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INFORME DE AUDITORIA INTEGRAL

AUDITORA CON ENFOQUE INTEGRAL HOTEL LA TERRAZA VIGENCIA 2008- 2009- 2010

NOVIEMBRE DE 2011

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AUDITORA INTEGRAL HOTEL LA TERRAZA

Secretaria de gobierno gobernacin De norte de Santander: Secretario de gobierno Ciudad De San Jos de Ccuta: Responsable de la Entidad: Equipo de Auditora:

Margarita Silva de Uribe secretaria de despacho Fabio Antonio Rivera secretario de despacho Dr. Cesar Olaya Roci del Pilar Jimnez Lder de Equipo Alirio Serrato Torres Nstor Valencia otros

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN 2 HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 3 DICTAMEN INTEGRAL Concepto sobre la Gestin y Resultados Opinin a los Estados Contables Consolidacin de Hallazgos Plan de Mejoramiento 4. RESULTADO DE LA AUDITORIA 4.1 Resultados del Seguimiento al Plan de Mejoramiento 4.2 Evaluacin y Calificacin del Sistema de Control Interno Ambiente de Control Valoracin del Riesgo Actividades de Control Monitoreo Informacin y comunicacin 4.3 Evaluacin por Lneas de Auditoria. Gestin de la Entidad rea Financiera y Contable rea de Presupuesto rea de Contratacin 5. ANEXOS 5.1 papeles de trabajo 5.2. Hallazgos Detectados y Comunicados

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OJO FALTA REVISAR BIEN LOS ITENS Y EL NUMERO DE PAGINAS

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1. INTRODUCCIN La Gobernacin Departamental del Norte de Santander, el Municipio de San Jos de Ccuta, en desarrollo de su funcin constitucional y legal, y en cumplimiento de su Plan General de Auditora, contrato Auditora con Enfoque Integral al hotel LA TERRAZA, con Nit: 890.555.399-8, sociedad de economa mixta. Es una empresa de servicios, inscrita bajo el certificado de actualizacin en el registro Nacional de Turismo No 00555 expedido por el Ministerio de Desarrollo Econmico, Vice ministerio de Turismo. Estos servicios son prestados en las diferentes secciones como: alojamiento, restaurante, taberna y lavandera. En desarrollo del proceso auditor se evaluaron las reas de Contratacin, Financiera, de Gestin, el Sistema de Control, el Seguimiento al Plan de Mejoramiento. La seleccin de la Entidad se efectu con base en el Plan General de AuditorasPGA- y por problemas de la administracin y rendimientos financieros durante los tres ltimos aos. Ojo revisar VER CUAL ES EL PLAN DE AUDITRIA PARA LAS DEL SECTOR PUBLICO. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la administracin, durante el Desarrollo de la auditora. La gobernacin Departamental de Norte de Santander, el Municipio de San Jos De Ccuta, esperan que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad y, con ello, a una eficiente administracin de los recursos pblicos y privados.

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2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

ASPECTOS GENERALES: En el hotel la TERRAZA, se evidencia una subutilizacin de las grandes infraestructuras fsicas y la restructuracin obligatoria de las plantas de personal, adems que a dichos entes se endeuden afectando en gran parte la imagen corporativa y el buen servicio por la baja rentabilidad de su actividad y en busca de un capital de trabajo que les permita solventar esta crisis. Las circunstancias anteriores han llevado al sector hotelero a desaprovechar sus instalaciones, abandonndolas o cerrndolas por los altos costos de mantenimiento, incluso impidiendo desarrollar nuevas estrategias en funcin del objeto social y ha dedicarse a otras actividades diferentes a su objeto, tales como: Subarriendo de las instalaciones a discotecas, almacenes o gimnasios no dirigidos a los huspedes y por consiguiente presentando deficiencias al servicio que se presta que van a influir necesariamente sobre la rentabilidad y el capital de trabajo.

