2015-Sales Force Productivity 2015

SALES FORCE
PRODUCTIVITY
BPJS KETENAGAKERJAAN
15 DECEMBER 2015
BPJS Sales Force Productivity Discussion Document 20151215.pptx
DAFTAR ISI
UPDATE
PROYEK
OVERVIEW KONDISI
SAAT INI
STRATEGI SALES FORCE

PRODUCTIVITY
2015
Hingga saat ini, proyek Sales force productivity telah memasuki tahap akhir
TIMELINE PROYEK
POSISI SAAT INI
Riset Kondisi
Saat ini
In-depth-Interview
Penyusunan
Program Improvement
Pelaksanaan
Sosialisasi
Perencanaan program
Pembuatan materi
sosialisasi
improvement
Pelaksanaan
program training kepada
Online survey
change agent
Survey kantor pelayanan
Pembuatan laporan akhir
Analisa data internal

Check
Point 1
Check
Point 2
Check
Point 3
2015
DAFTAR ISI
UPDATE
PROYEK
OVERVIEW KONDISI
SAAT INI

PRODUCTIVITY
2015
Berdasarkan hasil riset, terdapat beberapa temuan yang perlu diperbaiki oleh BPJS
EXECUTIVE SUMMARY
KEY FINDINGS
Fungsi RO/MO dalam proses bisnis tidak
optimal serta penguasaan terhadap sistem IT
yang belum optimal
Sizing RO yang akan tumbuh sangat besar
mengikuti jumlah binaan bila tanpa optimalisasi
sistem IT
Perluasan kepesertaan masih bergantung pada
direct selling oleh MO serta belum adanya sales
tools yang customized
Sistem KPI tidak disesuaikan baik berdasarkan
fungsi RO/MO maupun jenjang karyawan;
sistem kompensasi kurang mendorong motivasi
MO yang sukses adalah orang yang
knowledgeable dan melakukan prospect
planning, sedangkan RO sukses adalah orang
yang agresif dan persistent serta sering
melakukan sosialisasi
I N I T I A L R E C O M M E N D AT I O N
Memastikan implementasi proses bisnis
RO/MO & optimalisasi sistem IT
Redefinisi pekerjaan RO dengan optimalisasi
IT agar mengurangi tingkat kebutuhan RO;
Menyusun strategi akuisisi untuk non-PU
Menerapkan metode agen selain direct
selling untuk akuisisi secara wholesale dan
membuat sales tools yang disesuaikan
Merumuskan kembali KPI dan sistem

kompensasi yang dapat membantu
meningkatkan kinerja RO/MO
Merekrut RO yang agresif dan persistent
serta MO yang knowledgeable serta
merancang program pelatihan kemampuan
planning untuk MO dan sosialisasi yang
efektif untuk RO
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting

2015
Saat ini, proses bisnis serta peralihan fungsi antara RO dan MO belum berjalan dengan baik
PERAN RO & MO
PROSES BISNIS MARKETING OFFICER
Pencarian informasi
dan perencanaan
pekerjaan
Membina hubungan
baik dengan mitra
Pelayanan pendaftaran
kepesertaan baru
Tidak dekat dengan

mitra, sehingga high
level communication
tidak terjalin
Serah terima peserta

dengan RO
Pembinaan MO
MO tidak mengenalkan
peserta ke RO, sehingga
hubungannya tidak dekat
Tidak ada coaching,

sehingga tidak ada
knowledge transfer
P R O S E S B I S N I S R E L AT I O N S H I P O F F I C E R
Pengumpulan data
kepesertaan
Menjaga hubungan
baik dengan peserta
Pengelolaan
kepesertaan dan
rekonsiliasi
Kurang optimal
RO hanya fokus
mengejar target iuran, menggunakan IT berakibat
sehingga hubungan 80-90% waktu digunakan
rekonsiliasi, sehingga tidak
kurang terjalin
ada waktu kunjungan
Pembinaan peserta
Membina hubungan
baik dengan mitra
Tidak dekat dengan

mitra, sehingga high
level communication
tidak terjalin
Pembinaan RO
Tidak ada coaching,

sehingga tidak ada
knowledge transfer
Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting

2015
Sizing RO yang akan tumbuh sangat besar mengikuti jumlah binaan bila tanpa optimalisasi IT
PROYEKSI KEBUTUHAN RELATIONSHIP OFFICER TAHUN 2015 20181
Jumlah RO yang dibutuhkan
Target Iuran
(dalam jumlah personel)
(dalam triliun rupiah)
Target iuran akan

meningkat tak terhingga,
seiring menambahnya
jumlah binaan
125
2.500
106
100
2.000
1.572
75
50
25
-
1.500
62
34
512
2015
43
631
2016
Target Iuran
922
1.000
Peningkatan target iuran

harus diimbangi dengan
peningkatan jumlah RO
2017
2018
500
-
Jumlah kebutuhan RO
1Jumlah
RO ideal dihitung menggunakan model persamaan regresi linier dari wilayan dengan indeks tingkat pencapaian iuran yang ideal di 2014
dihitung menggunakan model persamaan penentuan jumlah RO ideal terhadap target iuran 2015-2018, dengan asumsi:
a. Target nasional didistribusikan ke setiap kantor cabang berdasarkan proporsi kontribusi cabang terhadap realisasi iuran di tahun 2014
b. Nilai rata-rata iuran/perusahaan di setiap kantor cabang diasumsikan tidak berubah per tahun 2014
2Proyeksi

2015
Saat ini, strategi pemasaran BPJS masih terfokus hanya pada metode direct selling
METODE PERLUASAN & PENGELOLAAN KEPESERTAAN
DIRECT
SELLING
INDIRECT
CHANNEL
HIGH LEVEL
COMMUNICATION
KAMPANYE KOMUNIKASI
NASIONAL
FUNGSI
FUNGSI
FUNGSI
FUNGSI
Akusisi dan pembinaan peserta/

pemberi kerja melalui RO/MO
Akusisi peserta/ pemberi kerja

menggunakan channel partner
seperti bank
Akusisi peserta/pemberi kerja

melalui kerjasama dengan
institusi pemangku kepentingan
seperti Pemda
Komunikasi dengan skala

nasional untuk meningkatkan
pengetahuan dan menciptakan
pull factor terhadap BPJS
KONDISI
KONDISI
KONDISI
KONDISI
Fokus utama saat ini

Dibutuhkan jumlah RO/MO
yang besar untuk mencapai
target 2015-2017
2000 channel tidak terutilisasi

Peran partner tidak jelas
Skema partnership tidak
mutualisme
Local partnership belum berjalan
Aktivitas berjalan secara sporadis

tergantung inisiatif kepala
cabang/kepala bidang pemasaran
IMPLIKASI
IMPLIKASI
IMPLIKASI
Beban organisasi yang tinggi

dari segi biaya overhead
Potensi kepesertaan dari

channel partner tidak tergarap
secara maksimal
Pencapaian target yang lebih

sulit karena produktivitas secara
wholesale terabaikan
Metode pemasaran yang

menjadi fokus BPJS
Metode pemasaran yang sudah dilakukan

namun masih membutuhkan perbaikan
Tingkat pengetahuan masyarakat

yang masih rendah & terbatasnya
budget untuk komunikasi nasional
IMPLIKASI
Kesulitan untuk melakukan aktivitas perluasan karena minimnya
ketertarikan dari target pasar
Metode pemasaran yang belum
dimanfaatkan secara optimal

2015
Selain itu, sistem KPI antara RO dan MO masih sama dan tidak berdampak langsung
KPI RO DAN MO
K P I
R O
K P I
Untuk seluruh level
Learning
7,50
%
Internal
Pelanggan
10% total KPI
TK Aktif
10% total KPI
Kepuasan Pelanggan
25%
M O
Untuk seluruh level
Keuangan
20% Total KPI Jumlah
Penerimaan iuran
37%
30,5
0%
Learning
7,50%
20%
Internal
25%
Variabel KPI RO
dan MO sama
K e y
P e r f o r m a n c e
47,50
%
Keuangan
20% dari Total KPI
JML penerimaan iuran
Pelanggan
17.5% dari Total KPI
Penambahan TK PU baru
15% dari Total KPI
Penambahan
perusahaan baru
I n d i c a t o r
SITUASI
Tidak ada reward &
punishment
AKIBAT
RO/MO tidak merasa
termotivasi
KPI & insentif antar

