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    Procedimiento Acciones Correctivas

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    Taller Mecánico

    VERSIÓN: 1
    Ta CÓDIGO: PRO-GC-004
    PÁGINA: 1 DE 5

    PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

    1. OBJETIVO

    Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
    responsabilidades y controles para lograr elaboración, ejecución, seguimiento y cierre
    de las acciones preventivas y correctivas, que permitan eliminar las causas de no
    conformidades reales y potenciales que puedan afectar la eficiencia, eficacia y
    efectividad del Sistema integrado de Gestión de la Calidad.

    2. ALCANCE

    Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y cubre
    desde la detección de una no conformidad real o potencial hasta la aplicación de las
    acciones necesarias para evitar su ocurrencia o que ocurra.

    3. RESPONSABLES

    3.1. JEFE DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN – REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

    Es el responsable de establecer las disposiciones de este procedimiento y garantizar su


    cumplimiento así como de asegurar el entrenamiento del personal para el
    conocimiento y aplicabilidad de este.

    3.2. FUNCIONARIOS DE TODA LA UNIVERSIDAD

    Son los encargados de generar una Solicitud de Acción Preventiva y/o Correctiva y de
    mejora cuando sea necesario, aplicando los lineamientos descritos en este
    procedimiento.

    4. GLOSARIO

    Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes


    términos:

     ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)


    de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

     ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)


    de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

     ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
    nivel una entidad.

     CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

     MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la


    capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

     NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

     RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda


    entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro
    de sus objetivos.
    Taller Mecánico
    VERSIÓN: 1
    CÓDIGO: PRO-GC-004
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    PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

    5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

    Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

     GENERALIDADES

    La planificación de las acciones correctivas y de mejora incluye la evaluación de la


    importancia de los problemas, y se hace en términos del impacto potencial en aspectos
    tales como costos de operación, costos de no conformidad (Incumplimiento de un
    requisito), desempeño del servicio, seguridad de funcionamiento y satisfacción del
    cliente y de otras partes interesadas. En este proceso se enfatiza la eficacia y eficiencia
    de los procesos cuando se toman las acciones, y estas deben estar enfocadas a
    eliminar las causas de las no conformidades para evitar que vuelvan a suceder.

     FUNTES PARA IDENTIFICAR NO CONFORMIDADADES REALES O POTENCIALES

    Todos los funcionarios del taller mecánico pueden identificar la necesidad de crear
    acciones correctivas o preventivas y de mejora a partir de las siguientes fuentes:

     Las quejas o reclamos de los clientes


     Los informes de servicios no conforme
     Los informes de auditoría interna
     Los resultados de la revisión por la dirección
     Los resultados del análisis de datos
     Los resultados de las mediciones de la satisfacción del cliente
     Las mediciones de los procesos, especialmente si proporcionan advertencias
    anticipadas a condiciones fuera de control
     Los registros pertinentes del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad (En general)
     La utilización de herramientas de análisis de riesgos
     El análisis de mercado
     Análisis de Riesgos
     Los sistemas que consolidan fuentes de información de las partes interesadas
     Los resultados de autoevaluación

     ANALISIS DE LA CAUSAS

    Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas. Para la
    identificación de la(s) causas(s) de no conformidades reales o potenciales se pueden
    utilizar diferentes herramientas estadísticas tales como:

     Lluvia de Ideas
     Espina de Pescado
     Histogramas
     Los tres por qué?
     Entre otras

     MANEJO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS


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    VERSIÓN: 1
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    PÁGINA: 3 DE 5

    PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

    Todas las Acciones Preventivas – Correctivas deben registrarse en el Formato de Acción


    Correctiva y de Mejora, teniendo en cuenta lo siguiente:

    * Descripción del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el incumplimiento


    real o potencial de un requisito en cualquier proceso.

    * Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas más
    probables que están ocasionando que la no conformidad real o potencial se presente o
    se pueda presentar.

    * Plan de acción: Indicar las tareas o acciones que permitirán eliminar las causas
    identificadas, asignando los responsables y las fechas de compromiso.

    * Seguimiento a los resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado con base en el


    plan de acción propuesto para la solución de la posible no conformidad, es decir,
    registrar cuáles son las evidencias que se encuentran de la ejecución del plan de
    acción.

    * Cierre de la solicitud de acción: Revisar (es decir, evaluar la conveniencia, adecuación


    y eficacia) la Solicitud de Acción Preventiva- Correctiva, según los resultados del
    seguimiento, dejando registro de los resultados de la mejora implementada o de la
    eliminación de las causas de la no conformidad en el Formato de Solicitud de Acción
    Preventiva – Correctiva y de mejora en la parte de cierre de solicitud.

