Evaluation du contrle interne: cas du cycle des revenus de Online Creation par Nadine Abiba Ouattara Pigier Cte

d'Ivoire - Diplome Suprieur de Spcialit en Audit et Contrle de gestion 2005 sommaire suivant

INTRODUCTION GENERALE Le contrle interne est envisag comme un dispositif de la socit, dfini et mis en oeuvre sous sa responsabilit. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procdures et d'actions, adapts chaque socit, qui contribue la matrise de ses activits, l'efficacit de ses oprations, l'utilisation efficiente de ses ressources, et doit lui permettre de prendre en compte de manire approprie les risques significatifs, qu'ils soient oprationnels, financiers ou de conformit. Il comprend cinq composantes troitement lies : Une organisation comportant une dfinition claire des responsabilits, disposant des ressources et des comptences adquates et s'appuyant sur des systmes d'information, sur des procdures ou modes opratoires, des outils et des pratiques appropris, La diffusion en interne d'informations pertinentes, fiables, dont la connaissance permet chacun d'exercer ses responsabilits, Un systme visant recenser, analyser les principaux risques identifiables au regard des objectifs de la socit et s'assurer de l'existence de procdures de gestion de ces risques, Des activits de contrle proportionnes aux enjeux propres chaque processus, et conues pour rduire les risques susceptibles d'affecter la ralisation des objectifs, Une surveillance permanente du dispositif de contrle interne ainsi qu'un examen rgulier de son fonctionnement. La conception et la mise en oeuvre du dispositif de contrle interne font partie des attributions de la Direction gnrale, le personnel quant lui est en charge du fonctionnement et de la surveillance du dispositif. L'valuation du dispositif en lui-mme est du ressort des cadres financiers et des contrleurs internes. Le dispositif de contrle interne vise plus particulirement assurer : la conformit aux lois et rglements, l'application des instructions et des orientations fixes par la Direction Gnrale, le bon fonctionnement des processus internes de la socit, notamment ceux concourant la sauvegarde de ses actifs, la fiabilit des informations financires. En effet, une fois les risques identifis, il est ncessaire d'valuer leur impact en cas de survenance. En vue de passer rapidement en revue les risques classiques d'un domaine ou d'un processus, les QCI (questionnaires de contrle interne) constituent une base pratique pour revoir les fondamentaux de contrle interne : Politique dfinie, connue et applique,

 Sparation des fonctions, Ralit des informations, Pistes d'audit, Habilitations, dlgations, autorisations, Codes d'accs informatiques, Manuels de procdures... La fourniture d'une garantie absolue du contrle interne n'est possible que si les objectifs ci-dessous noncs sont atteints. Compte tenu du fait que les risques soient partout et que leurs consquences concernent l'humanit tout entire, le contrle interne dans sa veille des risques, doit pouvoir les : Cibler Identifier Evaluer Classer (organiser) Piloter Matriser Cependant, quels peuvent tre les points de veille au niveau du cycle de revenus d'une entreprise exerant dans le domaine de la communication, pouvant interpeller tout contrleur? Et quelles sont donc les mesures que ce dernier devra mettre en place pour un bon fonctionnement de ce type de structure? C'est dans cet ordre d'ides, qu'ayant t stagiaire dans le cadre de notre mission de soutenance du DSS en Audit et Contrle de gestion au sein du cabinet de formation et de conseils en entreprises KFORCE ; notre tude a port sur l'valuation du contrle interne du cycle de revenus d'une rgie publicitaire. PREMIERE PARTIE : GENERALITES ET DEMARCHE GENERALE D'EVALUATION DU CONTROLE INTERNE

CHAPITRE I : GENERALITES

Section 1 : Gnralits sur le contrle interne 1.1 : Dfinition du contrle interne Selon l'acte uniforme portant sur le droit comptable OHADA, le contrle interne est l'ensemble des scurits contribuant la matrise de l'entreprise. Il a pour but d'assurer d'une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de l'information ; d'autre part l'application des instructions de la direction et de favoriser l'amlioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de l'entreprise pour maintenir la prennit de celle-ci. Cette dfinition met en vidence deux aspects fondamentaux du contrle interne : les aspects comptables du contrle interne, les aspects administratifs du contrle interne. Les aspects comptables regroupent toutes les procdures ou particularits qui dans l'organisation de l'entreprise, favorisent l'tablissement de comptes sincres et rguliers. L'influence de ces procdures doit tre sensible tout au long de l'exercice. En premier lieu, elles doivent favoriser la qualit des travaux journaliers de comptabilisation et garantir l'intangibilit des enregistrements comptables et de pices justificatives.