Mutasi tidak diikuti
penyesuaian target
divisi sama walaupun
beban kerja
berbeda
Sumber:
IDI, Analisa MarkPlus Consulting
RO/MO merasa
manajemen BPJS tidak
adil
RO/MO merasa target

tahunan tidak feasible
untuk dicapai
Penilaian KPI tidak

transparan dan
subjektf
RO/MO bekerja dalam

tim
RO/MO merasa BPJS Pusat

yang terlambat melakukan
pengangkatan Grade
Ada beberapa RO yang

hanya bertugas
rekonsiliasi

2015
RO sukses melakukan sosialisasi dan persistent, sedangkan MO knowledgeable, prospect planning

AKTIVITAS DAN SIFAT RELATIONSHIP OFFICER (DALAM %)
AKTIVITAS MO YANG SUKSES

N=9 (Top 10%)
AKTIVITAS RO YANG SUKSES

N=11 (Top 5%)
Sosialisasi
13,41
Product Knowledge
13,03
Menagih Iuran
12,82
Referensi
12,56
Build
Law
11,81
Prospect
10,89
SIFAT MO YANG SUKSES

N=9 (Top10%)
SIFAT RO YANG SUKSES

N=11 (Top 5%)
Persistent
21,61
Aggressive
15,26
Discipline
11,72
Adaptable
11,35
Knowledgable
11,33
Creative
10,69
Network-oriented
10,43
Confident
15,11
Knowledgable
19,38
Network-oriented
18,88
Adaptable
18,55
Creative
13,81
7,61
Sumber: Quantitative analysis n=274, Analisa MarkPlus Consulting

2015
10
DAFTAR ISI
UPDATE
PROYEK
OVERVIEW KONDISI
SAAT INI

PRODUCTIVITY
2015
11
Untuk memperbaiki kondisi saat ini, maka dirumuskan 3 strategi utama

STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
Pengelolaan berbasis pemanfaatan

IT untuk meredifinisi pekerjaan RO
sehingga dapat melakukan fungsi
Perluasan dengan pemanfaatan

sistem Agen untuk pencapaian
target yang cenderung semakin
retail
relationship
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT
Dukungan melalui sistem
kompensasi, KPI dan pelatihan
untuk pencapaian target

2015
12
Strategi pertama yang akan dibahas adalah mengenai perluasan kepesertaan

STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
Perluasan dengan pemanfaatan
sistem Agen untuk pencapaian
target yang cenderung semakin
retail
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT

2015
13
Saat ini proses bisnis perluasan kepesertaan tidak feasible dalam mencapai target jangka panjang
ISU TERKAIT BIDANG PERLUASAN KEPESERTAAN BPJS TK
SITUATION
IMPLICATION
Perluasan kepesertaan baru tergantung kepada

pertumbuhan jumlah tenaga kerja dari
perusahaan binaan
Pertumbuhan peserta baru BPJS TK dibatasi

oleh tingkat penyerapan tenaga kerja
perusahaan binaan
Sebagian besar perusahaan dengan jumlah

TK/perusahaan yang tinggi telah terdaftar
sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan
Potensi pertumbuhan kepesertaan terbesar

dapat diperoleh dari perusahaan skala kecilmenengah dan BPU
MO memiliki peran sebagai pelaksana aktivitas

akuisisi dan selling process yang dilakukan
biasanya bersifat door-to-door
Pencapaian target perluasan kepesertaan dari

pasar retail akan membutuhkan MO dalam
jumlah besar yang akan berimplikasi terhadap
tingginya biaya akuisisi per peserta

2015
14
Akusisi dengan menggunakan agen/ pihak ke-3 dapat menjadi alternatif untuk mencapai target
SKEMA SIMULASI
SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014

Kantor cabang dengan jumlah
TK/perusahaan rendah
MO PELAKSANA AKUISISI
Jumlah TK
baru akuisisi
MO 2014*
MO PENGELOLA AGEN
Total
insentif
agen1
Jumlah akuisisi
TK baru MO 2014
Total
gaji MO2
Total biaya akuisisi
Biaya
Akuisisi
per TK
Total Gaji MO
2014
Biaya
Akuisisi
per TK
1 Total
*Asumsi:
Dari total TK baru, jumlah kontribusi MO
dihitung berdasarkan proporsi MO & RO di
kantor cabang tersebut dengan tingkat
kontribusi yang sama antar personel
insentif
% insentif iuran * rata-rata iuran/TK * jumlah TK baru
2 Total gaji MO
Jumlah MO yang dibutuhkan3 * gaji MO
3 Kebutuhan MO dihitung berdasarkan jumlah
kebutuhan agen dengan rasio (1:7)
4 Jumlah agen yang dibutuhkan dihitung dengan
asumsi tingkat efektivitas akuisisi sebesar 50%

2015
15
Biaya akuisisi dapat berkurang apabila akuisisi di pasar retail dilakukan oleh pihak ketiga
SIMULASI BIAYA AKUISISI

Kantor Cabang : Dumai (D03)
Jumlah Perusahaan Baru : 615
Avg. TK Baru/Perusahaan
Jumlah MO
:2
Jumlah TK Baru
: 11.420
Avg. Iuran Pertama/TK Baru : Rp 33.855
Jumlah RO
:3
Jumlah Iuran TK Baru
: Rp 386.619.287,-
SKEMA SAAT INI

(MO pelaksana akuisisi)
: 19
SKEMA AGEN
(MO pengelola agen)
Asumsi
Asumsi
Biaya Akuisisi
Jumlah TK yang diakuisisi MO 2014 : 4.568*
TK yang perlu diakuisisi = 4.568
Jumlah agen yang diperlukan : 4
Biaya Akuisisi
Efektivitas akuisisi agen = 50% MO
Jumlah MO yang diperlukan : 1
Total gaji MO (2 orang) 2014 : Rp 243.438.000
Insentif agen = 10% dari iuran

pertama/TK
Biaya insentif agen : Rp 15.464.771
Biaya akuisisi/TK baru 2014
Rasio kebutuhan MO : agen = 1 : 7
Biaya gaji MO
: Rp 121.719.000
Biaya akuisisi/TK
: Rp 30.031
: Rp 53.292
*disesuaikan dengan proporsi jumlah MO terhadap jumlah

MO & RO (2:3)

2015
16

Kantor Cabang : Jambi (E00)
Jumlah Perusahaan Baru : 3.544
Avg. TK Baru/Perusahaan
Jumlah MO
:3
Jumlah TK Baru
: 61.421
Avg. Iuran Pertama/TK Baru : Rp 10.945
Jumlah RO
:4
: Rp 672.271.273,-
SKEMA SAAT INI

: 17
SKEMA AGEN
(MO pengelola agen)
Asumsi
Asumsi
Biaya Akuisisi
Biaya Akuisisi

pertama/TK
Biaya gaji MO
: Rp 202.711.333
Biaya akuisisi/TK
: Rp 8.795
: Rp 23.103

MO & RO (3:4)

2015
17

Kantor Cabang : Sulawesi Utara (T00)
Jumlah Perusahaan Baru : 880
Avg. TK Baru/perusahaan
Jumlah MO
:3
Jumlah TK Baru
: 31.692
Avg. Iuran TK Baru/perusahaan : Rp 13.216
Jumlah RO
:4
: Rp 418.844.506,-
SKEMA SAAT INI

: 36
SKEMA AGEN
(MO pengelola agen)
Asumsi
Asumsi
Biaya Akuisisi
Biaya Akuisisi

pertama/TK
Biaya gaji MO
: Rp 159.355.667
Biaya akuisisi/TK
: Rp 13.054
: Rp 35.198

MO & RO (3:4)