    6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

    Documento/
    No. Descripción Responsables
    Registros
    Analizar las diferentes fuentes que permiten Todos los No Aplica
    generar acciones correctivas, preventivas y/o funcionarios y
    1
    de mejora. Responsables
    de los Procesos
    Identificar la no conformidad real, potencial u Todos los Formato
    oportunidad de mejora y registrarla en el funcionarios y de
    2 formato “Acción Correctiva, Preventiva y de Responsables solicitud
    Mejora” que se encuentra en el SIG, dentro de los Procesos de acción
    del procedimiento de preventiv
    Gestión de Calidad. a-
    correctiva
    Remitir el formato de Acción Correctiva, Todos los Formato
    Preventiva y de Mejora al Responsable del funcionarios de
    3 Proceso para que analice las causas que lo Solicitud
    está originando la No conformidad real o de Acción
    potencial. Preventiva
    y
    Correctiva
    Determinar y analizar las causas que están Responsabl del No Aplica
    originando la no conformidad real, potencial e Proceso
    3 u oportunidad de mejora y registrarlas en
    “Análisis de
    la causa” del formato “Acción Correctiva,
    Taller Mecánico
    VERSIÓN: 1
    CÓDIGO: PRO-GC-004
    PÁGINA: 4 DE 5

    PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

    Preventiva y de Mejora”.
    Definir las acciones, responsable y fecha de Responsabl del Formato
    ejecución, que permitan eliminar las causas e Proceso de
    4 reales o potenciales o desarrollar la Solicitud
    oportunidad de mejora, en el “Plan de Acción” de Acción
    del formato “ Acción Preventiva
    Correctiva, Preventiva y de Mejora ”.. y
    Correctiv
    a
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    PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

    Remitir por correo electrónico a la Oficina de Responsabl del No Aplica


    Planeación el formato(s) “Acción Correctiva, e Proceso
    5
    Preventiva y de Mejora ”, una vez haya(n) sido
    debidamente diligenciado(s).
    Verificar el correcto diligenciamiento del Profesion
    formato, en términos de: al Oficina de Formato
     Claridad en la descripción de la no Planeació de
    6 conformidad real, potencial u oportunidad n Solicitud
    de mejorar de Acción
     Correcto análisis de causas Preventiva
     Definición del plan de acción, y
    responsables y fechas Correctiva
    Consolidar mensualmente todas las acciones Profesion Plan de
    correctivas, preventivas y/o de mejora al Oficina de Mejoramien
    7
    generadas en el formato “Plan de Planeació to
    Mejoramiento Institucional y n Instituciona
    por Proceso”. l y por
    proceso
    Implementar las acciones preventivas, Responsabl del No Aplica
    correctivas y/o de mejora, de acuerdo con el e Proceso
    8
    establecido en el formato “ Acción Correctiva,
    Preventiva y de Mejora
    ”.
    Registrar en el formato “ Acción Correctiva, Responsabl del
    Preventiva y de Mejora ”, el seguimiento a la e Proceso
    Formato
    ejecución del plan de acción (fecha de
    de
    9 seguimiento, resultado del seguimiento
    Solicitud
    indicando las evidencias que permitan
    de Acción
    demostrar la ejecución del Plan de Acción y
    Preventiva
    quien realizo el seguimiento); resultado y
    y
    evaluación de cierre de cada una de las
    Correctiva
    acciones
    ejecutadas.
    Informar y remitir a la Oficina de Planeación Responsabl del No Aplica
    10 el formato de las acciones correctivas, e Proceso
    preventivas y de mejora que hayan sido
    cerradas.
    Revisar la conveniencia, adecuación y Responsabl del No Aplica
    11 eficacia de las acciones correctivas, e Proceso
    preventivas y de mejora
    tomadas.

    7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

     Norma NTC GP 1000:2004


     Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001

    8. REGISTROS

     Formato de Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora FOR-GC-003


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    VERSIÓN: 1
    CÓDIGO: PRO-GC-004
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    PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

     Plan de Mejoramiento Institucional y por Proceso


     Formato de Reporte de Producto No Conforme FOR-GC-010

    9. CONTROL DE CAMBIOS
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    CÓDIGO: PRO-GC-004
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    Octubre 27 de
    0 Sebastian Saenz VERSION ORIGINAL
    2024
    Perez

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