2016

TERMES DE REFERENCES RELATIFS

A L’AUDIT HACT

1
Table des matières
1. Introduction 3

2. Normes et objectifs de l’audit 3

3. Contexte de recrutement 4

4. Compétence et composition de l'équipe 5

5. Documents à présenter à l’auditeur 6

6. Restrictions 7
7. Procédures d’audit 7

8. Rapport de l’audit 8

9. Différentes opinions d’audit 8

10. Classification des conclusions 9

11. Autres exigences 10

12. Audit du partenaire commun 11

Annexe I: Informations relatives au programme 13

Annexe II: Exemple de modèle de rapport d’audit 14

Annexe III: Principales questions du contrôle interne pour la micro-évaluation HACT 22

2
3
1. Introduction

1.1 Le PNUD, l’UNFPA et l'UNICEF effectuent des transferts de fonds en faveur des
partenaires d'exécution («PE», «Partenaire (s)») ayant la charge et la responsabilité de
bien utiliser les ressources mises à leur disposition par l'agence, tel que défini dans le
plan de travail ou le document de programme. Il existe trois modalités de transfert de
fonds:

a) Les remises directes d’espèces - l'agence remet les fonds au PE avant qu’il ne prenne
des engagements et n’effectue des dépenses pour mener à bien les activités
convenues dans le plan de travail;

b) Les paiements directs - l'agence remet directement des fonds aux fournisseurs et
autres tiers pour les engagements pris et les dépenses encourues par le PE pour
mener à bien les activités convenues dans le plan de travail; et

c) Les remboursements - l'agence remet les fonds au PE pour les engagements pris et
les dépenses encourues après que les activités convenues dans le plan de travail
aient été menées

1.2 Selon le Cadre HACT de UNDG, les audits sont effectués au cours du cycle
programmatique en fonction du risque du PE et selon la politique de l’agence de l'ONU.
S’il y a plusieurs agences qui transfèrent des fonds au même partenaire d'exécution (PE
commun), l'audit HACT est effectué sur toutes les dépenses déclarées par le PE
commun.

1.3 Les présents termes de référence (TDR) ont été élaborés pour aider les agences des
Nations Unies, les prestataires de services tiers (l’«Auditeur») et les partenaires
d'exécution à mieux comprendre la définition des objectifs, le champ d’application et les
produits livrables d'un audit HACT

2. Normes et objectifs de l’audit

2.1 L'objectif global de l’audit vise à fournir à (aux) l'agence(s) des Nations Unies (s) une
assurance raisonnable sur l'utilisation appropriée des fonds octroyés au Partenaire
conformément aux exigences de reporting de(s) l'agence (s), à (aux) accord (s) avec le
PE, au document de programme, au(x) plans de travail et aux budgets.

2.2 L’audit se fait conformément aux Normes internationales d'audit (ISA) 800, audits
d'états financiers préparés conformément à des référentiels à usage particulier-
Considérations particulières.

2.3 Si l'auditeur est une institution supérieure de contrôle, l’audit sera effectué
conformément aux Normes internationales de l'Organisation internationale des
institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI).

2.4 L’auditeur formulera une opinion sur la régularité, la sincérité et l’image fidèle des
rapports de dépenses, à tous égards importants conformément à la politique comptable

4
 de l’agence et les dépenses autorisées encourues pour la mise en œuvre des activités
telles que stipulées dans les termes de l’accord avec le PE, le plan de travail ou le
document de programme.

2.5 Le relevé des dépenses inclut les opérations de la période d’audit ainsi que les rapports
faisant état du solde des fonds non dépensés et qui sont à verser à la fin de la période
du projet à l’agence qui effectue le financement. Les états de rapprochement bancaire
feront également l’objet de contrôle. Le compte bancaire contrôlé étant celui sur lequel
les fonds sont transférés par l’agence. L’auditeur vérifiera que les justificatifs appropriés
existent pour prouver la validité des dépenses déclarées
2.6 et si les biens et services achetés ont été reçus et utilisés pour la mise en œuvre des
activités conformément au plan de travail ou au document de programme.

2.6 L’auditeur devra vérifier que le montant déclaré sur le relevé des dépenses correspond
au montant inscrit dans le système comptable du Partenaire et s’il y a un
rapprochement entre ce montant et ceux indiqués sur les formulaires FACE pour la
période couverte par l'audit.

2.7 L’auditeur devra également donner son opinion sur l’utilisation des fonds transférés au
PE conformément au plan de travail ou au document de programme, au budget
approuvé et aux dispositions de la convention de financement en vigueur.

2.8 Le rapport d’audit devra chiffrer la valeur monétaire de l'incidence financière nette des
observations de l'audit et identifier clairement les raisons de la notation si l'opinion
d'audit est favorable, défavorable ou un déni de responsabilité.

2.9 L'auditeur évaluera également les principaux mécanismes de contrôle interne du

partenaire d'exécution dans les domaines suivants : gestion du programme, structure
organisationnelle et dotation en personnel, politiques et procédures comptables,
immobilisations et stocks, rapport financier et suivi, passation de marché et attribution
de contrats. En outre, Il fera un rapport sur la faiblesse de certains points de contrôle
donnera ses observations et formulera des recommandations y afférent. Il donnera
une indication des risques associés à ces faiblesses/observations. Les commentaires de
l’équipe du Management du partenaire seront requis.