2015
18
Desain go to market channel perlu disesuaikan kembali apabila menggunakan third party
GO-TO MARKET CHANNEL
MARKET COVERAGE MATRIX

(Market Segments vs. Acquisition Channels)
Passive Channel
Peserta BPU
Perusahaan
Skala Kecil
Perusahaan
Skala Menengah
Perusahaan
Skala Besar
Website & Mobile
SPO
PTSP
Kantor Cabang
PPOB
Direct Sales (MO)
Active Channel
Direct Sales
(third party)
Mobil Keliling
Prioritas utama Prioritas kedua
Digital channel
Marcommsupported
High-level
supported
Marcommsupported
Offline channel

2015
19
Dengan skema third party, peran MO menjadi sales manager bagi agen yang bertugas akuisisi
MO SEBAGAI SALES MANAGER
SKEMA THIRD PARTY
SKEMA SAAT INI
Di setiap kantor cabang minimal

perlu ditempatkan 1 orang MO
Marketing Officer
Marketing
Officer
Calon
peserta
MO berperan sebagai tenaga penjual yang

berinteraksi langsung dengan calon peserta
Agen
Agen
Agen
Calon
Peserta
Calon
Peserta
Calon
Peserta
Agen yang berperan sebagai tenaga penjual

untuk melakukan customer interaction dan
di-manage oleh marketing officer BPJS TK

2015
20
Fungsi managing MO akan mencakup dari perekrutan agen hingga kontrol kinerja agen
FUNGSI MO DENGAN SKEMA THIRD PARTY
FUNGSI DAN PERAN MARKETING OFFICER DENGAN SKEMA THIRD PARTY
Mendukung sistem perekrutan

tenaga penjual
Mensosialisasikan skema third party

yang dicanangkan
Memberikan pelatihan terkait product
Melakukan joint business planning

bersama third party
Mengontrol performa third party

berdasarkan sistem performance
management
knowledge

2015
21
Rekrutmen agen dirancang untuk memperoleh agen yang kreatif dan network-oriented
SISTEM REKRUTMEN TENAGA PENJUAL
WHERE
W H AT
HOW
Agen BPJS Ketenagakerjaan

yang dicari adalah :
Website BPJS
PSIKOTES
Ketenagakerjaan
Komunikasikan
benefitnya
Media cetak
seperti koran
Tes kepribadian untuk memperoleh

kandidat yang kreatif
CREATIVE
NETWORK- ORIENTED
BEHAVIORAL
INTEVIEW
KNOWLEDGEABLE
Mampu menjelaskan
informasi detail &
mudah dipahami serta
dapat menjawab segala
pertanyaan dengan jelas
Mampu berpikir kreatif
dalam mencari solusi
permasalahan dan
memiliki banyak cara
dalam sosialisasi
Mampu membangun
network yang luas dan

mendapatkan prospek
dari koneksinya
Untuk mengetahui jaringan yang

dimiliki serta pengetahuiannya
tentang BPJS Ketenagakerjaan
R O L E P L AY
Untuk menilai cara berjualan
kandidat

2015
22
Skema insentif agen juga dibuat progresif untuk menjaga loyalitas dan motivasi berjualan
SKEMA INSENTIF THIRD PARTY
S K E M A I N S E N T I F A G E N T H I R D PA RT Y
% Pencapaian
Target Akuisisi TK
40
35
100%
30
25
90%
20
70%
15
10
5
0
Category 1
5% iuran
Category
2
per
TK
7.5% dari
Category 3
iuran per TK
Pencapaian
Akuisisi TK
10% dari
Category 4
iuran per TK

2015
23
Target cabang didistribusikan ke agen individual, namun secara kolektif tanggung jawab MO
DISTRIBUSI TARGET MO & AGEN
Target Kepesertaan Baru

Kantor Cabang
Marketing Officer
Agen
Distribusi sesuai dengan

jumlah agen dan 30% lebih
tinggi dari beban target MO
Distribusi sesuai
dengan jumlah MO
ILUSTRASI
32.500 TK/MO
30%
50.000 TK
25.000 TK/MO
2 MO
Target tahunan TK
Baru Kantor Cabang
3.250 TK/ AGEN

10 Agen
Target TK Baru
Marketing Officer

2015
24
Kinerja agen akan dinilai berdasarkan parameter pencapaian target bulanan

THIRD PARTYS PERFORMANCE MANAGEMENT
1 bulan sekali
Third Party Performance

management
MO memberikan
target bulanan
Agen
mengirimkan
hasil bulanan
Target masing-masing agen

diberikan oleh MO yang
bertanggung jawab atas
agen tersebut
Evaluasi dilakukan satu
bulan sekali
Memenuhi
target?
Mendapatkan
agen baru
Pemberian peringatan
diberikan setiap agen tidak
mencapai target pada bulan
berjalan
Pemutusan kontrak
dilakukan bila agen tidak
mampu mencapai target
bulanan yang diberikan
1 bulan sekali
Agen
mengirimkan
hasil bulanan
YA
Memenuhi
target?
TIDAK
Evaluasi dan
pemberian
peringatan
YA
TIDAK
2 bulan
berturut-turut?
TIDAK
Evaluasi dan
pemberian
peringatan
YA
Pemutusan
kontrak agen

2015
25
KPI perlu dirancang kembali dengan fokus pada fungsi perluasan dan berbasis aktivitas
KPI Marketing Officer
KATEGORI
SALES
KPI Marketing Officer 2015
KPI Marketing Officer BARU
1 Jumlah penerimaan iuran per program
1 Jumlah penerimaan iuran
2 Penambahan perusahaan baru
2 Penambahan perusahaan baru*
3 Penambahan TK baru penerima upah
3 Penambahan TK baru PU dari perusahaan baru
4 Penambahan TK baru bukan penerima upah
- Direct channel
- Indirect channel
4 Penambahan TK baru BPU (Madya & Pratama)
5 Indeks kepuasan peserta BPJS TK

6 % penyelesaian program kerja
NON-SALES
7 % jumlah company visit dari target

8 % jumlah sosialisasi PWBD dari target
9 Utilisasi EPS
10 Utilisasi e-saldo & BPJSTK mobile
5 Success rate konversi data potensi/perusahaan baru

6 Tingkat utilisasi channel partner**
7
Integritas dan validitas data kepesertaan
11 Utilisasi SIPP
DEVELOPMENT
12 Pemenuhan rencana pengembangan individu
13 Penyelesaian modul e-learning
*Bobot lebih relatif rendah

**Pengukuran secara kualitatif (baik/cukup/kurang)
2015
26
Strategi kedua adalah mengenai pengelolaan kepesertaan melalui RO

STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
Pengelolaan berbasis pemanfaatan

IT untuk meredifinisi pekerjaan RO
sehingga dapat melakukan fungsi
relationship
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT

2015
27
Proses bisnis RO saat ini tidak feasible untuk memenuhi target iuran di masa mendatang
ISU TERKAIT BIDANG PERLUASAN KEPESERTAAN BPJS TK
SITUASI
IMPLIKASI
Pembagian kerja RO dan PMAP tidak

terlaksana dengan baik
RO tidak memiliki waktu yang cukup

untuk menjaga hubungan dengan
binaannya
Penggunaan sistem IT belum optimal,

secara internal maupun eksternal
Sistem IT yang ada tidak mengurangi

beban pekerjaan RO
Target iuran akan meningkat tak

terhingga, seiring bertambahnya jumlah
binaan RO
Untuk mencapai target iuran pada tahun

2018, jumlah RO perlu ditingkatkan
hingga lebih dari 1500 pekerja

2015
28
Dengan implementasi sistem IT, peningkatan target RO yang signifikan akan terakomodasi
SISTEM IT
REKONSILIASI
REGISTRASI
Membantu calon TK untuk mendaftar secara mandiri

