Processus Exploitation

Trésorerie : Encaissement client par caisse

Juin 2017
 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Evolution de la procédure

Version Date Modifications Origine

•Zouheir BELKAHIA (GRANT THORNTON)
V1.0 30/06/2017 Version publiée
•Issam LABASSI (Responsable procédures Groupe)

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Présentation de la procédure

La présente procédure traite des encaissements reçus en mode chèques ou espèces.

Il est à noter que toute annulation d’un encaissement caisse (Chèque ou espèces) doit être validée par
un supérieur hiérarchique (Chef Comptable ou Directeur Administratif et Financier).

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Logigramme

Symbole Description

Début de la procédure:

Activité système

Activité: entièrement manuelle

Document:

Décision ou question dont le résultat dicte l'étape suivante.

Sous-process Sous-process:

Fin de la procédure.

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Trésorerie
Sous-Procédure 1 : Encaissement d’un règlement client dans le cadre d’une opération commerciale ou SAV

Gestionnaire Middle office Commercial

Préparer une fiche Remettre la fiche

Mise en place
de règlement des de règlement des
Commercial
frais frais au client

SAV

Caissier

Encaisser le Saisir
Remettre un
montant remis l’encaissement
reçu au client
par le client sur la caisse

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (1/2)

Sous-Procédure 1 : Encaissement d’un règlement client dans le cadre d’une opération Commerciale ou SAV
Remettre la fiche de
Préparer une fiche de Encaisser le montant Saisir l’encaissement
règlement des frais au
règlement des frais remis par le client sur la caisse
client

• Préparer une fiche de • A la présentation du client dans • Sur la base de la fiche de • Saisir l’encaissement sur le
règlement des frais (cette fiche les locaux d’Alios Finance, lui règlement des frais présentée système et l’affecter au tiers et
reprend l’ensemble des frais à remettre la fiche de règlement par le client, encaisser le au contrat concernés
payer par le client) : la fiche des frais, pour paiement à la montant remis par le client • Une fois l’opération validée,
contient les informations caisse (espèces / chèque) éditer un reçu à partir du
suivantes : système (en 2 exemplaires)
1.Le code client sur le
système
Description des
2.Le(s) contrat(s) sur lesquels
Tâches sera faite l’affectation de
l’encaissement reçu
3.Le pot d’affectation à utiliser
par le Caissier
• Imprimer la fiche de règlement
en 2 exemplaires et les classer
dans le dossier en attendant la
venue du client
Gestionnaire Middle office Gestionnaire Middle office Caissier Caissier
Acteurs
Commercial Commercial

Module Caisse X3
Application SI

Support / Fiche de règlement des frais Fiche de règlement des frais Reçu de caisse
Éditique

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (2/2)

Sous-Procédure 1 : Encaissement d’un règlement client dans le cadre d’une opération Commerciale ou SAV

Remettre un reçu au
client

• Remettre l’original du reçu au

client
• Classer le 2ème exemplaire du
reçu au niveau de la caisse

Description des
Tâches

Acteurs Caissier

Module Caisse X3
Application SI

Support / Reçu de caisse

Éditique

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Trésorerie
Sous-Procédure 2 : Encaissement d’un règlement client suite impayés, avec présentation dans les locaux d’AF

Gestionnaire Recouvrement Amiable /

Gestionnaire Contentieux Terrain

Présentation du
client dans les
locaux d’Alios
Finance

Remettre au client la
Consulter la Préparer la fiche
Recouvrement fiche d’affectation
situation du d‘affectation
amiable d’encaissement pour
client sur EKIP d'encaissement
présentation à la caisse

Caissier

Encaisser le Saisir
Remettre un
montant remis l’encaissement
reçu au client
par le client sur la caisse

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (1/2)

Sous-Procédure 2 : Encaissement d’un règlement client suite impayés, avec présentation dans les locaux d’AF
Préparer la fiche Remettre la fiche
Consulter la situation Encaisser le montant
d'affectation d'un d’affectation au client pour
du client sur EKIP remis par le client
encaissement présentation à la caisse

