KANDUNGAN

Bil
1 2 3 Senarai Tugas Carta Organisasi Staf Sokongan Kedudukan Perjawatan Sekolah Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak :4 5 6 7
8

Perkara

Muka Surat
1 2 3

Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Urusan Pengurusan Kerosakan Bangunan Urusan Melayani Pengaduan Pelajar Urusan Penyediaan Makanan Urusan Penyeliaan Kebersihan Dapur dan Keceriaan Dewan Makan Urusan Pengurusan Stok Makanan Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik dan Alatan Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar Urusan Penyeliaan Makanan Urusan Penyeliaan Kebersihan Pengurusan Stok dan Inventori Urusan Terimaan dan Pungutan Senarai Undang-Undang dan Peraturan Senarai Jawatankuasa yang dianggotai Norma Kerja bagi tugas-tugas Senarai Tugas Harian

4-6 7-9 10 - 12 13 - 16
17 - 20 21 - 24

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

25 - 28 29 - 31 32 - 35 36 - 39 40 -43 44 - 47 48 48 49 50

SENARAI TUGAS
Nama Anggota Jawatan No. Kad Pengenalan : : : :

SARIAH BINTI MAK SOM PENYELIA ASRAMA GRED N17 640711-01-6224 8/1/1997
8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

Tarikh mula bertugas di sekolah ini

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai Jumaat " Sabtu "

KEWANGAN
1 2 3 Terima yuran asrama. Menulis dan menandatangani resit yuran asrama bagi penghuni asrama. Merekod yuran asrama didalam Daftar Kutipan Harian Asrama.

PENTADBIRAN
1 2 3 4 5 6 Menyelia kakitangan kontrak bagi pembersihan kawasan dan bangunan Asrama. Puteri Memeriksa stok bekalan mentah yang kering dan basah di dewan makan. Memantau kebersihan asrama puteri. Memeriksa dormitori-dormitori Asrama Puteri pada setiap hari bertugas. Menyediakan laporan pemeriksaan Dewan Makan dan Kontraktor Pembekal kepada Pengetua. Melayani aduan pelajar / penghuni asrama mengenai kerosakan dan kemudahan di asrama.

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005

BIL. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 JAWATAN PENGETUA / GURU BESAR PEN. KANAN PENTADBIRAN PEN. KANAN HAL EHWAL MURID PEN. KANAN KO-KURIKULUM PENYELIA PETANG GURU KANAN M/PEL BAHASA GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL GURU MEDIA KAUNSELOR GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) GURU PENOLONG LULUS 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 40 ISI 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 40 KOSONG 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 JUMLAH GURU :14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 PEMBANTU TADBIR GRED N17 PENYELIA ASRAMA GRED N17 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 PEKERJA RENDAH AWAM JUMLAH BUKAN GURU :50 1 0 0 2 0 3 2 0 1 3 0 0 12 62 50 1 0 0 1 0 2 1 0 1 2 0 0 8 58 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 4 4

JUMLAH BESAR :3

MANUAL PROSEDUR KERJA AKTIVITI ASRAMA

1

Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran,

1.1. Proses Kerja Urusan Penyeliaan, Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran.

Jawatan Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Membuat agihan kawasan untuk pekerja PRA membuat kerja-kerja pembersihan

2. Mengeluarkan barang-barang keperluan untuk kerja kerja pembersihan.

Membuat penyeliaan, memeriksa dan menilai kerja-kerja pembersihan.

4.

Membuat laporan harian.

5. Menyediakan laporan bulanan untuk dihantar ke JPN.

1.2.

Carta Aliran - Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Bangunan

Asrama dan Persekitaran.

Agihkan kawasan untuk pekerja PRA membuat kebersihan / keceriaan,

PRA

belum selesai

Mengeluarkan barang-barang keperluan kerja-kerja pembersihan.

membuat laporan kebersihan / keceriaan

Rujukan Pengetua

Memuaskan komen

1.3.

Senarai Semak :

Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran. Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Tandas dan Bilik mandi bersih

Koridor dan bilik-bilik khas bersih

Pokok-pokok bunga disiram

Koridor bangunan dan kaki lima bersih

Longkang dan parit sekeliling bersih

Sampah sarap dikumpul dan dibuang di tempat yang telah disediakan Buku Laporan disediakan

Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar.

2.1. Proses Kerja Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar

Jawatan Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Membuat pemeriksaan kerosakan di bangunan Asrama.

Catatkan kerosakan ke dalam Buku Daftar Kerosakan.