Mengurangi beban MO dalam melakukan pendaftaran
Meningkatkan kesadaran peserta terkait account BPJS
yang dimiliki
Rekonsiliasi dapat dilakukan oleh perusahaan

binaan, sehingga mengurangi beban RO
Interface yang dihadapi binaan dengan RO harus
sama untuk mempermudah proses edukasi
360
DATABASE BINAAN
Membantu RO untuk mengakses info
mengenai binaannya secara real time
(gaji dan jumlah pegawai)
Marketing
Business Process
IT System
PENCAPAIAN INDIVIDUAL RO/MO

Dashboard yang menunjukkan pencapaian
individual seluruh RO/MO

Terdapat data historis yang dapat memperlihatkan
performa RO/MO dan mengetahui apakah layak
memperoleh peningkatan grade
DATABASE PERUSAHAAN POTENSIAL

Membantu MO untuk mengakses database
perusahaan potensi secara praktis dan real
time
MO dapat mengakses info terbaru secara

nasional
PERENCANAAN RO/MO
Menawarkan real-time access berkaitan dengan
perencanaan dan informasi yang dimiliki RO dan MO

yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan

2015
29
Sistem IT akan mensubstitusi peran RO terhadap perusahaan skala kecil dan menengah
FOKUS PERAN RO
FOKUS PERAN RO SAAT INI vs MASA DEPAN

Perusahaan
Skala Kecil
Perusahaan
Skala Menengah
Perusahaan
Skala Besar
RO saat ini
RO masa depan
Optimized IT
FUNGSI RELATIONSHIP OFFICER
FUNGSI SISTEM IT
Fokus kepada pembinaan hubungan dan

sosialisasi perusahaan skala besar
Mengambil alih hampir seluruh fungsi

rekonsiliasi dari pekerjaan RO sebelumnya
Membantu pendekatan kepada

perusahaan-perusahaan dengan
kolektibilitas rendah
Memberikan informasi, memberikan

jawaban dan tata cara pelaporan kepada
perusahaan binaan
Menjadi jembatan informasi kepada MO

untuk calon perusahaan dari perusahaan
binaan
Menjadi tulang pungung informasi yang

mencatat perencanaan dan performance
management dari RO

2015
30
Sehingga beban RO menurun dan dapat fokus membina hubungan dengan perusahaan platinum
JUMLAH SOSIALISASI PER TAHUN SAAT UTILISASI SISTEM IT SUDAH IDEAL
JUMLAH KUNJUNGAN/BULAN
ALOKASI WAKTU / PERUSAHAAN
2 JAM / PERUSAHAAN
WAKTU TRANSPORT
TINGKAT KEMACETAN
WAKTU KUNJUNGAN
60
35
50
20
22 HARI
KERJA
KERJA
ALOKASI
WAKTU/
PERUSAHAAN
TINGKAT
KEPADATAN KANTOR
246756
8 JAM
JUMLAH RO
OPTIMAL
/DAERAH
J U M L A H C O M PA N Y V I S I T
P E R TA H U N
Company visit
351.048
64512
Jawa-Bali
Sumatra
16284
20208
Sulawesi
Kalimantan
3288
Papua

2015
31
Berikut ini adalah contoh perhitungan di Kantor Cabang Gatot Subroto

CONTOH PERHITUNGAN JUMLAH COMPANY VISIT IDEAL
KANTOR CABANG : J0P / UTAMA A / Gatot Subroto / Jawa

ALOKASI WAKTU / PERUSAHAAN = 2 jam 35 menit
WAKTU
KUNJUNGAN
WAKTU TRANSPORT
TINGKAT
KEMACETAN
2 JAM
2
60
35
50
20
Waktu transport Kacab

Gatsu 35 menit karena
padat akan perkantoran
dan tingkat
kemacetannya tinggi
TINGKAT
KEPADATAN KANTOR
JUMLAH KUNJUNGAN/BULAN = 545
22 HARI
8 JAM
KERJA
KERJA
ALOKASI
WAKTU/
JUMLAH RO
OPTIMAL
Gatsu
8 orang
PERUSAHAAN
2 jam 35 menit
Dalam 1 tahun Kantor

Cabang Gatot Subroto dapat
melakukan :
6.540
Company visit

2015
32
Saat ini sistem IT BPJS Ketenagakerjaan sudah tersedia, namun belum diutilisasi secara optimal
STRATEGI PENINGKATAN PENGGUNAAN SISTEM IT
Upaya untuk meningkatkan penggunaan sistem IT :

1
Penambahan variabel penggunaan sistem IT pada

KPI RO
Program pelatihan sistem IT kepada RO
Menyediakan tools edukasi RO
Sosialisasi Internal mengenai pentingnya

penggunaan sistem IT
Marketing communication mengenai penggunaan

sistem IT
PENGGUNAAN INTERNAL
PENGGUNAAN EKSTERNAL

2015
33
Penambahan KPI terkait utilisasi sistem IT akan mendorong penggunaannya oleh RO

KPI Relationship Officer
KPI Relationship Officer 2015
KATEGORI
1
Jumlah penerimaan iuran per program
2 Perusahaan aktif bayar iuran tepat waktu
SALES
Jumlah penerimaan iuran terhadap

3
penerimaan iuran dan piutang
Kolektibilitas iuran
- Jumlah iuran/potensi iuran
- Perusahaan aktif bayar iuran
Penambahan TK baru PU dari
perusahaan binaan
5 Penambahan perusahaan baru
6 Jumlah TK aktif total
4 Jumlah TK aktif
% IBR total
8 Indeks kepuasan peserta BPJS TK
9 Tingkat efektivitas dan efisiensi bidang
Jumlah perusahaan baru yang direferensikan

kepada MO dari perusahaan binaan
6 % jumlah sosialisasi per segmen dari target
10 Integritas dan validitas data kepesertaan
7 Tingkat utilisasi SIPP
11 Brand equity
8 % jumlah pengiriman SP:
15 % penyelesaian program kerja
- Perusahaan menunggak
- Perusahaan daftar sebagian
9 Penerbitan SP 1 dan SP 2 tepat waktu
16 17 % jumlah pengiriman SPI 1 & SPI 2 tepat waktu
10
12 13 14 Utilisasi EPS, e-saldo, BPJSTK mobile, & SIPP
DEVELOPMENT
1 Jumlah penerimaan iuran
4 Penambahan TK baru penerima upah
NON-SALES
KPI Relationship Officer BARU
18 % jumlah company visit yang dari target
% rata-rata IBR
11 Integritas dan validitas data kepesertaan

2015
34
Namun tidak semua RO familiar dengan system IT, sehingga user guide harus dibuat user friendly
IT SYSTEM USER GUIDE
EXISTING USER GUIDE

1.1.1 Data Potensi
1.1.1.1 Data Potensi Home
1. Klik menu perluasan -> perluasan
home
2. Isi account name atau opportunity
3. Pilih drop-down list opportunity
type
PROPOSED USER GUIDE
SKENARIO 1
1.1.1 Data Potensi
Dilengkapi
dengan
visual
4. Klik tombol GO
1.1.1.2 Pencarian Data Potensi

1. Klik menu perluasan -> Data
potensi
2. Klik tombol query
3. Pilih salah satu field pada list table
data potensi binaan
4. Isi data yang di cari
5. Klik tombol GO
Buat dalam
beberapa
skenario
Gunakan
Bahasa yang
user friendly
1.1.1.1 Data Potensi Home
1. Klik menu perluasan -> perluasan
home
2. Isi account name atau opportunity

3. Pilih drop-down list opportunity
type
4. Klik tombol GO

2015
35
Selain itu, pelatihan juga diperlukan agar RO mampu menggunakan dan mensosialisasikan SIPP
IT USAGE TRAINING
Materi Pelatihan :
Basic Product
Knowledge : SIPP
Cara Sosialisasi SIPP

kepada Perusahaan
Binaan
Metodologi Pelatihan :
Initial
Condition
RO belum pernah
menggunakan SIPP
RO belum memahami
sosialisasi SIPP bagi
peserta binaan
RO tidak menggunakan
secara rutin
In-Class Training
Post-Class Assessment
Computer
Based Tutorial
Project Assignment
Policies and
Procedures
manual
Weekly & monthly

monitoring
Interactive
Presentation
Role Play
Simulation
Desired
Condition
RO memahami
penggunaan SIPP dalam
mengelola peserta
binaan
RO menggunakan SIPP
secara rutin dalam
rekonsiliasi peserta
binaan
RO mampu
mensosialisasikan cara
penggunaan SIPP
kepada peserta binaan
di minggu pertama
Quarterly
evaluation
terhadap hasil
implementasi SIPP

