Manuel Des Procedures Administratives Sojpae Actualise Decembre 2012
Manuel Des Procedures Administratives Sojpae Actualise Decembre 2012
Manuel Des Procedures Administratives Sojpae Actualise Decembre 2012
SOJPAE-BURUNDI en sigle
0. PRÉAMBULE
La SOJPAE est une association sans but lucratif de droit burundais agréée par
Ordonnance Ministérielle n° 530/1358 du 24/12/2008.
La SOJPAE est régie par la législation nationale sur les associations sans but lucratif,
ses statuts ainsi que son règlement d’Ordre Intérieur.
Les attributions de l’Assemblée Générale sont celles expressément dévolues par les
statuts et/ou par le règlement d’ordre intérieur. Elle décide des orientations
générales de l’association et adopte les rapports d’activités et d’orientations.
A. Organisation
Elle est placée sous la supervision du Comité Exécutif de la SOJPAE. Elle est
responsable de la conception et de la gestion des Projets, de la coordination de la
mise en œuvre des activités, de l’approvisionnement et de la gestion financière, du
recrutement du personnel, de l’exécution et des activités de suivi et d’évaluation.
s’assurer que les demandes de décaissements sont envoyées à temps et que les
demandes sont dûment signées ;
assurer l’exactitude des transactions financières et le maintien en ordre de la
documentation financière ;
effectuer le suivi des dépenses et s’assurer qu’elles demeurent dans les
montants autorisées sous rubriques budgétaires ;
s’assurer que les fonds sont dépensés pour le but auquel ils ont été affectés ;
s’assurer que les procédures d’achat des biens et services sont suivies au sein
de l’organisation ;
s’acquitter des tâches administratives liées à la gestion du personnel de la
SOJPAE;
coordonner, superviser et évaluer le travail du personnel administratif ;
produire les rapports trimestriels d’exécution budgétaire ;
faire les rapports financiers et bilan de l’exercice
faciliter le travail d’audit financier du projet ;
faire toutes autres tâches lui confiées par la Direction Nationale.
I.2.8. Comptable
I.2.9. Caissier
Sous l’autorité directe du comptable, le caissier devra effectuer les tâches suivantes :
tenir la petite caisse ;
classer les pièces comptables payées par caisse ;
tenir les livres de caisse ;
produire les rapports de gestion de la caisse ;
préparer l’alimentation caisse ;
faire toutes autres tâches lui confiées par la direction.
1.2.10. Logisticien
I.2.12. Sentinelles
I.2.13. Plantons
I.3.1. Recrutement
Avant tout recrutement, tout poste doit être budgétisé et comporter une description
détaillée des tâches. L’occupation d’un poste se fait prioritairement par une
promotion interne par mérite. Sinon, le poste vacant est rendu public par un
communiqué de recrutement.
Le processus de recrutement comprendra les principales étapes suivantes :
Chaque nouvel agent retenu doit, avant sa prise de fonction, signer un contrat de
travail portant les mentions et les obligations suivantes :
- l’identification de l’employeur ;
- l’identification du travailleur (la date et le lieu de naissance, la nationalité,
l’adresse, le nom du père et de la mère) ;
- la désignation du poste de travail ou de la fonction ;
- le type de contrat (contrat à durée déterminé ou à durée indéterminée) ;
- la durée de la période d’essai ;
- la définition des fonctions ou description des tâches ;
- le salaire brut ;
- les dispositions relatives à la législation du travail (taxe professionnelle,
sécurité sociale et autres retenues légales obligatoires) ;
- les obligations du travailleur ;
- les obligations de l’employeur.
Du Lundi au Vendredi :
- Le matin : de 7 heures 30 min à 12 heures.
- L’après – midi : de 14 heures à 17 heures 30 min.
Samedi : Facultatif.
Sauf sur demande ou accord de l’employeur, les heures supplémentaires ne sont pas
rémunérées. Les heures supplémentaires autorisées sont rémunérées comme suit :
- 35% du salaire de base horaire pour les deux premières heures prestés au- delà des
heures régulières ;
- 60% du salaire de base horaire pour toute heure supplémentaire au-delà des deux
premières heures prestées au- delà des heures régulières ;
- 100% pour les heures prestés durant un congé officiel (jour férié) ou un jour de
repos hebdomadaire.