Ensuite, elles doivent constituer un ensemble de contrle qui jouent un rle normalement la fin de l'exercice ; il existe en effet un ensemble de procdures qui permet d'arrter les comptes avec un maximum de scurit (l'inventaire des stocks par exemple). On retrouve bien les objectifs comptables du contrle interne dans la dfinition que nous avons donn savoir : le contrle interne garantit la qualit de l'information produite par l'entreprise; il s'agira entre autres des documents financiers, le contrle interne doit entraner l'application des politiques et dcisions de la direction, il y a une condition essentielle la qualit du travail comptable, enfin, le contrle interne permet la protection du patrimoine de l'entreprise ; ce qui contribue indirectement assurer la rgularit et la sincrit des comptes. Mais les aspects comptables ne sont pas les seules. Ils s'inscrivent en effet prs d'aspects oprationnels ou administratifs. Les aspects administratifs comprennent l'ensemble des procdures visant promouvoir l'efficacit de la gestion. Il regroupe selon H.F Steller : les contrles qui ne sont pas en relation directe avec la comptabilit ou les aspects financiers d'une entreprise. A titre d'exemple, ces contrles peuvent inclure l'tablissement des standards de qualit, la mise en place d'un programme de formation du personnel, les rapports relatifs l'absentisme et aux accidents ayant caus des pertes de temps . La prise en considration des aspects administratifs enrichit la notion de contrle interne, qui prend un caractre beaucoup plus positif. Le contrle interne n'a plus pour objectif unique la prvention ou la dtection d'irrgularit ; il doit amliorer l'organisation de l'entreprise. Il ne doit pas seulement donner la direction certaines garanties ; il doit aussi amliorer la rentabilit de l'entreprise. Cependant, au regard de cette dfinition tire de l'acte uniforme OHADA, on est en droit de se demander quelles diffrences tablir entre le contrle interne et ses corollaires que sont : l'audit interne, le contrle externe, le contrle de gestion et le contrle budgtaire. 1.2 : Objectifs du contrle interne Le systme de contrle interne ne doit pas tre confondu avec : le contrle de gestion qui s'analyse comme un ensemble de disposition prise pour fournir aux dirigeants et aux divers responsables des donnes chiffres priodiques caractrisant la marche de l'entreprise, le contrle budgtaire qui consiste en un systme de procdures de rapprochement priodiques entre prvisions et ralisations, dont la fiabilit dpend largement de la qualit du contrle interne, l'audit interne qui est fonction de l'entreprise charge de la mise en oeuvre des procdures de contrle interne. Enfin, le contrle externe qui est une fonction exerce par un professionnel externe l'entreprise dans le cadre d'une mission lgale ou contractuelle dont l'objectif est la formulation d'une opinion sur les tats financiers. La phase d'valuation du contrle interne permet l'auditeur d'valuer les procdures et systmes, manuels ou informatiss, utiliss par l'entreprise. Durant cette phase, l'auditeur approfondit sa connaissance des risques inhrents l'activit de l'entreprise, et statue dfinitivement sur les risques de non contrle, c'est--dire sur la capacit des procdures en place neutraliser les risques de perte de patrimoine. Il en dduit les risques d'erreurs possibles sur les tats financiers audits. 1.3 : les principes du contrle interne Il s'agit de principes qui ont t jugs importants citer pour l'entreprise, en vue de l'efficacit des procdures qui y sont mises en place. a) Le principe d'organisation et sparation des fonctions Il stipule que le manuel de procdures dcrit les oprations afin de permettre chacun de savoir ce qu'il doit faire, et quel moment ce dernier doit le faire. Ce principe soutient que l'organisation doit : Etre rationnelle, c'est--dire conue antrieurement aux oprations rationnelles de l'entreprise,

 Etre adopt et adaptable aux objectifs de l'entreprise, Etre vrifiable, concernant la conservation des structures, le respect des circuits mis en place et l'absence de circuits parallles, Respecter la sparation des fonctions. A cet effet, dans le cadre de l'valuation du contrle interne, l'on doit vrifier s'il existe : un manuel de procdures administratives, financires et comptables adapt l'entreprise, Un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les sparations convenables des fonctions notamment : Les fonctions de dcisions (ou oprationnelles) ; Les fonctions de dtentions matrielles des valeurs et des biens ; Les fonctions de contrle b) Le principe d'universalit Ce principe stipule que le systme pour tre efficace ne doit pas exclure de personnes, ni tenir de secteur en dehors du systme. Il doit s'tendre tous les membres de l'entreprise. Toutes les fonctions de l'entreprise, qu'elles que soient les personnes qui les remplissent, sont soumises aux rgles de contrle interne. Il s'agit de voir : si toutes les personnes se conforment aux procdures ; si les procdures sont respectes en tout lieu et en tout temps. c) Le principe d'indpendance Ce principe exprime l'ide que les objectifs du contrle interne (sauvegarde du patrimoine et amlioration des performances) sont atteindre indpendamment des mthodes, procds et moyens de l'entreprise. Il s'agit de vrifier que le paramtrage des systmes automatiss de gestion n'limine pas certains contrles. Par exemple : La suppression d'une criture passe, Le dfaut d'impression possible ou de reconstitution d'information traite en informatique. d) Le principe d'informations et qualit du personnel Ce principe stipule que l'information qui chemine dans les circuits du contrle interne doit tre : Pertinente, autrement dit adapte son objet et son utilisation. Elle doit tre disponible et accessible dans les temps et lieux voulus, Objective, car elle ne doit en aucun cas tre dforme dans un but particulier, Communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin partir des informations reues, Vrifiable, car il doit tre possible d'en retrouver les sources grce des rfrences appropries permettant de justifier l'information et de l'authentifier. Il s'agit pour le contrle interne de vrifier si : L'information rpond certains critres tels que : la pertinence, l'utilit, l'objectivit, la communication et la vrifiabilit ; La qualit du personnel ne fragilise pas l'application des procdures donc l'information. e) Le principe d'harmonie Ce principe signifie que le systme mis en place doit tenir compte des caractristiques de l'entreprise et de l'environnement. Dans le contrle interne, il s'agit de vrifier s'il y a harmonie entre la taille de l'entreprise, le volume et le cot de conception puis d'application des procdures. En ce qui concerne les petites entreprises, la matrise que le chef a de son entreprise devrait lui permettre d'annuler les risques lis au cumul de fonctions du l'insuffisance du personnel. f) Le principe d'auto - contrle

