index

En quoi consiste le rapprochement bancaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

La personne responsable de réaliser le rapprochement bancaire. . . . . . . . . . 5
Comment effectuer le rapprochement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Le document de rapprochement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Les écarts qui se produisent lors du rapprochement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Conseils pour un rapprochement plus efficace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Auditer les rapprochements bancaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

El impacto del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 2

 introduction
Le rapprochement bancaire est une procédure qui, bien que non obligatoire, est fortement
conseillée pour toute entreprise, peu importe son domaine d’activité, sa taille ou son statut
juridique. En fait, il est effectué par la plupart des entreprises.

Mais, cette procédure est-elle suivie correctement ? Existe-t-il une manière plus efficace
de l’effectuer ? Que faire dans le cas où les comptes ne s’équilibrent pas ? Comporte-t-elle
des conditions légales spécifiques aux documents comptables ?

Les procédures de rapprochements bancaires doivent-ils faire l’objet d’un audit ? Ces
questions apparaissent lors de la mise en œuvre de cette procédure simple en apparence
mais cachent en réalité des aspects beaucoup plus complexes .

Au moyen de ce guide, nous souhaitons résoudre toutes vos interrogations concernant

le rapprochement bancaire étape par étape, pour vous permettre de mieux contrôler la
comptabilité de votre entreprise - et d’obtenir une plus grande transparence.

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En quoi consiste le
rapprochement bancaire ?
Définition

Il s’agit d’une procédure qui consiste à comparer les enregistrements des opérations du
compte bancaire des journaux auxiliaires (ou livres principaux), avec les mouvements
enregistrés par les établissements de crédit que ceux-ci émettent afin de procéder aux
corrections ou aux ajustements nécessaires dans les registres ou livres de comptes de
l’entreprise.

Il s’agit d’une démarche nécessaire et courante étant donné qu’il arrive souvent que le solde
des comptes bancaires et le solde des relevés de compte des banques ne coïncident pas
avec les livres de compte de l’entreprise.

Les rapprochements bancaires n’ont pas pour objectif de faire coïncider les soldes bancaires
enregistrés par l’entreprise avec ses relevés de comptes. Le rôle de cette procédure consiste
à identifier clairement l’élément ayant entraîné la différence constatée.

Il ne faut pas confondre la notion de rapprochement bancaire avec celle de rapprochement

fiscal comptable. Dans ce dernier cas, il s’agit d’un processus très différent qui vise à
rapprocher les données comptables du résultat fiscal pour s’assurer que tous les postes
figurant dans la comptabilité ont reçu le traitement fiscal approprié.

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La personne responsable
de réaliser le rapproche-
ment bancaire
La personne qui devra réaliser chaque mois la procédure de rapprochement bancaire sera
la même responsable de la comptabilité. Les membres du service comptable sont plus à
même de déterminer la situation comptable de l’entreprise. Il leur sera donc beaucoup plus
facile de constater d’éventuels erreurs, problèmes, oublis, annotations à passer ou autres
anomalies comptables.

Dans le cas des PME ayant externalisé la comptabilité par l’intermédiaire d’un cabinet-
conseil, celles-ci devront demander à ce dernier d’effectuer également cette tâche et de leur
envoyer le résultat afin de déterminer le facteur causant la différence comptable.

Qu’il soit effectué en interne ou en externe, il est important que le résultat du rapprochement
bancaire ne soit pas écarté ou remis à plus tard. Le directeur du service de comptabilité
devra approuver le document en découlant et, dans le cas où l’entreprise l’exigerait ou le
croirait nécessaire, le document pourra suivre la chaîne hiérarchique et être présenté aux
hauts dirigeants de l’entreprise.

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Comment effectuer
le rapprochement
1 La préparation

En premier lieu, il est nécessaire que la banque fournisse un relevé bancaire du mois ou
de la période à comparer, ainsi que le grand livre relatif à cette même période. Vous aurez
également besoin du document du rapprochement bancaire précédent, pour pouvoir vérifier
les soldes précédents et identifier les ajustements à effectuer.

