Ciclo de Nomina

Objetivos empresariales
Para ambos Casos se necesitan
Ciclo de facturacin y Ctas x Cobrar
Ciclo de Compras y Ctas x Pagar
Ciclo de Produccin
Control de Nmina y Personal

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Todo ente pblico o privado para alcanzar sus objetivos, requiere de fuerza de trabajo, a la cual se le retribuye su esfuerzo y dedicacin con un salario por tanto la nmina constituye dentro de la estructura de gastos, una partida bien significativa.
El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratacin y utilizacin de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pag de mano de obra
Las funciones tpicas de nminas pueden ser: - Reclutamiento y seleccin de personal - Contratacin de personal
- Llevar las relaciones laborales

- Preparar informes de asistencia - Registro, informacin y control de nmina - Desembolso de efectivo - Promocin y evaluacin de personal
CONTROL DE NOMINA Y PERSONAL
Reclutamiento y Seleccin
Ingreso del personal
Evaluacin
Evaluacin del Desempeo
Planes de Pensiones
Retenciones
TRABAJADOR
Pagos Entrenamiento
Recibo de Aportes
Recibo de Pago
Contrato de Prstamo
Recibo
Facturas del Proveedor
Planillas de Pago
R E G I STR O C O NTAB LE
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Dentro del ciclo de nminas se pueden distinguir los siguientes asientos contables:
- Pago de nminas
- Anticipos de sueldos y prstamos a personal - Distribuciones de mano de obra - Otras prestaciones al personal - Ajustes de nminas
TECNICAS DE CONTROL
PERSONAL
- Se cuenta con definiciones claras de descripcin de puestos, requisitos de experiencia y referencias, revisin de las solicitudes de empleo y rangos de sueldos. Se comunican estas definiciones a los autorizados por contratar. - El consejo o la alta gerencia aprueba el presupuesto de requerimientos de personal, y las autorizaciones para contratar personal nuevo se adaptan a estos requerimientos. - Se investigan mensualmente las desviaciones del presupuesto de requerimientos de personal. - Aprueban las personas autorizadas las requisiciones de personal (incluyendo rangos de sueldos) antes de realizar propuestas de empleo.
- Se requiere una requisicin de personal autorizada para que se incluya un nuevo
empleado en el archivo maestro de nminas.
- Para cada empleado se mantiene un expediente personal, el cual incluye respaldo de su contratacin, salario, avisos de cambio de sueldo y respaldo de otras deducciones del sueldo.
- El acceso a los registros y archivos de personal est limitado a los empleados del departamento de personal. - Se requiere un aviso de modificacin autorizado para cambiar el archivo maestro de empleados. - Aprueba avisos de modificacin los niveles adecuados de la administracin.
TECNICAS DE CONTROL
REPORTES DE TRABAJO Y PROCESAMIENTO DE NOMINAS ASPECTOS GENERALES
- Se utilizan tarjetas de tiempos para reportar las horas trabajadas y los cargos a departamentos y/o proyectos. Las tarjetas son aprobadas pro el supervisor inmediato.
- Los procedimientos actuales permiten asegurar que nminas recibe las tarjetas de tiempo autorizadas, antes de ingresarlas al sistema de nminas en cada perodo de pago.
- Se utiliza un control por lotes para controlar el total de horas ingresadas en el sistema de nminas.
- Cada perodo de pago, antes de distribuir los cheques o sobres de sueldos, es revisado el registro de nmina buscando posibles errores.
- Todos los bonos, comisiones y otros incentivos son autorizados por el personal administrativo adecuado.
- Se registran al final de cada perodo los pasivos acumulados por todos los gastos incurridos pero no pagados (vacaciones, gratificaciones, etc.).
- El acceso a las nminas, tarjetas de tiempo, avisos de modificacin, etc. est restrigido al personal autorizado.
- Los asientos de diario para registrar la mano de obra son preparados oportunamente y autorizados por los niveles adecuados.
- Cada perodo contable, la gerencia compara los gastos reales de mano de obra contra el presupuesto y las variaciones importantes son investigadas.
TECNICAS DE CONTROL
PAGO DE NMINA
- Existen niveles de autorizacin (por escrito) para emitir los cheques para pagos de nmina. - Los cheques de nmina son debidamente registrados en el mes en que se emiten. - Los cheques o sobres de sueldo no reclamados son guardados por personal autorizado y se investigan rpidamente todos aquellos que no son reclamados dentro de un perodo razonable. - Una persona externa a la funcin de nminas concilia oportunamente la cuenta bancaria de nminas.
OBJETIVOS
De Procesamiento y Clasificacin De Transacciones
De Autorizacin
17
De Verificacin Y Evaluacin De salvaguarda fsica
DE AUTORIZACIN
1. 2. El personal debe contratarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin. Los tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. Todos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo a polticas establecidas por la administracin.
3.
4.
5.
Los procedimientos del ciclo de nminas deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes de stas.
6.
Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilizacin de mano de obra que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. Los montos adeudados al personal, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. Todos los pagos relacionados con la nmina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
7.
8.
9.
10.
Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
11. Los pagos y los ajustes relativos a nminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. 12. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. 13. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. 14. Los asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 15. La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna
DE VERIFICACIN Y EVALUACIN
Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas de nminas y las transacciones relativas.
DE SALVAGUARDA FSICA
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso
El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

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Ingreso del personal

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- Se requiere una requisicin de personal autorizada para que se incluya un nuevo

empleado en el archivo maestro de nminas.

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