Le principe d'auto - contrle ou d'intgration stipule que les procdures mises en place doivent permettre le fonctionnement d'un systme d'auto - contrle. La distinction des fonctions de l'entreprise (dcision, conservation du patrimoine, comptabilit, contrle) est fondamentale sur le plan du contrle interne, car une sparation des tches permet de raliser un auto - contrle efficace. Section 2 : Notion gnrale sur les oprations du cycle de revenus 2.1 : Dfinition Les oprations concernes par ce cycle d'activits sont celles : de ventes de marchandises et/ou de produits fabriqus ou transforms par l'entreprise. de prestations de services fournies des tiers. Ces oprations sont donc celles que l'entreprise effectue titre principal pour l'obtention d'un revenu. Elles vont couvrir aussi bien les fonctions situes en amont de la vente (approbation pralable des crdits, rception des commandes et prparation des livraisons) que les fonctions d'aval (suivi des comptes, recouvrement et encaissement des crances). 2.2 : Principes comptables relatifs aux oprations du cycle de revenus Les oprations de ventes sont enregistres dans les comptes de produits (classe 7 du plan comptable) par la contrepartie des comptes de trsorerie (vente au comptant) et des comptes de clients (vente crdit). Les ventes sont exprimes hors TVA, cette dernire tant inscrite dans un compte de dettes (vis--vis de l'Etat) et devant tre reverse au cours du mois suivant le mois o elle a t collecte (sous dduction de la TVA rcuprable paye sur les achats effectus par l'entreprise). Les comptes concerns par ce cycle sont : Comptes de bilan : N de comptes Intituls 411 Clients 4162 Crances douteuses 4191 Clients, avances et acomptes reus 4194 Clients, dettes pour emballages et matriels consigns 4441 Etat, TVA due 491 Dprciation des comptes clients Comptes de charges et de produits : N de comptes Intituls 673 Escomptes accords 659 Dotations aux provisions 70 Ventes 701 Ventes de marchandises 773 Escompte obtenus 2.3 : Risques lis aux oprations du cycle de revenus Les risques encourus si le contrle interne est insuffisant sont : le risque d'tablissement de prvisions de chiffres d'affaires irralistes, dans le seul souci d'assurer l'quilibre budgtaire de l'tablissement, le risque de dgradation de la qualit du portefeuille clients, susceptible de perturber gravement le fonctionnement de l'entreprise, le risque d'octroi de crdits des clients non solvables, le risque de retards dans les livraisons ou les mises en place de crdit,

 l'impossibilit de rclamer les factures aux services commerciaux en cas de retard dans leur transmission et de provisionner par des critures comptables les produits recevoir pour les livraisons effectues sans facture correspondante, le risque d'omission de facturation difficilement dtectable et d'tablissement des factures sur des bases errones, le risque d'omission de comptabilisation ou de comptabilisation tardive des factures de ventes, le risque d'altration de la situation comptable des clients, L'impossibilit de procder aux rapprochements des lments extra-comptables avec les montants enregistrs dans les comptes de clients, Le risque de dtournement des rglements des clients, Le risque de gel des comptes et grande propension des clients rgler de manire tardive leurs crances, Le risque d'octroi d'avoir sur des bases subjectives ou fantaisistes, Le risque de dtournements des avoirs accords aux clients et de falsification des comptes de clients concerns, Le risque de comptabilisation tardive, aux mauvaises priodes, des factures de vente, Le risque de comptabilisation de factures de ventes non appuyes par des livraisons de biens ou des prestations de services, Le risque de perte de matrise des comptes de clients et d'apparitions d'carts inexpliqus entre le solde total de la balance individuelle des clients et le soldes du compte collectif des clients, faisant peser une incertitude sur la fiabilit de ces comptes, Le risque d'apparition d'carts inexpliqus entre les montants comptables et les supports extracomptables, La non dtection des omissions ou dtournements ventuels d'encaissements de crances, L'inexactitude de la situation financire et des rsultats prsents, infraction au principe comptable de spcialisation des exercices, l'existence de soldes comptables non-conformes la ralit conomique du moment. CHAPITRE II : DEMARCHE GENERALE D'EVALUATION DU CONTROLE INTERNE Section 1 : Mise en oeuvre de l'valuation du contrle interne On peut distinguer plusieurs phases dans l'valuation du contrle interne. 1.1 : Description des systmes et des procdures L'auditeur prend connaissance du contrle interne de l'entreprise en s'efforant de saisir l'ensemble des mthodes et des procdures qui ont trait son organisation comptable. Il utilise cette fin, un mmorandum descriptif ou des diagrammes de circulation. 1.2 : Confirmation de la comprhension du systme L'auditeur s'assure qu'il a bien compris le systme en vrifiant la description qu'il en a reu : il met en oeuvre cette fin des tests de conformit (ou tests de comprhension). 1.3 : Evaluation prliminaire du contrle interne L'auditeur procde une premire valuation du contrle interne ; il le fait normalement sur la base du questionnaire et de la grille d'analyse. Il dtermine ce stade : Les points forts thoriques du contrle interne, Les points faibles du contrle interne. Les phases suivantes intressent les points forts. En effet, l'auditeur abandonne momentanment les points faibles ; ces derniers seront examins ultrieurement lors de l'examen des comptes. 1.4 : Confirmation de l'application des points forts du systme L'auditeur cherche s'assurer que les points forts sont appliqus de manire permanente. Il met en oeuvre cette fin, des tests de permanence.

