son
críticas. Este modelo es el método de programación utilizado en el software para la
administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project.
Durante los años 50, la marina de Estados Unidos, desarrolló el proyecto Misiles Polares, un
sistema de programación PERT (Programme Evaluation And Review Technique) que utiliza
probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día un diagrama
Pert (también llamado un diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las
relaciones entre tareas.
El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría
de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante gráficos.
Se denomina gráfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos o vértices y a un
conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se
representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un
arco.
Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el método busca determinar la
secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo desde el principio al final
del proyecto o proceso, tenga mayor duración. Esto es denominado camino crítico e interesa
conocerlo, pues condicionará la duración total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas
en ese camino (tareas críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá que
comenzar por ellas. Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo
y una terminación, es decir, no son continuos y que representan cierta
complejidad en la interrelación de las tareas que los forman.

1.6.2 DIAGRAMA DE GANTT

Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de
una escala de tiempo. La gráfica de Gantt cubre las distintas funciones de la programación:
asignación de recursos y la determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su
sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y sin duda el más
usado. La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas,
días, semanas); en la vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programación:
máquinas, hombres tareas, órdenes de trabajo. La gráfica establece una relación cronológica
entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el
gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo
programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusión
simultánea de estos dos últimos aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado, es
decir, controlar lo programado.
Podrá utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación, así
como, hacer el seguimiento e imprimir informes.
La administración de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos cuando
están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad, también ayuda a realizar acciones
concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT

1. Pulse el botón Inicio en la barra de tareas de Windows.

2. Seleccione Todos los Programas en el menú Inicio, a continuación

elija Microsoft Office y luego Microsoft Project 2010.

3. Se iniciará Microsoft Project 2010 donde se distinguen los siguientes elementos:

2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO

1. Elija la opción Archivo, Nuevo y Proyecto en Blanco.

2. Pulse el botón Crear, le aparecerá la pantalla de Inicio de Microsoft Project.

La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada Tabla Entrada
y un gráfico en la parte derecha.

2.2 GUARDAR UN PROYECTO

1. Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas estándar

2. Elija el lugar donde guardar (carpeta), en el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba
un nombre para el archivo, por ejemplo “Proyecto1”.

3. Pulse el botón Guardar para cerrar el cuadro de diálogo. Microsoft almacenará el archivo
proyecto1.
3. TAREAS

La organización de un proyecto se basa en el ordenamiento del mismo en base a un

listado de tareas a las que se les asigna duración y recursos.

MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas o
automáticamente.

1. Si queremos asignarle automáticamente las duraciones a las tareas, haga clic en la opción
Formato de la Tabla de Menú de Herramientas de Diagrama de Gantt y luego elegir la opción
Duración automática.

2. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de
Tarea en la tabla Entrada.

3. Escriba Reunión de grupo de trabajo y después pulse la tecla Enter. Note

que el icono de la columna Modo de Tarea es:

Automático ó Manual.

4. Ingrese los siguientes nombres de tarea debajo de “Reunión de grupo de trabajo”; pulse la
tecla Enter después de cada nombre de tarea.

 Reparto de funciones y planificar calendario

  Revisar bienes
 Consolidación de la información
 Revisión de la información
 Entrega de informe de inventario

5. La apariencia de su ventana será la siguiente.

De manera predeterminada las tareas poseen una duración estimada de un día.

3.1 TAREAS REPETITIVAS

Una tarea repetitiva es una tarea que se ejecuta repetidamente durante el transcurso de un
proyecto. Por ejemplo, podría definir la reunión de trabajo como una tarea periódica.

Crear una tarea repetitiva

Si una tarea se repite a intervalos fijos, establecer esta como una tarea repetitiva.
Si no se repite a intervalos fijos, establecer como una tarea habitual cada vez que ocurre.

1. En la pestaña Ver, en el grupo de tareas Vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.

3. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y haga
clic en Tarea periódica (repetitiva).

4. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

5. En el cuadro Duración, escriba la duración de la tarea.

6. En la sección de patrón de repetición, haga clic en diario, semanal, mensual o anual.

7. Seleccione la casilla de verificación junto a cada día de la semana en que la tarea debe
realizarse.

8. En el cuadro Comienzo, escriba una fecha de inicio y una de las siguientes:

a. Seleccione Terminar después de, a continuación, escriba el número de ocurrencias de

la tarea.
b. Seleccione Terminar el, a continuación, escriba la fecha en que desea que la tarea se
repite hasta el final.
Nota.- Si no especifica una fecha en el cuadro Comienzo, Project usa la fecha de inicio del
proyecto.

9. En el calendario para la programación de esta sección de tareas, seleccione un calendario

de recursos de la lista del calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario,
seleccione Ninguno.

Al insertar una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se re enumeran

automáticamente y aparece en la columna indicador un indicador de tarea repetitiva

Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo nombres de los recursos en
el campo Nombres de los recursos, el recurso será asignado a la obra total en la tarea
repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales a medida que ocurren.

4. FASES E HITOS

4.1 FASES

Si posee un conjunto complejo de tareas, debería considerar la posibilidad de organizarlas en

fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases están representadas por
tareas de resumen. El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las demás, ya que
no podrá editar directamente su duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las
subtareas. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre
las fases del trabajo del proyecto. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente
duraciones a las tareas resumen o calcularlas automáticamente.

A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales.

1. Haga clic en la Tarea, “Reunión de trabajo”, en la tabla de entrada.

2. Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen

en el grupo Insertar de la Cinta de menú Tarea. La apariencia de la ventana será la
siguiente:
 3. En el campo Nombre de tarea de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse
la tecla Enter.

4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunión de trabajo):

 Diagnostico institucional
 Entrega horario de reuniones
 Entrega de procedimiento a seguir

5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean subtareas de

la tarea de resumen Estudio preliminar; revise la indentación, utilice el botón Indentar
Tarea para que todas las tareas se encuentren en el mismo nivel.

La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen y aparecerá una barra de tarea

de resumen en el Diagrama de Gantt, así:

Tarea de resumen Barra de tarea de resumen

Ejercicio
Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades:

a) Clasificar por tipo de bienes

b) Codificar por tipo de bienes
c) Elaborar etiquetas para los bienes
d) Poner etiquetas a los bienes

La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las siguientes
actividades:

a) Consolidación de la información
b) Revisión de la información
c) Entrega de informe de inventario

Al final del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:

4.2 HITOS
Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el seguimiento de un
evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizará la fase de Estudio
Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos un hito.

Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto, por
ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en sí no supone
la realización de un trabajo, los hitos están representados como tareas con duración
cero.

A continuación se muestra la manera de crear un hito.

