IV.

La communication écrite en Audit

Interne
Introduction
Selon les normes internationales encadrant la profession d’audit, la communication écrite fait
partie intégrante de toute mission d’assurance. Sa maîtrise est donc indispensable pour le bon
aboutissement des travaux, même si celle-ci ne suffit pas à devenir un auditeur performant. En
effet, la communication écrite représente pour l’audit un moyen et non finalité. Elle permet de
transmettre aux audités les actions correctives à mener pour dépasser les dysfonctionnements
et les anomalies identifiés. Elle matérialise également les conclusions d’audit qui justifient
l’ensemble des diligences menées par les auditeurs. Il est donc impératif de bien
communiquer pour restituer fidèlement les constats, fonder des recommandations appropriées,
démontrer la pertinence des tâches d’audit réalisées. Certains travers sont ainsi à éviter en
termes de communication, tant sur la matière et la manière, c’est-à-dire sur le choix des mots
et la façon de les employer. L’auditeur prendra garde à ne pas user de formules toute faites
qui bien souvent habillent plus les propos qu’elles ne les fondent. Il prêtera aussi une attention
particulière à la dimension formelle de sa communication puisqu’elle n’est pas sans effet pour
convaincre.

I - Les principaux écrits (ou documents) de la mission d’audit

A – Rappel des normes IIA sur les points de communication

 Planification de la mission (norme 2200)

 Documentation des informations (norme 2330)
 Communication des résultats (norme 2400)
 Contenu de la communication rapide (norme 2410)
 Qualité de la communication (norme 2420)

B – Les principaux écrits

 La lettre de mission
 Le compte rendu d’entretien
 Les papiers de travail (dont la feuille d’observation)
 La synthèse
 Le rapport
 Les recommandations
 Le plan d’actions
 TYPE DE ATTENTES DES CONSEQUENCES SUR LA
OBJECTIFS LECTEURS
DOCUMENTS LECTEURS FORME
 Précise, concise et claire
Formaliser un accord entre un
tout en ménageant des
prestataire de service et un client.
Information sur le portes ouvertes
contexte ; les objectifs ; le  Directe et courte
Donc il s’agira de préciser le
périmètre ; la période et/ou  Formulée en termes
contexte ; les objectifs ; le
a) Lettre de mission Les services audités durée, signature ; l’équipe positifs
périmètre ; la période et/ou durée,
des auditeurs ; …  Incluant des signes de
signature ; l’équipe des auditeurs ;
reconnaissance positifs
…
(accueil, collaboration,
disponibilité, …)

Donner un caractère probant aux

 Organisé par thèmes
informations collectées. Il est Conformité aux propos de
 Issu d’un consensus
matérialisé par la traçabilité de l’audité
Audités  Lisible
Compte Rendu l’information et son partage au sein
b)  Formulé en sujet-verbe-
d’Entretien de l’équipe ; en s’accordant sur les Pertinence de
Equipe d’auditeurs complément
éléments échangés sans faire l’information collectée et
 Bien structuré
d’analyse issue d’une bonne prise des documents
de note
Mettre en œuvre le programme
de travail. Il s’agit de
 Relever les constats  Précis, concis et clair
Ils doivent être lisibles et
 Réalisation des tests  Exploitable
c) Papiers de travail Equipe d’auditeurs menés un audit à valeur
 Porter les analyses  Compréhensible
ajoutée
 Tirer les conclusions
 Formuler les recommandations

d) Synthèse Appréhender l’évaluation des Hiérarchie Faire ressortir les points  Clair
risques réalisés par l’auditeur essentiels  Succinct
 Précis
 Recouper les informations en
faisant ressortir les principaux
 Exact
résultats de la mission et les points
essentiels

 Donner les conclusions (ou les

 Degré d’assurance  Rigoureusement rédigé
détails de ce qui a été fait)
 Valeur ajoutée  Emis à la bonne date
 Relever les  Comité d’audit
 Solution en vue  Exploitable
e) Rapport dysfonctionnements, les risques  Parties prenantes
d’apporter une  Juste et exact
et apporter les solutions
amélioration continue  Lisible
 Donner les plans d’actions

