GENERALIDADES

Colombia no cuenta con un perfil de morbilidad integral que dé

cuenta de manera amplia y suficiente de las razones por las
cuales su población se enferma.
Si bien las Secretarías de Salud Pública Municipales hace
incesantes esfuerzos por obtener información que permita la
más adecuada planeación y organización de la prestación de
servicios de salud, se ve limitada por el fraccionamiento que
impone el SGSSS y por las competencias que el Estado le da
a los entes territoriales en salud.
 GENERALIDADES
La autoridad sanitaria municipal obtiene, de forma directa, la
información de atenciones realizadas sobre la población
pobre no asegurada y población contratada por las
aseguradoras de régimen subsidiado a las ESE de la ciudad,
y el reporte de atención de algunas clínicas que atienden un
porcentaje no definido de población asegurada por el régimen
contributivo. Se obtiene así una información parcial sobre la
problemática de salud atendida por diferentes IPS de cada
ciudad.
 RIPS
En el año 2000 se expidió la norma que estableció el

Sistema de Información de las Prestaciones de Salud,

cuya base es el registro individual (RIPS), con el

propósito de facilitar la relación entre prestadores y

pagadores en materia de información y de soportes de los

servicios efectivamente prestados a la población

protegida en cualesquiera de los regímenes definidos por

la Ley 100 o en transición a éstos.

 RIPS
La información de los RIPS, con todas sus
estructuras se constituye en un subsistema
de información prioritario para la evaluación y
monitoreo del funcionamiento del SGSSS en
cada uno de sus planes, programas y
estrategias, frente a las metas fijadas a corto
y mediano plazo, y de las acciones clínicas
de los prestadores.
 RIPS
Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de
los datos y la información reconocen su valor e importancia, en la
actualidad se han identificado grandes falencias tanto en la calidad
del registro primario como en la utilización para la gestión de IPS y
EAPB. Esta situación muestra la necesidad de mejorar la calidad,
oportunidad y confiabilidad de los datos que se reportan para que
contribuyan a la toma de decisiones en condiciones de mayor
certidumbre.
RESOLUCIÓN NÚMERO 03374 DE 2000
( 27 de diciembre de 2000 )
Por la cual se reglamentan los datos
básicos que deben reportar los prestadores
de servicios de salud y las entidades
administradoras de planes de beneficios
sobre los servicios de salud prestados
ARTÍCULO PRIMERO.- Definiciones: Para efectos de la
presente Resolución, se entenderá por:

 1. Prestación individual de servicios de

salud:

 Entidades administradoras de planes de

beneficios:

 Registro Individual de Prestación de

Servicios de Salud – RIPS:
 El Registro Individual de Prestación de
Servicios de Salud -RIPS- esta
conformado por tres clases de datos:
 De identificación.

 Del servicio de salud propiamente dicho.

 Del motivo que originó su prestación.

 EL REGISTRO DE LOS DATOS

Este proceso es el más importante del

Sistema de Información de las Prestaciones
de Salud.
 De su calidad
 Oportunidad
 Completitud

Depende la confiabilidad que se produzca.

1. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y
VALIDACIONES
La estructura vigente de datos del RIPS es la
establecida en el Anexo técnico de la resolución Nº
3374 del 2000.

El Decreto 4747 de 2007 ratifica la obligatoriedad del

envío de los datos RIPS y recalca la función del
Ministerio en cuanto a la revisión, ajuste y
actualización del anexo técnico, así:
Decreto 4747 de 2007: Artículo 20. Registro
Individual de Prestaciones de Salud - RIPS. El
Ministerio de la Protección Social revisará y
ajustará el formato, codificaciones, procedimientos y
malla de validación de obligatoria adopción por todas
las entidades del SGSSS, para el reporte de los-
RIPS.
 ¿Qué es un Archivo plano?
Son aquellos archivos que no tienen ningún tipo de
formato , que corresponde a una información
específica definida, donde los campos que hacen
parte del archivo están separados por un carácter,
especialmente usados la coma (,) y el PIPE (|), donde
cada línea corresponde a un registro y que
generalmente se usa para trasportar información
de manera liviana, especialmente para el cargue de
datos en tablas de una base de datos

“ Aquél que no tiene ningún tipo de formato, nada

de letras bonitas, cursivas, negritas, etc.”
 CARACTERISTICAS
Los campos de las variables del archivo deben
estar separados por comas. La coma solamente
debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no
lleve valor (blanco) igual se debe incluir el campo
separado por 2 comas (,,).