2015
36
4,5
Komunikasi harus dirancang sequencial untuk menjaga momentum internal & eksternal
ROADMAP SOSIALISASI INTERNAL & MARKETING COMMUNICATION BPJS KETENAGAKERJAAN
SOSIALISASI INTERNAL
INTRO
DUKSI
EDUKASI
IMPLEMENTASI
PENGAWASAN
FASE MARCOMM
EDUKASI
INTRODUKSI
MOMENTUM
SOSIALISASI
TERPUSAT
TVC
MOTIVATIONAL
PROGRAM
EVALUASI
CALL
CENTER
POSTER
MOTIVASI
VIDEO
TUTORIAL
EVENT
KAMPANYE
PEMERINTAH
COACHING
TRAINING
IT
WEBSITE
SOCIAL
MEDIA
IT USER
GUIDE
SOSIALISASI
INTERNAL
ACTIVATION
ADVERTORIAL PROGRAM
EVENT
RADIO
AD
BILLBOARD
SOSIALISASI
SOCIAL
MEDIA
SOSIALISASI
EMAIL BLAST
PEMELIHARAAN
FORUM
ADVERTORIAL
WAKTU
2015
37
Media komunikasi internal dirancang untuk membiasakan RO terkait sosialisasi sistem IT

DETAIL SETIAP FASE SOSIALISASI INTERNAL
FA S E I N T RO D U K S I
Sosialisasi Terpusat
Kampanye Internal
Konten sosialisasi memperkenalkan tentang

sistem IT yang dimiliki BPJS Ketenagakerjaan.
Sosialisasi dapat dilakukan melalui Intranet,
Email, dan Sosial.
FA S E E D U K A S I
Sosialisasi benefit penggunaan sistem IT yang
melibatkan manajemen terpusat, diharapkan dapat
memperoleh momentum yang lebih tinggi.
Coaching
Pelatihan intensif bagi RO senior yang sulit
menggunakan teknologi baru.
FA S E I M P L E M E N TA S I
Motivational Program
Motivational program yang mengajak RO/MO
menggunakan sistem IT, seperti Techie
RO/MO of The Month.
Call Center
Operator 24 jam yang dapat membantu
RO/MO dalam melakukan kegiatan operasional
terkait sistem IT.
FA S E P E N G AWA S A N
Evaluasi
Tahap penilaian semua corcomm dengan

menggunakan KPI masing-masing yang
dilengkapi dengan perbaikan di masa
mendatang.
Poster
Berisi ajakan membiasakan diri menggunakan
sistem IT dan memotivasi sosialisasi sistem IT
kepada binaan.

2015
38
Untuk menjalankan sosialisasi internal yang efektif, perlu implementasi strategi yang tepat
STRATEGI SOSIALISASI INTERNAL
Pakai media yang paling efektif

digunakan oleh RO/MO
INTRANET - iKnow
Tulang punggung dari segala
repositori perusahaan, sehingga akan
selalu diakses oleh RO/MO
SOSIAL
E-MAIL
Memasukkan email reminder secara
konstan cukup memberikan efek
kepada para RO/MO
Hidup lebih mudah

dengan SIPP
Gunakan bahasa yang familiar

bagi RO/MO
Komunikasikan kampanye
dengan frekuensi yang cukup
tinggi
POSTER
Menempelkan poster yang berisi
ajakan menggunakan system IT
RO/MO lebih percaya jika hal yang

disosialisasikan sama dengan yang
didengar dari koleganya, sehingga
sebaiknya terdapat tim ambassador yang
bertugas menyampaikan kampanye
secara individual ke setiap RO/MO.
Sudahkan Anda sosialisasi

SIPP kepada binaan ?
Gunakan SIPP untuk kurangi

beban kerja Anda
Komunikasikan kampanye pada saat yang tepat dengan momentum yang pas :
Saat
melakukan
rekonsiliasi
Saat mengakses
database
perusahaan binaan
Saat akan
menginput
IBR

2015
39
Strategi yang diajukan telah terbukti efektif dan mudah diimplementasikan

STRATEGI SOSIALISASI INTERNAL
Sosialisasikan success story

& komunikasikan objektif
peningkatan penggunaan
sistem IT
TESTIMONIAL
OBJEKTIF
Testimonial dapat diberikan dari RO

sukses yang mengimplementasikan
system IT dan membagikan
kenyamanan yang diperoleh
Edukasi RO/MO dengan benefit dan

objektif penggunaan system IT dapat
meningkatkan keinginan RO/MO
dalam penggunaan system IT
Setelah menggunakan SIPP, saya dapat

mencapai target setiap bulannya
tanpa lembur
SIMULASI
Sosialisasikan dengan konten

bahwa hal tersebut dapat
dicapai (achievable &
feasible)
Komunikasikan komparasi
penggunaan sistem manual dengan
system IT. Komparasi dapat dilakukan
dalam berbagai aspek seperti aspek
biaya, aspek waktu, aspek efek
jangka panjang, dll
P R O S E S B I S N I S YA N G
DIANJURKAN
Komunikasikan langkah-langkah
yang perlu dilakukan agar
penggunaan system IT dapat
dijalankan efektif dan efisien

2015
40
Selain itu, agency brief sosialisasi internal dirancang untuk memastikan keberhasilan eksekusi
AGENCY BRIEF SOSIALISASI INTERNAL BPJS KETENAGAKERJAAN
TUJUAN
Memperkenalkan seluruh system IT yang dimiliki BPJS Ketenagakerjaan
2 Mengedukasi cara penggunaan dan keuntungan aplikasi system IT

3 Mengedukasi RO untuk sosialisasi sistem IT kepada binaan
1
TONALITY
Mudah
2 Praktis
4 Peduli pada pekerja

5 Mobile
3 Modern
TARGET
KOMUNIKASI
2 Marketing Officer (segala level)
POSITIONING
Relationship Officer (segala level)
Frame of Reference: SIPP mudah dan andal
2 Point of Differentiation: Cepat, Terjamin, Aman

3 Reason to Believe: Dapat mengurangi beban kerja RO dan MO
KONTEN
PESAN
1 SIPP adalah aplikasi BPJS Ketenagakerjaan yang mudah diakses dan dioperasikan
2 SIPP dapat diakses dimanapun dan kapanpun
3 BPJS Ketenagakerjaan dapat memberikan work-life balance kepada para RO
2015
41
Sehingga, perlu dirancang beberapa syarat eksekusi sosialisasi internal

AGENCY BRIEF SOSIALISASI INTERNAL BPJS KETENAGAKERJAAN
S YA R AT
E K S E K U S I
M O T I V A T I O N A L
Dilokalisasi dan menyesuaikan
trend di kantor cabang masingmasing
P R O G R A M
Melibatkan seluruh RO/MO dari

segala level
Hadiahnya dapat berupa
recognition dan nonmonetary

reward
P O S T E R
Menggambarkan kemudahan
penggunaan sistem IT BPJS
Ketenagakerjaan
Berisi testimonial dari RO/MO

yang sukses implementasi
sistem IT
Poster dibuat sesederhana

mungkin
S O S I A L I S A S I
Melibatkan success profile

sebagai pembicara agar dapat
menginspirasi
Menunjukkan simulasi perhitungan

perbandingan menggunakan sistem
IT dan manual
Dilakukan secara berkala di

kantor cabang masing-masing

2015
42
Berikut ini adalah contoh poster yang memotivasi penggunaan sistem IT

CONTOH SOSIALISASI INTERNAL
ILUSTRASI
Sosialisasi SIPP kepada
HIDUP LEBIH MUDAH

DENGAN SIPP
perusahaan binaan membuat

pencapaian target saya
150%
tanpa lembur
S U D A H K A H
A N D A . . .
SOSIALISASI SISTEM ONLINE?