1.5 : Evaluation dfinitive du contrle interne A ce stade, l'auditeur est mme de faire la distinction, les points forts et les faiblesses ; l'ensemble de ces lments lui fournit les bases de son valuation dfinitive du contrle interne qu'il porte dans un document de synthse (ou le tableau d'valuation du systme). 1.6 : Rapport d'valuation du contrle interne Pour conclure sur l'valuation du contrle interne, l'auditeur rdigera un rapport d'valuation qui mettra en exergue : Les constats effectus Les forces et les faiblesses Les risques Les incidents sur les tats financiers. Ce rapport lui servira de base pour tablir son programme de contrle des comptes. Section 2 : les outils d'analyse et d'valuation du contrle interne 2.1 : l'entretien Elle consiste en une conversation avec les responsables et leurs collaborateurs sur la base d'un guide d'entretien. Il s'agit pour l'auditeur de connatre les tapes des procdures en interrogeant les diffrents interlocuteurs sur les moindres dtails concernant la ralisation de leurs tches respectives. 2.2 : L'analyse des circuits par diagrammes Un diagramme est un mmorandum descriptif. Il permet de schmatiser les cycles d'oprations par des symboles suivants l'organisation administrative. Il affiche une suite d'oprations faisant apparatre les diffrents documents, postes de travail, les dcisions, les responsabilits et les oprations. C'est la rdaction schmatise de la procdure qui constitue une base pour les tests de conformit. Les tests de conformit faut il le rappeler, servent vrifier que les procdures sont bien appliques. Bien que la prsentation du diagramme puisse varier d'un auteur un autre, l'on retiendra deux modles de prsentation : Le diagramme vertical Le diagramme horizontal Le diagramme vertical (exemple voir annexe 1): le circuit des documents est prsent verticalement et les services, spars par un trait horizontal, sont placs les uns en dessous des autres. Le circuit du document est fait selon l'ordre chronologique, c'est--dire, depuis sa cration jusqu' son archivage ou sa destruction. Le diagramme horizontal (exemple voir annexe 2): la prsentation suit le mme principe que celui du diagramme vertical. Toutefois, la circulation des documents entre les services qui sont juxtaposs les uns ct des autres se fait horizontalement. 2.3 : Les questions et guides opratoires Les questionnaires servent d'talon l'auditeur. Ils lui permettent, grce un grand nombre d'interrogations prcises, d'valuer si les procdures de l'entreprise audite remplissent les objectifs fondamentaux du contrle interne, en dcelant ses forces et ses faiblesses. Les questionnaires se prsentent habituellement sous deux formes : l'une simplifie qui ne motive pas d'autres rponses que le oui ou le non, est appele questionnaires ferms, et l'autre plus complte, qui entrane ncessairement des observations dtailles, est dnomm questionnaires ouverts. Les questionnaires sont tablis l'aide de guides opratoires afin qu'aucune question essentielle ne soit omise. Les questionnaires doivent tre adapts la taille et l'activit de l'entreprise. En se servant des guides opratoires comme questionnaire (ce qui est parfois le cas), l'auditeur peut se surprendre en train de poser des questions inadaptes. La liste des contrles possibles tablie par la compagnie nationale des commissaires aux comptes dans l'encyclopdie des contrles comptables, est tablie par cycle et permet de raliser une analyse quasi exhaustive des procdures de contrle interne. 2.4 : Les grilles d'analyse de contrle interne

Les grilles d'analyses de contrle interne servent dtecter les cumuls de fonction. Il s'agit des tableaux double entre qui permettent de dcomposer la procdure en diffrentes oprations assumes par les agents ou les services de l'entreprise. Dans la dmarche de l'auditeur, cette tape revient identifier les forces et les faiblesses du systme examin. Cette valuation peut se faire soit dans un rapport de synthse, soit par un tableau d'valuation du systme prcisant l'impact des faiblesses sur les tats financiers, les incidences sur la rvision ou les recommandations faire pour amliorer le systme. 2.5 : Le test de conformit ou de comprhension Le test de conformit ou de comprhension des procdures et des points cls mis en place est juste. Il consiste : mettre en oeuvre des tests de cheminement permettant de drouler une procdure complte partir de quelques oprations slectionnes ; raliser des tests spcifiques sur des procdures particulires paraissant peu claires ; oprer en prsence des acteurs intresss la restitution de la description, en vue de recueillir leurs commentaires. Cette formule prsente l'avantage de la simplicit et implique d'avantage les audits aux travaux de l'auditeur. Elle permet de surcrot, de garantir l'auditeur qu'il n'a pas oubli un point important. Aprs avoir valu l'existence d'un dispositif de contrle interne, l'auditeur testera si ce dispositif est appliqu de manire permanente. 2.6 : Le tableau d'valuation du systme Ce tableau qui rsume l'ensemble des constats (forces et faiblesses) dcels l'aide des diffrents outils dvelopps plus haut (les tests de conformit, mmorandums descriptifs, le diagramme de circulation, les questions et guides opratoires, les grilles d'analyse) intgre les analyses suivantes : Les forces du systme de contrle, Les faiblesses du systme de contrle, Les effets possibles de ces faiblesses, L'incidence des faiblesses sur les tats financiers, L'incidence des faiblesses sur le programme d'audit des comptes, Les recommandations faire l'entreprise. DEUXIEME PARTIE : CAS DU CYCLE DE REVENUS DE ONLINE Cration

CHAPITRE I : PRESENTATION DE Online Cration

Section 1 : Gnralits sur Online Cration 1.1 : Historique ONLINE Cration est une socit responsabilit limite au capital de 5 millions de francs CFA, cre en 1998 et situe aux Deux - plateaux. Elle exerce dans le domaine de la rgie publicitaire, ses activits concernent : le graphisme, l'dition, les cadeaux d'entreprise, les sites Web. 1.2 : Structure organisationnelle de Online Cration a) Organigramme de ONLINE Cration DIRECTION

SECRETAIRE

SERVICE COMMERCIAL SERVICE GRAPHISME SERVICE PAO Fonctionnement de l'organigramme Au sein de ONLINE Cration : la direction assure la gestion administrative, tout en supervisant la gestion commerciale, la gestion financire et celle de la production, l'assistante de direction rattache la direction, assure la gestion du standard, la gestion du courrier, la gestion des stocks et de la caisse, ainsi que les relations avec le cabinet comptable, le service commercial est charg de la supervision des travaux, de la prospection, du suivi des clients et des recouvrements, le service graphisme est charg de la conception et de l'laboration des maquettes des supports de communication, le service PAO est charg du traitement des textes en vue de la production de livres. CHAPITRE II : EVALUATION DU DISPOSITIF DU CONTROLE INTERNE DU CYCLE DE REVENUS Section 1 : Description des systmes et procdures 1.1 : Narratif Le cycle des revenus intgre tous les lments concourant la formation du chiffre d'affaires et l'ensemble des produits gnrs par la socit. Les activits de Online Cration, couvrent les domaines du graphisme et de la publication de livre assiste par ordinateur (PAO).