Membuat kerja-kerja telah siap dan memuaskan

4. Sahkan kerja-kerja telah siap dan memuaskan.

5. Membuat pemeriksaan / semakan barang-barang keperluan asrama.

6. Catatan laporan keperluan ke dalam Buku Alatan keperluan pelajar.

7.

Jika perlu pesanan pembelian.

2.2

Carta Aliran :

Pengurusan Kerosakan bangunan / Alatan

Keperluan pelajar.

Memeriksa kerosakan di bangunan asrama

Pengetua

Catatkan kerosakan ke dalam Buku Daftar Kerosakan

Mendapat Terima / bertindak Kebenaran

Rujuk kepada kontraktor

Kerja-kerja membaikpulih kerosakan

belum selesai

Selesai ./ memuaskanm

Sahkan kerja-kerja telah siap dan memuaskan.

Membuat pemeriksaan / semakan barang-barang keperluan Membuat laporan ke dalam Buku Laporan Keperluan Asrama Pengetua Terima / Bertindak untuk semakan

Jika perlu buat pesanan pembelian

2.3

Senarai Semak :

Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar. Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Periksa kerosakan bangunan

Catat Kerosakan dalam Buku Daftar kerosakan

Baiki kerosakan atau panggil kontraktor

Sahkan kerja-kerja yang telah disiapkan

Semak dan periksa barang keperluan asrama

Catat keperluan alatan asrama

Sediakan Borang Pesanan Pembelian

Urusan Melayani Pengaduan pelajar

3.1 Proses Kerja Pengaduan Pelajar-Pelajar.

Jawatan Penyelia Asrama

Proses Kerja Tetapkan masa yang sesuai untuk pelajar-pelajar membuat sebarang pengaduan. Memastikan jenis masalah yang dikemjukakan oleh pelajar-pelajar. (a) (b) Masalah kerosakan. Alatan asrama yang perlu diganti.

Membuat laporan segala aduan pelaajr-pelajar kedalam Buku Laporan Pengetua Kebenaran untuk mengganti atau baikpulih segala kerosakan.

10

3.2

Carta Aliran :

Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar.

Tetapkan masa untuk pelajar membuat aduan

Pastikan jenis kerosakan Buku Daftar Kerosakan

Catatkan kerosakan kedalam Buku Daftar alat keperluan

Pengetua

belum Terima

Terima / Bertindak

Jika perlu terus diuruskan secepat mungkin

11

3.3

Senarai Semak :

Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar

Bil 1 Terima aduan pelajar

Tindakan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Catat aduan didalam Buku Daftar

Ambil tindakan untuk membaiki kerosakan

Lapor kepada Pengetua / PK HEM

12

Urusan Penyediaan Makanan

4.1 Proses Kerja Urusan Memesan Dan Menerima Bahan- Bahan Makanan Dan Lain- lain Keperluan Dapur Dan Dewan Makan

Jawatan Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Sediakan Borang Pesanan 2 hari sebelum Makanan Bermasak dari Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak. 2. Menyelia tugas Tukang Masak dan Penolong-Penolong Dapur semasa menyediakan makanan bermasak di dapur dewan makan. Pastikan makanan yang disaji menepati spesfikasi perjanjian kontrak dan menu harian. Pastikan kualiti dan kuantiti makanan mencukupi untuk semua pelajar Pertukaran menu hendaklah mendapat kebenaran Pengetua / Guru Besar.

3.

4.

6. Laporkan kualiti makanan dan kuantiti makanan mencukupi atau tidak mencukupi didalam Buku Laporan Penyeliaan Dewan Makan. 7 Hantar Buku Laporan kepada Pen. Kanan HEM seminggu sekali untuk disemak.

13

4.2

Carta Aliran :

Urusan Penyediaan Makanan.

Buat pesanan makanan bermasak 2 hari sebelum makanan disediakan.

Pastikan bahan mentah yang dipesan mengikut spesifikasi dan kualiti yang dikehendaki oleh KPM Minta Pembekal ganti

tidak berkualiti

Makanan dimasak Periksa kualiti makanan yang sedang dimasak.

Makanan disajikan di kaunter Pastikan Pembantu Dewan Makan (pekerja kontraktor dewan makan) berpakaian kemas dan bersih

Pastikan makanan mencukupi untuk semua pelajar

14

4.3

Senarai Semak :

Urusan Penyediaan Makanan.

Bil 1

Tindakan Menyediakan Borang Pesanan Makanan Bermasak

Tandakan ( _/ )

Catatan

Selia tugas Tukang Masak dan penolong-penolongnya

Periksa kualiti makanan

Pastikan makanan mencukupi

Pastikan makanan dan minuman dihidangkan mengikut masa yang telah ditetapkan. Sediakan laporan harian mengenai penyediaan makanan bermasak asrama.