2 Le rapprochement

Muni de toutes les informations nécessaires, il faudra réaliser le rapprochement entre les
annotations comptables et les données bancaires. Si cette tâche est faite manuellement,
il faudra commencer par vérifier le solde initial et le solde final. Puis, si une différence est
observée, il faudra procéder à la révision et à la vérification des mouvements bancaires :
il faudra pointer, d’une part, les opérations vérifiées et correctes et indiquer, d’autre part,
celles qui présentent des erreurs (ne figure pas dans l’un des deux documents, les montants
ne sont pas identiques, etc.). Il existe actuellement des outils qui automatisent et numérisent
ce processus, permettant ainsi de le réaliser beaucoup plus rapidement et sans commettre
d’erreurs de saisie ou d’oublis.

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3 Le document de rapprochement

Toutes les informations découlant de la procédure de rapprochement seront incluses dans

un rapport ou document de rapprochement, qui sera conservé afin de permettre un suivi
mensuel approprié des comptes. s’il est rédigé manuellement, ce document sera a élaborer
au fur et à mesure que le rapprochement bancaire sera effectué. Si ce document est élaboré
au format numérique et de manière automatisée, il est recommandé de tenir un registre des
rapprochements, car il se peut qu’un écart entre les soldes soit résolu au bout d’un ou de
plusieurs mois après son constat.

4 Les ajustements

Cette étape ne fait pas partie à proprement parler du rapprochement bancaire, étant donné
qu’elle consiste à identifier des différences au niveau des valeurs enregistrées. Néanmoins,
elle suit le raisonnement logique de ce processus. Une fois les écarts constatés, les
ajustements nécessaires seront réalisés : les annotations comptables qui ne figuraient pas
encore dans le grand livre seront réalisées, les erreurs aux niveaux des montants et des
postes seront rectifiées, les annotations répétées seront éliminées, etc.

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Le document de
rapprochement
La personne qui devra réaliser chaque mois la procédure de rapprochement bancaire sera
la même responsable de la comptabilité. Les membres du service comptable sont plus à
même de déterminer la situation comptable de l’entreprise. Il leur sera donc beaucoup plus
facile de constater d’éventuels erreurs, problèmes, oublis, annotations à passer ou autres
anomalies comptables.

Dans le cas des PME ayant externalisé la comptabilité par l’intermédiaire d’un cabinet-
conseil, celles-ci devront demander à ce dernier d’effectuer également cette tâche et de leur
envoyer le résultat afin de déterminer le facteur causant la différence comptable.

Qu’il soit effectué en interne ou en externe, il est important que le résultat du rapprochement
bancaire ne soit pas écarté ou remis à plus tard. Le directeur du service de comptabilité
devra approuver le document en découlant et, dans le cas où l’entreprise l’exigerait ou le
croirait nécessaire, le document pourra suivre la chaîne hiérarchique et être présenté aux
hauts dirigeants de l’entreprise.

Modèle du
document de
rapprochement

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Modèle du document de rapprochement

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Les écarts qui se produi-
sent lors du rapprochement
Il existe plusieurs causes généralement à l’origine de ces écarts et qui devront être prises
en compte de l’élaboration de rapprochements bancaires :

Les chèques non encaissés

Les crédits non versés

Les notes de débit ou de crédit non enregistrées

Les chèques sont normalement comptabilisés dans les registres lors de leur émission et
non lors de leur encaissement. Lorsqu’un chèque n’a pas encore été encaissé par son
bénéficiaire, il est donc généralement à l’origine d’un écart. Dans le cas contraire, les crédits
sont enregistrés dans les livres auxiliaires que la banque n’a pas encore versés sur le
compte de l’entreprise.