Le cycle des revenus comprend les activits suivantes : vente, facturation, traitement comptable. Suivant l'organigramme de Online Cration mis jour la date de rdaction des procdures, les personnes directement concernes par ce cycle sont : la Direction, l'agent commercial, le graphiste, le paoliste, le comptable, la secrtaire. a) Procdures oprationnelles du cycle de revenus de Online Cration Rception et acceptation des bons de commande La demande de prestations se fait par tous moyens la disposition du client (fax ; tlphone, visite, etc.). L'agent commercial tablit un devis ou une pro forma, suivant le barme et le type de prestation, qui est soumis l'apprciation du client. Ce dernier aprs approbation du devis ou pro forma, envoie le bon de commande accompagn de l'acompte. Traitement de la commande A la suite de l'accord obtenu du client matrialis par le bon de commande, la direction se charge d'organiser les travaux. Elle tablit une autorisation d'excution des travaux en trois (3) exemplaires, un transmis pour excution , un transmis au secrtariat en attente de facturation , le troisime est conserv par la direction et class dans le dossier du client. Suivant le type de commande, les travaux sont affects soit au Graphiste soit au Paoliste, donnant naissance des supports films ou Cd-rom qui sont envoys l'imprimeur. Les travaux commands l'imprimeur se font par Bon de Commande ou Lettre de Commande Online Cration. Les travaux d'imprimerie sont suivis par l'agent commercial qui rend compte de l'volution la Direction, jusqu' la livraison des commandes. Livraison de la commande Toute ralisation de prestation est valide par un bordereau de livraison. Celui-ci est dcharg par le client pour attester la rception des travaux effectus par Online Cration. Facturation Aprs l'autorisation et l'acceptation du client, les doubles des bordereaux sont adresss la Secrtaire pour facturation aux clients. Ils sont tablis en trois (3) volets dont la rpartition est la suivante : le 1er volet est conserv par l'excuteur des travaux, le 2me volet avec un exemplaire de la facture est conserv la Comptabilit Gnrale pour enregistrement (secrtariat), le 3me volet au dossier du client. Les factures sont tablies en trois (3) exemplaire par la Direction et ventiles comme suit : un (1) exemplaire au client, un (1) exemplaire la comptabilit, un (1) exemplaire au dossier du client Les documents servent l'tablissement des factures sont : les devis indiquant les conditions gnrales de prestations,

 les offres de travaux, les bordereaux de livraison Les factures aprs leur tablissement font l'objet d'un contrle arithmtique et de conformit de l'assistant comptable. Les factures contrles et approuves doivent tre transmises le plus rapidement possible aux clients. Le courrier/ coursier est charg de cette transmission. La facture comporte les mentions suivantes conformment aux dispositions du code gnral des impts (CGI, art 223 et suivants) : numro d'ordre chronologique et squentiel, nom et raison sociale du client, adresse de facturation, numro du compte contribuable, date de facturation, numro du bon de commande (contrat, convention ou cahier des charges), numro du bon de livraison ou attestation de rception de travaux, quantit et/ ou dsignation des prestations fournies, prix unitaire des prestations et montant total de la commande, taux et montant de la remise commerciale, taux et montant de la remise exceptionnelle pour paiement au comptant, montant hors taxe de la facture, taux et montant de la TVA et de l'ASDI, montant net payer (TTC) en chiffres et en lettres, visa de la direction ou de toute personne habilite, mention du rgime d'imposition de la socit et du centre des impts Suivi des crances - Recouvrement Le client de Online Cration peut tre une personne physique ou morale. Toute personne physique ou morale effectuant des activits avec Online Cration dispose d'un compte commercial. A cette occasion , il est ouvert une fiche signaltique du client permettant d'obtenir les informations gnrales sur ce tiers et un dossier individuel regroupant un ensemble d'lments internes et externes (double des factures mises rgles,contrats ,attestation de rception de travaux, services, etc. .) . Deux modalits de rglement sont retenues par Online Cration : 50% la commande, Le solde la livraison. Les conditions de rglement constituent un engagement contractuel du client rappel sur toutes les factures mises. Le suivi du respect de ces modalits incombe l'agent commercial. Le suivi comptable des comptes clients entre dans le cadre des travaux comptables dcrits au paragraphe ci-dessous et dans la rubrique traitement comptable. Les comptes clients se caractrisent par une codification 6 chiffres. Par ailleurs, les 3 premiers caractres indiquent la catgorie des clients qui sont les suivants : 411 : Clients ordinaires 416 : Clients douteux et litigieux 418 : Clients, produits recevoir La comptabilit travers la trsorerie est charge de suivre le rglement des crances clients. Elle monte un dossier de contentieux aprs une procdure de relance. La procdure de relance consiste en un nombre d'action qui sont : les courriers d'avertissements, les appels tlphoniques,