15

4.4 Borang Digunakan

1 2 3 4

Buku Pesanan Sekolah ( Untuk Makanan Bermasak ) Buku Laporan Makanan Borang Teguran Prestasi Makanan. Buku Terimaan Bahan Mentah

16

Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.

5.1 Proses Kerja Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur dan Dewan Makan Asrama. Proses Kerja 1. Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur dan Dewan Makan untuk kerja pembersihan. 2. Mengeluarkan barang- barang dan alatan untuk membersih kepada pekerja. 3. Membuat penyeliaan ke atas pekerja- pekerja. 4. Membuat laporan harian.

Jawatan Penyelia Asrama

17

5.2

Carta Aliran :

Urusan Penyeliaan Kebersihan,

Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.

Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur Dan Dewan Makan untuk kerja pembersihan

Mengeluarkan barang- barang dan alatan Untuk membersih kepada pekerja.

Membuat penyeliaan ke atas Pekerja- pekerja.

Bersih

Minta pekerja Bersihkan

Tidak Bersih

Membuat laporan harian.

18

5.3

Senarai Semak :

Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Membuat agihan tugas kepada pekerja

Keluarkan barang- barang dan alatan pembersih

Menyelia pekerja- pekerja

Membuat laporan harian

19

5.4

Borang Digunakan

Buku Laporan Harian

20

Urusan Pengurusan Stok Makanan

6.1 Proses Kerja Urusan Pengurusan Stok Makanan

Jawatan Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Buat pesanan untuk barang- barang ang diperlukan 2. Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua 3. Pos atau serahkan pesanan. 4. Terima bahan yang di pesan dan masukkan ke dalam buku stok 5. Tandatangan dan serahkan Bil dan L/O 6. Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil. 7. Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir.

21

6.2

Carta Aliran :

Urusan Pengurusan Stok Makanan.

Buat pesanan untuk barang- barang Yang diperlukan

Dapatkan Tandatangan Dan cop Pengetua

Pos atau serahkan pesanan

Terima bahan yang dipesan dan masukkan Ke dalam Buku Stok.

Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil.

Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir

22

6.3

Senarai Semak :

Urusan Pengurusan Stok Makanan

Bil 1

Tindakan Buat pesanan barang- barang yang diperlukan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua

Pos atau serahkan pesanan

Terima bahan dan masukkan ke dalam Buku Stok

Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

Daftar Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil

Serahkan Buku Rekod Daftar Bil dan Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir

23

6.4

Borang Digunakan

1 Buku Pesanan Kerajaan Am 75

24

Urusan Penyeliaan Kebersihan

7.1 7.1.1. Penyeliaan Kebersihan Bilik Dan Alatan Proses Kerja Bagi Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan Serta Persekitarannya Alatan Serta Ubat-ubatan. Proses Kerja 1. Mengurus Bilik sakit/Bilik Rawatan - Pastikan Bilik Sakit dan Bilik Rawatan bersih, kemas dan teratur. - Pastikan ubat-ubatan dan alatan rawatan lengkap dan mencukupi.

Jawatan Penyelia Asrama

25

7.1.2

Carta Aliran :

Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan

Serta Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat- Ubatan.

Membuat penyeliaan ke atas Pekerja-pekerja.

Tindakan PAR/ PRA

Selesai

Buat Pesanan Kontraktor

Tidak Lengkap

Selesai

26

7.1.3

Senarai Semak :

Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan Serta Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat-Ubatan. Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Memastikan bilik sakit dan bilik rawatan kemas

Memastikan ubat-ubatan dan alat rawatan lengkap

27

Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar.

8.2 Proses Kerja Jawatan Penyelia Asrama Bagi Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar Proses Kerja 1. Pastikan pelajar yang memerlukan rawatan membawa borang/surat memohon rawatan yang telah ditandatangani oleh warden atau guru kelas. 2. Memeriksa jenis penyakit yang diperlukan - Penyakit dan luka ringan dirawat di Klinik Asrama. -Penyakit berat dan cedera berat dirujuk ke hospital. 3. Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L). Penyelia Asrama 4. Memaklumkan kepada Pengetua atau HEM berkenaan pelajarpelajar yang mendapat cuti sakit, yang diasingkan di Bilik Sakit dan yang dimasukkan ke Wad Hospital -Jika perlu hubungi ibu bapa/penjaga pelajar berkenaan. Pengetua /HEM 5. Membawa pelajar balik dari Wad Hospital. 6. Menyediakan rekod-rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian

28

8.3

Carta Aliran :

Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Pastikan pelajar yang hendak menerima Rawatan membawa borang surat rawatan yang Telah ditandatangani oleh Warden/guru kelas

Memeriksa jenis penyakit dan rawatan yang Diperlukan -Penyakit ringan dirawat di Klinik Asrama

Tindakan Doktor

Penyakit berat dirujuk ke Hospital -sediakan Borang Kebenaran (G/L)

Tindakan

Memaklumkan kepada Pengetua/HEM bagi Pelajar-pelajar yang mendapat cuti sakit Yang diasingkan ke Wad Hospital. -Jika perlu hubungi ibu bap/penjaga pelajar Berkenaan.