2.10 Pour l’UNFPA, l’auditeur donne également une opinion sur le fait que les avances
déclarées par le PE sur les formulaires FACE correspondent aux avances versées par
l’UNFPA à travers le compte du Fonds de fonctionnement (OFA) d'Atlas (rapport fourni
par l’UNFPA); l’auditeur donne également une opinion sur le fait que le solde de clôture
de l'OFA déclaré par le PE sur le formulaire FACE correspond au solde de l’OFA dans
Atlas (rapport fourni par l’UNFPA) ainsi qu’aux soldes de trésorerie selon les documents
comptables du PE. Lorsque le PE a un compte bancaire différent, le solde de l’OFA
devrait également correspondre au solde du relevé bancaire.

2.11 Le format et le contenu du rapport d’audit ainsi que la liste des principaux points de
contrôle interne à évaluer sont décrits dans ces termes de références et des formulaires
figurent au niveau des annexes.

5
3. Contexte de recrutement

3.1. L’auditeur est sélectionné sur la base d'une évaluation approfondie des compétences et
des TdR. En outre, il y a un processus d'appel d'offres concurrentiel conformément aux
règles et procédures relatives aux marchés publics et aux dispositions contractuelles des
agences des NU pour les prestataires de services commerciaux.

3.2 L’audit sera effectué dans le pays où le programme est exécuté et aux lieux où le
Partenaire garde les documents relatifs au programme, généralement aux sites
d'exécution du programme. Le bureau pays ou les sièges d’agences nommeront un point
focal chargé de désigner l’auditeur et de communiquer avec le (s) partenaire pour une
meilleure coordination et pour fixer les délais. Lorsqu’il y a des changements au niveau
du lieu et/ou du champ d’application de l’activité, le point focal et l'auditeur évaluent les
besoins, s'entendent mutuellement sur les implications financières et ajustent le
paiement en conséquence.

3.3 A partir de l’accord, du plan de travail ou du document de programme signé par l'agence
et le Partenaire ainsi que les renseignements supplémentaires qui doivent être fournis
conformément à l'article 6, l’auditeur pourra comprendre le contexte d’exécution du
programme qui fait l’objet de l’audit.

4. Compétence et composition de l'équipe

4.1 Compétences et Expérience

4.1.1 En acceptant ces TdR, l’auditeur confirme qu'il/elle remplit au moins une des conditions
suivantes:

a) L’auditeur est un comptable professionnel (ou un cabinet de comptables

professionnels) qui est membre d'un ordre ou d'une institution nationale d’audit ou
de comptabilité, qui est en même temps membre ou associé de la Fédération
internationale des comptables (IFAC).1

b) L’auditeur fait partie d'un ordre ou d'une institution nationale d'audit ou de

comptabilité qui est un organisme de réglementation reconnu pour les comptables
et auditeurs professionnels. L’auditeur s'engage à entreprendre le travail
conformément au guide de l'IFAC sur les normes internationales d'audit et de
contrôle qualité, y compris de Code d'éthique.

c) L’auditeur est inscrit au registre public d'un organisme de contrôle public dans un
pays tiers en qualité de Commissaire aux comptes et ce registre est soumis aux
principes de contrôle public prévus par la législation du pays concerné (Ceci
s’applique aux auditeurs et cabinets d’audit installés dans un pays tiers).

4.1.2 L’auditeur est soumis aux exigences éthiques en la matière, y compris celles relatives à
l'indépendance et aux conflits d'intérêts liés aux missions d’audit HACT. Les exigences
éthiques dont il s’agit sont normalement celles indiquées aux Parties A et B du Code de
1
Vous trouverez une liste des membres et associés de l'IFAC au
http://www.ifac.org/about-ifac/membership/members

6
 déontologie des comptables professionnels du Conseil des normes internationales de
déontologie comptable (IESBA) relatif à l’audit d’états financiers ainsi qu'aux exigences
nationales qui peuvent être plus contraignantes.

4.1.3 En outre, les agences demanderont aux bureaux pays de donner leur avis sur la
prestation et la qualité du travail d’audit sur le terrain, sur les résultats des audits
fournis par les auditeurs désignés dans leurs domaines respectifs ainsi que sur les
évaluations faites à partir des indicateurs clés de performance (dans un format conçu
par les agences comme par exemple l’examen et la vérification des échantillons, le
niveau de satisfaction des clients après l’audit, etc.).

4.2 Composition de l'équipe

4.2.1 La composition de l'équipe d'audit devrait permettre à l'auditeur de se conformer aux

Normes internationales d'audit. Pour une mission d’audit, il est conseillé d’avoir une
équipe composée d’auditeurs de différentes catégories ayant une ancienneté variable.
L’équipe devrait être composée d’un ou de plusieurs chefs d'équipe hautement
qualifiés, d’experts et d’assistants. Le nombre de membres dépendra de l'objet de
l’audit, du volume et de la taille du ou des programmes à auditer.
2
.

4.2.2 L’auditeur principal doit avoir au moins 10 ans d'expérience pratique en audit. L'équipe
sera dirigée par un auditeur professionnel dûment certifié, comme par exemple un
expert-comptable (CA), un expert-comptable agréé (CCA), un comptable public agréé
(CPA) ou un auditeur agréé (CA). L'équipe doit également être expérimentée dans
l'application des Normes internationales d'audit. L'auditeur doit employer le nombre de
personnes qu’il faut et ces derniers doivent avoir les qualifications professionnelles
requises ainsi qu’une bonne expérience des Normes internationales d'audit (ISA).
L’équipe doit également avoir une expérience dans l’audit de structures ayant une taille
et une complexité similaires à celles de la structure objet de l’audit.

