Material Guía para Elaboración Del TUPA
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DE TAMBOPATA
TEXTO ÚNICO DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS - TUPA
ANTECEDENTES
Fue creado por el Decreto Legislativo N° 757 – Ley Marco para el
crecimiento de la Inversión Privada (13.11.1991), y su respectivo
reglamento, con el fin de sintetizar la información sobre los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad por
las entidades.
El Decreto Legislativo Nro. 757, fue modificado por la Ley Nro. 27444,
Ley del Procedimiento Administrativo General (10.04.2001), por su
sexta Disposición Final y Complementaria.
El referido Decreto Legislativo introdujo la obligación de las entidades
estatales de aprobar y publicar TUPAs, al estimarse que no bastaba con la
existencia de las normas de simplificación administrativa, sino que era
necesario brindar a los inversionistas y ciudadanos en general la información
sobre los procedimientos administrativos que se tramitan ante las entidades
(requisitos, costos, plazos), en un documento único que los ordene y
sistematice.
PLAN DE TRABAJO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL
TUPA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
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BASE
LEGAL
D.S. N° 007-2011-PCM: “Decreto Supremo que aprueba la
Metodología de Simplificación Administrativa y establece
Disposiciones para su Implementación, para la Mejora de
Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en
Exclusividad (28.01.2011)
TEXTO ÚNICO DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Es un documento de gestión institucional,
comprende y sistematiza de manera comprensible
y clara, la información de todos los procedimientos
administrativos y servicios prestados en
exclusividad, incluyendo aquellos que son
estandarizados, que deben tramitar los ciudadanos
y empresas en las entidades de la administración
pública.
El gobierno local aprueba el TUPA con ordenanza municipal. Una
Aprobación
vez aprobado, toda modificación que no implique la creación de
del TUPA nuevos procedimientos, o un incremento de costos por derecho
de trámite o requisitos, se aprobará mediante decreto de alcaldía
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Servicios Prestaciones que las entidades se encuentran • Servicio de recojo de residuos sólidos.
prestados en facultadas a brindar en forma exclusiva, no • Servicio de construcción de veredas.
pudiendo ser realizadas por otra entidad o
exclusividad terceros.
2. La descripción de los requisitos, los cuales deben ser establecidos por norma.
6. La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento y los recursos a
interponerse para acceder a ellas.
7. Los formularios que sean empleados durante la tramitación del respectivo procedimiento
administrativo, no debiendo emplearse para la exigencia de requisitos adicionales.
DECRETO SUPREMO Nº 004-2019-JUS.- Decreto Supremo que aprueba el Texto Único Ordenado de
la Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General. (22.01.2019). Artículo 43.
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Derecho de tramitación
IMPORTANTE…!!!
Calificación de los procedimientos El plazo que transcurra desde el inicio
hasta que sea dictada la resolución
Elaboración,
Elaboración,
actualización yy Base legal
Base legal de
de los
los
actualización Sustento de
Sustento de los
los
formulación del
del procedimientos
procedimientos
formulación costos
costos
TUPA administrativos
administrativos
TUPA
DOCUMENTACIÓN PROHIBIDA
DE SOLICITAR POR LA
ENTIDAD
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DOCUMENTACIÓN
PROHIBIDA
DE SOLICITAR POR
LA ENTIDAD
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SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
ETAPAS DE UN PROCESO DE
SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
Mejora continua
Diagnóstico Rediseño
Monitoreo Sostenimiento
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1. ETAPA PREPARATORIA
OBJETIVO FASES RESULTADOS ESPERADOS
1. Identificación y conformación de Se cuenta con un equipo responsable,
Planificar el los equipos . sensibilizado y preparado para llevar adelante el
proceso a 2. Capacitación y sensibilización de proceso.
desarrollar y los equipos de trabajo. Se cuenta con una lista de procedimientos
identificados y priorizados.
delimitar su 3. Identificación y priorización de Se ha identificado a los actores relacionados
alcance. los procedimientos. directa e indirectamente con los procedimientos a
administrativos a simplificar simplificar, a efectos de conocer quiénes pueden
4. Identificación de los actores ser aliados o no del proceso.
involucrados . Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el
5. Plan de Trabajo del Proceso de detalle de las actividades a realizar, los
Simplificación. responsables, los tiempos estimados y los
recursos necesarios.
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1. ETAPA PREPARATORIA
• El Comité de Dirección del Proceso de Simplificación
Administrativa, desarrolla labores de supervisión del avance de lo
que realice el Equipo de Mejora Continua.
