AFRICAN UNION UNION AFRICAINE

UNIÃO AFRICANA
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ST19219 - 24

ANNEXE VII - Vérification des dépenses

TERMES DE REFERENCE POUR UNE VERIFICATION DES DEPENSES DANS

LE CADRE D’UN CONTRAT DE SUBVENTION

COMMENT UTILISER LE PRÉSENT MODÈLE DE TERMES DE RÉFÉRENCE?

Tout le texte surligné en jaune dans le présent modèle de TdR ainsi que ses
annexes 1 et 2 est proposé à titre d’instruction uniquement et doit être supprimé par
les bénéficiaires des contrats de subvention après utilisation. Les rubriques du TdR
présentées entre <……….> (par exemple <nom du bénéficiaire>) doivent être
complétées par le bénéficiaire.

Les clauses ci-après constituent les termes de référence (‘TdR’) suivant lesquels
<nom du bénéficiaire> («le bénéficiaire») accepte de donner mandat à <nom du
cabinet d’audit> («l’auditeur») pour ▫exécution d’une vérification des dépenses et
l’établissement d’un rapport portant sur un contrat de subvention financé par l'Union
européenne pour des actions extérieures concernant <intitulé de l’action et numéro
du contrat de subvention> (le «contrat de subvention»). La référence à
l’«administration contractante» dans le présent acte désigne <la Commission de
l’Union Africaine ou nom d’une autre administration contractante> qui a signé le
contrat de subvention avec le bénéficiaire et finance la subvention. L’administration
contractante n’est pas une partie du présent accord.

1.1 Responsabilités des Parties au Mandat

«Le bénéficiaire» est l’organisation qui perçoit la subvention et qui a signé le contrat
de subvention avec L’administration contractante.

 Il incombe au bénéficiaire de fournir un rapport financier sur l’action

financée grâce au contrat de subvention qui respecte les termes et
conditions du contrat de subvention et de veiller à ce qu’une
comparaison puisse être effectuée entre celui-ci et son système de
comptabilité et de tenue des comptes, ainsi que ses comptes et
relevés. Il appartient au bénéficiaire de fournir des informations
suffisantes et adéquates, à la fois financières et non financières, pour
étayer le rapport financier.

 Le bénéficiaire reconnaît que la capacité de l’auditeur à effectuer les

procédures imposées par le présent mandat dépend effectivement de
l’accès total et inconditionnel qu’il lui garantit à son personnel et à son
système de comptabilité et de la tenue des comptes, ainsi qu’à ses

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Rapport de vérification des dépenses
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comptes et relevés, ou que ses partenaires lui assurent, le cas

échéant.

 «L’auditeur» est chargé d’exécuter les procédures convenues telles

que définies dans les présents termes de référence et de soumettre un
rapport d’observations factuelles au bénéficiaire. L’«auditeur» ici
désigne le cabinet d’audit recruté pour le présent mandat et, plus
spécifiquement, l’associé ou toute autre personne du cabinet d’audit
qui assume la responsabilité de la mission et de l’établissement du
rapport émis au nom dudit cabinet et qui dispose de l’autorité
nécessaire conférée par un organe professionnel, juridique ou
réglementaire.

En souscrivant à ces TdR, l’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des
conditions suivantes:

 L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’un organe, d’une organisation

nationale d’experts-comptables, qui est, elle-même, membre de la
Fédération Internationale des Experts Comptables (IFAC).

 L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’un organe ou une institution

nationale d’experts comptables. Bien que l’institution ne soit pas
membre de l’IFAC, l’auditeur s’engage à réaliser cette mission
conformément aux normes et à la déontologie de l’IFAC énoncées
dans les présents TdR.

 L’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des

comptes au registre public des organisations de control fiscal public
dans un État membre de l’UA, conformément aux principes de
supervision publique exposés dans la directive 43/2006/CE du
Parlement européen et du Conseil (cette option s’applique aux
auditeurs et cabinets d’audit basés dans un État membre de l’UA).

 L’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des

comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un
pays tiers et ce registre applique les principes de supervision publique
exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique
aux auditeurs et cabinets d’audit basés dans un pays tiers).

1.2 Objet du Mandat

Le présent mandat a pour objet le rapport financier <intermédiaire ou final;

supprimer la mention inutile> relatif au contrat de subvention pour la période du <jj-
mois –année au jj -mois -aaaa> et l’action intitulée <intitulé de l’action>, l’«action».
L’annexe 1 des présents TdR contient des informations sur le contrat de subvention.

1.3 Raison du mandat

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Le bénéficiaire est tenu de soumettre à l’administration contractante un rapport de

vérification des dépenses établi par un auditeur externe pour étayer le paiement
sollicité au titre de l’article 15 des conditions générales du contrat de subvention.
L’ordonnateur de la Commission exige ce rapport, étant donné que le paiement des
dépenses demandé par le bénéficiaire est subordonné aux observations factuelles
qu’il contient.

1.4 Type de mandat et objectif

Cette vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures

convenues concernant le rapport financier relatif au contrat de subvention. L’objectif
de cette vérification est de permettre à l’auditeur d’appliquer les procédures
spécifiques énumérées à l’annexe 2A des présents TdR et de soumettre au
bénéficiaire un rapport d’observations des faits concernant les procédures
spécifiques de vérification mises en œuvre.

Dans le cadre de cette vérification, l’auditeur examine les informations évidentes

contenues dans le rapport financier du bénéficiaire et les compare aux termes et
conditions du contrat de subvention. Ce mandat ne contenant aucun engagement
d’assurance, l’auditeur ne fournit aucun avis d’audit et aucune assurance.
L’administration contractante évalue les observations factuelles communiquées par
l’auditeur et en tire ses propres conclusions.

