Gestion des approvisionnements

Gestion des approvisionnements

1. La fonction approvisionnement

Dans la plupart des entreprises, les matières premières, les composants, les fournitures et
services divers sont acquis à l’extérieur. La compétitivité et la rentabilité de l’entreprise
dépendront des choix ou des arbitrages réalisés à cette occasion.

1.1 Mission de la fonction approvisionnement

La mission de la fonction « approvisionnement » est de procurer à l’entreprise, dans les

meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières,
les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont
l’entreprise a besoin pour ses activités.

1.2. Tâches de la fonction approvisionnement

- connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les

catégories d’achats et surveiller leurs évolutions ;

- collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter

- rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux ;

- programmer, passer les commandes d’achats ;

- suivre les livraisons des commandes ;

- contrôler les réceptions des commandes ;

- analyser l’utilisation des achats dans les différents services ;

- gérer les stocks ;

- fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs.

1. 3. Objectifs de la fonction approvisionnement

- assurer la sécurité et la régularité des approvisionnements ;

- améliorer le rapport qualité/prix des produits achetés ;

- limiter et optimiser le niveau des stocks de matières premières et des fournitures.

1. 4. Obligations de la fonction approvisionnement

La fonction « approvisionnement » doit concilier, en fonction de la stratégie

générale de l’entreprise, les exigences parfois contradictoires des autres fonctions
(commerciale, production, financière).

8
 Gestion des approvisionnements

1. 5. Organisation de la fonction approvisionnement

Il y a un grand nombre de possibilités d’organisation et de structures de cette fonction.

Dans certains cas, elle est rattachée à la fonction « production ». Sans vouloir définir un
modèle normatif d’organisation, cette fonction comprend, généralement, trois services :

- un service « Etudes » ;
- un service « Achats » ;
- un service « Magasins et Stocks ».

Organigramme de la fonction approvisionnement

Directeur des approvisionnements

Service Etude Service Achat Service Magasins et stock

Produits et Réception et

Matières Contrôle

Fournitures et Magasin A
Services

Magasin B

2. LA FONCTION ACHAT

Si le rôle de la fonction approvisionnement est d’assurer la gestion au quotidien des

stocks, la fonction achat, concerne plus particulièrement, toutes les relations avec les
fournisseurs.

Les missions de la fonction achat sont :

- à court terme, d’acquérir et de procurer les produits demandés, conformes en quantité,

qualité et délai avec un niveau de service en conformité avec la politique
d’approvisionnement élaborée par l’entreprise.

- à long terme, d’être à l’écoute des évolutions du marché afin de définir et mettre en
place une stratégie d’achat, (ex : surveiller les niveaux de prix, apparition de nouveaux
fournisseurs…)

- La fonction achat repose sur la relation et la négociation avec les fournisseurs

9
 Gestion des approvisionnements

3. ORGANISATION DES MAGASINS

Quelques principes guident l’organisation matérielle :

- Les références les plus utilisées sont placées aux endroits les plus accessibles ;

-Les manutentions pénibles ou dangereuses sont limitées (on les place éventuellement par
terre) ;

- Des fiches de stock seront établies ;

- Pour un grand nombre de références, une gestion informatisée peut être envisagée;

- La codification des articles stockés est un point très important pour une gestion
informatisée.

4. Gestion des stocks

Le succès d'une organisation est déterminé, entre autres, par sa capacité de proposer le bon
produit (ou service) au bon moment et au bon endroit. Un stockage intelligent contribue de
manière décisive à cet objectif stratégique.