ASPECTOS TECNOLOGICOS La gobernacin del Norte de Santander, El municipio de San Jos de Ccuta, nunca han practicado auditoria al hotel antes de la vigencia del ao 2008. Pues en aos anteriores a estos periodos siempre ha tenido buen rendimiento financiero. Los sistemas de informacin y de tecnologa en el hotel, a la fecha poseen una pgina web, diseada para que el usuario haga sus reservaciones en lnea. Hace ms de 10 aos la entidad adquiri un software contable con paquete TNS, donde se trabajan mdulos independientes existiendo dualidad de funciones. Respecto al software de puntos venta de recepcin, almacn, lavandera y a los mdulos que manejan en las diferentes secciones son mdulos que tienen mas de 10 aos de utilizacin los cuales fueron diseados por un anterior gerente el cual no acude a las

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instalaciones y es quien conoce las claves; se bloquean con frecuencia no permitiendo recuperar copias de seguridad. No permiten la observacin de movimientos de meses anteriores, y por ello el actual gerente tiene el proyecto de comprar un nuevo software hotelero, el cual parametrice lo contable con los otros departamentos. Por lo anterior ha sido difcil que el hotel mantenga bases de datos de sus niveles de ocupaciones, ventas en comedor y eventos realizados. En el ao 2009 se compraron las actualizaciones de los mdulos de la parte financiera, as con ellos se parametrizo las diferentes secciones de la parte contable, eliminando la dualidad de funciones y procesos.

PROPIETARIOS Y ACCIONISTAS: Es una sociedad mixta, donde los mayores accionistas son el departamento y el municipio, esto conlleva a que se vea influenciado la poltica, y con ello cuando hay cambio de gobernantes influya en la eleccin del Gerente. ASPECTO SOCIAL El hotel LA TERRAZA en la poca de bonanza del bolvar, adquiri un gran prestigio a nivel nacional, Departamental, Internacional y local, donde personajes muy distinguidos de Colombia y de Venezuela, realizaban sus celebraciones, fiestas, eventos, los gerentes de la poca realizaban grandes celebraciones en grupos de msica de reconocimiento nacional e internacional, otorgando al hotel un posicionamiento de su imagen, en sitio exclusivo para la realizacin de eventos sociales. PARTE CONTABLE El hotel LA TERRAZA lleva su contabilidad de acuerdo a las normas de contabilidad de acuerdo a la ley 716 de 2001, plan de contabilidad publica, originando sus registros desde el principio de causacin.

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La contabilizacin de las operaciones se registra en forma sistematizada teniendo en cuenta los parmetros que exigen las entidades de control y cumplen con los requisitos de integridad, comparabilidad, neutralidad y confiabilidad. PANORAMA FINANCIERO AOS 2008- 2010 AO 2008: El hotel contaba con una carga laboral de 36 empleados por nomina, los cuales venan trabajando con el hotel hace muchos aos, el empleado que tiene menos tiempo de servicios es de 12 aos, existen empleados con 22 aos de servicios. De la nomina existente 7 empleados estn en el rgimen laboral antiguo teniendo cesantas y los interese en el hotel, adicionalmente existe un sindicato los cual genera altos costos de personal, as mismo posee cuentas por pagar a proveedores y acreedores, y no se cuenta con liquidez para afrontar estos compromisos. AO 2009: La Gerencia solicito a la honorable junta la autorizacin para realizar la estructuracin de personal del hotel, se realizaron diversos proyectos de reestructuracin quedando aprobado que la nueva planta de personal se contratara por cooperativa. Igualmente la preocupacin de la gerencia ahora es como conseguir los recursos para indemnizar a los empleados, por la situacin de liquidez y falta de capital de trabajo, por lo cual se tramito un prstamo con una entidad financiera por valor de $960.000.000 con un plazo de vencimiento de 5 aos, y cuya finalidad del crdito es la reestructuracin parcial del personal, quedando solo 3 empleados por nomina. A los empleados salientes se les indemnizo y se les dio una bonificacin por los aos de servicios prestados. A si mismo se pagaron los principales pasivos y se doto el hotel de colchones nuevos y menaje para el restaurante. A partir del 01 de octubre de 2009 el hotel empez una nueva etapa en su funcionamiento, pasando de tener una nomina de empleados a contratar su personal a travs de una cooperativa, rebajando la planta de 36 a 16 empleados. En las secciones donde trabajan 4 o 5 personas quedaron sus funciones distribuidas en 2 o 3; para poder realizar esto se compraron nuevos mdulos el paquete TNS y se colocaron en red, almacn, contabilidad, presupuesto facilitando el importe de la informacin. Durante las primeras semanas se noto mucha desubicacin del personal de la cooperativa, se tuvieron muchos problemas con los sistemas en las diferentes secciones; con el tiempo se