MEMASTIKAN BINAAN/CALON SUDAH BISA MENGGUNAKAN?
MENGINGATKAN KEMBALI UNTUK MENGGUNAKAN SISTEM
ONLINE?

2015
43
Sedangkan marcomm eksternal dirancang untuk mendorong binaan menggunakan sistem IT

DETAIL MARKETING COMMUNICATION SETIAP FASE
FA S E I N T RO D U K S I
FA S E E D U K A S I
Forum
Advertorial
Iklan pada media cetak yang berisi perkenalan
SIPP dan sistem IT BPJS lainnya
Sosialisasi
Sosialisasi intensif dengan mengenalkan sistem
IT BPJS
Event
Acara yang diadakan untuk mensosialisasikan
benefit yang diperoleh segmen PU dari BPJS
Ketenagakerjaan. Acara ini sebaiknya diadakan
bersama pemerintah dan membahas mengenai
pentingnya hak tenaga kerja.
Menyebarkan pada forum dan blog mengenai

BPJS Ketenagakerjaan. Hal ini akan membuat
kesan segala benefit sudah terbukti dan dirasakan
masyarakat.
Social Media
Post infografik yang menggambarkan benefit
BPJS ketenagakerjaan beserta testimonial
TVC
Penyiaran iklan yang mengedukasi benefit BPJS

Ketenagakerjaan dan simulasi pendaftaran
menggunakan sistem IT
Video Tutorial
Email Blast
Video yang menunjukkan kemudahan dan cara

penggunaan system IT BPJS Ketenagakerjaan
Mengirimkan email berkala kepada para binaan

untuk menggunakan SIPP untuk rekonsiliasi
Website
Menampilkan pada website mengenai prosedur
pendaftaran BPJS melalui sistem online

2015
44
Hal yang dikomunikasikan adalah ajakan dan keuntungan penggunaan sistem IT

DETAIL MARKETING COMMUNICATION SETIAP FASE
FA S E M OT I VA S I
Event
Acara yang diadakan untuk mensosialisasikan
kemudahan penggunaan SIPP. Akan lebih baik
jika memuat success story yang menunjukkan
life-changing events.
Kampanye dgn Pemerintah

Kampanye ini akan lebih bermanfaat karena
keterlibatan Pemerintah menunjukkan
komitmen lebih untuk melayani rakyat.
FA S E P E M E L I H A R A A N
Sosialisasi
Sosialisasi untuk mengingatkan dan
mempertahankan penggunaan sistem IT
kepada para binaan
Radio Ad
Testimonial peserta BPJS melakukan
pendaftaran dan rekonsiliasi menggunakan
SIPP dan sistem IT BPJS lainnya
Billboard
Pesan yang ingin disampaikan adalah
kemudahan penggunaan SIPP, contohnya
nenek yang sedang mendaftar BPJS online
Social Media
Post testimonial kepraktisan penggunaan sistem
IT BPJS Ketenagakerjaan
Advertorial
Iklan pada media cetak yang berisi ajakan
menggunakan SIPP dan sistem IT BPJS lainnya

2015
45
Agency brief markom dirancang untuk 2 segmen yaitu BPU dan PU

AGENCY BRIEF MARKOM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK SEGMEN PU
TUJUAN
2 Meningkatkan awareness binaan mengenai SIPP
TONALITY
Mengedukasi keuntungan dan cara penggunaan SIPP bagi para perusahaan binaan
Aman
2 Modern
TARGET
KOMUNIKASI
3 Sederhana & bersih

1
POSITIONING
1 Divisi HR perusahaan binaan

2 Divisi IT perusahaan binaan

3 Reason to Believe: User-friendly application dan menyederhanakan birokrasi BPJS Ketenagakerjaan
KONTEN
PESAN
SYARAT
EKSEKUSI
2 BPJS Ketenagakerjaan akan memberikan birokrasi yang lebih sederhana bagi para binaan
1 Menggunakan model yang ada pada segmennya, misalnya HRD perusahaan

2 Menunjukkan interface SIPP dan menunjukkan kegunaan cara operasinya
3 Menunjukkan situasi di perkantoran

2015
46
Untuk segmen PU, eksekusi markom perlu dirancang dengan sesuai kapasitas edukasinya
AGENCY BRIEF MARKOM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK SEGMEN BPU
TUJUAN
2 Meningkatkan awareness binaan mengenai SIPP
TONALITY
Mengedukasi keuntungan dan cara penggunaan SIPP bagi para binaan BPU
Aman
2 Kekeluargaan
TARGET
KOMUNIKASI
3 Peduli
1
POSITIONING
1 Tukang ojek
4 Pedagang
2 Pekerja mandiri
5 dll
3 Wiraswasta

3 Reason to Believe: User-friendly application.
KONTEN
PESAN
SYARAT
EKSEKUSI
2 BPJS Ketenagakerjaan mengedukasi segala kalangan untuk merasakan dunia online
1 Menggunakan model yang ada pada segmennya, misalnya tukang ojek, orang tua, dll.
2 Menunjukkan interface SIPP dan menunjukkan kegunaan cara operasinya
3 Mencakup testimonial dari pengguna system IT BPJS Ketenagakerjaan
4 Membahas mengenai life-changing event
2015
47
Strategi ketiga adalah mengenai strategi sales force management yang menjadi pendukung
STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT
Dukungan melalui sistem
kompensasi, KPI dan pelatihan
untuk pencapaian target

2015
48
Perbaikan juga perlu dilakukan pada aspek pengelolaan kinerja, rekrutmen, dan pelatihan
ISU TERKAIT PERFORMANCE MANAGEMENT, RECRUITMENT, & TRAINING
SITUATION
IMPLICATION
Sistem performance management kurang

memotivasi dan belum terdapat sistem reward
& punishment
MO & RO tidak terdorong untuk mencapai

target karena minimnya apresiasi dan
konsekuensi apabila tidak mencapai target
Profil spesifik untuk RO & MO belum dijadikan

sebagai kriteria dalam perekrutan
Hanya sebagian kecil dari RO dan MO yang

memiliki profil success traits
Program pelatihan tidak disesuaikan dengan

critical task dari RO dan MO
Hanya sebagian kecil dari RO dan MO

melaksanakan aktivitas yang menunjang
kesuksesan dalam pencapaian target

2015
49
Pertama, sistem penentuan target kepesertaan dan iuran harus disesuaikan

MEKANISMEN PEMBAGIAN TARGET
P E N E N T U A N TA R G E T K E P E S E RTA A N B A R U D A N I U R A N
B PJ S T K
70%
Agen
Target Kepesertaan
Baru Marketing
Officer
Agen
Target Kepesertaan
Baru Tingkat Wilayah
Target Kepesertaan
Baru Kantor Cabang
30%
Target Kepesertaan
Baru Relationship
Officer
Target Kepesertaan
Baru BPJS TK
Relationship
Officer
Target Iuran Tingkat
Wilayah
Target Iuran Kantor

Cabang
Relationship
Officer
Pembagian antar RO Mengikuti

peraturan KepDir nomor:
347/092013 yang berlaku saat
ini
Target kepesertaan baru perlu dipastikan untuk diturunkan hingga level individu serta dibebankan
lebih tinggi pada tenaga perluasan untuk memastikan berjalannya proses bisnis yang telah dirancang

2015
50
Kompensasi variabel dikategorikan menjadi insentif u/ KPI sales & kickers u/ KPI keseluruhan
INCENTIVES & KICKERS SCHEME
MARKETING
OFFICER
RELATIONSHIP
OFFICER
MARKETING
OFFICER
INCENTIVE
ACTIVITY
SALES
SALES
INCENTIVE
ACTIVITY
KICKERS
ACTIVITY
NON-SALES
NON-SALES
KICKERS
ACTIVITY
DEVELOPMENT
DEVELOPMENT
PROMOTION
SCORE
Insentif
(3 bulan sekali)
Non insentif/Kickers
(1 tahun sekali)
PROMOTION
SCORE
80%
20 %
Sebagai hunter, MO berorientasi kepada pencapaian jumlah

peserta, sehingga proporsi insentif yang diberikan MO lebih
besar dibanding RO.
RELATIONSHIP
OFFICER
50%
50%
Proses membina hubungan baik yang dilakukan RO kepada

peserta berjalan lebih lama dibanding MO, sehingga RO
mendapat proporsi kickers yang lebih tinggi dibanding MO