 les propositions d'chanciers effectus par la trsorerie avec l'approbation de la Direction. La procdure de relance s'tend sur une priode de trois (3) mois, au terme de laquelle elle monte le dossier de contentieux qu'elle transmet la Direction. le dossier de contentieux comprend : les factures client, objet du litige, les relances. b) Procdures comptables du cycle de revenus de Online Cration Contrle des factures de ventes Le processus de comptabilisation est entirement manuel. En consquence, une attention particulire est accorde aux contrles arithmtiques des factures et aux vrifications de concordance entre les factures et les prestations concernes. Comptabilisation des factures de ventes Le systme de traitement utilis est informatis, la comptabilisation des ventes et le suivi des crances de Online Cration a recours aux supports suivants : un journal des ventes, reprenant de manires journalires et chronologiques les factures de ventes et services dment contrles et approuves, une balance auxiliaire des clients mise jour rgulirement en fonction des factures de ventes mises et des rglements reus des clients, des dossiers individuels de clients contenant les doubles des factures mises rgles ou en instances de rglement. Le systme automatis mis en place assure simultanment les traitements suivants : facturation (logiciel de gestion commerciale interfac avec le logiciel comptable), enregistrement des factures, dition de la balance individuelle des clients Comptabilisation des rglements des clients Ce systme automatis limine les duplications de taches (comptabilisation des factures et report dans les comptes individuels de clients) qui caractrisent le systme manuel. Il assure la rapidit des traitements et limite les risques d'erreurs inhrents au traitement manuel des oprations. Les critures sont passes en oprations selon le schma suivant au journal : 411 Compte clients 706 Services vendues 443 Etat, TVA facture Suivi des comptes clients Cette activit confie au comptable est place sous la supervision de la direction. C'est un moyen de contrle dont le but est de permettre la justification du solde du compte de tiers un moment donn. Ce contrle est mensuel pour les soldes plus de cinq (5) millions de FCFA et trimestriel pour l'ensemble des comptes clients (y compris les comptes soldes nul). Evaluation du portefeuille - clients En fin de priode, plusieurs travaux sont raliss en vue de la dtermination de la correcte valuation des ventes et des crances clients. A titre principal, nous citons les travaux suivants : Respect de la sparation des exercices ou des priodes comptables (la csure) Suivant les rgles comptables gnralement admises, sont rattaches une priode comptable, exclusivement les oprations passes au cours de ladite priode. En consquence, il y a lieu de corriger le niveau des produits en intgrant les prestations ralises non encore factures et en excluant les prestations comptabilises mais non effectues. Le lettrage ou l'analyse de soldes Les analyses de solde doivent tre disponibles dix (10) jours aprs la fin de la priode concerne. Les analyses donnent lieu au lettrage des diffrentes oprations dont le dnouement correct a pu tre constat. Une opration est correctement dnoue si le rglement de la crance est quivalent la

crance prise en comptabilit. Lorsque le lettrage est correctement effectu, l'analyse du compte client correspond au grand-livre (tirage des oprations non lettres uniquement) du compte client concern. A ce document, il y a lieu de joindre une copie des factures concernes. Les fiches d'analyse de compte sont vises par le comptable. La demande de confirmation directe de solde C'est un moyen de contrle qui vise rapprocher les donnes comptables selon deux (2) sources qui sont la comptabilit de Online Cration et les livres du tiers concern. La mise en oeuvre de cette technique sera effectue semestriellement, par la Comptabilit, pour les comptes de soldes suprieurs 5 millions de francs CFA. La demande de confirmation directe de solde est un courrier demandant au tiers de confirmer le solde des oprations passes avec lui dans ses livres. Cette lettre, signe par la Direction doit tre accompagne d'un relev de comptes et d'une enveloppe affranchie au tarif en vigueur Le dclassement des crances ordinaires en crances douteuses ou litigieuses A la fin de chaque mois, les crances de plus d'un (1) an d'ge la date d'chance de la facture sont dclasses dans les comptes de crances douteuses. Il en est de mme pour toutes les crances faisant l'objet de contestation par les tiers.

Section 2 : Confirmation de la comprhension du systme 2.1 : Test de conformit Questions Quels sont les contrles cls lis au cycle des revenus de Online Cration ? Rponses -le contrle de la budgtisation des ventes, -le contrle de l'agrment des nouveaux clients, -le contrle de la mise jour de la situation des clients, -le contrle du suivi des clients, -le contrle du recouvrement des crances, -la comptabilisation des factures de ventes. Quels sont les documents relatifs au -le bon de commande, cycle de revenus de Online Cration ? -L'autorisation d'excution des travaux, -les bordereaux de livraison, -les factures, -le journal des ventes, -une balance auxiliaire, -les dossiers individuels des clients.

Quels sont les documents et supports de transmission utiliss par Online Cration dans le cadre des travaux en externe ?

-le bon de commande ou lettre de commande Online Cration, -les supports films ou CDRom.

Quels sont les documents entrant dans -les devis indiquant les le processus d'tablissement d'une conditions gnrales de facture ? prestations, -les offres de travaux, -les bordereaux de livraison. A quoi sont destins chacun des (3) trois exemplaires d'une facture tablie ? - un exemplaire au client, -un exemplaire la comptabilit, -un exemplaire au dossier du client Qui signe la facture, le bon de commande et le bon de livraison ? -la Direction

Section 3 : Evaluation prliminaire du contrle interne 3.1: Questionnaires de contrle interne QCI ONN/A UO IN

RISQUE LI L'ENVIRONNEMENT GNRAL XXX DE CONTRLE INTERNE XXX La direction est-elle consciente de la ncessit XX d'un contrle interne performant? X Y a-t-il un manuel de procdures ? X RISQUE LI AU CYCLE VENTES/CLIENTS X Existe-t-il des bons de commande clients ? X Le budget des ventes est-il clate par mois ou X priode et par centres d intrts ? Les factures numrotes sont-elles numrotes squentiellement? X X Les commandes non livres font-elles l'objet d'un X suivi ? X Les livraisons sont-elles rapide ment effectues X des aprs l acceptation de la commande ? La facturation est-elle tablie dans les meilleurs dlais aprs l'expdition des marchandises ? Y a-t-il un rapprochement entre les expditions et la facturation ? L'acceptation des nouveaux clients se fait-elle sur X

la base de leur solvabilit et des renseignements recueillis auprs de tiers ayant traits avec eux? Envoie t-on priodiquement des relevs de comptes aux clients ? Y a-t-il un suivi rgulier de la dure du crdit client global par un responsable comptent et clairement dfini ? Y a-t-il un suivi rgulier de la valeur des retards de rglement par un responsable comptent et clairement dfini ? Y a-t-il un suivi rgulier du montant des crances douteuses par un responsable comptent et clairement dfini ? Les relances sont-elles faites dans des dlais satisfaisants ? Les ventuelles annulations de facturation sontelles approuves par un responsable clairement dfini ? Les dossiers des clients sont-ils priodiquement revus et mis a jour ? A t-on mis en place une politique de recouvrement? Assure t-on un contrle de cohrence de la liasse<<Facture - Bordereau de livraison - Bon de commande>> pralablement la comptabilisation? 3.2.: Grille de sparation des fonctions Natu re Activits Serv Gr Co Secr icce ap Dire mpt De la tari Com his PAO ction abili at mer t m Fonc e cial tion