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fueron capacitando en el desarrollo de sus puestos de trabajo y en las polticas de la empresa. La contratacin de personal por cooperativa le redujo costos al hotel, pero el personal que se contrato no tiene el perfil acadmico ni la experiencia para ejercer cargos de hotelera. A todos los funcionarios se les paga por igual el mismo salario sin tener en cuenta la responsabilidad de los diversos cargos. A esta gerencia del ao 2009 se le atribuye el cambio de contratacin laboral del hotel.

AO 2010 MESES DE ENERO A SEPTIEMBRE Disminuyo notoriamente el gasto de personal y el personal de la cooperativa se fue adaptando poco a poco a las polticas y reglamentos de la empresa; se observa gran ahorro en los costos y gastos de personal, se noto gran control en las compras de suministros. MESES DE OCTUBRE A DICIEMBRE En el mes de octubre la junta directiva tomo la decisin de cambiar al Gerente, aunque su perfil es de la parte de ingeniera, el cual ha dedicado su gestin al embellecimiento de las instalaciones. El hotel por los compromisos financieros que adquiri le ha sido imposible cumplir con las cuotas del prstamo, lo cual presenta frecuentemente problemas de liquidez, ocasionando la tardanza en el pago de los proveedores, acreedores, a la Dian, y a los empleados de la cooperativa. En el ao 2010 se realizo un saneamiento contable, en la cual se dieron unos activos de baja y se valorizaron otros, generando un desfas adicional en la estructura financiera del hotel e incrementando los impuestos de renta por pagar. Aunque la Gerencia actual no tiene el perfil para ser Gerente de un hotel ha logrado cambiar en parte la imagen corporativa, realizando con los pocos ingresos que se realizan, compras de activos para una mejor presentacin del hotel hacia el cliente que es el turista.

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LO QUE SIGUE A CONTINUACION PODRIA IR A FILNAL COMO DICATMAEN ADICIONALDOLE ALGNAS COSA MAS 3. DICTAMEN INTEGRAL Guaduas Cundinamarca, noviembre 18 de 2011 Seores: Gobernacin del Norte de Santander Atn: Dra. Margarita Silva de Uribe Secretara de despacho Alcalda de San Jos de Ccuta Atn: Dr. Fabio Antonio Rivera Secretario de despacho Respetados seores: El grupo de auditora AUDITORES ASOCIADOS UNIPAMPLONA, con fundamento otorgado en la ley 43 de 1990, practic Auditora con Enfoque Integral al hotel LA TERRAZA, a travs de la evaluacin de los principios de auditora como son: integridad, independencia, responsabilidad, confidencialidad, observacin de la disposiciones normativas, competencia y actualizacin profesional, difusin y colaboracin, respeto entre colegas y conducta tica, auditando la entidad en lo que se refiere a la administracin de los recursos puestos a su disposicin, los resultados de su gestin, el examen del Balance General a 31 de diciembre de 2010, del Estado de Actividad Financiera, Econmica y Social por el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2008 a 31 de diciembre de 2010, de la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables y la evaluacin del Sistema de Control interno. Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada por la entidad y analizada por el grupo de auditores, cuya responsabilidad de AUDITORES ASOCIADOS UNIPAMPLONA, consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestin adelantada por la administracin de la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinin sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