On distingue, en général, différents types de stockage :

- stocks de produits finis;

- stocks d'entrants de fabrication (matières premières, pièces sous-traitées);

- stocks de pièces de rechange et de produits pour la maintenance des équipements de

production;

- stocks d'outillages et d'accessoires;

Vu l'investissement considérable que constituent les stocks, il est impératif, pour toute
entreprise, de tenter de les minimiser. Cette minimisation très souhaitable implique :

- la diminution drastique (voire la disparition ) des pannes de ressources; ceci explique

l'intérêt de plus en plus grand accordé aux problèmes de maintenance;

- l'élimination des rebuts; ceci justifie l'importance stratégique de la philosophie qualité

dans l'entreprise;

- la réduction de la taille des lots de fabrication; ceci requiert des temps et coûts de
changement de série (set up) aussi faibles que possible.

10
 Gestion des approvisionnements

4.1. Inventaire des stocks

Opération très simple dans son principe, l’inventaire des stocks présente des difficultés
pratiques de réalisation.

Il n’est pourtant pas compliqué, sachant que l’on avait 11 articles en magasin le 1er juillet,
que l’on en a acheté 12 et consommé 8 au cours du mois, de conclure qu’il doit en rester 15
le 31 juillet, c’est-à-dire : 11 + 12 – 8. (si l’on connaît le stock en début et en fin de période
ainsi que les entrées, on en déduit les sorties, ou consommations :

11 + 12 – 15 = 8 bouteilles, c’est-à-dire : stock initial + entrées – stock final =

consommations).

A propos de ce calcul, les « spécialistes » parlent d’inventaire permanent. Ses résultats

doivent être confrontés périodiquement à ceux d’un inventaire physique : il s’agit d’aller voir sur
place si les 15 bouteilles sont bien là.

4.2. L’évaluation de la valeur des stocks

Les éléments constitutifs des coûts d’entrée peuvent enregistrer, au cours d’une même
période, des variations plus ou moins importantes, du fait d’un éléments externe (prix d’achat,
par exemple), ou d’un élément interne (par exemple : variation des quantités consommées
pour une période donnée, variation des salaires, etc).

Il en résulte que les entrées successives de matières ou de produits finis en magasin au cours
d’une période donnée ne sont pas nécessairement chiffrées à une même valeur unitaire.
Comment, dans ces conditions, calculer la valeur unitaire à appliquer aux sorties de matières et
de produits semi-finis ou finis ? Il est, en effet, pratiquement impossible, le plus souvent, d’isoler
matériellement dans le magasin les quantités correspondant aux différentes entrées d’une
même matière, ou d’un lot de produits finis, afin de déterminer à quelles entrées
correspondront les sorties du magasin.

Les entreprises utilisent diverses méthodes pour calculer la valeur des sorties de stock.

Parmi les méthodes traditionnelles on distingue :

*Les méthodes dites d’épuisement des lots ;

*La méthode du coût moyen pondéré.

Le Plan Comptable laisse à l’entreprise le choix de la méthode.

11
 Gestion des approvisionnements

4.2.1. Méthode d’épuisement des lots

a- Méthode dite du « premier entré, premier sorti » ou F.I.F.O (First in, First out)

Cette méthode considère que les matières ou les produits entrés les premiers doivent sortir
les premiers. On évalue donc les sorties de magasin au coût des entrées les plus anciennes.
Par voie de conséquence, en fin de période, le solde en magasin (stock existant) est chiffré au
coût des entrées les plus récentes.

b- Méthode dite du « dernier entré, premier sorti » ou L.I.F.O (Last in, First out)

Cette méthode est très exactement l’inverse de la précédente. Elle considère que ce sont les
produits entrés les derniers qui doivent être sortis les premiers. On évalue donc les sorties de
magasin au coût des entrées les plus récentes. Par voie de conséquence, en fin de période,
le solde en magasin est chiffré au coût des entrées les plus anciennes.

4.2.2. Méthode du coût pondéré (C.M.P)

Cette méthode consiste dans son principe à calculer pour chaque nature de matières ou de
marchandises le coût moyen unitaire pondéré en divisant le coût total des entrées successives
par leur quantité totale et à appliquer ce coût ainsi déterminé aux sorties de la période
considérée.