Après une période de présence effective de douze (12) mois, appelée « période de
référence », un droit à un congé est acquis par l’employé. Cependant, la jouissance
du droit aux congés est soumise à l’autorisation du supérieur hiérarchique. Sous
réserve de l’autorisation ci-dessus, l’employé est tenu de jouir de ses congés qui ne
peuvent être cumulés pendant deux années consécutives.
La durée du congé annuel est de vingt (20) jours ouvrables par période d’ancienneté
d’une année de service. Cette durée est augmentée d’un jour par période de quatre
(4) ans d’ancienneté. Les congés pour fêtes légales suivent les procédures fixées par
les lois et règlements en vigueur dans le pays.
Les congés de circonstance tels que définis par la loi seront accordés sur demande
écrite du membre du personnel avec les éléments d’appréciation indiscutables.
L’octroi du congé de circonstance doit coïncider avec l’événement qui en est la
cause. Le Directeur National peut exiger la production d’un document attestant
l’événement le jour de la reprise du travail.
a) mariage de l’agent ;
b) accouchement de l’épouse de l’agent ;
c) décès du conjoint de l’agent ;
d) mariage ou décès d’un enfant de l’agent ;
En cas de maladie, les agents peuvent obtenir un repos médical sur production d'un
certificat médical dûment visé par un médecin. Le certificat de repos médical doit
parvenir au Directeur National le plus tôt possible et au plus tard dans les 48 heures
sauf cas de force majeure. L’employeur se réserve le droit de demander une
confirmation de la maladie et du repos médical auprès d’un médecin de la SOJPAE.
Toute absence non autorisée, incluant la non- production des attestations médicales
fait courir le risque de perdre le salaire ou de subir une sanction disciplinaire.
Pour les trois (3) mois suivant, l’employé et les personnes à charge perçoivent
seulement les soins médicaux et une indemnité de logement.
Est en mesure de reprendre son poste initial et a été déclaré apte à travailler ;
il incombe à l’employeur de le réintégrer au poste qu’il occupait, sinon il
occupera un poste comparable.
N’est pas en mesure de reprendre son travail et/ou a été déclaré inapte à
travailler dans le poste qu’il occupait, l’employeur s’engage à lui trouver un
poste qui convient à son état. Si ce poste n’est pas disponible, l’employeur a
donc le droit de mettre fin au contrat de travail de l’employé.
1
Premier degré= Père ou Mère du conjoint
2
Deuxième degré= Frère ou Sœur du conjoint
MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE LA SOJPAE
16
Pendant la période d’allaitement, la femme a droit à une heure de repos par jour
pendant six mois après la reprise du travail.
I.3.2.5.1. Rémunération
Le Barème des salaires et les avantages offerts par la SOJPAE varient en fonction du
type de contrat offert à chaque employé.
Lorsqu’un employé signe un contrat avec la SOJPAE, il reconnaît que toutes les
questions relatives aux règlements et le profil du poste ont été discutés, compris et
acceptés avec les responsables indiqués de la SOJPAE.
Le paiement de salaire du personnel se fera durant les cinq premiers jours du début
de chaque mois. Les avances sur salaire sont payées une fois le 15ème jour de chaque
mois ; le montant ne devant pas dépasser la totalité du salaire mensuel.
La liste de paie est établie sur base des registres des présences par le chargé du
personnel. La liste de paie comporte les renseignements ci-après :
- Nom et prénom de l’employé ;
- Numéro matricule ;
- Adresse de paiement ;
- Nombre de jours prestés ;
- Salaires bruts ;
- Primes et indemnités ;
- Retenues selon la législation du travail (IPR, INSS, opposition du salaire sur
jugement du tribunal) ;
- Retenues contractuelles (prêts, avances, acomptes).
Les retenues légales doivent être effectuées et versées sur les comptes appropriés. Il
s’agit de l’INSS et l’IPR (Impôt Professionnel sur les Rémunérations). Les cotisations
dans ces deux dernières institutions sont obligatoires pour tout le personnel
permanent de la SOJPAE.