3.3 : Tableau d'valuation provisoire du contrle interne du cycle revenu Points forts apparents Points faibles

Section 4 Confirmation de l'application des points forts 4.1 : Test de permanence

Notre test a surtout port sur la mise jour des soldes des clients qui pour nous englobe la plupart des procdures du cycle de revenus de Online Cration, son application en permanence pourrait forcment impliquer l'application des autres procdures de ce cycle. Concernant les soldes plus de cinq (5) millions de FCFA APPLICATION PERIODE oui Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Septembre Octobre Novembre Dcembre non Mise jour faite Mise jour faite Mise non faite mais reporte au mois suivant Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite OBSERVATIONS

Concernant l'ensemble des comptes clients y compris ceux soldes nuls APPLICATION PERIODE oui Mars Juin Septembre Dcembre Test satisfaisant Test non satisfaisant Section 5: Evaluation dfinitive du contrle interne du cycle de revenus 5.1: Points forts dfinitifs du systme non Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite Mise jour faite OBSERVATIONS

Apparemment, le systme mis en place au sein de Online Cration laisse transparatre des points forts, tels que: la valorisation de la mise en place d'un manuel de procdures, la mise a jour des dossiers des clients, le respect des dlais de livraison et de facturation, la mise en place d une politique de recouvrement, la livraison rapide des commandes, l'tablissement de la facture dans de brefs dlais, le suivi rgulier des crances par des services comptents, le respect d'une politique de recouvrement, le contrle de cohrence de la liasse Facture - Bordereau de Livraison - Bon de commande , un envoi priodique des relevs de comptes aux clients. Cependant, comme tout systme, il connat des limites. 5.2: Points faibles dfinitifs du systme En effet, des analyses prcdentes, on constate: un cumul des fonctions, absence d'tude pralable de la situation des nouveaux clients avec des tiers ayant trait auparavant avec eux, absence de numro d'ordre squentiel aux factures, une absence de budgtisation des ventes. 5.3 : Tableau d'valuation dfinitif du contrle interne du cycle de revenu Points forts - Le respect des dlais de livraison et de facturation - L'existence d'une politique de recouvrement - Le suivi rgulier des crances par des services comptents - Le contrle de cohrence de la liasse Facture Bordereau de Livraison - Bon de commande - Un envoi priodique des relevs de comptes aux clients Points forts non appliqus Nant Points faibles - Un cumul des fonctions - Absence de procdure d'acceptation des clients - absence de numro d'ordre squentiel aux factures - absence de budgtisation des ventes

Section 6 : Recommandations 6.1 : Absence de numro d'ordre squentiel affect aux factures Constat Les factures numrotes ne le sont pas squentiellement. Risques et incidences lies :

Omission de facturation difficilement dtectable. Suggestions : Nous proposons que pour mieux vrifier les factures, un numro d'ordre squentiel soit attribu chaque facture, en plus du numro de la facture. 6.2 : Un cumul des fonctions au niveau de la Direction, du Secrtariat, du Service Commercial et de la Comptabilit Constat Chaque intervenant des services ci-dessus cits, cumule au moins deux fonctions distinctes dans l'excution de ses tches. Risques et incidences lies Un risque de dissimulation d'erreurs involontaires ou d'irrgularits intentionnelles. Suggestions Nous prconisons une bonne sparation des fonctions qui vite de commettre des erreurs et de pouvoir les masquer (prvention de fraude). 6.3 : Absence de procdures d'acceptation des clients Constat L'acceptation des clients n'est pas prcde par une tude de leur situation financire. Risques et incidences lies Insolvabilit du client. Suggestions Nous suggrons la socit de mettre en place une procdure d'acceptation des clients. Cette procdure pourra comporter des renseignements recueillis auprs des tiers ayant trait auparavant avec les nouveaux clients 6.4 : Absence d'un suivi efficace du budget Constat Nous avons not que le budget des ventes n'est pas clat par priode et par centre d'intrt. Risques et incidences lies Cette situation pourrait conduire un dsquilibre budgtaire au niveau du chiffre d'affaire de la socit. Par ailleurs, il ne sera pas facile de situer les responsabilits face un dficit de chiffre d'affaire par rapport aux prvisions. Suggestions Nous proposons l'clatement du budget des ventes par priode et par centre d'intrt accompagn d'un contrle budgtaire efficace afin d'expliquer rgulirement les carts budgtaires. Cela pourrait avoir pour avantage d'anticiper les dficits de chiffre d'affaire par rapport aux prvisions et permettre de prendre les mesures correctives ncessaires comme la rvision du budget gnral de la socit. CONCLUSION GENERALE Au terme de notre tude, il reste important de savoir que les risques au niveau de l'entreprise ne sont pas ngliger. D'o la ncessit de l'valuation du contrle interne en vue de mieux apprcier les procdures existantes ou celles mettre en place pour viter que des dfaillances soient facteurs de consquences hmorragiques pour l'entreprise. Comme tout systme, le dispositif de contrle interne doit faire l'objet d'une surveillance permanente. Il s'agit de vrifier sa pertinence et son adquation aux objectifs de la socit. Le dispositif de contrle interne aussi bien conu et aussi bien appliqu soit-il, ne peut fournir une garantie absolue quant la ralisation des objectifs de la socit. La probabilit d'atteindre ces objectifs ne relve pas de la seule volont de la socit. Il existe en effet des limites inhrentes tout systme de contrle interne. Ces limites rsultent de nombreux facteurs, notamment des incertitudes du monde extrieur, de l'exercice de la facult de jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en raison d'une dfaillance humaine ou d'une simple erreur.