2. ETAPA DE DIAGNÓSTICO
OBJETIVO FASES RESULTADOS ESPERADOS
1. Caracterización del Se cuenta con una descripción detallada del
Contar con una Procedimiento Administrativo y procedimiento a simplificar.
visión integral herramientas a utilizar Se ha identificado cuál es el conjunto de
de la 1.1. Recorrido físico normas que rigen el procedimiento actual y
problemática 1.2. Construcción de la Tabla ASME- analizado cuáles deben modificarse o
del VM derogarse.
procedimiento 1.3. Construcción del Diagrama de Se cuenta con información detallada sobre la
Bloques infraestructura y equipamiento utilizado para
y abordar la 2. Diagnóstico legal llevar a cabo el procedimiento.
estrategia de 3. Diagnóstico de Equipamiento e Se cuenta con información sobre costos
simplificación Infraestructura directos identificables y costos directos no
con 4. Diagnóstico de Costos identificables del procedimiento.
un enfoque 5. Mapeo de las capacidades de los Se ha identificado las capacidades del personal
sistémico. RRHH involucrado con el procedimiento para poder
6. Presentación de los Resultados al aprovechar sus habilidades en el proyecto de
Comité de Dirección del Proceso simplificación.
de Simplificación Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo
para iniciar la simplificación.
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2. ETAPA DE DIAGNÓSTICO
El recorrido físico de un
procedimiento: ayuda a
determinar en detalle las
actividades de traslado y
tiempos de espera, así como
las actividades que se
costean y aquellas que no
deberían costearse. A este
punto sería importante hacer
una revisión de expedientes
(muestreo) para corroborar si
los documentos que se
exigen como parte de los
procedimientos coinciden
con aquello establecido en el
TUPA.
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2. ETAPA DE DIAGNÓSTICO
La tabla ASME‐VM permite registrar ordenada y secuencialmente las
actividades que se han encontrado a lo largo del “recorrido físico” y que
conforman el “procedimiento administrativo”. También permite registrar
características de cada una de estas actividades: áreas, tiempo, recursos
y calificación del tipo de actividad.
En la columna "pasos" se registrará cada una de las actividades específicas, de manera
ordenada y secuencial. Lo importante aquí es no interrumpir la secuencia así unos
pasos se den en una sede y otros en otra.
En la columna "actividades" se describirán aquellas que se realizan (informar, facilitar,
revisar, recepcionar, etc.) y que constituyen los actos o diligencias que se concretarán
en el otorgamiento de un derecho solicitado a través del procedimiento administrativo
correspondiente.
En la columna "área" se anota la unidad orgánica que realiza la actividad anotada.
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2. ETAPA DE DIAGNÓSTICO
En la columna "tiempo de la actividad" (minutos efectivos) se
consignará el tiempo, en minutos, requerido para ejecutarla,
para tener una unidad de medida similar a la que se requiere en
la metodología de determinación de costos.
En la columna "tiempo de la actividad" (demoras), se incluyen
tiempo de preparación, tiempos "muertos" y/o tiempos de
espera.
La columna "contador de recursos" se subdivide en tres
columnas: personal directo (técnico, secretaria, sub gerente de
un área determinada, etc.), material fungible (hoja bond A4,
grapa, clip, sobre de manila, etc.) y servicios identificables
(servicio de movilidad).
La columna "identificador de recursos" se subdivide en cuatro
columnas: material no fungible (bolígrafos, cuaderno de
registros), servicios de terceros (mantenimiento y reparación de
PCs), depreciación y amortización (PCs) y fijos (energía
eléctrica).
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2. ETAPA DE DIAGNÓSTICO
Diagnóstico de Costos
Metodología de Determinación de Costos de los Procedimientos
Administrativos y Servicios Prestados en Exclusividad.
Elemento de costo: Denominación que recibe cada uno de los elementos
que se consumen y luego se costean en un procedimiento
administrativo.
a) Elementos de costo directos identificables: Se refieren a un costo
que se puede identificar de manera directa y se consume en una
prestación del procedimiento.
2. ETAPA DE DIAGNÓSTICO
b) Elementos de costo directos no identificables: Costos directos que se
consumen en más de una prestación del procedimiento, centro de
actividad o actividad.
3. ETAPA DE REDISEÑO
OBJETIVO FASES RESULTADOS ESPERADOS
1. Análisis del Procedimiento Se ha analizado el procedimiento y detectado
Simplificar el Administrativo. qué actividades son innecesarias.
procedimiento 2. Rediseño. Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.
recurriendo a la 3. Modificación o elaboración Se cuenta con una norma legal que documente
menor cantidad del marco normativo que el procedimiento rediseñado.
de regule el procedimiento Se cuenta con una propuesta de
acondicionamiento de la infraestructura y del
pasos, recursos y administrativo rediseñado. equipamiento que ayude a la simplificación del
requisitos, sin 4. Propuesta de procedimiento.
dejar de lado la acondicionamiento de la Se cuenta con el costeo del nuevo
seguridad y infraestructura y el procedimiento.
control necesario, equipamiento. Se cuenta con un Plan de Capacitación para que
de tal manera 5. Propuesta de nuevo costeo. los administradores del proceso adquieran
que 6. Propuesta de fortalecimiento mayores y/o nuevos conocimientos y
cumpla con los de capacidades. habilidades necesarias para operar el nuevo
objetivos para el 7. Presentación al Comité del procedimiento.
que fue creado. Proceso de Simplificación. Se cuenta con la aprobación y
8. Elaboración de la propuesta retroalimentación del Comité Directivo de la
final. propuesta de simplificación.