1.5 Normes et éthique

L’auditeur exécute ce mandat :

– Dans le respect de la norme International sur les services connexes

(«ISRS») 4400 d’exécuter les procédures convenues en matière
d’information financière telles qu’édictées par l’IFAC;

– En conformité avec le Code de la déontologie des experts comptables

élaboré et publié par l’IFAC. Bien que l’ISRS 4400 ne prévoie pas
l’indépendance comme critère pour les missions convenues, l’autorité
contractante exige que l’auditeur soit indépendant du bénéficiaire et se
conforme aux exigences d’indépendance du code d’éthique de l'IFAC
régissant les experts comptables.

1.6 Procédures, preuves et documentation

L’auditeur planifie les activités de manière à permettre l’exécution d’une vérification

efficace des dépenses. Il met en œuvre les procédures énumérées à l’annexe 2A
des présents TdR (‘Liste des procédures spécifiques à exécuter’) et applique les
directives figurant à l’annexe 2B (Lignes directrices relatives aux procédures
spécifiques à exécuter). Les preuves à utiliser pour l’exécution des procédures
prévues à l’annexe 2A correspondent à toutes les informations financières et non
financières permettant d’examiner les dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le
rapport financier. Le vérificateur se fonde sur les preuves ainsi obtenues pour établir
son rapport d’observations des faits. L’auditeur assortit les points importants de
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justificatifs qui serviront à étayer le rapport d’observations factuelles et à garantir que

les travaux ont été exécutés dans le respect de l’ISRS 4400 et des présents termes
de référence.

1.7 Établissement de rapport

Le rapport de vérification des dépenses doit décrire l’objet, les procédures

convenues et les observations factuelles du mandat de manière suffisamment
détaillée pour permettre au bénéficiaire et à L’administration contractante de
comprendre la nature et la portée des procédures exécutées par l’auditeur ainsi que
des observations factuelles qu’il a communiquées.

L’utilisation du modèle de rapport de vérification des dépenses dans le cadre d’un

contrat de subvention de l'Union Africaine figurant à l’annexe 3 des présents termes
de référence est obligatoire. Ce rapport doit être fourni par l’auditeur à <nom du
bénéficiaire> dans un délai de <xx; nombre de jours ouvrables à indiquer par le
bénéficiaire> jours ouvrables suivant le jour de la signature des présents termes de
référence.

1.8 Autres conditions

Les honoraires du mandat sont <montant et devise> <Le bénéficiaire qui le

souhaitera, peut convenir des honoraires fixes ou autres pour le mandat. Le
bénéficiaire et l’auditeur pourraient souhaiter convenir de termes spécifiques (si
l’auditeur a besoin d’étendre la couverture de la vérification de 65 % à 85 %. Le
bénéficiaire doit spécifier l’ensemble des frais remboursables et des indemnités (par
exemple voyage, autres) convenu avec l’auditeur et indiquer si la TVA et/ou d’autres
taxes pertinentes sont incluses dans les honoraires/frais.>

[Le bénéficiaire et l’auditeur peuvent utiliser cette section pour convenir de tout autre
terme spécifique]

Annexe 1 Informations relatives au contrat de subvention

Annexe 2 Listes des procédures spécifiques à exécuter

Annexe 2B Directives pour les procédures spécifiques à exécuter

Annexe 3 Modèle de rapport de vérification des dépenses dans le cadre d’un

contrat de subvention de la CUA

Pour le bénéficiaire: Pour l'auditeur:

Signature Signature
<Nom et qualité> <Nom et qualité>
<Date> <Date>

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 Annexe 1 Informations relatives au contrat de subvention

[Annexe à remplir par le bénéficiaire]

Informations relatives au contrat de subvention

Numéro de référence et date du contrat de <Référence du contrat attribuée par L’administration
subvention contractante>
Intitulé du contrat de subvention
Pays
Bénéficiaire <Nom et adresse complets du bénéficiaire conformes
au contrat>

Ligne budgétaire du contrat Référence attribuée par l’administration contractante à

la ligne budgétaire et référence de la Commission si la
Commission de l’Union Africaine n’est pas
l’administration contractante>
Base juridique du contrat
Date de début de l’action
Date d’expiration de l’action
Coût total de l’action <Montant mentionné à l’article 3.1 des conditions
particulières du contrat de subvention>
Montant maximal de la subvention <Montant mentionné à l’article 3.2 des conditions
particulières du contrat de subvention>
Montant total reçu à ce jour de L’administration <Montant total reçu au jj.mm.aaaa>
contractante par le bénéficiaire
Montant total de la demande de paiement <Indiquer le montant total requis pour le paiement
conformément à l’annexe V des conditions générales
des contrats de subvention (Demande de paiement
pour un contrat de subvention)>
Administration contractante <Indiquer le nom, la fonction/le titre, le numéro de
téléphone et l’adresse électronique de la personne-
ressource auprès de l’administration contractante. À
remplir uniquement si la Commission n’est pas
l’administration contractante.>
Commission de l’Union Africaine <Indiquer le nom, la fonction/le titre, le numéro de
téléphone et l’adresse électronique de la personne dans
la Commission de l’Union Africaine
Auditeur <Nom et adresse du cabinet d’audit et nom/fonction des
auditeurs>

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Annexe 2A Liste des procédures spécifiques à exécuter

[Cette annexe est une énumération standard des procédures spécifiques à

exécuter et ne doit pas être modifiée]

1. Procédures générales

1.1. Termes et conditions du contrat de subvention

L’auditeur acquiert une connaissance suffisante des termes et conditions du

contrat de subvention en procédant à un examen attentif de celui-ci et de ses
annexes, ainsi que d’autres renseignements pertinents, et en interrogeant le
bénéficiaire. L’auditeur veille à obtenir une copie du contrat de subvention
original (signé par le bénéficiaire et l’administration contractante) avec ses
annexes. L’auditeur obtient et examine le rapport (qui comporte une section
narrative et celle financière), conformément à l’article 2.1 des conditions
générales.