5. Documents à présenter à l’auditeur

5.1 Dans le cadre de la mission d'audit, l'agence(s) des Nations Unies et le partenaire
d'exécution mettront à la disposition de l’auditeur toutes les informations qui les
concernent et qui sont en rapport avec l’audit avant même le début de la mission. Il
s’agit notamment de :

a) Les informations précises sur le programme (voir annexe I)

b) le(s) Accord(s) du Partenaire(s) d'Exécution et le(s) Plan(s) de Travail ou Document(s)

de Programme correspondants à la période couverte par l’audit;

c) Le relevé des dépenses, le CDR ou son équivalent, tel que défini par les directives
spécifiques aux organisations des Nations Unies;

d) Les formulaires d'autorisation de financement et de certification des dépenses

(FACE) inclus dans le relevé des dépenses, le CDR ou son équivalent, leur exactitude
et exhaustivité dûment certifiés

7
e) La micro évaluation du HACT du partenaire d'exécution audité;
f) Les rapports d’audit et de vérifications ponctuelles précédents;

g) Le relevé des actifs et équipements (si nécessaire et tel que défini par les directives
spécifiques aux organisations des Nations unies);

h) La situation de trésorerie/compte d'exploitation (si nécessaire et tel que défini par

les directives spécifiques aux organisations des Nations unies);

i) Le relevé des stocks (si nécessaire et tel que défini par les directives spécifiques aux
organisations des Nations unies);

j) les demandes de paiement direct autorisées et effectuées pour le compte du

partenaire d'exécution et incluses dans le relevé des dépenses (c'est-à-dire le CDR
ou son équivalent), le cas échéant;

k) la liste des décaissements effectués par l'agence des Nations Unies (le cas échéant)
dans le cadre des services d'appui aux partenaires d'exécution;

l) Pour l’UNFPA, les avances versées par l’UNFPA à travers l’OFA ainsi que le solde de
clôture de l’OFA dans Atlas;

m) Tout autre rapport utile.

n) Les renseignements supplémentaires qui ont un rapport avec l’audit et que

l’auditeur peut demander à l'agence des Nations Unies et au partenaire;

o) L’accès illimité aux personnes employées par le Partenaire et que l’auditeur juge
nécessaire de rencontrer pour obtenir des preuves relatives à l’audit.

8
6. Restrictions

6.1 L’auditeur devra signaler à l'Agence des Nations Unies toute tentative du Partenaire de
restreindre la portée de l’audit ou tout manque de coopération de sa part. Si, après
avoir accepté la mission, l'auditeur se rend compte que l’équipe de gestion du
partenaire qui doit être audité a limité la portée de l’audit, ce que l’auditeur considère
comme susceptible de donner lieu à l’expression d’une opinion Favorable ou d’une
opinion assorti de réserves, il doit demander à cette administration de lever cette
restriction. En cas de restriction de la portée de son travail avant ou pendant l’audit,
l’auditeur devra en informer l'agence des Nations Unies concernée le plus tôt possible.
L’auditeur devra alors recueillir l’avis de l'agence des Nations Unies sur les mesures
nécessaires, l’opportunité de poursuivre l’audit et si oui la façon de procéder ainsi que la
démarche à suivre pour savoir si les changements qui affectent la portée de l'audit ou le
calendrier sont acceptables.

7. Procédures d’audit

7.1 La période d'audit s’étend normalement sur 12 mois avec des dates précises proposées
par l'agence des Nations Unies. L'agence peut modifier la période d’audit afin de la faire
correspondre à la période réelle de mise en œuvre des activités annuelles du
programme.

7.2 L’audit est basé sur les dépenses totales concernant les fonds fournis par l'agence des
Nations Unies chargée de l’exécution et qui ont été déclarées par le partenaire
d'exécution au cours de la période d’audit. Le relevé des dépenses peut être la somme
des CDR ou la somme des CDR équivalents téléchargés pour le PE à partir du système de
l'agence des Nations Unies ou préparée par le PE dans leur format de rapport. L’audit
couvre toutes les dépenses engagées à travers les trois modalités.

7.3 L'auditeur doit vérifier que le relevé des dépenses se rapproche du total des dépenses
déclarées sur les formulaires FACE (et les demandes de paiement direct, le cas échéant)
soumises par le PE au cours de la période de l'audit. Chaque variation devra être
documentée et mentionnée dans le rapport d'audit.

7.4 L'auditeur est tenu de vérifier que les dépenses décrites dans le relevé des dépenses
correspondent au rapport comptable du partenaire d'exécution et qu'elles sont
conformes au plan de travail ou document de programme et au budget approuvés et
sont justifiées par des documents fiables.

7.5 L'auditeur effectuera l’audit dans le but d'obtenir une assurance raisonnable sur
l’absence d’erreurs significatives dans le relevé des dépenses. Un audit implique
l’application de toutes les procédures nécessaires dans le but d’obtenir des éléments
probants sur les montants déclarés dans le relevé des dépenses.