Le SOJPAE assure à ses agents et à leurs ayants droit ne pouvant pas bénéficier
ailleurs de cet avantage, des soins médicaux et pharmaceutiques au Burundi prescrits
par un médecin agréé ou un médecin recommandé par ce dernier.
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Leur prise en charge par la mutualité des soins de santé s’élève à 80% et les autres
20% sont supportés par les agents.
En cas de décès d’un agent, la SOJPAE participe aux frais funéraires par l’achat du
cercueil (qualité moyenne) et le déplacement du corps vers la tombe.
Le Directeur National procède à la cotation de son personnel qui porte sur des
critères objectivement vérifiables tels que : aptitudes professionnelles, l’esprit
d’initiative et sens de responsabilités, le dévouement au travail, puissance de travail
et activités, disponibilité et tenue à jour des obligations, aptitudes à travailler en
groupe, comportement et morale, sens d’organisation du travail.
Une note allant de 0 à 100 est attribuée à chacun des critères et une moyenne
comprise entre :
- le contrat de travail ;
- le règlement d’ordre intérieur ;
MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, BUDGETAIRES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE LA SOJPAE
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- les outils de travail ;
- la liste des documents nécessaires pour compléter son dossier.
Sous réserve des dispositions légales et réglementaires, chaque employé doit avoir un
dossier complet. Une farde contenant les éléments d’identification d’un membre du
personnel est ouverte. Il y a alors une farde par personne qui renferme notamment
les sous-dossiers suivants :
Il est strictement interdit d’exercer des activités politiques pendant les heures de
service.
Pendant les heures de travail, aucun employé ne peut s’absenter de son poste sans
l’autorisation de son supérieur hiérarchique. Les absences pour cause de maladie sont
justifiées par un certificat médical délivré par un médecin et déposé au plus tard
dans les quarante huit heures au bureau du supérieur hiérarchique. Tout retard au
service doit être justifié auprès du supérieur hiérarchique. Un retard réputé non
justifié donne lieu à une sanction.
Toute absence non justifiée d’une durée de quinze (15) jours est assimilée à un
abandon de poste. La procédure à suivre est la suivante :
1) Avertissement verbal ;
2) Avertissement écrit ;
3) Blâme écrit ;
4) Blâme valant dernier avertissement ;
5) Mise à pied de 5 jours ;
6) Mise à pied de 10 jours ;
7) Mise à pied de 15 jours ;
8) Licenciement avec préavis et indemnités de licenciement ;
9) Licenciement sans préavis ni indemnités de licenciement.
L’avertissement et le blâme sont pris par le chef hiérarchique avec copie aux
supérieurs hiérarchiques du preneur de la sanction. Les autres sanctions sont
prononcées par le Directeur National après avis du Comité Exécutif.
Les recours se font par des requêtes de réclamation adressées au Directeur National.
La rupture du contrat de travail peut intervenir pour l’une des causes ci-après :
- arrivée du terme ;
- démission ou abandon de poste ;
- licenciement ;
- décès ;
- dissolution de la SOJPAE.
Le personnel peut bénéficier d’une formation selon les opportunités pour améliorer
ses compétences. Si les moyens financiers le permettent, il est établi un plan de
renforcement des compétences du personnel qui est suivi en fonction des priorités et
des besoins en formation de la SOJPAE.
Une formation ou stage continu d’au moins 6 mois dans un centre de formation
reconnu et sanctionnée par un diplôme ou un certificat donne droit à une
bonification. Les taux de bonification des titres sont fixés par le Comité Exécutif et
consignés dans le règlement d’ordre intérieur.
La procédure s’applique pour les missions à effectuer dans le cadre des activités de la
SOJPAE. Les membres de la SOJPAE non salariés peuvent effectuer des missions pour
le compte de ce dernier. Ils sont soumis aux mêmes conditions que le personnel de la
SOJPAE. Les missions à l’extérieur du pays sont autorisées en privilégiant l’intérêt que
cette mission représente pour la SOJPAE.