Pengetua/ HEM

Tindakan

Menyediakan rekod-rekod kesihatan harian pelajar. -Gunakan buku atau format khas. -Dipanjang ke pengetahuan pengetua/HEM.

Selesai

29

8.3

Senarai Semak :

Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Bil 1

Tindakan Pastikan pelajar mendapat borang/surat permohonan yang telah disahkan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Periksa jenis penyakit dan rawatan yang diperlukan

Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L)

Maklumkan kepada Pengetua/HEM berkenaan pelajar yang mendapat cuti sakit.

Membawa pulang pelajar dari Wad Hospital

Sediakan rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian Pelajar

Dipanjangkan ke pengetahuan Pengetua/HEM

30

8.4

Borang digunakan :

Laporan Penyeliaan Kesihatan

Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar atau Format Rekod Rawatan Kesihatan Harian Pelajar Surat Kebenaran Pelajar untuk mendapat rawatan Surat Akuan Rawatan Hospital Borang Pesanan Kerajaan ( AM 75 )

2 3 4

31

Urusan Penyeliaan Makanan. 9.1 Peraturan Pentadbiran : Urusan Penyediaan Makanan. I Bekalan yang diterima hendaklah dipastikan kualiti dan kuantiti sepertimana pesanan.

ii

Penyeliaan mestilah dilaksanakan ke atas Pembekal makanan bermasak

iiii

Mutu masakan perlu dipastikan memuaskan dan mencukupi untuk semua pelajar.

32

9.2

Proses Kerja -

Menguruskan Pesanan Makanan.

Bil 1

Proses kerja Menyediakan borang pesanan tempahan makanan 2 hari sebelum penyediaan makanan kepada Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak.

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan Ketua Penyelia Asrama / Penyelia Asrama.

2 Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang sedang dimasak oleh pekerja-pekerja kontraktor pembekal,

Ketua Penyelia Asrama

33

9.3

Carta Aliran :

Urusan Penyediaan makanan.

Sediakan borang pesanan tempahan makanan bermasak.

Dapatkan tandatangan kelulusan Pengetua

Serahkan borang pesanan kepada pembekal. Borang pesanan hendaklah diserahkan hendaklah diserahkan kepada pembekal sekurang-kurangnya 2 hari sebelum makanan disediakan.

Minta Pembekal cukupkan Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan menepati tempahan Tidak menempati pesanan

Makanan dihidangkan untuk pelajar

34

9.3 Bil 1

Senarai Semak :

Urusan Penyediaan Makanan Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Sediakan borang pesanan tempahan makanan bermasak Dapatkan tandatangan kelulusan Pengetua / Penolong Kanan HEM Serahkan borang pesanan tempahan Makanan Bermasak kepada pembekal 2 hari sebelum makanan disediakan. Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang sedang disediakan. Makanan yang dihidangkan mencukupi untuk semua pelajar

35

10

Urusan Penyeliaan Kebersihan 10.1 Peraturan Pentadbiran : Urusan Penyediaan Kebersihan Membuat penyeliaan ke atas pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi membersihkan ruang dapur dan dewan makan serta sekeliling bangunan dewan makan. Membuat laporan harian.

ii

36

10.2

Proses Kerja -

Penyeliaan Kebersihan Dapur Dan Dewan Makan

Bil 1

Proses kerja Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi membersihkan ruang dapur dan dewan makan.

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan Ketua Penyelia Asrama / Penyelia Asrama.

Membuat laporan harian.

37

10.3

Carta Aliran :

Urusan Penyeliaan Kebersihan

Minta pekerja bersihkan tidak bersih

Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bagi kerja-kerja pembersihan dapur dan dewan makan.

Bersih

Membuat laporan harian

38

10.4 Bil 1

Senarai Semak :

Urusan Penyeliaan Kebersihan Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi kerja-kerja pembersihan dan keceriaan dapur dan Dewan Makan. Membuat laporan harian.

39

11

Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori 11.1 Peraturan Pentadbiran : Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori Sebarang pesanan pembelian hendaklah mendapatkan tandatangan dan Cop Pengetua.