1. Haga clic en el nombre de la tarea 7 de resumen Revisar bienes, en la tabla de entrada.

2. Haga clic en el botón Insertar Hito

3. Escriba Estudio preliminar completado y pulse la tecla Enter.

El hito será añadido al proyecto . La apariencia de la pantalla es similar a la mostrada

a continuación:
Ejercicio

Poner hito a la fase 2 con el nombre revisión de bienes terminado y a la fase 3 con el nombre
fin inventario.

Después del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:

5. REALIZACIÓN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO
(PROGRAMACIÓN DE TAREAS)

Las tareas de un proyecto deben ser llevadas a cabo en un determinado orden.

Por ejemplo antes que se produzca el diagnostico institucional, deberá ser completada la tarea
reunión de trabajo. Estas dos tareas tienen relación fin a comienzo en dos aspectos:

 La segunda tarea debe producirse después de la primera tarea; esto es una secuencia.
 La segunda tarea solo se producirá si la primera tarea es completada; esto es una
dependencia.

En Microsoft Project, la primera tarea (Reunión de trabajo) se denomina Predecesora. La

segunda tarea (diagnóstico institucional) se denomina sucesora.
Cualquier tarea puede ser predecesora de una o más tareas sucesoras. De modo que cualquier
tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras.

Fin a Comienzo (FC).- La fecha de fin de la tarea predecesora

determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora.

Comienzo a Comienzo (CC).- La fecha de comienzo de la tarea

predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora.

Fin a Fin (FF).- La fecha de fin de la tarea predecesora determina la

fecha de fin de la tarea sucesora.

Comienzo a Fin (CF).- La fecha de comienzo de la tarea predecesora

determina la fecha de fin de la tarea sucesora.

Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Microsoft Project. Los lugares más
comunes en los que podrá visualizar las relaciones de tarea son:
  En las vistas de diagrama de Gantt y diagrama de red, las relaciones aparecen
como líneas de vínculo entre las tareas.
 En las tablas, como por ejemplo en la tabla de entrada, los números de
identificador de las tareas predecesoras aparecen en los campos Predecesoras de
las tareas sucesoras.

5.1 RELACIÓN ENTRE TAREAS

Para crear relaciones entre tareas, establezca vínculos entre las tareas.

A continuación utilizaremos diferentes métodos de crear vínculos entre varias tareas,

creando relaciones de diferente tipo.

1. Haga clic en el nombre de la tarea 2, Reunión de trabajo, en la tabla entrada y a

continuación arrastre el ratón hasta el nombre de la tarea 3 diagnostico institucional.

Las tareas 2 y 3 serán seleccionadas.

2. Pulse el botón Vincular tareas, en la Cinta de menú Tareas en el grupo de opciones

Duración.

Las tareas 2 y 3 serán vinculadas con una relación fin a inicio. Nótese que ha cambiado la
fecha de comienzo de la tarea 3 al siguiente día de trabajo una vez completada la tarea 2.
La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación.

A continuación ilustraremos otro método para vincular tareas

1. Seleccione el nombre de la tarea 4, Entrega horario de reuniones

2. Pulse el botón Información en la cinta de menú Tareas del grupo de opciones

Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la tarea.

3. Seleccione la ficha Predecesores.

4. Haga clic en la celda en blanco justo debajo del encabezado de columnas Nombre de la
tarea y después pulse el botón de la flecha abajo que aparece en la parte derecha.

La apariencia de la ventana será:

5. Seleccione Diagnóstico institucional de la lista Nombre de tarea y pulse La tecla Enter. La

apariencia de la ventana será la siguiente:

6. Haga clic en la celda en blanco justo debajo del encabezado de columnas Tipo y después
pulse el botón de la flecha hacia abajo que aparecen la parte derecha. La apariencia de la
ventana será la siguiente:
7. Seleccione el tipo de vinculación Fin a Comienzo (FC). En la vista de Diagrama de Gantt
la vinculación de la tarea 3 y 4 será similar a la ventana mostrada a continuación:

La línea de vínculo indica

una relación de fin a
comienzo entre la
tarea 3 y 4

De la misma forma se puede vincular las tareas con los diferentes tipos. Por ejemplo si
deseamos vincular la tarea 5 con la 4 con el tipo Comienzo a Comienzo (CC).

1. Haga clic en la columna Predecesoras de la tarea 5 (Entrega de procedimiento a seguir).

2. Escriba 4CC en la celda y luego pulse La tecla Enter. La apariencia de la ventana será la
siguiente:
 Los indicadores de
la vinculación de
tareas comienzo a
comienzo

5.2 RELACIÓN ENTRE FASES

De la misma forma se puede vincular las tareas de resumen (fases).

1. Ubíquese en la tarea de resumen Revisar bienes en la columna Predecesoras.

2. Escriba 1 en la celda y luego pulse La tecla Enter. La relación entre la fase 1 y 2 será Fin
a Comienzo (FC). La apariencia de la ventana es:

La línea de vínculo
indica una relación de
Fin a Comienzo ente la
fase 1 y fase 2
Ejercicio

Realice la vinculación de las tareas de acuerdo al siguiente cuadro:

Tarea 5 – Tarea 6 Fin a Comienzo (FC)

Tarea 6 – Tarea 7 Fin a Comienzo (FC)
Tarea 9 – Tarea 10 Fin a Fin (FF)
Tarea 10 – Tarea 11 Fin a Comienzo (FC)
Tarea 11 – Tarea 12 Fin a Fin (FF)
Tarea 12 – Tarea 13 Fin a Comienzo (FC)
Tarea 15 – Tarea 16 Fin a Comienzo (FC)
Tarea 16 – Tarea 17 Fin a Fin (FF)
Tarea 17 – Tarea 18 Fin a Comienzo (FC)

Relacione la fase 2 y 3 del tipo Comienzo a Comienzo (CC)

La apariencia de la ventana después de realizado el ejercicio será la siguiente:

5.3 ASOCIACIÓN DE TAREAS POR FECHAS

La duración de una tarea es la cantidad de tiempo empleado para completar la tarea. Microsoft
Project es capaz de distinguir entre un período laborable y el período no laborable. También
se debe tomar en cuenta el calendario de trabajo, para un proyecto podría estar definido por
ejemplo desde las 8h00 hasta las 17h00 de lunes a viernes, considerando como período no
laborable las tardes y los fines de semana.

A continuación ingresaremos la duración de las tareas creadas anteriormente.

1. Haga doble clic en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de tarea en
la tabla de entrada, para la tarea, reunión de trabajo.

2. Escriba 2d y después pulse la tecla Enter. Aparecerá el valor 2d (abreviatura de 2 días) en

el campo Duración. La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a
continuación:
Otra forma:

1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duración de la tabla de
entrada en la tarea 3 Diagnóstico institucional y escriba el valor de 5d y luego La tecla Enter.
La apariencia de la ventana será la siguiente:

Microsoft puede ingresar también duraciones de tareas en horas, semanas o meses no

solamente en días, así por ejemplo.

