46 Training Need Analysis Bahasa Ind
46 Training Need Analysis Bahasa Ind
46 Training Need Analysis Bahasa Ind
Prepared by :
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
Overview
Training & Development
Fungsi ke 4 dalam HRD Management.
Budgeted annually 5% - 10% dari total manpower
cost.
Dipimpin oleh Training Supervisor / Training
Coordinator / Training Officer.
Reporting to HRD Manager.
Di perusahaan manufacturing fungsi training sangat
diperlukan.
Banyak perusahaan tidak punya Training Section.
Nurman Karyadi
Manager yang bertanggung jawab di Quality Control Department duduk dikursi krjanya dan berpikir mengenai bagaimana dia harus mengisi 6 lembar
formulir yang terletak diatas meja kantornya. Formulir itu adalah mengevaluasi ke-enam orang bawahannya dalam QC Dept.
Nurman merasa terganggu dan mengumpat dalam hatinya Mereka itu tidak ada kerjaan lain kecuali mengejarku terus. Saya telah mengisi semua
formulir ini, tapi mereka kembalikan lagi. Mau apa lagi mereka? kemudian teleponnya berbunyi Nurman, ini Hartono, dari HRD. Nurman, saya
telah mengembalikan 6 lembar formulir dari 6 orang anak buah anda. Apakah telah anda terima? Harap segera dilengkapi halaman terakhir dari
setiap formulir mengenai kebutuhan training untuk setiap bawahan anda itu.
Nurman merasa terganggu dan jengkel, formulir itu telah dikembalikan kepadanya, sementara VP Operation telah tiga kali menghubunginya
semenjak kemaren mengenai bahan baku yang harus diperiksanya dan juga memeriksa beberapa macam produk yang siap untuk dikirim. Mengapa
harus saya yang mengidentifikasi kebutuhan training untuk karyawan, itu kan fungsi HRD Dept? katanya dalam hati. Mengapa mereka
merepotkan aku terus, ya.
Pada saat itu Ramlan Supervisor Laboratory memasuki ruang kerjanya dan menyatakan bahwa mesin testing baru yang mereka import beberapa
minggu yang lalu membutuhkan lebih banyak waktu serta mengurangi effisiensi lab. Nurman menanyakan Supervisor Lab itu mengenai training
records dari semua staff QC yang menangani mesin testing baru tersebut. Ramlan telah menyediakan permintaan boss-nya itu dan siap dengan
record tersebut. Setelah melihat Nurman bertanaya Semua mereka belum mendapat training, jadi dimana problemnya?. Ketika Ramlah
mengatakan bahwa bukan masalah training saja yang menyebabkan lebih lamnya waktu yang dipakai untuk testing, Suyanto, teknisi QC tidak
mengikuti proses mengisi mesin testing itu dan mengabaikan petunjuk-petunjuk yang ada. Nurman juga ingat bahwa Alam, teknisi yang baru telah
minta kepadanya untuk ditransfer kemesin testing baru itu. Telephone berbunyi kembali Ya Pak, saya segera kesana. Meeting lagi katanya.
Ramlan mengambil beberapa kertas-kertas yang bertebaran dimejanya. Saya akan hubungi kamu nanti sore ya Ramlan. Nurman kembali setelah
rapat yang cukup lama. Dia masih berpikir mengenai 6 lembar formulir yang harus dia lengkapi segera. Tiba-tiba dia teringat pada bekas atasannya
Bapak Pande Silalahi yang telah pensiun 2 tahun lalu dari perusahaan ini dan merekomendasikan Nurman sebagai penggantinya. Pak Pardi tidak lagi
tinggal dikomplek perumahan karyawan, jadi dia hubungi per telpon. Selamat malam Pak Pande Pande senang sekali menerima telpon dari
mantan bawahan kesayangannya. Hei, apa kabar dan bagaimana pekerjaanmu? Semua baik Pak Pande, tapi lagi sibuk dan banyak tekanan kerja
belakangan ini. Saya butuh sedikit bantuan Bapak. Pak Pande, saya butuh bantuan bagaimana mengisi formulir mengenai kebutuhan training
untuk 6 orang staff QC saya. Bagaimana caranya saya harus memulai?. Pande seorang yang bijaksana yang telah bekerja selama 35 tahun dipabrik
yang sama memanage technology dan sumber daya manusia. Dia sangat senang dengan Nurman Karyadi, tapi dia tidak mau memberi Nurman begitu
saja jawabannya. Nurman, saya akan coba mencari beberapa catatan menenai training needs identification waktu saya masih bekerja dulu. kamu
bisa datang kesini mengambilnya. Boleh saya datang saja mengambilnya sekarang Pak? Numan tidak menunggu jawaban mantan bossnya itu,
langsung mematikan telephone. Nurman memacu kendaraannya kerumah Pak Pande dengan penuh harapan. Tapi dia agak shock menemui kenyataan
ketika Pak Pande menyerahkan setumpuk kertas-kertas dokumen lama yang sudah menguning warnanya. Nurman merasa putus asa. Dari tadi dia
telah berharap akan menerima jawaban berupa panduan yang tepat untuk mengatasi kesulitannya. Pande mengerti dan tersenyum melihat Nurman
yang muram wajahnya. Pande menunjuk kedinding kesebuah poster yang dibingkai dari sebuah pepatah Cina kuno oleh Lao Tzu :
Berikan seseorang ikan, kamu memberinya makan untuk hari ini, tapi beri dia pancing, kamu memberinya makan untuk seumur hidup.