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La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas, polticas y procedimientos de auditora generalmente aceptados en Colombia. Por lo tanto, requiri de planeacin y ejecucin del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinin expresados en el informe. El control incluy el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestin de la Entidad, las cifras y presentacin de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, as como la adecuada implementacin y funcionamiento del Sistema de Control Interno. El informe contiene observaciones administrativas, financieras y legales que, una vez comunicadas por el equipo de auditora, fueron corregidas o estn siendo corregidas por la administracin. CONCEPTO SOBRE LA GESTIN Y LOS RESULTADOS La entidad no ha cumplido en los ltimos tres aos con las metas y objetivos propuestos por la entidad. El informe de Gestin presentado por las diferentes gerencias que han pasado en el transcurso de estos periodos, han planteado diferentes propuestas que no han tenido un seguimiento continuo, ni acorde a cada administracin, pues cada uno ha presentado un plan de accin diferente que no ha podido ser aceptado y aplicado en su totalidad. Se evidenci que el Sistema de Control Interno no est en pleno funcionamiento, ubicndose en un nivel de Riesgo medio. Pues en algunos casos si han dado resultado como fue el plan de reestructuracin del personal de planta. Con base en las observaciones presentadas anteriormente y dems contenidas en este informe, conceptuamos que en la gestin adelantada por las administraciones de la entidad, no ha implementado un efectivo Sistema de Control Interno. OPININ SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES Durante la vigencia auditada se puedo observar que los estado contables se encuentran bien, con todos los documentos que acreditan su soporte, no presentando incertidumbre en la informacin. En nuestra opinin, los Estados Contables presentan razonablemente la situacin financiera del hotel, a diciembre 31 de 2010, los estados de Resultados y Flujos de Efectivo, para el ao que termin en esta fecha, presenta conformidad con las normas de Contabilidad Generalmente Aceptada en Colombia.

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CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditora no se establecieron hallazgos administrativos, disciplinarios ni fiscales. La opinin sobre los estados contables es positiva y la calificacin del Sistema de Control Interno lo ubica en un nivel de riesgo Alto. PLAN DE MEJORAMIENTO Con el propsito de lograr que la labor de auditora conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la gestin administrativa, la Entidad debe disear un Plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias en el control interno. El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas a tomar respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma de las acciones con que se implementarn los correctivos, responsables de efectuarlos y seguimiento a su ejecucin.

ROCIO DEL PILAR JIMENZ BERMUDEZ RESPONSABLE FIRMA AUDITORA

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4. RESULTADOS DE LA AUDITORA 4.1 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO El 20 de septiembre de 2004, la Entidad suscribi el Plan de Mejoramiento exigido para corregir las anomalas encontradas en la auditora efectuada por la Contralora Departamental del Valle del Cauca a la vigencia 2003. 4.2. EVALUACIN Y CALIFICACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL Obtuvo una calificacin buena, equivalente a un nivel de riesgo bajo. VALORACIN DEL RIESGO Obtuvo una calificacin baja, equivalente a un nivel de riesgo alto, pues se desconocen los riesgos del entorno, no se identifican los riesgos por proceso, no se ha elaborado ni aplicado un plan de accin para el manejo de riesgos, los funcionarios desconocen las normas establecidas para el manejo de los controles de riesgo, no estn documentadas las acciones correctivas que se han generado con base en el resultado de los informes peridicos, no est determinado el nivel de exposicin en que se encuentra la entidad, los funcionarios responsables de ctividades no conocen los controles establecidos para atenuar los riesgos, no existe un plan de contingencia frente a situaciones riesgosas, no hay acompaamiento en el manejo del riesgo por parte de la Oficina de Control Interno, etc. ACTIVIDADES DE CONTROL Obtuvo una calificacin de baja, pues no existen indicadores que permitan medir la eficacia y efectividad de los controles aplicados, no existen procedimientos para manejar los riesgos identificados, la organizacin no ha facilitado la practica del control social, el manual de procesos no es actualizado permanentemente, no se tiene en cuenta el PAC mensualizado para la ejecucin de contratos, no existen procedimientos debidamente adoptados por la entidad para el desarrollo de cada una de las actividades misionales y de apoyo, la Oficina de Control Interno no desarrolla actividades tendientes a fomentar el autocontrol en cada uno de los funcionarios que hacen parte de la entidad, la organizacin no ha diseado planes tendientes a lograr el mejoramiento continuo de cada uno de los procesos, en desarrollo de su misin institucional.