1.2. Rapport financier relatif au contrat de subvention

L’auditeur vérifie que le rapport financier remplit les conditions suivantes qui
figurent à l’article 2 des conditions générales du contrat de subvention:

– le rapport financier doit être conforme au modèle figurant à

l’annexe VI du contrat de subvention;

– le rapport financier doit couvrir la totalité de l’action,

indépendamment de la part de financement de l’administration
contractante;

– le rapport financier doit être rédigé dans la langue du contrat de

subvention;

– la preuve des transferts de propriété des équipements, véhicules et

matériels (article 7.3 des conditions générales du contrat de
subvention) doit être annexée au rapport financier final.

1.3. Règles de comptabilité et de tenue des comptes

L’auditeur vérifie - lors de l’exécution des procédures énumérées dans la

présente annexe – que le bénéficiaire a respecté les règles suivantes de
comptabilité et de tenue des comptes prévues à l’article 16 des conditions
générales du contrat de subvention.

– les comptes tenus par le bénéficiaire pour la mise en œuvre de

l’action doivent être précis et actualisés;

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Rapport de vérification des dépenses
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– le bénéficiaire doit disposer d’un système de comptabilité à double

entrée;

– les comptes et dépenses relatives à l’action doivent être aisément

identifiables et vérifiables;

– les comptes doivent indiquer précisément les intérêts perçus sur

les fonds versés par L’administration contractante.

1.4. Concilier le rapport financier avec le système et les documents

comptables du bénéficiaire

L’auditeur compare les informations contenues dans le rapport financier avec le

système et les documents comptables du bénéficiaire (par exemple, balance
générale des comptes, comptes du grand livre, journaux auxiliaires, etc.) (Voir
article 16.1).

1.5. Taux de change

L’auditeur vérifie que les dépenses encourues dans une monnaie autre que le
dollar américain USD ont été converties au taux de change constitué par la
moyenne des taux publiés dans <Citez une Banque Africaine> pour les mois
couverts par le rapport financier, sauf stipulation contraire des conditions
particulières du contrat de subvention (article 15.8 des conditions générales).

2. Procédures de vérification de la conformité des dépenses avec le

budget et contrôle analytique

2.1. Budget du contrat de subvention

L’auditeur exécute un contrôle analytique des rubriques de dépenses du rapport

financier.

Il vérifie que le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui du

contrat de subvention (authenticité et autorisation du budget initial) et que les
dépenses encourues sont prévues dans le budget du contrat de subvention.

2.2. Modification du budget du contrat de subvention

L’auditeur vérifie si des modifications ont été apportées au budget du contrat de

subvention. Si tel est le cas, l’auditeur vérifie que le bénéficiaire:

– a sollicité une modification du budget et obtenu un addenda au

contrat de subvention, lorsque cet addenda était nécessaire (article
9.1 des conditions générales);

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– a informé l’administration contractante de la modification lorsque

celle-ci était limitée (article 9.2 des conditions générales) et qu’un
addenda au contrat de subvention n’était pas nécessaire.

3. Procédures de vérification des dépenses sélectionnées

3.1. Éligibilité des coûts

L’auditeur vérifie, pour chaque élément de dépenses sélectionné, les critères

d’éligibilité exposés ci-dessous.

(1) Coûts effectivement encourus (article 14.1)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un élément sélectionné ont été
effectivement encourues par le bénéficiaire et le concerne bien. À cette fin,
l’auditeur examine les justificatifs (par exemple, factures, contrats) et la preuve
de paiement. L’auditeur examine également les justificatifs des travaux
effectués, des biens reçus ou des services fournis et il vérifie l’existence d’actifs,
le cas échéant.

(2) Dates butoirs - Période de mise en œuvre (article 14.1a)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un élément sélectionné ont été
encourues durant la période de mise en œuvre de l’action.

(3) Budget (article 14.1b)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un élément sélectionné ont été
indiquées dans le budget de l’action.

(4) Dépenses nécessaires (article 14.1c)

L’auditeur vérifie si, selon toute vraisemblance, les dépenses relatives à un

élément sélectionné étaient nécessaires pour la mise en œuvre de l’action et si
elles devaient être encourues pour les activités sous-traitées de l’action, en
examinant la nature des dépenses à l’aide des justificatifs.

(5) États de compte (article 14.1d)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un élément sélectionné sont

enregistrées dans le système de comptabilité du bénéficiaire, conformément aux
normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ce dernier
et à ses pratiques comptables habituelles.

(6) Dépenses justifiées (article 14.1e)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un élément sélectionné sont

dûment étayées par des preuves (voir section 1 de l’annexe 2B, lignes
directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter) et notamment par

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 Page 10

les justificatifs spécifiés aux articles 16.2 et 16.3 des conditions générales du
contrat de subvention.

(7) Détermination de la valeur

L’auditeur vérifie que la valeur monétaire d’un poste de dépenses sélectionné

est conforme aux justificatifs (par exemple, factures, bulletins de salaire) et que
les taux de change corrects sont utilisés, le cas échéant.

(8) Classification

L’auditeur examine la nature des dépenses relatives à un poste sélectionné et

vérifie que le poste de dépenses a été classé dans la (sous-) rubrique adéquate
du rapport financier.

(9) Conformité avec les règles de marché public, de nationalité et d’origine

L’auditeur examine les règles de marché public, de nationalité et d’origine qui, le

cas échéant, s’appliquent à une (sous-)rubrique, une catégorie de postes ou un
poste de dépenses donnés. Il vérifie que les dépenses ont été encourues
conformément à ces règles, en examinant les justificatifs du processus de
passation de marché et d’achat. Lorsqu’il relève des points de non-conformité
avec les règles de marché public, l’auditeur en notifie la nature ainsi que leur
impact financier en termes de dépenses non éligibles. Lors de l’examen des
documents relatifs à la passation, l’auditeur prend en considération les
indicateurs de risque énumérés à l’annexe 2B et notifie, le cas échéant, le ou les
indicateur(s) identifié(s).