2 3

Sebarang penerimaan barang perlu dicatatkan ke dalam buku stok. Buku Rekod Daftar Bil berserta bil perlu diserahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir.

40

11.2

Proses Kerja -

Pengurusan Stok Dan Inventori

Bil 1

Proses kerja Sediakan pesanan untuk barang-barang yang diperlukan. Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua. Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal Terima bahan yang dipesan dan dimasukkan ke dalam buku atau kad stok Tandatangan dan sahkan Invois/ Bil dan pesanan tempatan. Daftarkan bil atau invois ke dalam buku Daftar Bil

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan Pengetua

2 3 4

Pengetua Pembantu Tadbir Ketua Penyelia Asrama Ketua Penyelia Asrama Pembantu Tadbir Kewangan Ketua Pembantu Tadbir

Serahkan daftar bil beserta Invois kepada Ketua Pembantu Tadbir bagi tujuan proses pembayaran

41

11.3

Carta Aliran :

Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori

Sediakan pesanan untuk barang-barang yang diperlukan

Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua

Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal Kemaskinikan pesanan tidak lengkap

Lengkap

Terima bahan yang dipesan dan masukkan ke dalam buku atau kad stok

Tandatangan dan sahkan Invois dan L/O

Daftarkan Invois / bil ke dalam buku daftar Bil

Serahkan buku Daftar Bil dan Invois kepada Ketua Pembantu Tadbir

42

11.4 Bil 1 2 3 4 5 6 7 8

Senarai Semak :

Pengurusan Stok Dan Inventori Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Sediakan borang pesanan tempatan. Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua. Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal. Terima barang. Masukkan ke dalam buku atau kad stok. Tandatangan dan sahkan L/O dan Invois / Bil Catat di dalam Daftar Bil Serahkan buku Daftar Bil kepada KPT.

43

12

Urusan Terimaan dan Pungutan 12.1 i ii Peraturan-Peraturan Pentadbiran Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap teimaan wang. Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.

44

12.2

Proses Kerja -

Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil 1

Proses kerja Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang (AP.69) Dapatkan Buku Resit daripada Pegawai yang menjaga dan pastikan siri Menerima wang dan keluar resit pada masa urusan dibuat Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan harian Merekodkan ke dalam Buku Tunai Menyerahkan wang dan Buku Kutipan harian kepada Pengetua untuk disemak

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan

4 5 6

45

12.3

Carta Aliran :

Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, keluar surat kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan Dapatkan Buku Resut Rasmi daripada Pembantu Tadbir Kewangan Terima yuran asrama dari penghuni asrama dan keluar resit serta-merta Rekod dalam Buku Daftar Penghuni Asrama (Individu) Rekodkan di dalam Buku Kutipan Harian Asrama Serah wang kutipan bersama dengan Buku resit Buku Rekod Kutipan Individu Asrama kepada Pembantu Tadbir Kewangan Semak jumlah kutipan, Buku resit dan buku Rekod Kutipan Individu Asrama bangunan Betul

Minta penjelasan dari guru tingkatan dan pembetulan

tidak betul

Turun tandatangan pada Buku Rekod Kutipan Harian Asrama Keluarkan Resit Induk kepada Penyelia Asrama sebagai penerimaan Catatkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian Asrama Tulis slip masuk bank

Masukkan wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank dan failkan Rekodkan dalam Buku Tunai

46

12.4 Bil 1 2 3 4 5 6 7

Senarai Semak :

Urusan Terimaan dan Pungutan

Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan Dapatkan Daftar Stok Buku Resit Pastikan Buku Resit ada untuk digunakan Sediakan Borang Serahan Kutipan Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian Sediakan slip masuk bank Sediakan Buku Tunai

47

13

Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua Penyelia Asrama N22 i ii iii iv Arahan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah Surat Pekeliling Kewangan Penggunaan Wang Lebihan Makanan Pekeliling Pengurusan Bekalan Makanan Asrama.

14

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai i ii Jawatankuasa Pengurusan Asrama Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Sekolah

15

Senarai Borang yang digunakan i ii Buku Laporan Penyeliaan Dapur dan Dewan Makan Buku Laporan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Asrama

48

16

Norma Kerja Bagi Tugas-tugas Jumlah unit yang boleh dijelaskan dalam seminggu.

Bil

Jenis Kerja

Masa yang diambil

49
17 Senarai Tugas Harian

JAWATAN :

PENYELIA ASRAMA GRED N17

NAMA : JAWATAN : TARIKH :

Bil.

Tugas saya hari ini

Catatan

50