7.6 L’auditeur est tenu de déclarer l'incidence financière nette des dépenses non prises en
charge et non admissibles.

7.7 A travers l’évaluation des questions importantes du questionnaire de microévaluation du

HACT version 2016 (elles figurent à l'annexe III) et la vérification de la mise en œuvre des
9
recommandations de micro-évaluation, l’auditeur doit confirmer que les principaux
mécanismes de contrôle existent et fonctionnent correctement. L'évaluation des
principaux mécanismes de contrôle est effectuée dans le cadre de l'examen détaillé des
dépenses. Lorsque le contrôle ne peut être évalué à travers l'examen détaillé des
dépenses, il faudra nécessairement utiliser d’autres moyens de vérification du contrôle.

10
8. Rapport d’audit

8.1 L’auditeur devra présenter un rapport d'audit conformément à l'ISA en utilisant le

modèle de rapport d'audit indiqué à l'Annexe II. Il est demandé à l’auditeur d’utiliser
partout le même format pour tous les audits.

8.2 Le rapport d'audit doit au moins inclure :

a) L’opinion d’audit;
b) La période couverte par l’opinion d'audit;
c) Le montant total des dépenses auditées;
d) Les observations et recommandations de l’audit;
e) Les dépenses non éligibles;
f) Les faiblesses des principaux mécanismes de contrôle interne;
g) L’opinion sur les OFA (uniquement pour l’UNFPA);
h) Le relevé des dépenses ou le CDR au cours de la période d’audit;
i) Les formulaires FACE soumis au cours de la période d’audit.

8.3 En présentant l'opinion de l’audit, l’auditeur devra chiffrer de manière précise

l'incidence financière nette et indiquer clairement les raisons de la notation (le cas
échéant). Même si les conclusions financières sont inférieures au seuil d’importance
relative, l’auditeur est toujours tenu de les mentionner, même si le montant en dollar
est faible, pour permettre à l'agence des Nations Unies de recouvrer ces montants
auprès des partenaires. Dans le cadre de l’élaboration du rapport, ces types de
renseignements devront également être recueillis. Les conclusions qui ne sont pas liées
aux finances mais qui ont des incidences financières pourraient également conduire à
une modification de l’opinion d’audit.

8.4 Tout commentaire qui figure dans le rapport d’audit et qui restreint sa distribution
et/ou son utilisation sera considéré comme nulle et non avenue.

9. Les Différentes opinions d’audit

9.1 Le rapport d’audit devra inclure l'une des quatre opinions suivantes:

a) Opinion sans réserve

Une opinion sans réserve est exprimée lorsque l'auditeur conclut que les états financiers
donnent une image juste et fidèle ou sont présentés fidèlement, à tous égards
importants, conformément au cadre de présentation de l’information financière
applicable.

b) Opinion avec réserve

Une opinion avec réserve est exprimée lorsque l’auditeur conclut qu’une opinion
sans réserve ne peut être exprimée, mais que les incidences d’un désaccord avec
l’équipe de gestion ou d’une limitation de la portée ne sont pas suffisamment
significatives ou généralisées pour justifier un avis défavorable ou une mise en garde

11
 sur la limite de l’intervention. Une opinion avec réserve doit être exprimée « sous
réserve » des incidences du ou des éléments sur lesquels porte la réserve.

c) Impossibilité d’exprimer une opinion

Elle est formulée lorsque les incidences éventuelles d’une limitation de la portée
sont si significatives et généralisées que l’auditeur n’a pas été en mesure d’obtenir
des éléments probants suffisants et appropriés et, en conséquence, est incapable de
donner une opinion sur les états financiers.

Avis défavorable

Un avis défavorable est exprimé par un auditeur lorsque les états financiers sont
assez mal présentés, inexacts et ne reflètent pas fidèlement les dépenses engagées
et présentées dans les états financiers (relevé des dépenses, situation de trésorerie,
relevé des actifs et de l’équipement).
Un avis défavorable est exprimé lorsque les incidences d’un désaccord sont assez
significatives ou généralisées sur les états financiers pour que l’auditeur conclue que
l’évaluation du rapport est inappropriée pour divulguer le caractère trompeur ou
incomplet des états financiers.

10. Classement des conclusions de l’audit

10.1 L’auditeur fera un rapport séparé des faits liés à certains points identifiés au cours de
l’audit.

10.2 Les conclusions et observations ayant une incidence financière devraient être classées
dans l'une des catégories suivantes:

a) Aucun document justificatif

b) Documents justificatifs insuffisants
c) Erreur de césure d’exercice
d) Dépenses non engagées aux fins du projet
e) Absence de preuve de paiement
f) Absence de preuve sur la réception des produits/services
g) Demande de remboursement de la TVA incorrecte
h) Dépassement des taux d’indemnités journalières
i) Prix excessif
j) Intérêts bancaires non déclarés
k) Dépenses d’appui mal calculées
l) Dépenses déclarées mais les activités non réalisées
m) Avance déclarée comme dépenses
n) Engagements traités comme des dépenses
o) Coûts salariaux inéligibles
p) Coûts inéligibles (autres)

12
10.3 L'auditeur devra évaluer l'efficacité des principaux contrôles internes énumérés dans
l'Annexe III. Les principaux contrôles internes qui ne sont pas correctement effectués
doivent être classés en fonction des domaines d’intervention suivants:

a) Partenaire d'exécution;
b) Gestion du programme;

c) Structure organisationnelle et dotation en personnel;

d) Politiques et procédures comptables

o Général

o Répartition des tâches

o Budgétisation
o Paiements
o Etat de la petite caisse et du compte bancaire
o Autres bureaux et structures

13
 e) Immobilisations et stocks;
f) Rapports financiers et suivi;
g) Passation de marché et attribution de contrats;

h) Autres faiblesses du contrôle interne.

