Elaborer Une Declaration Des Pratiques D Archivage
Elaborer Une Declaration Des Pratiques D Archivage
Elaborer Une Declaration Des Pratiques D Archivage
dArchivage
Guide mthodologique
Juin 2013
Version 1
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Ce document a t labor avec la collaboration des personnes
suivantes :
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Organisation, CHRU de Lille - Collge des DSI
de CHU
Batrice HIVERT-NISET Responsable Archives - CH de Gonesse
Mdecin DIM Institut Hospitalier Franco-
Dr Franois IHUEL
Britannique
Responsable Archives, CH Bretagne
Marie-Laure KERVEGANT Atlantique - Membre Association des
Archivistes Franais
Responsable Archives, CHU de Nantes -
Gilles LATOURNERIE Reprsentant Association des Archivistes
Franais
Responsable Archives, CHU de Rennes
Aurlie LEROY-FRANGEUL
Membre Association des Archivistes Franais
DSI CH de Meaux Membre du Collge des
Alain PERCHEC
DSIO de CH Ile-de-France
Dr Christine RIOU Mdecin DIM CHU de Rennes
Responsable du Bureau Programmation et
Pascale SAUVAGE
Qualit - ASIP Sant
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SOMMAIRE
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1. Objet du document
Ce document est conscutif la dfinition de la Politique dArchivage. Il a pour objet de dcrire les
modalits de ralisation de la Dclaration des Pratiques dArchivage.
La Dclaration des Pratiques dArchivage est constitue dun document principal et dannexes
techniques. Les annexes peuvent tre confidentielles pour des raisons de scurit.
Fondamentaux de larchivage
1/ Dfinition du document
Est appel document toute information porte sur un support quelles que soient sa forme ou
ses caractristiques et constituant une unit.
Un document peut tre structur, semi structur ou non structur. Sa conservation peut tre
court, moyen ou long terme et doit tre scurise.
3/ Dfinition de larchivage
Larchivage consiste conserver des documents sur support papier ou lectronique dans le
but de pouvoir les interroger, en permettre laccs aux personnes autorises le faire et les
restituer sur le temps long afin de garantir des droits ou des fins de recherche. Larchivage
vise donc valuer et slectionner les documents utiles ces fins et lutter contre tout
facteur de dgradation de linformation et notamment, dans le contexte numrique,
lobsolescence rapide des formats de reprsentation des donnes, des solutions de lecture
de ces formats (logiciels) ainsi que des supports.
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2. Etablir une Dclaration des Pratiques dArchivage
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Les termes suivis dun astrisque sont dfinis dans le glossaire page 17.
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3. Identifier les personnes en charge de llaboration de
la Dclaration des Pratiques dArchivage
Il est recommand que la Dclaration des Pratiques dArchivage soit sous la responsabilit
du chef de projet nomm par lAutorit darchivage. Il sappuie sur les acteurs techniques
identifis dans la Politique dArchivage. Ces acteurs (ou leurs reprsentants) peuvent tre :
Reprsentant de la Direction des Systmes dInformation,
Responsable de la politique de scurit des SI,
Responsable du service des archives,
Responsable du Dpartement dInformation Mdicale,
Responsable du dpartement qualit et gestion des risques.
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4. Construire la Dclaration des Pratiques dArchivage
La Dclaration des Pratiques dArchivage est un document susceptible dvoluer
frquemment, qui comporte des donnes pouvant tre sensibles et diffusion restreinte.
Afin den faciliter ladministration, il est conseill de construire le document avec une partie
principale et des annexes :
La partie principale comprend les lments gnriques, stables et non sensibles,
Les annexes sont rserves aux lments susceptibles dvoluer rgulirement
(architecture technique, procdures) ou dtre confidentiels et diffusion restreinte.
Ladministration de la Dclaration des Pratiques dArchivage est sensiblement diffrente
suivant que larchivage est internalis ou externalis.
En cas dexternalisation de larchivage chez un tiers-archiveur*, il appartient celui-ci de
maintenir en tat la Dclaration des Pratiques dArchivage relative son primtre suivant
les prconisations de la Politique dArchivage. Ltablissement rduit le primtre de sa
propre Dclaration des Pratiques aux actions quil assure et fait rfrence la Dclaration
des Pratiques du tiers-archiveur. Il contrle la prestation du tiers-archiveur au regard dune
obligation de rsultats, dfinie contractuellement suivant les objectifs de la Politique
dArchivage de ltablissement et la lgislation en vigueur, assortie au besoin dun droit de
regard.
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5. Faire vivre la Dclaration des Pratiques dArchivage et
lactualiser
La Dclaration des Pratiques dArchivage doit tre mise jour au fur et mesure des volutions
techniques et rglementaires.
La Dclaration des Pratiques dArchivage est prsente aux instances suivant la mme priodicit
que la Politique dArchivage.
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6. Annexe 1 : Plan document
a) Objet du document
b) Primtre / Champs dapplication
Le primtre concerne tout document archiv, mentionn dans la Politique dArchivage.