3.2. Éligibilité des coûts directs (article 14.2)

Si les dépenses relatives à un poste sélectionné sont enregistrées dans l’une

des rubriques des coûts directs (1 à 6) du rapport financier, l’auditeur vérifie que
ce type de dépenses est couvert par les coûts directs, tels qu’ils sont définis à
l’article 14.2, en examinant la nature des postes de dépenses concernés.

3.3. Provision pour imprévus (article 14.3)

L’auditeur vérifie que la provision pour imprévus (rubrique 8 du rapport financier)

ne dépasse pas 5 % des coûts éligibles directs de l’action et que le bénéficiaire a
reçu une autorisation préalable de L’administration contractante pour l’utilisation
de ladite provision.

3.4. Coûts administratifs (article 14.4)

L’auditeur vérifie que les coûts indirects représentant les coûts administratifs
généraux (rubrique 10 du rapport financier) n’excèdent pas 7 % du total des
coûts éligibles directes de l’action.

3.5. Apports en nature (article 14.5)

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L’auditeur vérifie que les coûts figurant dans le rapport financier ne comprennent
pas d’apports en nature. Les apports en nature ne correspondent pas à des
dépenses éligibles.

3.6. Coûts non éligibles (article 14.6)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ne se

rapportent pas à un coût non éligible, tel que décrit à l’article 14.6 des conditions
générales. L’auditeur vérifie si les dépenses incluent certaines taxes, notamment
la TVA. Si tel est le cas, l’auditeur s’assure que le bénéficiaire (ou, le cas
échéant, les partenaires) n’est effectivement pas (ne sont effectivement pas) en
mesure de récupérer ces taxes par le biais d'un système d'exonération et/ou de
remboursement a posteriori ; et si les règles et les pratiques applicables dans le
pays concerné permettent de couvrir ces taxes dans les dépenses.

3.7. Recettes de l’action

L’auditeur examine si les recettes qui doivent être imputées à l’action

(notamment les subventions et ressources reçues d’autres bailleurs de fonds et
les recettes dégagées par le bénéficiaire dans le cadre de l’action, comme les
intérêts produits) ont été attribuées à l’action et déclarées dans le rapport
financier. À cette fin, l’auditeur se renseigne auprès du bénéficiaire et examine la
documentation qui lui est remise par ce dernier. L’auditeur n’est pas tenu
d’évaluer l’intégralité des recettes communiquées.

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Annexe 2B Lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à
exécuter

[La présente annexe fournit des lignes directrices relatives aux procédures
spécifiques à exécuter et ces directives ne doivent pas être modifiées]

1. Données de vérification

Lors de l’exécution des procédures spécifiques énumérées à l’annexe 2A,

l’auditeur peut appliquer des techniques telles que la demande de
renseignements et l’analyse, le (ré) calcul, la comparaison, d’autres contrôles de
la précision des écritures, l’observation, l’inspection des registres et des
documents, l’examen de l’actif et la recherche de confirmations.

Ces procédures permettent à l’auditeur d’obtenir des informations de vérification

nécessaires à l’établissement de son rapport d’observations des faits.
Constituent des informations de vérification toutes les informations utilisées par
l’auditeur pour dresser ses observations factuelles, y compris les informations
contenues dans les documents comptables étayant le rapport financier ainsi que
d’autres données (financières et non financières).

Les exigences contractuelles liées aux informations de vérification sont les

suivantes:

 les dépenses doivent être identifiables, contrôlables et enregistrées

dans les états de compte du bénéficiaire (article 14.1.d) des
conditions générales du contrat de subvention);

 les dépenses doivent être aisément identifiables, vérifiables et

retrouvées à l’intérieur des systèmes comptables du bénéficiaire
(article 16.1 des conditions générales);

 le bénéficiaire autorise tout auditeur externe à effectuer des

contrôles sur la base des pièces justificatives des comptes, des
documents comptables et de tout autre document relatif au
financement de l’action. Le bénéficiaire donne accès à tous les
documents et bases de données concernant la gestion technique et
financière de l’action (article 16.2 des conditions générales);

 l’article 16.3 relatif aux conditions générales du contrat de

subvention fournit une liste des types et de la nature des éléments
de preuve que l’auditeur trouvera souvent lors de vérifications des
dépenses.

En outre, aux fins des procédures énumérées à l’annexe 2A, les éléments
d’information:

 doivent être disponibles sous la forme de documents, en format

papier, électronique ou autre (par exemple, un compte rendu écrit

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Rapport de vérification des dépenses
 Page 13

d’une réunion est plus fiable qu’une présentation orale des points
abordés);

 doivent être disponibles sous la forme de documents originaux

plutôt que de photocopies ou de fac-similés;

 doivent provenir, de préférence, de sources indépendantes de

l’entité (un contrat ou une facture original(e) d’un fournisseur est
plus fiable qu’un accusé de réception interne);

 qui sont générés en interne sont plus fiables s’ils ont été contrôlés
et approuvés;

 qui sont obtenus directement par l’auditeur (par exemple,

inspection des actifs) sont plus fiables que les éléments
d’information obtenus indirectement (par exemple, demande de
renseignements sur les actifs).

Si l’auditeur estime que les critères susmentionnés ne sont pas suffisamment

remplis, il doit le préciser dans les observations des faits.

2. Acquisition d’une connaissance suffisante des termes et conditions

du contrat de subvention (annexe 2A – procédure 1.1)

L’auditeur acquiert une connaissance suffisante des termes et conditions du

contrat de subvention et il accorde une attention particulière à l’annexe I du
contrat de subvention, qui contient la description de l’action, à l’annexe II
(conditions générales) et à l’annexe IV, qui reproduit les règles applicables aux
marchés publics (notamment les règles de nationalité et d’origine) exécutés par
les bénéficiaires de subvention. Toute violation de ces règles entraîne
l’inéligibilité des dépenses au financement de l’Union Africaine. Ces règles de
marché public s’appliquent à tous les contrats de subvention, mais peuvent
varier en fonction de la base juridique du contrat de subvention (par exemple,
TACIS, ALA, aide alimentaire et instrument de coopération au développement),
de nationalité et d’origine.