2015
51
Besaran insentif/kickers disesuaikan berdasarkan tingkat pencapaian KPI sales/KPI total

INCENTIVE & KPI CORRELATION
Incentives (setiap 3 bulan)
% of Earned
Incentives/Kickers
Achievement
of sales-related
KPI
90%
80%
80%
110%
100
70%
110%
150
% incentives
80
Kickers (setiap 1 tahun)
100
90
Achievement
of Total KPI
80
90 100 110
130
100%
80%
% KPI
Achievement
AVG
% Kickers
90%
80

2015
52
Sistem reward & punishment perlu diberlakukan untuk menjaga motivasi dari personel
SISTEM REWARD & PUNISHMENT
Penetapan
KPI dan
target
Dilakukan selama 3
bulan sekali
Sosialisasi
KPI individu
Penilaian dan
Coaching
Penilaian dan
Coaching
YA
Individu
mencapai KPI?
TIDAK
YA
Individu
mencapai KPI?
TIDAK
Pemberian
mahkota dan
presentasi
Penilaian dan
Coaching
Pemberian
mahkota dan
presentasi
Penilaian dan
Coaching
YA
Individu
mencapai KPI?
TIDAK
Pemberian
mahkota dan
presentasi
YA
Individu
mencapai KPI?
Promosi
Jabatan
YA
Mencapai
total score
KPI 750?
TIDAK
Pemberian
mahkota dan
presentasi
TIDAK
Pemberian
kickers

2015
53
Untuk dapat dipromosikan, MO & RO harus memenuhi kriteria akumulasi minimal 2 tahun
PROMOTION CRITERIA
Tahun ke-1
Q1
Q2
Tahun ke-2
Q3
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
90
100
750
75
75
625
90
90
90
100
100
90
75
75
75
75
75
75
75
100
75
75
75
TOTAL
POIN
100
*Asumsi: poin maksimal yang dapat diraih sebanyak 100 poin tiap periode
Promosi hanya dilakukan pada akhir tahun
75
75
KETENTUAN TOTAL POIN

AKHIR TAHUN
>
400
PROMOSI
Memenuhi
kriteria
(Kriteria tidak
terpenuhi)
750
PROMOSI
750
TIDAK
PROMOSI
400
PERTIMBANGAN
PENGURANGAN
LEVEL JABATAN
>
2015
54
Sistem punishment dirancang untuk menimbulkan hukuman sosial dalam lingkungan kerja
SISTEM PUNISHMENT RO DAN MO
P E M A K A I A N
A T R I B U T
M E M P R E S E N T A S I K A N
P E R E N C A N A A N 3 B U L A N
Memberikan mahkota kepada RO/ MO yang tidak
Membuat perencanaan detail selama 3 bulan ke depan
mencapai target di masing-masing kantor cabang
kepada Kabid Pemasaran dan seluruh RO/ MO, isi
Mahkota harus digunakan di dalam kantor dalam
rencana meliputi:
periode 3 bulan hingga RO/ MO tersebut
Rencana prioritas periode selanjutnya
memperbaiki kinerja
Kelemahan diri dan rencana untuk perbaikan
A C A R A
P E N O B A T A N
Kebutuhan dukungan yang diharapkan
Dilakukan oleh Kabid pemasaran/ Kacab dan

disaksikan oleh seluruh karyawan cabang
2015
55
RO/MO yang sukses memiliki beberapa sifat tertentu yang menjadi dasar recruitment
SUCCESS TRAITS
SIFAT RO YANG SUKSES

N=11
(dalam %)
SIFAT MO YANG SUKSES

N=9
(dalam %)
Persistent
21,61
Aggressive
15,26
Knowledgeable
Network-oriented
18,88
18,55
Discipline
11,72
Adaptable
Adaptable
11,35
Creative
Knowledgable
11,33
Specific successful traits
Creative
10,69
RO yang melakukan pendekatan dengan cara apapun

AGRESSIVE RO yang terbiasa melakukan
Network-oriented
10,43
pendekatan yang terus
menerus untuk menagih iuran
Confident
PERSISTENT
DISCIPLINE
7,61
RO yang tidak keberatan untuk melakukan usaha

extra demi mencapai target
RO yang selalu ingin meningkatkan kemampuan
untuk mendukung kinerja sehari-hari
RO yang sudah terbiasa melakukan perencanaan
dalam bekerja
RO yang dapat bekerja dengan baik meski tidak
diawasi langsung dari atasan
19,38
13,81
Persistent
Common
successful traits
Discipline
KNOWLEDGEABLE
Confident
Aggressive
NETWORK-ORIENTED
CREATIVE
11,46
8,39
MO yang mampu menjelaskan informasi detail

dan
mudah dipahami
4,76
MO yang mampu menjawab segala
pertanyaan
dengan jelas
4,76
MO yang mampu membangun network yang luas

MO yang sering mendapatkan kepesertaan dari
koneksi yang saya miliki
MO yang mampu berpikir kreatif dalam

mencari solusi permasalahan
MO yang memiliki banyak cara dalam
melakukan sosialisasi produk

2015
56
Proses rekrutmen perlu disesuaikan untuk dapat mengidentifikasi profil sukses tersebut
RECRUITMENT PROCESS
PROSES REKRUTMEN RO & MO

SELECTED TRAITS
TALENT
POOL
ASSESSMENT METHOD
Profil COMPASS
Kandidat
Karyawan
BPJS TK
1
Adaptable
Sociable
Online test
Confirmatory test
Psikotest & English test
Leaderless group discussion
Psikologis interview
& personality assessment*
Kandidat
Staf
Pemasaran
Kandidat
Relationship
Officer
Kandidat
Marketing
Officer
Knowledgeable
Agresif
Persisten
2 Network-oriented
Disiplin
3 Kreatif
Relationship Officer
User interview
Behavioral interview*
Case interview (MO)*
Marketing Officer
= metode existing
* = metode yang disesuaikan kembali

2015
57
Secara umum, staf pemasaran harus memiliki profil personality extraversion dan perceiving
PERSONALITY ASSESSMENT
MBTI PERSONALITY ASSESSMENT
Extraversion
Outgoing
or
People person
REQUIRED
PERSONALITY
Introversion
Sensing
Pragmatic
or
Experience matters
Intuition
Thinking
Analytical
or
Logical
Feeling
Judging
Planner
or
Decisive
Perceiving
Reserved
or
Prefer alone
Conceptual
or
Thinker
Compassionate
or
Caring
Flexible
or
Adaptive
S/N
T/F
Sociable
tidak ditentukan secara spesifik
Adaptable

2015
58
Selain itu, untuk mengidentifikasi traits khusus RO dan MO diperlukan pendekatan berbeda
SELEKSI RO & MO
CIRI BICARA
AGRESSIVE
PERSISTENCE
KNOWLEDGEABLE
NETWORKORIENTED
CIRI KARAKTER
Suara Keras
Berbicara dengan cepat dan mendominasi
Jujur menyampaikan ketidaksukaan

Umumnya lebih tegang
Berpikir secara emosional
Perduli terhadap pencapaian target/ tujuan pribadi
Tenang
Mengarahkan ke solusi
Pantang menyerah
Memiliki banyak ide/ cara untuk mencapai tujuan
Bersedia melakukan hal-hal diluar pekerjaan demi
tercapainya tujuan
Jawaban yang diberikan memiliki kepastian

Mengesankan banyak pengetahuan
Kadang ingin membenarkan jawaban orang
lain
Memiliki rasa ingin tahu yang besar