• Se aceptarán números de factura que incluyan el

carácter guión (-).
• Los campos numéricos que incluyan decimales,
deben utilizar como separadores de decimales el
punto (.) Los valores deben venir sin separación
de miles.
 CARACTERISTICAS

• Los campos del dato fecha deben tener el formato

Día/Mes/Año (dd/mm/aaaa), incluido el
carácter (/).
• Ningún dato en el campo debe venir encerrado
entre comillas (“ “), ni ningún otro carácter
especial.
• Los campos que contienen horas y minutos deben
tener el formato hora:minutos (hh:mm), incluye los
dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas.
 CARACTERISTICAS

El número total de registros por cada

volumen, no debe superar el 80% de la
capacidad total del medio magnético.
• Para optimizar el proceso del envío de los
archivos, se pueden comprimir con formato
ZIP.
• No colocar ningún carácter especial de fin
de registro o archivo
Contenido de los archivos planos:

Los RIPS se presentan en 9 archivos que

tienen estructuras y datos específicos (aunque
algunos de estos se repiten en varias
estructuras por constituirse en las llaves que
permiten las relaciones entre estos).
 Nombres de los archivos

Los archivos de datos deberán identificarse

con el Tipo de archivo (dos caracteres), el
número de la remisión de los datos (de uno a
seis caracteres), para un nombre con un total
máximo de ocho caracteres más la
extensión del archivo que debe ser txt.
Los tipos de archivos son los siguientes:

 CT = Archivo de control
 AF = Archivo de las transacciones
 US = Archivo de usuarios de los servicios de
salud
 AD = Archivo de descripción agrupada de los
servicios de salud prestados
 AC = Archivo de consulta
 AP = Archivo de procedimientos
 AH = Archivo de hospitalización
 AU = Archivo de urgencias
 AN = Archivo de recién nacidos
 AM = Archivo de medicamentos
 AT = Archivo de otros servicios
CLASES DE DATOS:
 Dependiendo del administrador y generador
de los datos, encontramos 4 clases:
 De identificación: (EAPB; IPS; USUARIO).
 De Servicio. (urgencias, hospitalización,
insumos, traslados, medicamentos, consultas,
procedimientos, Honorarios, etc)
 De Motivo. (Causas externas que originaron la
atención y los DX)
 De Valor (Valor unitario y Total de cada
servicio)
 ARTÍCULO CUARTO.- De los datos básicos que
deben incluir los prestadores de servicios de salud
en la descripción específica: De acuerdo con lo
dispuesto en los artículos 617 y 618 del Estatuto
Tributario, en concordancia con el artículo 618-3 del
mismo ordenamiento, en relación con los requisitos
que deben cumplir las facturas, se establecen los
siguientes datos que se deben registrar en la
descripción específica de los servicios de salud
prestados.

 Dichos datos básicos se refieren a la transacción, al

servicio y al valor facturado por estos:
Resolución 3374 del 2000
 Datos relativos a la
transacción:
 Código de identificación del prestador del
servicio de salud en el SGSSS, asignado por
la Dirección Local, Distrital, Departamental de
Salud, o por el Ministerio de Salud para las
instituciones de su competencia:

 Nombre o razón social cuando es una persona

jurídica o apellidos y nombre del prestador
cuando éste es un profesional independiente
 Datos relativos a la
transacción:
 Tipo de documento de identificación del
prestador
 Número del documento de identificación del
prestador
 Número de la factura
 Fecha de expedición de la factura
 Fecha de inicio del período de la facturación
enviada
 Fecha de finalización del período de la
facturación enviada
 Datos relativos a la
transacción:
 Código y nombre de la Entidad
Administradora de Planes de Beneficios o
quien paga la factura.
 Número de contrato, cuando se requiera
 Plan de beneficios
 Número de la póliza del Seguro Obligatorio
de Accidentes de Tránsito (SOAT)
 Valor del pago compartido (Copago)
 Datos relativos a la
transacción:
 Valor de la comisión a reconocer por la
EPS, por los estudios diagnósticos
realizados para confirmar enfermedad
profesional
 Valor de descuentos
 Valor neto a pagar por la entidad
contratante
 Datos de identificación de usuarios
Cuando los servicios de salud se presten a personas que se
encuentren afiliadas al SGSSS, bien sea en el régimen contributivo o
en el subsidiado, se deben diligenciar los siguientes datos:
 - Tipo y número de identificación del usuario
 - Tipo de usuario
Para todos los usuarios de los demás planes de beneficios o eventos
especiales, se deben diligenciar, además de los anteriores, los
siguientes:
 - Apellidos
 - Nombres
 - Edad
 - Unidad de medida de la edad
 - Sexo
 - Departamento y municipio de residencia habitual del usuario
 - Zona
 Datos de la Consulta:
 - Fecha de la consulta
 - Número de autorización, cuando se requiera
 - Código de consulta
 - Finalidad de la consulta
 - Causa externa que originó la consulta
 - Diagnóstico principal
 - Diagnóstico relacionado No. 1
 - Diagnóstico relacionado No. 2
 - Diagnóstico relacionado No. 3
 - Tipo de diagnóstico principal
 - Valor de la consulta
 - Valor de la cuota moderadora
 - Valor neto a pagar por la entidad administradora del plan de
beneficios
Datos de los procedimientos
 - Fecha del procedimiento
 - Número de autorización, cuando se requiera
 - Código del procedimiento
 - Ámbito de realización del procedimiento
 - Finalidad del procedimiento
 - Personal que atiende, el cual aplica exclusivamente cuando el
procedimiento es relacionado con el parto.
 Diagnóstico principal, solo para procedimientos quirúrgicos
 - Diagnóstico relacionado, solo para procedimientos quirúrgicos
 - Complicación (cuando ocurra dentro de un procedimiento)
 - Forma de realización del acto quirúrgico
 - Valor del procedimiento
 Datos de la prestación individual de
servicios de urgencia con observación
 - Fecha de ingreso a observación
 - Hora de ingreso a observación
 - Número de autorización, cuando se requiera para continuar con el
servicio de urgencia
 - Causa externa
 - Diagnóstico principal a la salida
 - Diagnóstico relacionado No. 1, a la salida
 - Diagnostico relacionado No. 2, a la salida
 - Diagnostico relacionado No. 3, a la salida
 - Destino del usuario a la salida de observación
 - Estado a la salida
 - Causa básica de muerte ( cuando ocurra)
 - Fecha de salida de observación
 - Hora de salida de observación
 Datos de hospitalización
 - Vía de ingreso a la institución
 - Fecha de ingreso
 - Hora de ingreso
 - Número de autorización, cuando se requiera
 - Causa externa
 - Diagnóstico principal de ingreso
 - Diagnóstico principal de egreso
 - Diagnóstico relacionado No. 1, de egreso (si se requiere)
 - Diagnóstico relacionado No. 2,de egreso ( si se requiere)
 - Diagnóstico relacionado No. 3,de egreso (si se requiere)
 - Diagnóstico de la complicación ( si ocurriera)
 - Estado a la salida
 - Diagnóstico de la causa básica de muerte (cuando ocurra)
 - Fecha de egreso
 - Hora de egreso
 Datos de recién nacidos

 - Fecha de nacimiento
 - Hora del nacimiento
 - Edad gestacional
 - Control prenatal
 - Sexo
 - Peso
 - Diagnóstico del recién nacido
 - Diagnóstico de la causa básica de muerte
(cuando ocurra)
 - Fecha de muerte
 - Hora de muerte
 Datos de medicamentos:

Medicamentos del POS

- Código del medicamento

 - Tipo de medicamento
 - Número de unidades aplicadas o
administradas del medicamento
 - Valor unitario
 - Valor total
Medicamentos fuera del POS

 - Número de autorización, cuando se requiera

 - Código del medicamento
 - Nombre genérico del principio activo
(medicamento)
 - Forma farmacéutica
 - Concentración
 - Unidad de medida
 - Número de unidades administradas o
aplicadas
 - Valor unitario
 Datos de otros servicios

 - Número de autorización
 - Tipo de servicio
 - Código del servicio
 - Nombre del servicio
 - Cantidad
 - Valor unitario del material, insumo,
traslado, honorarios o estancias
 - Valor total del material, insumo, traslado,
honorarios o estancias
 ARTÍCULO QUINTO.- De los datos básicos
que deben reportar las entidades
administradoras de planes de beneficios al
Ministerio de Salud, sobre la prestación
individual de servicios de salud: Los datos
básicos que deben reportar las entidades
administradoras de planes de beneficios al
Ministerio de Salud, en los Registros
Individuales de Prestación de Servicios de
Salud -RIPS-, son los siguientes:
 SOPORTES
ARTÍCULO SÉPTIMO.

