FONDO EFECTIVO-CAJA CHICA

EFECTIVO

Es el activo más líquido o circulante, este mismo debe de estar bien controlado debido
a que está sujeto a robos y malversación. Está compuesto principalmente por el
dinero de Caja Chica y Caja General, también por el dinero depositado en cuentas
corrientes.

Control interno del efectivo

Serie de reglas y procedimientos que se implantan en la empresa para salvaguardar

los activos, algunos de ellos son:

 Se debe depositar diariamente todo el dinero que entra en la empresa.

 No se debe tener sumas de dinero ociosas.
 El empleado que maneje el efectivo, no debe tener acceso a los registros
contables.
 Hacer arqueos periódicos y en forma sorpresiva.
 Se conciliar con el banco mensualmente, entre otros.
CAJACHICA

Fondo fijo de dinero que se tiene en la empresa para realizar pagos menores.

Importancia de la caja chica

Es vital en empresa para satisfacer los gastos menores, debido a que estos gastos
son muy pequeños y no se pueden realizar por medio de cheques.

En la caja chica siempre de sumar el monto correspondiente:

DINERO+FACTURAS=FONDO FIJO

Una vez que se haya gastado cierto porcentaje, se debe reintegrar.

Control interno de la Caja Chica

 El monto de caja chica debe ser fijo.

 Solo debe tener un custodio.
 Se deben realizar arqueos sorpresivos, entre otros.

Registro Contable

La caja chica solo se registra en cuatro ocasiones:

 Apertura
 Aumento
 Disminución
 Cierre
Apertura:

Caja Chica xxx

Banco xxx

Aumento:

Caja Chica xxx

Banco xxx

Disminución

Banco xxx

Caja Chica xxx

Cierre

Banco xxx

Caja Chica Xxx

Reintegro de Caja Chica

Para reintegrar el fondo de la caja chica es necesario efectuar un cierre para

establecer si existe alguna diferencia faltante o sobrante. Si la difere ncia es faltante
deberá registrarse como un gasto si la empresa lo asume o como una cuenta por
cobrar al custodio cuando así lo estipule el reglamento. En el caso de los sobrantes
estos se registran como un ingreso para la empresa.

Por ejemplo:

Reintegro con faltante:

Dinero 10.000

Vales 2.000

Comprobantes 117.000

Total 129.000

Fondo fijo 130.000

Diferencia o 1.000
faltante
Su asiento contable sería:

Gasto por comprobantes 117.000

Gasto por faltantes caja 1.000

Bancos 118.000

Reintegro con sobrante:

Dinero 8.000

Vales 2.000

Comprobantes 122.000

Total 132.000

Fondo fijo 130.000

Diferencia o 2.000
Sobrante

Su asiento contable sería:

Gatos por comprobantes 122.000

Ingreso por sobrantes caja 2.000

Bancos 120.000
Arqueo de Caja Chica

Es una revisión sorpresiva a los fondos mantenidos en caja realizada por la jefatura
o por la auditoría interna con el propósito de constatar la integridad de los mismos.

Ejemplo:

Arqueo de efectivo
Al 30-10-10

Saldo anterior 100000

(+) Entradas 0

(-) salidas 72000

Saldo actual 28000

Billetes:

cantidad denominación Importe total

2 5000 10000
3 2000 6000
8 1000 8000 24000

Monedas:

Cantidad Denominación Importe Total

4 500 2000
20 100 2000 4000

Firma de quien arquea______________

Sello

Firma del custodio__________________

CONCILIACION BANCARIA
 ¿Qué es una conciliación bancaria?

A principios de mes, el banco envía al cuentacorrentista un estado de

cuenta del mes anterior, en donde indica el movimiento que tuvo la cuenta
corriente de la empresa y el saldo a fin de mes, según el banco.

Normalmente, el saldo a fin de mes que informa el banco, no es igual al

saldo a fin de mes que la empresa tiene en sus registros; de allí que hay que
hacer cada mes una conciliación bancaria, para asegurarnos que, tanto los
registros de la empresa como los registros del banco en la cuenta corriente
de la empresa están correctos, y si no es así, tomar las medidas correctivas
del caso.
Antes de continuar se deben tener claros los siguientes términos:

• Nota de débito: Es un formulario que envía el banco por correo a la empresa, el

monto de la nota de debito es deducida del saldo de efectivo de la empresa por el
banco.

• Nota de crédito: Es un documento que envía el banco a la empresa por correo, y

funciona como si fuera un depósito, pues el monto de la nota de crédito es
aumentado al saldo de la cuenta de la empresa.