• A la présentation du client dans • Sur la base des informations • Remettre la fiche d’affectation • Sur la base de la fiche
les locaux d’Alios Finance, collectées du système, au client pour présentation à la d’affectation présentée par le
consulter la situation du client préparer une fiche d'affectation caisse client, encaisser le montant
dans le système (loyers d'un encaissement et la remis par le client (espèces /
impayés, extra comptables, …) remettre au client : la fiche chèque)
contient les informations
suivantes :
Description des 1. Le code client sur le
Tâches système
2. Le(s) contrat(s) sur lesquels
sera faite l’affectation de
l’encaissement reçu
3. Le pot d’affectation à utiliser
par le Caissier

Gestionnaire Recouvrement Gestionnaire Recouvrement Gestionnaire Recouvrement Caissier

Acteurs Amiable / Amiable / Amiable /
Gestionnaire Contentieux Terrain Gestionnaire Contentieux Terrain Gestionnaire Contentieux Terrain

EKIP
Application SI
Ecrans CPT162 et CPT263

Fiche d’affectation d’un Fiche d’affectation d’un

Support / encaissement client encaissement client
Éditique

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (2/2)

Sous-Procédure 2 : Encaissement d’un règlement client suite impayés, avec présentation dans les locaux d’AF

Saisir l’encaissement sur Remettre un reçu au

la caisse client

• Saisir l’encaissement sur le • Remettre l’original du reçu au

système et l’affecter au tiers et client
au contrat concernés • Classer le 2ème exemplaire du
• Une fois l’opération validée, reçu au niveau de la caisse
éditer un reçu à partir du
système (en 2 exemplaires)
Description des
Tâches

Acteurs Caissier Caissier

Module Caisse X3 Module Caisse X3

Application SI

Support / Reçu de caisse Reçu de caisse

Éditique

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Trésorerie
Sous-Procédure 3 : Encaissement d’un règlement client suite impayés, avec récupération par le Recouvrement (1/2)

Agent de Recouvrement

Récupérer le Remettre le
Recouvrement règlement auprès du règlement au
amiable client (contre remise Gestionnaire
d’un reçu manuel) contre décharge

Gestionnaire Recouvrement Amiable /

Gestionnaire Contentieux Terrain

Récupérer le règlement Consulter la Remettre le règlement

Préparer la fiche
Recouvrement auprès du client situation du au Caissier contre
d'affectation d'un
amiable (contre remise d’un client sur décharge, avec la
encaissement
reçu manuel) EKIP fiche d’affectation

Contentieux

Caissier

Encaisser le
règlement du 1
client

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Trésorerie
Sous-Procédure 3 : Encaissement d’un règlement client suite impayés, avec récupération par le Recouvrement (2/2)

Caissier

Transmettre un
Saisir
exemplaire du reçu
1 l’encaissement
au gestionnaire
sur la caisse
concerné

Gestionnaire Recouvrement Amiable /

Gestionnaire Contentieux Terrain
Classer
l’exemplaire
du reçu dans
le dossier

L’exemplaire du client lui

sera remis à sa 1ère
présentation dans les
locaux d’Alios Finance

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (1/2)

Sous-Procédure 3 : Encaissement d’un règlement client suite impayés, avec récupération par le Recouvrement
Préparer la fiche Remettre le règlement au
Récupérer le règlement Consulter la situation du
d'affectation d'un Caissier contre décharge,
auprès du client client sur EKIP
encaissement avec la fiche d’affectation

• Récupérer le règlement auprès • A la récupération du règlement • Sur la base des informations • Remettre le règlement au
du client (contre remise d’un du client, consulter la situation collectées sur EKIP, préparer Caissier contre décharge (sur
reçu manuel) du client sur EKIP (loyer une fiche d'affectation d'un une copie du règlement), avec
impayés, extra comptables, …) encaissement la fiche d’affectation

Description des
Tâches

Agent de Recouvrement / Gestionnaire Recouvrement Gestionnaire Recouvrement Gestionnaire Recouvrement