- motivation de la mission ;
- approbation de la mission par le Directeur National ;
- établissement de l’ordre de mission qui reprend : le n° de l’ordre de mission,
le nom, prénom et la fonction de l’intéressé, le lieu de destination, l’objet de
la mission, le n° de la plaque du véhicule, l’index kilométrique au départ, les
dates de départ et de retour ;
- signature de l’ordre de mission par l’autorité compétente ;
- établissement de la fiche de demande des frais de mission ;
- paiement des frais de mission et fourniture d’autres moyens nécessaires pour la
mission (techniques, administratives) ;
- réalisation de la mission ;
- rédaction du rapport de mission.
Au plus tard huit jours après le retour de la mission, un rapport doit être rédigé, signé
et déposé avec l’original de l’ordre de mission. Si la mission comporte plusieurs
membres et que la rédaction est collégiale, le rapport est rédigé par le chef de
mission qui consulte les autres.
I.4.1.1. Généralités
- nature de l’immobilisation ;
- date d’acquisition ;
- désignation ;
- description /n° série ;
- valeur d’acquisition ;
- source de financement ;
- affectation ;
- code.
En plus des dispositions prises pour protéger les immobilisations, le Directeur National
souscrira chaque année à une assurance pour les différentes immobilisations :
Les véhicules doivent être immatriculés au nom de la SOJPAE et être utilisés dans le
cadre de ses activités.
Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre son utilisation,
son entretien et sa consommation en carburant.
Le carburant est acheté sur la base d'un bon de commande ou bon de carburant signé
par le Directeur National et le DAF selon les procédures habituelles concernant les
achats.
La gestion des stocks est faite par le logisticien sous la supervision du Directeur
Administratif et Financier.
Pour chaque article, la gestionnaire des stocks tient une fiche de stock qui reprend
les informations suivantes :
- la nature de l’article ;
- la date pour chaque mouvement ;
- la quantité du stock initial ;
- le prix unitaire des stocks initial;
- la valeur du stock initial ;
- la quantité des entrées ;
- le prix unitaire des entrées ;
- la valeur des entrées ;
- la quantité des sorties ;
- le prix unitaire des sorties ;
- la valeur des sorties ;
- quantité du stock final ;
- prix unitaire du stock final
- la valeur du stock final.
La réquisition des articles est faite par service sur un formulaire ad hoc, préparé par
le logisticien et vérifié et signé pour accord par le Directeur Administratif et
Financier. Le service demandeur signe pour réception des articles demandés.
Un inventaire physique est effectué par une équipe chargée de l’inventaire sous la
supervision du Directeur Administratif et Financier au mois de décembre de chaque
année. Cet inventaire permet de rapprocher la situation des stocks avec les fiches. Un
contrôle ponctuel peut être réalisé par le chargé de la logistique.
Tout écart constaté entre l’inventaire physique et l’inventaire théorique doit être
mentionné et expliqué sur la fiche d’inventaire et fera l’objet d’une note adressée au
Directeur National. Celle-ci indique la position à adopter le cas échéant ainsi que les
corrections éventuelles.
Toutes les opérations portant sur la gestion des fonds et d’autres biens de la SOJPAE
doivent suivre les procédures contenues dans le présent manuel.
L’exercice financier coïncide avec l’année civile, c’est-à-dire qu’il commence le 1er
janvier et se clôture le 31 décembre de chaque année.
Les dépenses doivent être engagées aux fins pour lesquelles les budgets ont été votés
par les organes compétents.
Il est ouvert un ou plusieurs comptes de la SOJPAE auprès des banques agréées sur
lesquels sont déposés les avoirs financiers de cette dernière. Certains de ces comptes
peuvent être producteurs d’intérêts.
Les ordres de paiement et les chèques sont établis par le Directeur Administratif et
Financier, vérifiés par le Directeur National et signé par les personnes autorisées.
- le DAF reçoit les factures et notes de paiement régulièrement ordonnancées par les
personnes habilitées et procède aux vérifications suivantes :
- fait des photocopies des titres de payement qu’il conserve avec les pièces
justificatives ;
- fait acquitter les chèques et les remet aux bénéficiaires ;
- dépose l’original de l’ordre de payement à la banque ;
- appose la mention « payé » sur tous les documents ainsi que le n° du chèque
ou ordre de paiement ;
- envoie les pièces comptables au comptable pour procéder à l’imputation et à
la saisie et les retourne chez la DAF pour le classement des pièces.
