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    PRESUPUESTO OPERATIVO

    presupuesto operativo es una excelente herramienta que te permite planificar los


    ingresos y gastos que tu negocio debe hacer durante cierto periodo. Apóyate en
    estos consejos para mejorar la administración de tus recursos para operar.
    ¿Qué es el presupuesto operativo? Seguramente has escuchado o leído acerca de
    este concepto, pero sin tener claro por qué debes hacer uno para tu negocio, y lo
    más importante, en qué te beneficia.
    Si es tu caso, estás en el lugar correcto porque en este artículo te explicaré la
    importancia que tiene elaborar un presupuesto operativo para tu negocio, así como
    algunas buenas prácticas que debes tomar en cuenta para lograrlo.
    Algo muy importante que debes saber es que no necesitas ser un experto en
    finanzas para hacer uno; solo basta tener atención al detalle y seguir algunos pasos
    básicos. ¿Todo listo? Aquí vamos.

    ¿Qué es el presupuesto operativo?

    En su definición más básica, el presupuesto operativo es un documento que


    establece los ingresos y gastos que un negocio debe hacer durante cierto periodo.
    Este documento te permite proyectar, detalladamente, las ventas que tu negocio
    espera generar, por ejemplo, en un año, así como los gastos que deberá hacer
    para operar y cumplir con su meta de ingresos.

    En pocas palabras, puedes saber cómo estás gastando dinero y en qué áreas o
    actividades debes hacer ajustes.

    Lo más importante es que con un presupuesto operativo sabrás, con anticipación,


    aspectos clave de tu operación. Por ejemplo, los insumos que requerirás para
    cumplir tu cuota de producción o mantener tu inventario de productos en el nivel
    óptimo.

    También es útil para determinar si necesitas contratar más empleados o, en todo


    caso, de dónde saldrán los recursos para garantizar tu flujo de efectivo durante
    todo el periodo. Más allá de la parte teórica, lo más importante es considerar la
    utilidad que tiene el presupuesto operativo para mejorar la gestión de tu negocio.

    ¿Cuáles son los objetivos de un presupuesto operativo?

    El presupuesto operativo es una herramienta muy útil para que tu empresa


    establezca metas operativas y de ventas. Además, puedes tener un control más
    estricto en tus gastos, pues te permite establecer partidas presupuestarias de
    forma detallada, ya sea por departamento o actividad.

    Con esto puedes hacer ajustes si las ventas marchan por debajo de lo que
    planeabas. También es posible detectar y reaccionar con anticipación ante gastos
    inesperados que compliquen la situación financiera de tu negocio.

    Gracias a esta información, tendrás la capacidad de asignar partidas acorde a las


    necesidades de cada área o actividad de tu negocio, así como anticipar escenarios
    variables.

    Como puedes ver, la información es poder y, sin duda, el presupuesto operativo te


    permitirá tomar mejores decisiones de negocio.

    1. Elabóralo al final del año

    Generalmente, el presupuesto operativo se establece a finales del año (para


    implementar el siguiente) a fin de prever el escenario que le espera a tu negocio.
    Establece metas por trimestre y por áreas, de tal manera que puedas
    hacer revisiones periódicas y proyectar si tu empresa está gastando y vendiendo
    de acuerdo con el plan.

    Es como ponerte a dieta: si lo has hecho alguna vez, entonces sabes que siempre
    estableces un objetivo para perder peso en cierto tiempo, pero no esperas hasta
    cumplir el plazo para ver si lo lograste. Lo normal es que cada semana o quince
    días te subas a una báscula y midas tus avances.

    2. Básate en las ventas

    Todo empieza con la proyección de ventas que esperas para tu negocio en ese
    periodo, pues esto te indicará cuánto dinero estará ingresando mes a mes, hasta
    cumplir la meta. Quizá te suene obvio, pero para entender que simplemente no
    puedes gastar más de lo que vendes es clave para un negocio que no quiere
    endeudarse. Es así de simple.