10.4 Les observations de l’audit devraient être classées en fonction de la priorité des
recommandations d'audit et des éventuelles sources de problèmes. Le classement des
observations de l’audit constitue une base sur laquelle la direction de l'agence des
Nations Unies doit s’appuyer pour prendre en charge les questions comme suit:

Les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des

risques
Elevé ne sont ni mis en place, ni fonctionnels. Le manque de contrôle peut
(critique) considérablement affecter la capacité du PE à gérer efficacement et à
rendre compte de l'utilisation du financement de l'agence. Une action
rapide est nécessaire pour s'assurer que l'agence n'est pas exposée à des
risques élevés. Si des mesures ne sont pas prises, cela pourrait entraîner
des conséquences négatives pour l'organisme qui octroie le financement.
Les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des
risques
Moyen ont été dans l'ensemble mis en place et sont fonctionnels, mais ils doivent
(importan être améliorés. Le manque de contrôle peut influer sur la capacité du PE à
t)
effectuer une gestion efficace et à renseigner sur le financement de
l'agence. Il faut agir pour s'assurer que l'organisme qui finance n'est pas
exposé à des risques jugés modérés. Si des mesures ne sont prises, il
pourrait y avoir des conséquences négatives pour l'agence.
Les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des
risques
ont été correctement mis en place et fonctionnent parfaitement. Aucun
Faible
problème n'a été identifié comme étant susceptible d'affecter le PE dans sa
capacité à gérer efficacement et à faire un rapport sur l'utilisation du
financement de l'agence. L'action est souhaitable et devrait aboutir à un
contrôle accru ou à une meilleure rentabilité. Si les petites
recommandations sont traitées lors de la réunion de clôture, elles n'auront
pas besoin d'être incluses dans le rapport d'audit.

11. Autres exigences

11.1 Rapport - Langue

11.1.1 Le Rapport d’audit doit être présenté en anglais ou en français, comme convenu entre
l'Agence des Nations Unies et l’Auditeur, avant la mission d'audit. Les rapports préparés

14
 dans une autre langue devront être traduits par l’Auditeur dans l'une de ces deux
langues. La traduction ne doit pas retarder la livraison des documents dans les délais
convenus.

11.2 Calendrier pour la soumission des Rapports d’audit provisoires et finaux

11.2.1 Le chronogramme d’intervention et de livraison des livrables dans l'énoncé des travaux.
L’Auditeur devra respecter les procédures et le calendrier pour la conduite des travaux
sur le terrain et la soumission des rapports (y compris les rapports provisoires et finaux).
Si les observations des autres parties (c'est-à-dire l'agence des Nations Unies) et / ou le
Partenaire) ne sont pas communiquées dans les temps, l’Auditeur devra documenter
ses retards dans ses documents de travail et le mentionner le rapport d'audit.

15
11.2.2 Les documents du travail d’audit et les documents connexes doivent être mis à la
disposition de l'agence des Nations Unies et conservés par l’auditeur pendant une
période minimale de sept ans après la publication des rapports. Ils doivent être mis à la
disposition de l'agence des Nations Unies pour examen, sur demande, à tout moment
pendant cette période.

11.3 Processus de soumission

11.3.1 La soumission des documents finaux à l'Agence des Nations Unies se fera directement en
format papier et électronique.

11.4 Procédures de suivi

11.4.1 L'auditeur est tenu de soumettre le projet de rapport à l'agence (s) des Nations Unies et
au Partenaire pour les commentaires du Partenaire. Le Partenaire doit émettre ses
observations, le cas échéant, dans les sept jours suivant la présentation du rapport de
l'auditeur.

11.4.2 Après avoir finalisé le rapport d'audit, l'auditeur devra le soumettre à l'agence des
Nations Unies pour permettre à cette dernière d’effectuer le suivi avec le partenaire
pour discuter et convenir des mesures et des actions correctives à prendre. L'auditeur
peut, le cas échéant, être sollicité pour donner des précisions ou examiner des
informations supplémentaires concernant l’audit et les rapports.

11.5 Autres observations

11.5.1 Les cas de fraude ou de présomption de fraude doivent être portés à l'attention
immédiate de l'agence des Nations Unies dès que possible, sans attendre la publication
du rapport d'audit.

11.5.2 L'auditeur et le personnel doivent assurer la confidentialité de toute information obtenue

dans le cadre des services d’audit effectués pour le compte de l'agence des Nations Unies.

12. Audit du partenaire en commun

12.1 Si le PE est financée par deux agences des NU ou plus, l’auditeur doit effectuer les
procédures d'audit sur chaque relevé de dépenses ou l’équivalent afin de pouvoir
exprimer une opinion séparée sur le fait que les fonds transférés au PE par chaque
agence étaient utilisés de manière appropriée et conformément au plan de travail et au
contrat de chaque agence. Le degré d’importance doit être déterminé individuellement
pour chaque agence qui finance en fonction du montant des dépenses déclarées à
chaque agence.