• Cheques pendientes: Son cheques que la empresa giró y contabilizó, pero el

beneficiario de este aun no los ha presentados al banco para su pago.

• Depósitos en tránsito: Son los depósitos que la empresa realiza y el banco aun no los
ha registrado
 ¿Cómo se conforma una conciliación?
El cuerpo de la conciliación consta de dos partes:
• La primera parte empieza con el saldo según libros de la empresa y a este se le
suman o retan las diferentes partidas de conciliación que tengan que ver con
los libros de la empresa.
• Cada partida de conciliación que afecte el saldo según libros de la empresa va a
crear un asiento de diario para ajustar el monto del dinero a su cantidad real
que presenta la empresa en los registros contables.

La segunda parte de la conciliación inicia con el saldo según el estado de cuenta

bancario, al cual se le suman o restan las partidas de conciliación que afecten o
tengan que ver con el banco.
El saldo ajustado que resulta al sumar y restar estas partidas al saldo bancario,
debe ser igual al saldo ajustado de la primera parte (bancos).
• Como decíamos en la primera
parte de la conciliación, cada
partida va a formar un asiento de
ajuste. En la segunda parte, no
sucede así, pues es el banco
quien tiene que ajustar sus
registros, por lo tanto, lo que se
debe hacer es dar aviso al banco
de la situación específica que se
encuentre al hacer la
conciliación.
Ejemplo:

Compañía Cholita S.A

Conciliación Bancaria.
Al 31 de julio de 1994.
Saldo según estado bancario: 8.450,00

Menos cheques pendientes de cambio: (A)

# Monto
82 415,00
92 205,00
94 300,00 -920,00

Más depósitos en tránsito: (B)

#
38 6.240,00 6.240,00

Saldo ajustado: 13.770,00

Saldo según libros: 10.500,00

Menos ND #61 no contabilizada: -485,00

Menos ND #63 no contabilizada: -2.415,00

Más NC #15 no contabilizada: 3.010,00

Más deposito #33 no contabilizado 4.060,00

Menos error en registro de dep. #37 -900,00

Saldo ajustado 13.770,00

 Asientos de ajuste:
31/7/94 Cuentas por cobrar 2 415  

  Efectivo   2 415

  Registro de ND #63    

31/7/94 Gastos por servicios bancarios 485  

  Efectivo   485
  Registro de ND #61.    
 31/7/94 Ventas 900  
  Efectivo   900
  Ajuste del depósito #37.    

31/7/94 Efectivo 4060  

  Cuentas por cobrar   4060

  Registro dep. #33    

31/7/94 Efectivo 3 010  

  Cuentas por cobrar   3 010

  Registro de NC #15.    
INVENTARIO
 INVENTARIO
Inventario

Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio
o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización.

Registro Contable

Instrumento destinado a constatar la información contable, valiéndose de fichas,

libros de contabilidad, comprobantes y evidencias de entradas y salidas,
ingresos y retiros de efectivo, etc.

Sistemas de registro

 Sistema de inventario Periódico

En el sistema periódico es donde se pueden utilizar unas

determinadas cuentas: compras, Fletes sobre compras,
Descuentos sobre compras y/o devoluciones sobre compras en la
cual no mantiene un registro continúo del inventario disponible.

 Sistema de inventario Perpetuo

Con este sistema la empresa mantiene un registro continuo para

cada artículo del inventario. En el sistema perpetuo es donde se
utiliza una determinada cuenta: Inventarios
Bases de valuación

Base del costo

Para llevar los inventarios finales se requiere que se lleve un registro detallado
de la información relacionada con cada una de las operaciones de compra con
la finalidad de que se pueda identificar las facturas específicas a que
corresponde las mercancías disponibles al final del periodo de operaciones. La
base del costo es el mejor para las compañías que comparan productos que
puedan identificarse con relativa facilidad por medio de un número especial, serie
o modelo. En la cual existen varios métodos pero los utilizados por las compañías
son: P.E.P.S, U.E.P.S y Promedio móvil.

Base del costo o mercado el más bajo

El precio de mercado es el precio de las mercaderías que cuestan en un

momento determinado momento en plaza; es decir el valor de reponer un
artículo.

Existen 3 maneras de aplicar la base del costo o mercado más bajo:

1) Unidad por unidad

Se hace una comparación del costo y el precio de mercado en cada partida

del inventario final y se utiliza la cifra más baja en cada caso.

2) Categoría por categoría o departamento

Se hace una comparación del costo total y el mercado total de cada categor ía
de inventario, y luego valorando cada categoría en la cifra más baja.