Si l’auditeur estime que les termes et conditions à contrôler ne sont pas

suffisamment clairs, il lui appartient de demander une clarification au
bénéficiaire.

3. Sélection des dépenses à vérifier (annexe 2A -

procédures 3.1 – 3.7)

Les dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier sont

réparties entre les rubriques suivantes: 1 Ressources humaines, 2 Voyages, 3
Équipement et fournitures, 4 Bureau local, 5 Autres coûts et services, 6 Autres, 8
Imprévus et 10 Coûts administratifs. Les rubriques de dépenses 1 à 6
représentent les coûts directs de l’action. Les rubriques de dépenses peuvent
être ventilées en sous-rubriques telles que 1.1 Salaires, par exemple.

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 Page 14

Les sous-rubriques de dépenses peuvent être subdivisées en postes de

dépenses individuels ou catégories de postes de dépenses présentant des
caractéristiques identiques ou similaires. La forme et la nature des justificatifs
(par exemple, paiement, contrat, facture, etc.) et le mode d’enregistrement des
dépenses (par exemple, entrées d’un journal) varient en fonction du type et de la
nature des dépenses et des actions ou transactions sous-jacentes. Dans tous
les cas cependant, les postes de dépenses doivent refléter la valeur comptable
(ou financière) des actions ou transactions sous-jacentes, quels que soient le
type et la nature de l’action ou de la transaction concernée.

L’auditeur devrait sélectionner les postes de dépenses ou catégories de postes

de dépenses à vérifier en se basant sur la valeur comme critère principal.
L’auditeur sélectionne des postes de dépenses à valeur élevée afin de garantir
une couverture des dépenses adéquate.

4. Couverture de la vérification des dépenses (annexe 2A - procédures

3.1 – 3.7)

L’auditeur applique les principes et critères énumérés ci-dessous lors de la

planification et de l’exécution des procédures spécifiques de vérification des
dépenses sélectionnées prévues à l’annexe 2A (procédures 3.1 – 3.7).

La vérification par l’auditeur et la couverture de la vérification des dépenses

n’impliquent pas forcément un contrôle complet et exhaustif de toutes les
dépenses relevant d’une rubrique ou sous-rubrique spécifique. L’auditeur doit
procéder à un contrôle systématique et représentatif. En fonction de certaines
conditions (voir ci-dessous), il peut obtenir des résultats satisfaisants pour une
rubrique ou sous-rubrique de dépenses en examinant un nombre limité de
postes sélectionnés.

L’auditeur peut faire recours aux techniques de sondage statistique pour

contrôler une ou plusieurs rubriques ou sous-rubriques de dépenses du rapport
financier. Il examine si les «populations» (sous-rubriques de dépenses ou
catégories de postes à l’intérieur d’une sous-rubrique de dépenses) sont
adéquates et de taille suffisante (en d’autres termes, elles se composent d’un
grand nombre de postes) pour assurer un sondage statistique effectif.

Le cas échéant, l’auditeur doit expliquer dans le rapport d’observations factuelles

pour quelles rubriques ou sous-rubriques du rapport financier l’échantillonnage a
été appliqué, la méthode utilisée, les résultats obtenus et indiquer si l’échantillon
est représentatif.

Le ratio de couverture des dépenses («ECR») représente le total des dépenses

contrôlées par l’auditeur exprimé en pourcentage du total des dépenses que le
bénéficiaire a déclarées dans le rapport financier et qu’il demande de déduire du
total du préfinancement effectué au titre du contrat de subvention. Ce montant
est déclaré à l’annexe V du contrat de subvention.

L’auditeur veille à ce que l’ECR global soit d’au moins 65 %. S’il relève un
pourcentage d’exceptions inférieur à 10 % du total des dépenses contrôlées (soit
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CNT7 Rapport de vérification des dépenses
 Page 15

6,5 %), l’auditeur finalise les procédures de vérification et poursuit la procédure

d’établissement de rapport.

Si le taux d’exception noté est supérieur à 10 %, l’auditeur étend les procédures

de vérification jusqu’au moment où l’ECR est égal à 85 % au moins. L’auditeur
termine ensuite les procédures de vérification et poursuit la procédure
d’établissement de rapport indépendamment du pourcentage total d’exceptions
observé. L’auditeur veille à ce que l’ECR de chaque rubrique et sous-rubrique
de dépenses du rapport financier soit d’au moins 10 %.

5. Procédures de vérification des dépenses sélectionnées (annexe 2A -

procédures 3.1 – 3.7)

L’auditeur vérifie les postes de dépenses sélectionnés en exécutant les

procédures 3.1 - 3.7 énumérées à l’annexe 2A et notifie toutes les observations
factuelles et les exceptions résultant de ces procédures. Sont considérés comme
des exceptions de la vérification tous les écarts observés lors de l’exécution des
procédures définies à l’annexe 2A.

L’auditeur quantifie le montant des exceptions constatées et l’impact potentiel

sur la contribution de l’UA, si la Commission venait à déclarer inéligible(s) le(s)
poste(s) de dépenses concerné(s) (le cas échéant, en prenant en considération
le pourcentage de financement de la Commission et l’impact sur les dépenses
indirectes (par exemple, coûts administratifs)). L’auditeur notifie toutes les
exceptions observées, y compris dans les cas où il ne peut quantifier leur
montant et l’impact potentiel sur la contribution de l’UA.