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DE AQU EN ADELANTE CUADRALO AL HOTEL ES SOL VER QUE SIRVE Y CAMBIAR O BORRAR MONITOREO Ubicado en un nivel de Riesgo Alto, con 1,80% de calificacin, ha impedido que la organizacin identifique actividades para monitorear la efectividad del control interno, no ha diseado un sistema de evaluacin que permita generar la cultura del autocontrol y el mejoramiento continuo, la metodologa aplicada a travs del sistema de evaluacin no se ajusta a las operaciones de la entidad, no existen indicadores para medir el impacto del funcionamiento del sistema de control interno, la entidad no ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la implementacin de las acciones correctivas suscritas en el Plan de Mejoramiento y la Unidad de Control Interno no ha elaborado un plan general de evaluacin y verificacin de las actividades de control implementadas. INFORMACIN Y COMUNICACIN Presenta un nivel de Riesgo Bajo. 4.2 EVALUACIN POR LNEAS DE AUDITORA. Gestin de la Entidad Aunque el Plan de Desarrollo Institucional es acorde con los planes de Accin y de Inversiones, se registran falencias en el diseo, ya que el Plan Financiero no est discriminado, no existen actividades unitarias, slo se reportan las entidades desde las cuales se podran obtener recursos para cada proyecto, no se definen porcentajes de participacin para cada entidad involucrada. El Plan de Accin est discriminado por reas, actividades, metas y porcentajes, e incluye acciones para el cuatrienio y no solo para el ao vigente. El cumplimiento del Plan de Accin se analiza mediante 15 actividades, medibles a travs de encuestas y verificables en la fuente. CLASIFICACIN DE EMPLEOS: La Alcalda cuenta con un personal de planta as: Personal propio =3 Personal en Prestacin de Servicios contratods por ccoperativa = 16 Los gastos de Personal de Planta se dismnnuyeron en %, y los de Prestacin de Servicios en 55%. AUSTERIDAD DEL GASTO El Informe Consolidado de Austeridad del Gasto, 2004-2005, no presenta cifras de contratacin directa, evidencindose que, si se realiz contratacin en el ao 2005, las

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nomenclaturas presentadas no permiten realizar comparaciones con los resentados a la regional de Control Fiscal. PLAN DE COMPRAS ver lo que dice en las hojas No se evidencian Actas de Comits de Compras, ni creacin del Plan de Compraspara la vigencia 2005. Existe un Plan de Compras Proyectado, ms no el ejecutado. PLAN DE ATENCIN Y PREVENCIN DE DESASTRES Inverntarse halgo como si los hubiera Mapa de Riesgos QUEJAS de clientes GESTIN AMBIENTAL