Se cuenta con la nueva propuesta elaborada.
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3. ETAPA DE REDISEÑO
Rediseño: Se procede a
hacer el rediseño del
procedimiento, en vista de
hacerlo más eficiente. Para
esto se deben seguir los
siguientes pasos:
1.Ver qué actividades
pueden eliminarse de la
Tabla ASME-VM.
2.Generar una nueva tabla
ASME-VM.
3.Comparar la nueva
propuesta con la
propuesta inicial
utilizando indicadores
que permitan demostrar
su mayor efectividad.
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4. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
OBJETIVO FASES RESULTADOS ESPERADOS
1. Capacitación y sensibilización Se cuenta con un equipo capacitado y
de las áreas involucradas. sensibilizado al procedimiento rediseñado.
2. Aprobación del marco Se cuenta con el marco normativo necesario
Poner en marcha normativo del procedimiento para la implementación del procedimiento
la propuesta administrativo rediseñado. rediseñado.
diseñada en la 3. Adecuación de Ambientes, Se cuenta con un ambiente adecuado para la
etapa previa. difusión de características implementación del procedimiento
del procedimiento rediseñado.
Administrativo simplificado y Se cuenta con un público informado acerca
TIC. del nuevo procedimiento.
4. Difusión masiva de la
reforma emprendida.
5. Seguimiento y evaluación.
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4. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
Artículo 40.- Legalidad del procedimiento
5. ETAPA DE SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
OBJETIVO FASES RESULTADOS ESPERADOS
Verificación 1. Diseño y ejecución de un Se realizan medidas
constante de las Plan de Seguimiento y correctivas para optimizar los
actividades y el Evaluación (con cronograma resultados esperados del
cumplimiento y plazos para dicho plan). proceso de simplificación. Se
de los objetivos 2. Establecer las herramientas realizan las siguientes
de cada etapa apropiadas para efectuar la evaluaciones: ex ante,
del mismo a fin recopilación de datos e intermedia y ex post.
de optimizar la identificar los recursos
gestión del necesarios.
proceso. 3. Difundir los resultados del
Plan de Seguimiento y
Evaluación.
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6. ETAPA DE MEJORAMIENTO
CONTINUO Y SOSTENIBILIDAD
ETAPAS OBJETIVO FASES RESULTADOS ESPERADOS
Etapa de Alcanzar niveles más 1. Planificación Se incorporan prácticas y
Mejora altos de eficiencia y 2. Ejecución herramientas de mejora
miento eficacia con el fin de 3. Verificación de la continua en el Plan Operativo
Continuo promover la consecución de logros. Institucional (POI) y otras
competitividad y/o 4. Seguimiento y orientadas a la sostenibilidad de
bienestar de la Mejoramiento los procesos de reforma.
ciudadanía.
Etapa de Darle continuidad al 1. Documentación del Se expide una norma que
Sostenibi conjunto de actividades Proceso de Simplificación reglamente este procedimiento,
lidad articuladas entre sí a fin 2. Difusión del Proceso de el cual debe adaptarse al
de garantizar la calidad Simplificación. MAPRO y/o TUPA de la entidad
de los servicios y/o 3. Reglamentación del u otros instrumentos de gestión.
productos generados por Procedimiento.
el proceso de 4. Acceso a certificaciones.
simplificación. 5. Redacción de Cartas de
Compromiso.
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ANEXO TUPA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
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Anotar el
cargo del
Anotar el
funcionario
cargo del
responsable
funcionario
de emitir el
superior
acto
Anotar la jerárquico al
Anotar la administrativo
denominación que resolvió o
Anotar en Unidad de (resolución)
de la debió resolver
Marcar con números y Trámite que
Anotar Autoridad en primera
Anotar una “X” (equis) letras el Documentario fundamenta el
Anotar en Anotar el nombre del el monto competente instancia. (sin
el la calificación plazo o la que haga recurso. (sin
números procedimiento en orden alfabético Enumerar y anotar el nombre del Anotar expresado para resolver abreviaturas)
monto que máximo sus veces abreviaturas)
enteros considerando los procedimientos requisito, la cantidad (en letras) de Código del como un el
cardinales en corresponda para la (central o
vinculados. ejemplares. (sin abreviaturas). Formulario porcentaje procedimiento
(1,2,3...) nuevos al atención de desconcentra
de la UIT y la unidad
soles procedimiento la solicitud da)
del año orgánica a la
. presentada consignando
que pertenece
solicitud la dirección
(sin
respectiva. * Anotar plazo * Anotar plazo
abreviaturas)
para presentar para presentar
el recurso. el recurso.
G RACI AS…
MUCHAS