1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duración de la tabla de
entrada en la tarea 4 Entrega horario de reuniones y escriba el valor de 1s y luego la tecla
Enter. La apariencia de la ventana será la siguiente:
La duración total de las tareas se ve reflejada en las tareas de resumen, si se ha elegido la
opción de modo de tipo automático.

Recuerde también que la duración de una tarea especial tomada como hito tiene 0 días.

Ejercicio

Complete la duración de todas las tareas del proyecto, de acuerdo al siguiente cuadro:

Entrega de procedimiento a seguir 4 días

Reparto de funciones y planificar calendario 3 días
Clasificar por tipo de bienes 2 semanas
Codificar por tipo de bienes 1 semana
Elaborar etiquetas para los bienes 4 días
Poner etiquetas a los bienes 1 mes
Consolidación de la información 8 días
Revisión de la información 4 días
Entrega de informe de inventario 3 días

La apariencia de la ventana después del ejercicio será la siguiente

5.4 ESPECIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS LABORALES

Microsoft Project utiliza valores estándar de minutos y horas para la duración: un minuto son
60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo usted puede definir la duración de los
días, semanas y meses para el proyecto. Para hacer esto, elija Opción Archivo, luego
Opciones, así:

Luego seleccione la opción Programación, mostrada a continuación:

Los valores se pueden determinar para fijar el comienzo de semana, número de horas por día,
número de horas por semana, número de días por mes y el horario de trabajo.

6. CALENDARIO DE TRABAJO

Se puede determinar el período laboral con un nuevo calendario, para ello haremos lo
siguiente:

1. Elija la opción Cambiar calendario laboral del grupo de opciones Propiedades

de la cinta de opciones Proyecto.

2. De un clic en el botón Crear nuevo calendario.

3. Escriba calendario1 en el cuadro de texto Nombre y luego pulse Aceptar. Se realiza una
copia del calendario base Estándar.
4. La apariencia de la ventana con el nuevo calendario será:

Ahora podemos hacer un día laborable en no laborable, para ello, realice lo siguiente:

1. Seleccione la fecha 28 y 29 de julio. Ubíquese en la celda Nombre de la ficha Excepciones.

Escriba Día no laborable y pulse la tecla Enter. En la celda de la columna Inicio aparece la
fecha seleccionada y en la celda de la columna Fin aparece la fecha seleccionada. La
apariencia de la ventana será la siguiente:
Ahora podemos hacer un día no laborable en laborable. Realice lo siguiente:

1. Seleccione la fecha 12 de julio. Ubíquese en la celda Nombre de la ficha Excepciones.

Escriba sábado laborable y pulse La tecla Enter.

2. Luego pulse el botón Detalles

3. Elija la opción Periodos laborables y luego pulse el botón Aceptar.

4. La apariencia de la ventana será la siguiente:

Ahora podemos aplicar nuestro nuevo calendario al proyecto, para ello, realizamos lo
siguiente:

1. Seleccione la opción Información de Proyecto del grupo de opciones Propiedades

de la cinta de opciones Proyecto.

2. Seleccione en la opción Calendario el calendario1 creado anteriormente.

3. Pulse el botón Aceptar para remplazar en el proyecto el calendar1 creado por el calendario
base estándar.

7. REGISTROS DE RECURSOS

Los recursos son las personas, equipamiento o material necesarios para realizar y completar
las diferentes tareas del proyecto. Microsoft Project concentra su atención en dos aspectos
básicos de los recursos: su disponibilidad y sus costos. La disponibilidad determina el
momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo
que puede hacer y los costos hacen referencia al importe que será necesario pagar por ese
recurso.

En Microsoft Project se distinguen dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos
materiales. Los recursos de trabajo son las personas o el equipo que realiza el trabajo del
proyecto; mientras que los recursos materiales son artículos de consumo que serán agotados
durante el progreso del proyecto.

A continuación ingresaremos la información de los diversos recursos del proyecto, utilizando

la vista Hoja de recursos.

1. Haga clic en Hoja de Recursos en la Barra de vistas.

2. Haga clic en la celda situada dejado del encabezado de columna Nombre del recurso en la
Hoja de recursos.

3. Escriba Mario Morales y pulse Tab.

4. Asegúrese, de que se encuentra seleccionado Trabajo en el campo Tipo y pulse Tab (Por
qué se trata del tipo de recurso Trabajo).

5. Pulse Tab de nuevo. En el campo Iniciales, se ha colocado la primera inicial del nombre
del recurso.

6. Escriba MM en el campo Iniciales y pulse Tab.

7. Pulse de nuevo Tab para omitir el campo Grupo.

8. Seleccione el valor 100% en el campo Capacidad, y pulse Tab.

La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:

El valor ingresado en el campo Capacidad del 100% expresa que el Mario Morales se
encuentra disponible el 100% de su tiempo para trabajar en las tareas que se la han asignado.
Microsoft Project le advertirá si asigna a Mario Morales más tareas de las que puede llevar a
cabo en la capacidad máxima, es decir si Mario Morales fue sobre asignado.

A continuación ingresaremos información de los recursos materiales:

1. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso en la Hoja de
recursos.

2. Escriba Papel bond y pulse Tab.

3. Seleccione Material en el campo Tipo y pulse Tab.

4. Escriba resma en el campo Etiqueta y pulse Tab. La resma será la unidad de medida que
su utilizará para realizar el seguimiento del consumo del papel durante el proyecto.

5. Escriba Papel en el campo Iniciales y pulse Tab.

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

Ejercicio

Ingrese la siguiente información para el recurso de trabajo:

Nombre del recurso Iniciales Capacidad

Milton Gálvez MG 100%
José López JL 100%
Karina Hernández KH 75%
Marcia Paredes MP 50%

La apariencia de la pantalla después del ejercicio, será similar a la mostrada a continuación:

7.1 ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

El costo o presupuesto es uno de los elementos fundamentales del proyecto.

Todos los proyectos poseen algún aspecto financiero.

En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los
costos. Para aprovechar las características de gestión de costos de Microsoft Project, el
administrador deberá conocer los costos asociados a cada uno de los recursos tanto material
como de trabajo.

El propósito de la asignación de una cuota estándar para un recurso material es calcular el

costo aproximado de los materiales para el plan del proyecto. Para el recurso material
denominado Papel bond la tecla introduciremos una unidad de medida expresada en hojas en
el campo Etiqueta de material; a continuación, asignaremos un costo de 4.50 soles por resma
de papel. Conforme vayamos consumiendo el papel durante el transcurso del proyecto,
Microsoft Project calculará el costo acumulado de resmas que se ha consumido.
A continuación ingresaremos la información del costo de cada recurso para ello utilizaremos
la vista Hoja de Recursos.