Instructions spécifiques concernant la procédure 3.1.9 Respect des règles de

marché public, de nationalité et d’origine

L’auditeur doit vérifier que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été
exécutées conformément aux règles de marché public, de nationalité et d’origine
applicables, en examinant les justificatifs du processus de passation et d’achat.
Ces documents concernent l’ouverture des offres, l’évaluation de l’éligibilité des
soumissionnaires et de la conformité des offres, l’évaluation des offres et les
décisions relatives à l’attribution du marché. Lors de l’examen des documents
relatifs à la passation, l’auditeur prend en considération les indicateurs de risque
énumérés à la fin de la présente annexe et indique, le cas échéant, le ou les
indicateur(s) identifié(s).

Instructions spécifiques concernant la procédure 3.5 Contributions en nature

L’auditeur doit vérifier que les dépenses figurant dans le rapport financier ne
comprennent pas d’apports en nature. Si des apports en nature sont prévus, ils
doivent être mentionnés et estimés dans le budget de l’action. Si tel n’est pas le
cas, les apports en nature ne sont pas éligibles. Exemples: les rémunérations
d’effectifs détachés par un ministère ne prenant pas part à l’action ou les
équipements et le matériel fournis par des organisations ne participant pas à
l’action.

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CNT7 Rapport de vérification des dépenses
 INDICATEURS DE RISQUE EN MATIÈRE DE PASSATION DE MARCHÉS

 Incohérences dans les dates des documents ou suite illogique de dates.

Exemples:

– l’offre porte une date postérieure à l’attribution du contrat ou

antérieure à l’envoi des appels d’offre,

– l’offre du soumissionnaire retenu porte une date antérieure à la

date de publication de l’offre ou porte une date bien postérieure aux
offres des autres soumissionnaires,

– les offres de différents candidats participant aux mêmes appels

d’offres portent toutes une date identique,

– les dates figurant sur les documents ne sont pas

plausibles/cohérentes avec les dates figurant sur la documentation
jointe (par exemple, date de l’offre non plausible/cohérente avec la
date du cachet postal sur l’enveloppe, date d’une télécopie non
plausible/cohérente avec la date imprimée du télécopieur).

 Similitudes inhabituelles entre les offres de candidats participant au même

appel d’offres. Exemples:

– formulation, phrases et terminologie identiques dans les offres de

soumissionnaires différents,

– présentation et format identiques (par exemple, police de

caractères, taille de la police, taille des marges, tirets, mise en
forme des paragraphes, etc.) dans les offres de soumissionnaires
différents,

– papier à en-tête ou logos similaires,

– utilisation de prix identiques dans les offres de soumissionnaires

différents pour un certain nombre de volets ou de postes,

– erreurs grammaticales, orthographiques ou typographiques

identiques dans les offres de soumissionnaires différents,

– utilisation de sceaux similaires et similitudes dans les signatures.

 État financier ou autres informations indiquant que deux soumissionnaires

participant au même appel d’offres sont liés ou appartiennent à un même
groupe (par exemple, lorsque des états financiers sont fournis, les notes
annexes peuvent révéler des informations sur la propriété du groupe. Ces
informations peuvent également être tirées des registres publics des
comptes)

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Rapport de vérification des dépenses
 Page 17

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CNT7 Rapport de vérification des dépenses
 Page 18

 Incohérences dans le processus de sélection et d’attribution. Exemples:

– décisions d’attribution non plausibles/cohérentes avec les critères

de sélection et d’attribution,

– erreurs dans l’application des critères de sélection et d’attribution,

– un fournisseur habituel du bénéficiaire est membre d’un comité

d’évaluation des offres.

 Autres éléments et exemples révélant un risque de relations privilégiées avec

les soumissionnaires:

– un même soumissionnaire (ou petit groupe de soumissionnaires)

est invité à différentes offres avec une fréquence inhabituelle,

– un même soumissionnaire (ou petit groupe de soumissionnaires)

est retenu dans un nombre exceptionnellement élevé d’offres,

– un soumissionnaire se voit fréquemment attribuer des marchés

pour différents types de biens ou de services,

– le soumissionnaire retenu facture des marchandises additionnelles

non prévues dans l’offre (par exemple, pièces détachées
additionnelles facturées sans justification précise, coûts
d’installation facturés alors qu’ils n’étaient pas prévus dans l’offre).

 Autres documents, indices et exemples révélant un risque d’irrégularités:

– utilisation de photocopies au lieu de documents originaux,

– utilisation de factures pro forma comme justificatifs au lieu de

factures officielles,

– modifications manuelles sur les documents originaux (par exemple,

chiffres modifiés manuellement, chiffres effacés au réécrites, etc.),

– utilisation de documents non officiels (par exemple, papier à en-tête

n’indiquant pas certaines informations officielles et/ou obligatoires
telles que le numéro du registre du commerce, le numéro
d’identification fiscale de l’entreprise, etc.).

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CNT7 Rapport de vérification des dépenses
 Page 19

Annexe 3 : Modèle de rapport de vérification des dépenses dans le cadre d’un

contrat de subvention de l'Union Africaine

COMMENT UTILISER LE PRÉSENT MODÈLE DE TERMES DE RÉFÉRENCE? Tout

le texte surligné en jaune dans le présent modèle sert à titre d’instruction
uniquement et doit être supprimé par l’auditeur après utilisation. . Les
informations demandées dans le format suivant <……..> (par exemple <nom du
bénéficiaire>) doivent être complétées par l’auditeur.