12.2 Pour chaque agence qui finance, l’auditeur doit inclure les éléments suivants dans le
rapport d’audit, de manière séparé:
a) L’opinion d'audit;

b) La période couverte par l’opinion d'audit;

16
 c) Le montant total des dépenses auditées;

d) Les observations et recommandations de l’audit;

e) Les dépenses non éligibles;

f) Le relevé des dépenses ou CDR pour la période d’audit;

g) Les formulaires FACE soumis pour la période d’audit.

12.3 L'évaluation des principaux contrôles internes et le rapport sur les principales faiblesses du
contrôle interne sont effectués au niveau du partenaire d'exécution et ne sont pas
spécifiques à l'agence.
12.4 L'agence des Nations Unies qui sollicite l'audit HACT conformément à ses directives est
considérée comme l’Agence responsable qui doit commanditer l’audit. l’Agence
responsable est chargée d'informer les autres agences des NU qui financent sur l'audit à
venir et devra leur demander de soumettre à l'avance les documents à présenter à
l’auditeur.

17
18
Annexe I: Informations spécifiques au programme
Les informations suivantes doivent être complétées par l’Agence responsable et transmises à
l’auditeur au début de la mission.

Nom du partenaire d’exécution

Code du partenaire d'exécution ou code

d'identification dans les registres de
l'UNICEF, du PNUD et de l'UNFPA
Coordonnées du partenaire d'exécution
(nom de la personne-ressource, adresse
email et numéro de téléphone)
Nom du programme

Numéro de programme / Code de projet /

ID selon les registres des NU
Emplacement (s) du programme
Emplacement (s) des registres

Devise qui figure sur les dossiers

Période couverte par l’audit
Fonds reçus de l'UNICEF / PNUD / UNFPA
pendant la période couverte par l'audit
Dépenses encourues / déclarées à
l'UNICEF / PNUD / UNFPA au cours de la
période couverte par l'audit
Date fixée pour le démarrage des travaux
de terrain
Délai de soumission (y compris les rapports
préliminaire et final à la direction de
l'agence locale)
Logistique pour effectuer la soumission
Toute demande particulière à prendre en
compte durant la mission
Modalités de transfert de fonds au PE
utilisées par les agences des Nations Unies

19
Annexe II: Modèle de rapport d’audit proposé

NOM DE L'AGENCE OU DES AGENCES DES NATIONS

UNIES

RAPPORT D'AUDIT

Audit du partenaire d'exécution:

Nom du partenaire d'exécution

Pays: Nom du pays

Auditeur: Nom du cabinet d'audit

Période couverte par l’audit: Du JJ MOIS 20YY au JJ MOIS 20YY

20
Table des matières

1. Résumé 3
2. Opinion d'audit 4
3. Résultats financiers 5
4. Évaluation des principaux contrôles internes 7
Annexe I - Relevé des dépenses ou des CDR pour la période
d'audit 8
Annexe II - Formulaires FACE pour la période d'audit 9

21
22
1. Résumé
[L’Agence des Nations Unies] a engagé [nom du cabinet d’audit] le [date] pour effectuer un audit des dépenses déclarées
par le partenaire d'exécution pour la période de [Date début] à [Date finale] 20XX. L’audit a été mené conformément aux
termes de référence d'un audit HACT en vertu du Cadre opérationnel harmonisé pour la remise d'espèces (HACT).

Le tableau ci-dessous présente un résumé des conclusions de l’audit qui ont été notées:

Tableau 1.1 - Résumé des conclusions de l’audit

No. des principales faiblesses

du contrôle
Nombre
de
Partenaire d'exécution constata Risq
Dépenses Conclusions % Des tions ue
vérifiées US financières dépenses Opinion d’ordre Risque moye Risque
$ US $ vérifiées d'audit financier élevé n faible
Sans
Nom du partenaire d'exécution - - - réserve - - - -

Sans
Total - - - réserve - - - -

23
2. Opinion d'audit
[Nous avons vérifié la déclaration des dépenses ci-joint («la déclaration») de [insérer le
nom du partenaire d’exécution] (le «partenaire d'exécution» ou «PE»), dans le cadre du
[insérer le titre officiel du programme] pour la période [insérer la période couverte]. La
déclaration a été préparée par l’administration de [insérer le nom du partenaire
d'exécution] conformément aux modalités et conditions du Contrat.

Responsabilité de la direction pour la déclaration

La direction du partenaire d'exécution est responsable de l’élaboration de la déclaration

conformément aux termes et conditions du Contrat et du contrôle interne qu’elle juge
nécessaire pour permettre la préparation d'une déclaration exempte d'anomalies
significatives, qu'il s'agisse de fraude ou d'erreur.

Responsabilité de l'auditeur

Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion dans la déclaration à partir de

notre audit. Nous avons effectué notre audit conformément aux Normes internationales
d'audit. Ces normes exigent que nous puissions nous conformer aux règles de
déontologie et que nos travaux soient organisés et exécutés de façon à obtenir
l’assurance raisonnable que la déclaration ne comporte pas d’anomalies significatives.