Larchivage peut tre internalis ou externalis.
Dans le cadre de lexternalisation de larchivage, ce document fait rfrence la Dclaration des
Pratiques dArchivage du tiers-archiveur.
Elle sapplique toute personne intervenant dans la procdure darchivage.
Dans le cas dune Politique dArchivage applique au Dossier Patient, les primtres respectifs de la
Politique dArchivage et de la Dclaration des Pratiques dArchivage sont les suivants :
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Processus darchivage du Dossier Patient
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duplication sur sites distants).
Les principes de scurit issus de la norme ISO 27001 sappuient sur :
La politique de scurit de ltablissement,
Lorganisation de la scurit de linformation,
La responsabilisation des acteurs :
o Gestion des biens/actifs,
o Scurit au niveau des ressources humaines,
o Scurit physique et environnementale,
o Gestion oprationnelle et de communication,
o Contrles daccs.
La matrise des accs :
o Contrle du rgime dhabilitation,
o Identification et authentification des acteurs de sant,
o Identification et authentification des patients,
o Acquisition, dveloppement et maintenance des systmes dinformation,
o Gestion des remontes dincidents en matire scuritaire,
o Gestion de la continuit dactivit,
o Conformit.
Il ny a pas dexigence suprieure aux politiques de scurit des tablissements sur les
critres de disponibilit et de confidentialit.
Versement
Les diffrentes sous-fonctions du versement sont les suivantes :
Rceptionner les documents verss,
Vrifier que les documents transmis ont bien t rceptionns dans leur intgralit et
sans altration (calcul dempreinte* le cas chant),
Contrler que les documents verss sont conformes et respectent bien le protocole
XDM-XDS/SEDA, et mettre en uvre un traitement des non-conformits,
Raliser des changes entre le SAE* et le service versant qui attestent de la prise en
charge des documents (mission dun bordereau de versement, validation, accus de
rception sous forme de messages XML standardiss comme proposs par les
formats XDS/XDM et le SEDA),
Coordonner les mises jour ct stockage et mtadonnes de gestion (application
dune DUA* par exemple).
Stockage
Cette tape consiste garantir la prennit* et lintgrit de lensemble des documents
conservs. Elle se dcompose suivant les sous-fonctions listes ci-aprs :
Rceptionner les contenus des documents et les transfrer physiquement vers le
volume de stockage le mieux adapt en fonction des conditions darchivage requises
(dure de conservation, niveau de scurit,),
Envoyer un accus de rception,
Conserver de manire scurise les documents (rplication des donnes sur des
sites distants, attention porte au support et aux caractristiques des salles de
serveurs (scurit incendie, inondation, modes d'accs physiques, climatisation,
prsence d'onduleurs, de groupes lectrognes...)
Traiter la destruction des documents darchives. Cette sous-fonction est dcompose
en plusieurs tapes :
o Elaboration dune liste de documents supprimer,
o Validation par ladministrateur et les Archives Dpartementales,
o Suppression effective des documents.
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Garantir lintgrit de lensemble des documents darchives en vrifiant cette intgrit
plus ou moins rgulirement en fonction du niveau de scurit requis,
Grer la surveillance des supports et les migrations* requises en consquence par le
systme. Ces migrations interviennent soit de faon planifie soit pour corriger des
erreurs dtectes sur tel ou tel support,
Grer les identifications et validations de formats l'entre du systme, grer les
conversions de format,
Prparer les documents diffuss suite une sollicitation du processus de
communication,
Fournir les statistiques concernant lexploitation relative aux capacits utilises par
rapport aux diffrents supports et espaces de stockage, ainsi que ltat des supports
de communication des documents darchives, complments aux statistiques de
consultation.
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Excuter les requtes destines rechercher les lments rclams par lutilisateur
et assurer le lien avec le stockage afin dobtenir les contenus dinformation dsirs,
Contrler lintgrit de linformation obtenue en retour,
Mettre en forme les donnes, rsultat de la recherche, avant leur communication,
Communiquer les informations diffuses aux utilisateurs.
Journalisation
Lobjectif de cette fonction est dassurer la conservation et la squentialit des vnements
du SAE, elle gre deux grands types dvnements :
Les vnements systmes directement lis lexploitation (technique) du SAE
Les vnements correspondant au cycle de vie des objets archivs
Ces derniers sont conservs dans les mmes conditions de scurit et de prennit que les
objets archivs auxquels ils se rapportent.
Administration
Lobjectif de cette fonction est dassurer lexploitation d'ensemble du service des archives
tant au niveau des utilisateurs qu celui de son fonctionnement interne. Les principales
sous-fonctions prendre en considration, classes par thmes, sont les suivantes :
Exploitation :
o Grer la configuration du matriel et du SAE consistant en assurer la
matrise technique destine surveiller en permanence son fonctionnement
global,
o Contrler lexploitation du SAE, son fonctionnement et ses performances en
fonction de lutilisation qui en est faite. Par ailleurs ds quune anomalie,
quelle quelle soit est dtecte, une alerte est automatiquement gnre et
transmise pour information et traitement.