<À imprimer sur l’en-tête de l’AUDITEUR>

Rapport de vérification des dépenses

d’un contrat de subvention

<Intitulé et numéro du contrat de subvention>

TABLE DES MATIERES

Rapport des conclusions factuelles 17

1. INFORMATIONS RELATIVES AU CONTRAT DE SUBVENTION......20
2. PROCÉDURES EXÉCUTÉES ET OBSERVATIONS FACTUELLES..20
ANNEXE 1 RAPPORT FINANCIER RELATIF AU CONTRAT DE
SUBVENTION.................................................................................23
ANNEXE 2 TERMES DE RÉFÉRENCE POUR UNE VÉRIFICATION DES
DÉPENSES.....................................................................................23

Rapport des conclusions factuelles

<Nom des personnes de contact>, <fonction>

<Nom du bénéficiaire>

<Adresse>

<jj mois aaaa>

Cher <Nom des personnes de contact>,

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CNT7 Rapport de vérification des dépenses
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Conformément aux termes de référence datés du <jj mois aaaa> que vous avez
convenus avec nous, nous vous transmettons notre rapport des conclusions factuelles
(«le rapport») relatif au rapport financier annexé pour la période du <jj mois aaaa au jj
mois aaaa> (annexe 1 du présent rapport). Vous avez demandé l’exécution de
certaines procédures en relation avec votre rapport financier et le contrat de subvention
financé par l'Union européenne concernant <intitulé et numéro du contrat> (le «contrat
de subvention»).

Objectif

Notre mandat portait sur une vérification des dépenses consistant à exécuter certaines
procédures convenues en ce qui concerne le rapport financier relatif au contrat de
subvention passé entre vous et <la Commission de l’Union Africaine ou nom d’une
autre administration contractante> (l’«administration contractante»). Notre objectif, dans
le cadre de cette vérification des dépenses, était de mettre en œuvre certaines
procédures que nous avions approuvées et de vous soumettre un rapport
d’observations factuelles en relation avec les procédures exécutées.

Normes et éthique

Nous avons exécuté notre mandat:

– dans le respect de la norme International Standard dans le cadre des

services connexes («ISRS») 4400 portant sur : Missions d’exécution de
procédures convenues en matière d’information financière, éditée par la
fédération internationale des Experts comptables («IFAC»), en conformité
avec le code d’éthique régissant les experts comptables, publié par l’IFAC.

– Bien que l’ISRS 4400 ne prévoie pas l’indépendance comme critère pour
les missions convenues, L’administration contractante impose à l’auditeur
l’obligation de se conformer aux exigences d’indépendance du code
d’éthique pour Experts comptables [Code of Ethics for Professional
Accountants] 

Procédures exécutées

Comme exigé, nous n’avons exécuté que les procédures énumérées à l’annexe 2A des
termes de référence du mandat (voir annexe 2 du présent rapport).

Ces procédures ont été établies uniquement par l’administration contractante et ont été
exécutées uniquement dans le but d’aider l’administration contractante à vérifier que les
dépenses que vous avez déclarées dans le rapport financier annexé sont éligibles
conformément aux termes et conditions du contrat de subvention.

Étant donné que les procédures exécutées par nos soins ne constituaient ni un audit ni
un examen effectué conformément aux normes internationales d’audit ou applicables

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CNT7 Rapport de vérification des dépenses
 Page 21

aux missions d’examen, nous ne fournissons aucune assurance concernant le rapport

financier ci-annexé.

Si nous avions exécuté d’autres procédures, un contrôle des comptes ou un examen

des états financiers du bénéficiaire en application des normes internationales d’audit, il
n’est pas exclu que d’autres points auraient attiré notre attention et vous auraient été
communiqués.

Sources d’information

Le rapport présente des informations que vous nous avez fournies en réponse à des
questions spécifiques ou que nous avons obtenues et déduites de vos comptes et
relevés.

Observations factuelles

Les dépenses qui font l’objet de la vérification s’élèvent à un total de <xxxxxx > euros.

Le ratio de couverture des dépenses est de <xx %>. Ce ratio représente le montant
total des dépenses contrôlées par nos soins, exprimé en pourcentage du total des
dépenses soumises à vérification. Ce dernier montant est égal au total des dépenses
que vous avez déclarées dans le rapport financier et que vous souhaitez déduire du
préfinancement total perçu au titre du contrat de subvention, conformément à votre
demande de paiement datée du <jj mois aaaa>.

Nous détaillons les observations factuelles qui résultent des procédures que nous
avons exécutées au chapitre 2 du présent rapport.

Utilisation du présent rapport

Le présent rapport n’a d’autre finalité que celle formulée dans le paragraphe «  objectif »
ci-dessus.

Confidentiel et réservé à votre usage personnel, il a été établi dans le seul but que vous
le soumettiez à l’administration contractante au titre des exigences définies à l’article 15
des conditions générales du contrat de subvention. Ce rapport ne peut être utilisé à
d’autres fins que celles prévues ni communiqué à d’autres parties.

L’administration contractante n’est pas une partie de l’accord (les termes de référence)
conclu entre vous et nous et, par conséquent, nous n’avons pas de devoir de diligence
à l’égard de l’administration contractante qui peut s’appuyer sur le présent rapport de
vérification des dépenses à ses risques et à sa discrétion. L’administration contractante
peut vérifier elle-même les procédures et observations que nous avons notifiées et tirer
ses propres conclusions des observations factuelles que nous avons rapportées.

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CNT7 Rapport de vérification des dépenses
 Page 22

L’administration contractante ne peut transmettre le présent rapport qu’aux parties

dûment habilitées à en prendre connaissance, en particulier la Commission de l’Union
Africaine [mention à rayer si la Commission de l’Union Africaine est l’administration
contractante], l’Office européen de lutte antifraude et la Cour des comptes européenne.

Le présent rapport concerne exclusivement le rapport financier visé ci-dessus et ne

s’étend à aucun de vos états financiers.

Dans l’attente de pouvoir vous présenter notre rapport, nous nous tenons à votre
disposition pour vous fournir toute information ou assistance complémentaire que vous
souhaiteriez obtenir.

Très sincèrement

< jj-mois-Année>

<Nom de l’Auditeur>

1. Informations relatives au contrat de subvention

[Le chapitre 1 devrait inclure une brève description du contrat de subvention et de
l’action, de la structure de mise en œuvre du bénéficiaire et des principales
informations financières/budgétaires. (Maximum 1 page)]

2. Procédures exécutées et observations factuelles

Nous avons exécuté les procédures spécifiques énumérées à l’annexe 2A des termes
de référence pour une vérification des dépenses dans le cadre d’un contrat de
subvention («TdR»). Ces procédures sont les suivantes:

1. procédures générales;

2. procédures de vérification de la conformité des dépenses avec le budget et

contrôle analytique;

3. procédures de vérification des dépenses sélectionnées.