Des états de rapprochement bancaires mensuels doivent être établis par le Directeur
Administratif et Financier, vérifiés et approuvés par le Directeur National.
Sauf exception, la caisse ne peut contenir un montant supérieur à 200 000 FBU.
Toute sortie de fonds se fait sur présentation d’une demande de fonds (avec un état
des besoins en annexe) signée par le requérant, vérifiée puis signée pour accord par
le Directeur Administratif et Financier et approuvée par le Directeur National.
La sortie de fonds est sanctionnée par un bon de sortie de caisse rempli par le
caissier. Il doit être daté et signé par le bénéficiaire et avoir le visa du caissier. La
demande de fonds et les pièces justificatives doivent être annexées au bon de sortie
de caisse.
Les recettes et les dépenses sont enregistrées dans le livre de caisse au jour le jour.
Les pièces justificatives des opérations sont classées suivant leur ordre numérique et
par source de financement.
Le contrôle de caisse est fait au moins une fois par mois et de façon improvisée par le
Comptable. Un rapport de contrôle de caisse signé par le contrôleur et approuvé par
le DAF et le caissier est transmis au Directeur National.
Toute demande d’achat des fournitures, des biens et services doit au préalable être
budgétisée et les crédits encore disponibles. En cas d’indisponibilité des crédits
budgétaires sur une activité prévue, le Directeur National peut procéder à une
redistribution des crédits après avoir obtenu la non objection du bailleur des fonds.
Tout achat ou service doit faire l’objet d’une demande du chef de service utilisateur
ou du logisticien. Ce dernier remplit et signe un bon de demande d’achat et le
transmet au Directeur Administratif et Financier pour vérification et accord et au
Directeur National pour approbation.
II.2.3.2.1. Achat d’un bien/service pour un montant inférieur ou égal à 500 000
FBU
Pour ce type d’achat, les fournisseurs ou prestataires de service sont généralement
payés par caisse. La procédure d’achat à suivre est la suivante :
II.2.3.2.2. Achat d’un bien/service pour un montant compris entre 500 000 FBU et
5 000 000 FBU.
II.2.3.2.3. Achat d’un bien/service d’un montant supérieur à 5 000 000 FBU.
L’engagement est l’acte par lequel l’ordonnateur fait naître des droits en faveur des
tiers vis-à-vis de l’institution par l’émission des bons/lettres de commande ou par des
contrats.
La liquidation est l’acte par lequel l’ordonnateur arrête le montant à payer en faveur
des tiers conformément à l’acte d’engagement.
La réception des fournitures et biens mobiliers est faite par le service chargé de la
logistique. La vérification de l’exécution d’une prestation de service incombe au
service demandeur.
Toute livraison doit être accompagnée d’un bon de livraison mentionnant :
- la date ;
- le n° du bon de commande ;
- les quantités livrées ; le transporteur ;
- le nom et la signature du réceptionnaire.
La vérification des factures en vue d’arrêter le montant à payer aux tiers obéit à la
procédure suivante :
- la facture est transmise au Directeur Administratif et Financier par le Directeur
National;
- le Directeur Administratif et Financier transmet la facture au service qui a
initié la dépense (service ordonnateur ou demandeur) ;
- le service ordonnateur vérifie :
l’existence de l’original du bon ou lettre de commande signée par les
autorités habilitées ;
l’existence d’un bon de livraison ;
l’existence de la date, numéro et signature ou cachet du fournisseur sur la
facture :
la concordance du montant du bon de commande avec le montant de la
facture ;
l’exactitude arithmétique de la facture ;
- après la vérification, le vérificateur appose sur la facture la mention « pour
livraison conforme » ou « exécution conforme » et sa signature.
Le service ordonnateur transmet la facture vérifiée au DAF qui fait les mêmes
vérifications et appose la mention « Bon à payer » et sa signature et transmet la
facture au Directeur National pour autorisation de payement.
Après avoir autorisé le payement, le DAF prépare le payement.
Toutes les pièces justificatives et les documents comptables doivent être protégés
contre la perte, la destruction ou l’altération. Elles doivent être pré numérotées et
classées chronologiquement.