 Amélioration continue
 Assurance
 Amélioration de leur
 Précis, concis et clair
 Actions correctives  Audité processus
 Lisible et
 Apporter les solutions aux  Auditeurs  Valeur ajoutée
f) Recommandations compréhensible
constats d’audit  Parties prenantes  Risque éteint  Exact
 Recommandations
réalisables

 Mise en œuvre des

recommandations  Mise en œuvre dans le
 Planification de la mise en temps et à « bonne
 Audité  Consensuel
action des recommandations date »
 Auditeurs  Précis, concis et clair
g) Plan d’action dans le temps  Réalisable
 Outil de réévaluation
 Identification des responsables  Efficace
Parties prenantes
de la mise en œuvre des
recommandations
II - La méthodologie de la rédaction

La rédaction est une nécessité car cet écrit est adressé aux commanditaires de l’audit.

A – Les étapes de la rédaction

Il existe trois (03) étapes de la rédaction :
1. La démarche marketing
2. La structuration (ou réflexion)
3. La rédaction proprement dite
1 – La démarche marketing
Elle consiste à considérer les lecteurs comme des clients (lecteurs) et l’écrit comme un produit
destiné à satisfaire un besoin client. Il convient alors de se poser des questions pour une
meilleure rédaction. Il est aussi important de prendre conscience de la multiplicité des clients
(lecteurs) et donc de leur besoin, ce qui a pour conséquence la mise à disposition non pas d’un
seul produit mais plusieurs.
2 – La structuration
Il s’agit ici, de construire le processus rédactionnel pour l’adapter, en déterminant les
messages essentiels à faire passer, puis les messages annexes. Par messages, il faut entendre
les points essentiels sur lesquels nous souhaitons attirer l’attention de nos lecteurs. En
fonction de ces messages, il s’agit, ensuite :

 D’organiser les idées les unes par rapport aux autres ; quelles sont les idées forces et
essentielles ?
 De procéder à un tri et à une hiérarchisation des informations ; quelles sont les
informations importantes qui vont soutenir et argumenter le message ? quelles sont les
informations de moindre importance ?
 De concevoir un plan détaillé ; il s’agit de permettre l’enchaînement logique des idées et
le passage facile (notion de fil conducteur) d’une idée à une autre ; en d’autres termes, il
s’agit de guider nos lecteurs

Une fois identifiés les lecteurs (multiplicité des destinataires), il convient de se poser la
question de l’objectif du document. Celui-ci peut servir à :
 Informer, sensibiliser, faire prendre conscience
 Alerter, prévenir d’un risque
 Faire décider, faire agir
 Répondre à une question
 Faire évoluer

Une autre difficulté des écrits d’audit est la multiplicité des objectifs des documents.

3 – La rédaction

C’est la réalisation du projet de rédaction. A ce niveau, il est important qu’il y ait une bonne
communication dans l’équipe. La rédaction va porter sur le fond (le message et les idées) et
sur la forme (la présentation, la mise en page, la typographie, …), qui est fonction de la
complexité de l’écrit et des capacités rédactionnelles de chaque auditeur interne.

B – La relecture

La relecture suit des règles précises afin d’être efficace, car c’est une obligation :
 Elle est faite par objectifs successifs et centrée sur la nature des erreurs à supprimer en
fonction des difficultés que se connait le rédacteur
 Deux relectures au moins nécessaires :
 Sur le fond : il faut des liens logiques ; présence d’un fil conducteur ; le choix et la place
des informations rapportées ; …
 Sur la forme : il éviter les répétitions, les phrases trop longues, utiliser les bonnes
ponctuations, …

C – La mémoire et l’écriture
Notre capacité de mémoire a une incidence sur le processus rédactionnel. Il faut donc travaille
de façon optimale sur la prise et la relecture des notes et sur sa mise en forme, soit au niveau
des documents intermédiaires, soit au niveau des documents définitifs.
Les différents états de mémoires sont :
 Pendant 3 heures : mémoire quasi-totale
 Pendant 3 jours : perte de certains éléments factuels, relationnels et émotionnels
 Pendant 3 mois : reste environ 20% de l’ensemble des éléments factuels, relationnels et
émotionnels. Ce sont des impressions qui prennent le dessus.
 Au-delà des 3 mois : la fiabilité est faible

Il est donc souhaitable de relire et structurer la prise de note très rapidement, de vite passer de
l’oral à l’écrit pour éviter des pertes de temps, d’information, etc.