Les notes de débit que la banque a prélevées sur le compte de l’entreprise, ou les notes de
crédit que la banque y a versées, et qui n’ont pas encore été enregistrées dans leur livre
auxiliaire sont aussi une source d’erreurs. Cela peut survenir, par exemple, si un impôt est
automatiquement prélevé, comme l’IBI (Impôts sur les Biens Immobiliers), qui a été prélevé
mais que vous n’a pas encore été inclus dans les registres, ou bien l’acompte d’un client
pour lequel l’entreprise pas encore émis la facture.

En outre, il est possible que l’écart ait tout simplement été provoqué par une erreur de
l’entreprise lors de l’enregistrement des postes et valeurs, voire une erreur commise par son
établissement bancaire lui-même.

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Conseils pour un rappro-
chement plus efficace
Comme nous l’avons vu jusqu’à présent, le rapprochement bancaire est un processus
nécessaire pour les entreprises et les professionnels, mais qui peut s’avérer excessivement
long et minutieux.

Il faut donc prendre en compte plusieurs facteurs pour pouvoir gagner du temps lors de son
exécution et en améliorer ainsi l’efficacité.

1 Données et documentation

Comme dans un puzzle, s’il s’agit de constater les pièces manquantes, celles qui sont
incorrectes ou celles qui ne sont pas à leur place, il faudra avoir en sa possession la plus
grande quantité possible de pièces, ce qui permettra une meilleure vue d’ensemble. En
outre, si une partie des données comptables n’a pas été enregistrée avant de démarrer le
processus, Il faudra réaliser ce dernier en plusieurs étapes, ce qui augmentera le temps
consacré à cette tâche

2 Tenir compte de la caisse

Les caisses font également partie de la trésorerie de l’entreprise. Par conséquent, si

elles ne sont pas prises en compte, des erreurs peuvent survenir lors de la réalisation du
rapprochement. Il est recommandé d’effectuer un triple ajustement de manière régulière,
avec la caisse réelle, un livre de caisse et le compte comptable de caisse.

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3 Rapprocher par tranches

Nous recommandons de commencer le rapprochement bancaire en vérifiant le solde final

du mois précédent et, si besoin est, d’autres mois antérieurs. Cela sera utile dans le cas
où il faudrait comptabiliser un mouvement à une date antérieure au dernier ajustement
de soldes. De la sorte, si une erreur est trouvée, il ne sera pas nécessaire de tout réviser
point par point. Il suffira de vérifier par tranches pour découvrir lors de quel mois l’écart s’est
produit.

4 Analyser les écarts

Les écarts dans la comptabilité proviennent souvent d’erreurs « types » :

Effectuer deux fois une annotation ou ne pas comptabiliser un mouvement. Dans

ce cas, l’écart sera du même montant ou correspondra au même mouvement que
l’annotation en question.

Ne pas mettre la virgule au bon endroit, ce qui entraîne un écart dont la somme des chiffres est 9.

Par exemple : si, au lieu de 12,40 €, vous annotez 124,0 €, l’écart sera de 111,60 €. Si vous
faites la somme des chiffres ainsi obtenue, vous obtenez 1 + 1 + 1 + 6 = 9.

Se tromper dans l’ordre des chiffres d’un nombre, qui, comme dans le cas précédent,
entraîne un écart dont la somme des chiffres est 9. Par exemple : si, au lieu de 9,74 €,
vous annotez 9,47 €, la différence est de 0,27 € et la somme de ces chiffres est 2 + 7 = 9.

Avant de perdre du temps à effectuer une révision point par point, il est possible d’identifier
l’origine de l’écart en pensant à ce type d’erreurs, en faisant bien attention au montant en
question et en vérifiant s’il peut peut être associé au montant d’un autre mouvement. Cela
permettra de perdre moins de temps et de gagner en efficacité.

