LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT

NOMOR :
TANGGAL :

PANDUAN PELAKSANAAN
TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)
RUMAH SAKIT KUSUMA HOSPITAL

BAB I
DEFINISI

Rumah sakit sebagai organisasi jasa pelayanan yang padat karya dan
padat modal dituntut untuk selalu meningkatkan kualitas sumber daya
manusia yang dimiliki. Kegiatan pendidikan dan pelatihan menjadi salah satu
program peningkatan kualitas SDM yang wajib dilaksanakan secara
berkelanjutan.
Pengembangan pelatihan dan penyusunan program pelatihan harus
berorientasi kepada peningkatan keterampilan untuk pemenuhan jabatan
yang dibutuhkan. Adanya kesenjangan antara kinerja karyawan dengan
kinerja yang diharapkan sesuai standar merupakan salah satu permasalahan
yang dihadapi oleh karyawan dan organisasi. Masalah tersebut secara
langsung maupun tidak langsung dapat mempengaruhi kualitas layanan
kepada pelanggan.
Program pelatihan diharapkan dapat menjadi salah satu solusi untuk
dapat memperkecil kesenjangan antara kinerja karyawan dengan standar
kinerja yang diharapkan dan meningkatkan kualitas kinerja karyawan. Oleh
karena itu, penyusunan perencanaan pelatihan tidak dapat dilakukan dengan
seadanya, namun harus berorientasi terhadap kebutuhan peningkatan
ketrampilan dan peningkatan kinerja.
Training Need Analysis yang merupakan suatu proses sistematis untuk
melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan menjadi salah satu metode agar
dapat mengetahui kebutuhan pelatihan yang sesuai. Proses analisa tersebut

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 1

diharapkan dapat mengidentifikasi kesenjangan antara kemampuan yang
dimiliki oleh karyawan dengan tugas dan tanggung jawab yang harus
dilaksanakan. Training Need Analysis sebagai salah satu proses penting dalam
penyusunan perencanaan pelatihan perlu didukung dengan adanya
panduan/pedoman agar dapat menjadi acuan dalam pelaksanaannya.
Tujuan pelaksanaan TNA yaitu merecanakan program pendidikan dan
pelatihan karyawan Rumah Sakit Kusuma Hospital sesuai kebutuhan
karyawan dan persyaratan jabatan di Rumah Sakit Kusuma Hospital . Tujuan
khususnya antara lain :
1. Dapat melakukan analisis kebutuhan pendidikan, pelatihan dan
pengembangan karyawan
2. Dapat melaksanakan proses penyusunan perencanaan pendidikan dan
pelatihan karyawan

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 2

 BAB II
RUANG LINGKUP

2.1 Training Need Analysis

Training need analysis (TNA) atau analisis kebutuhan
pelatihan adalah suatu langkah yang dilakukan sebelum
melakukan pelatihan dan merupakan bagian terpadu dalam
merancang pelatihan untuk memperoleh gambaran
komprehensif tentang materi, alokasi waktu tiap materi,
strategi pembelajaran yang sebaiknya diterapkan dalam
penyelenggaraan pelatihan agar pelatihan bermanfaat bagi
peserta. Hasil dari analisis tersebut akan menunjukkan
pelatihan apa saja yang relevan bagi suatu organisasi pada
saat ini dan juga di masa yang akan datang.

2.2 Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan

Perencanaan pendidikan dan pelatihan menjadi output hasil
dari pelaksanaan training need analysis yang telah dilakukan.
Dalam proses perencanaan pelatihan, unit pendidikan dan
pelatihan melaksanakan perancangan pelatihan yang akan
dilakukan. Rancangan pelatihan yang akan dilakukan
meliputi gambaran komprehensif tentang materi, alokasi
waktu tiap materi, dan strategi pembelajaran terbaik yang
akan diterapkan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan
pelatihan.