3) Por inventario total

Se hace una comparación del costo total y el total del mercado de todo el
inventario y usando la cifra más baja
Base de Precio de ventas

Para ciertas partidas de inventario, tales como las mercancías o materias primas
desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor
de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un
valor estimado en que ha de incurrir para reacondicionar las mercancías o
materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.

Entre los métodos que se pueden mencionar de esta base están: Método de
detallista o menudeo y Método de utilidad bruta

Métodos de valuación

PEPS: Primero en entrar, primero en salir (Permanente y Periódico)

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos

productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán
aquellos productos comprados más recientemente.

UEPS: Último en salir primero en entrar (Permanente y Periódico)

Este método registra el costo de la mercadería vendida a costos más recientes,

por lo tanto el inventario final quedará valorado a costos más antiguos.
Utilidad bruta sobre ventas netas

Controla y calcula lo posible la existencia de las mercancías y los materiales es

también la forma de comprobar si las mercaderías o los materiales no han
desaparecido y se pueden utilizar para estimar las posibles pérdidas por daños.
Este método se sostiene en mente la teoría de que el tanto por ciento de la
utilidad bruta debe ser razonablemente aproximado en varios periodos sucesivos
por lo tanto el margen de utilidad de las ventas debe ser uniforme en varios
periodos sucesivos.

Promedio Simple: Se determina la media aritmética de los costos unitarios en

las partidas en existencia. A ese costo medio se calculan todas las salidas,
mientras no haya una nueva entrada de material. Dado que no se toma en
cuenta el volumen de cada partida, este método origina serias distorsiones en
el costeo del material utilizado. Es un método prácticamente en desuso.
Promedio Ponderado: Es el sistema que comúnmente se conoce como método
de costos promedio. Cada vez que ingresa al almacén una nueva partida de
material, se determina un nuevo costo unitario promedio. Se divide el costo total
de cada una de las partidas entre su correspondiente existencia. Con estos
resultados se calcula un costo unitario promedio para todas las partidas. A este
costo se valorizan las salidas de material, hasta que haya una nueva entrada de
material con un precio diferente al promedio

Precio Última factura: se aplica el costo de la última operación de compra para

la valoración de toda la mercadería que hay en el inventario, es decir, se aplica
el costo final de la última compra de cada artículo para el cálculo de existencias.
Produce números muy exactos y los más cercanos a la realidad.
1) Sistema de inventario Periódico: utiliza las siguientes cuentas contables:

 Compras

 Descuento sobre compras

 Devoluciones sobre compras

 Fletes y acarreos
 1) Sistema de Inventario Perpetuo: únicamente utiliza las cuentas inventario en sustitución de
las cuentas elementos de compra

La compañía Pink Floyd realiza las siguientes transacciones

 10/06/10 Se compra mercadería exenta a contado por un valor de ¢18000

 15/06/10 Se compra mercadería exenta por un valor de ¢23000 a crédito, condiciones 4/20,
n/30.

 17/06/10Se devuelve mercadería defectuosa por un monto de ¢2000 exenta del día 16/06/10

 22/06/10 Se cancela mercadería del día 15/06/10 Fecha Descripción Debe Haber
10/06/10 Inventario de mercaderías 18.000,00  
  Efectivo   18.000,00
  Compra a contado    
     
15/06/10 Inventario de mercaderías 23.000,00  
  Cuentas por pagar   23.000,00

  Compra a crédito condiciones 4/20 n/30    

     
17/06/10 Cuentas por pagar 2.000,00  
  Inventario de mercaderías   2.000,00

  Registro por devoluciones sobre compras    

     
22/06/10 Cuentas por pagar 21.000,00  
  Inventario de mercaderías   840,00
  Efectivo   20.160,00
  Cancelación de compra a crédito    
     
 1) Primero en entrar, primero en salir (Sistema periódico)

La empresa KISS comercializa productos de maquillaje. El inventario al 18/1/08 era de 90

unidades a un costo de ¢16500 cada uno. Durante el año se realizaron las siguientes compras.

Fecha Unidades Costo

Unitario
12/11/2008 30 ₡18.000,00
25/02/2009 65 ₡20.000,00
12/05/2009 78 ₡22.000,00
09/07/2009 69 ₡25.000,00
12/09/2009 38 ₡26.000,00
Al 30/09/09, el inventario físico dio com o
resultado 135 unidades

Resultado del inventario físico al 30/09/09

38*26000= ₡988.000,00
69*25000= ₡1.725.000,00
28*22000= ₡616.000,00
Total 135 ₡3.329.000,00

Unidades consumidas (costo de ventas)

90*16500= ₡1.485.000,00
30*18000= ₡540.000,00
65*20000= ₡1.300.000,00
50*22000= ₡1.100.000,00
Total 235 ₡4.425.000,00
1) UEPS: Último en salir primero en entrar (Sistema periódico)

La empresa KISS comercializa productos de maquillaje. El inventario al 1/11/08 era de 90

unidades a un costo de ¢16500 cada uno. Durante el año se realizaron las siguientes compras.