Senang mencari informasi baik melalui bacaan/
mendengarkan orang
Mengetahui tren yang terjadi saat ini
Tenang
Gaya bicara menarik
Mengikuti/ menyesuaikan gaya lawan bicara
Memiliki banyak kenalan di berbagai level

Menarik dan diterima di berbagai kalangan
Dapat memikirkan kolega yang tepat untuk
membantu pekerjaan dengan cepat

2015
59
Berikut adalah contoh untuk pelaksanaan interview RO/ MO

SELEKSI RO & MO
B E H AV I O R A L I N T E R V I E W
CASE INTERVIEW
Cara mencari tipe RO yang diinginkan dengan cara bagaimana

mereka merespon pertanyaan behavior yang diberikan
Ceritakan kepada saya, bagaimana anda mengatasi

persoalan sulit yang pernah dihadapi?
JAWABAN
Pada saat itu, saya memiliki target sebesar xxx yang tidak
mungkin dicapai oleh saya pada akhir tahun.
Saya selalu ingin mencapai apapun target yang telah
diterapkan, untuk itu saya membuat suatu planning
sederhana yang memetakan calon-calon pelanggan saya
berdasarkan kemungkinan untuk mendapatkan proyek
Dari hasil planning tersebut, saya hanya mendekati calon
pelanggan yang memiliki kemungkinan diatas 80%, sehingga
saya bisa terus berhubungan dekat dengan calon pelanggan
tersebut setiap hari
Hasil dari upaya saya, target saya terlampaui pada akhir
tahun dan bahkan menjadi salah satu karyawan terbaik
Karyawan diatas memiliki kecendrungan agresif dan
persistance
Cara mencari tipe MO yang diinginkan dengan cara

memberikan case study kepada calon karyawan dan
bagaimana cara pemecahan masalahnya
Terdapat situasi dimana anda diminta untuk mencari data

mengenai situasi industri di wilayah anda, namun akses jalan
tertutup karena banjir, internet tidak berfungsi!.
JAWABAN
Pertama saya akan keluar untuk mencari informasi kepada
kerabat-kerabat saya yang kebetulan bergerak pada industry
tersebut, sedangan untuk hard data, saya akan
memanfaatkan kumpulan koran-koran yang akan saya bentuk
kliping untuk diserahkan kepada bos saya.

2015
60
Aktivitas yang dilakukan RO/MO sukses akan menjadi dasar penentuan program pelatihan
SUCCESS ACTIVITY
AKTIVITAS RO YANG SUKSES

N=11
(dalam %)
AKTIVITAS MO YANG SUKSES

N=9
(dalam %)
Sosialisasi
13,41
Build Suspect Database
Product Knowledge
13,03
Law enforcement
Menagih Iuran
12,82
Prospect Planning
Referensi
12,56
Educational Selling
Update Gaji Peserta
11,79
Penagihan dari Channel
10,91
Validasi Perusahaan
Kunjungan Perusahaan
Information Point
7,20
4,35
3,86
10,89
10,55
10,22
Follow up
9,79
Administrative
8,84
Information Point
7,66
7,64
3,47
Lobby Selling
Administrasi
3,45
Third Party Selling
3,16
Build Relationship
Hygiene factors
11,81
Socialization Campaign
Verifikasi dokumen
Hubungan High Level
15,11
4,32
3,15
Key success activities

2015
61
Program pelatihan juga akan disesuaikan berdasarkan fokus dari setiap role
PROGRAM PELATIHAN
PROGRAM PELATIHAN RO & MO BERDASARKAN SUCCESS ACTIVITIES & RESPONSIBILITIES
MARKETING
OFFICER
CHANNEL
PLANNING
RELATIONSHIP
OFFICER
Sales Force Management

Managing Change Through
Sales Force: An Introduction
Evaluating The Sales Force
Performance
SOCIALIZATION
& RELATIONSHIP
Managing & developing

key account
Effective socialization for
key account
COMMUNICATION
High level communication

Approach & selling skill
COMMUNICATION
High level communication
BASIC TRAINING
Law Enforcement Utilization

Basic Prospect Planning
BASIC TRAINING
Product Knowledge
Enrichment
Socialization: An Overview

2015
62
Program pelatihan pada 21-22 Desember akan mengikuti hasil dari Sales Force Productivity
SILABUS TRAINING
SESSION
HARI 1
1
08.00-09.00
Sosialisasi Sales Force

Productivity
1
09.00-10.00
Approaching &
Selling Skill
10.00-10.15
2
10.15-12.00
Approaching &
Selling Skill
Developing Key Account
Lunch Break
High Level
Communication
14.00-15.15
4
15.15-17.00
Sales Force Management
Coffee Break
12.00-13.00
3
13.00-14.00
HARI 2
Managing Key Account
Coffee Break
Class Activity
Effective Socialization
for Key Account
2015
63
Seluruh aktifitas dalam program sales force productivity diharapkan dapat berjalan di 2016
TIMELINE IMPLEMENTASI PROGRAM
2016
Jan
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agu
Sep
Okt
Nov
Dec
STRATEGI PERLUASAN KEPESERTAAN

Penentuan mekanisme agen
Sosialisasi mekanisme agen kepada MO
Perekrutan dan pelatihan agen
Penggunaan agen secara penuh
STRATEGI PENGELOLAAN KEPESERTAAN
Perbaikan IT user guide
Sosialisasi dan Training IT
Sosialisasi internal
Fase Introduksi dan edukasi
Fase implementasi
Fase pengawasan
Marketing communication
Fase introduksi
Fase edukasi
Fase motivasi
Fase pemeliharaan
STRATEGI SALES FORCE MANAGEMENT

Penentuan dan penetapan target dan skema insentif
Penetapan skema reward & punishment
Rekrutmen dan pelatihan RO & MO sesuai dengan
successful traits dan aktifitas

2015
64
2015
65

2015-Sales Force Productivity 2015

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

2015-Sales Force Productivity 2015

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

2015-Sales Force Productivity 2015

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SALES FORCE

BPJS Sales Force Productivity Discussion Document 20151215.pptx

STRATEGI SALES FORCE

POSISI SAAT INI

Survey kantor pelayanan

Pembuatan laporan akhir

Analisa data internal

STRATEGI SALES FORCE

Merumuskan kembali KPI dan sistem

Sumber: Analisa MarkPlus Consulting

PROSES BISNIS MARKETING OFFICER

Tidak dekat dengan

Serah terima peserta

Tidak ada coaching,

Tidak dekat dengan

Tidak ada coaching,

Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting

Jumlah RO yang dibutuhkan

(dalam jumlah personel)

(dalam triliun rupiah)

Target iuran akan

Peningkatan target iuran

Sumber: Analisa MarkPlus Consulting

Akusisi dan pembinaan peserta/

Akusisi peserta/ pemberi kerja

Akusisi peserta/pemberi kerja

Komunikasi dengan skala

Fokus utama saat ini

2000 channel tidak terutilisasi

Aktivitas berjalan secara sporadis

Beban organisasi yang tinggi

Potensi kepesertaan dari

Pencapaian target yang lebih

Metode pemasaran yang

Metode pemasaran yang sudah dilakukan

Tingkat pengetahuan masyarakat

Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting

Untuk seluruh level

Untuk seluruh level

Tidak ada reward &

KPI & insentif antar

RO/MO merasa target

Penilaian KPI tidak

RO/MO bekerja dalam

RO/MO merasa BPJS Pusat

Ada beberapa RO yang

Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting

RO sukses melakukan sosialisasi dan persistent, sedangkan MO knowledgeable, prospect planning

AKTIVITAS MO YANG SUKSES

AKTIVITAS RO YANG SUKSES

SIFAT MO YANG SUKSES

SIFAT RO YANG SUKSES

Sumber: Quantitative analysis n=274, Analisa MarkPlus Consulting

STRATEGI SALES FORCE

Untuk memperbaiki kondisi saat ini, maka dirumuskan 3 strategi utama

Pengelolaan berbasis pemanfaatan

Perluasan dengan pemanfaatan

Sumber: Analisa MarkPlus Consulting

Strategi pertama yang akan dibahas adalah mengenai perluasan kepesertaan