1. Haga clic en el campo Tasa del recurso 1, Mario Morales en la Hoja de recursos.

2. Escriba el valor 7 y pulse La tecla Enter. Los honorarios a pagarse por cada hora de trabajo
normal para Mario Morales aparecen en la columna Tasa.
3. Haga clic en el campo Tasa de horas extras. Escriba 10 y pulse La tecla Enter. Este es el
valor a pagar por cada hora extra de trabajo de Mario Morales.

4. En el caso de un recurso material Papel, ingresar el valor de 4,50 en el campo Tasa. Este
valor puede aumentar en el caso de asignar más unidades de este material a una tarea o puede
disminuir en el caso de asignar menos unidades a una tarea.

5. Ingrese un nuevo recurso material. Escriba Etiquetas en el campo Nombre de recurso elija
en la columna Tipo Material, en el campo Material escriba 100 u y escriba 10 en la columna
Costo/uso. El valor de costo por uso es un valor fijo en la asignación de este recurso en una
tarea aunque aumente o disminuya las unidades.

La apariencia de la pantalla, será similar a la mostrada a continuación:

Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son utilizados. Por ejemplo
en el caso del alquiler de un computador: tiene un costo fijo de S/. 40 y un costo por su uso
y mantenimiento de S/.10 cada vez que lo utilicemos. A continuación ilustraremos como se
realizaría el ingreso de este costo:

1. Escriba computador en el campo Nombre de recurso, elija en la columna Tipo Material,

en el campo Material escriba 1 día y escriba 40 en la columna Tasa y 10 en la columna
Costo/uso.
Microsoft Project realiza el cálculo del valor del costo total del material computador,
sumando el costo de la tasa estándar con el valor del costo por uso cada vez que se asigne
este recurso en una tarea.

Ejercicio

Ingrese los siguientes costos para cada recurso

Nombre del recurso Tasa estándar Tasa sobretiempo

Milton Gálvez 9/h (9 por hora) 10/h
José López 100/sem (100 por semana) 10/h
Karina Hernández 700/ms (700 por mes) 10/h
Marcia Paredes 10/h (10 por hora) 10/h

La apariencia de la pantalla después del ejercicio, será similar a la mostrada a continuación:

7.2 ACUMULACIÓN DE COSTOS

No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo, una parte del
equipamiento arrendado (Computador), podría requerir el pago de una tasa de arrendamiento
en cuanto es arrendado el equipamiento, aunque los empleados normalmente acumularán el
pago a medida que transcurra el tiempo.
En el campo Acumular, especificaremos el modo en que Microsoft Project trata la
acumulación del costo de un recurso.

1. Desplace la visualización en forma que pueda observar los campos situados a la derecha
de la hoja de recursos y haga clic en el campo Acumular del recurso 8, Computador.

El pago por el alquiler del computador deberá ser realizado antes de utilizar el equipo. Para
reflejar esto, acumule el importe del recurso tan pronto como la tarea comience.

2. Elija comienzo en el campo Acumular.

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

La forma de acumulación Prorrateado que maneja Microsoft Project nos indica que conforme
se desarrolle la tarea se acumula el costo dentro del proyecto. Esto nos indica que conforme
se termine la tarea se deberá cancelar el costo.

En la columna Calendario Base, fíjese que esté aplicado el nuevo calendario creado
anteriormente.

Calendario
aplicado
8. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS TAREAS

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del
trabajo.

La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el

Campo Capacidad.

A continuación asignaremos recursos individuales a las tareas.

1. Haga clic en el Diagrama de Gantt en la barra de vistas y ubíquese en la tarea 2

Reunión de trabajo.

2. Pulse el botón Asignar recursos en el grupo de opciones Asignaciones de la cinta de menú

Recursos.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar recursos y podrá observar los nombres de los
recursos ingresados anteriormente en la vista Hoja de Recursos ordenados en forma
ascendente.

4. Seleccione Mario Morales en la columna Nombre de Recurso del cuadro de diálogo

Asignar recursos y después pulse el botón Asignar.
 Costo de asignación
para Mario Morales 2
días (8 horas) S/. 7

Marca de comprobación
indicando que ha sido
asignado Mario Morales a la
tarea Reunión de trabajo

5. Seleccione a la tarea Reunión de trabajo el recurso de trabajo Milton Gálvez.

6. Project le da la posibilidad de reducir el tiempo de duración. Tomando en cuenta que los

dos recursos tienen el Máximo de unidades (Max.) 100%, Project puede reducir el tiempo
duración de esta tarea al 50%, es decir, de 2 días que inicialmente tenía a 1 día. Para ello
seleccione el icono de información que aparece al lado izquierda de la tarea S/. 40 + $10.
7. Seleccione Computador en la columna Nombre de Recurso del cuadro de diálogo Asignar
recursos y después pulse el botón Asignar.

8. Si necesito el computador los dos días, puedo aumentar las unidades de 1 a 2, así:

9. Obviamente el costo aumentaría a S/. 90 (2 unidades * S/. 40 + S/. 10).

10. La apariencia de la ventana después de haber ingresado los recursos será la siguiente:

Para asignar los recursos a las diferentes tareas en forma adecuada, realizamos lo siguiente:

1. Seleccione la tarea 3 Diagnostico Institucional. De la liste de recursos elija José López,

luego de un clic en el botón Gráficos

2. Usted puede visualizar si el recurso a asignarse está disponible en las fechas establecidas
para la tarea, así:
3. Como José López si está disponible en esas fechas, de un clic en el botón Asignar. Además
asigne papel bond a esta tarea. La apariencia de la ventana será la siguiente:

Ejercicio

Realice la asignación de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.
9. EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

9.1 MÉTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN

Una vez establecida la programación mediante la inserción de tareas, la asignación de

recursos y el registro de los costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla.

Al evaluar la programación, probablemente encontrará problemas u omisiones que deban ser

ajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del
proceso de planificación y mejor todavía antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo,
una vez iniciado el proyecto también podrá comprobar la planificación y ajustarla, cuando
sea necesario, para adecuarla a sus objetivos y necesidades.

Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la información

contenida en la programación y del nivel de detalle en el que se esté administrando el
proyecto. Por consiguiente, debería considerarla evaluación de fin de la programación:

 La forma en que se han asignado los recursos.

 El costo de la programación.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las tareas en la
ruta crítica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de
fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo.
Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de
lo planificado. Para ajustar la fecha de fin de la programación, concéntrese en la modificación
de las tareas críticas.

 Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversas estrategias para reducir su
longitud, buscar y resolver recursos sobre asignados y reducir el costo del proyecto.