En outre, lors de la mise en place des contrles, il est ncessaire de tenir compte du rapport cot/bnfice et de ne pas dvelopper des systmes de contrle interne inutilement coteux quitte accepter un certain niveau de risque. Chaque membre du personnel doit avoir la connaissance et l'information ncessaire pour tablir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrle interne, au regard des objectifs qui lui ont t assigns. C'est le cas des responsables oprationnels en prise directe avec le dispositif de contrle interne mais aussi des contrleurs internes et des cadres financiers qui doivent jouer un rle important de pilotage et de contrle. Quelle que soit la qualit de leur conception, les systmes de contrle interne et de gestion des risques comportent des limites telles que leur vulnrabilit face des manoeuvres visant contourner ou enfreindre les contrles en vigueur. Par consquent, il n'est pas possible de garantir la pleine efficacit des procdures de contrle interne et de gestion des risques malgr tous les soins et efforts dploys en ce sens. Le cycle de revenu de Online Cration comporte certes des points forts mais galement des points faibles tels que l'absence de budgtisation des ventes, le manque de procdure d'acceptation des clients entre autres..., qu'il conviendrait de corriger en vue de l'amlioration du contrle interne.

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BIBLIOGRAPHIE MAMADOU BARRY, Audit - Contrle Interne, Procdures oprationnelles comptables et de contrle mettre en place dans les entreprises des secteurs publics, parapublics et privs. 167 pages. GANDAHO SYLVESTRE, Cours d'Audit, Programme de DSS en Audit et Contrle de Gestion. SITES INTERNET http://www.crcc-paris.fr http://www.amf-france.org http://www.controle-interne.enligne-fr.com http://www.ifaci.com http://www.experts.eai.com http://www.eyrolles.com/Entreprises http://www.memoireonline.com

ANNEXES Liste des annexes Numro 1 2 Intitul Reprsentation du diagramme vertical Reprsentation du diagramme horizontal Pages 1 2

TABLE DES MATIERES v DEDICACE I v REMERCIEMENTS II v AVANT-PROPOS III v LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS IV v TABLE DES ILLUSTRATIONS .V v NOTE DE SYNTHESE VI v INTRODUCTION GENERALE 1 PREMIERE PARTIE : GENERALITES ET DEMARCHE GENERALE D'EVALUATION DU CONTROLE INTERNE 4 CHAPITRE I : GENERALITES 4 Section 1 : Gnralits sur le contrle interne 4 1.1 : Dfinition du contrle interne 4 1.2 : Objectifs du contrle interne 5 1.3 : les principes du contrle interne 6 a) Le principe d'organisation et sparation des fonctions 6 b) Le principe d'universalit 7

c) Le principe d'indpendance 7 d) Le principe d'informations et qualit du personnel 8 e) Le principe d'harmonie 8 f) Le principe d'auto - contrle 8 Section 2 : Notion gnrale sur les oprations du cycle de revenus 9 2.1 : Dfinition 9 2.2 : Principes comptables relatifs aux oprations du cycle de revenus 9 2.3 : Risques lis aux oprations du cycle de revenus 10 CHAPITRE II : DEMARCHE GENERALE D'EVALUATION DU CONTROLE INTERNE 12 Section 1 : Mise en oeuvre de l'valuation du contrle interne 12 1.1 : Description des systmes et des procdures 12 1.2 : Confirmation de la comprhension du systme 12 1.3 : Evaluation prliminaire du contrle interne 12 1.4 : Confirmation de l'application des points forts du systme 12 1.5 : Evaluation dfinitive du contrle interne 13 1.6 : Rapport d'valuation du contrle interne 13 Section 2 : les outils d'analyse et d'valuation du contrle interne 13 2.1 : l'entretien 13 2.2 : L'analyse des circuits par diagrammes 13 2.3 : Les questions et guides opratoires 14 2.4 : Les grilles d'analyse de contrle interne 15 2.5 : Le test de conformit ou de comprhension 15 2.6 : Le tableau d'valuation du systme 16 DEUXIEME PARTIE : CAS DU CYCLE DE REVENUS DE ONLINE Cration 17 CHAPITRE I : PRESENTATION DE Online Cration 17 Section 1 : Gnralits sur Online Cration 17 1.1 : Historique 17 1.2 : Structure organisationnelle de Online Cration 17 a) Organigramme de ONLINE Cration 17 b) Fonctionnement de l'organigramme 19 CHAPITRE II : EVALUATION DU DISPOSITIF DU CONTROLE INTERNE DU CYCLE DE REVENUS 20 Section 1 : Description des systmes et procdures 20 1.1 : Narratif 20 a) Procdures oprationnelles du cycle de revenus de Online Cration 21 b) Procdures comptables du cycle de revenus de Online Cration 24 Section 2 : Confirmation de la comprhension du systme 27 2.1 : Test de conformit 27 Section 3 : Evaluation prliminaire du contrle interne 27 3.1: Questionnaires de contrle interne 27 3.2: Grille de sparation des fonctions 29 3.3: Tableau d'valuation provisoire du contrle interne du cycle revenu 31 Section 4 : Confirmation de l'application des points forts 32

4.1:Test de permanence 32 Section 5: Evaluation dfinitive du contrle interne du cycle de revenus 33 5.1: Points forts dfinitifs du systme 33 5.2: Points faibles dfinitifs du systme 34 5.3: Tableau d'valuation dfinitif du contrle interne du cycle de revenu 34 Section 6 : Recommandations 35 6.1 : Absence de numro d'ordre squentiel affect aux factures 35 6.2 : Un cumul des fonctions au niveau de la Direction, du Secrtariat, du Service Commercial et de la Comptabilit 35 6.3 : Absence de procdures d'acceptation des clients 35 6.4 : Absence d'un suivi efficace du budget 36 CONCLUSION GENERALE 37 BIBLIOGRAPHIE 38 ANNEXES 39 TABLE DES MATIERES 40