Nurman merasa putus asa ketika Pak Pande menenangkan dia dan menyuruh membaca dokumen-dokumen itu dan meyakinkan Nurman bahwa dia
pasti akan menemui jawaban dan mampu menyelesaikan masalahnya.
Walaupun belum yakin benar, Nurman mengambil kertas-kertas itu, pulang dan mulai membacanya. Dia tertidur walaupun belum selesai dengan
lembar pertama.
10
12
Training Wheel in Training Needs Analysis and Evaluation by Frances and Roland Bee
HOW?
Systematic environmental scan
ORGANIZATION NEEDS
HOW?
Collecting, analyzing
and presenting data for
Reaction level
Immediate level
Intermediate level
Ultimate level
Cost/benefit
What are
the
business
needs?
PEOPLE
What precisely is the
performance gap?
What is the
training plan?
HOW?
Assembling and prioritizing information.
Preparing and monitoring training plans
HOW?
Performance reviews
Testing and assessment
Succession planning
Employee career objectives
TRANSLATING TRAINING
NEEDS INTO ACTION
HOW?
Deciding on format or informal training.
Preparing a training specification.
Deciding to make or buy training.
Choosing a training supplier.
HOW?
Preparing a job specification
Analysing the performance gap
13
2.
14
15
16
17
Meliputi hal-hal :
Kebutuhan mengetahui organisasi perusahaan,
struktur organisasi, policies, procedures, and
manfaatnya.
Kebutuhan mengetahui department, policy,
peraturan kerja, operating procedures, and
personnel yang ada.
Kebutuhan akan pengetahuan dan keterampilan yang
khusus untuk sesuatu job, tidak selamanya dimiliki
oleh karyawan baru pada jabatannya masing-masing.
18
19
20
23
24
25
Departmental Performance
Apabila kinerja department tidak mencapai target dan
tujuan yang telah ditetapkan, ada beberapa faktor
penyebabnya :
Mungkin banyak karyawan baru.
Karyawan membutuhkan training atau retraining yang
sebelumnya tidak diketahui.
Karyawan mungkin tidak bekerja dengan effective dan
efficient.
Ada persoalan yang mungkin tidak terpecahkan dengan
training. Contoh : Performance standards department
itu telah ditingkatkan terlalu tinggi, atau faktor
ekonomi external yang mengurangi permintaan
sehingga mempengaruhi kinerja department.
26
Government Requirements
Perubahan atau peraturan pemerintah yang baru
memerlukan training bagi karyawan. Contoh :
Perubahan Pajak Pertambahan Nilai (VAT) mengharuskan
karyawan terkait mengikuti training agar bisa
menyesuaikan dengan aturan perpajakan baru tersebut.
27
28
OHS studies
Organizational studies mungkin menginginkan
restruktur dari seluruh organisasi atau suatu
department. Perubahan itu akan membutuhkan
retaining tertentu sehingga dapat menyesuaikan
dengan perubahan yang terjadi.
Sering restruktur diperusahaan mengungkap
berbagai masalah pada perusahaan atau department
itu dan adanya training akan mengatasi masalah
tersebut.
29
OHS studies
Rapat-rapat department biasanya cukup effective
dalam menentukan kebutuhan training untuk
sesuatu perubahan dalam proses produksi, sehingga
dapat menyesuaikan dengan perubahan itu.
Setiap karyawan perlu menyadari bahwa kebutuhan
training yang muncul dari proses operasional harus
segera disampaikan kepada training department.
Kemudian penelitian yang formal dapat dilakukan
untuk mengetahui spesifikasi dari kebutuhan
training itu.
30
31
32
33
34
35
Training records
Personnel records
Health and safety audits
Sales figures
M I S reports
Appraisal documentation
Langsung dari pelanggan
Industry / sector journals
Industry / sector conferences and exhibitions
Trainers lain dari perusahaan sejenis
36
37
38
Penting !!!
39
40
41
42
Designing Training
Menggunakan formulir yang akan dilengkapi oleh
Instruktur.
Dari data ini dibuat dan dirancang training yang
akan dilakukan.
44
... session
... session
... session
BAGI INSTRUKTUR :
Makalah untuk peserta diketik diatas kertas ukuran A4.
Presentasi dibuat dengan MS Powerpoint Presentation.
Training Dept. akan membantu untuk pengetikan ulang, foto
copy dan penjilidan makalah. Begitu juga untuk membuat
transparan presentasi.
4. MS Powerpoint Presentation agar dicopy kedalam floppy disk /
CD untuk di-down load ke desktop atau laptop yang akan
dipakai.
CATATAN INSTRUKTUR
45
Scheduling Training
Catatan :
Hari
Pada umumnya training diluar jam
kerja tidak dianggap sebagai kerja
Tanggal
lembur.
Jam : mulai dan berakhir
Tempat / ruang training
Berdasarkan almanak
Dilakukan pada hari kerja, dan kalau terpaksa dan
melihat kepada materi training, dilakukan pada week
end.
Tuliskan fasilitas, perlengkapan dan logistik yang
diperlukan.
Jumlah peserta per training
Instruktur / faslitator yang akan mengajar.
46
Budgeting Training
Buat budget bulanan dan tahunan.
Perlu dihitung cost training per head (per
employee).
Cari total manhours yang digunakan untuk training.
Cari percentage training hours dibanding total
working manhours.
Split training cost per department / cost center.
47
Terima kasih
atas perhatian Anda.
48