9.2 LA EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticas que requieran ajustes, en

primer lugar deberá analizar la programación y evaluar la utilización del tiempo, de los
recursos y de los costos. La evaluación de la programación de varias maneras le ayudará a
identificar:

 La relación entre tareas y la ruta crítica.

 El tiempo de demora en la programación.
 Las delimitaciones en las tareas
 Los recursos sobre asignados.
 El costo de las tareas.
En una programación de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre sí de diversas
formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica y
reducir la programación.

Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crítica de la programación, será
posible ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de los recursos de las tareas no
críticas para utilizar la demora de la programación.

El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la
fecha de fin del proyecto. Si una tarea que tiene demora finaliza más tarde, no afectará al
resto de la programación.

Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las fechas de
comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas de distintas
fases del proyecto, en especial en las tareas críticas, para cerciorarse de que sean
absolutamente necesarias ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la
programación.

Al evaluar la programación, asegúrese de haber asignado los recursos de forma eficaz. Un

recurso puede estar sobre asignado o infra signado por lo que se podrá reducir el costo de las
tareas y recursos individuales para disminuir el costo total del proyecto.

Una vez localizados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar la programación
para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.

9.3 VERIFICACIÓN DE LA RELACIÓN ENTRE TAREAS

En la programación de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre sí de las formas

mencionadas anteriormente. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que
pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programación. Utilizando de
manera eficaz estas relaciones es posible modificar la ruta crítica y reducir la programación
del proyecto.

9.4 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA

Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función de las duraciones
de las tareas en la ruta crítica; la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha
de fina proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto completo termine a tiempo.
Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de
lo planificado. La ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas incluidas
en la programación.
Para ajustar la fecha de fin de la programación deberá centrarse en modificar las tareas
críticas.
Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una presentación.
Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto.

Para visualizar la ruta crítica del proyecto proyecto 1.

1. Haga clic en Más vistas en la barra de Vistas.

2. Haga clic en Gantt detallado.

3. Elija Aplicar. Mostrará la pantalla siguiente:

Las tareas críticas aparecen de color rojo en la pantalla, y las tareas no críticas en color azul.

9.5 BÚSQUEDA DE MÁRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIÓN

Al analizar las tareas en la programación es posible buscar demoras permisibles, es decir, el

tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra.
También es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la
fecha de fin del proyecto, llamado margen de demora total.

Es importante distinguir los márgenes de demora dentro de la programación, ya que esto

permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases de
la programación no tienen margen de demora y otras exceden en cantidad. La mayoría de las
programaciones tiene algunas tareas críticas con margen de demora. Esto permite que estas
tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programación, lo que compensaría
las tareas que han tardado más tiempo que lo planificado.

9.6 REVISIÓN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS

Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comienzo o de fin
de tareas importantes. Al ingresar una tarea, Microsoft Project le asignará automáticamente
la delimitación <<lo antes posible>>. Solo cuando sea necesario, deberán definirse otras
delimitaciones, como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada
tarea comience finalice en una fecha específica.

Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más precisa
empleando información detallada. Sin embargo, las delimitaciones también pueden restringir
la flexibilidad de la programación. Si se produce un conflicto de programación entre una
delimitación y una relación entre tareas, Microsoft Project programará la tarea de acuerdo
con la delimitación.

En diversas fases del proyecto será útil verificar las delimitaciones en las tareas de la
programación, en especial las tareas en la ruta crítica, para cerciorarse de que efectivamente
son necesarias. Toda delimitación que requiere del ingreso de una fecha debe utilizarse con
mucho cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y además restringen la
posibilidad de distribuir los recursos reasignados.

9.7 BÚSQUEDA DE LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y LAS

ASIGNACIONES DE TAREAS

Al evaluar la programación deberá verificarse de haber asignado los recursos de una manera
eficaz. A cada tarea se le debe asignar un número de recursos adecuados, en el momento
justo de realizar el trabajo. A cada recurso se le debe asignar el trabajo suficiente, de tal forma
que pueda elaborarse una programación completa con la menor cantidad posible de casos de
sobre asignación y de infra asignación.

Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignación de recursos debe determinarse

cuáles son los recursos sobre asignados, en que momentos están sobre asignados y que tareas
tienen asignadas en dichos momentos.

1. Seleccione la vista Hoja de recursos.

Si el recurso de trabajo está de color rojo, significa que este recurso está sobre asignado.
9.8 REDUCCIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

La mejor manera para reducir la duración de la programación consiste en reducir la ruta

crítica mediante la eliminación o combinación de tareas. Este método puede ser también el
más difícil ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias
para completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar las tareas se puede
considerar la posibilidad de cambiar algunas tareas para eliminarlas de la ruta crítica.

Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si existe la posibilidad de dividir en subtareas.
Para que el proyecto avance quizá puede ser necesario que algunas de las subtareas se
completen de manera secuencial por lo que podrá reducir la ruta crítica convirtiendo algunas
de las subtareas en subcríticas.

Otro método para reducir la ruta crítica de la programación consiste en analizar todas las
tareas con relaciones de fin a inicio para ver la posibilidad de superponerlas, de manera que
las tareas puedan llevarse a cabo simultáneamente. Microsoft Project utiliza el tiempo de
adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de comienzo de su predecesora.
Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposición para retrasar el comienzo de una tarea
sucesora.

Una vez analizada la programación y después de determinar lo que se debe reducir, se podrá
disminuir la duración de algunas tareas para reducir la programación.

Microsoft Project está predeterminado para calcular la duración de las tareas basándose en la
cantidad de trabajo necesario para completarla, en el número de unidades de recurso que se
le han asignado, en los horarios y el trabajo asignados estos recursos. Esto se denomina
programación en función de los recursos. Es posible disminuir la duración de una tarea
disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La
disminución del trabajo necesario para las tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto del
fin de la programación.

También es importante, si es posible asignar más recursos a una tarea, por lo que quizá será
conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos esenciales asignados a la tarea
de manera que trabajen mayor cantidad de horas.

10. COSTO DEL PROYECTO

Para visualizar el costo total de la programación en sus diversas fases:

1. Seleccione Información del Proyecto, del grupo de opciones Propiedades en la
cinta del menú Proyecto.

2. Elija el botón Estadísticas.

3. Observe en la columna Costo, las cantidades totales de los costos actuales, previstos, reales
y distantes. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

10.1 COSTO DE UNA TAREA

Una vez evaluada la programación, es necesario evaluar el costo total de la misma, para
asegurarse de que se mantiene dentro de los límites del presupuesto. Si el costo total es
superior al presupuesto, observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los recursos
para ver si es posible reducir los costos.

El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos atribuidos
a la tarea. Un costo fijo es una cantidad específica definida por el usuario que es
independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para completar una tarea.
1. Seleccione la vista de Uso de recursos.