    Si tienes un responsable comercial, él deberá hacer la proyección del número de


    unidades de productos o servicios que tu negocio venderá, así como el precio de
    estos. Además, tener claro lo que tu negocio venderá te da la pauta para saber lo
    que necesitas para cumplir con esa cuota de ventas (insumos, personal, gastos
    indirectos, etcétera).
    3. Detalla puntualmente las actividades

    Empieza por revisar lo que has vendido y gastado durante los últimos tres años. De
    esta forma validarás el comportamiento de ventas de tu negocio —por ejemplo, los
    picos de mayor ingreso y los factores que los originaron—. Con esto tendrás una
    mejor idea de lo que puedes ingresar el año siguiente.

    En el caso de los gastos, es clave que reúnas a tu equipo y revises a detalle, costo
    por costo, lo que necesita tu negocio para llegar a su meta de ventas. Esto incluye
    gastos administrativos, renta de tu local, marketing, insumos, logística, etc. Si tu
    empresa tiene una operación de manufactura, la complejidad de este punto es
    mayor porque deberás incluir costos más detallados como son los de materias
    primas, mano de obra, electricidad y mantenimiento, entre otros.

    Ventajas y desventajas de un presupuesto operativo

    Un presupuesto operativo es una herramienta que te da control y visibilidad sobre


    tu negocio y tiene ventajas muy claras, entre las que destacan:

    • Mejor planeación.

    • Un control financiero más estricto.

    • Visibilidad para tomar decisiones.

    Pero hay que decirlo, también tiene desventajas, siendo las más notorias:

    • Riesgo de inexactitud.

    • Tomar decisiones precipitadas.

    • Incomodidad entre tus colaboradores.

    ¿A qué me refiero con cada una? Te lo explico y empiezo con las ventajas.
    Mejor planeación

    Al establecer una meta de ventas, tendrás mayor control sobre los objetivos de
    otras áreas, como producción, logística, administración, ventas, etc.
    Además, sabrás claramente en qué metas debes enfocarte y tendrás una mayor
    visibilidad sobre tus operaciones del día a día.

    Un control financiero más eficiente.

    Con el presupuesto operativo asignarás partidas para cada área y siempre en


    función de las necesidades y actividades. Con esto reduces la posibilidad de gastar
    en cosas que tu negocio no necesita y, por el contrario, te enfocarás en lo que
    realmente te ayudará a llegar a tu meta de ventas.

    Visibilidad para tomar decisiones

    Con este nivel de información, sin duda, estarás en una mejor posición para tomar
    decisiones acertadas e implementar medidas si tus ventas no están resultando
    acorde con lo que planeabas al inicio. Por ejemplo, puedes hacer ajustes
    presupuestales en áreas que no tendrán un impacto significativo y reforzar otras
    que puedan ayudarte a cumplir los objetivos.

    Ya te comenté que también hay desventajas. Ahora te explico cómo es que pueden
    generarse estas situaciones:

    Riesgo de inexactitud

    Aceptémoslo: cuando elabores tu presupuesto operativo, existirá la posibilidad de


    utilizar proyecciones y data que pueden generar inexactitudes por dependencias
    de factores volátiles. Por ejemplo: “si vendimos esto el año pasado, y dada la
    tendencia de crecimiento que venimos reportando, estimamos vender X al cierre
    del siguiente año”.

    Basarse en suposiciones no es algo malo. Incluso, los sistemas más modernos de


    inteligencia artificial funcionan más o menos así. Pero no debes hacerlo a la
    ligera. Tienes que apoyarte en números realistas que justifiquen tus proyecciones.
    Aún así, considera que cualquier cambio en el ambiente de negocios —una
    recesión económica repentina, una nueva regulación, un virus que se escapa de
    una región lejana— podría afectar cualquier proyección de gastos e ingresos.

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