Scurit :
o Assurer la protection de lensemble des documents grs par le SAE en
particulier en matire de confidentialit,
o Permettre la restauration totale ou partielle des documents suite un sinistre.
Conformit :
o laborer et maintenir des standards et rgles applicables au SAE comme les
normes ou formats applicables, lensemble des procdures suivre pour les
oprations de versement, de migration ou de conversion pour le stockage afin
dviter lobsolescence du SAE,
o Grer les protocoles de versement en dfinissant les modalits dchange et
de transfert.
volutivit :
o Poursuivre le dveloppement de stratgies et de standards de prennisation
afin danticiper au mieux dune part les changements venir concernant
lvolution des exigences et dautre part les changements technologiques
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ncessitant des migrations et autres conversions.
Rversibilit :
o Cette fonction assure la possibilit de rcuprer des archives partir du SAE,
tant entendu que seront restitus non seulement les documents darchives
mais galement les vnements correspondants enregistrs dans les
journaux lintrieur du SAE.
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7. Annexe 2 : Glossaire
Terme Dfinition
Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support
matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale ou par tout
Archives
service ou organisme public ou priv, dans l'exercice de leur activit (Code du
Patrimoine, livre II, art. L 211-1).
Archives Documents ncessaires la gestion des affaires en cours et, comme tels,
courantes utiliss frquemment par les services qui les ont produits.
Archives Documents conservs des fins de preuve mme sils ne sont plus utiliss au
intermdiaires quotidien.
Commission Commission cre par la loi du 17 juillet 1978 dans le but dassurer laccs des
dAccs aux citoyens aux documents administratifs. Cette loi reconnat toute personne le
Documents droit d'obtenir communication des documents administratifs dtenus dans le
Administratifs cadre de sa mission de service public par une administration, quel que soient
(CADA) leur forme ou leur support.
Document non Document sans structure formelle, qui nest au mieux exploitable que par un
structur humain.
Document dont linterprtation est partiellement possible par un traitement
Document semi- informatique. Une partie du contenu nest au mieux exploitable que par lhumain
structur (texte, image, son, etc.), alors quune autre partie peut tre comprise par un
systme informatique.
Document dont linterprtation complte est possible par un systme
informatique. Les informations sont agences de faon structure, par exemple :
Document
au moyen de balises, ou dans des bases de donnes, champs des bases de
structur
donnes, qui offrent des possibilits de codes et requtes automatises des
langages informatiques.
Dure de conservation dun document ncessaire la gestion des dossiers
Dure dUtilit
actifs des affaires en cours et utile des fins juridiques. Les DUA de chaque
Administrative
document ainsi que leur sort final sont rappels dans les rfrentiels et les
(DUA)
tableaux de gestion.
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Rsultat dune fonction de hachage applique sur une suite de caractres
numriques de longueur quelconque (par exemple un document numrique)
visant rduire celle-ci en une donne de longueur fixe reprsentative de cette
Empreinte
suite de caractres. Lempreinte est lun des lments permettant de vrifier
lintgrit physique dun document, dun flux, dun lot, dune transmission,
Cette empreinte est unique pour chaque suite de caractres numriques traite.
Gestion
Outil informatique permettant d'organiser et de grer des documents ou donnes
Electronique
lectroniques au sein d'un organisme (Dfinition DISIC).
des Documents
Technique permettant dassocier un document une date certaine en rfrence
un systme de temps donn et reconnu ; cette date peut tre la date laquelle
Horodatage
un document est mis ou la date laquelle un document fait lobjet dune
opration de gestion (Dfinition DISIC).
Qualit d'un document ou d'une donne qui n'a pas t altr. Dans le monde
Intgrit numrique, un document ou une donne est rput intgre si son empreinte
un temps t+1 est identique l'empreinte prise un temps t.
Caractre de ce qui peut tre compris aisment. Lintelligibilit ne doit pas tre
Intelligibilit confondue avec la lisibilit qui est le caractre de ce qui peut tre lu sans
garantie de bonne comprhension.
Etat inaltr pendant une dure dfinie par des exigences locales, lgislatives et
Prennit
rglementaires ; fait dtre durable dans le temps.
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Modlisation des diffrentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des
Standard
acteurs dans le cadre de l'archivage de documents ou donnes,
dchange de
s'accompagnant d'une modlisation de la description des donnes qui seront
donnes pour
changes lors de ces transactions. Le standard propose des schmas XML
larchivage
pour la mise en uvre de ces transactions fixant la forme des messages
(SEDA)
changs ainsi que la forme de la description des donnes changes.
Systme
Ensemble d'infrastructures matrielles et logicielles permettant de conserver et
dArchivage
de restituer des documents ou donnes lectroniques sur le long terme en
Electronique
garantissant leur intgrit et leur lisibilit.
(SAE)
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8. Annexe 3 : Liste des sigles
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