2. Seleccione la opción Tablas del Grupo Data en la cinta de Opciones del menú Vista.

3. Seleccione la opción Costo.

4. Se visualiza el total de costos por tarea.

11. SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS

Se dice que un recurso está sobre asignado cuando se le ha asignado más trabajo del que
puede realizar en las horas programadas. Se dice que un recurso está infra signado cuando
no está plenamente asignado.

Para resolver la sobreasignación de recursos deberá asignarlos de manera diferente o bien

será necesario volver asignarlos para el momento en que el recurso esté disponible.
Realizamos lo siguiente:

1. Seleccione la vista Hoja de recursos, para determinar si un recurso de trabajo ha sido sobre
asignado.

2. Mario Morales esta sobre asignado. Ahora determinemos en que tareas ha sido sobre
asignado, para esto, seleccione la vista uso de Recursos.
3. Mueva el botón del cursor del formulario hasta llegar a los datos de sobreasignación que
deben estar de color rojo.

El formulario nos indica que el recurso de trabajo Mario Morales esta sobre asignado en las
tareas Entrega de horario de reuniones y entrega de procedimiento a seguir.
11.1 ELIMINAR LA SOBREASIGNACIÓN
Para eliminar la sobre asignación debo determinar la disponibilidad de otro recurso de trabajo
para reemplazar en una de las dos tareas a Mario Morales. Así:

1. Seleccione la vista de Diagrama de Gantt y ubíquese en la tarea 4 Entrega horario de

reuniones.

2. Luego elija Asignación de recursos del grupo de opciones Asignaciones de la cinta de

opciones Recursos:

3. Seleccione Mario Morales y de un clic en el quitar. Se eliminará la asignación de este

recurso.
11.2 CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS

El método más directo para resolver el problema de la sobreasignación de recursos consiste

en cambiar las asignaciones del recurso sobreasignado. Esto se efectúa quitando un recurso
de una tarea que tenga lugar en un momento de la sobreasignación.

1. Seleccione los recursos de trabajo y de un clic en el botón Gráfico para definir el recurso
que está disponible en estas fechas. Elija Milton Gálvez:
2. Milton Gálvez se encuentra disponible en estas fechas, de un clic en el botón Reemplazar,
seleccione este recurso y de un clic en el botón Aceptar.

3. Milton Gálvez estará ahora asignado a la tarea Entrega de procedimiento a seguir en

reemplazo de Mario Barahona:
Ahora verifiquemos si la sobreasignación de Mario Morales ha sido eliminada.
Seleccione la vista Hoja de recursos, el recurso Mario Morales ahora se encuentra de color
negro, ya no está sobre asignado.

11.3 REASIGNACIÓN DEL RECURSO

Si un recurso está sobre asignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a las que
ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas, existe otra
opción. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas
que se efectúen durante el período de sobre asignación.

11.4 DISMINUCIÓN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN

RECURSO

Se puede disminuir la duración de la tarea a la cual se ha designado el recurso sobre asignado

durante el período de sobra asignación y reducir la cantidad de tiempo requerido al recurso
sobre asignado.
Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estén asignados. Este
método disminuye la duración de la tarea en el caso de que el recurso al que se desea
disminuir la cantidad de trabajo sea el único recurso esencial.
11.5 CAMBIO DE LA PROGRAMACIÓN LABORAL

Cada recurso puede tener su propio calendario de recursos, en los cuales es posible introducir
la información individual de la programación, por ejemplo vacaciones o mantenimiento de
equipos. En el caso que en determinados puntos de la programación un recurso esté sobre
asignado, una solución podría ser cambiar el calendario de recursos. Por ejemplo, si la
programación incluye una semana laboral de 5 días y un recurso a tiempo parcial trabaja solo
3 días, la extensión del calendario de recursos a una semana laboral de 4 o 5 días podría
aliviar en parte las sobre asignaciones del recurso.

11.6 RESOLUCIÓN AUTOMÁTICA Y MANUAL DE LAS SOBRE

ASIGNACIONES

Microsoft Project pude resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos,

mediante la redistribución. La redistribución retrasa determinadas tareas de la programación
hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados.
Cuando se redistribuye la programación, se verifica las relaciones entre predecesoras, el
tiempo de margen de demora, las prioridades y las delimitaciones de las tareas para
determinar que tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar cuáles
debe retrasarse en primer lugar o cuáles no deben retrasarse de ninguna manera. También se
puede decidir si se redistribuirán todos los recursos o solamente algunos seleccionados.
Además se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fina de proyecto.
Otra forma de redistribuir la programación consiste en resolver en forma manual las sobre
asignaciones de los recursos. Esto puede ser útil cuando la redistribución automática no
produzca el ajuste de la programación deseada.
Microsoft Project dispone de una presentación en la que puede visualizarse los recursos sobre
asignados y sus tareas asignadas. Se puede dirigir a cada sobre asignación y resolver el
conflicto de la manera más adecuada.

11.7 RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO

La forma más sencilla de resolver un problema de sobre asignación de recursos consiste en

retrasar la tarea asignada al recurso hasta que este disponga de tiempo para trabajar en ella.
Es posible agregar retraso a una tarea, verificar el efecto de la asignación del recurso y a
continuación ajustar aún más el retraso, si ello fuese necesario.
El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede
afectar a la fecha de fin de la programación. Pare evitarlo, retrase primero las tareas con
margen de demora permisible y agregue un retraso solo de una duración equivalente al
margen de demora de la tarea. También resulta de utilidad retrasar las tareas no críticas antes
que las tareas en la ruta crítica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos
sobre la programación.
11.8 REDUCCIÓN DE COSTOS

Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por otros menos
costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio será necesario tomar en consideración
el hecho de que un recurso menos preparado le llevará más tiempo cumplir una tarea que un
trabajador mejor preparado y más costoso.

11.8.1 REDUCCIÓN DE LOS COSTOS POR USO

Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los utiliza, además
de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la consolidación de tareas que tengan
tarifas por uso. Por ejemplo, si varias tareas programadas para diferentes horarios incluyen
tarifas o tasas por uso; en el caso de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar
una tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje simultáneamente en las tareas. También
se puede dividir la tarifa entre las dos tareas.

11.8.2 REDUCCIÓN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS

Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensión del proyecto. En otras palabras,
sería posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad y que la
pueda realizar otro recurso sin sobre asignación. También se puede reducir la extensión del
proyecto mediante la reducción de trabajo en tareas individuales.

11.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJOS DE CAJA

Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el prorrateo del
costo de una tarea basándose en su porcentaje de conclusión y de los recursos asignados a la
misma. Otra opción consiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o es concluida.
Por ejemplo: se desea negociar con un proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo
haya sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programación mediante la
acumulación del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida.
Es posible prorratear el costo por trabajo estándar y de horas extras del recurso, asimismo el
costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea y
los costos fijos siempre se acumulan al final.