Un audit implique la mise en œuvre de procédures afin de recueillir des éléments

probants sur les montants et les informations présentés dans la déclaration. Le choix
des procédures relève du jugement de l’auditeur, de même que l’évaluation des risques
d'anomalies significatives dans la déclaration, qu'il s'agisse de fraude ou d'erreur.
Lorsque l’auditeur effectue ces évaluations de risques, il considère que le contrôle
interne a un rapport avec l’élaboration de la déclaration, dans le but de définir des
procédures d’audit appropriées en la circonstance, mais non pour exprimer une opinion
sur l'efficacité du contrôle interne du projet. Un audit comporte également l’appréciation
du caractère approprié des politiques et pratiques comptables appliquées et du
caractère raisonnable des estimations comptables effectuées par la direction, ainsi
qu’une évaluation de la présentation de la déclaration.

Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et
appropriés pour justifier notre opinion.

Opinion

[Insérer l'un des quatre types d’opinions définis dans l'article 9 des termes de références de
l'audit]

Nom et signature du partenaire

Date du rapport

Nom du cabinet d'audit

Adresse du cabinet d'audit
24
25
3. CONLUSIONS financières

Constats impact financier 1

Titre (Catégorie):

Montant [mon. locale]:

Montant US $:

Description

Recommandation
Commentaires du PE

Conclusions financières 2 Constats impact financier 1

Titre (Catégorie):

Montant [mon. locale]:

Montant US $:

Description

Recommandation
Commentaires du PE

Conclusions financières 3 Constats impact financier 1

Titre (Catégorie):

Montant [mon. locale]:

Montant US $:

Description

Recommandation
Commentaires du PE

26
4. ÉVALUATION DES PRINCIPAUX CONTRÔLES
INTERNES
4.1 Nous avons constaté que le partenaire d'exécution [avait] / [n'avait pas] mis en œuvre
toutes les recommandations de la microévaluation effectuée le [insérer la date de la
dernière évaluation]. Les recommandations qui n'ont pas été mises en œuvre sont
présentées dans le tableau ci-dessous:

Recommandation Observation de l’audit Réponse du PE

4.2 Nous avons examiné la mise en œuvre des principaux contrôles internes applicables
et relevé les principales faiblesses du contrôle interne:

Principale Évaluation
Domaine Réponse du
observation des Recommandations
considéré PE
du contrôle risques
Partenaire d’exécution
Gestion du
programme
Structure
organisationnelle et
dotation en personnel
Politiques et
procédures
comptables
Répartition générale
des tâches
Budgétisation
Paiements
Etat de la petite
caisse et du compte
bancaire
Autres bureaux et
structures
Immobilisations et
stocks;
Rapports financiers et
suivi
passation de marché
et attribution de
contrats.
Autres faiblesses du
contrôle interne

27
ANNEXE I - DECLARATION DES DÉPENSES OU CDR
POUR LA PÉRIODE D'AUDIT

28
29
ANNEXE II - FORMULAIRES FACE POUR LA
PÉRIODE D'AUDIT

30
Annexe III: Principales questions de contrôle interne relatives à la
Microévaluation HACT

Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques /

commentaires
1. Partenaire d'exécution
1.1. Est-ce que le PE est légalement enregistré?
Si oui, est-il conforme à l'enregistrement?
Veuillez prendre note du statut juridique et de la
date d'enregistrement de la structure.
1.2. Si le PE a bénéficié de ressources des
Nations Unies dans le passé, est-ce que des
manquements importants ont été signalés dans
la gestion, y compris pour des activités
d'assurance antérieures.
1.3. Est-ce que le PE dispose d'obligations
légales en matière de rapport? Si oui, sont-elles
conformes à ces exigences au cours des trois
exercices précédents?
1.4. Si d'autres bureaux / structures externes
participent à la mise en œuvre, le PE dispose-t-il
de politiques et procédures pour assurer une
surveillance et un suivi appropriés de
l'exécution?
1.5. Est-ce que le PE démontre une stabilité
financière de base dans le pays (ressources de
base, tendance de financement). Fournir le
montant de l'actif total, du passif total, des
revenus et des dépenses pour les trois exercices
actuels et antérieurs.

Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques /

commentaires
2. Gestion du programme
2.1. Est-ce que les plans de travail précisent les
résultats attendus et les activités à mener pour
atteindre les résultats, avec un calendrier et un
budget pour les activités?
2.2. Est-ce que le PE effectue et documente des
activités régulières de suivi telles que les
réunions d'examen, les visites de sites pour les
projets, etc ?

31
Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques /
commentaires
3. Structure organisationnelle et dotation en personnel
3.1. Est-ce que les pratiques en matière de
recrutement, d'emploi et de personnel du PE
sont clairement définies et suivies, tout en
adoptant des principes de transparence et de
concurrence?
3.2. Est-ce que la structure organisationnelle des
services de gestion des finances et des
programmes, ainsi que la compétence du
personnel sont-elles appropriés à la complexité
du PE et à l'ampleur des activités? Identifier le
personnel clé, y compris les titres de poste, les
responsabilités, les informations sur la formation
et l'expérience professionnelle.
3.3. Le poste en charge de la comptabilité / des
finances du PE est-il doté d'un personnel
approprié pour s'assurer que des contrôles
suffisants sont en place pour gérer les fonds de
l'agence?

Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques /

commentaires
4. Politiques et procédures comptables

4.a. Général
4.1. Le PE dispose-t-il d'un système comptable
qui permet un enregistrement correct des
transactions financières auprès des organismes
des Nations Unies, y compris l'affectation des
dépenses en fonction des composantes, des
catégories de décaissement et des sources de
financement respectifs?
4.2. Est-ce que le PE dispose d'une méthode
appropriée d'allocation des coûts qui garantit
une répartition précise des coûts entre les
différentes sources de financement
conformément aux accords établis?
4.3. Tous les documents comptables et
justificatifs sont-ils conservés dans un système
organisé qui permet aux utilisateurs autorisés
d'y accéder facilement?
4.b. Répartition des tâches
4.4. Les responsabilités fonctionnelles suivantes
sont-elles exercées par différentes unités ou
personnes: (a) autorisation d'exécuter une
opération; B) enregistrement de la transaction; Et
(c) sauvegarde des actifs impliqués dans
l'opération?
4.5. Est-ce que les fonctions de commande, de
réception, de comptabilisation et de paiement

32
des biens et services sont réparties de façon
appropriée?
4.6. Les rapprochements bancaires sont-ils
préparés par des personnes autres que celles
qui effectuent ou approuvent des paiements?
4c. Système de budgétisation
4.7. Les budgets sont-ils préparés pour toutes
les activités de façon suffisamment détaillée
pour constituer un outil utile pour le suivi des
performances ultérieures?
4.8. Les dépenses réelles sont-elles comparées
au budget avec une fréquence raisonnable? Des
explications sont-elles nécessaires pour des
variations importantes par rapport au budget?
4d. Paiements
4.9. Est-ce que les procédures de traitement des
factures prévoient :
- des copies des bons de commande et des
rapports de réception à obtenir directement
auprès des services qui les délivrent?
- des comparaisons des quantités, des prix et
des modalités de facturation avec celles
indiquées sur le bon de commande et avec les
enregistrements des biens / services
effectivement reçus?
- une vérification sur l'exactitude des calculs?
4.10. Les paiements sont-ils autorisés à un
niveau approprié? Le PE dispose-t-il d'un tableau
des seuils d'approbation des paiements?
4.11. Toutes les factures sont-elles estampillées
«PAID», approuvées et marquées avec le code
du projet et le code du compte?
4.12. Est-ce que des vérifications ont été
effectuées pour la préparation et l'approbation
des dépenses relatives aux salaires? Les
modifications liées aux salaires sont-elles
dûment autorisées?
4.13. Est-ce que des vérifications ont été
effectuées pour s'assurer que les coûts directs
des salaires du personnel reflètent le temps réel
consacré par le personnel sur un projet?
4.14. Est-ce que des vérifications ont été
effectuées pour étudier les catégories de
dépenses qui ne proviennent pas de paiements
de factures, comme les DSA (perdiems), les frais
de déplacement et la répartition des coûts
internes?
4f. Etat de la petite caisse et du compte
bancaire
4.15. Est-ce que le PE exige des doubles
signatures / autorisations pour les transactions
bancaires? Les nouveaux signataires sont-ils
approuvés à un niveau approprié et les mises à
jour sont-elles effectuées en temps opportun
après le départ des signataires?
4.16 Est-ce que le PE conserve un journal de
caisse approprié et à mis à jour, qui enregistre
les reçus et les paiements?

33
4.17 Est-ce que les rapprochements des soldes
bancaires et des livres comptables sont
effectués mensuellement et correctement
approuvés? Est-ce que les éléments de
réconciliation significatifs, inhabituels et anciens
ont été documentés?
4.18 Des dépenses importantes sont-elles
payées en espèces? Si oui, le PE exerce-t-il des
vérifications suffisantes sur les paiements en
espèces?
4g. Autres bureaux ou structures
4.19 Est-ce que le PE dispose d'un processus
pour s'assurer que les dépenses des bureaux
annexes ou des structures externes sont
conformes au plan de travail et / ou aux termes
de l'accord?

Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques /

commentaires
5. Immobilisations et stocks
5.1 Les entrepôts disposent-ils d'une sécurité
physique adéquate?
5.2 Le PE dispose-t-il d'un système de gestion
des stocks qui permet d'effectuer le suivi de la
distribution de l'offre?

Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques /

commentaires
6. Rapports financiers et suivi
6.1 Est-ce que les états financiers globaux du PE
sont régulièrement vérifiés par un auditeur
indépendant conformément aux normes d'audit
nationales ou internationales appropriées? Si
oui, veuillez préciser les coordonnées de
l'auditeur ?
6.2 Est-ce que des problèmes majeurs liés aux
dépenses non admissibles impliquant des fonds
des donateurs ont été mentionnés dans les
rapports d'audit du PE au cours des cinq
dernières années?
6.3 Est-ce que le système de gestion financière
est informatisé?

Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques /

commentaires
7. Passation de marché et attribution de contrats.
7.1 Est-ce que le PE exige des autorisations
écrites ou à travers le système pour les achats?
Si oui, évaluer si les seuils d'autorisation sont
appropriés?
7.2 Est-ce que le PE a obtenu suffisamment
d'approbations avant de signer un contrat?

34
7.3 Est-ce que le PE suit un processus bien défini
pour sélectionner les fournisseurs? Est-ce que
les méthodes de passation de marchés officielles
impliquent une large diffusion des possibilités
d'achats?
7.4 Est-ce que le PE suit une approche bien
définie pour assurer un processus d'appel
d'offres et d'évaluation sécurisé et transparent?
Si oui, décrire le processus.
7.5 Lorsqu'un appel d'offres formel est lancé, est-
ce que le PE attribue le marché sur une base
prédéfinie dans le dossier d'appel d'offres en
tenant compte de la réactivité technique et du
prix?

35