Nous avons appliqué les règles de sélection des dépenses ainsi que les principes et
critères de couverture de la vérification, tels qu’ils sont établis à l’annexe 2B (sections 3
et 4) des TdR relatifs à la vérification des dépenses.

[Expliquer ici les difficultés ou problèmes rencontrés, le cas échéant]

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La totalité des dépenses que nous avons vérifiées s’élève à <xxxx> euros et est résumé
dans le tableau ci-dessous. Le ratio global de couverture des dépenses est de <xx %>.

[Fournir ici un tableau de synthèse du rapport financier figurant à l’annexe 1, en

présentant pour chaque (sous-)rubrique, le montant total des dépenses déclarées par
le bénéficiaire, le montant total des dépenses contrôlées et le pourcentage des
dépenses couvertes]

Nous avons vérifié les dépenses sélectionnées, telles que présentées dans le tableau
synthétique ci-dessus, et nous avons exécuté, pour chaque poste de dépenses
sélectionné, les procédures de vérification spécifiées aux points 3.1 à 3.7 des TdR
applicables à la vérification des dépenses.

Nous notifions ci-dessous les observations factuelles qui résultent de ces procédures:

1. Procédures générales

1.1. Termes et conditions du contrat de subvention

Nous avons acquis une connaissance suffisante des termes et conditions de ce contrat
de subvention, conformément aux lignes directrices de l’annexe 2B (section 2) des TdR.

[Décrire les observations des faits et indiquer les erreurs ainsi que les exceptions.
Procédures 1.1 - 1.5 de l’annexe 2A].

1.2. Rapport financier relatif au contrat de subvention

1.3. Règles de comptabilité et de tenue des comptes

1.4. Concilier le rapport financier avec le système et les documents comptables

du bénéficiaire

1.5. Taux de change

2. Procédures de vérification de la conformité des dépenses avec le budget et

contrôle analytique

2.1. Budget du contrat de subvention

2.2. Modification du budget du contrat de subvention

[Décrire les observations factuelles et indiquer les erreurs et exceptions. Procédures

2.1 – 2.2 de l’annexe 2A].
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3. Procédures de vérification des dépenses sélectionnées

Nous avons signalé plus loin toutes les exceptions résultant des procédures de
vérification spécifiées aux points 3.1 à 3.7 de l’annexe 2A des TdR relatifs à la
vérification des dépenses, dans la mesure où ces procédures s’appliquaient au poste
de dépenses sélectionné.

Nous avons quantifié le montant des exceptions constatées et l’impact potentiel sur la
contribution de l’UA, si la Commission venait à déclarer inéligible(s) le(s) poste(s) de
dépenses concerné(s) (le cas échéant, en prenant en considération le pourcentage de
financement de la Commission et l’impact sur les dépenses indirectes (par exemple,
coûts administratifs)). Nous avons notifié toutes les exceptions observées, y compris
dans les cas où nous ne pouvons pas quantifier leur montant et l’impact potentiel sur la
contribution de l’UA.

[Préciser pour quel(les) dépenses/postes de dépenses, des exceptions entre les faits et
les critères ont été constatées, la nature de l’exception – à savoir quelles sont celles
des conditions spécifiques décrites aux points 3.1 à 3.7 de l’annexe 2A des TdR qui
n’ont pas été respectées. Quantifier le montant des exceptions constatées et l’impact
potentiel sur la contribution de l’UA, si la Commission venait à déclarer inéligible(s) le(s)
poste(s) de dépenses concerné(s)]

3.1. Éligibilité des coûts

Nous avons vérifié, pour chaque poste de dépenses sélectionné, les critères d’éligibilité
établis pour la procédure 3.1 à l’annexe 2A des TdR relatifs à la vérification des
dépenses.

[Décrire les observations factuelles et indiquer les erreurs et exceptions. Procédure 3.1
de l’annexe 2A: éligibilité des coûts et critères d’éligibilité (1) à (9). Exemple: nous
avons constaté qu’une dépense de 6 500 euros incluse dans la sous-rubrique 3.2
(meubles, équipement informatique) du rapport financier n’était pas éligible. Un montant
de 2 000 euros lié à des dépenses encourues en dehors de la période de mise en
œuvre. Des justificatifs n’étaient pas disponibles pour 3 transactions totalisant 1 200
euros. Les règles de marché public requises pour l’achat d’ordinateurs de bureau pour
un montant de 3 300 euros n’ont pas été respectées. (Note: il y a lieu de fournir des
précisions pertinentes telles que des références ou des documents comptables).]

3.2. Éligibilité des coûts directs (article 14.2)

3.3. Provision pour imprévus (article 14.3)

3.4. Coûts administratifs (article 14.4)

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3.5. Apports en nature (article 14.5)

3.6. Coûts non éligibles (article 14.6)

3.7. Recettes de l’action

[Décrire les observations factuelles et indiquer les erreurs et exceptions. Procédures

3.2 à 3.7 de l’annexe 2A]

Annexe 1 Rapport financier relatif au contrat de subvention

[L’annexe 1 doit inclure le rapport financier du bénéficiaire relatif au contrat de
subvention qui a fait l’objet de la vérification. Le rapport financier doit être daté et
indiquer la période couverte.]

Annexe 2 Termes de référence pour une vérification des

dépenses
[L’annexe 2 doit inclure une copie signée et datée des termes de référence pour une
vérification des dépenses dans le cadre d’un contrat de subvention, y compris l’annexe
1 (informations relatives au contrat de subvention) et l’annexe 2A (liste des procédures
spécifiques à exécuter).]

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