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 3

 BAB III
TATA LAKSANA

3.1 Tahapan Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

Analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan dilaksanakan
dengan mengikuti tahapan kegiatan sebagai berikut:

1. Perumusan Masalah
Perumusan masalah merupakan langkah awal dalam
pelaksanaan analisis kebutuhan pelatihan. Dalam proses
merumuskan masalah terdapat beberapa unsur penting
yang harus diperhatikan, antara lain:
a. Menentukan masalah yang dapat ditemui melalui
analisis kinerja
b. Solusi yang diharapkan dalam pemecahan masalah.
Solusi dalam hal pelatihan maupun bukan pelatihan.
c. Menentukan sumber informasi, seperti atasan, staf,
pelanggan atau data sekunder berupa laporan, hasil
kerja dan sebagainya
d. Catatan bukti untuk memastikan benar atau tidaknya
bahan yang digunakan untuk melaksanakan analisis
kebutuhan
e. Menentukan organisasi terkait yang berkaitan dengan
pelaksanaan analisis kebutuhan pelatihan
Dalam proses perumusan masalah, dapat menggunakan
data-data sekunder meliputi data capaian indikator mutu
dari tim PMKP, data kepuasan pasien dan customer complain
dari Unit Customer Care dan Humas, dan Data penilaian
kinerja karyawan dari Unit MSDM. Selain itu, juga
dilakukan pengumpulan data dari setiap unit tentang
kebutuhan unit kerja terkait pelatihan dengan

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 4

 mempertimbangkan standar kompetensi yang disyaratkan
dalam uraian jabatan.
Apabila dalam data tersebut terdapat kesenjangan
antara hasil capaian dengan target dan harapan, maka hal
tersebut dapat dirumuskan menjadi masalah untuk
selanjutnya dilakukan analisis solusi yang diharapkan, baik
solusi dalam hal pelatihan maupun solusi selain non
pelatihan.

2. Perumusan Tujuan
Tahapan ini merupakan tahapan lanjutan setelah
perumusan masalah telah selesai dilakukan. Dalam tahapan
ini, analisis kebutuhan pelatihan menetapkan tujuan
Training Need Analysis. Penetapan tujuan tersebut
disesuaikan dengan tingkat kebutuhan pelatihan yang akan
dianalisis. Tingkatan kebutuhan analisis meliputi 3 tingkat
sebagai berikut:
a. Tingkat Organisasi
b. Tingkat Jabatan
c. Tingkat Individu

3. Pengembangan Instrumen
Pengembangan instrument merupakan tahapan untuk
menentukan metode dan peralatan yang akan digunakan
untuk melaksanakan TNA. Metode tersebut dapat berupa
wawancara, observasi lapangan, ataupun dengan kuesioner.
Penyusunan kuesioner kebutuhan pelatihan disusun oleh
Unit Pendidikan dan Pelatihan dengan memuat pokok isian
sebagai berikut:
a. Identitas Unit Kerja

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 5

 b. Nama seluruh karyawan / staf di unit kerja
c. Uraian singkat tentang tugas setiap karyawan unit kerja
d. Keterampilan / pengetahuan yang wajib dimiliki oleh staf
sesuai dengan beban tugas yang diberikan
e. Keterampilan / pengetahuan yang diperlukan guna
menunjang pelayanan
f. Usulan pelatihan sesuai kebutuhan unit kerja dan
kebutuhan kompetensi / pendidikan

Dalam hal pelaksanaan TNA, pengembangan instrument

sangat mungkin dilakukan sesuai dengan rumusan masalah
dan tujuan yang akan dicapai dalam proses TNA tersebut.
Sehingga pokok isian kuesioner dapat berubah sesuai
dengan kondisi pelaksanaan TNA.