1. Copia de la epicrisis firmada por el médico

tratante o responsable de la prestación del
servicio de salud, para las de urgencia con
observación, para la hospitalización, para los
servicios de salud de alto costo, o que sean
objeto de reaseguro.
 SOPORTES
ARTÍCULO SÉPTIMO.
2. En los casos de reclamaciones por
accidentes de tránsito, eventos
catastróficos, actos terroristas o
accidentes de trabajo, además de la
epicrisis deben presentar los específicos
que establezcan las normas vigentes al
momento de la facturación.
 SOPORTES
ARTÍCULO SÉPTIMO

Parágrafo.- La entidad administradora de

planes de beneficios, solo podrá solicitar
por excepción la copia de toda o parte de
la historia clínica, cuando se trate de
servicios de salud de alto costo o
servicios reasegurados.
 ENVIO DE RIPS -PSS O IPS-
 En la transferencia de datos a las entidades
administradoras de planes de beneficios,
deben enviar los datos en los respectivos
archivos, dentro del mismo mes o en los
primeros veinte (20) días del mes siguiente
a la facturación de los servicios de salud.
 LAS EAPB Y SUS
RESPONSABILIDADES
1. En la actualización de datos, deben recibir la
información enviada por los prestadores de servicios de
salud, verificar su procedencia y el período reportado e
integrar los datos recibidos para conformar la base de
datos de prestación de servicios de salud de su
población usuaria.

2. En la validación de los datos, deben verificar que la

estructura de los archivos corresponda a la establecida;
que los datos sean consistentes y verificar que los
campos de datos estén diligenciados correctamente.
 LAS EAPB Y SUS
RESPONSABILIDADES
4. En la transferencia de datos al Ministerio de Salud, deben enviar los ud
– RIPS-, en medio magnético, según el anexo de especificaciones
técnicas, que hace parte integrante de esta Resolución.

Las EAPB deben transferir los– RIPS - dentro de los treinta (30) días
siguientes a su recepción, validación y aceptación. Cuando los
prestadores hayan transferido – RIPS - correspondientes a meses
anteriores, las entidades administradoras de planes de beneficios
podrán incluirlas en el reporte del mes, aclarando que dicha
información corresponde a otro lapso
 Procesos informáticos del
Ministerio de Salud:
1. En la actualización de datos, el Ministerio de Salud, en forma
directa o mediante un operador externo, recibirá la información y
actualizará sus bases de datos, integrando periódicamente la
información recibida de las entidades administradoras de planes de
beneficios para conformar la base de datos de la prestación de
servicios de salud, con la información de todo el país.

Las inconsistencias identificadas serán reportadas a las entidades

administradoras de planes de beneficios para su corrección. Los –
RIPS – corregidos, deberán ser devueltos por las entidades en la
misma estructura durante el mes siguiente.
 Procesos informáticos del
Ministerio de Salud:
 En la retroalimentación de información a los
organismos de dirección territorial, el Ministerio de
Salud enviará trimestralmente a cada dirección
departamental de salud, en archivos planos, los datos
de los servicios de salud prestados a la población de su
departamento, discriminando la información por
municipio (lugar de residencia de las personas) y por
EAPB. Las direcciones departamentales deberán
entregar la información a sus respectivos municipios,
con una periodicidad no mayor de cuatro (4) meses.
 LOS RIPS
Elemento muy importante en lo relacionado
con el área administrativa de un centro de
salud como también para una adecuada
prestación de los servicios por parte del
médico, ya que permite conocer el perfil de
morbilidad integral, igualmente de manera
amplia y suficiente las razones por las cuales
alguna población especifica la cual se
atiende se enferma; con el fin de desarrollar
la más adecuada planeación y organización
de la prestación de servicios de salud