12. INFORMACIÓN DEL PROYECTO

12.1 TABLAS Y FILTROS

Microsoft Project incluye herramientas de gran potencia que permiten organizar y analizar
los datos.

12.2 TABLAS
Una forma es por medio de tablas, una tabla es una presentación similar a la de una hoja de
cálculo de los datos de un proyecto, organizados en columnas y filas.
Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila representa
una única tarea o recurso. La intersección de una columna y una fila se le denomina campo
(en términos de base de datos) o celda (en términos de una hoja de cálculo).
Microsoft Project incluye 15 formatos de tablas predefinidas de tarea y 10 tablas de recursos
que pueden ser mostradas en las diferentes vistas. Hasta ahora hemos utilizado la Tabla
Entrada y la tabla de resumen. En la mayoría de los casos estas tablas contendrán los campos
que usted desea, pero, puede modificar cualquier tabla predefinida o crear su propia tabla
donde incluya solamente los datos que requiere.
A continuación, crearemos una tabla para visualizar la información sobre el calendario1, un
formato común para la presentación de la información de la programación del proyecto 1.

1. Seleccione otras vistas en el grupo Vista de recursos en la cinta del menú Vista.

2. En el cuadro de diálogo otras vistas. Elija Hoja de tareas y después pulse el botón Aplicar.

Esta vista no incluye la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt, de modo que resultará
más fácil la visualización de más columnas de la tabla activa.
La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

3. Seleccione Tabla: Entrada en el menú Vista y después elija más tablas.

4. Asegúrese de haber seleccionado la opción Tarea y que la tabla seleccionada es Entrada y

después pulse el botón Copiar.
5. Escriba Tabla Calendario1 en el cuadro Nombre.

6. Seleccione cada uno de los siguientes nombres de campo en la columna Nombre de campo
y después de cada selección pulse el botón Eliminar fila: Indicadores, Duración, fin,
Predecesoras, Nombre de los recursos.

7. Una vez eliminados los campos, la apariencia de la pantalla debe ser igual a la que se
muestra a continuación:
8. Podemos añadir campos a esta tabla, para ello, pulse el botón de flecha junto a la celda o
campo vacío debajo de Comienzo en la columna Nombre de campo o pulse el botón Insertar
Fila y después seleccione Texto9 en la lista desplegable.

9. Seleccione izquierda en la columna Alinear datos de la misma fila. Automáticamente se

pondrán las entradas de fila para el campo seleccionado añadiendo datos en la columna
ancho.
10. Escriba o seleccione 20 en la columna ancho.

11. Pulse el botón de flecha situado a la siguiente celda vacía debajo de Texto9 en la columna
nombre de campo y después seleccione Duración en la lista desplegable.

12. Seleccione Izquierda en Alinear datos.

13. Seleccione comienzo en la columna Nombre de campo y después pulse el botón Cortar
fila.

14. Seleccione Nombre en la columna Nombre de campo y después pulse el botón Pegar fila.

15. Esto coincidirá con el orden en el que está listada la información en un calendario.

16. Seleccione Miércoles 28/01/09 12:33 en Formato de Fecha.

17. Pulse el botón Aceptar parar cerrar el cuadro de diálogo. La nueva tabla aparecerá en el
cuadro de diálogo Más tablas.

18. Pulse el botón aplicar. Microsoft mostrará la nueva tabla en la vista Hoja de tareas. La
apariencia de la pantalla será similar a la siguiente:
Ejercicio

Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados anteriormente.

12.3 FILTROS

Otra característica para cambiar la visualización de la información de tareas y recursos en

Microsoft Project son los filtros. Un filtro oculta los datos de las tareas o recursos que no
cumplen un criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los que se está
interesado. El filtrado no cambiará los datos del archivo, solo el modo en que son
visualizados.
Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una vista o
aplicando un auto filtro a una vista.

Ejemplo: Realizaremos un filtro automático de la información de las tareas que tienen el

texto “entrega”.

1. Haga clic en Diagrama de Gantt en la barra de Vistas.

Aparecerá el diagrama de Gantt, antes de crear el auto filtro.
2. Pulse la flecha del botón Filtro en el grupo de opciones Data de la cinta de opciones Vista.
Seleccione la opción Desplegar Autofiltro.

3. Pulse la flecha abajo del encabezado de columna Nombre de tarea y seleccione

Personalizado.
4. Asegúrese de que aparezca Contiene en el primer cuadro de lista del apartado Nombre y
“Entrega” en el cuadro situado a la derecha.

5. Pulse el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. Microsoft
Project mostrará la lista de tareas que contengan la palabra Entrega.

6. A continuación desactivaremos el Autofiltro. Pulse la flecha del botón Filtro en el grupo

de opciones Data de la cinta de opciones Vista. Seleccione la opción (Sin filtro).
7. Nos mostrará nuevamente todas las tareas en la vista de Diagrama de Gannt.

Ejemplo: Crearemos un filtro personalizado que seleccione las tareas que cumplan las
siguientes condiciones: Tareas que contienen el nombre “entrega” y el recurso “Mario”. Al
filtro guardaremos con el nombre “Datos entrega.”
1. Seleccionado Más Filtros del Grupo de opciones Data de la cinta de la opción Vista.

2. Pulse el botón Nuevo.

3. Escriba “Datos entrega” en el cuadro Nombre.

4. Escriba o seleccione Nombre en la primera fila de la columna Nombre de campo.

5. Escriba o seleccione Contiene en la primera fila de la columna Criterio.

6. Escriba entrega en la primera fila de la columna Valores.

7. Añada un segundo criterio, escribiendo o seleccionando Y en la segunda fila de la columna
Y/O.

8. Escriba o seleccione Nombre de los recursos en la segunda fila de la columna Nombre de

campo.

9. Escriba o seleccione Contiene en la primera fila de la columna Criterio.

10. Escriba “Mario” en la segunda fila de la columna Valores.

11. Pulse el botón Guardar para cerrar el cuadro diálogo Definición de filtro en Prueba1. El
nuevo filtro aparecerá en el cuadro de diálogo Más filtros.