Le classement supplémentaire des copies par projet et par programme est obligatoire
pour des raisons de justification aux bailleurs de fonds.
Les rapports financiers des projets sont élaborés par le DAF et approuvés par le
directeur National dans la forme et les détails exigés par les bailleurs de fonds. Les
dossiers des débiteurs et des créanciers sont tenus à jour par le DAF.
La clôture des comptes est fixée au 31 décembre de chaque année.
La mise à jour du manuel des procédures est aussi importante que sa mise en place.
S’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à
jour, il perd son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue à la
Secrétariat pour permettre une modification de tous les exemplaires chaque fois
qu’une mise à jour sera opérée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
- des changements dans la structure ou les activités de l’association;
- les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
III.2.DISPOSITIONS FINALES
Le Comité Exécutif charge au Directeur National de veiller à l’application du présent
manuel des procédures.
Les dispositions internes et pratiques relatives aux procédures de gestion
administrative, budgétaire, financière et comptable antérieures et contraires au
présent manuel des procédures sont abrogées.
Le présent Manuel des Procédures Administratives, Budgétaires, Financières et
Comptables de la Solidarité de la Jeunesse Chrétienne pour la Paix et l’Enfance,
SOJPAE en sigle entre en vigueur le jour de son adoption par le Comité Exécutif.
ANNEXES
II
Annexe N°1
Description Montant
Solde sur le relevé bancaire
(fin du mois)
Ajouter
Intérêts retenus par la banque ………………
Commission bancaire sur le relevé ………………
Erreur dans l’enregistrement du chèque
………………
Espèce en caisse
Billets de 10.000
Billet de 5.000
Billet de 2.000
Billet de 1.000
Billet de 500
Billet de 100
Billet de 50
Billet de 20
Billet de 10
Pièce de 50
Pièce de 10
Pièce de 5
Pièce de 1
Annexe N°3
BON DE CAISSE
Nom :…………………………………………………………………………………………………………………………
Prénoms :………………………………………………………………………………………………………………
Fonction :……………………………………………………………………………………………………………
Montant : FBU
Motif : ………………………………………………………………………………………………………………
Montant utilisé :
Solde remis :
Pièce N°………
Chèque N°…………………………
Cash
A l’ordre de:
ADDRESSE:_______________________________
______________________ _______________________
Préparé par : Approuvé par :
Signature Signature
________________________ __________________________
Date Date
Annexe N°5
Modèle de rapport financier mensuel
Du 1er/1/200N au 31/200N
N° de Comptes Prévisions Réalisations % des réalisations sur Ecart observations
comptes En termes de En termes de les prévisions Négative
budget budget ou Positive
Date de N° titre Libellé Montants entrés Montants Solde Extraits bancaires Observations
l’opération bancaire sortis
Date : Date :
Nom : Nom :
Fonction : Fonction
Signature : Signature :
Date :
Nom :
Fonction :
Signature :
Annexe N°7
Date Libellé Bon de Bon Montants Montants Solde Date de Montants Rubrique Observat
sortie d’entrée entrés sortis justification justifiés budgétaire ions
Date :
Nom :
Fonction :
Signature :
INVENTAIRE TRIMESTRIEL
DATE DE L’INVENTAIRE : XX/YY/20NN
Motif : ……………………………………………………………………………………………….………………
Fonction :.....................................................
Date : ………………………………………………….…………
Signature :...............................................
Fonction :..........................................................
Date : ………………………………………………….…………
Signature :........................................................
Cachet de SOJPAE et
Signature du Directeur National
I
Annexe N°10
Les éléments suivant ont été égarés pendant la période de ma fonction ou à la date
de départ :
1………………………………………………………………….
2………………………………………………………………….
Sujet à un paiement de Fbu…………………………. pour compenser la perte des éléments
ci-dessus, l’association Solidarité de la Jeunesse Chrétienne pour la Paix et l’Enfance
certifie la décharge
Nom et prénom : ................................................
Fonction :..........................................................
Date : ………………………………………………….…………
Signature :........................................................
Cachet de SOJPAE et
Signature du Directeur National
La Demande :
Date : ...........................
Nom et prénom: ...............
Fonction : ......................
Signature : .....................
Cachet de SOJPAE et
Signature du Directeur National