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5 Les erreurs des banques

Bien que cela soit peu fréquent, il est possible que les banques commettent des erreurs. t
Par exemple, il peut arriver qu’elles prélèvent un montant incorrect ou qu’elles versent un
montant incorrect, un poste qui ne correspond pas à l’activité de l’entreprise, qu’elles se
trompent de compte au moment d’effectuer un prélèvement ou un versement, si l’entreprise
possède plusieurs comptes auprès du même établissement bancaire. Dans le cas où
une erreur serait constatée sans aucune justification, il sera recommandé de consulter
l’établissement bancaire de l’entreprise.

6 Utiliser les postes de rapprochement en dernier recours

Annoter l’écart dans un poste de rapprochement et s’en défaire ainsi semble une solution
facile, voire tentante. Cependant l’écart demeurera présent. Il ne s’agit donc pas d’une
solution réaliste. En cas d’accumulation excessive, le rapprochement bancaire perdra son
sens, étant donné que la comptabilité sera éloignée de la situation réelle et qu’il sera de plus
en plus difficile de résoudre l’imbroglio.

7 Automatiser le processus

Il existe des outils qui automatisent cette procédure, en partie ou dans son intégralité, pour
qu’ elle soit plus efficace et contrôlée, en éliminant les tâches manuelles au format papier.
Captio, qui permet d’importer les données bancaires et d’identifier les paiements qui ont été
effectués avec une carte bancaire de l’entreprise par un employé donné, en est un exemple.
Les paiements sont rapprochés avec les frais reportés concernant cet utilisateur de manière
automatique, facile, simple et automatisée.

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Auditer les rapprochements
bancaires
Les audits sont importants au sein d’une quelconque entreprise afin de vérifier qu’une
procédure, un système, un projet ou un produit déterminés fonctionnent d’une façon
optimale. Cela s’applique également aux rapprochements bancaires. Mais comment auditer
le rapprochement bancaire d’une entreprise ?

Pour commencer, il est nécessaire d’avoir une copie du document de rapprochement

bancaire à auditer, d’une autre copie de l’activité comptable concernée et enfin d’une copie
du relevé bancaire du mois en question.

L’audit commencera en effectuant une triple vérification : en comparant le solde des trois
documents et en s’assurant que tout est correct. Si une procédure de rapprochement s’avère
nécessaire, on pourra en déduire qu’il y a bien une différence entre les soldes. Il faudra donc
ensuite vérifier que cette différence est justifiée et contrôlée.

L’étape suivante consiste à réviser chaque transaction sur le compte bancaire et de les
vérifier dans la comptabilité générale. Pour faciliter cette tâche, il est possible de laisser une
marque de vérification sur la copie imprimée des deux documents à côté de chaque élément
vérifié. Une fois ce processus achevé, il sera nécessaire de faire attention aux éléments qui
ne figurent pas dans l’un des deux documents, afin de s’assurer qu’ils figurent bien dans le
document de rapprochement.

Pour terminer, il faudra vérifier que la somme des postes du rapprochement est égale à
la différence entre le solde final du compte bancaire et le solde final de la comptabilité
générale.

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Pour que cet audit soit réellement valable, il est important qu’il soit effectué par une personne
externe à l’entreprise, afin de s’assurer de son indépendance et de son objectivité. Bien que
cela ne soit pas obligatoire, il est recommandé de réaliser un audit externe du rapprochement
bancaire une fois par an et, si possible, à la clôture de l’exercice comptable, afin de pouvoir
s’assurer qu’il n’y a aucun écart ni aucun problème dans la comptabilité.

Exemple de rapprochement
Nous avons déjà passé en revue tous les aspects relatifs au rapprochement bancaire. Vous
trouverez ci-après un exemple pratique.

Exemple du grand livre d’une entreprise du mois de novembre 2014 :

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Relevé bancaire de la même entreprise et de la même période :

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Compte tenu des informations précédentes, le document de
rapprochement est le suivant :

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