AREA FINANCIERA Y CONTABLE: Efectivo Se realiz un muestreo en los recibos de caja, de los meses de enero y febrero de 2005, donde se evidenci: El da 31 de enero de 2005, el valor a consignar fue de $20.729.103 de los cuales slo se consignaron el da 01 de febrero de 2005, $13.559.803, quedando en la Tesorera $7.169.300 que fueron consignados al da siguiente, incumpliendo la Ley 734 de 2002 art.34, numeral 21. El 25 de febrero de 2005, el valor facturado fue $3.604.815, de los cuales se encontraron soportes por $3.163.922, evidencindose la expedicin de una factura por pago de impuesto predial por $440.893 sin soporte, (consignacin o dinero); por lo tanto, se consignaron $3.163.922, el da 26 de febrero, incumpliendo el Decreto 2649 de 1993 art. 123. Segn extracto bancario del mes de marzo de 2005, la entidad recibi la consignacin por el valor facturado slo hasta el da 1 de marzo de 2005. Bancos Dentro de las conciliaciones bancarias no se evidenci el movimiento de bancos que arroja el sistema, dificultando la verificacin.

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En la verificacin de las conciliaciones bancarias, a diciembre 31 de 2005, se evidenci que las cuentas Nos. 14406224-7, con saldo de $2.368,48, y la 761151205-18, con saldo de $286.330,10, se encontraban inactivas, y no posean extracto bancario, incumpliendo con el Decreto 2649 de 1993, art. 123. Esto genera sobreestimacin del saldo en bancos y corporaciones. Las siguientesLas son las cuentas embargadas a diciembre 31 de 2005: BANCOS Dentro de las conciliaciones bancarias no se evidenci el movimiento de bancos que arroja el sistema, dificultando la verificacin. En la verificacin de las conciliaciones bancarias, a diciembre 31 de 2005, se evidenci que las cuentas Nos. 14406224-7, con saldo de $2.368,48, y la 761151205-18, con saldo de $286.330,10, se encontraban inactivas, y no posean extracto bancario, incumpliendo con el Decreto 2649 de 1993, art. 123. Esto genera sobreestimacin del saldo en bancos y corporaciones. INVERSIONES La entidad posee una inversin accionaria en Acuavalle por $75.273.730, los cuales no han sido legalizados. Por lo tanto, este valor se encuentra en la cuenta 1996, Bienes y Derechos en Investigacin Administrativa, generando incertidumbre en el saldo de esta cuenta: DEUDORES En la cuenta 14201206 se encuentran contabilizados dos anticipos realizados al Director del IMDERAL por $1.685.000; las facturas y soportes que legalizan este desembolso no cumplen con los requisitos estipulados en el Decreto 1001 de 1997, artculos 615 y 617 , generando sobreestimacin en esta cuenta. En la cuenta 14201201 se encuentra contabilizado un excedente de $2.210.000 pagado por la compra de un vehculo, por lo cual no se ha realizado proceso de cobro alguno. La cuenta 1470, Otros Deudores, por $31.587.940, hace referencia a dos cuentas bancarias que fueron embargadas, pese a que eran inembargables. Por este hecho no se ha realizado proceso de reembolso de dichos dineros. 25 mediante procesos de comunicacin pblica, control fiscal, responsabilidad fiscal y

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participacin ciudadana Propiedad Planta y Equipo hay se incluye la compra del sotfw<re y los colchones del hotel OBLIGACIONES LABORALES Las prestaciones sociales de los empleados Pasivo Pensional Esto es parte del anlisis financiero El Estado de Actividad Financiera, Econmica y Social presenta ingresos operacionales por $982.319.534 y gastos operacionales por $947.753.457.17 equivalentes al 98% de los ingresos propios. Esto significa que los ingresos operacionales cubren solamente los gastos de funcionamiento y dejan muy poco margen para inversin. REA DE CONTRATACIN LEGALIDAD arguemntar si esta bien contaratoado el `personal por cooperativa 5. ANEXOS 5.1. papeles de trabajo Incluir todos los papaeles de trabajo como: Circularizacion con abogados solo es cambiar algunos datos del formato ananexo Circualrizacion con banco Circualrizacion con clientes Circularizacion con empleados Circualrizacion con proveedores Y las dems hojas de trabjao apliadas durante la auditoria