D – Le traitement de l’information
1 – Les données chiffrées
Au niveau des données chiffrées, 3 règles de fond et 2 règles de forme sont à respecter :

 Trois (03) règles de fond

 Les chiffres et les lettre ne s’aiment pas
 La qualité des chiffres vaut mieux que la quantité
 Les chiffres doivent être commentés
 Deux (02) règle de forme
 Les chiffres et les lettres forment un tout
 Les chiffres doivent être faciles à visualiser

2 – La feuille d’observation
 Sur le fond, elle énumère :
 Le référentiel
 Les faits
 Les causes
 Les conséquences en terme de risques
 Les recommandations qui portent sur les causes
 Sur la forme, elle est :
 Simple
  Assortie de preuves d’audit
 Les faits présentés sont :
 Avérés, exacts et précis
 Justifiés et assortis de preuves
 Pertinents, choisis en fonction de la démonstration
 Décrits avec objectivité
 Clairs, complets, non ambigus

E – Le style rédactionnel
Les informations sont nombreuses et de niveaux différents (faits, arguments, prise de position,
données chiffrées, …). Cela nécessite donc une bonne organisation des idées afin d’être
précis, concis et clair.
En d’autre thèmes, le style rédactionnel doit obéir à certaines règles :
 Objectivité
 Etayé par des faits
 Ecrit sans subjectivité
 Ecrit sur un ton neutre
 Clarté
 Adapté aux attentes du lecteur
 Structuré
 Assorti de constructions simples, de mots sans ambiguïté
 Concision
 Allant à l’essentiel, sans périphrase
 Sans redondance
 « Constructivité »
 Tourné vers le concret et centré sur les solutions
 Sans terme péjoratif, ni connotation négative

III - Le rapport et la synthèse

A – Les objectifs du rapport

Ils sont plusieurs :
 Exposition des faits déjà connus
 Exposition des faits avérés
 Contient une démonstration
 Doit être convaincant pour les lecteurs

B – Le contenu et la forme du rapport

Les éléments essentiels d’un rapport sont :
 Sommaire : il permet une lecture ou relecture partielle
 Introduction : elle présente le cadre général du sujet
 Ordre de mission : il facilite la rencontre avec toute personne utile ; fixe le périmètre, les
objectifs et les documents en rapport avec la mission
 Synthèse : elle présente en quelques (3 pages au maxi) l’essentiel de la mission et les
recommandations essentielles
 Recommandation : elle s’exprime en termes de solutions par rapport aux constats faits
 Plans d’actions : elle permet la mise en œuvre des recommandations en mettant en
exergue qui fait quoi et doit le faire quand

La présentation des rapports varia en fonction des différents organismes concernés.

C – Les caractéristiques du rapport

Les principales caractéristiques du rapport sont :

 Exactitude
 Objectivité
 Clarté
 Concision
 Exhaustivité
 Constructivité
 Emission « en temps utile »

D – La synthèse
La synthèse permet au lecteur pressé de connaitre l’essentiel du sujet et de se faire une
opinion sur le sujet de façon rapide.
Les trois règles à respecter sont :
 Aller à l’essentiel
 Structure le message
 Utiliser un style concis et précis

IV - Les recommandations

A – Les objectifs des recommandations

 Pédagogiques
 Claires quant au résultat attendu
 Pertinentes
 Réalistes
 Economiques
 Ecologiques
 Formulées à partir d’un verbe d’action puisque la mise en œuvre est une action
 Hiérarchisées entre elles selon l’urgence, l’importance et le risque induit