12. Pulse el botón aplicar. El nuevo filtro se aplicará a la vista de Diagrama de Gantt.

13. CONTROL DEL PROYECTO

Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyectos después de
desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y evaluar el funcionamiento del
proyecto.
Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan
original. Este plan original es lo que se denomina línea de base del plan, o simplemente línea
de base. Una línea de base es un conjunto de valores importantes de un plan de proyecto,
como son las fechas de comienzo y finalización estimadas de las diversas tareas y
asignaciones con sus costos presupuestados. Cuando usted almacena una línea de base,
Microsoft Project toma una imagen estática de los valores existentes y la almacena en el
archivo de Microsoft Project para futuras comparaciones.
Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea,
recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a continuación:

Tarea Recursos Asignación

Campo comienzo Los campos de trabajo y Campo comienzo
del trabajo por fase
temporal
Campo fin Los campos de costo y de Campo fin
costo por fase temporal
Campo duración Los campos de trabajo y
del trabajo por fase
temporal
Los campos de trabajo y Los campos de costo y de
de trabajo por fase costo por fase temporal
temporal
Los campos de costo y de
costo por fase temporal

Debería almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:

 Cuando haya desarrollado un plan de proyecto lo más completo posible.
 Cuando no haya comenzado el ingreso de los valores reales, por ejemplo el
porcentaje del trabajo realizado.

El plan del Proyecto1 está totalmente desarrollado y el trabajo real comenzará en breve. A
continuación, almacenaremos la línea de base para el proyecto Proyecto1 y después
visualizaremos los valores de la línea de base de las tareas, recursos y asignaciones.

1. Seleccione Establecer Línea de Base en el grupo de opciones Calendario de la cinta de

opciones Proyecto
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Establecer Línea de Base, pulse el botón Aceptar.

3. Elija Más vistas en el grupo Vista de recursos en la cinta de menú Vista . El

cuadro de diálogo Más vistas será visualizado.
4. Seleccione la Hoja de tareas en el cuadro Vistas.

5. Pulse el botón Aplicar. La vista Hoja de tareas ofrece un mayor espacio para la
visualización de los campos de la tabla, ya que no incluye el diagrama de Gantt. A
continuación activaremos la visualización de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas.

6. Seleccione tabla: Entrada de la opción Tablas en el grupo Datos de la

cinta del menú Vista y elija Trabajo
7. Pulse el botón Aplicar. La apariencia de su pantalla será similar a la mostrada a
continuación:

Usted podrá visualizar la información del proyecto con la línea de base establecida.

Ejercicio

Guarde el proyecto 1 con línea de base con el nombre LB1 y evalué el desarrollo del
mismo.

14. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

La manera más sencilla de realizar un seguimiento del progreso es informar de que el trabajo
real proceda según lo previsto.
Para determinar el seguimiento del proyecto, realice lo siguiente:

1. Seleccione la opción Actualizar proyecto del grupo de opciones Estado de la

cinta de menú Proyecto

2. De un clic en la flecha del cuadro de texto Actualizar trabajo completado, seleccione la

fecha 09/08/2014.

3. Pulse Aceptar. Los vistos  que aparecen en la columna Información serán de

las tareas que debían haberse terminado en esa fecha. La apariencia de la ventana será la
siguiente:
Otra forma de visualizar el avance del proyecto en porcentajes es utilizando la vista de
diagrama de Gantt de seguimiento. La apariencia de la ventana será la siguiente:

14.1 ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO

Después de crear una programación y establecer un plan previsto (Plan de línea de base),
podrá actualizar la programación tan frecuentemente como lo desee para seguir el proceso.
Para actualizar la programación, evalúe el estado de cada tarea y actualice la información
pertinente de la programación. Puede seguir toda la información incluida en el plan previsto
en detalle.
Mediante la comparación de la información del plan previsto con la programación hasta la
fecha del proyecto, puede identificar y resolver problemas y planificar de forma más precisa
proyectos futuros.

Ejercicio

Después de evaluar su programación con el plan previsto realice los ajustes necesarios a su
proyecto1.

15. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

15.1 COMPARTIR INFORMACIÓN

Muchos administradores de proyectos deben encargarse de varios proyectos a la vez. Estos

proyectos a menudo comparten recursos e incluso trabajan de manera simultánea. Además,
es posible que existan relaciones de dependencia entre ellos o con otros proyectos para los
que no sea el administrador.
Microsoft Project dispone de varias características para facilitar el trabajo con varios archivos
de proyecto.

15.2 FONDO DE RECURSOS

Cuando se administran varios proyectos, los recursos de trabajo (personas y equipamiento)

suelen estar asignados a más de un proyecto. Podría resultar muy difícil la coordinación del
tiempo de los recursos entre diversos proyectos, especialmente si los proyectos son
administrados por diferentes personas. Por ejemplo un contador podría tener asignaciones de
tarea para el desarrollo del rol de pagos, compra de equipos computacionales, contratación
de seguros de vida para el personal (tres proyectos que se realizan de manera simultánea). En
cada proyecto, el contador podría estar totalmente asignado o incluso infra signado. Sin
embargo, si reúne todas las tareas que le han sido asignadas en cada proyecto,
podría descubrir que está sobre asignado, es decir que ha sido asignado a más tareas de las
que puede llegar a cumplir en un determinado momento.

Un fondo de recursos le ayudará a observar el modo en que están siendo utilizados los
recursos en los diversos proyectos. El fondo de recursos es un archivo de Microsoft Project
que reúne la información de recursos de varios archivos de proyecto. Este archivo contiene
información sobre todas las asignaciones de tarea de los recursos de todos los archivos de
proyecto vinculados al fondo de recursos. Cuando usted cambie información de algún recurso
en el fondo de recursos, automáticamente todos los archivos de proyectos vinculados
utilizarán información actualizada.
A los archivos que están vinculados con el fondo de recursos se denominan archivos
compartidos. Microsoft Project puede disponer de hasta 999 archivos compartidos
vinculados a un único fondo de recursos.

A continuación crearemos un fondo de recursos para dos archivos de proyecto:

1. Abra los archivos de proyecto 1.

2. Pulse el botón Nuevo en el menú Archivo.

3. Pulse el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Información del Proyecto.

4. Elija Guardar como en el menú Archivo para crear un nuevo proyecto.

5. Guarde el archivo con el nombre Fondo recursos 1

6. Seleccione Organizar todo en el grupo de opciones Ventana de la cinta del

menú Vista

(Deben estar abiertos dos archivos)

Microsoft Project organiza las dos ventanas de archivo de proyecto presentando los dos
proyectos lo que servirá de ayuda para observar los resultados obtenidos.

8. Haga clic en la barra de título de la ventana Proyecto1 y seleccione la Vista Hoja de

recursos.
9. Ubíquese en el proyecto Fondo de recursos 1 y seleccione Fondo de Recursos del
grupo asignaciones en la cinta del menú Recursos
10. Seleccione recursos compartidos.

11. En el cuadro de diálogo recursos compartidos, seleccione Utilizar recursos y en el cuadro

de texto elija Proyecto.
12. Pulse el botón Aceptar. Podrá ver los recursos del archivo Proyecto 1 en el archivo Fondo
recursos 1.

13. Haga clic en la barra de título Fondo recursos 1 y seleccione la vista Hoja de recursos