Fecha Unidades Costo Unitario

12/11/2008 30 ₡18.000,00
25/02/2009 65 ₡20.000,00
12/05/2009 78 ₡22.000,00
09/07/2009 69 ₡25.000,00
12/09/2009 38 ₡26.000,00
Al 30/09/09, el inventario físico dio como resultado 135 unidades

Resultado del inventario físico al 30/09/09

90*16500= ₡1.485.000,00
30*18000= ₡540.000,00
15*20000= ₡300.000,00
Total 135= ₡2.325.000,00

Unidades consumidas (costo de ventas)

38*26000= ₡988.000,00
69*25000= ₡1.725.000,00
78*22000= ₡1.716.000,00
50*20000= ₡1.000.000,00
Total 235= ₡5.429.000,00
1) Utilidad bruta sobre ventas netas (Permanente)

La empresa Mago de Oz S.A. sufrió un incendio en sus bodegas, los datos sobre s u
inventario fueron destruidos a causa de este.

La empresa cuenta con la siguiente información.

Inventario al 01/10/04 ₡15.000.000,00

Compras según facturas ₡58.200.000,00
Ventas brutas ₡94.000.000,00
Devoluciones sobre las ventas ₡3.600.000,00
Se estima una utilidad del 35%

Ventas Netas Utilidad bruta Costo Ventas

¢94.000.000,00 ¢90.400.000,00 ¢90.400.000,00

-¢3.600.000,00 *35% -¢31.640.000,00

¢90.400.000,00 ¢31.640.000,00 ¢58.760.000,00

Inventario Inicial ¢15.000.000,00

(+) Compras netas ¢58.200.000,00
(=) Disponible para
venta ¢73.200.000,00
(-) Inventario Final ¢14.440.000,00 (Por diferencia)
(=) Costo venta ¢58.760.000,00
1) Ultima factura: (Sistema periódico)

La empresa LUNA NUEVA comercializa productos de celulares. El inventario al 30/10/10 era

de 75 unidades a un costo de ¢16500 cada uno. Durante el año se realizaron las siguientes
compras.

Fecha Unidades Costo Unitario

30/11/2010 30 ₡12.000,00
25/01/2011 65 ₡10.000,00
02/03/2011 78 ₡9.000,00
08/06/2011 69 ₡13.000,00
19/08/2011 38 ₡11.500,00
Al 30/09/11, el inventario físico dio como resultado 185 unidades

Resultado del inventario físico al 30/09/11

185 unidades x ₡11.500 = 277.500

 Promedio simple: (Sistema periódico)
La empresa ROCA BRUJA comercializa productos de bolsos. El inventario al 30/10/11 era de 55 unidades a un costo de
¢14500 cada uno. Durante el año se realizaron las siguientes compras.

Fecha Unidades Costo Unitario

30/11/2011 30 ₡14.000,00
25/01/2012 65 ₡13.000,00
02/03/2012 78 ₡10.000,00
08/06/2012 69 ₡12.000,00
19/08/2012 38 ₡11.500,00
Al 30/09/12, el inventario físico dio como resultado 65 unidades

Resultado del inventario físico al 30/09/11

(14.000+13.000+10.000+12.000+11.500)/5= 12.100
12.100 x 55= 665.500
1) Promedio ponderado: (Sistema periódico)

La empresa Ron Añejo comercializa productos de licor. El inventario al 30/10/12 era de 55

unidades a un costo de ¢14500 cada uno. Durante el año se realizaron las siguientes compras.

Fecha Unidades Costo Unitario

30/11/2012 59 ₡7.000,00
25/01/2013 87 ₡5.000,00
02/03/2013 65 ₡6.000,00
08/06/2013 90 ₡6.500,00
19/08/2013 25 ₡8.500,00
326 33.000,00
Al 30/09/13, el inventario físico dio como resultado 78 unidades

59 ₡7.000,00 413.000
87 ₡5.000,00 435.000
65 ₡6.000,00 390.000
90 ₡6.500,00 585.000
25 ₡8.500,00 212.500
326 2.035.500

Resultado del inventario físico al 30/09/12

2.035 .500
= 6.243,86
326

78 x 6.243,86= 487.021,472