B – La restitution à l’aide d’une présentation Powerpoint

 C’est un exercice de communication
 La présentation doit
 Etre dynamique
 Etre sans complaisance
  Etre avec un timing respecté
 Avoir une place pour les audités (présence des audités)

 Deux (02) règles de fond :

 Au service d’une stratégie
 Pour faire adhérer
 Quatre (04) règles de forme
 Un contenu non répétiteur de l’oral
 Des mots clés ; trois idées par transparent
 Une symbolique partagée par tous
 Un nombre restreint de transparents

V - Le messages

1 – Le message

Le message donne l’idée force du paragraphe ou de la partie. Il peut être considéré comme un
résumé et il oriente le lecteur dans sa lecture.

Le message est :

 Exprimé explicitement
 Porté par une phrase claire
 Placé au début du paragraphe ou de la partie et répété en fin de paragraphe ou de la partie
si le texte est trop long.
 Chérent avec le titre de la partie (il peut être contenu dans le titre)
 Suivi de l’explication, de la démonstration, de l’illustration, …

2 – Les précautions à prendre

Les mots à éviter en audit

La précision est requise en audit puisqu’il s’agit de restituer ce qui est, à partir de constats, et
d’émettre des recommandations sur base de ce qui devrait être. Les mots ont donc leur
importance. Leur choix est primordial. L’auditeur évitera par conséquent d’employer des
termes génériques qui altèrent la justesse du propos, et ainsi emportent peu l’adhésion de ceux
qui les reçoivent car s’y reconnaissant trop peu. « Globalement », « fréquemment »,
« généralement », font parties de ces expressions qui englobent tous les cas de figure pour
finalement ne dirent presque rien…L’auditeur doit également conclure sans ambiguïté, en
laissant peu de place au doute. Ceci n’empêche certainement pas de se tromper, mais au
moins les affirmations représentent-elles un terrain solide sur lequel il est possible de débattre.
Par contre, les formules consacrées telles « peut-être », « probablement », « éventuellement »
sont comme des châteaux de carte prêts à s’effondrer au moindre vent contraire. En outre,
auditer consiste à fournir une assurance raisonnable. L’auditeur est donc sûr de lui, de son
jugement, de la qualité de ses travaux qui fondent ses conclusions, et non certain de détenir
une vérité ne souffrant aucune contestation. A bannir donc des communications écrites les
termes « absolument », « complètement », « totalement ». La mesure d’un propos impose une
forme de retenue, en audit comme ailleurs…
Les formes à éviter en audit
La forme, c’est le fond qui remonte à la surface, comme l’écrivait Victor Hugo. Ainsi, la
façon dont sont employés les mots en dit bien plus qu’on ne le pense. La manière n’est pas à
remiser au second rang après la matière, elle est toute aussi importante même si différente.
L’auditeur doit donc prêter une attention particulière au style qu’il emploie pour éviter que
son propos ne soit reçu par son interlocuteur différemment de ce qu’il souhaite. Les
principales formes de communication écrite à éviter en audit sont les suivantes :

 Agressivité : l’audit consiste à évaluer, non à juger, encore moins à condamner. Les
discours sentencieux sont à proscrire de tout échange entre l’audit et les personnes
auditées. Les formules constructives, elles, sont à privilégier par l’auditeur,
puisqu’elles mettent en évidence à la fois les insuffisances et la façon de les dépasser ;

 Négativité : les tournures de phrases systématiquement négatives sont déstabilisantes,

elles produisent du déséquilibre de nature à rompre l’adhésion, voire la confiance, de
l’audité vis-à-vis de l’audit. Il n’est pas question bien-sûr d’enjoliver ce qui est, mais
d’être mesuré lorsqu’il s’agit de présenter un constat, aussi négatif que soit celui-ci ;

 Technicité : les sujets audités, compte tenu de leur complexité, nécessitent parfois un
haut degré de technicité, voire d’expertise, chez les auditeurs. Etre expert d’un
domaine sur le fond n’oblige pas à chercher à l’être sur la forme. L’expertise
s’apprécie avant tout en fonction de la pertinence des constats et des
recommandations, moins dans la façon de les écrire ou bien encore de les dire…