Gestionnaire Recouvrement Amiable / Amiable / Amiable /
Acteurs
Amiable / Gestionnaire Contentieux Terrain Gestionnaire Contentieux Terrain Gestionnaire Contentieux Terrain
Gestionnaire Contentieux Terrain

EKIP
Application SI

Reçu manuel Fiche d’affectation d’un Fiche d’affectation d’un

Support / encaissement client encaissement client
Éditique

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (2/2)

Sous-Procédure 3 : Encaissement d’un règlement client suite impayés, avec récupération par le Recouvrement
Transmettre un
Encaisser le règlement du Saisir l’encaissement sur Classer l’exemplaire du
exemplaire du reçu au
client la caisse reçu dans le dossier
gestionnaire concerné

• Encaisser le règlement du • Saisir l’encaissement sur le • Transmettre un exemplaire du • Classer l’exemplaire du reçu
client système et l’affecter au tiers et reçu au Gestionnaire dans le dossier, en attendant la
au contrat concernés Recouvrement Amiable ou au 1ère présentation du client dans
• Une fois l’opération validée, Gestionnaire Contentieux les locaux d’Alios Finance,
éditer un reçu à partir du Terrain pour lui remettre l’exemplaire
système (en 2 exemplaires) du reçu
Description des
• Classer un exemplaire du reçu
Tâches au niveau de la caisse
• Classer le 2 exemplaires du
reçu dans le dossier
• L’exemplaire du client lui sera
remis à sa 1ère présentation
dans les locaux d’Alios Finance

Caissier Caissier Caissier Gestionnaire Recouvrement

Acteurs Amiable /
Gestionnaire Contentieux Terrain

Caisse SAGE X3
Application SI

Support / Reçu de caisse Reçu de caisse Reçu de caisse

Éditique

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Trésorerie
Sous-Procédure 4 : Remise en banque

Responsable Trésorerie

Quotidiennement
Récupérer les Transmettre les
Saisir les remises Editer les
Processus chèques et les chèques et les Classer la
en banque sur le bordereaux de
Encaissements effets reçus de effets au coursier décharge
système remise
la caisse contre décharge

Coursier
Déposer les Remettre la décharge
chèques et les des bordereaux de
effets en banque remise au Responsable
contre décharge Trésorerie

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (1/2)

Sous-Procédure 4 : Remise en banque
Récupérer les chèques Transmettre les chèques
Saisir les remises en Editer les bordereaux de
et les effets reçus de la et les effets au coursier
banque sur le système remise
caisse contre décharge

• En fin de chaque journée, • Après la vérification, saisir les • Editer les bordereaux de • Transmettre les chèques et les
récupérer les chèques et les remises en banque sur le remise à partir du système effets, ainsi que les bordereaux
effets reçus système de remise au coursier (contre
• Vérifier leur exhaustivité et décharge), pour leur remise à
s’assurer que toutes les liasses la banque
sont complètes
Description des
Tâches

Acteurs Responsable Trésorerie Responsable Trésorerie Responsable Trésorerie Responsable Trésorerie

SAGE X3 SAGE X3
Application SI

Bordereau de remise des Bordereau de remise des

Support / chèques / effets chèques / effets
Éditique

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 Domaine : Exploitation
Date de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Encaissement client par caisse Réf. : EXP-TRE-001

Procédure détaillée (2/2)

Sous-Procédure 4 : Remise en banque
Déposer les chèques et Remettre la décharge des
les effets en banque bordereaux de remise au Classer la décharge
contre décharge Responsable Trésorerie

• Déposer les chèques et les • Remettre la décharge des • Classer la décharge dans le
effets à la banque, et récupérer bordereaux de remise au dossier correspondant
la décharge des bordereaux de Responsable Trésorerie
remise

Description des
Tâches

Acteurs Coursier Coursier Responsable Trésorerie

Application SI

Bordereau de remise des Bordereau de remise des Bordereau de remise des

Support / chèques / effets chèques / effets chèques / effets
Éditique

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