4. Implementasi dan pengumpulan data

Pengumpulan data dilaksanakan setelah instrument
pengumpulan data telah selesai disusun. Pengumpulan data
dilaksanakan oleh Unit Pendidikan dan Pelatihan
bekerjasama dengan seluruh supervisor unit kerja dan
manajer bagian. Pengumpulan data tersebut sebagai sarana
untuk mencari informasi tentang kebutuhan pelatihan di
setiap unit kerja sesuai dengan persyaratan kompetensi &
pendidikan yang terdapat pada uraian jabatan.
Selain pengumpulan data secara primer (dengan
kuesioner) dilakukan juga pengumpulan data sekunder
seperti capaian indikator mutu dari Tim PMKP, Data
Kepuasan Pasien dan customer complain dari Unit Customer
Care dan Humas, dan Data penilaian kinerja karyawan dari
Unit MSDM.

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 6

 5. Pengolahan Data
Tahapan analisis data dilakukan setelah proses
implementasi dan pengumpulan data telah selesai
dilaksankan. Pada tahap ini, unit pendidikan dan pelatihan
melakukan rekapitulasi hasil pengumpulan data dari
berbagai sumber yang telah diperoleh.

6. Penafsiran Hasil
Tahap penafsiran hasil merupakan tahap melakukan
interpretasi dan formulasi kesimpulan analisis data.

7. Pelaporan
Pelaporan merupakan tahap akhir dalam pelaksanaan TNA.
Pelaporan serta formulasi kesimpulan akan memberikan
hasil analisis terhadap kebutuhan pelatihan.

3.2 Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan

Pelaksanaan perencanaan pendidikan dan pelatihan
dilakukan berdasarkan laporan pelaksanaan training need
analysis. Perencanaan pelatihan harus meliputi beberapa hal
sebagai berikut:
a. Gambaran komprehensif tentang materi
b. Alokasi waktu setiap materi
c. Strategi pembelajaran yang akan dilaksanakan
d. Rencana evaluasi pelatihan

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 7

 Unit pendidikan dan pelatihan menyusun rencana
kegiatan pendidikan dan pelatihan dalam program kerja
tahunan unit diklat. Dalam program kerja tersebut sekaligus
direncanakan alokasi waktu dan timeline pelaksanaan
pelatihan. Rincian perencanaan kegiatan pelatihan yang
meliputi gambaran materi, strategi pembelajaran dan rencana
evalusi dapat berbeda – beda tergantung jenis pelatihan dan
sasaran pelatihan. Oleh sebab itu, rincian perencanaan
pelatihan disapaikan dalam dokumen Kerangka Acuan
Kegiatan (Term Of Referens - TOR) kegiatan masing-masing
pelatihan. Penyusunan Kerangka Acuan Kegiatan dilakukan
oleh Unit Pendidikand dan Pelatihan berkoordinasi dengan
narasumber pelatihan dan unit terkait.

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 8

 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumen yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Training Need

Analysis adalah sebagai berikut:

a. Dokumen Capaian Indikator Mutu Rumah Sakit dan Unit

Kerja dari Tim PMKP
b. Dokumen Customer Complain dan Kepuasan Pelanggan
dari unit customer care dan humas
c. Dokumen Uraian Jabatan
d. Dokumen Penilaian kinerja dari unit MSDM
e. Dokumen Instrumen Pengumpulan Data (Kuesioner
Kebutuhan Pelatihan)
Contoh dokumen kuesioner TNA sebagai berikut:

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 9

 f. Laporan Pelaksanaan Training Need Analysis

BAB V
PENUTUP

Panduan Training Need Analysis (TNA) ini dibuat dan

ditetapkan sebagai panduan bagi seluruh personil unit pendidikan
dan pelatihan dalam menyusun rekomendasi kebutuhan
pendidikan dan pelatihan bagi seluruh karyawan Rumah Sakit
Kusuma Hospital . Bilamana ada perkembangan dan perbaikan
terhadap panduan ini maka dapat dilakukan koreksi demi
kemajuan pelayanan di Rumah Sakit Kusuma Hospital .

Ditetapkan di : Pamekasan
Pada tanggal : 25 Juli 2018
DIREKTUR
RUMAH SAKIT KUSUMA HOSPITAL

dr. Tri Susandhi Juliarto, M.MKes

Panduan Pelaksanaan Training Need Analysis 10